هماهنگی چیست؟ راهنمای جامع ایجاد هماهنگی در سازمان
- هماهنگی چیست؟
- انواع هماهنگی در سازمان
- نشانه‌های هماهنگی ضعیف در سازمان
- نکاتی برای برقراری هماهنگی قوی و مؤثر در سازمان
- اهمیت هماهنگی در مدیریت
- تکنیک‌هایی مؤثر برای دستیابی به هماهنگی در مدیریت
- روش‌های لوئی آلن برای هماهنگی
- روش‌های گفتاری و نوشتاری هماهنگی
هماهنگی یا تناسب، ماهیت مدیریت و یکی از مهم‌ترین وظایف مدیریتی است و برای یکدست‌کردن فعالیت‌های مدیریتی، اهمیت حیاتی دارد. سازمان‌ها حتی از برقراری ارتباط بین اعضای گروه و رخدادهای سرگرم‌کننده گروهی برای ایجاد و تقویت هماهنگی بین کارکنان استفاده میکنند. اما تعریف هماهنگی چیست؟ هماهنگی ضعیف در سازمان چه نشانه‌هایی دارد؟ و چطور می‌توان آن را در سازمان به‌وجود آورد؟ پاسخ همه این پرسش‌ها و تعریف هماهنگی را در ادامه خواهید خواند.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
هماهنگی چیست؟
بهطور خلاصه برای تعریف هماهنگی باید بگوییم، هماهنگی فرایند برقراری ارتباط بین کارها و منابع تمام بخشهای مختلف یک سازمان، بهمنظور رسیدن به هدف مشخص و مشترکی است.
شکست یک سازمان در ایجاد هماهنگی، باعث کاهش بهره‌وری کارکنان، پیچیده‌شدن فرایندها و تأخیر در تکمیل پروژه‌های سازمان می‌شود. در بلندمدت، پیامدهای آن می تواند باعث صدمه به کسبوکار و سود‌های حاصل از آن، همچنین کاهش روحیه کارمندان شود.
انواع هماهنگی در سازمان
حال که با تعریف هماهنگی آشنا شدید، در ادامه انواع هماهنگی در سازمان و راه‌های دستیابی به آنها را بررسی میکنیم.
هماهنگی کارآمد بین بخشهای داخلی و خارجی در هر سازمانی، پیچیدگی‌های غیرضروری (چه درونی و چه بیرونی) را کاهش می‌دهد؛ بنابراین، سازمانی که از انواع هماهنگی برخوردار است، کارآمدتر می‌شود؛ پویایی بین سطوح خرد و کلان سازمانی آن افزایش می‌یابد؛ رابطه بین گروه‌های درون‌سازمانی و فراسازمانی آن بهبود پیدا می‌کند؛ اعتماد بین گروه‌هایی که در آن سازمان با هم رقابت میکنند، بیشتر می‌شود و وظایف سازمانی سازمان نیز به‌روشنی تعریف می‌شوند.
بهطور کلی، تعریف انواع هماهنگی در سازمان ۲ نوع است: هماهنگی درونی و هماهنگی بیرونی. هر یک از انواع هماهنگی، در مطالب زیر توضیح داده شده‌اند.
تعریف هماهنگی درونی
عنصر اصلی در این نوع از انواع هماهنگی در سازمان، ساختن ارتباط موثر بین همه مدیران، اجراکنند‌گان، ادارات، بخش‌ها، شعب و کارمندان یا کارگران است. این روابط، بهمنظور هماهنگ‌کردن فعالیت‌های سازمان ایجاد می‌شوند. هماهنگی درونی، به ۲ گروه تقسیم می‌شود:
۱. تعریف هماهنگی عمودی: در هماهنگی عمودی که جزئی از انواع هماهنگی در سازمان است، فردی که جایگاه و قدرت بیشتری دارد، کارها را با زیردستانش هماهنگ می‌کند و زیردستان نیز به‌نوبه خود، کارهایشان را با سرپرست هماهنگ میکنند؛ برای مثال، مدیر فروش، فعالیت‌هایش را با سرپرست بخش فروش هماهنگ می‌کند؛ از طرف دیگر، همه سرپرست‌های بخش فروش، کارهایشان را با مدیر فروش هماهنگ میکنند.
۲. تعریف هماهنگی افقی: در نوع از انواع هماهنگی، کارمندانی که در یک سطح سازمانی هستند، رابطه‌ای را بین خودشان برقرار میکنند تا عملکردشان را بهبود ببخشند؛ برای مثال، روابط بین رؤسای یک بخش یا سرپرستان یا کارمندان.
به‌بیان دیگر، هر کارمندی یا به‌صورت عمودی عمل می‌کند و گزارش کار خود را به سرپرست یا زیردست خود می‌دهد یا به‌صورت افقی عمل می‌کند و گزارش کارش را به همکار خود می‌دهد. پس از این که دریافتید هماهنگی درونی چیست به تعریف هماهنگی بیرونی از انواع هماهنگی در سازمان میپردازیم.
تعریف هماهنگی بیرونی
همان طور که از نام این دسته از انواع هماهنگی پیدا است، تعریف هماهنگی بیرونی، به‌معنای تناسب بین اعضا و کارمندان یک سازمان و افراد بیرون از آن سازمان است. این روابط با این هدف ساخته می‌شوند که به سازمان کمک کنند تا از کسانی که خارج از سازمان با آنها در ارتباط‌اند، درک بهتری به دست بیاورد؛ کسانی مانند بازاریابان، عموم مردم، رقبا، مشتریان، کارمندان دولت و مؤسسات مالی.
بهطور معمول، سازمان‌ها مسئولیت انواع هماهنگی در سازمان را به عهده مدیر روابط عمومی می‌گذارند تا او روابط دوستانه‌ای را بین کارمند آن سازمان و افراد خارج از آن برقرار کند. حال این سوال مطرح می‌شود در یک سازمان نشانه‌های هماهنگی چیست؟
نشانه‌های هماهنگی ضعیف در سازمان
دوباره‌کاری
تکرار و حشو، نشانه رایجی از نبود هماهنگی در سازمان است. وقتی ارتباطات بین کارمندان و بخشهای مختلف سازمان ضعیف باشد، دوباره‌کاری می‌شود و سازمان مجبور خواهد بود تا دوباره برای تولید همان نتایج یکسان، زمان و تلاش اضافی صرف کند. مشخص است که این کار باعث اتلاف وقت نیروی کار و منابع سازمان می‌شود.
اطلاعات از‌دست‌رفته
اطلاعات باید بین بخشهای مختلف سازمان به اشتراک گذاشته شوند تا هریک از بخش‌ها بتوانند وظایف و مسئولیت‌های خود را به‌درستی انجام دهند. ارتباطات و تعاملات ضعیف در سازمان‌های بدون هماهنگی، موجب از‌دست‌رفتن اطلاعات می‌شود؛ در ادامه، نبود اطلاعات می‌تواند باعث اثر آبشاری (cascading effect) و آسیب جدی به سازمان شود.
تأخیر در تحویل دستاوردها یا محصولات
وقتی بین کارکنان هماهنگی وجود ندارد، تأخیر در دستاوردها یا محصولات، امر اجتناب‌ناپذیری است. نبود بهره وری و کارآمدی در سازمان، بر روابط شما با مشتریان تأثیر منفی گذاشته و در نتیجه قابلیت اعتماد و شهرت خدشه‌دار می‌شود.
قطعا برنامه ریزی و ساخت سیستم هماهنگی که مناسب سازمان شما باشد، نیاز به صرف وقت و تلاش بسیاری دارد، اما تأثیر و اهمیت آن برای همه اعضا ارزشمند و مفید خواهد بود. پس از این که متوجه شدید هماهنگی چیست و چه انواعی دارد باید بدانید چگونه می‌توانید هماهنگی را در سازمان برقرار کنید.
با ساختن یک رزومه حرفه‌ای، برای استخدام در بهترین فرصت‌های شغلی اقدام کنید.
نکاتی برای برقراری هماهنگی قوی و مؤثر در سازمان
تعاملات و ارتباطات را پرورش دهید
ایجاد و تشویق به داشتن عادت‌های ارتباط موثر ارتباطی سالم به شما کمک می‌کند تا از هرگونه مخالفت و درگیری غیرضروری در سازمان خودداری کنید. انواع مختلفی از ارتباطات مثل اخبار بخشهای مختلف سازمان، گزارش‌های بولتن یا خبری و جلسات ملاقات منظم کارکنان، برای باز‌کردن سر بحث و گفت‌و‌گو و تبادل ایده‌ها در بخشهای مختلف، فرصت‌هایی عالی فراهم میکنند که می‌توانند هماهنگی و پیوستگی را در سازمان گسترش دهند.
برقراری ساختار سازمانی روشن و شفاف
ایجاد ساختار سازمانی برای تضمین هماهنگی مناسب در سازمان، ضروری است. تعریف روشن همه نقش‌های سازمانی، مسئولیت‌ها و زنجیره فرمان گروهی برای ساخت هماهنگی قوی و جریان کاری مؤثر در سازمان، حیاتی است. همه باید از سیاست‌ها و فرایندهای روشن سازمان نیز آگاه شوند تا بتوانند دیدگاه شفافی از وظایف و اهداف خود داشته باشند.
رهبری کارآمد
اکثر افراد برای رهبران الهام‌بخش کار میکنند، نه برای دیکتاتورهایی که مدام دستور می‌دهند. رهبر واقعی، گروه خود را به‌سمت موفقیت هدایت و نیازهای آنها را نیز درک می‌کند. رهبر عالی کسی است که قادر به الهام‌بخشیدن و انگیزه‌دادن به اعضای گروه باشد تا بتواند بهترین پتانسیل‌ها را در آنها فعال و هرگونه اختلاف بین آنها را به‌شکل مناسبی حل کند. رهبر کارآمد کسی است که می‌تواند هماهنگی را در تمام سطوح سازمان گسترش دهد.
هماهنگی کلید برقراری سیستم‌های ساختار‌مند و اتحاد بین بخشهای مختلف سازمان است تا همه بتوانند بهطور مؤثری برای رسیدن به اهداف خود و سازمان کار کنند؛ همچنین هماهنگی به ایجاد محیط مثبت و متعادل کمک می‌کند. از نکات ساده ولی اجرایی این مطلب برای برقراری هماهنگی استفاده کرده و راه را برای موفقیت شغلی آن هموار کنید.
اهمیت هماهنگی در مدیریت
اصلا اهمیت هماهنگی چیست؟ چه کمکی به سازمان می‌کند؟ زمانی که سازمانی تشکیل می‌شود و ادارات طراحی می‌شوند، مدیران در راستای رسیدن به اهداف سازمانی، در فعالیت‌های ادارت هماهنگی به وجود می‌آورند. مدیران ارشد، اهداف سازمانی را به مدیران ادارات اطلاع می‌دهند و به آنها در انجام وظایف برنامه‌ریزی، سازماندهی، استخدام کارکنان، تعلیم و نظارت در ادارات مربوطه کمک میکنند.
آنها اهداف سازمان را با اهداف ادارات ترکیب و اهداف اداری را با اهداف سازمانی هماهنگ میکنند. به این ترتیب، این کار به هماهنگی ادارات مختلف در هر بخش کمک و همه عملکردهای مدیریت را ادغام می‌کند. از این رو، درست است که هماهنگی را جوهر مدیریت بنامیم. این امر باعث می‌شود که هریک از عملکردهای مدیریتی و فعالیت‌های اداری، در پیشبرد اهداف سازمان نقش داشته باشد.
۱. هماهنگی در برنامه‌ریزی
وقتی برنامه‌ریزی‌ها انجام می‌شوند، مدیران تضمین می‌دهند که انواع برنامه‌ها (بلندمدت، کوتاه‌مدت، راهبردی و معمولی)، سیاست‌ها، قوانین و روش‌ها، با هماهنگی پیش می‌روند. به این ترتیب ادارات مختلف بهطور مؤثر از این برنامه‌ها پیروی میکنند.
۲. هماهنگی در سازماندهی
تقسیم کار برای ادارات با هدف هماهنگی میان کارهای اداری و اهداف سازمانی انجام می‌شود. مدیران بر اساس شباهت فعالیت‌ها، استخدام افراد برای مدیریت ادارات، تعریف اختیارات و مسئولیت آنها و ساختار سازمان این تقسیم کار را انجام می‌دهند. اگر فعالیت‌ها به‌صورت تصادفی و بدون هماهنگی تقسیم شوند، ممکن است برخی از آنها به هیچ‌کس واگذار نشوند و برخی از آنها به بیش از یک نفر محول شوند.
۳. هماهنگی در استخدام کارکنان
با شکل‌گیری مشاغل، مدیران اطمینان می‌دهند که بر اساس مهارت‌ها و توانایی‌ها، سمَت‌های مختلف را به عهده افراد می‌گذارند. این امر، قرار‌گیری فرد مناسب، در سمَت مناسب را تضمین می‌کند تا فعالیت‌های کاری با هماهنگی پیش رود.
۴. هماهنگی در رهبری
هنگامی که هر مدیری، زیردستان خود را با تشویق، رهبری و ارتباط دوستانه هدایت می‌کند، در حال تلاش برای هماهنگی بین فعالیت‌های سازمانی است؛ او همچنین تلاش می‌کند تا اهداف فردی را با اهداف سازمانی هماهنگ کند. رهبری، همبستگی و یکپارچگی را در بین فعالیت‌های اعضای سازمان حفظ می‌کند.
۵. هماهنگی در نظارت
با نظارت‌کردن، مطمئن خواهید شد که عملکرد واقعی با عملکرد برنامه‌ریزی‌شده هم‌سو است. هدف از نظارت بر بودجه‌ها یا سیستم‌های اطلاعاتی، هماهنگی میان فعالیت‌های مختلف سازمانی است؛ از این رو، هریک از فعالیت‌های مدیریتی برای کمک به اهداف سازمانی، هماهنگ شده است. هماهنگی در کل سازمان، امری ضروری است.
هماهنگی زمانی رخ می‌دهد که ساختار سازمان به‌گونه‌ای باشد که از مطابقت عمودی میان سطوح سلسله‌مراتبی مدیریت و مطابقت افقی میان افراد و واحدهای کاری در سطوح یکسان، اطمینان حاصل شود. اصول مدیریت، وظیفه مدیران را در ایجاد هماهنگی مؤثر میان عملکردهای مدیریتی آسان می‌کند. وحدت فرماندهی و زنجیره اسکالر (یکی از اصول چهارده‌گانه مدیریت فایول است که در آن زنجیره فرماندهی از بالاترین سطح اختیار به پایین‌ترین سطح آن، به‌صورت زنجیره‌ای به هم وصل شده است) نمونه‌هایی از این اصول مدیریتی است.
از آنجا که هماهنگی، جوهر مدیریت است، ذاتی مدیریتی دارد. هم‌راستا‌کردن محیط درونی با محیط بیرونی و منابع انسانی با منابع غیرانسانی برای دستیابی به اهداف سازمانی، وظیفه هر فردی، در هر سطح و در هر اداره‌ای است. هم‌سویی به تک‌تک وظایف، معنا و هدف می‌بخشد و تلاش گروهی را برای رسیدن به هدف تقویت می‌کند.
هماهنگی فقط مربوط به اداره خاصی یا عملکرد به‌خصوصی نیست. برای دستیابی به اهداف کلی، همه عملکردهای مدیریتی (برنامه‌ریزی، سازماندهی، استخدام کارکنان، رهبری و نظارت) در همه ادارات، باید هماهنگ باشند؛ با این حال ممکن است که میزان هماهنگی عملکردهای مدیریتی در زمان‌های متفاوت و ادارات مختلف، متغیر باشد.
تلاش در جهت هماهنگی، لازم است که در برخی از موقعیت‌ها بیشتر روی برنامه‌ریزی و در شرایط دیگری، بیشتر روی نظارت متمرکز شود. صرف نظر از میزان تمرکز، جوهر هماهنگی بر نیازی تأکید می‌کند که در همه بخش‌ها، سطوح و مقاطع زمانی فراگیر است.
سازمان‌های رایج، سیستمی باز هستند. (سازمانی که فقط متکی بر عوامل و نیروهای داخلی است و بدون ارتباط با محیط خارج، می‌تواند مسائل خود را از طریق سلسله‌مراتب و تقسیم کار و روابط رسمی در داخل سازمان حل‌و‌فصل کند.) تعامل فعال و مستمر آنها با محیط، نیازمند حضور مجموعه‌ای قوی از هم‌سویی در آن سازمان‌ها است. هماهنگی، نقطه‌قوت موفقیت سازمانی است. در این قسمت مطلب به این پرداختیم که اهمیت هماهنگی چیست و چگونه می‌تواند باعث پیشرفت سازمان شود. در ادامه نیز تکنیک‌هایی برای دستیابی به هماهنگی را بررسی میکنیم.
تکنیک‌هایی مؤثر برای دستیابی به هماهنگی در مدیریت
هماهنگی کوششی است برای اطمینان از یک‌دست بودن صحیح عملکرد‌ها و همگام‌سازی منظم عملکرد بخشهای مختلف برای تحقق اهداف. این فرایند باعث می‌شود که گروه‌های مختلفی از کارمندان برای دستیابی به اهداف، با یکدیگر با هماهنگی عمل کنند. تمام عملکردهای مدیریتی، ابزاری برای هماهنگی هستند. در ادامه این مطلب، هماهنگی را تعریف کرده‌آیم و روش‌ها و تکنیک‌های مختلفی جهت هماهنگی مؤثر گرد آورده‌ایم.
هماهنگی، هماهنگ‌کردن منظم تلاش‌های افراد برای به اجرادرآوردن مناسب، با کارکرد درست و باکیفیت وظایف است، به‌طوری که تلاش‌های یکپارچه آنها به یک هدف مشخص، یعنی همان هدف مشترک شرکت، منجر شود.
هایمن ( Haimann)
پس از آشنایی با این که تعریف هماهنگی چیست، در ادامه به انواع تکنیک‌های هماهنگی میپردازیم:
- تکنیک‌های عمومی
- تکنیک‌های خاص
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
تکنیک های عمومی برای هماهنگی در مدیریت
اگر عملکردهای مدیریتی به‌درستی طراحی و اجرا شوند، هماهنگی در مدیریت به‌راحتی به‌وجود می‌آید. طراحی متفکرانه و مناسب عملکردهای مدیریتی، کلید هماهنگی موفقیت‌آمیز است. تقریبا تمام عملکردهای مدیریتی، مثل برنامه‌ریزی، سازماندهی، اداره، نظارت، رهبری و کنترل، مستقیم بر هماهنگی تأثیر می‌گذارند. ضمن برنامه‌ریزی اهداف و دغدغه‌های تجاری، سیاست‌ها و مراحل نیز باید تنظیم شوند.
اگر سیاست‌ها و مراحل هماهنگی، با اهداف مطابق باشند، دیگر در بخش تجاری، نگرانی‌ای نخواهیم داشت؛ بنابراین برای جلوگیری از بسیاری از درگیری‌ها و سوءتفاهم‌ها، باید گروه نمایندگی برای روشن‌کردن اختیارات و روابط وجود داشته باشد. این وظیفه مدیران ارشد است که بخشهای مختلفی را بر اساس کارکردهای مختلف ایجاد کرده و رابطه‌ای بین مدیران بخش‌ها و کارمندان برقرار کنند.
کارمندان و مدیران، هماهنگی را ارتقا می‌بخشند که در نهایت به روحیه تیمی و تلاش صادقانه برای دستیابی به اهداف منجر می‌شود. تکنیک‌های کنترل نیز مثل تکنیک‌های هماهنگی، برای دستیابی به اهداف مشترک به سازمان کمک می‌کند. در صورتی که مدیر، از همان ابتدا برای این فرایند برنامه‌ریزی کند و تا آخرین مرحله کنترل آن را حفظ کند، هماهنگی می‌تواند به وجود آید.
تکنیک های خاص برای هماهنگی در مدیریت
مدیریت وظیفه دارد که ببیند هماهنگی در کل سازمان وجود دارد، اگرچه که نمی‌تواند برای برقراری هماهنگی دستوری بدهد. هماهنگی حاصل زحمات فراوان متحمل‌شده در شرکت است. موارد زیر، برخی از تکنیک‌های خاص هماهنگی هستند که مدیران می‌توانند از آنها برای اطمینان از وجود ههماهنگی در مدیریت سازمانشان استفاده کنند.
۱. اهداف واضح
اهداف شرکت باید به‌روشنی بیان شوند. هر فرد در شرکت باید اهداف کلی و سهم شغل خود را در این اهداف درک کند. «وحدت هدف» یک ضرورت برای دستیابی به هماهنگی مناسب است.
۲. خطوط روشن اقتدار و مسئولیت‌پذیری
در هر واحد یک مرجع اختیار وجود دارد که نشان می‌دهد چه کسی، در مقابل چه کسی پاسخ‌گو است. برای دستیابی به هماهنگی در مدیریت، باید خط اقتدار و مسئولیت مشخص باشد. ایجاد روابط صریح و واضح برای هماهنگی ضروری است و در کاهش اختلافات بین مواضع مختلف، به‌خصوص کارکنان و کارمندان، کمک می‌کند.
۳. برنامه‌ها و سیاست‌های دقیق و جامع
تنظیم برنامه‌ها و سیاست‌های تعریف‌شده، از اقدامات دیگر برای دستیابی به هماهنگی مؤثر است و یکپارچه‌بودن عمل را به ارمغان می‌آورد، زیرا همه افراد برنامه‌ها و سیاست‌ها را درست درک میکنند.
۴. همکاری
هماهنگی باید با همکاری همراه باشد. افراد در سازمان باید مایل باشند که داوطلبانه به یکدیگر کمک کنند. همکاری می‌تواند با ایجاد روابط هماهنگ بین افراد در سازمان، با تشویق برای برقراری ارتباطات غیررسمی برای تکمیل و بهبود روابط رسمی، همچنین استفاده از کمیته‌ها برای تبادل ایده و دیدگاه ایجاد شود.
۵. ارتباطات مؤثر
ارتباط موثر، عامل ایجاد هماهنگی موفق است؛ به همین خاطر، باید امکانات کافی برای ارتباط خوب فراهم شوند. نقص سیستم ارتباطی ممکن است باعث هماهنگی ناکارآمد شود. کانال‌های ارتباطی مورداستفاده در شرکت، باید مطمئن باشند تا بتوانند درک صحیحی را در ذهن مخاطبان ایجاد کنند.
۶. رهبری و نظارت مؤثر
اهمیت رهبری موثر در هماهنگی چیست؟ رهبری مؤثر هم در مرحله برنامه‌ریزی و هم در مرحله اجرا، هماهنگی را تضمین می‌کند. نظارت مؤثر برای هدایت فعالیت افراد در جهت صحیح، لازم است. به‌عبارت دیگر رهبری، فرایند تأثیرگذاری و حمایت از دیگران برای کار با اشتیاق و اشتیاق برای دستیابی به نتایج مطلوب است. این کار، افراد در گروه را تشویق می‌کند تا منافع گروهی را بالاتر از منافع شخصی خود ببینند؛ بنابراین با تشویق افراد به کار هماهنگ، بسیاری از موقعیت‌های متناقض برطرف می‌شوند.
۷. تقسیم وظایف
تقسیم وظایف، هماهنگی را بهتر از روش‌های دیگر آسان می‌کند. این شیوه یکی از ابزارهای مهم برای تقسیم نیازهای تجاری با مقیاس بزرگ، در واحدهای اداری کوچک‌تر است. تقسیم وظایف بر اساس کارکرد محصولات، مشتریان، محدوده‌ها و غیره انجام می‌شود. از آنجا که این بخش‌ها به هم وابسته هستند، هماهنگی به‌صورت خودکار شکل می‌گیرد.
۸. هماهنگ‌سازی با دستورات و قوانین واضح
این نوع هماهنگی یکی از روش‌های مؤثر است. هر مدیری با صدور دستورات به کارمندان خود، به هماهنگی مؤثری دست می‌یابد؛ همچنین می‌تواند برای رسیدن به هماهنگی بیشتر، وظیفه کارمندان خود، نقش آنها، عملکرد و زمان اجرای کار را به‌روشنی تعریف کند؛ همچنین تنظیم قوانین و مراحل خاص درمورد فعالیت‌های مختلف و افرادی که آنها را انجام می‌دهند، یکی از ساده‌ترین روش‌های هماهنگ‌سازی است.
یک مزیت مهم هماهنگی از طریق قوانین و توضیح نحوه عملکرد، این است که در حالی که افراد و گروه‌ها ممکن است تغییر کنند، قوانین و روش‌ها، به نسبت همیشگی و ثابت خواهند بود، اما اشکال اصلی این است که قوانین و روش‌ها فقط در مواردی می‌توانند مفید باشند که فعالیت‌ها به هم وابسته و پیش‌بینی‌شدنی باشند.
۹. ایجاد سلسله‌مراتب
در یک سازمان، زنجیره فرمان یا سلسله‌مراتب، مهم‌ترین تکنیک هماهنگی، به‌ویژه هماهنگ‌سازی «عمودی» است. برای هماهنگ‌کردن کار اختصاص‌داده‌شده به چندین سطح مدیریتی در سازمان، هماهنگی عمودی لازم است. این امر تضمین می‌کند که سطوح مختلف، طبق نسخه‌های سازمانی عمل میکنند. هر مدیری می‌تواند با استفاده از اختیارات خود، به هماهنگی عمودی برسد و دستورات و دستورالعمل‌هایی را به افراد خود صادر کند تا با هماهنگی بیشتری عمل کنند.
هرگونه کوتاهی در هماهنگی، با استفاده از قوانین و شیوه‌ها می‌تواند با ایجاد یک زنجیره دستورات، نظارت و کنترل تعامل بین افراد توسط یک سرپرست، جبران شود؛ به‌عنوان مثال، مشکلی که به یک اندازه بر بخش تولید و فروش تأثیر می‌گذارد، ممکن است با مشارکت مدیرکل که سرپرست مشترک هر دو بخش است، برطرف شود؛ زیرا مدیرکل اختیارات لازم را برای حل هرگونه مشکل بین آنها دارد.
تنها محدودیت هماهنگی با استفاده از سلسله‌مراتب، این است که ممکن است ناظر مشترک برای حضور در حوزه مسئولیت خود، زمان کمی داشته باشد؛ به‌خصوص اگر زمان و جهت‌گیری هدف کارمندان وابسته به یکدیگر، متفاوت باشد.
۱۰. برنامه‌ریزی اهداف
در صورتی که بخشهای وابسته، مشغول انجام فعالیت‌های گسترده با اهداف و جهت‌گیری‌های مختلف زمانی باشند، ممکن است هماهنگی با استفاده از قوانین و شیوه‌ها یا سلسله‌مراتب، به‌اندازه کافی مؤثر نباشد؛ در این صورت از برنامه‌ریزی اهداف کمک می‌گیریم که شامل تعیین اهداف و برنامه زمانی برای بخشهای وابسته به یکدیگر است. اگر به هر بخش وظیفه‌ای با ضرب‌الاجل معلوم داده شود، هماهنگی بسیار ساده‌تر خواهد بود.
۱۱. تعیین نماینده هماهنگی
رشد تعامل و حجم اطلاعات ردوبدل‌شده بین دو یا چند بخش، ممکن است استراتژی‌سازی روابط بین آنها را ضروری سازد. بر این اساس، وظیفه حل‌و‌فصل مسائل و هماهنگی بین بخشهای وابسته، به یک یا چند نفر سپرده می‌شود. هر شخصی که وظیفه ارتباط را انجام می‌دهد، با انتظارات و عملکردهای متضاد بخشهای وابسته به یکدیگر روبه‌رو خواهد شد. این شرایط بهطور طبیعی استرس‌زا است؛ علاوه بر این، ممکن است کلیه افراد پیونددهنده، برای رسیدگی به همه مشکلات بین بخشهای وابسته به یکدیگر، به‌اندازه کافی شایستگی این کار را نداشته باشند.
در هر صورت، انتصاب یک شخص واسطه و واگذاری وظیفه هماهنگی به او، ارزان‌تر و کارآمدتر از برگزاری جلسات و کمیته‌ها است، زیرا این نماینده همیشه در دسترس است؛ در حقیقت این شخص وظیفه ایجاد و حفظ هماهنگی بین بخشهای مهم را دارد.
نماینده ویژه هماهنگی به‌عنوان یک «سلول هماهنگ‌ساز» عمل می‌کند؛ یعنی وظیفه اصلی او جمع‌آوری اطلاعات مربوطه و ارسال آن به مدیران مختلف بخش‌ها است. در بعضی موارد، شخص خاصی برای هماهنگی کار با ماهیت خاصی گمارده می‌شود؛ به عنوان مثال، در یک پروژه می‌توان یک هماهنگ‌کننده را با توجه به کارکردهای مختلف منصوب کرد. وظیفه اصلی او، هماهنگی فعالیت‌های مختلف پروژه و نگه‌داشتن اطلاعات برای توسعه پروژه است. در ادامه مطلب بررسی میکنیم که اهمیت نیروهای رابط در هماهنگی چیست؟
۱۲. نیروهای رابط
با توجه به پیچیدگی‌های روزافزون فعالیت‌ها و اهداف متفاوت بخشهای وابسته‌به‌هم، ممکن است حتی افراد رابط نتوانند به نتایج مطلوب برسند. در چنین حالتی، یک کارگروه موقت، متشکل از نمایندگان هر بخش برای مراقبت از عملکرد هماهنگی تنظیم می‌شود. اگر مشکل بین بخشهای وابسته برطرف نشد، ممکن است کارگروه پیچیده شود.
۱۳. تأسیس بخشی جدا برای هماهنگی
اگر تعداد زیادی از مشکلات که اغلب بین ادارات وابسته‌به‌یکدیگر به وجود می‌آیند، هرکدام دارای جهت‌گیری زمانی و هدف خود باشند و راهکارهای گفته‌شده برای هماهنگی چاره‌ساز نباشند، بهتر است بخش جدایی با اختیارات رسمی ایجاد کنید. بخش هماهنگی می‌تواند شامل متخصصانی در زمینه‌هایی مثل تولید، بازاریابی و امور مالی باشد و از مدیر این بخش خواسته می‌شود که مستقیم به مدیرکل گزارش دهد.
۱۴. برگزاری جلسات و کنفرانس‌ها
برگزاری جلسات دوره‌ای برای کارمندان و مدیران بخش‌ها در سطوح مختلف، روش مؤثری برای هماهنگی است. هنری فیول (Henri Fayol) برگزاری جلسات هفتگی گروهی یا کنفرانس مدیران بخش‌ها با ریاست مدیرکل را وسیله بسیار مؤثری برای هماهنگی معرفی می‌کند. این جلسات امکان برقراری ارتباط مستقیم و بررسی اوضاع بخش‌ها را برای افراد فراهم میکنند.
در این جلسات مشکلات کارمندان و انتظارات مدیر از آنها، مطرح می‌شود و فعالیت‌هایی در جهت حل مشکلات، تبادل ایده‌ها و دیدگاه‌های مختلف انجام می‌شود که همه موارد گفته‌شده باعث ایجاد هماهنگی و اتحاد در کار می‌شوند.
جلسات دوره‌ای کارمندان می‌تواند در ارتقاء هماهنگی بسیار مؤثر باشد. در کل، چنین جلساتی برای دستیابی به هماهنگی مفید است، زیرا:
- جلسات بهطور کلی باعث ایجاد احساس وحدت بین افراد ذی‌ربط و کمک به درک همبستگی و هدف سازمان می‌شود؛
- سرپرست جلسات، اطلاعاتی را درمورد مشکلات و تحولات جدیدی که بر کار افراد تأثیر می‌گذارند، به آنها ارائه می‌دهد؛
- مدیران ارشد ممکن است نظرات و همکاری کارمندان را برای حل مشکلات و ارتقا هماهنگی بخواهند؛
- کارمندان فرصت دارند تا اطلاعاتشان را به اشتراک بگذارند، همچنین به‌عنوان یک واحد با هم ارتباط برقرار کنند؛
- در آن نقاط اصطکاک یا مواردی که درست هماهنگی نشده‌اند، بررسی می‌شوند.
برای برگزاری جلسه کارمندان، ممکن است روش «مدیریت با قدم‌زدن» نیز اتخاذ شود. در این روش مدیران، بخشهای مختلف را طی میکنند و جلسات خارج از برنامه‌ای را برای غلبه بر مشکلات برگزار میکنند.
۱۵. تشکیل کمیته‌ها
تشکیل کمیته، روش دیگری برای اطمینان از داشتن هماهنگی است. این کمیته‌ها به‌صورت دوره‌ای تشکیل می‌شوند و درمورد مشکلات مختلف مدیریتی بحث میکنند و راه‌حل‌هایی برای این مشکلات پیدا میکنند. بعضی اوقات برای هماهنگی فعالیت‌های دو یا چند بخش، کمیته‌هایی دائمی تشکیل می‌شوند که معمولا شامل نمایندگان کلیه ادارات هستند.
در کمیته‌ها برخی از وظایف را به‌صورت جمعی انجام می‌دهند. نقش کمیته در دستیابی به هماهنگی «افقی»، یعنی هماهنگ‌سازی تلاش‌های واحدهای عملکردی، تقسیم وظایف یا محدوده‌ها قابل‌توجه است. کمیته تضمین می‌کند که مشکلات موجود در روابط بین واحدهای مختلف، با تصمیمات گروهی حل‌شدنی هستند. تصمیم‌گیری گروهی، فرصتی را برای بحث آزاد و تبادل‌نظر، حل مشکلات، ارائه پیشنهادات، هماهنگی و راه‌حل‌ها فراهم می‌کند؛ بنابراین بسیاری از مشکلات مدیریتی را کمیته‌ها حل میکنند و با جلسات حضوری یا صوتی، مانند یک ابزار هماهنگ‌ساز عمل میکنند.
۱۶. خودهماهنگ‌سازی
خودهماهنگ‌سازی، یعنی عملکرد هر بخش به‌گونه‌ای هماهنگ با سایر بخش‌ها باشد زیرا هم بر دیگران تأثیر می‌گذارد و هم تحت‌تأثیر آنها قرار می‌گیرد؛ بنابراین، اگر این بخش‌ها روشی را برای کمک به دیگران اتخاذ کنند، خودهماهنگی حاصل می‌شود. این کار با ارتباط «افقی» بهتر انجام می‌شود. برقراری ارتباط به‌تنهایی مؤثر نیست، مگر اینکه یک وضعیت مناسب سازمانی وجود داشته باشد که در آن هر بخش، یکپارچه‌سازی اهداف خود را با اهداف سازمانی، همچنین مزایای بخش خود را در سود بخشهای دیگر ببیند.
برای ایجاد هماهنگی مؤثر، مدیران باید موارد ضروری برای هماهنگ‌سازی و پیروی از آنها را در ذهن داشته باشند. شرکت‌ها و سازمان‌ها می‌توانند هرکدام از این روش‌ها را برای رسیدن به هماهنگی، استفاده کنند. انتخاب هر روش بستگی به نوع، اندازه و هدف شرکت دارد. گاهی اوقات نیز ممکن است یک شرکت، ترکیبی از روش‌های فوق را برای دستیابی به نتایج مطلوب اتخاذ کند.
روش‌های لوئی آلن برای هماهنگی
متعادل‌کردن، زمان‌بندی و ادغام، روش‌های هماهنگ‌سازی مؤثر هستند.
لوئی آلن (Louis Allen)
به‌گفته او، مدیر یک سازمان باید کارهایی را انجام دهد که با توازن، زمان‌بندی و ادغام هم‌راستا باشند؛ به عبارت دیگر متعادل‌کردن، زمان‌بندی و ادغام، روش‌های اساسی هماهنگی در مدیریت هستند.
- متعادل‌کردن: متعادل‌کردن به‌معنای تأمین کافی منابع برای حمایت از افراد یا ایجاد تعادل در فعالیت‌ها است؛ به عبارت دیگر، یعنی ایجاد تعادل در عملکرد بخشهای مختلف وابسته‌به‌یکدیگر که هریک از آنها دارای جهت‌گیری زمانی و هدف‌های متفاوتی هستند؛
- زمان‌بندی: زمان‌بندی شامل بهره‌برداری، حرکت یا روشن‌کردن فعالیت‌های بخشهای وابسته‌به‌هم، در یک زمان و با یک سرعت برای دستیابی به هماهنگی مؤثر بین آنها است. این امر باعث می‌شود که فعالیت‌های بخشهای مختلف از یکدیگر پشتیبانی و یکدیگر را تقویت کنند؛
- ادغام: ادغام به‌معنای متحد‌کردن جهت‌های متنوع زمانی و هدف بخشهای وابسته‌به‌هم، به‌گونه‌ای است که آنها در تحقق اهداف کلی سازمانی نقش داشته باشند.
روش‌های گفتاری و نوشتاری هماهنگی
- تکنیک‌های گفتاری هماهنگی عبارت‌اند از: برگزاری جسات منظم کارکنان، جلسات بررسی مشکل، جلسات عمومی سازمانی و اطلاع‌رسانی، جلسات فنی، جلسات کارگروه، جلسات معمول کارمندان با مدیر، جلسات غیررسمی و فعالیت‌های ویژه هماهنگ‌سازی؛
- تکنیک‌های نوشتاری هماهنگی عبارت‌اند از: نوشتن اهداف و بررسی فلسفه مدیریت، کشیدن نمودار برای عملکرد سازمان، بررسی نقشه‌ها و اسناد، تهیه کتابچه راهنمای عملکرد و خط‌مشی، تهیه یادداشت‌ها، گزارش‌ها و بولتن‌ها، نوشتن صورت جلسه برای جلسات، کشیدن طرح‌ها و نقشه‌ها و درج مشخصات.
در ابتدای مطلب گفتیم که تعریف هماهنگی چیست و هر یک ازانواع هماهنگی در سازمان چه ویژگی‌هایی دارند، هماهنگی به‌عنوان ابزار کنترل، کارها و عملیات را بدون اطلاع کارمندان کنترل می‌کند. نظارت مستمر بر کار از طریق هماهنگ‌سازی، خود یک اقدام کنترل‌کننده قوی است. علاوه بر هماهنگی فعالیت‌هایی که به‌عنوان یک اقدام کنترل کلی انجام می‌شوند، دستگاه‌های کنترل بودجه که شامل بودجه‌های تولید، سرمایه، فروش، نقدی و غیره می‌شوند، نقش مهمی در کنترل فعالیت‌های برنامه دارند. دستگاه‌های کنترل غیربودجه مانند آمار مدیریتی، تجزیه‌وتحلیل، حسابرسی داخلی، حسابداری هزینه و غیره، نیز به‌عنوان ابزارهای مؤثر سیستم کنترل عمل میکنند.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
دیدگاه