برنامه ریزی چیست؟ (راهنمای جامع برنامه‌ریزی)

آنچه در این مطلب خواهید خواند: 

برنامه ریزی چیست؟ برنامه‌ریزی شامل تعیین اهداف کسب‌وکار، شکل‌گیری برنامه‌ها و دوره‌های عملیاتی برای دستیابی به اهداف، تدوین برنامه‌ها، زمان‌بندی اقدامات و تعیین وظایف برای اجرای آنهاست.

برنامه‌ریزی مقدم بر همه تلاش‌ها و اقدامات است، زیرا این برنامه‌ها هستند که نوع تصمیمات و فعالیت‌های لازم را برای دستیابی به اهداف موردنظر تعیین می‌کنند.

برنامه‌ریزی چیست؛ معانی و تعاریف ارائه‌شده توسط کونتز (Koontz) و اودونل (O’Donnell)، تئو هیمن (Theo Haimann)، مک فارلاند (McFarland)، هارت (Hart) و ام.اف یارلای (M.F. Yarlay)

کونتز و او دونل می‌گویند که برنامه‌ریزی تصمیم می‌گیرد که چه کاری، چگونه و چه زمانی انجام شود و چه کسی باید آن را انجام دهد. برنامه‌ریزی باعث می‌شود که فاصله بین جایی که هستیم و جایی که می‌خواهیم برویم را بسنجیم؛ همچنین این امکان را فراهم می‌کند که اتفاقات لازم رخ دهد.

اهداف و تصمیم‌گیری برای دستیابی به آنها

تئو هایمن برنامه‌ریزی را عملکردی می‌داند که از قبل تعیین می‌کند که چه کاری باید انجام شود. این کار با انتخاب اهداف سازمان آغاز می‌شود. مدیر باید تصمیم بگیرد که برای دستیابی به اهداف قرار است کدام‌یک از برنامه‌های جایگزین پیگیری و اجرا شود. ماهیت برنامه ریزی چیست؟ برنامه ریزی ماهیتی فکری دارد و کاری ذهنی است؛ به آینده نگاه می‌کند و برای آینده آماده می‌شود.

مک فارلند برنامه‌ریزی را مفهومی از اقدامات اجرایی توصیف می‌کند که تجسم مهارت‌های پیش‌بینی، تأثیر و کنترل ماهیت و همچنین تغییر جهت است.

«برنامه» تعهد به یک اقدام خاص است، در حالی که برنامه‌ریزی فعالیتی متشکل از یک فرایند است. به‌گفته هایمن، «برنامه‌ریزی عملکردی است که از قبل تعیین می‌کند که چه کاری باید انجام شود. این عملکرد شامل انتخاب اهداف، سیاست‌ها، برنامه‌ها، شیوه‌‌ها و سایر روش‌‌های دستیابی به این اهداف است.»

از نظر هارت «برنامه‌ریزی تعیین یک خط عملی از پیش است که باید نتایج مشخصی داشته باشد» و کانتز و اودانل برنامه‌ریزی را چنین تعریف می‌کنند: «انتخاب از میان گزینه‌های دیگر برای دوره‌های بعدی و انجام اقدامات برای کل شرکت و هر بخش آن.» به قول ام.اف. یارلی، «برنامه‌ریزی از قبل، تصمیم‌گیری در این مورد است که چه کاری باید انجام شود. این روند شامل تصمیم‌گیری و انتخاب اهداف، سیاست‌ها، روش‌ها و برنامه‌ها از میان گزینه‌های دیگر است.»

برنامه‌ریزی فرایندی است که به انتخاب روش عملی نیاز دارد. راه‌ها و ابزارهای لازم برای دستیابی به اهداف سازمانی، قسمت اساسی برنامه‌ریزی را تشکیل می‌دهد.

۶ هدف اصلی برنامه ریزی چیست؟

۶ هدف اصلی برنامه ریزی

برنامه‌ریزی در هر سازمانی برای تحقق اهداف زیر است:

  1. اطمینان‌نداشتن را کاهش می‌دهد. آینده بدون قطعیت است. برنامه‌ریزی ممکن است بی‌اطمینانی را به یقین تبدیل کند. این امر با برنامه‌ریزی، که برای کاهش بی‌اطمینانی لازم است، تا حدی امکان‌پذیر است.
  2. برنامه‌ریزی همکاری و هماهنگی را به ارمغان می‌آورد؛ می‌تواند بین بخش‌های مختلف سازمان، همکاری و هماهنگی ایجاد کند. با برنامه‌ریزی می‌توان از رقابت و درگیری میان بخش‌ها جلوگیری کرد؛ علاوه بر این، از تکرار کار جلوگیری می‌کند.
  3. برنامه‌ریزی باعث صرفه اقتصادی در کار می‌شود؛ برنامه‌ریزی از میان گزینه‌های مختلف موجود، بهترین‌ها را انتخاب می‌کند. این امر باعث می‌شود که از منابع به بهترین شکل ممکن استفاده شود، همچنین اهداف سازمان به‌راحتی تحقق می‌یابد.
  4. با برنامه‌ریزی می‌توان حوادث غیرمترقبه را پیش‌بینی کرد. برخی از وقایع پیش‌بینی‌شدنی نیست؛ از این رویدادها به‌عنوان موارد «غیرمترقبه» یاد می‌شود. ممکن است این وقایع بر عملکرد کلی شرکت تأثیر بگذارد. برنامه‌ریزی برای چنین شرایطی و مقابله با آنها موفقیت‌آمیز است.
  5. با برنامه‌ریزی به اهداف ازپیش‌‌تعیین‌شده می‌رسید. فعالیت‌های برنامه‌ریزی برای دستیابی به اهداف اقتصادی است. دستیابی به‌موقع به اهداف فقط از طریق برنامه‌ریزی مؤثر امکان‌پذیر است.
  6. با برنامه‌ریزی رقابت کاهش می‌یابد. وجود رقابت شرکت را قادر می‌سازد تا فرصتی برای رشد به دست آورد؛ در عین حال، باید از رقابت سخت پرهیز شود. می‌توان از طریق برنامه‌ریزی رقابت را کاهش داد.

مفهوم برنامه ریزی چیست؟

فقط زمانی سازمان می‌تواند در استفاده مؤثر از منابع مالی و مادی انسانی خود موفق باشد که مدیریت درباره اهداف و روش‌های دستیابی به آنها از قبل تصمیم بگیرد. بدون آن، تلاش هدفمند و هماهنگ امکان‌پذیر نیست و نتیجه آن بی‌نظمی، سردرگمی و هدررفتن منابع است.

برنامه‌ریزی شامل تعیین اهداف کسب‌وکار، شکل‌گیری برنامه‌ها و دوره‌های عملیاتی برای دستیابی به آنها، تدوین برنامه‌ها، زمان‌بندی اقدامات و تعیین وظایف برای اجرای آنهاست؛ بنابراین، برنامه‌ریزی مقدم بر همه تلاش‌ها و اقدامات است، زیرا این برنامه‌ها هستند که نوع تصمیمات و فعالیت‌های لازم را برای دستیابی به اهداف موردنظر تعیین می‌کنند. برنامه‌ریزی اساس سایر عملکردهای مدیریتی، از جمله سازماندهی، کارکنان، هدایت و کنترل است. در صورت برنامه‌ریزی‌نکردن، تصمیم‌گیری درباره اینکه چه فعالیت‌هایی موردنیاز است، چگونه باید آنها را در مشاغل و بخش‌ها ترکیب کرد، چه کسی مسئول چه نوع تصمیمات و اقداماتی خواهد بود و همچنین نحوه تصمیم‌گیری‌ها و فعالیت‌های مختلف، غیرممکن خواهد بود.

در صورت سازماندهی‌نکردن فعالیت‌های مدیریتی فوق، کارکنان نمی‌توانند به کارشان ادامه دهند و مدیریت را نمی‌توان اعمال کرد. برنامه‌ریزی همچنین یک پیش‌نیاز اساسی برای عملکرد کنترل است، زیرا معیارهایی را برای ارزیابی عملکرد ارائه می‌دهد؛ بنابراین، برنامه‌ریزی مقدم بر کلیه عملکردهای مدیریتی است.

ماهیت برنامه ریزی چیست؟

برنامه‌ریزی به تلاش هماهنگ برای دستیابی به اهداف ازپیش‌تعیین‌شده مجوز می‌دهد و به مدیر کمک می‌کند تا آینده سازمان را شکل دهد؛ بنابراین هدف از برنامه‌ریزی، تأمین عقلانیت سازمان است. طبق اصل هدف لیندال اورولک (Lyndal Urwlck)، تمام اقدامات موجود در سازمان باید در جهت دستیابی به اهداف شرکت انجام شود و یک برنامه‌ریزی خردمندانه دقیقا این کار را آسان می‌کند.

برنامه‌ریزی تابع مدیر است. هر مدیری، فارغ از سطحی که در سازمان فعالیت دارد، برنامه‌ریزی می‌کند. از مدیر اجرایی عامل گرفته تا ناظر، همه برنامه‌ها در هر سازمانی وجود دارند، اگرچه وسعت و دامنه با سطح سلسله‌مراتب متفاوت است.

برنامه‌ریزی، کنترل، سازماندهی، کارکنان و هدایت، همه وظایف مدیریتی هستند که برای تحقق اهداف سازمانی طراحی شده‌اند. برنامه‌ریزی مقدم بر همه عملکردهای دیگر است. فقط با برنامه‌ریزی است که مدیر تصمیم می‌گیرد که چه کاری در چه زمانی انجام شود و چه کسی آن را انجام دهد. برنامه‌ریزی و کنترل با هم پیش می‌روند. بدون شک، برنامه‌ریزی و کنترل مانند دوقلوهای به‌هم‌چسبیده هستند؛ یکی بدون دیگری زنده نمی‌ماند؛ با این حال، نمی‌توان آنچه برنامه‌ریزی نشده است را پیش‌بینی کرد.

۱۳ ویژگی مهم برنامه ریزی چیست؟

در زیر مشخصات برنامه‌ریزی ذکر شده است:

۱. برنامه‌ریزی نگاه به آینده است؛

۲. برنامه‌ریزی شامل خط عملی ازپیش‌‌تعیین‌شده است؛

۳. برنامه‌ریزی از بین گزینه‌های بسیار موجود، بهترین را کشف می‌کند؛

۴. برنامه‌ریزی به زمان چشمگیری برای اجرا نیاز دارد؛

۵. برنامه‌ریزی فرایند مستمری است؛

۶. هدف برنامه‌ریزی دستیابی به اهداف ازپیش‌تعیین‌شده به‌روش بهتری است؛

۷. برنامه‌ریزی فعالیت‌های مختلف سازمان را با هم ادغام می‌کند؛

۸. برنامه‌ریزی برای دوره خاصی انجام می‌شود؛

۹. برنامه‌ریزی نه‌تنها اهداف را انتخاب می‌کند، بلکه سیاست‌ها، برنامه‌ها و روش‌هایی را برای دستیابی به اهداف تدوین می‌کند؛

۱۰. برنامه‌ریزی در تمام سطوح مدیریتی ضروری است؛

۱۱. برنامه‌ریزی فرایند وابسته‌ای است که فعالیت‌های مختلف تجاری را هماهنگ می‌کند؛

۱۲. برنامه‌ریزی اعضای سازمان را هدایت می‌کند؛

۱۳. رشد و شکوفایی هر سازمانی به برنامه‌ریزی بستگی دارد.

۵ مرحله برای کارامدکردن برنامه‌ها در برنامه ریزی چیست؟

۵ مرحله برای کارامدکردن برنامه‌ها در برنامه ریزی

مرحله شماره ۱: ایجاد سیستم‌های داخلی مناسب

مدیریت باید سیستمی را ایجاد کند که برنامه‌ریزی را آسان کند. همه موانع امکان‌پذیر در برنامه‌ریزی باید پیش‌بینی و تجزیه‌وتحلیل شود و لازم است بدانید برنامه‌های عملیاتی که باید از قبل تهیه شوند چیست؟ باید به مدیران در تمام سطوح آموزش داده شود تا با مشورت با زیردستان مربوط، اهداف و فعالیت‌های خود را برنامه‌ریزی کنند و منابع فنی و مالی را برای تحقق آنها فراهم کنند.

مرحله شماره ۲: تشویق مشارکت گسترده‌تر

در حالی که برنامه‌ریزی بلندمدت برای سازمان باید توسط مالکان و مدیران سطح بالا انجام شود، اجرای آن در دست مدیران سطح متوسط ​​و پایین خواهد بود. در حقیقت، مؤثرترین راه برای برنامه‌ریزی سازمان، واگذاری این امر به مدیران متوسط ​​و پایین است تا برای فعالیت‌های خود، به‌منظور تبدیل برنامه‌های سازمانی به واقعیت، برنامه‌هایی را تنظیم کنند. اگر آنها هم زیردستان خود را درگیر کنند، روند برنامه‌ریزی مؤثرتر و بهتر خواهد بود.

مشارکت زیردستان ممکن است از راه‌های مختلف امکان‌پذیر باشد، مانند:

  1. برنامه‌ریزی برای اهدافی که در هر سطحی توسط مدیریت و کارمندان تعیین می‌شود؛
  2. تشکیل کمیته‌های برنامه‌ریزی در سطوح مختلف، که ممکن است تهیه اطلاعات برنامه‌ریزی، دعوت از ارائه پیشنهادات و واکنش مدیران زیرمجموعه در رابطه با برنامه‌ریزی و تدوین برنامه‌ها را عهده‌دار شود؛
  3. بودجه‌بندی، که بر اساس آن، هر واحد در سازمان بودجه عملکرد خود را تعیین می‌کند و برای تعیین بودجه کل، آن را به سطح بالاتر خود اعلام می‌کند.

مرحله شماره ۳: اطمینان از ارتباط مؤثر اطلاعات برنامه‌ریزی

سازمان باید برای برقراری ارتباط تمام اطلاعات مربوط به برنامه‌ریزی اهداف در هر سطحی، شبکه مؤثری داشته باشد. این شبکه باید شامل اطلاعات مشخص و روشنی درمورد سیاست‌های سازمانی، استراتژی‌ها، دردسترس‌بودن منابع و غیره باشد.

مرحله شماره ۴: ادغام برنامه‌های بلندمدت و کوتاه‌مدت

برنامه‌های بلندمدت به چندین برنامه کوتاه‌مدت تقسیم می‌شوند تا همه بتوانند به‌راحتی از پس اجرای آنها برآیند؛ با این حال، مدیران برای دستیابی به موفقیت باید هر ۲ را به‌طور مؤثر ادغام کنند.

مرحله شماره ۵: انعطاف‌پذیر و تغییرپذیر کردن برنامه‌ها

برنامه‌ریزی باید برای وقایع پیش‌بینی‌نشده، چه در داخل و چه در خارج از سازمان، تدارک ببیند؛ بنابراین، هر طرح باید به‌اندازه کافی انعطاف‌پذیر باشد تا در سایه تحولات جدید اصلاح شود و تغییر پیدا کند. برای این منظور باید برنامه‌های جایگزین و استراتژی‌های احتمالی وجود داشته باشد.

۵ اقدام مهم برای مؤثر واقع‌شدن برنامه‌ریزی چیست؟

پس از شناسایی ویژگی‌های اساسی یک برنامه صحیح، مدیران می‌توانند اقدامات مختلفی را انجام دهند تا برنامه‌ریزی خود را مؤثر کنند.

این اقدامات به شرح زیر است:

۱. داشتن ابتکارعمل در سطح بالا

برنامه‌ریزی فقط زمانی می‌تواند مؤثر باشد که در سطح مدیریت عالی آغاز شود. نقش مدیریت عالی در برنامه‌ریزی به‌طور کامل منحصر‌به‌فرد است، زیرا اهداف کلی سازمان در این سطح تعیین می‌شود. این اهداف بستری را برای سازمان و برنامه‌ریزی گسترده فراهم می‌کند. اگر اهداف به‌درستی تعریف شده باشند، مراحل دیگر برنامه‌ریزی به‌نسبت آسان می‌شود.

۲. ایجاد شرایط مناسب برای برنامه‌ریزی

سازمان باید فضایی را ایجاد کند که در آن هر شخص اقدام به برنامه‌ریزی کند. مدیر برتر باید امکاناتی را برای برنامه‌ریزی ارائه دهد و موانع آن را برطرف کند. این کار را می‌توان با ایجاد و برقراری ارتباطات برنامه‌ریزی، درگیرکردن همه مدیران در روند برنامه‌ریزی، بررسی برنامه‌های زیردستان و عملکرد آنها و همچنین اطمینان از اینکه مدیران از کمک و اطلاعات مناسب کارکنان برخوردار هستند، انجام داد.

۳. مشارکت در روند برنامه‌ریزی

بدون شک، مدیریت ارشد می‌تواند با فراهم‌کردن اهداف و زمینه‌های برنامه‌ریزی، فرایند برنامه‌ریزی را آغاز کند. برنامه‌ریزی مؤثر می‌تواند با مشارکت مدیران تابع انجام شود. برنامه‌ریزی احتمالا زمانی مؤثر خواهد بود که به مدیران فرصت داده شود تا در برنامه‌های مؤثر در مناطق عملیاتی خود سهیم شوند، اطلاعات مربوط را با آنها به اشتراک بگذارند و آنها را با پیشنهادات خود و ترکیب پیشنهادات ارزشمند در روند برنامه‌ریزی تشویق کنند. مشارکت مدیران در برنامه‌ریزی باعث تعهد آنها برای برنامه‌ریزی و اشتیاق برای اجرای آن می‌شود.

۴. ادغام برنامه‌های بلندمدت و کوتاه‌مدت

برای مؤثربودن لازم است که هر ۲ برنامه، بلندمدت و کوتاه‌مدت، به‌طور کامل با هم تلفیق شوند که در آن باید برنامه‌های کوتاه‌مدت به‌عنوان ابزاری برای مشارکت در برنامه‌های بلندمدت در نظر گرفته شود. اگر مدیران فقط بر برنامه‌های کوتاه‌مدت تأکید داشته باشند، نمی‌توانند جهت‌گیری آینده خود را تعیین کنند. اگر برنامه دوم با توجه به برنامه اول تهیه شود، برنامه‌های بلندمدت و کوتاه‌مدت به بهترین نحو می‌توانند تلفیق شوند.

به همین ترتیب، اگر برنامه‌های بلندمدت با توجه به آنچه سازمان می‌تواند از طریق برنامه‌های کوتاه‌مدت خود اجرا کند، تهیه شود، ادغام بین این ۲ به‌راحتی صورت می‌گیرد.

۵. رویکرد سیستم باز

برنامه‌ریزی را می‌توان با درنظرگرفتن آن به‌عنوان یک «رویکرد سیستم باز»، مؤثر دانست. این رویکرد پیشنهاد می‌دهد که مدیران در هر جنبه از برنامه‌ریزی باید محیط کل را در نظر بگیرند. اهداف، نقاط شروع برنامه‌ریزی، باید با درنظرگرفتن نیروهای مختلف محیطی تعیین شود.

مقدمات برنامه‌ریزی نشان‌دهنده یک شناخت واضح است که نمی‌توان برنامه‌ها را در خلأ تدوین کرد. «فرمول‌بندی» فرایندی شامل تجزیه‌وتحلیل تعداد بسیاری از متغیرهاست. این واقعیت باید در روند برنامه‌ریزی به رسمیت شناخته شود؛ بنابراین، نباید آن را به‌عنوان فرایند ساده‌ای در نظر گرفت، بلکه فرایندی است که تعاملات و تأثیرات بسیاری دارد.

انواع برنامه‌ریزی چیست؟

انواع برنامه ریزی

انواع مختلفی از برنامه‌ریزی وجود دارد، همچنین این انواع به‌عنوان دامنه نیز شناخته می‌شوند.

این دامنه‌ها در ابعاد مختلف مشخص می‌شود که به شرح زیر است:

  1. پوشش فعالیت‌ها؛ برنامه‌ریزی مشارکتی و برنامه‌ریزی عملکردی؛
  2. اهمیت مطالب؛ برنامه‌ریزی استراتژیک و برنامه‌ریزی عملیاتی؛
  3. دوره زمانی درگیر؛ برنامه‌ریزی بلندمدت و برنامه‌ریزی کوتاه‌مدت.

طبقه‌بندی بالا درمورد انواع برنامه‌ریزی متقابل نیست، بلکه تکراری است؛ به‌عنوان مثال، برنامه ریزی استراتژیک به گرایش بلندمدت تمایل دارد، در حالی که برنامه‌ریزی عملیاتی دارای گرایش کوتاه‌مدت است.

به‌علاوه، روند اساسی برنامه‌ریزی در این نوع برنامه‌ریزی‌ها یکسان باقی مانده است، هرچند ممکن است که سطح پیچیدگی مراحل مختلف در انواع مختلف برنامه‌ریزی‌ها متفاوت باشد؛ به‌عنوان مثال، مراحل مربوط به برنامه‌ریزی استراتژیک در مقایسه با برنامه‌ریزی عملیاتی پیچیده‌تر است.

نوع شماره ۱: برنامه‌ریزی مشارکتی و برنامه‌ریزی عملکردی

فعالیت برنامه‌ریزی فراگیر است و می‌تواند در سطوح مختلف سازمان انجام شود. این نوع برنامه‌ریزی ممکن است برای کل سازمان باشد یا برای عملکردهای مختلف آن؛ بنابراین، بر اساس پوشش فعالیت‌ها، ممکن است برنامه‌ریزی برای سازمان به‌عنوان یک «کل» وجود داشته باشد؛ به این نوع برنامه‌ریزی، «برنامه‌ریزی مشارکتی» و برای عملکردهای مختلفی که دارد، به آن «برنامه‌ریزی عملکردی» می‌گویند.

برنامه‌ریزی مشارکتی

برنامه‌ریزی مشارکتی در سطح بالا انجام می‌شود، همچنین به‌عنوان سطح شرکتی شناخته می‌شود و کل فعالیت‌های سازمانی را پوشش می‌دهد. این نوع برنامه‌ریزی ماهیت یکپارچه‌ای دارد و کل روند برنامه‌ریزی سازمان را با هم ادغام می‌کند.

تمرکز اصلی برنامه‌ریزی مشارکتی بر تعیین اهداف بلندمدت سازمان به‌عنوان یک کل و تولید برنامه‌هایی برای دستیابی به این اهداف، با درنظرگرفتن تغییرات احتمالی در محیط است. به‌طور کلی، برنامه‌ریزی مشارکتی دارای گرایش طولانی‌مدت است و زمینه را برای برنامه‌ریزی عملکردی فراهم می‌کند.

برنامه‌ریزی عملکردی

برنامه‌ریزی عملکردی ماهیت بخشی دارد و برای هر عملکرد اصلی سازمان، مانند تولید، عملیات، بازاریابی، امور مالی، منابع انسانی و غیره، انجام می‌شود. در سطح دوم، برنامه‌ریزی عملکردی برای عملکردهای فرعی در هر عملکرد اصلی انجام می‌شود.

به‌عنوان مثال، برنامه‌ریزی بازاریابی در سطح بخش بازاریابی انجام می‌شود و برای عملی‌کردن برنامه بازاریابی، برنامه‌ریزی در زیرعملکردهای بازاریابی، مانند فروش، ارتقای محصول، تحقیقات بازاریابی و غیره، انجام می‌شود.

یک ویژگی اساسی برنامه‌ریزی عملکردی این است که از برنامه‌ریزی مشارکتی مشتق شده است و بنابراین، باید به برنامه دوم کمک کند. این سهم از طریق تلفیق و هماهنگی برنامه‌ریزی عملکردی با برنامه‌ریزی شرکتی حاصل می‌شود.

نوع شماره ۲: برنامه‌ریزی استراتژیک و برنامه‌ریزی عملیاتی

بر اساس اهمیت مطالب، برنامه‌ریزی را می‌توان به‌صورت زیر تقسیم‌بندی کرد:

  1. برنامه‌ریزی استراتژیک؛
  2. برنامه‌ریزی عملیاتی.

۱. برنامه‌ریزی استراتژیک

برنامه‌ریزی استراتژیک شامل تعیین جهت طولانی‌مدت سازمانی است که سازمان می‌خواهد در آینده در آن فعالیت کند. این فرایند تصمیم گیری درمورد اهداف بلندمدت سازمان و تعیین محل منابع و تلاش‌های سازمان برای دستیابی به اهداف سازمانی است.

برنامه‌ریزی استراتژیک با موضوعات استراتژیک، مانند نوع مشاغل موجود، متنوع‌سازی مشاغل به خطوط جدید، نوع محصولات ارائه‌شده و غیره، سروکار دارد؛ به این ترتیب، برنامه‌ریزی استراتژیک تمام حوزه‌های عملکردی کسب‌وکار را در بر می‌گیرد و در چارچوب موجود و بلندمدت عوامل محیطی انجام می‌شود. برنامه‌ریزی استراتژیک همچنین شامل تجزیه‌وتحلیل دقیق عوامل مختلف محیطی برای ارتباط سازمان با محیط است.

۲. برنامه‌ریزی عملیاتی

برنامه‌ریزی عملیاتی، که به‌عنوان برنامه‌ریزی تاکتیکی نیز شناخته می‌شود، فرایند تصمیم‌گیری درمورد استفاده مؤثر منابعی است که قبلا از طریق برنامه‌ریزی استراتژیک تخصیص داده شده است و برای اطمینان از اجرای مؤثر اقدامات به‌منظور دستیابی به اهداف سازمانی، یک مکانیزم کنترل را تعیین می‌کند.

به‌طور معمول، برنامه‌ریزی عملیاتی یک سال یا بیشتر را در بر می‌گیرد. هدف آن حفظ سازمان در تولید یا تولید و توزیع محصولات فعلی (کالاها و خدمات) در بازارهای موجود است.

برنامه‌ریزی عملیاتی به سؤالات مربوط به اقدامی خاص، که به شرح زیر است، پاسخ می‌دهد:

  1. چرا اقدام لازم است؟
  2. چه اقدامی باید انجام شود؟
  3. این عمل چه نتیجه‌ای خواهد داشت؟
  4. نتایج احتمالی این عمل چیست؟
  5. چه شرایطی باید برای عملیاتی‌کردن عمل وجود داشته باشد؟

برنامه‌ریزی عملیاتی در چارچوب برنامه‌ریزی استراتژیک انجام می‌شود. نمونه‌هایی از برنامه‌ریزی عملیاتی، تعدیل تولید در ظرفیت معین، افزایش کارایی فعالیت‌های عملیاتی از طریق تجزیه‌وتحلیل عملکرد گذشته، بودجه‌بندی هزینه‌های آینده، جزئیات خاص عملیات کوتاه‌مدت آینده و غیره است.

تفاوت بین برنامه‌ریزی استراتژیک و برنامه‌ریزی عملیاتی

جدا از مدت‌زمانی که در برنامه‌ریزی‌های استراتژیک و عملیاتی وجود دارد، تفاوت‌های مشخصی بین این ۲ وجود دارد.

تفاوت عمده این ۲ مورد به شرح زیر است:

۱. دامنه انتخاب

برنامه‌ریزی استراتژیک انتخاب از میان مسیرهای فراوانی است که سازمان به‌دنبال حرکت در آن و تخصیص منابع مالی، فیزیکی و انسانی در یک بازه زمانی مشخص از آینده است.

از طرف دیگر، برنامه‌ریزی عملیاتی روی روش‌هایی برنامه‌ریزی می‌کند که می‌توان از طریق آنها هریک از عملکردهای فردی را برنامه‌ریزی کرد تا در جهت دستیابی به اهداف سازمانی پیشرفت حاصل شود.

۲. نوع محیط

نوع محیط برای ۲ نوع برنامه‌ریزی متفاوت است. برنامه‌ریزی استراتژیک محیط خارجی را در نظر می‌گیرد و تلاش می‌کند تا سازمان را با آن مرتبط کند؛ بنابراین، طبیعت محیط خارجی بیشتر مورد توجه برنامه‌ریزان استراتژیک است. برنامه‌ریزی عملیاتی بیشتر در محیط سازمانی داخلی متمرکز است تا بتوان از منابع داده‌شده به‌طور مؤثر استفاده کرد.

۳. تمرکز

برنامه‌ریزی استراتژیک بر تعیین روند طولانی‌مدت و جهت اقدامات مدیریتی متمرکز است. تمرکز برنامه‌ریزی عملیاتی بر استفاده مؤثر از منابع سازمانی تخصیص‌یافته توسط فرایند برنامه‌ریزی استراتژیک است.

۴. توالی فرمول‌بندی

برنامه‌ریزی استراتژیک مقدم بر برنامه‌ریزی عملیاتی است و مورد دوم در درجه اول به اجرای برنامه قبلی مربوط است؛ بنابراین برنامه‌ریزی عملیاتی مبتنی بر برنامه‌ریزی استراتژیک است.

۵. سطح فرمول‌بندی

برنامه‌ریزی استراتژیک توسط مدیریت سطح بالا و با پشتیبانی کارکنان برنامه‌ریزی مشخص‌شده در سازمان تدوین می‌شود. مدیران در این سطح می‌توانند به سازمان نگاهی کلی داشته و از توانایی لازم برای ارتباط سازمان با محیط آن برخوردار باشند. برنامه‌ریزی عملیاتی معمولا در محدوده وسیعی از سازمان گسترش پیدا می‌کند و به‌طور کلی توسط مدیران عامل با کمک کارمندان زیرمجموعه انجام می‌شود.

نوع شماره ۳: برنامه‌ریزی بلندمدت و کوتاه‌مدت

برنامه‌ریزی مربوط به اقدامات آینده است و ممکن است بلند‌مدت یا کوتاه‌مدت باشد؛ بنابراین، ۲ نوع برنامه‌ریزی بلندمدت و کوتاه‌مدت وجود دارد.

نوع شماره ۴: برنامه‌ریزی موقت و ثابت

کمیته‌های برنامه‌ریزی موقت ممکن است برای موارد خاص، مثلا برای برنامه‌ریزی پروژه، تشکیل شود، اما برنامه‌های ثابت طوری طراحی شده‌اند که بارها و بارها استفاده شوند. آنها شامل ساختار سازمانی، روش کار استاندارد، شیوه‌های استاندارد و غیره هستند.

نوع شماره ۵: برنامه‌ریزی اداری و عملیاتی

برنامه‌ریزی اداری توسط مدیریت سطح متوسط ​​انجام می‌شود که پایه و اساس برنامه‌های عملیاتی را فراهم می‌کند. از طرف دیگر، مدیران سطح پایین برای اجرای برنامه‌های اداری برنامه‌ریزی عملیاتی را انجام می‌دهند.

نوع شماره ۶: برنامه‌ریزی ساختاری

این برنامه‌ریزی به موقعیت فیزیکی، چیدمان ساختمان و تجهیزات مربوط است.

نوع شماره ۷: برنامه‌ریزی رسمی و غیررسمی

انواع مختلف برنامه‌ریزی، که در بالا بحث شد، ماهیت رسمی دارند. مدیریت آنها را به‌طور سیستماتیک انجام می‌دهد. آنها اهداف خاص و مراحل دستیابی به اهداف را به‌صورت سیاه و سفید مشخص می‌کنند، همچنین نصب سیستم‌های کنترل داخلی را آسان می‌کنند. از طرف دیگر، برنامه‌ریزی غیررسمی صرفا تفکر برخی از افراد است که ممکن است در آینده مبنای برنامه‌ریزی رسمی قرار گیرد.

۱. برنامه‌ریزی بلندمدت

برنامه‌ریزی بلندمدت ماهیت استراتژیک دارد و بیش از ۱ سال (معمولا ۳ تا ۵ سال) را شامل می‌شود، اگرچه دوره ۵ساله در صنایع هند بیشتر است. این نوع برنامه‌ریزی معمولا تمام زمینه‌های عملکردی کسب‌وکار را در بر می‌گیرد و در سناریوی محیطیِ موجود و بلندمدت انجام می‌شود. در روند برنامه‌ریزی بلندمدت، بر تحلیل عوامل محیطی تأکید بسیاری می‌شود.

گاهی اوقات، تغییرات اساسی در سازمان، مانند تغییر در چشم‌انداز و مأموریت سازمانی، تغییر عمده در ساختار سازمان، تغییر در پرسنل اصلی سازمان و غیره، به عامل مهمی برای برنامه‌ریزی بلند‌مدت تبدیل می‌شود.

۲. برنامه‌ریزی کوتاه‌مدت

برنامه‌ریزی کوتاه‌مدت به‌طور معمول ۱ سال را پوشش می‌دهد. این اهداف استفاده مؤثر از منابع سازمانی، یعنی مالی، فیزیکی و انسانی است. برنامه‌ریزی کوتاه‌مدت به‌طور مستقیم و بلافاصله بر زمینه‌های عملکردی، تولید، بازاریابی، مالی و غیره تأثیر می‌گذارد.

هماهنگی بین برنامه‌ریزی کوتاه‌مدت و بلندمدت

در حقیقت، در یک فرایند موفق برنامه‌ریزی، برنامه‌های کوتاه‌مدت با اشاره به برنامه‌های بلندمدت ساخته می‌شود، زیرا برنامه‌های کوتاه‌مدت به برنامه‌های بلندمدت کمک می‌کند؛ به همین ترتیب، نیاز به هماهنگی بین این ۲ طرح وجود دارد. در حین تهیه برنامه‌های کوتاه‌مدت، مدیران باید در نظر بگیرند که در برنامه‌های بلندمدت نیز سهیم هستند.

آنها برای این منظور باید مورد اولی را با توجه به مورد دوم موشکافی کنند. افراد در سطوح به‌نسبت پایین‌تر نیز باید از این واقعیت آگاه شوند. گاهی اوقات، برنامه‌های کوتاه‌مدت به برنامه‌های بلندمدت کمک نمی‌کند، اگرچه ممکن است در دستیابی به اهداف سازمانی فوری نقش داشته باشد؛ به‌عنوان مثال، کاهش هزینه تحقیق و توسعه برای نشان‌دادن سودآوری بالاتر، از این دست است. این نوع مشکلات ممکن است با هماهنگی در برنامه‌ریزی کوتاه‌مدت و بلندمدت برطرف شود.

۶ اصل مهم برنامه ریزی چیست؟

۶ اصل مهم برنامه ریزی

برنامه‌ریزی رویکردی منطقی است و به‌طور معمول با انتخاب روش‌های مناسب برای نتایج مطلوب مشخص می‌شود. اصول مهمی، به‌منظور تأثیرگذاری برنامه‌ریزی، از آن پشتیبانی می‌کنند.

۱. اصل کمک به اهداف

برنامه‌ریزی مدیریتی تحقق اهداف سازمانی را آسان می‌کند. برای کمک به دستیابی به اهداف سازمانی باید برنامه‌ای تهیه شود و به بهره‌برداری برسد. برنامه‌ها فقط به‌دنبال دستیابی به اهداف ازپیش‌تعیین‌شده با ایجاد برنامه‌های بلندمدت و کوتاه‌مدت هستند.

۲. اصول عوامل محدودکننده

برنامه‌ریزی مدیریتی باید عوامل محدودکننده را در نظر بگیرد و مدیران ضمن تهیه برنامه‌ها و مؤلفه‌های آنها، باید روی آنها تمرکز کنند. منابع سازمان‌ها برای دستیابی به اهداف محدود است و این محدودیت‌ها باید توسط مدیریت در نظر گرفته شود.

۳. اصل انعطاف پذیری

اصل انعطاف‌پذیری بیان می‌کند که مدیریت باید بتواند برنامه‌های موجود را به‌دلیل تغییر در محیط، تغییر دهد. برنامه‌ریزی باید به‌اندازه کافی انعطاف‌پذیر باشد تا بتواند از وقایع پیش‌بینی‌نشده آینده استفاده کند؛ زیرا سازمان یک سیستم باز است و با محیط خارجی ارتباط برقرار می‌کند.

وقتی برخی از انواع تغییرات در محیط خارجی رخ می‌دهد، این اتفاق سازمان‌ها را مجبور می‌کند تا استراتژی‌هایشان را تغییر دهند. در این حال، مدیران با توجه به شرایط به‌وجودآمده می‌توانند تغییرات را در برنامه آینده سازمان در نظر داشته باشند و در جایگاه بهتری برای برنامه‌ریزی و اجرای اقدامات خود قرار بگیرند.

۴. اصول تغییر ناوبری

این اصل بر اساس مثال یک ناوبر است که به‌طور دوره‌ای بررسی می‌کند که کشتی او در اقیانوس وسیع کجا می‌رود، آیا کشتی او طبق برنامه قبلی مسیر درستی را دنبال می‌کند یا خیر.

به همین ترتیب، سازمان، مانند یک ناوبر، باید پیوسته برنامه‌های خود را بررسی کند که آیا به‌روش صحیح پیش می‌رود، چه نوع اقداماتی برای دستیابی به اهداف مطلوب سازمان موردنیاز است و آیا آنها باید جهت دستیابی به اهداف ازپیش‌تعیین‌شده را تغییر دهند یا خیر.

۵. اصول تعهد

اصل تعهد در تعیین طول دوره برنامه‌ریزی کمک می‌کند. برنامه‌ریزی باید با درنظرگرفتن ریسک آینده و انجام تعهدات، یک بازه زمانی را پوشش دهد.

۶. اصل اولیه برنامه‌ریزی

برنامه‌ریزی عملکرد و فرایند اصلی مدیریت است و بر سایر عملکردهای مدیریتی مقدم است. اساسا هریک از عملکردها و فعالیت‌های سازمان به برنامه‌ریزی بستگی دارد. این برنامه‌ریزی است که زمینه اجرا را فراهم می‌کند. سایر عملکردهای مدیریتی باید از برنامه‌ریزی پیروی کنند؛ بنابراین، مدیران باید توجه خود را برای ایجاد یک پیش‌فرض در راستای برنامه‌ریزی مؤثر صرف کنند.

۷ دلیل نیاز به برنامه‌ریزی چیست؟  

برنامه‌ریزی اولین قدم در مدیریت است. افزایش پیچیدگی‌های تجارت، تغییرات فناوری، افزایش رقابت بازاریابی و تغییر ترجیحات مصرف‌کننده، برنامه‌ریزی صحیح را ضروری کرده است.

دلایل زیر بر لزوم برنامه‌ریزی تأکید می‌کند.

۱. ضروری برای تجارت مدرن

پیچیدگی‌های فزاینده تجارت مدرن، تغییرات سریع فناوری، گشایش اقتصادی برای رقابت بین‌المللی و تغییر در سلیقه مصرف‌کننده نه‌تنها در شرایط فعلی، بلکه در محیط آینده نیز برنامه‌ریزی را ضروری می‌کند. برنامه‌ریزی دورنمای آینده را دارد و تمام تحولات احتمالی آینده را نیز در نظر می‌گیرد.

۲. کمک به عملکرد

برنامه‌ریزی در تعیین اهداف برای هر عملکردی به همه کارمندان کمک می‌کند. نگرانی‌های مربوط به برنامه‌ریزی رسمی در مقایسه با مواردی که برنامه‌ریزی به‌عنوان یک فعالیت منظم انجام نمی‌شود، عملکرد بهتری داشته است. متغیرهای ارزیابی عملکرد ممکن است بازده سرمایه‌گذاری، هدف فروش، سود هر سهم و غیره باشد. مطالعات نشان داده است که برنامه‌ریزی ابزاری در بهبود عملکرد بوده است.

۳. تمرکز بر اهداف

تلاش برنامه‌ریزی رسمی تعیین اهداف و ارائه رهنمودهایی برای دستیابی به آنهاست. اهداف، یک جهت را ارائه می‌دهند و تمام تصمیمات برنامه‌ریزی به‌سمت دستیابی به آنها هدایت می‌شود. برنامه‌ریزی در واقع بیشترین استفاده از زمان و تلاش مدیریتی را تضمین می‌کند.

۴. تخصیص مناسب منابع

نیازهای سازمان با کمک برنامه‌ریزی پیش‌بینی می‌شود. به‌دست‌آوردن و تخصیص منابع می‌تواند به‌درستی برنامه‌ریزی شود؛ بنابراین، اتلاف‌ها به حداقل می‌رسد و از مطلوب‌بودن این منابع اطمینان حاصل می‌شود.

۵. آسان‌شدن کنترل

می‌توان از برنامه‌ریزی برای ایجاد «مکانیزم کنترل» استفاده کرد. اهداف کمی می‌تواند وجود داشته باشد و مقایسه آنها با عملکرد واقعی می‌تواند متوجه هرگونه انحرافی بشود. یک بررسی دوره‌ای می‌تواند در اشاره به عملکرد پایین نیز کمک کند. ممکن است انحراف در تولید، فروش، سود و غیره طی تحقیقات دوره‌ای آشکار شود و اقدامات اصلاحی انجام شود.

۶. مؤثربودن در روند تصمیم‌گیری

برنامه‌ریزی در روند تصمیم‌گیری مفید است. از آنجا که برنامه‌ریزی به تعیین اقدامات انجام‌شده برای دستیابی به اهداف سازمانی کمک می‌کند، بنابراین به‌عنوان پایه‌ای برای تصمیم‌گیری در آینده عمل می‌کند. اهداف، برنامه‌ها، سیاست‌ها، روش‌ها، قوانین و غیره، به‌عنوان راهنمایی برای تصمیم‌گیری معمول است.

۷. اجتناب از شکست‌های تجاری

ممکن است شکست‌های تجاری به‌دلیل برنامه‌ریزی غلط و غیرعلمی باشد و برنامه‌ریزی بد به هدررفتن منابع انسانی و فیزیکی منجر شود. شرکت ممکن است نتواند از پس رقابت واحدهای برنامه‌ریزی‌شده برآید. برنامه‌ریزی خوب به استفاده بهتر از منابع موجود و در نتیجه، کاهش احتمال خرابی کمک می‌کند.

عناصر تشکیل‌دهنده برنامه‌ریزی چیست؟

عناصر تشکیل دهنده برنامه ریزی

۱. اهداف برنامه ریزی چیست؟ 

فعالیت در سازمان به اهداف آن معطوف می‌شود. اهداف شرکت برای کل سازمان تنظیم شده است. متناسب با این اهداف، اهداف دپارتمان چارچوب‌بندی می‌شود.

۲. سیاست‌های برنامه ریزی چیست؟ 

اهداف جنبه «چه کاری باید انجام شود» را برای افراد سازمان تعیین می‌کند؛ در حالی که سیاست‌ها جنبه «چگونگی انجام» کارها را تعیین می‌کند. بیانیه‌های خط‌مشی دستورالعمل‌های گسترده‌ای را برای مدیران ارائه می‌دهد.

به‌عنوان مثال، بیانیه «ما باید مواد اولیه خود را فقط از نمایندگی‌های محلی خریداری کنیم» سیاست بخش خرید است.

«همه تبلیغات باید از داخل سازمان باشد» و «کلیه صورت‌حساب‌ها باید ظرف ۳۰ روز جمع‌آوری شود» نمونه‌ای از بیانیه‌های سیاست است. ثابت می‌شود که آنها راه‌حل‌هایی برای مشکلات تکراری هستند. ما باید سیاست‌های خود و منطق آنها را برای کارمندان روشن کنیم، سپس کارمندان با اشتیاق سیاست‌ها را اجرا می‌کنند.

۳. روال‌ (راه‌وروش) برنامه ریزی چیست؟

بیانیه‌های خط‌مشی رهنمودهای گسترده‌ای هستند، در حالی که اجرای آنها یک امر عادی مرحله ‌به ‌مرحله و ضروری است؛ این مورد «روال» نامیده می‌شود. در واقع روال قسمت مکانیکی پیاده‌سازی سیاست است. «ما باید صورت‌حساب‌های خود را ظرف ۳۰ روز جمع‌آوری کنیم» بیانیه سیاست است. اکنون برای کسانی که این سیاست را اجرا می‌کنند، روشی را برای اجرای آن تعیین می‌کنند. چه کسی باید به بدهکار بنویسد؟ چطور؟ چند بار؟ اقدام نهایی چیست؟ چه کسی برای جمع‌آوری صورت‌حساب باید بشخصه به او مراجعه کند؟ این موارد جنبه‌های روال است. روال برای سطوح مختلف سازمان متفاوت است، همچنین از بخشی به بخش دیگر و از سیاستی به سیاست دیگر هزینه می‌پردازند. روال‌ بدون برنامه‌ریزی می‌تواند وجود داشته باشد، اما برنامه‌ریزی بدون روال وجود ندارد.

۴. قوانین برنامه ریزی چیست؟

قوانین تجزیه‌و‌تحلیل نهایی یک برنامه است. قوانین ساده‌ترین نسخه ممکن از طرح است، زیرا فعالیت خاصی را به‌روش خاصی هدایت می‌کند و مانع انجام فعالیت خاصی به‌روش خاصی می‌شود. روال و قوانین از این نظر متفاوت هستند؛ روال یک چیدمان مرحله‌ به ‌مرحله است، در حالی که قاعده منظمی ندارد. «در محل کارخانه سیگار نکشید» یک قانون است، اما «نحوه تهیه کالاها از فروشگاه‌ها» یک روال است.

۵. بودجه در برنامه ریزی چیست؟

بودجه همچنین طرحی است که نتایج برآوردشده را به‌طور مالی نشان می‌دهد. بودجه ابزار بسیار مهمی برای برنامه‌ریزی در بسیاری از سازمان‌هاست. اگر برنامه‌ای برای مقایسه واقعی با ارقام برآورد نشده باشد، ابزار کنترل بودجه نیز به‌عنوان یک دستگاه کنترل از کار می‌افتد. بودجه وسیله‌ای برای کنترل هزینه نیز هست.

۶. طرح‌های برنامه ریزی چیست؟

برنامه ترکیبی از بسیاری از طرح‌های کوچک است، جایی که هر طرح به هدف برنامه کلی موسوم به برنامه کمک می‌کند. کمپین فروش، با هدف افزایش ۲۵درصدی فروش، یک برنامه است. این برنامه از چندین طرح کوچک تشکیل شده است، یعنی تبلیغات از طریق تبلیغات، تبلیغات از طریق فروشندگان، تبلیغات از طریق کارمندان و تبلیغات از طریق پست مستقیم. هر طرح کوچک تا رسیدن به سطح مطلوب افزایش فروش، به هدف کلی برنامه کمک می‌کند.

۷. راهبردهای برنامه ریزی چیست؟

استراتژی به‌معنای برنامه‌ریزی تاکتیکی در محیط رقابتی است. ما باید مطابق با نیروهای محیط خارجی، تأمین‌کنندگان، مشتریان، دولت و رقبا برنامه‌ریزی کنیم نه به‌طور جداگانه. مقاومت ذاتی در برابر تغییر وجود دارد؛ بنابراین، برنامه‌های استراتژیک نیز برنامه‌هایی هستند که حداقل مقاومت کارکنان ما را به خود جلب می‌کنند.

این طرح باید از موانع کمتری نیز در برابر رقبا برخوردار باشد؛ بنابراین، یک رویکرد استراتژیک برای برنامه‌ریزی ضروری است. حتی فرایند انتخاب یکی از چندین گزینه موجود نیز یک فرایند استراتژیک است.

مراحل دخیل در برنامه ریزی چیست؟

۱. جمع‌آوری اطلاعات

اولین گام در برنامه‌ریزی، جمع‌آوری اطلاعات، حقایق و ارقام مربوط است. در واقع، قبل از تدوین اهداف و تعیین راه‌و‌روش‌های دستیابی به آنها، داشتن اطلاعات مربوط به مدیر مهم است.

بنابراین، یک شرکت پیوسته مواردی مانند اینها را از خود می‌پرسد:

  1. مشتریان ما چه کسانی هستند؟
  2. چرا؟
  3. در چه شرایطی مشتری از دست می‌رود؟
  4. عملکرد و ارزش محصول ما برای مشتریان ما چیست؟
  5. قدرت اصلی ما در برنامه ریزی چیست؟
  6. آیا ما محصول را می‌سازیم یا می‌فروشیم؟

پاسخ به چنین سؤالاتی اطلاعاتی حیاتی را ارائه می‌دهد که بر اساس آنها شرکت اهداف واقع‌بینانه‌ای را تعیین می‌کند و امیدوارکننده‌ترین اقدامات را برای دستیابی به آنها دنبال می‌کند.

به‌عنوان مثال، «مک گرا هیل» (McGraw - Hill)، که در کار انتشارات است، ممکن است تصمیم بگیرد داستانی را منتشر کند، اما قبل از اینکه بتواند فعالیت‌های خود را برنامه‌ریزی کند، به اطلاعات خاص مشتریان، مانند عادت خواندن، ظرفیت خرید، سطح تحصیلات و غیره، نیاز دارد.

۲. شناسایی و مطالعه عوامل حیاتی و مؤثر در رشد و کارایی شرکت

همان طور که از نظر علمی، موجودی نیروی انسانی برای یک شرکت فایده چندانی ندارد، مگر اینکه ممیزی نیروی انسانی برای پیش‌بینی روند انجام شود، ممکن است شرکتی که دارای اطلاعات است نتواند فعالیت‌های آینده خود را برنامه‌ریزی کند، مگر اینکه عوامل آن را شناسایی و به‌طور دقیق مطالعه کند که این ممکن است رشد و کارایی شرکت را محدود کند.

در واقع، سازمانی که در برنامه‌ریزی‌های علمی رفتار می‌کند، خود را درگیر چنین تمرینی می‌کند. شرکت دائما به‌دنبال نقاط قوت، نقاط ضعف، زمینه‌های بروز فرصت و موقعیت‌های تهدیدآمیز در فعالیت خود است تا رشد و بقای خود را تضمین کند‌.

۳. قراردادن اهداف برنامه

«فرمول‌بندی هدف» سومین مرحله منطقی در روند برنامه‌ریزی است. اهداف نتایج نهایی را که یک برنامه به‌دنبال دستیابی به آنهاست، مشخص می‌کند و تعیین می‌کند که با مجموعه‌ای از سیاست‌ها، قوانین، برنامه‌ها و روش‌ها چه چیزی به دست می‌آید. اهداف باید در هر سطح تنظیم شود. از اهداف شرکت‌ها اهداف سطح واحد پدیدار می‌شود.

۴. تعیین و ارزیابی الگوهای اقدام

گام بعدی در برنامه‌ریزی بدیهی است. در این گام باید فهمید که اقدامات مختلفی برای تحقق اهداف برنامه در دسترس است یا خیر.

البته ممکن است گزینه‌های مختلفی برای تحقق برنامه در دسترس باشد، اما آنچه مهم است این است که تعداد گزینه‌های موجود را کم کنید و سپس امیدوارکننده‌ترین اقدامات را انتخاب کنید. در اینجا وظیفه ارزیابی مراحل عمل در برابر اهداف برنامه و مفروضات برنامه‌ریزی، قبل از انتخاب نهایی قرار دارد.

۵. انتخاب دوره عمل

گام پنجم در برنامه‌ریزی انتخاب بهترین اقدام است. ارزیابی مراحل مختلف عملی نشان می‌دهد که از بین گزینه‌های مختلف موجود، ۱ یا ۲ مورد مناسب‌ترین گزینه برای تحقق اهداف برنامه است.

۶. تنظیم جدول زمانی

تنظیم جدول زمانی به‌اندازه سایر مراحل برنامه‌ریزی مهم است. اگرچه اغلب در کتاب‌های درسی مدیریت ذکر نشده است، به‌سختی بر اهمیت آن تأکید می‌شود. امروزه، به‌طور مداوم یک شرکت در محیطی بسیار پویا و در حال تغییر فعالیت می‌کند.

بنابراین، وقتی آینده نامشخص است، تعیین دوره برنامه از قبل مهم است. هیچ دوره برنامه‌ای نباید از آنچه از نظر اقتصادی مطلوب است، بیشتر باشد. از طرف دیگر، دوره برنامه نباید خیلی کوتاه باشد؛ از این رو، مدیر باید مطمئن شود که دوره برنامه به‌اندازه کافی طولانی است تا از طریق یک سری اقدامات، اجرای تعهدات مربوط به یک تصمیم را اعمال کند.

این کار ممکن است دشوار به نظر برسد، اما این تنها استاندارد واقع‌بینانه موجود باشد؛ بنابراین، در دوره برنامه باید فاکتورهای خاصی بررسی شود؛ فاکتورهایی از جمله:

  1. زمان رهبری؛
  2. مدت‌زمان لازم برای بازیابی وجوه سرمایه‌گذاری‌شده در تجهیزات، کارکنان و آموزش؛
  3. دردسترس‌بودن آینده مشتریان؛
  4. دردسترس‌بودن مواد اولیه و اجزای مورد انتظار در آینده.

۱۰ مزیت اصلی برنامه‌ریزی برای یک سازمان چیست؟

۱۰ مزیت اصلی برنامه ریزی برای یک سازمان

برنامه‌ریزی یکی از کارکردهای مهم مدیریت است و برای کلیه عملکردهای مدیریتی اساسی است. بدون برنامه‌ریزی صحیح، سازمان‌دهی و جهت‌دهی مناسبی وجود نخواهد داشت. برنامه‌ریزی اهداف و وسایل دستیابی به آنها را بیان می‌کند.

دلایل اهمیت مفهوم برنامه ریزی چیست؟ در جایگاهی بالاتر از همه موارد دیگر، برنامه‌ریزی به دلایل زیر مهم است:

۱. مواجهه با پیچیدگی‌های تجارت مدرن

کسب‌و‌کار روزبه‌روز پیچیده‌تر می‌شود. جهانی‌شدن کسب‌و‌کار، افزایش رقابت، نیاز مداوم به خلاقیت و خیلی از مسائل دیگر هرروزه در حال بروز و ظهور است.

پیوسته نیاز به برنامه‌ریزی موارد برای مواجهه با شرایط پیچیده وجود دارد.در چنین موقعیت‌هایی نقش برنامه ریزی چیست؟ برنامه‌ریزی به‌عنوان ابزاری در پیش‌بینی موقعیت‌های نوظهور تجاری و پیشنهاد راه‌های بهره‌گیری از آن کمک می‌کند. برنامه‌ریزی به هر تاجری کمک می‌کند تا به‌روش سیستماتیکی با شرایط نوظهور روبه‌رو شود.

۲. پیشگیری در برابر شکست‌های تجاری

شکست‌های تجاری ممکن است به‌دلیل برنامه‌ریزی غلط و غیرعلمی باشد. ‍‍‍‍‍‍‍پیامد‌های برنامه ریزی نادرست چیست ؟  برنامه‌ریزی نادرست ممکن است باعث اتلاف منابع و ازدست‌رفتن فرصت‌ها شود. این تجارت ممکن است در رقابت با واحدهای کارآمد اداره نشود. از وضعیت فعلی، نشانه‌های شکست‌هایه قابل مشاهده خواهد بود. برنامه‌ریزی بهتر و اجرای صحیح آن می‌تواند تجارت را از شکست نجات دهد.

۳. توجه به اهداف

برنامه‌ریزی به‌وضوح به تعیین اهداف سازمان کمک می‌کند. تمام توجه مدیریت به دستیابی به آن اهداف معطوف شده است. در اهداف می‌توان اولویت‌هایی را در نظر گرفت؛ اهداف مهمی که باید در ابتدا مورد توجه قرار گیرد و اهداف دیگری نیز پس از آنها دنبال شود.

۴. به‌حداقل‌رساندن عدم قطعیت‌ها

تأثیر عدم قطعیت‌ها در برنامه ریزی چیست؟ برنامه‌ریزی همیشه برای آینده انجام می‌شود. هیچ‌کس نمی‌تواند اتفاقات پیش‌بینی‌شده را به‌طور دقیق پیش‌بینی کند. محیط‌های کاری همیشه در حال تغییر است. برنامه‌ریزی تلاشی برای پیش‌بینی آینده و برنامه‌ریزی امور به بهترین شکل ممکن است. برنامه‌ریزی به‌طور قطع بی‌اطمینانی آینده را با استناد به تصمیمات خود، بر اساس تجربیات گذشته و شرایط فعلی، به حداقل می‌رساند.

۵. استفاده بهتر از منابع

جایگاه منابع در برنامه ریزی چیست؟ یکی دیگر از مزایای برنامه‌ریزی استفاده بهتر از منابع کسب‌وکار است. ابتدا تمام منابع شناسایی و سپس عملیات برنامه‌ریزی می‌شود. همه منابع برای بهترین استفاده ممکن به کار گرفته می‌شود.

۶. اقتصاد در عملیات

ابتدا اهداف تعیین می‌شود و سپس بهترین راه ممکن برای دستیابی به این اهداف انتخاب می‌شود. عملیاتی که از بین گزینه‌های احتمالی بهتر انتخاب می‌شود، در عملیات اقتصادی وجود دارد. در این مورد از روش آزمون‌وخطا اجتناب می‌شود.

۷. دستیابی به هماهنگی بیشتر

تمام تلاش‌ها برای دستیابی به اهداف سازمان با تلاش همگانی انجام می‌شود و از تکرار تلاش‌ها جلوگیری می‌شود. برنامه‌ریزی به هماهنگی بهتر در سازمان منجر می‌شود که در نهایت، به نتایج بهتر منتهی می‌شود.

۸. تشویق نوآوری و خلاقیت

یک سیستم برنامه‌ریزیِ بهتر باید مدیران را تشویق کند تا روش‌های جدیدی را برای انجام کارها ابداع کنند. این به تفکر نوآورانه و خلاقانه در بین مدیران کمک می‌کند، زیرا آنها هنگام برنامه‌ریزی به چیزهای جدیدی فکر می‌کنند. این فرایندی است که آگاهی از مشارکت فردی را فراهم می‌کند و ایجاد فضای صمیمی را که به دستیابی به نتایج بهتر کمک می‌کند، تشویق می‌کند.

۹. مدیریت به استثنای ممکن

مدیریت به استثنای ممکن به این معناست که مدیریت نباید درگیر هر فعالیتی باشد. اگر همه‌چیز به‌خوبی پیش می‌رود، دیگر جای نگرانی نیست و مدیریت باید فقط در مواقعی که طبق برنامه‌ریزی پیش نمی‌رود، مداخله کند.

برنامه‌ریزی اهداف سازمان را برطرف می‌کند و باید تمام تلاش‌ها برای دستیابی به این اهداف صورت گیرد. مدیریت باید فقط در مواردی که امور خوب پیش نمی‌رود، دخالت کند. با معرفی مدیریت به استثنای ممکن، برای برنامه‌ریزی فعالیت‌ها وقت بیشتری را در اختیار مدیران قرار می‌دهند تا وقت خود را برای کار روزمره تلف نکنند.

۱۰. کنترل را آسان می‌کند

برنامه‌ریزی و کنترل از هم جدا نیستند. برنامه‌ریزی به تعیین اهداف و استانداردهای عملکرد کمک می‌کند. این روند مدیریت را قادر می‌سازد تا عملکرد زیردستان را بررسی کند. انحرافات عملکرد می‌تواند در اولین فرصت با انجام اقدامات اصلاحی اصلاح شود.

محدودیت‌های برنامه ریزی چیست؟ 

اگرچه بیشتر محدودیت‌ها به بی‌اطمینانی در آینده مربوط است، خود برنامه‌ریزی محدودیت‌هایی دارد. دلایل موفق‌نشدن افراد در آن این است که برنامه‌ریزی بر مشکلات عملی پیش‌آمده در برنامه‌ریزی تأکید دارد.

برنامه‌ریزی کارآمد کار ساده‌ای نیست. مدیران، برخلاف تقدم فرایند مدیریت، در ساخت و اجرای برنامه‌ها با موانع مختلفی روبه‌رو می‌شوند. آنها باید آگاهی خود را از این محدودیت‌ها افزایش دهند.

در ادامه عمده‌ترین محدودیت‌ها شرح داده شده است:

۱. نبود اطلاعات دقیق

عوامل موثر در تعیین ارزش و ایجاد محدودیت در برنامه ریزی چیست؟ برنامه ریزی برنامه‌ریزی شامل پیش‌بینی است و آینده به‌طور کامل نامشخص و پیچیده است و اگر اطلاعات دقیق نباشد، ارزش خود را از دست می‌دهد. برنامه‌ریزی به فعالیت‌های آینده مربوط است و کیفیت اطلاعات نتیجه اصلی برنامه‌ریزی را تعیین می‌کند. برخی اوقات، مدیران نمی‌دانند که چگونه از اطلاعات به‌طور مؤثر استفاده کنند؛ در این صورت، ممکن است برنامه‌ریزی در عملیات مشکل ایجاد کند.

مقاومت در برابر تغییر عامل دیگری است که برنامه‌ریزی را محدود می‌کند. بیشتر مردم به‌دلیل ترس از شکست و بی‌اطمینانی در برابر تغییر مقاومت می‌کنند؛ با این حال، برنامه‌ریزی باعث تغییر نگرش افراد می‌شود تا برنامه‌ریزی مؤثرتر شود. برنامه‌ریزی به افراد سازمان احساس امنیت کاذب را منتقل می‌کند.

۲. انعطاف‌ناپذیری

برنامه‌ریزی طیف و گستره مربوط به هر فعالیتی را می‌دهد و به‌طور کلی به سختی در عملکرد داخلی سازمان منجر می‌شود. مدیران موظف‌اند به‌شکل سختگیرانه‌ای مراحل را دنبال کنند. انعطاف‌ناپذیری درونی، که ممکن است برنامه‌ریزی را محدود کند، به روان‌شناسی انسان، سیاست‌ها و روش‌های سازمانی و همچنین سرمایه‌گذاری طولانی‌مدت مربوط است؛

در کنار این، مدیران با انعطاف‌پذیری بیرونی بسیاری روبه‌رو هستند و هیچ‌گونه کنترلی بر کارمندان ندارند.عوامل موثر بر دامنه‌ی عملکرد مدیران در برنامه ریزی چیست؟ این عوامل، عوامل اجتماعی، حقوقی، فناوری و غیره است. مدیران باید برنامه‌های خود را با توجه به تقاضای این عوامل تنظیم کنند؛ بنابراین، دامنه عملکرد آنها برای برنامه‌ریزی مؤثر در بسیاری از موارد محدود است.

۳. برنامه‌ریزی ناکافی

دلایل فراوانی وجود دارد که مردم، هم در سطح فرمول‌بندی و هم در سطح اجرا، در برنامه‌ریزی شکست می‌خورند. دلایل شکست در برنامه ریزی چیست؟  تعهد نداشتن به برنامه‌ریزی، هدف مبهم، تمایل به چشم‌پوشی از مکان برنامه‌ریزی، اتکا به اتفاقات گذشته، پشتیبانی‌نکردن مدیریت، نبود تکنیک‌های کنترل‌کننده و مقاومت در برابر تغییر و غیره از جمله نقص‌های برنامه‌ریزی هستند؛ این عوامل مسئول برنامه‌ریزی ناکافی یا برنامه‌ریزی غلط در سازمان‌های مربوط هستند.

۴. عوامل زمان و هزینه

عمده‌ی محدودیت‌ها در برنامه ریزی چیست؟ عوامل زمان و هزینه به‌عنوان محدودیت‌های واقعی برنامه‌ریزی در نظر گرفته می‌شوند؛ همچنین مدیران باید فاکتورهای زمان و هزینه را در نظر بگیرند. برنامه‌ریزی به‌دلیل عوامل زمان و هزینه آسیب می‌بیند. زمان برای هر مدیری در سازمان عامل محدودکننده‌ای است، زیرا ممکن است برای گذراندن کل مراحل برنامه‌ریزی زمان کافی در دسترس نباشد.

برنامه‌ریزی شامل هزینه‌های سازمان است. در صورت جزئیات بیشتر، برنامه‌ریزی هزینه‌ها افزایش می‌یابد؛ بنابراین، برنامه‌ریزی نمی‌تواند فراتر از یک حد مشخص انجام شود، اما باید هزینه‌های آن را توجیه کند. با توجه به هزینه، در هر شرایطی این امر نباید بیش از ارزش برنامه‌ریزی یا منافع حاصل از آن باشد.

اغلب، ممکن است فلسفه مدیریت نیز مانع روند برنامه‌ریزی شود. هنگامی که مدیران به یک فلسفه خاص ،که در مدت‌زمان طولانی ادامه یابد، عادت کردند، این امر به قبولاندن محدودیت‌های انعطاف‌ناپذیر داخلی برای برنامه‌ریزی تمایل ایجاد می‌کند.

عوامل مختلفی که در بالا مورد تجزیه‌وتحلیل قرار گرفت، به محدودیت‌های برنامه‌ریزی یا بی‌اثرکردن آن یا کاهش درجه کار برنامه‌ریزی‌شده کمک می‌کند؛ با این حال، باید پذیرفت که برنامه‌ریزی ضروری است و مدیران باید برای مؤثرترکردن آن گام بردارند.

منبع: yourarticlelibrary.com

۴.۳ ( ۳ امتیاز )
٪۰

شما این جلسه از برنامه‌ریزی را مطالعه کرده‌اید.

برای ثبت این جلسه و مطالعه کامل دوره، وارد شوید.

چگونه برنامه ریزی کنیم تا موفق شویم؟

جلسه بعدی آموزشی

دیدگاه

۰  دیدگاه‌