راهنمای جامع آموزش کارکنان برای دستیابی به بهترین عملکرد
- اهمیت آموزش کارکنان
- مزایای آموزش کارکنان
- دستههای آموزش و توسعه برای کارکنان
- مراحل توسعهی برنامههای آموزش کارکنان
- روشهای مؤثر برای آموزش کارکنان
با پیشرفت فناوری و بهبود روشها و استراتژیهای محل کار، هماهنگی کارفرمایان و کارمندان با این تغییرات (از نظر دانش، مهارتها، ارزشها و تواناییها) ضرورت دارد. یکی از بهترین راههای افزایش دانش و مهارت، آموزش کارکنان است. قرار گرفتن کارمندان در معرض آموزشهای مرتبط و مداوم میتواند به شرکتها در بهبود عملکرد و افزایش نتایج در محل کار کمک کند.
در این مطلب، دلایل اهمیت آموزش کارکنان برای کارفرمایان را بررسی میکنیم و پاسخ میدهیم آموزش کارکنان چه مزایایی برای سازمان دارد؛ همچنین دستهبندیهای مختلف آموزش را معرفی کرده و بهترین روشهای آموزش به کارمندان برای داشتن عملکرد بهتر را شرح میدهیم.
اهمیت آموزش کارکنان
آموزش از آن جهت مهم است که فرصت مناسبی را برای کارمندان به منظور رشد دانش و ارتقای مهارتهای شغلی آنان در جهت کارایی بیشتر در محل کار فراهم میکند. با وجود هزینهی آموزش کارکنان ، در صورت مفید بودن این آموزش، بازگشت سرمایه بسیار زیاد است.
دلایل مختلفی برای کارفرمایان وجود دارند که اهمیت شروع برنامه ریزی آموزشی برای کارمندان را نشان میدهند. برخی از مهمترین این دلایل عبارتاند از:
۱. مهارت و دانش را بهبود میبخشد
برنامههای آموزش کارکنان به پیشرفت دانش و مهارت کارمندان کمک میکند تا با تغییرات مختلف در صنعت مطابقت داشتهباشند. این پیشرفتها به طور مثبتی بر بهره وری کارمندان تأثیر میگذارند که میتوانند سود و کارایی سازمان را افزایش دهند. برخی از مواردی که ممکن است کارمندان از طریق آموزش فرابگیرند، شامل اخلاق کاری، روابط انسانی و ایمنی است.
۲. توصیههای ارزیابی عملکرد را برآورده میکند
هنگامی که ارزیابی عملکرد کارکنان یک سازمان نیاز به پیشرفت در یک موضوع یا مهارت خاص را نشان میدهد، میتوان برای کارکنان برنامههایی آموزشی ترتیب داد تا این نیاز را برآورده سازند؛ بنابراین، آموزش میتواند منطقهی مشکل را شناسایی کند و به دنبال راهحل باشد.
۳. کارمندان را برای مسئولیتهای بالاتر آماده میکند
همچنین، برنامههای آموزشی میتوانند به آمادهسازی کارکنانی که به سمت نقشهای بالاتر میروند و مسئولیتهای بیشتری را در سازمان به عهده میگیرند، کمک کنند. این برنامهها به آنها کمک میکنند تا مهارتهایی را بیاموزند که برای عملکرد مؤثر در موقعیتهای جدید ضروری هستند. به عنوان مثال، ممکن است آنها درمورد مهارتهای رهبری یا در زمینهی نرمافزاری خاص، که در نقش جدید خود از آن استفاده خواهند کرد، آموزش ببینند.
۴. به کارکنان نشان میدهد که آنها باارزش هستند
اجرای برنامههای آموزشی در محل کار به کارمندان کمک میکند که احساس کنند روی آنها سرمایهگذاری شدهاست. با ادامهی آموزش مهارتها و تواناییهای جدید به کارمندان، آنها نهتنها کارمندان بهتری میشوند، بلکه احساس میکنند اعضای سازندهتری در سازمان هستند. این امر روحیه و قابلیتهای آنان را در محل کار بهبود میبخشد.
۵. کارایی سیستمِ جدیدِ مدیریتِ عملکرد را آزمایش میکند
برنامههای آموزش کارکنان به سازمان کمک میکند تا کارایی و اثربخشی سیستم جدید مدیریت عملکرد را آزمایش کنند. این امر به منابع انسانی کمک خواهد کرد که انتظارات عملکردی واضحتری را ایجاد کند. استفاده از این سیستمها برای آموزش کارمندان شما، ضرورت دستیابی به اهداف را تقویت و به کارمندان کمک میکند که درک بهتری از آنچه از آنها انتظار میرود، داشتهباشند.
۶. فناوری اطلاعات و مهارتهای کامپیوتری را بهبود میبخشد
برنامههای آموزش به کارکنان کمک میکنند تا مهارتهای خاص کامپیوتر و موضوعات IT، مانند استفاده از سیستمهای نرمافزاری، را بیاموزند. شرکتها ممکن است کارمندان خود را برای ایجاد نمودارها و صفحات گسترده، ویرایش دادهها در پایگاه دادهی خود و درک تنظیمات شبکه آموزش دهند تا درک جامعتری از کامپیوترها را برای بهبود کارایی محل کار ارائه دهند.
مزایای آموزش کارکنان
از سازماندهی برنامههای آموزش برای کارکنان مزایای بسیاری عاید کارفرمایان میشود، بهویژه هنگامی که این برنامهها را به طور فداکارانه و مداوم انجام میدهند.
در ادامه، برخی از مزایای احتمالی را بیان کردهایم:
۱. افزایش بهرهوری و عملکرد
وقتی کارمندان تحت آموزش قرار میگیرند، مهارت و دانش کاری آنها بهبود پیدا میکند و اعتماد به نفس آنها در تواناییهایشان افزایش مییابد. این امر عملکرد آنها را بهبود میبخشد و باعث میشود کارآمدتر و مؤثرتر کار کنند.
۲. یکپارچگی فرایندهای کار
اینکه کارمندان در محل کار در معرض آموزش قرار میگیرند، به استانداردسازی روند کار در بین کارکنان کمک میکند. کارمندان به دلیل قرار گرفتن در معرض آموزشهای مشابه، روالهای مشابه را اِعمال و دنبال میکنند.
۳. کاهش ضایعات
وقتی کارمندان آموزش ببینند، یاد میگیرند که از مواد، ابزار و تجهیزات شرکت بهخوبی و به شکل ایمن و اقتصادی استفاده کنند؛ با آموزش همچنین حوادث و خسارات ناشی از تجهیزات به حداقل میرسند و در نتیجه، این امر باعث میشود که ضایعات نیز به کمترین حد ممکن برسند.
۴. کاهش نظارت
اگرچه آموزش کارکنان نباید به طور کامل نیاز به نظارت را از بین ببرد، میتواند نیاز به نظارت بیشازحد در محل کار را به میزان چشمگیری کاهش دهد.
۵. ترقی از درون سازمان
وقتی سازمانی به متخصصانی با مهارتهای جدید یا خاص نیاز دارد، مجبور نیستند برای استخدام متخصصان جدید، از منابع خارجی افرادی را وارد بازار کار کنند. افراد میتوانند به داخل سازمان نگاه کنند و اعضای امیدوارکننده را انتخاب کنند که میتوانند بعد از آموزش، در مجموعهمهارتهای جدید موردنیاز سازمان ارتقا پیدا کنند.
۶. بهبود ساختار سازمانی
وقتی شرکتی سیستم آموزش سازمانیافتهای برای کارمندان دارد، به آنها کمک میکند تا به روشی مداوم و منظم یاد بگیرند؛ همچنین، از یادگیری کارکنان با استفاده از آزمون و خطا جلوگیری میکند.
۷. تقویت روحیه
کارمندان سازمانهایی که برنامههای آموزشی را پشت سر میگذارند، احساس میکنند که بخشی از یک محیط کار حمایتی هستند که از آنها قدردانی میشود. این امر روحیهی آنها را بالا میبرد و آنها را با اعتمادبهنفس بیشتری به وظایف شغلیشان نزدیک میکند.
۸. اطلاع از سیاستها و اهداف
برنامهی آموزش خوب همیشه به کارمندان کمک میکند تا با اخلاق، ارزشها، سیاستها، چشم انداز ها و مأموریتهای سازمان خود آشنا شوند.
۹. بهبود ارزیابی مشتری از سازمان
وقتی کارمندان سازمان در معرض آموزش مداوم قرار بگیرند، مهارت آنها در کار بهبود مییابد و باعث میشود که حرفهایتر شوند و بهرهوری بیشتری داشتهباشند. مشتریان تأثیر این سرویس عالی را احساس میکنند و نظرشان درمورد سازمان بهبود مییابد.
۱۰. محیط کار بهتر
آموزش مداوم به کارمندان کمک میکند تا در محیط کار به طور مؤثرتری فعالیت کنند. آموزش محیطی را در سازمان ایجاد میکند که همهی کارمندان تشویق میشوند به اینکه احساس ارزشمندی کنند و متوجه شوند که از آنها استقبال میشود.
۱۱. فناوری بهبودیافته و بهروزشده
با تغییر روزافزون فناوری در تمام صنایع، قرار گرفتن کارکنان در معرض تکنیکهای جدید فناوری پیشرفته به افزایش کارایی و بهرهوری در سازمان کمک میکند.
دستههای آموزش و توسعه برای کارکنان
دستههای مختلفی از آموزش وجود دارند که کارمندان میتوانند در داخل یا خارج از محل کار آنها را انجام دهند، از جمله:
- آموزش مدیریت: وقتی کارمندان میتوانند در سطوح مدیریتی یا ارشد در سازمانی ارتقا پیدا کنند، میتوانند در سطوح مختلف مدیریت آموزش ببینند. این نوع آموزش به معنای آمادهسازی آنها برای مسئولیتهای بالاتر اضافی است که در سازمان به عهده دارند؛
- آموزش فروش: ممکن است کارمندان، بهویژه مشاغل موجود در صنایع فروش و بازاریابی، به گذراندن دورههای آموزش فروش مجبور شوند تا مهارت خود را در فروش و بازاریابی محصولات و خدمات شرکت افزایش دهند؛
- آموزش شغلی: هنگامی که کارمندی برای اولین بار در شرکت شروع به کار میکند، ممکن است آموزشهای شغلیای را ببیند که به او کمک میکنند تا آنچه از او انتظار میرود و همچنین مهارتهای شغلی لازم را برای موقعیت جدید خود یاد بگیرد؛
- طرح راهنمایی: برخی اوقات، بهویژه درمورد اعضای سطح ابتدایی، ممکن است کارمندان برای یادگیری بیشتر در زمینهی شغل خود و کسب تجربهی اولیه برای کار در یک سازمان، مجبور شوند زیر نظر ناظر یا مدیر باتجربهای کار کنند؛
- آموزش خانگی: بیشتر سازمانها سطوح مختلف آموزش خانگی را برای کارکنان خود انجام میدهند. یک گزینه این است که اعضای باتجربه سازمان شما به عنوان تسهیلکننده فعالیت کنند و گزینهی دیگر این است که یک مربی خارجی برای آموزش مهارتها یا تواناییهای خاص کارمندان یا مدیران بیاورید؛
- مطالعهی شخصی: کارمندان همچنین میتوانند خود را وقف مطالعهی شخصی کنند تا در موضوع خاص موردعلاقهی خود آموزش ببینند. بسیاری از مواد (مطالب خواندنی) مرجع آنلاین در دسترس هستند که میتوانند در این مورد استفاده شوند؛
- آموزش ترکیبی: کارمندان درگیر آموزشهایی میشود که ترکیبی از یادگیری در کلاس و یادگیری آنلاین است.
مراحل توسعهی برنامههای آموزش کارکنان
بیشتر مشاغل از اهمیت نگهداشت کارمندان خود مطلعاند و نیاز به تربیت نیروی کار ماهر و باتجربه، که بهخوبی در زمینهی وظایف و صنعت خود به طور تخصصی آموزش دیدهباشند را درک میکنند. برنامهی آموزش و توسعهی کارمندانی که به طور مطلوب طراحی شدهباشد، میتواند به دستیابی به اهداف تجاری کمک کند. جنبههایی از طراحی این برنامهها وجود دارند که در هر بخشی قابلاستفاده هستند.
در ادامه نحوهی تهیهی برنامهی آموزشی برای کارفرمایان را آوردهایم:
۱. هرچه سریعتر برنامههای آموزش کارکنان را شروع کنید
یک برنامهی آموزش کارکنان مؤثر از همان روز اول کاری کارمند جدید آغاز میشود. دورههای آموزشی برای کارمندان جدید باید درمورد مسئولیتها و نقشی که این افراد در کسبوکار دارند و همچنین انتظارات سازمان از عملکرد و موفقیت آنها، بینش و چشمانداز کافی را ارائه دهد.
همچنین، توضیحی کامل درمورد نحوهی تعامل بخش آنها با سایر بخشها و تأثیر کارشان بر اهداف سازمانی نیز میتواند به کارمند جدید کمک کند تا نقش خود را بهتر و سریعتر درک کند و بازدهی بیشتری در کارش داشتهباشد.
۲. یک دفترچهی راهنما برای آموزش کارکنان آماده کنید
دفترچهی راهنما یک ابزار ضروری برای آموزش کارکنان جدید است و میتواند برای کارکنانی که هنگام کار ممکن است به بررسی خطمشی یا روش کار نیاز داشتهباشند، ابزار آموزشی فوقالعاده کارآمدی باشد. داشتن یک دفترچهی راهنمای آموزشی که شامل دستورات عملی و فنی باشد، به برخی از پرسشهای کارمندان نقطهی مرجعی را ارائه میدهد و به آنها امکان میدهد تا بر مهارتهایی که عملکردشان را افزایش میدهد، تسلط یابند.
دفترچههای آموزشی باید با در نظر گرفتن کاربران طراحی شوند و به زبانی ساده نوشته شوند تا به سادهترین حالت ممکن باشند. برای نشان دادن دستورالعملهای مورد استفاده در دیتابیسها یا سیستمهای داخلی، در صورت امکان باید تصاویر و عکسهایی نیز گنجانده شوند.
بسیاری از مشاغل به کارمندان جدید فرصت میدهند که عضو باتجربهتری از کارمندان را دنبال کنند، آنها را تماشا کنند و یاد بگیرند که چگونه برخی از وظایف اصلیای را که در این نقش عملی میشوند، انجام دهند. داشتن فرصتی برای گفتوگو با کارمندی که بتواند تصویر دقیقی از آن نقش را ارائه دهد، میتواند به کارمند جدید کمک کند تا درک بهتری از نقش خود داشتهباشد؛ همچنین، روشی مناسب برای ارتقای رابطه بین کارمندان جدید و قدیمیتر سازمان است.
۳. آموزشها را به طور مداوم و پیوسته ارائه دهید
هنگامی که کارمند در نقش خود تثبیت شد، باید برنامهی آموزش طولانیمدتی برای او در نظر گرفته شود. این امر معمولا شامل بهروزرسانیِ دورهای درمورد روشها و فرایندهاست تا اطمینان حاصل شود که همهی کارکنان درمورد فرایندهای شغلی خود به قدر لازم اطلاعات دارند.
با تغییر در سیاستها یا بهروزرسانی فرایندها این امر نیز ضروری خواهد بود. برخی از بهروزرسانیها را میتوان از طریق ایمیل با همهی کارکنان به اشتراک گذاشت؛ در حالی که برخی دیگر از افراد ممکن است به آموزش تخصصی نیاز داشتهباشند.
در سازمانهایی که مسیرهای شغلی ساختاریافتهای دارند، معمولا آموزشهای خاصی به کارکنان ارائه میشود تا آنها را ترغیب کنند که برای رسیدن به موقعیتهای شغلی بالاتر پیشرفت کنند. در مشاغلی که درمورد نحوهی توسعهی کارکنان بیشتر انعطاف دارند، رعایت توازن در خواستههای کارمندان در زمینهی پیدایش تخصصها و مهارتها و همچنین نیازهای تجاری سازمان مهم است.
آموزشهای متناسب و اختصاصی میتوانند استفادهی فوقالعاده مؤثری از بودجهی توسعه باشند، زیرا به سازمان اجازه میدهند که نقص مهارتهای خاصی را مورد هدف قرار دهند و مطمئن شوند که مهارتهای موجود در یک تیم یا گروه آموزشی را به حداکثر میرسانند. بررسی عملکرد تیم یا بخش و ارجاع متقابل با ارزیابی کارکنان یا اهداف عملکرد شخصی ممکن است به شناسایی زمینههایی کمک کند که آموزش در آنها بیشترین سودمندی را دارد.
۴. روند پیشروی را به طور مرتب مرور کنید
داشتن برنامهی آموزش کارکنان فقط در صورتی برای رسیدن به اهداف به سازمان کمک میکند که منافع موردانتظار را تأمین کند. مشاغلی که میخواهند از کارآمد بودن برنامهی آموزش و توسعهی خود مطمئن شوند، باید اهداف برنامه را به طور منظم بررسی کنند و دستاوردهای خود را نسبت به اهداف اعلامشده بسنجند.
آموزش باید با در نظر گرفتن هدفی خاص انجام شود، مانند:
- پر کردن خلأ شناختی در کسبوکار؛
- کمک به فرد یا تیم خاصی در توسعهی مهارتهای آن؛
- تشویق پیشرفت به موقعیتهای شغلی بالاتر؛
- آماده شدن برای گسترش کسبوکار یا تنوعبخشی.
مهم است بررسی کنید که آیا آموزش موجب دستیابی به اهداف موردنظر میشود یا خیر. این کار را میتوان به روشهای مختلفی انجام داد، از جمله بازخورد کارکنان، ارزیابی دانش و ارزیابی کارکنان.
روشهای مؤثر برای آموزش کارکنان
میخواهید کارمندان یا همکارانتان را به کار کردن ترغیب کنید؟ میخواهید آنها بهترین عملکرد را داشته باشند؟ باید به کارمندانتان کمک کنید نیروی لازم برای داشتن بهترین عملکرد را به دست آورند؛ زیرا پیشرفت کارمندان در کارشان هم برای شرکت شما و هم برای کسانی که با آنها کار میکنند مهم است. بهکارگیری روشهای زیر برای آموزش کارکنان، به آنها در ارتقای عملکردشان کمک خواهدکرد:
۱. از آموزش گروهی و طولانی تا آموزش کوتاه
روشهای یادگیری و آموزش سنتی مانند ویدئوها یا سخنرانیهای طولانی، خستهکننده و غیرعملی هستند در عوض از روش های یادگیری کوتاهمدت و کوچک مقیاس استفاده کنید تا درک آنها برای کارمندان راحتتر و با عمل کردن به آن آموزشها را فرابگیرند.
- با کمک طراح آموزشی، برنامههای آموزشی موجود را به برنامههای کوتاهتر و قابل درکتر تبدیل کنید؛
- پرسیدن ۱-۲ سوال باعث افزایش توجه، بهبود در حین انجام کار و تمرین فوری آموزش میشود.
۲. از آموزش عمومی تا آموزش شخصی
در دنیای امروز یک نوع آموزش برای همهی افراد کاربرد ندارد پس برای اینکه کارمندان به آموزش توجه کنند باید به نیازهای آموزشی هر فرد توجه شود.
- با کارمندانتان بر چشماندازی بلند مدت از زندگی حرفهایشان کار کنید تا تاثیر پیشرفت حرفهای آنها بر سازمان خود را بیابید؛
- یادگیری یک اتفاق نیست پس باید آموزش به گونهای باشد که با زندگی کاری (شخصی) کارمندتان ادغام شود؛
- آموزش اضافی باعث تضعیف روحیه میشود پس به جای نکات تکراری چیزهای جدید به آنها بیاموزید.
۳. آموزش روزانه
پیشرفت یک روزه و با یک سخنرانی به دست نمیآید بلکه امری هر روزه است. اگر به کارمندانتان کمک کنید تمرین مستمر داشته باشند به آنها برای تحقق اهدافشان و تبدیل شدن به فردی موثر و باارزش در سازمان کمک کردهاید.
- اگر کارمندان با انجام وظایفشان فرصت پیشرفت داشته باشند، برای مسئولیتهای بزرگتر آماده شده و مجموعه مهارتهای جدید را در حین کار کسب کنند؛
- مدیران را ترغیب کنید وظایف وقتگیر یا روتین را عوض کرده، کارمندان نیز گزارشی از روشهای یادگیری یا مقابله با چیزهای جدید را ارائه کنند؛
- در دنیای پرمشغلهی امروز باید به افراد آنچه یاد گرفتهاند، انجام میدهند و دلیل آن یادآوری شود. پیامهای ایمیل یا موبایل و یا جلسات حضوری روش خوبی برای این کار هستند.
۴. نیاز یا اشتیاق برای آموزش
درواقع بسیاری از آموزشها مانند تکالیفی هستند که کسی علاقهای به انجام آنها ندارد؛ پس باید یادگیری برای کارمندان ارزشی واقعی داشته باشد.
- نکات مرتبط به هم را آموزش دهید. برای مثال برای نکات آموزشی فروش، محتوای آموزشی شامل ترغیب به خرید، ایجاد رابطه و ارتباطات است؛
- محتوای آموزشی بیتاثیر یا منسوخ شده اعتماد کارمندان را به شما و برنامههایتان از بین میبرد، پس نکات آموزشی به روز و موثر به آنها ارائه دهید؛
- در صورت امکان، امکان برقراری ارتباط کارمندان با مربیان و مدرسان مناسب را فراهم کنید.
۵. آموزش مبتنی بر تکنولوژی روز
اگر میخواهید محیط آموزشی و شرایط پیشرفت را در شرکت خود ایجاد کنید باید سیستمهای قدیمی را با تکتولوژیهای به روز جایگزین کنید. این مسئله یکی از نکات مهم در روش های یادگیری است.
- سیستم آموزشی شما باید مانند برنامهها و اپلیکیشنهایی باشد که مردم روزانه استفاده میکنند، با این کار آنها به جای اذیت شدن بر یادگیری تمرکز میکنند؛
- برنامههای آموزشی که استفاده میکنید باید روی موبایل و تبلت قابلاجرا باشند تا کارمندتان حتی بعد از ساعات کاری، چیزی برای یادگیری، تمرین و فکر کردن داشته باشند؛
- در روش های یادگیری از ابزارها و وسایلی برای آموزش استفاده کنید که ارائه و انتقال نکات آموزشی را سریع و آسان کند.
۶. خودآموزی و به اشتراک گذاشتن آموختهها
در قرن ۲۱ یادگیری و پیشرفت یکی از ضروریات هر سازمانی است پس همه باید برای ایجاد محیطی آموزشی برای پیشبرد اهداف تجاری تلاش کنند.
- ابزارهای آموزشی را در دسترس مدیران قرار دهید بنابراین آنها با مسائل آموزشی مربوطه درگیر شده بر پیشرفتها نظارت میکنند؛
- خودآموزی را گسترش دهید؛ کارمندان را تشویق کنید تا خودشان به دنبال آموزش و یادگیری باشند؛
- میتوانید با ایجاد محیطی برای چت از کارمندان بخواهید نکاتی که یاد میگیرند را با دیگران به اشتراک بگذارند و دربارهی آموختههایشان حرف بزنند.
۷. تغییر افراد
پیشرفت امری بزرگتر از انتقال اطلاعات است؛ باید کارمندان را به افرادی تبدیل کنید که با رضایت، از استعدادهایشان در شرکت شما برای رسیدن به اهداف شغلی و شخصی استفاده کنند.
- ابزارها را به زیبایی طراحی، محتوا را رنگی و شفاف و ارتباطتان با آنها را پرهیجان کنید؛
- بهترین زمان برای یادگیری نکات جدید در لحظهی انجام کار است؛
- تلاش کردن بخشی از فرآیند یادگیری است؛ برای کارمندانتان الگو باشید و به آنها اطمینان دهید فراز و نشیبها مراحل غیرقابلاجتناب در راه موفقیت هستند.
منبع:
indeed.com
indeed.com
شما این جلسه از دوره منابع انسانی را مطالعه کردهاید.
برای ثبت این جلسه و مطالعه کامل دوره، وارد شوید.
دیدگاه