احراز شغل چیست؟ (تدوین، شرایط احراز شغل و دیگر نکات مهم آن)

• چگونگی احراز شغل
• تدوین شرایط احراز شغل
• کاربرد و اهمیت احراز شغل
• مزایا و معایب احراز شغلی

استخدام و جذب نیروهای جدید کار راحتی نیست و جزئیات زیادی دارد. یکی از سختی‌های آن، یافتن شخص مناسب برای جایگاه شغلی است. ممکن است برای یک موقعیت بسیار ساده، یک متخصص خبره استخدام کنیم و یا برعکس، برای یک کار تخصصی، یک نیروی مبتدی جذب نماییم. انتخاب فرد مناسب و سپردن وظایف به او، از حساس‌ترین و مهم‌ترین کارهایی است که باید به‌عنوان مدیر یا سرپرست بخش منابع انسانی انجام دهید که یکی از راه‌های انجام آن، احراز شغل است. در این مطلب درمورد احراز شغل توضیح می دهیم و بررسی می‌کنیم که شرایط احراز شغل چیست و چه کاربرد و اهمیتی دارد.

چگونگی احراز شغل

پیش از بررسی و پاسخ به پرسش اینکه شرایط احراز شغل چیست و چه کاربردی دارد بهتر است ابتدا با مفهوم شرح شغل آشنا شویم.

احراز شغل معمولا شرح جنبه‌های مختلف شغل هم‌چون تحصیلات، تجربه کاری، تجربه مدیریتی و سایر موارد مشابه را در بر می‌گیرد و به نیروهای مدیریتی یا منابع انسانی کمک می‌کند که افراد مناسب را به سازمان جذب کرده و یا به نیروهای فعلی با توجه به عملکردشان در سازمان، ترفیع دهند.

باید بدانید که احراز شغل و شرح شغل، زیر مجموعه‌های تحلیل شغل هستند و به‌صورت کلی باعث می‌شوند که افراد بدون حتی داشتن کوچک‌ترین دانشی درباره موقعیت‌های گوناگون شغلی، یک دید کلی در رابطه با عنوان، جایگاه، وظایف و میزان تحصیلات مورد نیاز برای اشتغال در آن جایگاه را به دست آورند.

احراز شغل معمولا برای انتخاب بهترین فرد ممکن برای یک موقعیت شغلی انجام می‌شود و چگونگی انجام آن نیز بر طبق داده‌ها و تحلیل‌های مختلفی صورت می‌پذیرد. تحلیل شغل اولین ابزار برای جمع‌آوری داده‌ها مرتبط با شغل است و این فرایند باعث می‌شود که دو مجموعه داده مختلف تحت عنوان احراز شغل و وظایف شغل داشته باشیم. نوشتن دقیق این داده‌ها اهمیت بسیار زیادی دارد و تنها در صورتی می‌توان بهترین و متناسب‌ترین فرد برای جایگاه شغلی خاص را یافت که این داده‌ها به‌درستی جمع‌آوری و نوشته شوند. داده‌های نوشته شده به کارفرما و البته به کارجو کمک می‌کنند که درک بهتری از نیازمندی‌های شغل داشته باشند و با توجه به این نیازمندی‌ها، بهترین گزینه ممکن را برگزینند.

تدوین شرایط احراز شغل

در پاسخ به پرسش اینکه شرایط احراز شغل چیست باید گفت که تدوین شرایط احراز شغل، پارامترهای مختلفی دارد که باید در زمان نوشتن احراز شغل، همه آن‌ها را در نظر گرفت. مهم‌ترین نکات تدوین شرایط احراز شغل، شامل موارد زیر است:

مدرک تحصیلی مطلوب

این مشخصه به میزان تحصیلات افراد اشاره دارد. برای هر شغل و جایگاه شغلی خاص، میزان تحصیلات خاصی مورد نیاز است که به‌عنوان مدرک تحصیلی مطلوب برای جایگاه شغلی شناخته می‌شود. نوع مدرک فرد یعنی داشتن تحصیلات ابتدایی، مدرک سیکل، مدرک کارشناسی، کارشناسی ارشد و یا دکترا، حتما در احراز شغلی هر جایگاه و پست سازمانی باید تعیین شود.

میزان تجربه

در احراز شغلی همیشه میزان تجربه مورد نیاز افراد برای اشتغال در آن جایگاه شغلی، به‌صورت واضح و دقیق اعلام خواهد شد. در بخش میزان تجربه، مشخصه‌های مختلفی هم‌چون مدت زمان اشتغال در یک جایگاه شغلی خاص در یک حوزه تخصصی، موقعیت کاری فرد، مدت زمان فعالیت در هر بخش و سایر موارد مشابه، تعیین خواهد شد. داشتن تجربه مدیریتی در زمینه سرپرستی و رهبری تیم‌های مختلف نیز در برخی از احراز شغل‌ها به‌عنوان تجربه کاری مورد نیاز ذکر می‌شود.

مهارت‌ها و دانش

این مورد یکی از مشخصه‌های مهم برای احراز شغل‌های فنی و تخصصی است. هر قدر جایگاه شغل مد نظر در سازمان بالاتر باشد، به متقاضیانی با مهارت‌ها و دانش بیشتری نیز نیاز خواهیم داشت. مهارت‌هایی هم‌چون رهبری، مدیریت تعاملات بین فردی، مدیریت زمان و مدیریت منابع انسانی سازمان، همه بخشی از مهارت‌های مورد نیاز در اغلب موارد احراز شغلی است.

ویژگی‌های فردی و شخصیت مورد نیاز

به مجموعه رفتارهایی که افراد در موقعیت‌های مختلف، شرایط دشوار و بحرانی و... از خود نشان می‌دهند، ویژگی‌های فردی و شخصیت آن فرد می‌گوییم. تمام این موارد تحت عنوان شخصیت فرد و ویژگی‌های فردی او دسته‌بندی می‌شود و مواردی هم‌چون هوش هیجانی و میزان قدرت و توانایی روحی فرد نیز در این بخش ذکر خواهد شد. همه این موارد باید با توجه به نیازمندی‌های شغل تعیین شوند. بی‌شک نمی‌توان یک فرد عصبی را در یک پست حساس قرار داد و یا برای یک جایگاه شغلی پراسترس، نمی‌توان یک فرد ضعیف استخدام کرد.

این موارد، اصلی‌ترین بخش‌های تشکیل‌دهنده احراز شغلی هستند، البته ممکن است یک احراز شغلی بسیار دقیق‌تر و با جزئیات‌ بیشتری باشد؛ با این وجود در تمام احراز شغلی‌های اصولی، به‌راحتی می‌توان این بخش‌ها را تشخیص داده و متقاضیان با توجه به توان‌مندی‌های خود و البته نیازمندی‌های مجموعه، درصورت وجود تطابق مورد نیاز، برای آن جایگاه شغلی تقاضای همکاری ارسال کنند.

حال که در مورد تدوین شرایط احراز شغل توضیح دادیم، به شرح وظایف جاری می‌پردازیم. 

شرح وظایف جاری

هر پست و جایگاه شغلی در سازمان، شامل وظایف مختلفی است که فرد در صورت استخدام، انجام آن‌ها را برعهده دارد. تمام اقدامات و فعالیت‌هایی را که در بخش احراز شغل درج می‌شوند، شرح وظایف جاری می‌گویند. افراد با توجه به شرح وظایف جاری، مسئولیت‌های خود در قبال سازمان و یا سرپرست و مدیر خود را درک کرده و برای انجام آن‌ها می‌کوشند. وظایفی هم‌چون حضور در ساعت خاص کاری، تحویل پروژه‌ها در بازه زمانی معین و تمام موارد مشابه، در شرح وظایف جاری قرار می‌گیرد.

شرح وظایف جاری با توجه به نکات خاصی نوشته و تدوین می‌شوند که در ادامه، برخی از مهم‌ترین نکات آن را مرور خواهیم کرد:

• شرح وظایف جاری شامل نحوه انجام کار نیست و تنها وظیفه فرد را تعیین می‌کند؛
• تمام وظایف فرد در همان پست، باید به‌صورت مختصر، شفاف و صریح نوشته شود؛
• شرح وظایف جاری باید شامل وظایف فرد و کارهای مطلوب باشد و از درج ممنوعات و پرهیزهای مختلف درآن، باید اجتناب شود؛
• تمام وظایف درج شده در این بخش، باید بر طبق ترتیب اهمیت از بیشترین به کمترین یا برعکس باشد. برای مثال نمی‌توان وظایف مدیریتی فرد را پس از وظایف سازمان‌دهی میز کار پس از اتمام ساعات کاری درج کرد؛
• تمام موارد ذکر شده در شرح وظایف جاری باید با پست شغلی مد نظر از جنبه‌هایی هم‌چون توانایی‌های مطلوب، مهارت‌ها و سایر موارد مشابه هماهنگی کامل داشته باشد؛
• تمام موارد انجام‌شده در بازه‌های زمانی خاص باید در این بخش تعیین شوند؛
• در صورتی که فرد شاغل در آن جایگاه باید در محدوده وظایف شغلی خود، کارهای خاصی را انجام دهد، باید همان وظایف به‌صورت صریح و دقیق پس از شرح وظایف شغلی و در انتهای این لیست درج شوند؛
• در برخی از احرازهای شغلی، عبارت‌هایی هم‌چون «انجام سایر امور محوله» یا «انجام سایر وظایف مرتبط» درج شده است، به یاد داشته باشید که این عبارت هیچ‌گونه تعهدی برای نیروهای استخدام‌شده ایجاد نخواهد کرد و نمی‌توان با استناد به این عبارت، از نیروها کار بیشتر طلب کرد؛
• تمام وظایف عمومی هم‌چون رعایت مقررات و ضوابط سازمان یا سایر موارد عمومی، بخشی از قوانین سازمان بوده و نباید در بخش شرح وظایف جاری ذکر شود.

بنابراین شرح وظایف جاری، یک لیست دقیق، صریح و کامل است که مهم‌ترین وظایف فرد شاغل به‌ترتیب اهمیت در آن درج شده و تمام موارد مهم در آن تعیین خواهد شد.

رزومه ساز

با ساختن یک رزومه حرفه‌ای، برای استخدام در بهترین فرصت‌های شغلی اقدام کنید.

کاربرد و اهمیت احراز شغل

حال که توضیح دادیم شرایط احراز شغل چیست و همچنین با مفهوم آن آشنا شدید، در ادامه قصد داریم به کاربرد و اهمیت آن نیز بپردازیم. احراز شغل که با نام احراز متقاضی کار نیز شناخته می‌شود، یک بیانیه مکتوب در رابطه با نیازمندی‌های تحصیلی، توانایی‌های مطلوب، میزان تجربه، ویژگی‌های ظاهری در شغل‌های مرتبط با کار بدنی و فیزیکی، مهارت های ارتباطی و تکنیکال برای انجام وظایف شغلی، مسئولیت‌های موجود در یک جایگاه شغلی و سایر نیازمندی‌های ضروری برای برعهده گرفتن یک پست در مجموعه و سازمان است.

علاوه بر این موارد، معمولا موارد دیگری هم‌چون میزان سلامت عمومی فرد، سلامت ذهنی، میزان هوش، رفتارهای فردی و گروهی، رفتارهای رهبری و مدیریتی، توانایی‌های روحی و احساسی، میزان انعطاف‌پذیری شغلی و احساسی، ارزش‌های فردی و اخلاقی، میزان خلاقیت و تمام مشخصه‌های فردی برای برعهده گرفتن یک وظیفه خاص را نیز شامل می‌شود.

شاید این سوال مهم برای شما ایجاد شده باشد که هدف احراز شغل چیست و چه کاربردی دارد؟ در ادامه کاربرد احراز شغل را به‌اختصار شرح خواهیم داد:

• شرح دقیق موارد پایه و اساسی در یک شغل، به متقاضیان کمک می‌کند که با بررسی شرایط شغلی و البته با توجه به شرایط و توانایی‌های خود، بررسی کنند که قادر به بر عهده گرفتن آن شغل خاص هستند یا خیر؛
• احراز شغلی علاوه بر کمک به متقاضی، به گروه منابع انسانی سازمان نیز کمک می‌کند که بدانند برای استخدام افراد باید چه قابلیت‌ها، توانایی‌ها و مجموعه رفتارهای فردی و شخصی را در نظر گرفته و افراد برای برعهده گرفتن هر پست، چه پیش‌نیازهایی را باید داشته باشند؛
• احراز شغلی اطلاعات بسیار زیادی در رابطه با مسئولیت‌های مرتبط با شغل، مهارت‌های فنی و جسمانی مطلوب و سایر موارد مشابه ارائه خواهد داد؛
• در نهایت با توجه به تمام اطلاعات ارائه شده در احراز شغلی، مدیران می‌توانند بهترین و متناسب‌ترین فرد را برای هر جایگاه شغلی انتخاب کرده و شانس موفقیت سازمان و مجموعه را به طرز چشم‌گیری افزایش دهند.

با توجه به تمام این موارد، باید گفت احراز شغلی به این دلیل اهمیت دارد که با توجه به نیاز دقیق هر شغل، رزومه متقاضیان بررسی شده و تنها افرادی به مرحله بعدی استخدام خواهند رسید که بیشترین تشابه را به نیازمندی‌های شغل دارند. بدین شکل، هزینه مصاحبه‌های فراوان کاسته شده و از سوی دیگر، بهترین متقاضی انتخاب خواهد شد.

مزایا و معایب احراز شغلی

حال می‌دانید شرایط احراز شغل چیست و چه کاربردی دارد، همچنین با توجه به تمام این توضیحات، احتمالا به‌راحتی می‌توانید مزایای احراز شغلی را نام ببرید. هرچند باید بدانید که احراز شغلی همانند سایر مشخصه‌های شغلی و سازمانی، مزایا و معایب خاص خود را دارد. به همین خاطر در این بخش، مزایا و معایب احراز شغلی را به‌اختصار بررسی کرده و هر کدام را شرح خواهیم داد. مزایای احراز شغلی شامل موارد زیر است:

• تعیین تمام جزئیات مطلوب و مورد نیاز برای برعهده گرفتن یک شغل خاص؛
• ایجاد یک چارچوب و فرم کلی برای تعیین افراد واجد شرایط و تسهیل انتخاب متقاضیان برای بخش منابع انسانی سازمان؛
• جلوگیری از هدر رفتن منابع مالی و زمانی سازمان از طریق حذف متقاضیان نامناسب و انتخاب بهترین رزومه‌های موجود با توجه به شرایط اعلام شده؛
• ایجاد یک شاخص ارزیابی برای بخش مدیریت و منابع انسانی سازمان برای بررسی کارمندان فعلی و فراهم‌کردن آموزش‌های مورد نیاز برای ایجاد شرایط مطلوب و افزایش بازدهی نیروهای فعلی و یا جدید؛
• ایجاد یک شاخص ارزیابی قابل اتکا برای تحلیل عملکرد نیروهای سازمان و ترفیع افراد لایق.

بی‌شک مزایای احراز شغلی به این موارد محدود نشده و تنها بخشی از مزیت‌های این کار را در این بخش ذکر کردیم. با این وجود، احراز شغلی نیز دارای معایب مختص خود است و در ادامه این معایب را شرح خواهیم داد:

• تدوین احراز شغلی یک کار زمان‌بر و هزینه‌بر است، زیرا به تحلیل و بررسی دقیق نیاز دارد؛
• احراز شغلی یک مسئله ثابت و پایدار نیست، زیرا نیازمندی‌های شغلی با توجه به پیشرفت تکنولوژی و معرفی ابزارها و تجهیزات جدید، تغییر خواهند کرد؛
• در احراز شغلی ویژگی‌های فردی و شخصیت افراد نیز تعیین می‌شود، اما این موضوع در برخی مواقع می‌تواند گیج کننده بوده و باعث حذف افراد قوی‌تر شود.

با وجود این معایب و اشکالات جانبی، احراز شغلی در پروسه یافتن بهترین متقاضی تاثیر بسیار مثبتی دارد و همین موضوع باعث شده که تدوین آن، به یکی از رویه‌های رایج برای شرح پست‌های شغلی و جذب نیروهای جدید در سازمان‌ها تبدیل شود.

جمع‌بندی نهایی 

انتخاب یک فرد مناسب  و استخدام او در سازمان، کار بسیار چالش برانگیزی است و به همین خاطر، روش‌های مختلفی برای یافتن بهترین افراد ایجاد شده است. احراز شغلی را می‌توان یکی از مشخصه‌های مهم ارزیابی نامید که با توجه به نیازمندی‌های هر پست در سازمان و پس از تحلیل آن شغل، تدوین می‌شود.

با استفاده از شرح شغلی و احراز شغلی، متقاضیان می‌توانند به درک کاملی از مسئولیت‌های احتمالی برسند و با کمک آن، تقاضای همکاری را برای آگهی‌هایی ارسال کنند که بیشترین احتمال موفقیت در آن جایگاه شغلی را داشته باشند. از سوی دیگر بخش مدیریتی و بخش منابع انسانی سازمان، با توجه به موارد ذکر شده در احراز شغلی، متقاضیان جدید را برگزیده و یا نیروهای فعلی را ارزیابی کرده و موقعیت شغلی آن‌ها را ارتقا خواهند داد. 

از جمله ابزارهایی که فرایند جذب و استخدام را تسهیل می‌کند و به سازمان شما کمک می‌کند تا بهترین متقاضیان را در جایگاه شغلی مدنظرتان استخدام کنید، نرم افزار جذب و استخدام (ATS) است. از طریق لینک زیر می‌توانید با ATS کاربوم و انواع گزارش‌هایی که این نرم افزار ارائه می‌دهد آشنا شوید.

برای آشنایی با ATS کاربوم روی دکمه زیر کلیک کنید: 
 ثبت درخواست دمو

آگهی استخدام

جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.