ماتریس آیزنهاور؛ ابزاری مناسب برای اولویت‌بندی و مدیریت زمان
ماتریس آیزنهاور پاسخی به تمام مشکلات و مسائلی است که به علت اولویت‌بندی نامناسب در کارها رخ می‌دهند. شما از طریق قواعد ماتریس آیزنهاورمی‌توانید قوانین مربوط به برنامه‌ریزی، اولویت‌بندی، تفویض و مدیریت زمان در کارها را بیاموزید و برای رسیدن به اهداف خود و استفاده بهتر از زمان، از آن استفاده کنید.
با خواندن این مطلب می‌توانید زمان را با استفاده از ماتریس ایزنهاور به‌خوبی مدیریت کرده و کارهای روزانه‌ی خود را سازماندهی کنید.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
بنیان‌گذار نظریه ماتریس آیزنهاور
ماتریس آیزنهاور به احترام بنیان‌گذارش یعنی دوایت دیوید آیزنهاور(Dwight David Eisenhower)، این نام را گرفته است. او یک ژنرال در ارتش آمریکا بود و همچنین به‌عنوان سی‌وچهارمین رئیس‌جمهور آمریکا از سال‌های ۱۹۵۳ تا ۱۹۶۱ در این کشور خدمت کرد. او در جنگ جهانی دوم یک ژنرال ۵ ستاره ارتش آمریکا بود و به‌عنوان فرمانده ارشد ارتش، استراتژی‌های جنگ را برای نفوذ به اروپا طراحی کرد.
دوایت باید دائما روی مسائل مختلفی تمرکز می‌کرد و هر روز وظایف و کارهای زیادی را انجام می‌داد. این باعث شد تا او در نهایت روش مشهور آیزنهاور را پایه‌گذاری کند. ماتریس تصمیم گیری آیزنهاور تا امروز نیز مورد استفاده قرار می‌گیرد و یکی از بهترین روش‌ها برای سازماندهی کارها و اولویت‌بندی آن‌ها است.
دسته‌بندی‌های ماتریس آیزنهاور
ماتریس آیزنهاور که گاهی به آن جعبه آیزنهاور یا ماتریس تصمیم گیری آیزنهاور هم می‌گویند، یک روش راحت و بسیار مؤثر برای اولویت‌بندی و مدیریت وظایف و زمان شما است.
ماتریس ایزنهاور سیستم به شما کمک می‌کند که تمام فعالیت‌های خود را به ۴ سطح اولویتی، تقسیم‌بندی کنید. یکی از آن‌ها (به نام غیرمهم/غیرفوری) در همان ابتدای کار، حذف می‌شود. بنابراین در واقع با کارهایتان در ۳ سطح اولویتی که نیاز و ارزش زمان‌گذاشتن را دارند، روبه‌رو می‌شوید.
۱. وظایف مهم و فوری: این وظایف در ماتریس آیزنهاور بالاترین سطح اولویت را به خود اختصاص می‌دهند و تمرکز شما باید روی این دسته باشد تا بتوانید در اولین فرصت (معمولا توصیه می‌شود در همان روز) کارهای این دسته را به پایان برسانید.
۲. وظایف مهم ولی غیرفوری: این وظایف در ماتریس ایزنهاور، اهداف طولانی‌مدت هستند. یعنی اهمیت دارند ولی هنوز مهلت اتمام آن‌ها نزدیک نیست. شما باید بتوانید با مدیریت زمان، برای انجام آن‌ها در روزهای آتی برنامه ریزی کنید. همچنین بلافاصله بعد از انجام کارها در دسته‌بندی «انجام»، به کارهای این دسته رسیدگی کنید.
۳. وظایف غیرمهم ولی فوری: این‌ها وظایفی هستند که می‌توانید انجام آن‌ها را به فرد دیگری واگذار یا «تفویض» کنید. اگر لازم است که این وظایف به دست خودتان انجام شوند، در ماتریس ایزنهاور باید پس از انجام کارهای موجود در دسته‌بندی اول و دوم، به آن‌ها رسیدگی کنید.
۴. وظایف غیرمهم و غیرفوری: در ماتریس آیزنهاور وظایف این بخش در دسته‌بندی «حذف» قرار می‌گیرند، چون نباید آن‌ها را انجام دهید! این موضوع ممکن است با توجه به درک افراد از ضرورت و اهمیت وظایف، برای هر شخصی متفاوت باشد. اما به‌طور کلی، انجام این کارها هیچ فایده و ضرورتی ندارد و اتلاف وقت محسوب می‌شود.
در ادامه به دسته‌بندی‌های ماتریس تصمیم گیری آیزنهاور می‌پردازیم:
دسته‌بندی «انجام» در ماتریس آیزنهاور
ما این دسته‌بندی را در ماتریس آیزنهاور «انجام» می‌نامیم چون ضرورت و اولویت دارند و باید همان روز به پایان برسند و گاهی حتی فردا هم برای انجامشان دیر است. اگر وظایف این دسته‌بندی انجام نشوند، عواقب ناخوشایندی در انتظارتان خواهد بود. برای مثال، کارهایی که در این دسته‌بندی قرار می‌گیرند شامل مشکلات فوری و ضروری، بحران‌ها یا کارهایی که مهلت پایانی انجام آن‌ها رسیده است، می‌شوند.
این وظایف در ماتریس آیزنهاور، معمولا انرژی و زمان زیادی را در طی روز از شما می‌گیرند. جالب است بدانید که افراد معمولا به همین دلیل، دوست ندارند انجام این وظایف را شروع کنند.
شما باید از قاعده «قورباغه‌ات را قورت بده» مارک تواین برای انجام چنین وظایفی استفاده کنید. این روش واقعا کار می‌کند. چون مردم معمولا وقتی سخت‌ترین کار روز خود را به پایان می‌رسانند، از انجام وظایف بعدی، احساس آرامش و رضایت بیشتری دارند. این روش برای ساختن شخصیتی قوی و منظم و در نتیجه، افزایش اعتماد به نفس، مؤثر است. وقتی سخت‌ترین کار خود را زودتر از بقیه به پایان می‌رسانید، به‌صورت ناخودآگاه احترام بیشتری برای خود قائل خواهید شد.
وظایف دسته‌بندی «انجام» در ماتریس آیزنهاور از همه سخت‌تر و ضروری‌تر هستند، پس روزتان را با آن‌ها شروع کنید و خواهید دید که در طی روز چقدر بیشتر احساس آرامش و راحتی دارید.
یک روش عالی برای اطمینان از انجام کارها، استفاده از تکنیک پومودورو است که به شما کمک می کند تا کارها را با بازدهی بیشتری به‌طور متمرکز انجام دهید.
در ماتریس تصمیم گیری آیزنهاور باید محلی را به نوشتن کارهای دسته‌بندی «انجام» اختصاص دهید. مثلا آن‌ها را به دیوار بچسبانید یا در دفتر خود بنویسید. این کار را به یک عادت تبدیل کنید تا بتوانید تأثیر بلندمدت آن را نیز ببینید. بسیار از افراد از یک پلنر یا دفتر برنامه‌ریزی استفاده می‌کنند تا در جای مشخصی وظایف روزانه، هفتگی و ماهانه خود را بنویسند. با استفاده از پلنر می‌توان وظایف ضروری را به گام‌های کوچک‌تر تقسیم کرد و با یک برنامه‌ریزی صحیح، این وظایف را به پایان رساند.
دسته‌بندی «تصمیم‌گیری» در ماتریس آیزنهاور
دسته‌بندی دوم ماتریس آیزنهاور ، «تصمیم گیری» نام دارد. این وظایف مهم‌اند ولی فوریت دسته‌بندی قبلی را ندارند. کسانی که مدیریت زمان مؤثری دارند، وظایف بسیار کمی را بدون تصمیم‌گیری به حال خود رها می‌کنند؛ به همین دلیل، رسیدگی به این دسته‌بندی در مدیریت زمان، اهمیت بالایی دارد. در این بخش، می‌توانید کارهای بسیار ضروری را از کارهایی که می‌توانید با برنامه‌ریزی طی روزهای آینده انجام دهید، جدا کنید. با این روش استرس شما به‌طور قابل‌توجهی کم می‌شود. فقط به‌خاطر داشته باشید که درماتریس تصمیم گیری آیزنهاور برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری برای کارها، واقع‌نگر باشید و از گرفتن تصمیمات هیجانی اجتناب کنید.
به یاد داشته باشید، این‌که کارهای این دسته‌بندی فوری نیست، به آن معنا نیست که نباید برای آن‌ها مهلت پایانی مناسبی تعیین کنید. هنگام تخمین‌زدن زمان پایانی کار، واقع‌بینانه تصمیم بگیرید.
دسته‌بندی «تفویض» در ماتریس آیزنهاور
سومین دسته‌بندی در ماتریس آیزنهاور، کارهای کم‌اهمیت‌تری هستند که فوریت بالایی هم دارند. این دسته‌بندی در کار تیمی و گروهی اهمیت زیادی دارد چون می‌توانید کارها را به شخص دیگری در تیم تفویض یا واگذار کنید.
در واقع این وظایف در ماتریس آیزنهاور، وظایفی هستند که باید خودتان انجام می‌دادید، اما محول کردن آن به یک متخصص دیگر، نشان از رشد فرهنگ کار تیمی در شرکت شما دارد. در این‌صورت می‌توانید تنها روی انجام کارهای ۲ دسته‌بندی اول تمرکز کنید.
به خاطر داشته باشید که وضعیت کار تفویض‌شده را از طریق تلفن، ایمیل یا جلسه پیگیری کنید. شما باید در جریان وضعیت پیش‌روی فرایند آن قرار بگیرید. تفویض‌کردن بدون پیگیری، ارزشی ندارد و با انجام ندادن کار برابری می‌کند. زیرا در نهایت این وظیفه شما بوده است و اگر کار به‌درستی انجام نشود، هیچ‌کس را نمی‌توان مسئول و مقصر دانست. با این روش، هیچ کسب‌وکاری نمی‌تواند پیشرفت کند.
دسته‌بندی «حذف» در ماتریس آیزنهاور
در ماتریس آیزنهاور، این دسته‌بندی «حذف» نام دارد؛ چون به شما می‌گوید وظایفی را که نه اهمیت دارند و نه فوریت، باید از لیست کارهای روزانه یا هفتگی خود کاملا حذف کنید.
اگر تاکنون این کارها را انجام می‌دادید، وقت خود را تلف می‌کردید و بهتر است هرگز دیگر آن را تکرار نکنید. کارهایی مثل بی‌هدف چرخیدن در اینترنت یا خواندن ایمیل‌های غیرضروری، از این دسته تلف‌کنندگانِ وقت هستند که در ماتریس آیزنهاور باید در دسته‌بندی «حذف» قرار بگیرند. می‌توانید از یک پلنر استفاده کنید و کارهایی را که نباید انجام دهید، در آن بنویسید. حواستان را جمع کنید و آن‌قدر از انجام این کارها اجتناب کنید که به یک عادت تبدیل شوند.
ماتریس ایزنهاور می‌گوید زمان مشخصی را در روز به چک‌کردن ایمیل‌ها، پاسخ‌گویی به تلفن و کارهایی از این قبیل، اختصاص دهید. سپس هیچ‌کدام از این کارها را خارج از زمان تعیین‌شده، انجام ندهید. البته استثنا وجود دارد. اگر در بخش خدمات مشتریان کار می‌کنید، این کارها به وظایف اصلی شما تبدیل شده‌اند.
از ابزارهای مخصوص قطع دسترسی به شبکه‌های اجتماعی استفاده کنید. همان‌طور که می‌دانید شبکه‌های اجتماعی یکی از دلایل اصلی عدم تمرکز و اتلاف وقت هستند. برنامه‌هایی وجود دارند که با استفاده از آن‌ها می‌توانید برای ساعات مشخصی، دسترسی خود را به شبکه‌های اجتماعی قطع کنید.
راهنمای استفاده از ماتریس آیزنهاور
۱. برای استفاده از ماتریس تصمیم گیری آیزنهاور، در ابتدا لیستی برای انجام کارهای خود تهیه کنید. این باعث می‌شود که مجبور نباشید همه‌چیز را به خاطر بسپارید و استرس فراموش‌کردنشان را داشته باشید. ذهن شما آزاد می‌شود و می‌توانید به مسائل مهم‌تر بپردازید. وقتی لیست را می‌نویسید، اولویت بندی کارها را نیز راحت‌تر انجام می‌دهید.
۲. برای وظایفی که در هر دسته‌بندی قرار می‌دهید، یک سقف تعیین کنید. معمولا توصیه می‌شود در هر کدام از این دسته‌بندی‌ها، بیش از ۸ کار یا وظیفه را قرار ندهید.
۳. هنگام نوشتن وظایف در ماتریس آیزنهاور، همیشه از خود بپرسید که چه کاری بیشتر ارزش انجام‌دادن دارد؟ از قاعده «قورباغه‌ات را قورت بده» مارک تواین برای دسته‌بندی‌های «انجام» و «تصمیم‌گیری» استفاده کنید. قورت‌دادن قورباغه، انرژی بسیار زیادی را برای بقیه روزتان فراهم می‌کند.
۴. از تکنیک پومودورو استفاده کنید تا با بهترین بهره وری کار کنید. در هر جلسه پومودورو، فقط روی انجام یک کار تمرکز کنید.
۵. با توجه به ماتریس ایزنهاور از روز قبل برنامه‌ریزی کنید. اگر روز قبل نتوانستید، صبح خیلی زود، برنامه‌ریزی خود را انجام دهید. پس از آن، کارهای خود را شروع کنید.
۶. عوامل حواس پرتی در محیط کار را از خود دور کنید؛ اجازه ندهید آن‌ها اولویت‌های شما را تغییر دهند. اگر نمی‌توانید تمرکز کنید، می‌توانید با هدفون به موسیقی‌های آرامش‌بخش گوش کنید. اگر همکارانتان حواستان را پرت می‌کنند، به آن‌ها تذکر دهید.
۷. از ابزارهایی استفاده کنید که به شما در ترک عادات بدتان کمک می‌کنند؛ مانند ابزار قطع دسترسی به شبکه‌های اجتماعی در ساعات کاری.
۸. کارهایی که در دسته‌بندی «تفویض» ماتریس آیزنهاور قرار داده‌اید، دائما پیگیری کنید تا در جریان فرایند انجام کار قرار بگیرید.
۹. در نهایت سعی کنید انجام کارها را به تعویق نیاندازید. حتی هنگام نوشتن لیست کارها!
در این مطلب به این پرداختیم که ماتریس آیزنهاور چیست و چگونه با استفاده از ماتریس آیزنهاور می‌توانید زندگی خود را دگرگون کنید؛ همچنین راه‌های استفاده و دسته‌های آن را نیز مورد بررسی قرار دادیم. اگر شما نیز تجربه استفاده از ماتریس تصمیم گیری آیزنهاور را دارید تجربیات خود را با ما به اشتراک بگذارید.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
منبع: luxafor.com
دیدگاه