مدیریت زمان چیست و چگونه زمان را مدیریت کنیم؟ (راهنمای جامع مدیریت زمان)
- مدیریت زمان چیست؟
- روزانه چقدر زمان هدر می‌دهیم؟
- چرا باید به مدیریت زمان اهمیت بدهیم؟
- چرا باید برای مدیریت زمان برنامهریزی کنیم؟
- چگونه خودمان را از جلسات بیهوده نجات دهیم؟
- چگونه زمان را مدیریت کنیم؟
- مدیران چگونه می‌توانند به پرورش مهارت مدیریت زمان در کارکنان کمک کنند؟
- ۱۰ نرم‌افزار برای مدیریت زمان
- مدیریت زمان چه مزایایی دارد؟
- چگونه با تکنیک‌های مدیریت زمان موفق عمل کنیم؟
- با چه روش‌هایی زمان را مدیریت کنیم؟
- چه کارهایی برای اجرای بهتر روش‌های مدیریت زمان باید انجام دهیم؟
- چگونه در دنیای پرمشغله امروز زمان را مدیریت کنیم؟
به‌درستی گفته شده است که «زمان و جزرومد، منتظر هیچ‌کس نمی‌مانند». همه افراد برای موفقیت در همه جنبه‌های زندگی خود، باید اهمیت زمان را درک کنند. افرادی که وقتشان را تلف میکنند، در خلق شخصیت خود ناکام می‌مانند. درنتیجه، مدیریت زمان را می‌توان کلید موفقیت در کار و زندگی دانست. در این مطلب، درباره‌ی مدیریت زمان و اینکه چگونه زمان را مدیریت کنیم، صحبت خواهیم کرد.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان، یعنی زمان خود را بهطور مؤثر به فعالیتهای مناسب اختصاص دهیم. مدیریت مؤثر زمان، به افراد اجازه میدهد تا بر اساس اولویتهای خود، فاصلههای زمانی خاصی را به فعالیتهای خاصی اختصاص دهند. بهعبارت دیگر، اینکه چگونه زمان را مدیریت کنیم یعنی اینکه از وقت خود، به بهترین شکل استفاده کنیم، زیرا وقت همیشه محدود است.
در مدیریت زمان مشخص می‌کنید که کدام فعالیت مهم‌تر است و چه مدت زمانی را باید به آن اختصاص دهید، کدام کار را باید زودتر انجام دهید و کدام کار را بعدا نیز می‌توانید انجام دهید.
مدیریت زمان نه‌تنها در سازمان‌ها، بلکه در زندگی شخصی ما نیز نقش مهمی را ایفا میکند.
مدیریت زمان موارد زیر را در بر می‌گیرد:
۱. برنامهریزی مؤثر
از قبل، برای مدیریت زمان اثربخش روزتان را بهخوبی برنامه ریزی کنید. برنامه کاری خود یا لیستی از کارهایتان را تهیه کنید.
فعالیتهای مهمی را که باید در یک روز واحد انجام دهید، همراه با زمان موردنیاز برای هرکدام مشخص کنید؛ کارهایی را که در اولویت هستند، باید زودتر انجام دهید و به کارهایی که در لحظه اهمیت زیادی ندارند، می‌توانید بعدا بپردازید. وظایف و کارهای بلاتکلیف را یک‌به‌یک کامل کنید. تا زمانی که وظیفه قبلی‌تان را انجام نداده‌اید، کار تازه‌ای را شروع نکنید و مواردی را که قبلا تکمیل کرده‌اید، تیک بزنید. از انجام کارهایتان در زمان مقرر مطمئن شوید.
۲. تعیین اهداف
سازمان بی‌هدف، مثل کشتی گمشده‌ای در اقیانوس پهناور است. باید اهدافتان را تعیین کنید و مطمئن شوید که آنها واقعی و دست‌یافتنی هستند.
۳. تعیین مهلت یا ضربالاجل
برای خود مهلتی را در نظر بگیرید و تلاش کنید تا قبل از اتمام مهلت مشخص، کارتان را به پایان برسانید. منتظر نمانید که کارفرما یا مدیرتان، پیوسته از شما روند کاریتان را بپرسد و ضرب‌الاجلی را برایتان تعیین کند.
یاد بگیرید که مالکیت کارتان را به دست بگیرید. شما بهترین شخصی هستید که می‌توانید برای کارتان ضربالاجل تعیین کنید. از خودتان بپرسید که انجام‌دادن فلان کار، چقدر زمان می‌برد؛ همچنین می‌توانید از یک برنامه‌ریز برای تعیین ضرب‌الاجل‌های مهم بهره‌مند شوید.
۴. تفویض مسئولیتها
«نه» گفتن را بیاموزید. همه کارها را به‌تنهایی انجام ندهید؛ افراد دیگری نیز وجود دارند. نباید وقتی که می‌دانید کاری را نمی‌توانید انجام دهید، آن را قبول کنید. وظایف و مسئولیتها، باید مطابق با علاقه و تخصص کارمندان تعیین شوند تا بتوانند آنها را در مهلت‌های مقرر انجام دهند.
در صورتی که ضرب‌الاجلی را برای افراد مشخص می‌کنید، به خاطر داشته باشید که آن کسانی که دانش و تخصص لازم را ندارند، ممکن است به زمان بیشتری نیاز داشته باشند.
۵. اولویتبندی کارها
برای مدیریت زمان با توجه به اهمیت و ضرورت وظایف، آنها را اولویتبندی کنید. تفاوت بین کارهای فوری و مهم را بدانید. مشخص کنید که چه کارهایی را باید طی یک روز انجام دهید و چه کارهایی را می‌توانید طی یک ماه یا حتی بیشتر نیز انجام دهید.
۶. صرف زمان مناسب برای فعالیت درست
عادت به «انجام کار درست، در زمان مناسب» را توسعه دهید. کارهایی که در زمان اشتباه انجام میشوند، کاربرد چندانی ندارند. یک روز کامل خود را تلف نکنید برای کاری که می‌تواند طی یک یا چند ساعت انجام شود؛ همچنین برای تماس‌های شخصی یا بررسی به‌روزرسانی‌ها در شبکه‌های اجتماعی، مدت زمانی جداگانه‌ای را تعیین کنید.
روزانه چقدر زمان هدر می‌دهیم؟
همه ما شاید بارها این جمله را شنیده باشیم که «وقت طلاست!». اما زمانی که پای آمار و ارقام به میان آید، وضع فرق میکند. اعداد همیشه توجه ما را بیشتر به خود جلب کرده و اهمیت یک موضوع را بیش از پیش نمایان می‌سازد. به همین خاطر در این مطلب قصد داریم روشی ساده برای محاسبه میزان وقت و هزینه از دست رفته در طول یک روزِ کاری را مورد بررسی قرار دهیم.
در طول روز عوامل مختلفی می‌توانند نظم ذهنی ما را بر هم بزنند و حواس ما را پرت کنند. اگر به طور میانگین میزان حواسپرتی خود را تخمین بزنیم و در عدد ۲۵ ضرب کنیم شاید خیلی ساده میزان وقت و هزینه از دست رفته را حساب کنیم.
طبق تحقیقات گلوریا مارک (Gloria Mark) در دانشگاه کالیفرنیا معمولا به طور میانگین به ازای هر وقفه، بین ۲۳ الی ۲۵ (به طور دقیق ۲۳ دقیقه و ۱۵ ثانیه) دقیقه طول می کشد تا ذهن آماده برگشت به شرایط عادی برای کار شود. بسیاری از مطالعات نیز این نتایج را تایید کرده‌اند.
حواس پرتی در محیط کار تنها باعث از دست رفتن زمان نمی‌شود، بلکه نظم ذهنی و آرامش آن را نیز برای مدتی بر هم می‌زند. به عبارت دیگر چک کردن حساب کاربری شبکه‌های اجتماعی به مدت ۳۰ ثانیه، نه تنها به همین اندازه ذهن را درگیر نمی‌کند، بلکه حدود ۲۵ دقیقه طول می‌کشد تا ذهن آماده کار قبلی شود.
این موارد نه تنها باعث کاهش بهره وری می شوند، بلکه تاثیرات منفی نیز بر احساسات افراد دارند. یکی از تحقیقات انجام شده توسط مارک (Mark) نشان میدهد که از دست رفتن تمرکز باعث افزایش استرس، بدشدن خلق‌وخو و نیز کاهش بهره‌وری میشود.
با مشاهده فعالیتهای مربوط به کارکنان به مدت سه‌ونیم روز که در شرکت‌های مالی کار می‌کردند، تحقیقات مارک این ادعا را ثابت کرده است. همچنین آنها به این نتیجه رسیدند که منشا نیمی از وققه‌های ایجاد شده، خود افراد هستند.
به عنوان مثال، باز کردن نوار مربوط به صفحه فیسبوک و چک کردن آن، از خود افراد ناشی میشود. به گفته مارک «افراد مجبور به تغییر منابع شناختی یا جلب توجه به موضوعات مختلف میشوند». به عنوان نمونه وقتی توجه خود را به کار دیگری معطوف می‌کنیم، مدت زمانی طول می‌کشد تا به کار قبلی برگردیم و آن چه که انجام داده بودیم را به خاطر بیاوریم.
ما استثنا نیستیم!
شاید فکر کنیم که ما در این مورد استثنا باشیم، اما همه ما با انجام چند کار همزمان دچار حواس پرتی می‌شویم و تمرکز خود را از دست می‌دهیم.
پیتر دراکر (Peter Drucker) نیز در کتاب خود با عنوان «The Effective Executive» نسبت به این موضوع هشدار داده و می‌نویسد که در دنیای واقعی کمتر کسی مانند موزارت (Mozart) پیدا میشود که به طور همزمان روی چند قطعه و ترکیب موسیقی کار کند. به همین دلیل هم کمتر مشاهده میشود که افراد اجرایی نیز سبک موزارت را داشته‌باشند. در نتیجه با کنار گذاشتن کارهایی که موجب عدم تمرکز میشود، سعی کنید کار خود را به پایان برسانید.
چرا باید به مدیریت زمان اهمیت بدهیم؟
مدیریت زمان مهم است، زیرا به شما کمک میکند که زمان‌بندی کارهایتان را کنترل کنید و بدون اینکه تعادل کار و زندگی خود را بر هم بزنید، به کسب‌وکارتان رونق ببخشید.
در ادامه، ۷ مزیت مدیریت زمان را بیان کرده‌ایم:
۱. عملکردتان را بهبود می‌بخشید
وقتی یاد بگیرید که زمان خود را برای انجام کارهای مهم صرف کنید، دیدگاه بهتری نسبت به کارهایتان و همچنین مدت‌زمان لازم برای انجام آنها خواهید داشت. وقتی برنامه‌ای برای پیگیری‌کردن دارید، احتمالا متوجه خواهید شد که وقت کمتری را برای تصمیم گیری درمورد کار یا تأخیر صورت‌گرفته صرف می‌کنید و نیز زمان بیشتری را به انجام کارهای مهم اختصاص می‌دهید.
مدیریت زمان می‌تواند به شما کمک کند که فقط روی کارهای اساسی پیش‌روی خود متمرکز باشید و از عواملی که موجب بروز حواسپرتی میشوند، جلوگیری کنید.
۲. نتیجه‌ی بهتری کسب می‌کنید
هنگامی که پیوسته برای رسیدن به ضربالاجل رقابت نمی‌کنید، می‌توانید برای کارتان بیشتر تلاش و تفکر کنید. مدیریت زمان به شما کمک میکند تا وظایفتان را در اولویت قرار دهید و مطمئن شوید که برای انجام هر پروژه زمان کافی دارید. کیفیت کار شما هنگامی افزایش می‌یابد که برای اتمام کارها پیش از زمان مقرر، شتاب‌‌زده عمل نکنید.
۳. کار را بهموقع ارائه می‌دهید
مدیریت زمان صحیح شامل اختصاص دادن هریک از وظایف موجود در لیستتان به یک بلوک زمانی خاص است. بسیاری از افراد از مدیریت زمان استفاده میکنند تا بتوانند در طی چند روز یک پروژه را بهموقع یا زودتر از موعد مقرر به پایان برسانند تا شرایط را برای رویارویی با چالش‌های احتمالی فراهم کنند.
اگر زمان لازم برای اتمام کارهایتان را به‌درستی ارزیابی کنید، می‌توانید به ضرب‌الاجل‌های تعیین‌شده برسید.
۴. استرس خود را کاهش می‌دهید
هنگامی که لیست کاملی را از وظایفتان در زندگی حرفه‌ای و شخصی در اختیار دارید، مضطرب خواهید شد.
مدیریت زمان مناسب می‌تواند به شما کمک کند تا این کارها را در اولویت قرار دهید و زمانی را به انجام دادن آنها اختصاص دهید؛ بنابراین، می‌دانید که دقیقا چه کارهایی را باید انجام دهید و برای به پایان رساندن آنها به چه مدت‌زمانی نیاز دارید. اولویت بندی کارها و اختصاص دادن زمان کافی به آنها می‌تواند به کاهش سطح استرس شما کمک کند.
۵. فرصت‌های شغلی بهتری را ایجاد می‌کنید
مدیریت زمان می‌تواند به شما کمک کند تا کارمند متعهد و وظیفه‌شناسی باشید که همیشه وظایفتان را در موعد مقرر انجام می‌دهید. این، به نوبه‌ی خود، موقعیت شما را به عنوان یک کارمند ارزش‌مندتر میکند، اعتبار حرفه‌ای شما را ارتقا میدهد و می‌تواند در جهت یافتن فرصت‌های جدید برای توسعه‌ی شغلی به شما کمک کند.
۶. اعتمادبهنفس خود را افزایش می‌دهید
وقتی زمانتان را به‌درستی مدیریت می‌کنید و در موعد مقرر وظایفتان را به پایان می‌رسانید، موفقیت و اعتماد به نفس بیشتری را احساس خواهید کرد. به سرانجام رساندن لیست‌های روزمره به طور مداوم می‌تواند انگیزه‌ای قوی برای افراد باشد تا مهارت‌های لازم را برای مدیریت زمان و استفاده از فرصت‌های جدید کاری بهبود بخشند.
۷. کارآمدتر می‌شوید
وقتی متوجه می‌شوید که می‌توانید زمانتان را به طور موثرتری مدیریت کنید، بیشتر در کارتان متمرکز خواهید شد و این موضوع به شما امکان میدهد که در مدت‌زمان کمتری به وظایف بیشتری رسیدگی کنید.
به عنوان مثال، هنگامی که فقط ۱۵ دقیقه پیش از شروع جلسه زمان دارید، به جای کار کردن روی یک پروژه‌ی بزرگ، می‌توانید کارهای سبک‌تری را در همان زمان به پایان برسانید و انجام وظایف سنگینی را که به حضورذهن بیشتری نیاز دارند، به زمان مناسب‌تری موکول کنید؛ همچنین، قادر خواهید بود که در زمان محدود به طور مؤثرتری فعالیت کنید و به نتایج بهتری نیز دست یابید.
چرا باید برای مدیریت زمان برنامهریزی کنیم؟
برنامهریزی، نقش مهمی در مدیریت مؤثر زمان دارد. فرد برای استفاده هرچه‌بیشتر از وقت، باید روز خود را بهخوبی برنامهریزی کند. انجام کارها نباید فقط با هدف تمام‌شدن آنها باشد. برنامه ریزی و مدیریت زمان به فرد، حسی از جهت‌دار‌بودن و اولویت‌دار‌بودن را کارهایش میدهد و او را تشویق میکند تا بهموقع وظایفش را انجام دهد.
برنامهریزی کنید که چگونه می‌خواهید پیش بروید. مهم است که برای خود اهدافی را تعیین کنید و برای رسیدن به هدف به‌شدت بکوشید. برنامهریزی جزءبه‌جزء، گام‌هایی را در بازه زمانی مشخصی، برای تحقق اهداف در محیط کار معرفی میکند.
برنامهریزی و مدیریت زمان به فرد کمک میکند تا بداند چه کارهایی را باید فورا انجام دهد و چه کارهایی را می‌تواند به بعد موکول کند. کارکنان باید به‌منظور برنامهریزی بهتر کارها، برای خود یک برنامه کاری تهیه کنند که در آن بتوانند وظایفشان را مقابل بازه زمانی اختصاص‌داده‌شده به هر فعالیت یادداشت برداری کنند.
یک برنامهریزی و مدیریت زمان کاری ایدئال باید به‌صورت زیر باشد:
- تاریخ:
- روز:
- ۹ صبح: روز آغاز میشود؛
- ۹٫۱۵ تا ۱۰ صبح: به ایمیل‌های ضروری پاسخ دهید؛
- ۱۰ صبح تا ۱۲ ظهر: روی پیشنهاد مشتری A کار کنید؛ گزارش‌ها و داده‌های لازم را تهیه کنید؛ همچنین روی آنالیز مقایسه‌ای رقبا کار کنید؛
- ۱۲ ظهر تا ۱۲٫۳۰ بعدازظهر: با اعضای تیم جلسه بگذارید و درمورد کارهای عقب‌افتاده بحث و گفت‌وگو کنید؛ باید تا پایان روز کلیه کارهای معوقه را به پایان برسانید؛
- ۱۲٫۳۰ تا ۱٫۳۰ بعدازظهر: استراحت ناهار؛ (از مصاحبت همکاران لذت ببرید.)
- ۱٫۳۰ تا ۱٫۴۰ بعدازظهر: با همسرتان تماس بگیرید؛
- ۱٫۴۰ تا ۳ بعدازظهر: روی پیشنهاد مشتری B که هنوز دو روز برای آن فرصت دارید، کار کنید؛
- ۳ تا ۴ بعدازظهر: برای گرفتن تأییدیه و سایر موضوعات مهم، با رئیستان جلسه داشته باشید؛
- ۴ تا ۵ بعدازظهر: با مشتریان فعلی و احتمالی تماس بگیرید؛
- ۵ تا ۵٫۱۵ بعدازظهر: ایمیل‌های شخصی را چک کنید؛
- ۵٫۱۵ تا ۶ بعدازظهر: گزارش‌ها را جمع‌آوری و به سرپرست گزارشات ارسال کنید؛
- ۶ تا ۶٫۱۵ بعدازظهر: میزتان را مرتب کنید.
با این برنامهریزی و مدیریت زمان روزتان بهخوبی به پایان می‌رسد.
از برنامه خارج نشوید؛ اگر ۱۵ دقیقه را به بررسی ایمیل‌های شخصی خود اختصاص داده‌اید، برای مدت اضافه‌تر، مثلا ۱ ساعت، این کار را ادامه ندهید. باید سخت تلاش کنید تا وظایف خود را بر اساس بازه زمانی اختصاص‌داده‌شده به هر فعالیتی، به پایان برسانید؛ با این حال تغییرات لحظه آخری را نمی‌توانید نادیده بگیرید.
همچنین برنامهریزی و مدیریت زمان به شما کمک میکند تا پیش‌بینی کنید که در ۵ سال آینده کجا خواهید بود. برنامهریزی کنید که چگونه و در چه زمانی می‌توانید به موقعیت خاصی برسید. برنامهریزی کارها را آسان‌تر میکند و به شما کمک میکند تا در کمترین زمان ممکن، رویاهای خود را تحقق بخشید.
چگونه خودمان را از جلسات بیهوده نجات دهیم؟
بیماری واگیردار تشکیل جلسات طولانی، بی‌اثر و شلوغ، کسب‌وکارها را به ستوه آورده و کارمندان را بیزار کرده‌است. دیوید گردی ایده‌هایی درباره چونگی متوقف ساختن این روند دارد. شما می‌توانید در این ویدئو زیبا با این ایده ها آشنا شوید.
چگونه زمان را مدیریت کنیم؟
شرکت‌های بزرگ خطوط پاسخگویی ۲۴ ساعته، صفحات چت مستقیم و حتی تیمی از کارشناسان شبکه‌های اجتماعی مانند توییتر دارند تا همیشه برای مشتریانشان در دسترس باشند. در حالی که استارتاپ‌ها کارکنان لازم برای رقابت با این ماشین‌های پاسخگویی سریع را ندارند، آنها نیز باید برای ارائه‌ی خدمات مشابه، همیشه در دسترس باشند. چگونه زمان را مدیریت کنیم ؟ این سوال بسیاری از افراد است که در اینجا به آن پاسخ خواهیم داد.
در واقع کارآفرینان می‌توانند از تجارب شخصی خود برای کمک به مشتریانشان استفاده کنند و این چیزی فراتر از کاری است که شرکت‌ها انجام میدهند. اگرچه بانک آمریکا (Bank of America) ممکن است در توییتر اکانت داشته باشد اما مدیرعامل آن برایان موینیهان هرگز در آنجا مستقیما با مشتریان صحبت نمی‌کند. کارآفرینان باهوش می‌توانند زمانی برای ارتباط با مشتریان اختصاص دهند.
شما به عنوان کارآفرین چطور برای ارتباط با مشتریان وقت می‌گذارید؟
۱. برنامهریزی روزانه داشته باشید
باید همیشه در دسترس باشید اما نباید اجازه دهید دیگران بیش از حد زمانتان را بگیرند. برای این کار می‌توانید از برنامهی تقویم Outlook برای برنامهریزی کارهای خود استفاده کنیم. این برنامه به کاربرانش امکان میدهد زمان و تاریخ‌هایی را مشخص کنند و در آن زمانهای خاص هیچ برنامه‌ای قرار ندهند. همچنین با این برنامه می‌توانید در صورتی که مجبور به جابه‌جا کردن برنامه‌هایتان هستید، به راحتی این کار را انجام دهید.
در واقع این برنامه دیدی کلی از زمانهای واقعی که می‌توانید در دسترس باشید را در اختیار شما قرار میدهد و در شرایط اضطراری می‌توانید با نگاه به برنامه‌تان به طور موثری از زمانتان استفاده کنید.
چگونه زمان را مدیریت کنیم؟ برنامهریزی کنیم.
۲. افراد بااستعداد استخدام کنید
یکی از رموز موفقیت استخدام افراد با استعداد است. یک نفر به تنهایی نمیتواند همه‌ی کارها را انجام دهد و یک تیم، عملکردی بهتر از یک نفر به تنهایی دارد. اگر تیمی از افراد با استعداد داشته باشید می‌توانید با اطمینان آنها را به جلسات مهم بفرستید زیرا مطمئنا، آنها قادرند از استراتژی‌های مختلف برای موفقیت و پیشبرد کارها استفاده کنند. پس با خیال راحت می‌توانید نظاره‌گر باشید زیرا افراد تیمتان همه چیز را تحت کنترل دارند.
فراموش نکنید کارمندان مثل مشتریان هستند اگر همیشه برای آنها در دسترس باشید در ایجاد نیروی کار مستقل که می‌توانند اهداف شرکتتان را بدون نظارات و راهنمایی مداوم شما انجام دهند، به آنها کمک می‌کنید.
چگونه زمان را مدیریت کنیم؟ تیمی از افراد با استعداد داشته باشیم.
۳. دستیاری بااستعداد و شایسته استخدام کنید
اگر دستیاری توانا و شایسته داشته باشید می‌تواند به همه‌ی جزییات توجه کند و کارهای شما را سازماندهی کند. با این کار شما می‌توانید بر مسائل مهم‌تری که به تمرکز نیاز دارند توجه کنید.
همه‌ی کارآفرینان نمی‌توانند هزینه‌ی استخدام دستیار را بپردازند اما خدمات مجازی وجود دارند که با آن می‌توانید افرادی را استخدام کنید که از راه دور کار میکنند و می‌توانند به اندازهی یک دستیار واقعی مفید باشند.
به عنوان کارآفرین باید زمان را کنترل کنید و همیشه مسائلی وجود دارند که باید به آنها توجه کنید. با استفاده از تکنولوژی می‌توانید زمان را مدیریت کنید و استخدام افرد با استعداد کمک میکند وقت بیشتری برای تمرکز بر نکات مهم‌تر داشته باشید.
چگونه زمان را مدیریت کنیم؟ دستیار شایسته داشته باشیم.
۴. از تکنولوژی استفاده کنید
امروزه موبایل‌ها، تبلت‌ها و لپ‌تاپ‌ها این قابلیت را دارند که انواع برنامه‌های ارتباطی را روی آنها نصب کنیم. با برنامه‌های مختلف نظیر eFileCabinet به راحتی می‌توانید اطلاعات را به وسایل مختلف منتقل کنید. با این ابزارها و برنامه‌ها می‌توانید حتی وقتی در جاده یا ماموریت هستید در دسترس باشید.
همچنین می‌توانید در حال غذا درست کردن، بعد از ورزش یا حتی در صف اتوبوس، ایمیل خود را چک کنید، یا مدارکی را ارسال کنید. در ادامه، به معرفی ۱۰ برنامهی مدیریت زمان می‌پردازیم که به کارایی بیشتر شما کمک میکند.
مدیران چگونه می‌توانند به پرورش مهارت مدیریت زمان در کارکنان کمک کنند؟
مدیران و افراد ارشد هر بخش، نقش مهمی در ایجاد مهارت‌های مدیریت زمان در کارکنانشان دارند. نقش مدیران فقط نشستن در اتاق‌های جدا نیست، بلکه آنان باید بر کارمندانشان نظارت درستی نیز داشته باشند. مدیران باید الگویی برای کارمندانشان باشند. بهترین راه برای اتمام بهموقع کار، منظم‌بودن در محل کار است. اگر انتظار دارید که اعضای تیم بهموقع سر کارشان حاضر شوند، خودتان نباید دیر برسید. تقریبا در همه جا مدیران آزادی عمل بیشتری دارند، اما این به‌معنای سوءاستفاده از قدرت نیست.
مقررات و قوانین یک سازمان، نه‌تنها برای کارمندان بلکه برای رهبران تیم و افراد ارشد نیز در نظر گرفته شده است. مدیران برای احترام به خط‌مشی شرکت، باید از دستورالعمل‌های سازمانی پیروی کنند. در ادامه‌ی مطلب، نکاتی تهیه کرده‌ایم که مدیران به کمک آنها می‌توانند مهارت مدیریت زمان در کارکنان را تقویت کنند.
- از کارمندان خود بخواهید که منظم باشند: سر میزهای کارمندانتان بروید و بررسی کنید که آیا پرونده‌ها و پوشه‌ها به‌درستی چیده شده‌اند یا خیر. مطمئن شوید که هیچ کاغذ اضافه‌ای روی میزشان نیست. به آنها بگویید که باید حداقل هفته‌ای یک بار کشو میزشان را مرتب کنند؛
- از مسئول خرید شرکت بخواهید که برای کارمندان، قلم، پوشه و کاغذ تهیه کند: اگر کارمندانتان موارد مهم را بر کاغذهای پراکنده یادداشت میکنند، به آنها تذکر دهید. به‌عنوان مدیر، باید اشتباهاتشان را به آنها گوشزد کنید تا بتوانند مسائل را بهخوبی مدیریت کنند؛
- شنونده خوبی باشید: کارمندان باید به مدیرشان، به‌آسانی دسترسی داشته باشند. هماهنگی مناسب بین کارمندان و رهبران تیم برای مدیریت مؤثر زمان، ضروری است. در پایان وظایفتان را بهموقع انجام دهید و مطمئن شوید که اعضای تیمتان فعالیتهای مفیدی را انجام میدهند؛
- مسئولیتها را بر اساس تخصص، صلاحیت و سابقه، به آنها واگذار کنید: قبل از آنکه وظیفه‌ای برای کارمندانتان تعیین کنید، با آنها گفت‌وگو کنید. با این اقدام آنها به کارشان علاقه‌مند میشوند و در مهلت معین آن را به پایان می‌برند. از همان ابتدا اهداف و ضرب‌الاجل‌ها را برای آنها توضیح دهید. آنها را از اهداف بزرگ سازمان آگاه سازید؛
- عملکرد کارمندانتان را پیگیری کنید: می‌توانید نرم‌افزاری را نصب کنید که وقتی کارمندی کارش را شروع میکند و هنگامی که آن را به پایان می‌رساند، به شما خبر دهد. با این کار می‌توانید یک سیستم گزارشی قوی را ایجاد کنید. به آنها مهلت دهید و مطمئن شوید که می‌توانند کارشان را در بازه زمانی تعیین‌شده تمام کنند. از کارمندانی که کار خود را بهموقع به پایان می‌رسانند، در حضور همه قدردانی کنید.
برای مدیران ضروری است که بدانند کارمندانشان چه کاری میکنند. تلاش کنید که دریابید که آنها در کل روز چه کاری انجام میدهند. آنها را تشویق کنید تا لیست انجام کارشان را تهیه کنند. برنامه کاری آنها را بررسی کنید و مطمئن شوید که ابتدا کارهای مهم و فوری را انجام میدهند.
برای ایجاد مهارت‌های مدیریت زمان، برنامه‌های آموزشی مختلفی را در نظر بگیرید. کارگاه‌های مختلفی را برگزار کنید و در آن به کارمندانتان فعالیت‌هایی را غیر از کار اصلی‌شان محول کنید. از آنها بخواهید که فعالیتهای مشخص‌شده را در بازه زمانی معینی به پایان برسانند. می‌توانید به آنها پاداش مناسبی نیز بدهید.
۱۰ نرم‌افزار برای مدیریت زمان
ابزارهای مدیریت زمان به شما کمک میکنند تا روش‌های خاصی را که در طول روز می‌گذرانید، پیگیری کنید. ردیابی صحیح زمانی که شما و تیمتان به‌واقع برای کار صرف می‌کنید، برای اینکه بدانید پروژه‌های شما چقدر سودآور هستند، مهم است. شما می‌توانید از برنامه‌های مدیریت زمان برای تعیین مشکلات و حل آنها قبل از اینکه به مشکلی بزرگ‌تر تبدیل شوند، استفاده کنید.
۱. رسکیو تایم (RescueTime)
«رسکیوتایم» که یک نرم‌افزار اندازه‌گیری بهره‌وری و مدیریت زمان شناخته‌شده است، استفاده از کامپیوتر را برای محاسبه‌ی تعداد ساعات کار شما کنترل میکند. این برنامه می‌تواند فعالیتهای کامپیوتری شما، پنجره‌های فعال، وب‌سایت‌های بازدید‌شده و برنامه‌های مور‌داستفاده را ردیابی کند؛ همچنین، می‌تواند تعداد جلسات، تماس‌های تلفنی و وقفه‌هایی را که بین کارها می‌افتد، اندازه‌گیری کند.
رسکیوتایم به شما امکان میدهد که اطلاعات استخراج‌شده را از طریق «مرور خلاصه» مشاهده کنید؛ همچنین، این برنامه بر اساس داده‌های حاصل از نظارت روزانه، نموداری را ایجاد میکند و به شما امکان میدهد تا بهره‌وری فردی و گروهی را مشاهده کنید؛ علاوه بر این، این برنامه با یادآوری‌هایی روی دسکتاپ و ویژگی مسدود کردن وب‌سایت برای کمک به شما یا هم تیمی‌هایتان در انجام کارها ارائه میشود.
۲. تاگل (Toggl)
«تاگل» یکی دیگر از ابزارهای مدیریت زمان کاربردی است و به شما امکان میدهد زمانتان را به‌صورت لحظه‌ای ردیابی کنید. این برنامه محبوب است، زیرا استفاده از آن بسیار آسان است. تمام کاری که شما باید انجام دهید این است که روی دکمه‌ی «شروع» کلیک کنید. می‌توانید زمان خود را برای انجام هرگونه کار ردیابی کنید و پس از پایان کار، متوقف شوید.
علاوه بر این، تاگل دارای یک‌پارچه‌سازی برای iPhone، Android، Mozilla،Chrome و دسکتاپ است. با استفاده از هریک از این موارد افزودنی، می‌توانید یک تایمر را در هر برنامهی وب ادغام کنید تا بهره‌وری خود را ردیابی کنید. مهم نیست که از چه نوع برنامهی تاگلی استفاده می‌کنید، تمام داده‌ها در حساب تاگل شما ذخیره میشوند. به یاد داشته‌باشید که برای ایجاد هریک از برنامه‌های کاربردی لازم برای کار، باید یک حساب تاگل داشته‌باشید.
۳. تایملی (Timely)
«تایملی» دارای مجموعه‌ای از قابلیت‌های هوش‌مند و طراحی مدرن است. این برنامه طرحی انعطاف‌پذیر دارد که در آن می‌توانید بلوک‌های کار خود را بکشید و رها کنید؛ همچنین، تایملی به شما امکان میدهد که اگر در یک تیم هستید، داده‌های خود را بر اساس پروژه‌ها، ساعات و اعضا مشاهده کنید. این نرم‌افزار گزارش‌های بهره‌وری را نیز تولید میکند که می‌توانید از آنها به عنوان پشتوانه‌ی بودجه‌ی تعیین‌شده برای هر پروژه استفاده کنید.
آنچه تایملی را از سایر ابزارهای مدیریت زمان متمایز میکند، ماژول ردیابی خودکار آن، به نام «مموری» (Memory)، است که نصب جداگانه و اختیاری برای سیستم‌های MacOS و ویندوز است. این برنامه از قدرت هوش مصنوعی برای ردیابی هر کاری که در کامپیوتر یا تلفن خود انجام می‌دهید، استفاده میکند؛ داده‌ها را گروه‌بندی میکند و لوگوهای مربوط به زمان ورود را به شما پیشنهاد میدهد تا مجبور نشوید این کار را به صورت دستی انجام دهید.
۴. هاروست (Harvest)
«هاروست» یکی از ابزارهای مدیریت زمان با ویژگی‌های غنی است که همراه با UX بهتری به شما کمک میکند تا زمان خود را به طور مؤثری مدیریت کنید. ابزارهای هاروست دارای عناصر بصری و تایپوگرافی پررنگ است که می‌توانید در عرض چند دقیقه به آن تسلط پیدا کنید.
هاروست با داشبوردی منحصربه‌فرد ارائه میشود که به شما امکان میدهد تا به برگه‌های زمانی و مرور هفتگی خود دسترسی پیدا کنید. به‌راحتی می‌توانید کارهای جدید را اضافه کنید، تایمرها را شروع کنید و کارهای هم‌تیمی‌های خود را مشاهده کنید؛ علاوه بر این، شما برگه‌های اختصاصی برای مدیریت گزارش‌ها، پروژه‌ها و بودجه‌ی خود و یک فاکتور دریافت خواهید کرد که به شما این امکان را میدهد که صورت‌حساب مربوط به هزینه‌ها و زمان پیگیری‌شده را ایجاد کنید.
۵. فوکس ات ویل (Focus @ Will)
«فوکس ات ویل» یکی دیگر از ابزارهای مدیریت زمان است که ویژگی‌های بسیاری را در اختیارتان قرار میدهد تا وقت خود را به حداکثر کارایی برسانید؛
به عنوان مثال، این برنامه موسیقی پخش میکند و انواع صداهای آرامش‌بخش دیگری را برایتان اجرا میکند؛ موسیقی‌هایی که به طور علمی ثابت شده‌است که تمرکز شما را تا ۴ برابر افزایش میدهند.
این نرم‌افزار با مجموعه‌موسیقی منحصر‌به‌فردی همراه است که به شما کمک میکند تا در موقعیت‌های مختلف تمرکز کنید؛ به عنوان مثال، می‌توانید لیست پخش متناسب با کار خود را انتخاب کنید. فقط باید جزئیاتی را درمورد خود وارد کنید و این برنامه موسیقی هماهنگ و متناسب با شرایط منحصربه‌فردتان را پخش خواهد کرد.
۶. ریممبر د میلک (Remember the Milk)
«ریممبر د میلک» منبعی عالی برای تنظیم وظایف است. این نرم‌افزار به شما امکان میدهد تا موارد موجود در لیست کارهای خود را به خاطر بسپارید. این نرم‌افزار همراه با یک دستیار مجازی ساده ارائه میشود که به شما امکان این را میدهد که وظایفی را اضافه کنید، پروژه‌ها را به کارهای فرعی تقسیم کنید و موعد مقرر را برای همه‌ی کارهایی که باید انجام دهید، تعیین کنید. این برنامه وظایف شخصی و شغلی را از یکدیگر جدا میکند، اما همچنین می‌توانید بازی‌های خود را نیز در چک‌لیستی اضافه کنید. این برنامه به شما امکان میدهد تا بر اساس معیارهای خاصی که قبلا تعریف کرده‌اید، لیست‌های هوش‌مندی را ایجاد کنید؛ یعنی هنگامی که تغییراتی در وظایف شما ایجاد شد، برنامه به طور خودکار لیست‌ها را به‌روز میکند.
۷. فوکس بوستر (Focus Booster)
«فوکوس بوستر» برنامه‌ای چندسکویی (cross-platform) است که برای افزایش تمرکز و از بین بردن هرگونه اضطراب با فشارهای زمانی طراحی شده‌است. این روش با تکنیک پومودورو (Pomodoro) ساخته شده‌است، که با استفاده از یک تایمر، زمان کار شما را به فواصل ۲۵دقیقه‌ای تقسیم میکند که با ۵ دقیقه وقفه از هم جدا میشوند.
این برنامه تمام جلسات را در برنامهی وب هم‌گام‌سازی میکند تا بتوانید از زمان صرف‌شده برای فعالیتهای مختلف استفاده کنید. از دیگر ویژگی‌های اصلی این برنامه می‌توان به تایمر کوتاه روی صفحه، جدول زمان و امکان ذخیره‌ی جلسات و تولید گزارش اشاره کرد.
۸. اور نوت (Evernote)
این برنامه که یکی دیگر از ابزارهای مدیریت زمان است، به شما امکان میدهد تا بخش‌هایی از وب‌سایت‌ها را به‌راحتی ذخیره کنید، یادداشت کنید و به آنها دسترسی داشته‌باشید. این برنامه در همه‌ی سیستم‌های عامل کار میکند و به شما امکان میدهد تا دستور‌کارها، برنامه‌ها، یادآوری‌ها و ارزیابی‌ها را ایجاد کنید و همچنین به شما کمک میکند تا گردش کار را بهتر سازماندهی کنید؛ حتی می‌توانید مصاحبه‌ها، جلسات، ایده‌ها و سخنرانی‌های خود را ضبط کنید و پیوست‌های صوتی یا متنی را اضافه کنید؛ علاوه بر این‌ها، این برنامه به شما امکان میدهد تا با تیم خود هم‌کاری کنید، اسناد را اسکن کنید و از چندین دستگاه هم‌گام‌سازی کنید.
۹. تودویست (Todoist)
«تودویست» برنامهی مدیریت وظیفه‌ی رایگان است که برای انواع مختلف پروژه‌ها طراحی شده‌است. این برنامه یادآورهای فوری را برای تمام فعالیتهای موجود در چک‌لیست شما فراهم میکند؛ همچنین، در همه‌ی دستگاه‌ها کار میکند، حتی وقتی آفلاین باشید. این برنامه ایجاد و سازماندهی وظایف، اولویتبندی کارها، تنظیم و تغییر مهلت‌ها و تعیین اهداف پروژه را آسان میکند؛
علاوه بر این، می‌توانید با ویژگی‌های اندازه‌گیری و گزارش برنامه، پیشرفت خود را پیگیری کنید. تودویست یک رابط آسان و چندسکویی ارائه میدهد که به شما این امکان را میدهد که به‌سرعت و به‌راحتی کارها را هدایت کنید.
۱۰. تایم‌فری (TimeTree)
«تایم‌فری» به شما امکان میدهد تا تقویم‌ها، قرارها یا برنامه‌های کاری را با هر کسی که می‌خواهید، به اشتراک بگذارید. این نرم‌افزار به شما این امکان را میدهد که چندین تقویم ایجاد کنید که فقط با تغییر دکمه روشن/ خاموش به دل‌خواه نمایش داده میشود. برای برنامه‌های مختلف، رنگ‌ها و ابزارهای ارتباطی تغییرپذیر بسیاری در تایم‌فری وجود دارند. تایم‌فری منبع مفیدی برای ذخیره‌ی یادداشت‌ها و رویدادهای برنامه‌ریزی‌شده است.
مدیریت زمان چه مزایایی دارد؟
۱. مدیریت زمان فرد را وقتشناس و منضبط میکند
با مدیریت زمان مؤثر، فرد یاد می‌گیرد که زمانی که واقعا لازم است، کار کند. افراد برای استفاده دقیق از زمانشان، باید در ابتدای روز برنامه کاری یا فهرستی از کارهایشان را تهیه کنند تا فعالیتهای مهم روزانه، در بازه زمانی مشخصی انجام شوند که با توجه به ضرورت و اهمیت هرکدام از فعالیتها به آنها اختصاص داده شده است.
داشتن برنامه کاری در محل کار، به افراد توانایی حرکت در مسیر مشخصی را میدهد. فرد می‌داند که در روز چه فعالیت‌هایی را باید انجام دهد و بر اساس برنامه مشخصی کار میکند که این موضوع در نهایت به اثربخشی بیشتر او در موقعیت شغلی‌اش منجر خواهد شد.
۲. مدیریت زمان باعث میشود که فرد ساختاریافته عمل کند
نگهداری اشیا در مکان مناسب، باعث میشود که افراد وقت خود را برای پیداکردن اسناد، پرونده‌های مهم، پوشه‌ها، لوازم‌التحریر و غیره کمتر هدر بدهند. افراد برای مدیریت زمان بهتر، میز کار، محل مطالعه، اتاق کار و محل جلسات خود را تمیز و مرتب نگه می‌دارند. با مدیریت زمان افراد یاد می‌گیرند که کارها را بهتر مدیریت کنند.
۳. با مدیریت زمان رضایت شغلی و اعتمادبهنفس فرد افزایش پیدا میکند
افراد با مدیریت زمان، وظایف خود را در چارچوب زمانی مشخصی انجام میدهند و این موضوع باعث میشود که در سازمان و بین همکارانشان محبوب شوند.
افرادی که ارزش زمان را درک میکنند، از شلوغی و ازدحام فاصله می‌گیرند و همیشه کار خود را بهموقع به پایان می‌رسانند. آنها مورد احترام و تحسین دیگران هستند و همیشه در مرکز توجهات قرار می‌گیرند در نتیجه باعث افزایش رضایت شغلی آنها میشود.
۴. با مدیریت زمان، فرد در زمان کوتاه به اهداف خود می‌رسد
مدیریت زمان مؤثر، به کارکنان کمک میکند که پیش از مهلت زمانی تعیین‌شده به اهداف و مقاصد خود دست پیدا کنند و کارها را در زمانی که باید، به پایان برسانند.
۵. مدیریت زمان به فرد کمک میکند در بلندمدت در رأس سازمان قرار بگیرد
کارکنانی که کار میکنند فقط به‌خاطر اینکه کارشان را تمام کنند، نمی‌توانند به افراد تأثیرگذاری تبدیل شوند و در سازمان زیاد جدی گرفته نمی‌شوند. مدیریت زمان مؤثر، در افزایش بهره وری فرد نقش محوری دارد. زمانی که افراد مدیریت مناسبی روی زمان خود دارند، بازده کاری آنها بهطور جالب‌توجهی افزایش پیدا میکند.
با ساختن یک رزومه حرفه‌ای، برای استخدام در بهترین فرصت‌های شغلی اقدام کنید.
۶. مدیریت زمان به برنامهریزی بهتر کمک میکند
با مدیریت زمان مؤثر، افراد یاد می‌گیرند که بهخوبی برنامهریزی کنند و بدانند که در ۵ سال آینده در چه جایگاهی قرار خواهند گرفت. برنامه زمانی مشخص باعث میشود که افراد با چشم انداز بهتری کار کنند.
۷. با مدیریت زمان، فرد کمتر به استرس دچار میشود
به یاد داشته باشید که در اتلاف‌وقت و انجام کارها با تأخیر، هیچ نکته مثبتی وجود ندارد. کارهای خود را بهموقع به پایان برسانید تا برای دوستان، بستگان و اعضای خانواده وقت کافی داشته باشید.
۸. با مدیریت زمان، فرد وظایف خود را اولویتبندی میکند
فشار کاری خود را زیاد نکنید. هر آنچه را که در انجام کارهایتان اختلال ایجاد میکند، قبول نکنید.
چگونه با تکنیک‌های مدیریت زمان موفق عمل کنیم؟
استفاده از تکنیک‌های خوب مدیریت زمان در زندگی به معنای فشرده کردن هرچه بیشتر وظایف روزانه‌ی شما نیست، بلکه درمورد ساده‌سازی و سریع‌تر و بهتر انجام دادن کارهاست؛ به این ترتیب، برای بازی، استراحت و فعالیتهای موردعلاقه‌ی خود زمان بیشتری خواهید داشت. در ادامه، با تکنیک‌های گوناگون مدیریت زمان آشنا خواهید شد.
مدیریت زمان فعالیت یا مهارتی محیطی نیست، بلکه یک مهارت اصلی است که تمام اجزای زندگی به آن بستگی دارد.
برایان تریسی (Brian Tracy)
آیا می‌خواهید روی موارد مهم تمرکز کنید، کارهای بیشتری را انجام دهید و بهره‌وری خود را بالا ببرید؟ این مجموعه اصول، قواعد و مهارت‌ها را به کار ببرید، زیرا می‌تواند تغییر مثبتی در زمان‌بندی کارهایتان ایجاد کند.
۱. زمانتان را ردیابی کنید
آیا می‌دانید برای انجام کارهایتان چند ساعت زمان صرف می‌کنید؟ اغلب می‌توانیم حدس بزنیم، اما برآوردهای ما معمولا قابل‌قبول نیستند. ردیابی زمان یک تکنیک مدیریتی است که برای ثبت سوابق ساعت کار از آن استفاده میشود و درباره‌ی مدت‌زمان اختصاص‌یافته به انجام هر کار به ما اطلاعاتی میدهد.
حال سوال این است که چگونه می‌توانید زمانتان را ردیابی کنید؟
برای انجام آن به صورت دستی، از صفحهی گسترده (Spreadsheet) استفاده کنید. هر ۳۰ دقیقه، آنچه انجام داده‌اید را یادداشت کنید؛ همچنین، می‌توانید از یک برنامهی ردیابی زمان استفاده کنید. برنامه‌های ردیابی زمان می‌توانند به شما کمک کنند که داده‌های واقعی مربوط به بهره‌وری خود را تهیه کنید.
(Rescue Time) برنامه‌ای رایگان است که مجموع ساعات استفاده‌ی شما از کامپیوتر را به‌دقت ردیابی میکند. در پایان هفته، گزارشی را دریافت می‌کنید که نشان میدهد زمانتان را چگونه گذرانده‌اید؛ همچنین، می‌توانید زمان صرف‌شده برای سایر کارهایتان را نیز بررسی کنید.
در هفته‌های بعد، مشاهده‌ی الگوها را آغاز می‌کنید و خواهید دانست که زمانتان در کجا و چگونه هدر می‌‌رود. با آگاهی از نحوه‌ی استفاده از زمان، می‌توانید برای مقابله با هدر رفتن آن و استفاده‌ی بهینه از لحظاتتان برنامهریزی کنید.
ردیابی زمان تکنیک قدرت‌مندی برای مدیریت زمان است و با داشتن داده‌های واقعی درمورد کارتان می‌توانید در حوزه‌ی بهبود بهره‌وری زمان مهارت کسب کنید.
۲. زمانتان را بلوکبندی کنید (Time Blocking)
برخی اوقات، احساس می‌کنید برنامه‌هایتان شما را کنترل میکنند. کارهای زیادی برای انجام دادن وجود دارند و زمانتان بسیار کم است. در این شرایط، تهیه‌ی لیستی از کارهایی که باید انجام شوند و تلاش ناامیدانه برای به پایان رساندن آنها کافی نیست؛ چراکه این کار ساختار یا نظم خاصی به روزهای شما نمی‌دهد.
شما باید زمان را به عنوان یک عنصر مهم وارد کنید. لازم است از همان ابتدا تعیین کنید که انجام هر کاری طی چه مدت‌زمانی امکان‌پذیر است.
بلوکبندی زمان روشی است که طی آن مدیریت کار و تقویم خود را ترکیب می‌کنید. شما در روزهای خود بلوک‌های زمانی ایجاد می‌کنید و وظایفی را برای هریک از آنها در نظر می‌گیرید تا بتوانید تمرکز خود را بهخوبی به کار بگیرید. توجه داشته‌باشید که تمام کارها بدون وقفه در بلوک زمانی خود صورت می‌گیرند.
با بلوکبندی زمان برنامهی شما با وظایف کاری، رویدادهای اجتماعی و اوقات فراغت پر میشود و تمام کارها به صورت برنامه‌ریزی‌شده و با در نظر گرفتن اولویت‌ها انجام خواهند شد.
نکته‌ی جالب درمورد تکنیک یادشده آن است که شما را وادار میکند که چگونگی گذر زمانتان را درک کنید. این روش، نسبت به نوشتن چک‌لیست، بهتر و سازنده‌تر است.
۳. قورباغه را قورت بدهید
شما نمی‌توانید هر وزغ یا قورباغه‌ای را در برکه بخورید، اما می‌توانید بزرگترین و زشت‌ترین آنها را بخورید و این در حال حاضر کافی خواهد بود.
برایان تریسی (Brian Tracy)
هر روز مهم‌ترین کار خود را در نظر بگیرید؛ این همان قورباغه‌ی شماست و بیش‌ترین تأثیر را در کارتان خواهد داشت. روز خود را با مقابله با این قورباغه آغاز کنید. برای داشتن شروعی خوب و فعالیت بدون وقفه، به کارهایتان نظم بدهید.
چرا این روش کارآمد است؟
زیرا این روش ساده‌ی مدیریت زمان در اوایل روز موفقیت بزرگی را به همراه دارد که انگیزه و احساس موفقیت ایجاد میکند. این‌گونه است که شما هر روز با تلاش مداوم به اهداف بزرگ می‌رسید.
به یاد داشته باشید:
ابتدا در مقابل وسوسه‌های انجام دادن ساده‌ترین کارها مقاومت کنید و همیشه روز خود را با آن «قورباغه» آغاز کنید.
اما وقتی قورباغه‌های زیادی داشته‌باشید چه اتفاقی می‌افتد؟
اگر کار شما قورباغه خوردن است، بهتر است آن را در اوایل روز انجام دهید و اگر لازم است که ۲ قورباغه بخورید، با آن یکی که بزرگ‌تر است شروع کنید.
مارک تواین (Mark Twain)
بنابراین، صبح اول وقت قورباغه بخورید و هنگامی که بیش از یک قورباغه دارید، ابتدا بزرگترین آنها را انتخاب کنید.
۴. از تکنیک پومودورو استفاده کنید (The Pomodoro Technique)
مغز می‌تواند هر بار فقط روی یک چیز تمرکز کند. جابه‌جایی بین کارها هزینه‌های مخربی برای کار و بهره‌وری شما به‌همراه دارد. تکنیک پومودورو سیستم مدیریت زمان ساده‌ای است که شما را به انجام یک کار واحد وادار میکند و یکی از ساده‌ترین و در عین حال مؤثرترین تکنیک‌های مدیریت زمان است.
شما باید تمام عوامل حواسپرتی را دور کنید و تایمری را به مدت ۲۵ دقیقه تنظیم کنید. در طی این مدت، فقط می‌توانید روی انجام یک کار تمرکز کنید. ۲۵ دقیقه زمان چندان زیادی به نظر نمی‌رسد، اما در طی این مدت کارهایتان به طور عمیق و بدون وقفه انجام میشوند. تلاش کنید که این کار را هر روز انجام دهید تا بتوانید به کار کردن با بهره‌وری پومودورو عادت کنید.
چگونه تکنیک پومودورو باعث صرفه‌جویی در وقت میشود؟
پاسخ این سؤال بسیار ساده است. ایده‌ی اصلی در واقع همان ایجاد «احساس فوریت» است. در این حالت، به جای اینکه احساس کنید که تمام طول روز برای انجام کارهایتان فرصت دارید، می‌دانید که فقط ۲۵ دقیقه زمان دارید که تا جایی که می‌توانید پیشرفت کنید.
تکنیک پومودورو شما را به استراحت وادار میکند. این اقدام مهمی برای شاداب نگه داشتن شما در طول ساعات روز است. در این حالت، شما بدون اینکه احساس خستگی کنید، می‌توانید ساعت‌ها پشت کامپیوترتان کار کنید.
۵. از تکنیک ماتریس آیزنهاور استفاده کنید (The Eisenhower Matrix)
دانستن نحوه‌ی اولویتبندی کارها روش اساسی مدیریت زمان است، چراکه بدون اولویتبندی هیچ کاری به‌درستی انجام نخواهد شد. از آن‌جایی که تمام کارها با هم برابر نیستند، ماتریس آیزنهاور (معروف به ماتریس فوری-مهم) به شما کمک میکند که مهم‌ترین وظایفتان را شناسایی کنید.
تمام وظایف شما می‌توانند در ۴ دسته‌ی زیر قرار بگیرند:
- فوری و مهم؛
- غیرفوری و مهم؛
- فوری و غیرمهم؛
- غیرفوری و غیرمهم.
در ادامه‌ی مطلب، روش این نوع دستهبندی را شرح خواهیم داد:
- تمام کارهای خود را بنویسید و در این مرحله نگران ترتیب قرارگیری آنها نباشید؛
- اکنون موارد ضروری و مهم را شناسایی کنید. کارهای فوری را با «ف» و کارهای مهم را با «م» علامت‌گذاری کنید. وظایف شما می‌توانند شامل یکی از این دو گروه یا هر دوی آنها باشند یا هیچ‌یک از آنها را در بر نگیرند.
- هریک از کارها را در بخش مناسب بگذارید و اقدامات مربوط به آن را انجام دهید. بلافاصله روی وظایف مربوط به قسمت اول کار کنید. برای کارهای قسمت دوم برنامهریزی کنید. در صورت لزوم، قسمت سوم را به تعویق بیندازید و قسمت چهارم را حذف کنید.
برای داشتن بهره‌وری بالاتر، زمان بیشتری را برای فعالیتهای قسمت دوم صرف کنید، زیرا این‌ها وظایفی هستند که با اینکه فوریتی ندارند، برای کارتان حیاتی هستند.
آنچه مهم است، به‌ندرت فوریت پیدا میکند و آنچه فوری است، به‌ندرت مهم است.
دوایت دی. آیزنهاور (Dwight D. Eisenhower)
هر روز صبح از ماتریس آیزنهاور استفاده کنید، زیرا ابزاری مفید و مؤثر برای مدیریت زمان است که به شما کمک میکند وظایفتان را رتبه‌بندی کنید.
۶. به اندازهی سطح انرژی خودتان کار کنید
سطح انرژی روی بهره‌وری تأثیر می‌گذارد؛ بنابراین، برنامهریزی شما باید به گونه‌ای باشد که کارهای حیاتی را در زمانهای اوج بهره‌وری انجام دهید. پربارترین ساعات خود را در طول روز پیدا کنید تا بتوانید آن دسته از وظایفتان را که به دقت و تمرکز بیشتری نیاز دارند (Deep Work)، انجام دهید.
وقتی سطح انرژی شما پایین است، روی وظایف کم‌ارزش‌تر (Shallow Work) تمرکز کنید؛ به عنوان مثال، اگر صبح‌ها بیش‌ترین بازده را دارید، تلاش کنید مهم‌ترین وظایفتان را در آن ساعات انجام دهید. بعد از ناهار، ممکن است سطح انرژی شما کاهش یابد؛ بنابراین، زمان مناسبی برای تمیز کردن میز کار، بررسی ایمیل‌ها یا به‌روزرسانی صفحات گسترده است.
برای اینکه متوجه شوید که چه زمانی از روز بیش‌ترین سطح انرژی را دارید، به مدت چند هفته، هر ۳۰ دقیقه به سطح انرژی خود از ۱ تا ۱۰ امتیاز بدهید و آن را در یک صفحهی گسترده ثبت کنید؛ به این ترتیب، قادر خواهید بود الگوها را به‌درستی شناسایی کنید.
سطح انرژی در روزهای هفته نیز متفاوت است. به نظر می‌رسد که روز یک‌شنبه برای بیشتر افراد پربارترین روز است. تلاش کنید الگوهای ویژه‌ی خود را پیدا کنید.
در ادامه‌ی مطلب، روش تنظیم برنامهی هفتگی را بر اساس سطح انرژی شرح می‌دهیم:
- شنبه: تعطیلات آخر هفته را به‌تازگی پشت سر گذاشته‌اید و انرژی شما هنوز به سطوح بالا نرسیده‌است. بهتر است کارهای کم‌تقاضا مانند تعیین اهداف، سازماندهی و برنامه‌ریزی‌های لازم را انجام دهید.
- یک‌شنبه و دوشنبه: در طی این ۲ روز، بیش‌ترین سطح انرژی را دارید. تلاش کنید سخت‌ترین وظایفتان را به پایان برسانید. می‌توانید ایده‌پردازی کنید، بنویسید و زمان‌بندی کنید.
- سه‌شنبه: در این روز، سطح انرژی شما به‌تدریج کاهش می‌یابد. برای جلسات برنامهریزی کنید، به‌ویژه هنگامی که به اجماع نیاز دارید.
- چهارشنبه: در این روز، سطح انرژی شما در پایین‌ترین حالت است. بهتر است کارهای سبک‌تر و برنامهریزی طولانی‌مدت را انجام دهید و به روابطتان رسیدگی کنید.
۷. عوامل حواسپرتی را از بین ببرید
عوامل حواسپرتی روی میزان بهره‌وری و تمرکز شما تأثیرات منفی به جا می‌گذارند. هر بار تمرکز مجدد حدود ۲۳ دقیقه طول می‌کشد. گری کلر (Gary Keller) در کتاب آن یک چیز (The One Thing) توضیح می دهد که هنگام مختل شدن تمرکزتان دقیقا چه اتفاقی می‌افتد.
واقعیت این است که فعالیت متمرکز ۳۰ دقیقه‌ای مفیدتر از ۲ ساعت کار با تمرکز پایین است. عوامل حواسپرتی را در حین کار از خودتان دور کنید تا از هزینه‌های ناشی از بی‌تمرکزی جلوگیری شود.
برای دوری از حواسپرتی:
- تمام اعلان‌های موبایل و کامپیوترتان را خاموش کنید؛
- تلفنتان را از فضای کار دور نگه دارید؛
- از هدفون‌های بی صدا استفاده کنید، زیرا در این صورت همکارانتان در زمان کار کمتر مزاحمتان میشوند و سطح تمرکزتان حفظ میشود؛
- مقالات را در (Pocket یا Instapaper) ذخیره کنید تا بتوانید آنها را در فرصتی مناسب مطالعه کنید؛
- اگر برای انجام کاری به (Wi-Fi) نیاز نیست، آن را خاموش کنید؛
- از شبکه‌های اجتماعی در محل کارتان استفاده نکنید. آیا در این مورد نمی‌توانید مقاومت کنید؟ (Distraction Time) را در طول روز تنظیم کنید؛
- تلفن و برنامه‌های خود را (Slack ،Hangouts و Messenger) در وضعیت (Do Not Disturb) قرار دهید؛
- صندوق ورودی خود را به (GTD Gmail) تغییر دهید تا بتوانید از ایمیل‌های ضروری استفاده کنید؛ همچنین، می‌توانید از (Inbox Pause) برای جلوگیری از دریافت ایمیل‌های جدید استفاده کنید؛
- اگر دفتر کار دارید، در را ببندید.
۸. قانون ۲۰ ۸۰ را دنبال کنید
قانون ۲۰ ۸۰ بیان میکند که «۸۰٪ خروجی یا نتایج از ۲۰٪ ورودی‌ها حاصل خواهند شد»؛ به عبارت دیگر، این چیزهای کوچک هستند که بخش بزرگی از نتایج را تشکیل میدهند.
برای اینکه مدیریت زمان مؤثرتری داشته‌باشید، روی ۲۰٪ وظایفتان تمرکز کنید تا ۸۰٪ نتایج را به دست آورید. برای انجام تأثیرگذارترین وظایف خود، از این روش مدیریت زمان استفاده کنید.
در ادامه، سؤالات دیگری وجود دارند که می‌توانید با استفاده از قانون ۲۰ ۸۰ با خودتان در میان بگذارید:
- آیا ۲۰٪ ایمیل‌ها شامل ۸۰٪ مکالمات مهم هستند؟
- آیا ۸۰٪ عوامل حواسپرتی شما از ۲۰٪ منابع ناشی میشوند؟
- آیا ۲۰٪ وظایف شما ۸۰٪ لذت کار شما را در بر دارند؟
- آیا ۸۰٪ مشکلات از ۲۰٪ پروژه‌ها ناشی میشوند؟
- آیا ۸۰٪ مشتریان فقط از ۲۰٪ ویژگی‌های نرم‌افزار استفاده میکنند؟
- آیا ۲۰٪ از مشتریان ۸۰٪ شکایات را ثبت میکنند؟
۹. کارهایتان را دستهبندی کنید (Batching)
دستهبندی در واقع گروه‌بندی کارهای خاص مشابه و انجام آنها با یکدیگر است. ایده‌ی اصلی این است که کمتر و برای مدت بیشتری روی وظایفتان تمرکز کنید.
هنگامی که تمام ایمیل‌های خود را یک‌جا پردازش می‌کنید یا در طی یک روز برای کل یک هفته غذا می‌پزید، در حال دستهبندی هستید.
این تکنیک مدیریت زمان به شما امکان میدهد که در بسیاری از وظایفتان به طور مؤثر و کارآمد عمل کنید؛ به این ترتیب، جریان (Flow) را گم نخواهید کرد، زیرا تمام این فعالیتها مسیرهای ذهنی مشابهی را می‌طلبند.
دستهبندی مغزتان را وادار میکند که همزمان روی یک نوع کار متمرکز شود؛ به این ترتیب، میزان سرعت و به‌هم‌ریختگی را کاهش میدهد و تمرکز را نیز بهبود می‌بخشد.
برای کشف اینکه کدام کارها را باید با هم انجام دهید، تمام فعالیتهای روز و هفتهی خود را یادداشت کنید. می‌توانید آن‌هایی را که مسیرهای فکری مشابهی را طی میکنند، با هم دستهبندی کنید. بهتر است این روش را امتحان کنید. در صورت لزوم می‌توانید از نو شروع کنید.
در ادامه‌ی مطلب، کارهایی وجود دارند که می‌توانید آنها را با هم دستهبندی کنید:
- تمام پست‌های وبلاگ خود را برای هفتهی آینده، در یک جلسه مشخص کنید؛
- پردازش کلیه‌ی ایمیل‌های ارتباطی، اسلک (Slack) و تماس‌های تلفنی؛
- به‌روزرسانی همزمان کاربرگ‌های مرتبط؛
- تمام کارهای خود را، از جمله خرید مواد غذایی، خشک‌شویی، اداره‌ی پست، یک‌جا انجام دهید؛
- برای پردازش سریع دسته‌ها، با استفاده از تکنیک پومودورو برای مدت‌زمان مشخصی روی کارهای مشابه کار کنید.
۱۰. کارها را به طور خودکار پیش ببرید
آیا لازم است هر روز (هفته) بارها و بارها کارهای همیشگی را انجام دهید؟ اگر آنها را به طور خودکار انجام ندهید، وقت ارزش‌مندی را تلف می‌کنید، یعنی زمانی معادل هزاران ساعت در سال.
قراردادن برخی از کارهای روزمره روی سیستم کنترل خودکار (Autopilot) رمز کار هوش‌مندانه‌ای است. خبر خوب این است که می‌توانید از زمانهای اضافی برای انجام کارهای وقت‌گیر یا حتی برای استراحت کردن استفاده کنید.
در ادامه، کارهایی وجود دارند که می‌توانید آنها را با استفاده از سیستم کنترل خودکار، در زمانی کمتر از ۱۰ دقیقه انجام دهید:
- برای ایمیل‌هایی که پیوسته می‌نویسید، پاسخ‌های ازپیش‌تعیین‌شده‌ای (canned responses in Gmail) را در (Gmail) آماده کنید؛
- یادآوری‌ها را در تقویم (Google) تنظیم کنید تا هرگز چیزی را فراموش نکنید؛
- نوشتار خود را با استفاده از (Grammarly) تصحیح کنید؛
- برای برنامهریزی و خودکارسازی پست‌هایتان در شبکه‌های اجتماعی، از (Buffer) استفاده کنید؛
- از (LastPass) برای پر کردن فرم‌های آنلاین و ذخیره‌ی تمام گذرواژه‌های خود در یک جا استفاده کنید؛
- برای کارهایی که باید هر هفته یا هر ماه آنها را انجام دهید، الگوهای صفحهی گسترده‌ای را ایجاد کنید.
۱۱. هر روز برنامهریزی کنید
یکی از بهترین راه‌ها برای بهبود مدیریت زمان، برنامهریزی برای استفاده از آن است. برنامه ریزی روزانه اصولی از هرج‌ومرج جلوگیری میکند و به روز شما جهت میدهد. با برنامهریزی زمان خود، برای رویارویی با چالش‌های احتمالی آماده خواهید بود؛ به این ترتیب، دیگر جایی برای تعویق باقی نمی‌ماند و سریع‌تر و مفیدتر از هر زمان دیگری فعالیت خواهید کرد.
چه زمانی باید روز خود را برنامهریزی کنید؟ شما ۲ گزینه پیش‌رو دارید؛ شبِ قبل یا اول صبح. دقایقی را به نوشتن تمام کارهایی اختصاص دهید که باید آنها را انجام دهید.
چه چیزهایی باید به لیست انجام کار شما اضافه شوند؟ وظایفی که به شما کمک میکنند که به سمت اهداف شغلی و شخصی خود حرکت کنید.
۱۲. از نبایدها لیستی تهیه کنید
در ریاضیات، روش حل مسئله‌ای وجود دارد که به آن انعکاس (Inversion) می‌گویند. شما با نتیجه شروع می‌کنید و برای محاسبه‌ی علت کار، در جهت عکس کار می‌کنید. انعکاس ابزاری قدرت‌مند است و شما را وادار میکند که باورهای پنهان را درمورد مشکلی که می‌خواهید حل شود، کشف کنید.
باید به این فکر کنید که به جای به حداکثر رساندن نکات منفی، چگونه آنها را به حداقل برسانید. در واقع، شما می‌خواهید بهره‌وری را بهبود ببخشید.
اگر به جلو فکر کنید، تمام کارهایی را که می‌توانید انجام دهید، برای داشتن بازده بیشتر لیست می‌کنید، اما با برعکس کردن مسئله، به کارهایی فکر می‌کنید که بهره‌وری را کاهش میدهند.
با نوشتن تمام عاداتی که قصد دارید ترکشان کنید و فعالیت‌هایی که می‌خواهید آنها را از زندگی خود حذف کنید، لیستتان را تهیه کنید. یک روز کاری معمول خود را، شامل جلسات طولانی با افرادی که دوست ندارید و کارهای تکراری خسته‌کننده، تجسم کنید و از آنجا کار را شروع کنید.
با تمام عاداتی که می‌خواهید از زندگی خود حذف کنید، لیست نبایدهایتان را تنظیم کنید و از آن به عنوان راهنمای آنچه در زندگی خود ممنوع کرده‌اید، استفاده کنید.
در ادامه مثال‌هایی را بیان کرده‌ایم:
- رسیدگی به ایمیل را به عنوان اولین کار صبح یا آخرین فعالیت شب قرار ندهید؛
- لغو جلسات صبحگاهی؛
- تا زمانی که به طور ۱۰۰٪ از تحویل بهموقع کاری اطمینان ندارید، برای انجام دادن آن قول ندهید؛
- بعدازظهر قهوه نخورید؛
- با جلسات و تماس‌هایی که برنامهریزی یا پایان مشخصی ندارند، موافقت نکنید؛
- انعکاس کار ساده‌ای است، زیرا در واقع کارهایی که انجامشان نمی‌دهید، تعیین میکنند که چه کاری را «می‌توانید» انجام دهید.
مردم فکر میکنند تمرکز یعنی بله گفتن به چیزی که باید روی آن تمرکز کنند، اما اصلا به آن معنا نیست، بلکه به معنی نه گفتن به صد ایده‌ی خوب دیگر است. نوآوری همان نه گفتن به هزار چیز است.
استیو جابز (Steven Paul Jobs)
۱۳. محدودیت‌های زمانی را تنظیم کنید
هنگامی که تصمیم می‌گیرید زمان مشخصی را برای انجام کار خاصی صرف کنید، بازده بیشتری خواهید داشت؛ به همین دلیل، ضربالاجل تعیین می‌کنیم.
در قانون پارکینسون آمده‌است که «کار به گونه‌ای گسترش می‌یابد که زمان لازم برای تکمیل آن را پر کند».
بنابراین، اگر مدت‌زمان انجام کاری را کاهش دهید، ذهنتان را وادار می‌کنید که متمرکز شود و آن کار را تکمیل کند. حتی در صورت ضرورت نداشتن نیز برای اتمام کارها مهلت تعیین کنید و ذهنتان را به تمرکز وادار کنید.
در اینجا به مثالی اشاره کرده‌ایم:
شما باید ایمیلی را مرور کنید و به آن پاسخ دهید؛ کاری که به طور معمول حدود ۲۰ دقیقه طول می‌کشد. اکنون، زمان را به ۱۰ دقیقه کاهش دهید. یک تایمر شمارش معکوس تنظیم کنید و تا جایی که می‌توانید، برای به اتمام رساندن آن تلاش کنید. تایمر احساس فوریت ایجاد میکند و شما را به سمت افزایش تمرکز و کارایی بیشتر سوق میدهد.
از ضرب‌الاجل‌ها و محدودیت‌های زمانی به نفع خودتان استفاده کنید. حتی وقتی به تعیین کردن چنین مهلتی احتیاج ندارید، این کار را انجام دهید، چراکه ذهنتان آن را تصدیق خواهد کرد. دانستن اینکه فقط ۱ ساعت برای تکمیل گزارشتان فرصت دارید، این اطمینان را میدهد که ۲۰ دقیقه از زمانتان را در شبکه‌های اجتماعی هدر نمی‌دهید.
به‌کمک تست‌های خودشناسی، توانایی‌ها و استعدادهایتان را بشناسید.
با چه روش‌هایی زمان را مدیریت کنیم؟
گرفتار شدن در مشغله‌های کاری آنقدر آسان است که گاهی فراموش می‌کنیم از حرفه‌ای که به آن مشغولیم، لذت ببریم. هدف نهایی کار «لذت بردن» است. شما دوست دارید زمان زیادی را برای انجام کارهایی صرف کنید که از آنها بیشتر لذت می‌برید.
کار شما می‌تواند سرگرم‌کننده باشد و همین درست است! در واقع، سرگرمی است که انگیزه، اشتیاق، خلاقیت و بهره‌وری را هدایت میکند. تا زمانی که از شغلتان وحشت داشته‌باشید، هیچ‌یک از روش‌های مدیریت زمان نمیتواند به شما کمک کند.
برخی از بهترین تکنیک‌های مدیریت زمان بسیار ساده و کارآمد هستند. سایر روش‌ها کمی پیچیده‌تر هستند، اما شما به‌راحتی می‌توانید همه‌ی آنها را در زندگی روزمره‌ی خود اِعمال کنید. همواره به یاد داشته‌باشید که افراد با یکدیگر تفاوت دارند.
این‌ها تکنیک‌های مدیریت زمان هستند که برای من بسیار مفید بوده‌اند، اما ممکن است برای شما سودمند نباشند. مواردی را که به کارتان می‌‌آیند برگزینید و تلاش کنید تا تکنیک‌های مخصوص به خودتان را طراحی کنید؛ همچنین، به طور دائم عملکردتان را ارزیابی کنید و به چگونگی بهبود مهارت‌های مدیریت زمان خود بیندیشید.
چه کارهایی برای اجرای بهتر روش‌های مدیریت زمان باید انجام دهیم؟
در ادامه به‌عنوان جمع‌بندی، به نکات کاربردی برای به‌کارگیری مؤثر روش‌های مدیریت زمان اشاره می‌کنیم.
۱. وقتشناس و منضبط باشید
بیش از حد مرخصی نگیرید. وقت‌شناسی برای داشتن مدیریت زمان مؤثر، بسیار مهم است. در مکان‌های مختلف بیهوده نچرخید. از ترک‌کردن مکرر محل کار، به‌جز در موارد ضروری خودداری کنید. این را به یک عادت برای خود تبدیل کنید که به‌وقت به دفتر کارتان برسید.
۲. قبل از شروع کار خود، برنامه کاری تهیه کنید
تهیه برنامه و برنامهریزی، یکی از راه‌های مدیریت زمان برای حرفه‌ای‌ها است. کارهایی را که باید در روز انجام دهید، یادداشت کنید و بازه‌های زمانی خاصی را با توجه به اهمیت آنها، برایشان درنظر بگیرید. ابتدا باید کارهای اضطراری را انجام دهید و بعد به سراغ کارهایی بروید که اولویت پایینی دارند. وظایف انجام‌شده را تیک بزنید؛ این کار حس خوبی را به شما منتقل میکند.
فقط به‌خاطر اینکه باید کار کنید، کار نکنید. اولین کاری که هر کارمندی هنگام صبح باید انجام دهد، این است که تمام کارهایی را که باید در روز انجام دهد، مقابل بازه زمانی اختصاص‌داده‌شده به آنها یادداشت کند.
تهیه یک برنامه کاری درست در ابتدای روز، همیشه به شما کمک میکند تا در محل کارتان مسیر جریان کارها و اولویتهای کاری خود را بشناسید. لیست «کارهایی که باید انجام شوند»، به شما انگیزه میدهد تا کارهایتان را پیش ببرید. مطمئن شوید که وظایفتان را در مهلت‌های تعیین‌شده به پایان می‌رسانید.
۳. برای تماس‌های شخصی خود، زمانی را در نظر بگیرید
به شبکه‌های اجتماعی سر بزنید و با دوستان خود گفت‌وگو کنید و پست‌های جدیدی را بگذارید و برای آخر هفته خود، بلیط سینما رزرو کنید.
۴. خودتان را مدیریت کنید
مهم‌ترین گام مدیریت زمان برای حرفه‌ای ها خودمدیریتی است. محل کارتان باید تمیز و مرتب باشد. پرونده‌ها و اسناد مهم باید در مکان‌های مناسبی نگهداری شوند. هیچ پوشه و کاغذی روی میزتان نگذارید و هرچیزی را که نیاز ندارید، دور بیندازید. هرگز کارهای خود را روی کاغذ یادداشت نکنید، زیرا قطعا پس از مدتی مچاله یا گم خواهند شد. وسایل شخصی را در جای مناسب و کنار یکدیگر بگذارید.
۵. دسکتاپ خود را شلوغ نکنید
پوشه‌های جداگانه‌ای برای برنامه‌ها و فایل‌های مختلف داشته باشید. هر فایل و برنامه‌ای را که نیاز ندارید، حذف کنید. ایمیل‌های خود را بهخوبی مدیریت کنید.
۶. از دفترچه یا نرم‌افزار برنامهریزی استفاده کنید
داشتن تقویم رومیزی، به شما این امکان را میدهد که تاریخ‌ها و جلسات مهم را فراموش نکنید. از نوشتن روی تکه کاغذهای پراکنده خودداری کنید؛ در این صورت هرگز وقتی به چیزی نیاز دارید، پیدایش نخواهید کرد. استفاده از یک دفتر برنامهریزی به شما کمک میکند تا کارها را منظم‌تر انجام دهید.
۷. برای جلسات که خارج از دفتر، کمی زودتر آماده شوید
ترافیک، تغییر مسیر و سایر شرایط غیرقابل‌اجتناب را در نظر بگیرید.
۸. کارهایتان را اولویتبندی کنید
کارها را فقط برای اینکه تمام شوند، انجام ندهید. کاری را قبول نکنید که می‌دانید برایتان دشوار است که در بازه زمانی مشخصی آن را انجام دهید. وقتی محترمانه «نه» بگویید، اعتبار شما حفظ میشود.
۹. هدفگذاری کنید
بهترین روش برای سنجش عملکرد و پایبند بودن به انجام کارها، هدف گذاری است. البته باید این هدفگذاری منطقی و واقع‌گرایانه باشد. این که تصمیم داشته باشید که بی‌وقفه دوازده ساعت را به کار و فعالیت اختصاص دهید، منطقی به نظر نمی‌رسد. به یاد داشته باشید که انجام کارها در زمانهای کوتاه‌تر اثربخشی بیشتری نسبت به انجام کارهای طولانی و بی‌وقفه دارند.
اگر اهداف واقعی محسوب نمی‌شوند یا در بازه زمانی اختصاص‌یافته، دست‌یافتنی نیستند حتما با رئیستان در این باره صحبت کنید. همیشه بهتر است که در مراحل اولیه، درمورد مسائل بحث کنید تا اینکه بعدا پشیمان شوید و خود را در معرض سرزنش دیگران قرار دهید. فقط آن زمان که مطمئن شدید وظایف عملی هستند، آنها را بپذیرید.
۱۰. در محیط کار، وقت خود را به بطالت نگذرانید
شرکت برای بازی‌کردن به شما پول نمی‌دهد. فقط برای حقوق و دستمزد کار نکنید و رضایت رئیس خود را به دست آورید. بدون توجه به دیگران فعالیت کنید و انگیزه درونی داشته باشید.
۱۱. در محل کار، از تماس‌های شخصی طولانی‌مدت بپرهیزید
به یاد داشته باشید که اگر کارتان را به‌وقت تمام کنید، برای دوستان و خانواده خود وقت کافی خواهید داشت. برای موفقیت طولانی‌مدت، تعادل بین کار و زندگی ضروری است.
۱۲. مدیریت وقفه داشته باشید
اگر انجام کاری در حال حاضر اولویت زیادی برای شما دارد و تحت فشار زمانی هستید، پیشنهاد میشود قبل از انجام هر کاری موبایل خود را خاموش کنید. در صورتی که ایمیل یا شبکه‌های اجتماعی خود را چک می‌کنید، هرچه زودتر صفحه‌های آنها را ببندید.
در واقع مدیریت وقفه کنید. یعنی هر آنچه که باعث حواسپرتی شما میشود را کنار بگذارید. البته این کار تا زمانی خواهد بود که کار خود را به پایان برسانید. بعد از انجام کار حتی توصیه میشود که مدت زمانی را برای چک کردن ایمیل و یا صحبت با دوستان خود اختصاص دهید.
۱۳. کارها را تقسیم بندی کنید
اگر شروع کار برای شما دشوار به نظر می‌رسد و معمولا با آن مشکل دارید، بهتر است وظایف خود را به قسمت‌های کوچک‌تر و عملیاتی تقسیم‌بندی کنید. این برنامهریزی به شما کمک میکند که راحت‌تر و به صورت یک به یک کارها را به پایان برسانید.
اگر در مورد انجام این کار نیز تردید دارید، هر آن چه که باید در طول یک روز یا برای یک مدت انجام دهید را بنویسید و با اولویت بندی کارتان را شروع کنید. می‌توانید برای بهره‌وری بیشتر و مدیریت وظایف از نرم افزار (Toggl) استفاده کنید.
۱۴. جدول زمانی طراحی کنید
هر هفته برای انجام کارهای خود جدول زمانی طراحی کنید. در این جدول اولویت کارهای هفته آینده و کارهای عقب افتاده را مشخص کنید. سعی کنید هیچ گاه کاری را نیمه کاره، رها نکنید.
اگر جدول زمانی داشته باشید، کنترل شما روی کارها بیشتر می شود و بهتر می‌توانید قول و تعهد به دیگران را مدیریت کنید و از شرایط استرس زا نیز تا حدودی دور شوید.
۱۵. لیست کارهای روزانه تهیه کنید
برای انجام وظایف روزانه نیز لیستی از کارها را از قبل مشخص کنید. می‌توانید شب قبل یا صبح آن روز این لیست را برای خودتان به صورت مختصر بنویسید. اگر حوصله این کار را ندارید، از نرم افزار‌های لیست کارهای روزانه یا به اصطلاح (To Do) استفاده کنید. وقتی نوبت به تیک زدن کارهای تمام شده می‌رسد، حس رضایت به شما دست خواهد داد.
۱۶. سطح انرژی خود را حفظ کنید
انجام یک سری نکته های ساده باعث میشود که بتوانید سطح انرژی خودتان را کنترل کنید. برای مثال در حین انجام وظایف، نوشیدن یک لیوان آب یا یک فنجان چای به نو شدن انرژی شما کمک میکند. می‌توانید هر ۴۵ تا یک ساعت نیز کمی قدم بزنید و با تنفس عمیق اکسیژن بیشتری به بدن خود برسانید.
به خاطر داشته باشید، از خوردن تنقلات و نوشیدنی‌هایی که قند زیادی مانند نوشابه دارند، خودداری کنید و به جای آن از میوه استفاده کنید، زیرا برخلاف تنقلات که سطح انرژی بدن را بالا و پایین میکنند، قند میوه‌ها طبیعی بوده و به تدریج در بدن شما سوخت میشود، در نتیجه سطح انرژی شما مدت زمان بیشتری حفظ خواهد شد.
به‌کمک تست‌های خودشناسی، توانایی‌ها و استعدادهایتان را بشناسید.
۱۷. انگیزه خود را حفظ کنید
با نوشتن جمله‌های الهام‌بخش و یا استفاده از تصاویری که به شما انگیزه بیشتری میدهد، می‌توانید تمرکز بر کارتان را نیز افزایش دهید.
به عنوان مثال وقتی تصمیم گرفته اید هدفی را دنبال کنید، مرور این جمله‌ها و تصاویر با یادآوری هدف به شما کمک میکنند که هدف خود را با انگیزه بیشتری دنبال کنید. همچنین سعی کنید سبک انگیزشی غالب خود را شناسایی کنید.
۱۸. زمانی را به استراحت و آرامش اختصاص دهید
اگر می‌خواهید زمان خود را به طور مناسب مدیریت کنید، زمانی را نیز برای استراحت و آرامش اختصاص دهید. سعی کنید خواب روزانه خود را حفظ کنید (بهطور معمول ۸ ساعت) و استراحت کافی داشته باشید. اگر استرس زیادی دارید، از تکنیک قدرت تصور و خیال استفاده کنید.
۱۹. قانون نیم ساعت را فراموش نکنید
زمانی که یکی از وظایف سنگین و پرفشار خود را به اتمام رساندید، بهتر است نیم ساعتی را برای صحبت با دوستان، یا تفریح مورد علاقه خود، مانند خبرخوانی یا تماشای کلیپ اختصاص دهید. دقت کنید که این به معنای از دست دادن زمان نیست، زیرا مقدار مناسب و کنترل شده تفریح به احیای انرژی و انگیزه شما کمک میکند.
۲۰. ترسی از نه گفتن و جواب منفی نداشته باشید
این که بتوانید همزمان با انجام کار با دوستان خود نیز بیرون بروید و تفریح داشته باشید، بسیار آرمانی به نظر می‌رسد. بنابراین در صورتی که اولویت کار شما به گونه‌ای است که باید هر چه زودتر کار را تحویل دهید، بهتر است منطقی رفتار کنید و اولویت را حفظ کنید.
در این صورت وقتی به شما پیشنهاد کار اضافی و یا حتی دعوت برای شام و... میشود، با احترام و به صورت مودبانه این درخواست را رد کنید و قول زمان دیگری را بدهید، بنابراین لازم است شما هنر نه گفتن را بیاموزید.
۲۱. سیاست‌مدار باشید
این ویژگی به‌عنوان یکی از روش‌های مدیریت زمان به این معناست که هر چیزی را قبول نکنید؛ نه گفتن محترمانه، اعتبار شما را حفظ میکند. در پذیرش وظایف، تخصص و پیشینه کاری خود را در نظر بگیرید تا کارها را با اشتیاق بیشتری انجام دهید و آنها را بهموقع به پایان برسانید.
۲۲. با تمرکز بالا کار کنید
در کارتان بکوشید تا تماس‌های شخصی طولانی نداشته باشید. کارها را تکمیل کنید، سپس در زمان تعیین‌شده محل کار خود را ترک کنید. برای دورهمی‌های دوستانه و حضور در شبکه‌های اجتماعی به‌اندازه کافی وقت خواهید داشت. کارمند حرفه‌ای، وقت خود را در محل کار با بازی‌کردن هدر نمی‌دهد.
۲۳. منطقی باشید
بیش از ظرفیت خود کار نکنید. هیچ فردی نمیتواند کل روز کار کند. در برنامه روزانه، زمانی را به صحبت‌کردن با همکارانتان اختصاص دهید.
۲۴. ساختاریافته عمل کنید
محل کار باید تمیز و مرتب باشد. مرتب‌بودن پرونده‌های مهم، به شما کمک میکند تا زمانی که به آنها نیاز دارید، در دسترستان قرار داشته باشند و کمتر وقت خود را برای پیدا کردنشان هدر دهید.
خود را عادت دهید تا از دفترچه یا نرم‌افزاری برای برنامهریزی استفاده کنید و از قبل برنامه‌های خود را در آن یادداشت کنید. هرگز کارهای خود را روی کاغذ یادداشت نکنید و همیشه دفترچه یادداشت و خودکاری را همراه خود داشته باشید.
۲۵. از زمان انتظار استفاده کنید
گاهی در اتاق‌های انتظار، در صف خرید، یا در ترافیک زمانهای سوخته‌ای داریم که می‌توانیم از آنها استفاده کنیم؛ می‌توانید کارهایی پیدا کنید که در این زمان‌ها انجام دهید مثلا کتاب بخوانید. این نکته یکی از موثرترین راه‌های مدیریت زمان است.
۲۶. از زمان استفاده از تلویزیون و اینترنت آگاه باشید
یکی از بزرگترین عوامل کاهش بازدهی، میزان زمان تماشای تلویزیون، بازی‌های کامپیوتری و استفاده از اینترنت است. به ساعات این فعالیتها توجه کنید زیرا آگاهی از این زمان‌ها باعث میشود تلاش کنید زمان کمتری برای این فعالیتها اختصاص دهید.
۲۷. فقط در ساعت ناهار، غذا بخورید
غذاخوردن هنگام کار، نه‌تنها شما را خواب‌آلود میکند، بلکه پیوستگی کارها را نیز از بین می‌برد.
۲۸. کارها را تا روز آخر به تعویق نیندازید
مسائلی را که به تأیید مدیران نیاز دارند، بلافاصله با آنها مطرح کنید. امور را نادیده نگیرید، در غیر این صورت، دیر یا زود برای شما مشکلاتی ایجاد خواهند کرد.
۲۹. بحث درمورد کار با همکاران هیچ ضرری ندارد
نمی‌توانید تقریبا همه کارها را به‌تنهایی انجام دهید. روش درست این است که کارها را بین اعضای تیم خود تقسیم کنید، نه اینکه مسئولیت‌های خود را بیش از حد سنگین کنید. افراد باید بار کاری خود را با دیگران تقسیم کنند تا بتوانند وظایف خود را در چارچوب زمانی تعیین‌شده انجام دهند. از قابلیت‌های خود آگاه باشید.
۳۰. به سازمان خود وفادار باشید
فقط هنگامی که مافوقتان حضور دارد، کار نکنید. به یاد داشته باشید که برای کاری که انجام می‌دهید، دستمزد دریافت می‌کنید. به‌جای پرسه‌زدن و سرک‌کشیدن در کار دیگران، روی کار خودتان متمرکز شوید. با بازی‌های کامپیوتری و یا کنجکاوی برای اینکه متوجه شوید که همکارتان چه کار میکند، وقت خود را تلف نکنید.
امیدواریم با رعایت نکات ذکر شد درباره مدیریت زمان برای حرفه‌ای‌ها، این مهارت را در خودتان تقویت کنید و در این امر مهم، موفق شوید.
۳۱. تمرکز کنید
واضح است که همه افراد برای مدیریت زمانشان، باید درست تمرکز کنند؛ چرا که نداشتن تمرکز، بهطور مستقیم روی برنامه‌‌ریزی‌ها و در نهایت مدیریت زمان تأثیر منفی خواهد داشت.
۳۲. کمک بگیرید
برای مدیریت زمان به بهترین شکل از برنامه‌ریزان، سازمان‌دهندگان و تقویم‌ها کمک بگیرید. می‌توانید یادآوری‌ها را بر تلفن یا کامپیوتر شخصی خود نیز تنظیم کنید.
چگونه در دنیای پرمشغله امروز زمان را مدیریت کنیم؟
به نظر می‌رسد این روزها اکثر ما سرمان شلوغ است، مشغله‌های زیادی داشته و همیشه وقت کافی نداریم. اما آیا این مسئله باعث پیشرفت و بهبود زندگی ما میشود؟ مسلما نه.
آمارها نشان میدهند ۷۵٪ والدین آنقدر سرشان شلوغ است که زمان کافی برای وقت گذراندن با فرزندانشان را ندارند. همچنین ۳۳٪ مردم آمریکا استرس شدید روزانه دارند و تقریبا ۵۰٪ آنها شب‌ها به دلیل استرس نمی‌توانند بخوابند. همه‌ی این مسائل به دلیل نداشتن وقت کافی است.
جاشوا بِکر (Joshua Becker) یکی از نویسندگان موفقی که توانسته به درستی زمان را مدیریت کند، می‌گوید همه‌ی ما می‌توانیم با راهکارهایی زمان را مدیریت کرده و وقت کافی برای کارهایمان داشته باشیم. از نظر بِکر خودمان پرمشغله بودن را انتخاب می کنیم؛ ما تصمیم می‌گیریم که کارهای زیادی برای انجام داشته و زمان کافی نداشته باشیم؛ کسی ما را مجبور به انتخاب این سبک زندگی نمی‌کند بلکه این تصمیم ما است.
اولین و مهم‌ترین قدم برای مدیریت زمان این است که بدانیم خودمان برنامهی زندگی‌مان را تعیین می‌کنیم. پس مجبور نیستیم سبک زندگی انتخاب کنیم که در آن وقت کافی نداشته باشیم.
بکر هیچ‌گاه پرمشغله بودن را مزیت نمی‌داند. او می‌گوید: «وقت کافی نداشتن نشانه‌ی افتخار نیست؛ در واقع این مسئله پتانسیل واقعی ما را محدود میکند.» پس این جمله را با خود تکرار کنید: خیلی خوبه سرم شلوغ نباشه.
از سوی دیگر بکر برای استراحت برنامهریزی کرده و می‌گوید یکی از دلایلی که بسیاری از ما همیشه سرمان شلوغ است این است که ارزش استراحت کردن را نمی‌دانیم، اما استراحت برای جسم، ذهن و روح ما مفید است. او یک روز در هفته برای استراحت و با خانواده بودن اختصاص داده و آن را در تقویمش یادداشت کرده و به هر قیمتی به آن عمل میکند.
بکر، اولویت‌هایش در زندگی را می‌شناسد و آنها را مشخص و دنبال میکند. او می‌گوید یکبار دیگر چیزهایی را که در زندگی برایتان مهم است تعیین کرده و زمان خود را برای انجام آنها برنامهریزی کنید. پرمشغله بودن باعث میشود اولویت‌هایتان را در زندگی فراموش کنید.
مایملک ما بیش از آنچه فکر می‌کنیم از ما زمان و انرژی می‌گیرند زیرا باید وقت کافی برای نگهداری و مراقبت از آنها داشته باشیم. بکر می‌گوید هرچه تعداد وسایل و چیزهایی که داریم بیشتر باشد زمان بیشتری برای نگهداری نیاز دارند. در نتیجه اگر وسایل کمتری داشته زمان بیشتری خواهید داشت.
بکر صبح‌ها قبل از شروع کار روزانه، زمانی را آرام در جایی نشسته یا مدیتیشن و یوگا انجام میدهد. او در طول روز بین پروژه های کاری زمانی برای استراحت اختصاص میدهد و توصیه میکند در روزهای پرمشغله لحظاتی کوتاه و جایی آرام برای دور شدن از کار پیدا کنید.
بکر می‌داند چه زمانی "نه" بگوید و ارزش کلمه "نه" را می‌داند. او این جمله سِنکا (Seneca) را همیشه به یاد دارد «اگر فردی سرگرم کارهای زیادی باشد، هیچ کاری را نمیتواند با موفقیت انجام دهد.» او می‌گوید یاد بگیرید به کارهای کوچک و بی‌اهمیت "نه" بگویید زیرا با این کار زمان بیشتری برای انجام کارهای مهم‌تر خواهید داشت و به درستی مدیریت زمان کرده‌اید.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
منبع:
managementstudyguide.com
indeed.com
freshbooks.com
dansilvestre.com
شما این جلسه از دوره مهارت‌های نرم را مطالعه کرده‌اید.
برای ثبت این جلسه و مطالعه کامل دوره، وارد شوید.
دیدگاه