نوشتن صورت جلسه در ۵ مرحله (همراه با نکات کاربردی)
برعهده‌گرفتن وظیفه نوشتن صورت جلسه کاری می‌تواند دلهره‌آور باشد؛ به‌خصوص، اگر قبلا این کار را انجام نداده باشید. اما با آماده‌سازی و راهنمایی مناسب، در واقع فرایند نسبتا ساده‌ای است و ما برای اثبات آن، راهنمایی سریعی از نحوه نوشتن صورت جلسه همراه با جزئیات تهیه کرده‌ایم. بنابراین، دفعه‌ی بعدی که رئیستان وظیفه نوشتن صورت جلسه را به شما محول کرد وحشت نکنید؛ به این ترتیب می‌توانید وقایع جلسه را به‌صورت مؤثری ثبت کنید. با ما همراه باشید تا طریقه نوشتن صورت جلسه را بیاموزید.
چگونه صورت جلسه بنویسیم؟
به هر حال، با توجه به مسئولیت مستند سازی همه مواردی که درمورد آن بحث و تصمیم‌گیری شده، ممکن است هزاران مسئله به‌طور بالقوه اشتباه پیش برود؛ اگر چیز مهمی را از دست بدهید یا در نهایت خودتان را گول بزنید، چه می‌کنید؟ آخرین چیزی که شغل شما به آن احتیاج دارد، این است که از مدیر ارشدتان بخواهید که خواسته‌هایش را دوباره تکرار کند، شما بسیار متأسف هستید، اما همه موارد را درست متوجه نشده‌اید. در ادامه نحوه نوشتن صورت جلسه را به‌صورت گام به گام توضیح داده‌ایم.
۱. قبل از نوشتن صورت جلسه آمادگی داشته باشید
مانند همه وظایف، اگر از قبل کاملا آمادگی داشته باشید، نوشتن صورت جلسه بسیار راحت‌تر است. دانستن اینکه چه کسی در جلسه شرکت خواهد کرد، دستور کار و سطح جزئیاتی که لازم است، به شما کمک می‌کند تا کارتان بسیار ساده‌تر شود.
به‌محض اینکه این وظیفه به شما محول شد، باید ۵ دقیقه با رئیستان صحبت کنید تا همه این اطلاعات را قبل از مستند سازی، به دست آورید. سریع‌ترین و مؤثرترین روش برای انجام این کار، استفاده از الگویی برای نوشتن صورت جلسه (meeting minutes template) است؛ یعنی ابزار مفیدی که به شما اطمینان می‌دهد که وقتتان را برای ساخت قالب از ابتدا تلف نمی‌کنید؛ به این ترتیب، وقتی نوبت به یادداشت برداری می‌رسد، همه‌چیز مرتب، سازمان‌یافته و آماده کار خواهد بود.
اگر شرکت شما از نظر فنی مجهز است، حتی می‌توانید سند الگو را در کلود (cloud) بارگذاری کنید؛ با این کار به شرکت‌کنندگان اجازه می‌دهید که نام خود را به لیست اضافه کنند و موضوعات برنامه خود را پیشنهاد دهند. استفاده از الگو، روش انعطاف‌پذیر و ساده‌ای برای همه کارها از جمله نوشتن صورت جلسه است.
۲. مواردی را که باید مستند کنید، بدانید
در بسیاری از موارد، به‌ویژه در جلسات شرکت‌های سطح بالا که ممکن است آرا یا پیشنهادهایی در دستور کار باشد، صورت جلسه‌ای که شما می‌گیرید، نشان‌دهنده سند رسمی، قانونی و مقبولی است؛ به‌عنوان مثال، اگر هیئت‌مدیره تصمیمی اتخاذ می‌کند، پس مهم است که افراد حاضر در این شرکت، (حتی اگر به شرکت علاقه قطعی داشته باشند)، به‌منظور شفافیت، بدانند که چرا چنین تصمیمی گرفته شده است.
برعکس، اگر این جلسه، کار تیمی ساده‌ای باشد که به‌طور کلی ماهیتی غیررسمی دارد، شاید لازم نباشد که درمورد جزئیات سخت‌گیر باشید. در هر صورت، تهیه‌ی یک پیش‌نویس معمولی پیش از نوشتن صورت جلسه، می‌تواند موارد زیر را در بر بگیرد:
- تاریخ و زمان جلسه؛
- لیست کاملی از شرکت‌کنندگان و همچنین شرکت‌کنندگان دعوت‌شده که نمی‌توانند در جلسه حاضر شوند که معمولا با اصطلاح «غایبان» نشان داده می‌شوند؛
- اصلاحات صورت جلسه مربوط به جلسه قبل (در صورت وجود)؛
- لیستی از موضوعات و برنامه‌های از پیش تعیین‌شده (در صورت ارائه) و مراحل عملیاتی که باید درمورد این موضوعات نوشته شود؛ از جمله مسئولیت آنها؛
- هرگونه نتیجه رأی‌گیری، از جمله جلب رضایت یا حرکات تصویب‌شده یا ردشده (در صورت وجود)؛
- هریک از مشاغل جدید یا موضوعات مطرح‌شده در جلسه که در دستور کار توافق نشده بود؛
- هرگونه جزئیات جلسه بعدی، مانند تاریخ و مکان.
همان طور که در پست قبلی ذکر شد، چندین مورد را می‌توان قبل از شروع جلسه تکمیل کرد؛ بنابراین، تلاش کنید تا آنجا که می‌توانید از قبل، این کارها را انجام دهید تا برای نوشتن صورت جلسه آمادگی بیشتری داشته باشید.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
۳. با مختصرنویسی، نوشتن صورت جلسه را کارآمدتر کنید
در واقع، وظیفه ثبت جلسات و نوشتن صورت جلسه، به‌طور معمول ترس افراد را بیشتر می‌کند. شما باید سریع، کارآمد و با کمترین اختلال در جلسه کار کنید. نوشتن صورت جلسه مهارتی اداری است که تسلط بر آن می‌تواند به زمان نیاز داشته باشد.
مهم است که به یاد داشته باشید که یادداشت‌هایی که هنگام برگزاری جلسه می‌نویسید، فقط پیش‌نویس هستند؛ بعدا فرصت خواهید داشت که آنها را مرتب کنید و حرفه‌ای جلوه دهید.
بنابراین، اگر برای نوشتن همه‌چیز باید از نوعی مختصرنویسی اسرارآمیز استفاده کنید یا اگر با یادداشت‌برداری روی لپ‌تاپ یا تبلت، احساس راحتی بیشتری می‌کنید، (که همین‌طور هم خواهد بود) فقط مطمئن شوید که می‌توانید بعدا یادداشت‌هایتان را پاک‌نویس کنید.
در ادامه، برخی دیگر از نکات کلیدی طریقه نوشتن صورت جلسه را آورده‌ایم:
- سعی نکنید مکالمات را کلمه‌به‌کلمه بنویسید؛ این عمل نه‌تنها غیرممکن است، بلکه غیرضروری نیز محسوب می‌شود؛ زیرا صورت جلسه یک سند قانونی است، نه یک جلسه دادرسی؛ درعوض، به‌سادگی بکوشید تا تصمیمات و نکات عملی را خلاصه کنید؛
- در حالی که نمی‌خواهید حین نوشتن صورت جلسه هر ۵ دقیقه یک بار، وقفه‌ای ایجاد کنید، بدانید که درخواست توضیح مجدد درمورد برخی از موارد، مشکلی نیست؛ حتی اگر جلسه غیررسمی باشد؛
- اگر با نوشتن مطالب مشکل دارید، یک ضبط‌کننده صدا یا تلفن همراه برای ضبط جلسه بیاورید؛ البته این کار باید برای شفاف‌سازی موضوعات باشد، نه اینکه تمام فایل صوتی را یادداشت کنید. اگر می‌خواهید این کار را انجام دهید، باید در همان ابتدای جلسه، به همه اعضا اطلاع دهید که جلسه ضبط می‌شود.
۴. پس جلسه، یادداشت‌هایتان را سازماندهی کنید
همان طور که پیش‌تر ذکر شد، یادداشت‌هایی که در طول جلسه می‌نویسید فقط برای شماست؛ سپس باید آنها را شفاف‌سازی کنید تا آماده پخش شوند. ایده خوبی است که این کار را مستقیم بعد از جلسه، یعنی زمانی انجام دهید که همه‌چیز در ذهنتان تازه است. به یاد داشته باشید که گرچه ایده کلی نوشتن به سبک حرفه‌ای و شرکتی است، مهم‌ترین نکته در نوشتن صورت جلسه این است که فرمول‌بندی شما واضح باشد و درمورد اینکه چه تصمیمی گرفته شده است و نتیجه کار چیست، جای تردیدی باقی نگذارد.
نکات مفیدی از نحوه نوشتن صورت جلسه
- در صورت امکان، فقط ننویسید که «هیئت‌مدیره تصمیم گرفت اقدام X انجام شود»؛ تلاش کنید که پاراگراف کوتاهی را نیز بیان کنید که به‌طور خلاصه، دلیل تصمیم هیئت‌مدیره را برای انجام این عمل توضیح دهد. اگر بحثی طولانی قبل از اقدام یا حرکتی خاص در جلسه صورت گرفته بود، سعی کنید تا استدلال‌های اصلی هر دو طرف را وارد کنید؛
- هنگام نوشتن صورت جلسه مطمئن شوید که فقط حقایق را ضبط می‌کنید، نه اینکه صرفا نظر یا برداشت ذهنی خود را درمورد آنها می‌نویسید. مطالب را صریح، واضح و بدون اشاره به مشاهدات شخصی خود بنویسید؛
- به‌جز هنگام بحث، درمورد نتیجه حرکات یا زمان، نام افراد را ذکر نکنید؛
- مطمئن شوید که در صرف افعال نوشته‌تان دقت می‌کنید؛ نوشتن افعال در صورت جلسه به حالت «گذشته» معمول است، اما نوشتن آنها در زمان «حال» نیز قابل‌قبول است؛ سعی نکنید با زمان‌ها، خودتان را گیج کنید؛ فقط کارها را ساده انجام دهید؛
- مطمئن شوید که هرگونه اسناد خارجی اضافی که به آنها مراجعه می‌شود، در صورت امکان، به‌عنوان ضمیمه پیوست شده‌اند؛ برای مثال، بنویسید «طبق قرارداد توافق‌شده، به ضمیمه B مراجعه کنید.»؛
- اگرچه این نکته واضحی در نوشتن صورت جلسه است، اما مطمئن شوید که محصول نهایی را قبل از توزیع، برای همه افراد بخش، تصحیح و نگارش می‌کنید.
اکنون که با نکات نوشتن صورت جلسه آشنا شدید، در ادامه‌ی مطلب به آخرین مرحله می‌پردازیم.
۵. از توزیع صورت جلسه به همه افراد مطمئن شوید
به‌عنوان شخصی که وظیفه نوشتن صورت جلسه به او محول شده است، وظایف شما به همین جا ختم نمی‌شود؛ همچنین باید مطمئن شوید که صورت جلسه برای کسانی که به آن نیاز دارند، به‌راحتی در دسترس است. می‌توانید از طریق سیستم اینترنت داخلی شرکت یا زنجیره ایمیلتان، آن را به اشتراک بگذارید و از آنجایی که نمی‌خواهید بعدا چیزی تغییر کند، مطمئن شوید که محدودیت‌های ویرایش را اعمال کرده‌اید یا حتی بهتر است که آن را به‌صورت پی‌دی‌اف PDF بارگذاری کنید.
همچنین همان‌طور که قبلا ذکر شد، گاهی اوقات، دقایقی از جلسه قبلی به اصلاحاتی در آغاز جلسه بعدی نیاز دارد؛ پس از تهیه این موارد، صورت جلسه باید به‌طور مناسبی برای ارجاع در آینده ثبت شود؛ این کار معمولا به‌صورت دیجیتالی انجام می‌شود، اما ممکن است برخی از شرکت‌ها بخواهند که نسخه‌های کاغذی و سازمان‌یافته را نیز نگه دارند. اگرچه ممکن است مسئولیت حفظ و به‌روزرسانی این پرونده‌ها به عهده شما نباشد (زیرا ممکن است این کار را مدیر دفتر انجام دهد)، اما مطمئن شوید که از نحوه ارسال سریع و خودکار مطالب جدید آگاهی دارید.
خلاصه
همان طور که خواندید، طریقه نوشتن صورت جلسه به آن پیچیدگی‌ای که تصور می‌کردید نیست و فقط به کمی دقت و برنامه‌ریزی قبلی نیاز دارد. در این مطلب توضیح دادیم نحوه نوشتن صورت جلسه چگونه است و هنگام نوشتن آن باید چه نکاتی را رعایت کنید.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
منبع: careeraddict.com
دیدگاه