مستند سازی چیست و چگونه به موفقیت سازمان کمک میکند؟
- مستند سازی چیست؟
- ضرورت مستند سازی چیست؟
- مستندسازی رسمی و غیررسمی چگونه است؟
- چگونه می‌توان مدارک کارمندان را به‌درستی حفظ کرد؟
- مستندسازی نادرست چه عواقبی دارد؟
- مثال‌هایی برای مستند سازی غیر از اسناد منابع انسانی
داشتن یک سیستم برای مستند سازی و سازماندهی در محل کار لازم و مفید است. در اولویت قرار‌دادن مستندسازی، به‌ویژه در بخش منابع انسانی، می‌تواند اختلافات احتمالی را کاهش دهد، منابع موردنیاز را ارائه دهد و به سؤالات مهم درباره شرکت پاسخ بدهد. در این مطلب، درباره ضرورت مستند سازی، مزایای مستند سازی و مراحل آن آن توضیح می‌دهیم.
مستند سازی چیست؟
مستندسازی یا بایگانی به مجموعه سوابقی گفته میشود که بهصورت آنلاین، روی کاغذ یا درایو وجود دارد. بایگانی اطلاعاتی است که بهعنوان مدرک یا سوابق پیشین ارائه میشود.
در مستند سازی اسناد و مدارک مربوط به استخدام و اقدامات شرکت باید مطابق با دستورالعمل‌های قانونی و سیاست‌های شرکت بایگانی شود. بهترین شیوه مستند سازی اسناد مربوط به منابع انسانی، سوابق رسمی و غیررسمی روند استخدام شرکت را در بر می‌گیرد، از جمله مستندسازی های مهم:
- اقدامات؛
- سهام‌داران؛
- اقدامات انضباطی؛
- اختلافات؛
- تحقیقات؛
- ارزیابی عملکرد؛
- نقض قوانین.
نگهداری و مستند سازی اسناد مختلف به منابع انسانی این اجازه را می‌دهد تا پیشینه مکتوبی را از وقایع حفظ کند. بایگانی‌کردن، کارکنان مدیریتی را در روند ارتقای کارمندان، اقدامات انضباطی، افزایش حقوق و پایان کار راهنمایی میکند. در مستند سازی، مستندات باید واقعی باشد و بدون تکیه بر نظر دیگران، از بینش پشتیبانی کند. حال که متوجه شدید مستند سازی چیست در ادامه با ضرورت و مزایای آن نیز آشنا خواهید شد.
ضرورت مستند سازی چیست؟
دلایل فراوانی برای مستندسازی و داشتن یک سیستم سازگار و سازمان‌یافته وجود دارد؛ بایگانی‌کردن و مستند سازی به موفقیت شما و سازمانتان کمک میکند. در اینجا ۳ دلیل عمده ضرورت مستند سازی ذکر می‌کنیم:
۱. مستند سازی حرفه‌ای بودن سازمان را نشان می‌دهد
باید به ضرورت مستند سازی توجه بسیاری کرد، مستندسازی به کارمندان و مشتریان شما نشان می‌دهد که به حفظ اطلاعات مهم تعهد دارید و در صورت نیاز، اطلاعات درست را به آنها ارائه خواهید داد. حفظ درست اسناد و مستند سازی آنها یک چارچوب دست‌یافتنی و کنترل‌شدنی را برای پرداختن به موضوعات عام‌المنفعه فراهم میکند.
۲. راهنمای مفیدی را برای بهبود عملکرد ارائه می‌دهد
مستندسازی فرایندهای انجام‌شده، سازگاری، کارایی و استانداردسازی را تضمین میکند و به افراد کمک میکند تا کارایی بالا و انتظارات واضحی داشته باشند.
بایگانی‌کردن مرحله‌به‌مرحله اسناد و مدارک و مستند سازی آنها باعث صرفه‌جویی در وقت و هزینه در بلندمدت میشود؛ همچنین مأموریت‌ها و چشم انداز شرکت، نقش‌ها و مسئولیت‌های هر شخص و سایر انتظارات افرادی را که به شرکت می‌پیوندند نیز در بر می‌گیرد.
مشخص‌کردن آنچه برای کسب‌وکارتان مهم است و تعیین چگونگی رسیدن به هدف، از ضرورت مستند سازی است و در نهایت تلاش افراد گروهتان را مستقیم و متمرکز‌تر خواهد کرد؛ در نتیجه، با وجود مستند سازی آنها می‌توانند زودتر و آسان‌تر به اهداف خود و شرکت دست پیدا کنند.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
۳. مستند سازی کسب‌وکار سودآورتری برای شما رقم می‌زند
مستند سازی اطلاعات و فرایندها باعث صرفه‌جویی در وقت و هزینه کارمندان میشود و به همه سؤالات آنها پاسخ می‌دهد. بایگانی‌کردن اسناد، کارایی شرکت را افزایش می‌دهد. تا اینجا با این که مستند سازی چیست آشنا شدید و همچنین دلایل ضرورت آن را نیز بررسی کردیم. در ادامه مطلب به مستندسازی رسمی و غیررسمی خواهیم پرداخت.
مستندسازی رسمی و غیررسمی چگونه است؟
اسناد خاص، مانند سوابق استخدام، باید رسمی باشند، اما غیررسمی‌بودن سایر اسناد مشکلی ایجاد نمی‌کند؛ بهعنوان مثال، مدیری سوابق گفت‌وگوهای خود را با کارمندانش مستند سازی میکند تا اهداف، پروژه‌ها یا میزان روحیه آنها را به خاطر داشته باشد.
مستندات غیررسمی می‌تواند شامل یادداشت‌ها یا نامه‌های داخل پرونده کارمند باشد. اگر کارمندی پیشنهادی را یادداشت کند و آن را به مدیریت بدهد، می‌تواند آن را برای مراجعه‌های بعدی خود بایگانی و مستند سازی کند. ایمیل و ارتباطات آنلاین، بایگانی غیررسمی هستند.
مستند سازی اسناد رسمی باید مطابق استانداردها، قوانین شرکت و دستورالعمل‌های منابع انسانی باشد.
چگونه می‌توان مدارک کارمندان را به‌درستی مستند سازی کرد؟
نگهداری پرونده‌های کارمندان و مستند سازی آنها یکی از مهم‌ترین مسئولیت‌های منابع انسانی محسوب میشود. شاید مدارک مورد درخواست در هر شرکتی متفاوت باشد، اما پرونده مستندسازی شده کارمندان به‌طور معمول باید شامل موارد زیر است:
- فرم درخواست کار؛
- رزومه و معرفی‌نامه؛
- تأیید اشتغال و تحصیل؛
- شرح موقعیت شغلی؛
- اطلاعات تماس اضطراری؛
- قرارداد یا نامه رد درخواست؛
- دفترچه راهنمای کارکنان (همراه با امضا)؛
- گزارش اقدامات انضباطی؛
- خودارزیابی؛
- مدارک احراز هویت؛
- پیشنهادها و پاسخ‌های شرکت؛
- فرم درخواست آموزش؛
- نظرات همکاران؛
- گزارش هزینه‌های آموزش.
اگر کارمندی شرکت را ترک کرد، منابع انسانی باید با مستند سازی پرونده او را تکمیل کند:
- نامه استعفا یا خاتمه کار؛
- گفت‌وگو درباره استعفا یا اخراج؛
- اطلاعات مربوط به بیمه؛
- فیش حقوقی.
مستندسازی نادرست چه عواقبی دارد؟
بسیاری از صنایع به مستند سازی کامل و با روشی خاص نیاز دارند. اگر سازمانی نتواند مستندسازی‌های سازمان‌یافته خود را حفظ کند، عواقب احتمالی زیر را در بر خواهد داشت:
- ممیزی‌ها؛
- صورت‌حساب‌های نادرست؛
- ناکارآمدی و رشدنکردن کارمندان؛
- کاهش درآمد؛
- کاهش ایمنی.
مثال‌هایی برای مستند سازی غیر از اسناد منابع انسانی
پس از این که متوجه شدید مستند سازی چیست باید بدانید که مستند سازی فقط مختص سوابق کارمندان و شیوه‌های مدیریتی نیست. باید مواردی از قبیل مشخصات فنی، الزامات، سیاست‌های کسب‌وکار و دفترچه راهنمای شرکت نیز بایگانی شود. در اینجا چند نمونه مستندسازی که در صنایع مرسوم است، آورده شده است:
۱. توسعه نرم‌افزار
اهمیت مستند سازی در این بخش کاملا مشهود است. بسیاری از افراد درگیر پروژه‌های توسعه نرم‌افزار هستند و بزرگ یا کوچک بودن شرکت تفاوتی در آن ایجاد نمی‌کند؛ بنابراین، مستندات فنی برای انجام کارها با کیفیت مناسب اهمیت دارد.
مستند سازی اطلاعات پروژه توسعه نرم‌افزار باید شامل موارد زیر باشد:
- تعریف پروژه؛
- توصیف محصول؛
- استانداردهای کدگذاری‌شده؛
- راهنمای الگو و طراحی‌ها؛
- استانداردهای کنترل کیفیت؛
- تعیین موضوع بررسی‌شده؛
- نتایج بررسی‌ها؛
- دستورالعمل نصب، استفاده و نگهداری محصول.
در صنعتی مانند توسعه نرم‌افزار، مستند سازی باید کاملا جامع باشد، زیرا هرگونه خطایی سبب بروز اختلاف میان افراد خواهد شد. بهعنوان مثال، اگر افراد نتوانند محصول را به‌خوبی بشناسند، شاید از آنچه مهندسان در تلاش برای ارائه آن هستند، انتظارات متفاوتی داشته باشند. مستند سازی، اطلاعات مربوط را به‌طور واضح ترسیم میکند و از سوءاستفاده و سوءتفاهم‌ها جلوگیری میکند. پس این موضوع هم از یکی دیگر از ضرورت‌های مستندسازی را بیان میکند.
۲. مدیریت سیستم کامپیوتری
از مستند سازی می‌توان بهعنوان مرجعی برای به‌روزرسانی و نگهداری نرم‌افزار و سخت‌افزار استفاده کرد؛ به‌عبارت دیگر، قابلیت‌ها و نیازهای نرم‌افزار را توصیف میکند و خوانندگان را از عملکرد نرم‌افزار آگاه میکند. مستندسازی سیستم فنی‌تر از سایر اسناد است، زیرا شامل جنبه‌های زیر است:
- آزمایش و کنترل اسناد؛
- کد منبع؛
- اطلاعات API؛
- نرم‌افزارهای معماری؛
- دستورالعمل برای کاربران پیشرفته.
اسناد کاربر در حوزه مستند سازی سیستم، به اطلاعاتی گفته میشود که کاربر غیر IT نیز می‌تواند آن را به‌آسانی متوجه شود. اسناد کاربر شامل دفترچه راهنمای کاربر، دفترچه آموزش و راهنمای نصب است.
۳. تحقیقات
انجام تحقیقات و نوشتن یافته‌ها مستلزم به‌وجودآوردن بحث و پشتیبانی است. مستندسازی مطالعات و اعتباردهی به کسانی که ایده‌های آنها را دنبال کرده‌اید، بسیار مهم است.
دلایل مستند سازی تحقیقات شامل موارد زیر است:
- مستند سازی تحقیق به خالق اصلی یا نویسنده اعتبار می‌دهد؛
- دسترسی به منابعی که در تحقیقتان استفاده کرده‌اید؛
- مستندسازی تحقیق خوانندگان را قادر می‌سازد تا تحقیقات را پیگیری کنند؛
- دیگران می‌توانند صحت تحقیقات را بررسی کنند؛
- مستند سازی تحقیق باعث برقراری ارتباط با شفافیت، صداقت و اعتماد برای جلوگیری از هرگونه سرقت ادبی میشود.
بخشی از محقق حرفه‌ای بودن، نگهداری مدارک کتبی، صوتی و تصویری تحقیقات است؛ همچنبن ثبت فرضیه‌ها، یافته‌ها، سؤالات و نتیجه‌گیری‌ها را شامل میشود.
دانشمندان برای تحلیل داده باید داده‌ها را گردآوری کنند؛ علاوه بر این، در مواقعی ممکن است دانشمندان بخواهند آزمایشی را تکرار کنند و دریابند که آیا نتایج آزمون بر اساس یک متغیر خاص، متفاوت خواهد بود یا خیر. برای تکرار آزمایش، دقیقا مانند قبل، به اطلاعات مستند سازی شده آزمایش قبلی یا دانشمند اصلی نیاز است.
دانشمندان برای آزمایش فرضیه‌ها، تکرار آزمایش‌ها، دستیابی به نتایج و انتشار یافته‌های خود، به مجموعه دقیقی از دستورالعمل‌ها نیاز دارند. بدون اسناد و مدارک مناسب تحقیقات، فناوری پیشرفته، داروها و روش‌های کشاورزی کنونی را نخواهیم داشت.
از مستند سازی برای ثبت اطلاعات گوناگون استفاده میشود. مهم نیست که مسیر شغلی شما چیست، باید ضرورت مستند سازی را بدانید و بیاموزید که مستند سازی چیست و چگونه می‌توانید از آن برای بهبود شغل خود استفاده کنید.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
منبع: indeed.com
دیدگاه