هنگام اخراج کردن کارمندان باید چگونه رفتار کنیم؟

• آن‌چه متخصصان در باره‌ی اخراج کارمندان می‌گویند
• نکاتی که به تسهیل فرایند اخراج کارمندان کمک می‌کند
• باید و نبایدهایی که باید هنگام اخراج کارمند به خاطر داشته باشید
• نکاتی که باید هنگام اخراج کارمندان دورکار رعایت کنید
• مثال‌هایی از رفتار‌های مختلف هنگام اخراج کارمندان

اخراج کردن یک کارمند، یکی از ناخوشایندترین کارهایی است که یک مدیر باید انجام دهد. به‌احتمال زیاد احساسات متفاوتی را در فرد برانگیخته می‌کند: حس همدلی، ناراحتی و اضطراب. حتی اگر اخراج یک کارمند و یا تعدادی از آن‌ها به نفع شرکت باشد، ممکن است باز هم احساس عذاب وجدان کنید. بهترین راه برای اعلام این خبر چیست؟ چگونه بین شفافیت و احساس شفقت، تعادل برقرار کنیم؟ باید چه میزان از احساسات خود را بروز دهیم؟ در این مطلب نکاتی که هنگام تعدیل نیرو و اخراج کارمندان باید در نظر داشته‌باشید را توضیح می‌دهیم.

آن‌چه متخصصان در باره‌ی اخراج کارمندان می‌گویند

لارنس جی. استایبل (Laurence J. Stybel)، مدیر منابع انسانی و عضو هیئت‌مدیره عملیاتی در مدرسه تجارت سایر (Sawyer) از دانشگاه سافولک (Suffolk) می‌گوید:

«تعدیل‌کردن، ناخوشایندترین بخش مدیریت است و بسیاری از مدیران از انجام آن ‌هراس دارند. هم‌چنین یکی از معدود وظایفی است که بابت انجام درست آن، هیچ پاداشی در انتظار شما نیست. هیچ‌کس به‌خاطر این‌که در اخراج‌کردن مهارت دارد، تشویق نمی‌شود یا ترفیع نمی‌گیرد. برعکس، اگر با مردم با دقت و ظرافت در این مواقع برخورد نکنید، احتمال به‌خطر افتادن شغل خودتان هم بالا می‌رود.»

تمام کارمندان و مشتریان شما حواسشان را جمع می‌کنند تا ببینند این فرایند را چگونه مدیریت می‌کنید. شیوه‌ای که فردی را اخراج یا تعدیل می‌کنید باید با تعهدات و اهدافی که برای خود مشخص کرده بودید، هم‌خوانی داشته باشد. اندی مولینسکی (Andy Molinsky)، استاد رفتارشناسی در دانشکده بین‌المللی تجارت برندیس (Brandeis) می‌گوید: «اخراج یک کارمند یا تعدادی از کارمندان وقتی سخت‌تر می‌شود که خودتان شخصا با این تصمیم مخالف باشید.»

از اشتباهاتی که در فرایند اطلاع‌رسانی و انجام اخراج رخ می‌دهند می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• چگونه و چه زمانی مسئله اخراج کارمند به افراد اعلام شده است؛
• موضوع تصمیم گیری و بحث بین مدیران ارشد مهم است، ولی آن‌ها باید بیش از خود موضوع، روی افرادی تمرکز کنند که برای اخراج یا تعدیل انتخاب کرده‌اند؛
• ارتباط برقرارکردن و صحبت درست با فرد بسیار مهم است. نحوه گفتن این‌که چه چیزی در آینده انتظارش را می‌کشد، تأثیر زیادی روی او می‌گذارد.

با این‌ حال باید به‌عنوان یک مدیر کاری را که برای شرکت از همه بهتر است، انجام دهید. ما در این مطلب به شما می‌گوییم که چگونه فرایند اخراج را بسیار شفاف و با احترام به سرانجام برسانید. فرقی ندارد که هدف شما تعدیل یا اخراج یک نفر باشد یا یک تیم.

به مدیران آموزش دهید

همه سازمان‌ها به فرایندی استاندارد، اثربخش و مفید برای اخراج نیاز دارند و همه مدیران و حتی مدیران احتمالی آینده باید برای این‌کار آموزش ببینند. استایبل عقیده دارد که آموزش‌دیدن، از ترسناکی این فرایند برای مدیران می‌کاهد. مولینسکی نیز می‌گوید که بیش‌تر سازمان‌ها متوجه نیاز و ضرورت آموزش مدیران در این زمینه نیستند، چرا که زمان و هزینه می‌برد و اخراج هم معمولا اتفاق رایجی در سازمان‌ها نیست.

البته این مسئله غلط است. سازمان‌هایی که اخراج یا تعدیل‌هایی ناشیانه و نامناسب انجام می‌دهند، بعدا عواقب ناخوشایند متعددی خواهند دید. یکی از آن‌ها می‌تواند شکایت قانونی باشد که در کم‌ضررترین حالت، به شهرت سازمان ضربه می‌زند.

مولینسکی اعتقاد دارد که هرچند سرمایه‌گذاری برای آموزش مدیران در این زمینه بسیار هوشمندانه و ضروری است، اما باز هم اگر سازمان از پس مخارج آن برنیامد یا به هر دلیلی نتوانست این دوره آموزشی را برای مدیران خود تهیه کند، بهتر است قبل از اخراج، از متخصصانی که در این زمینه آموزش دیده‌اند و کار می‌کنند، مشورت بگیرد.

فرایند تصمیم‌گیری تعدیل یا اخراج کارمند را رسمی کنید

هنگامی‌که تصمیم گرفتید چند نفر را می‌خواهید اخراج کنید، باید فرایند انتخاب افرادی را که قرار است اخراج شوند، با دقت و شفافیت شروع کنید. اگر یک فرایند اخراج کارمند شفاف و منطقی را آغاز نکنید، علاوه‌ بر این‌که خودتان هم ممکن است نتوانید بهترین تصمیم ممکن را بگیرید، به‌احتمال زیاد از سوی کارکنان سازمان به رفتار تبعیض‌آمیز و ناعادلانه متهم خواهید شد.

یک مثال می‌زنیم، فرض کنید قرار است ۴ نفر را تعدیل کنید:

ابتدا کارمندانی را که در شرایط فعلی یا جدید دیگر به کارکرد یا موقعیت شغلی‌شان نیاز ندارید، مشخص کنید. به‌عنوان مثال اگر در بخش فروش ۳ نفر دارید؛ و فروش شما به‌شدت کاهش یافته است، ممکن است بخواهید تعداد کارمندان این بخش را به ۲ یا حتی یک نفر کاهش دهید.

اگر گام اول برای انتخاب افرادی که باید تعدیل شوند کافی نبود، آنگاه کارمندانی را انتخاب کنید که در حال حاضر نیاز به توسعه مهارت، آموزش، سرمایه‌گذاری از سوی مدیران و... دارند. اگر این عمل هم نتیجه‌بخش نبود، به‌سادگی از خود بپرسید: «اگر بخواهم کسی را نگه دارم، کدام کارمندانم بیش‌ترین مفهوم و قدرت را به کسب‌وکار من می‌دهند و برای آن مفید هستند؟»

این هم یکی از راه‌های تصمیم‌گیری در زمینه اخراج کارمند است. یک راه راحت‌تر هم تصمیم بر اساس میزان سابقه کار است؛ اما سعی کنید در مقابل وسوسه انتخاب راه راحت‌تر، تسلیم نشوید. ممکن است باسابقه‌ترین کارمندانتان، لزوما بهترین کارمندان نباشند. در نهایت فرایندی را برای تصمیم‌گیری انتخاب کنید که مناسب کسب‌وکارتان باشد و سپس آن را عملی کنید.

با یک نفر همراه باشید و قبل از انجام فرایند، تمرین کنید

از این بخش مطلب به‌راحتی عبور نکنید. یادتان باشد که این کار را به‌تنهایی انجام ندهید. هم از لحاظ روان‌شناسی و هم از لحاظ قانونی بهتر است که هنگام اعلام خبر اخراج، دو نفر در کنار کارمند مورد نظر و در اتاق حضور داشته باشند. حالت ایده‌آل این است که یکی از این افراد مدیر مربوطه و دیگری مشاوری باشد که برای این‌کار توسط سازمان استخدام شده است.

اگر چنین شخصی در دسترس نبود، یک نفر را از بخش منابع انسانی در کنار مدیر قرار دهید. این دو نفر قبل از اعلام خبر می‌توانند با هم تمرین و واکنش‌های احتمالی کارمند را بررسی کنند. هنگام اجرای بخش تمرینی، بدترین حالت‌های ممکن را بررسی کنید. فرد مورد نظر ممکن است واکنش‌های بسیار متفاوت و خاصی داشته باشد. ممکن است گریه کند. ممکن است خانواده‌اش را وارد قضیه کند، مثلا بگوید: «دخترِ من پاییز امسال به دانشگاه خواهد رفت، حالا چطور از پس شهریه‌ها برآیم؟»

شما باید حواستان باشد که چگونه به مدیریت احساسات خود بپردازید. شما باید یک دستورالعمل داشته باشید؛ اما نیازی نیست تحت هر شرایطی به آن پایبند باشید. بدیِ دستورالعمل از نظر مولینسکی این است که رفتارتان زیادی مکانیکی می‌شود، به‌نظر می‌رسد اهمیتی به این قضیه نمی‌دهید و در روابط انسانی خود ضعیف هستید.

در عین حال باید حواستان باشد آن‌قدر هم احساساتی نشوید که تمام مدت به همدلی بپردازید و نتوانید پیام خود را شفاف و کامل بیان کنید؛ بنابراین تمرین پیش از اعلام خبر به شما کمک خواهد کرد که تعادل را درست نگه دارید.

مکان و زمان اخراج کارمند را در نظر بگیرید

از نظر مولینسکی فضایی که در آن قرار است خبر را به فرد مورد نظر بدهید، باید یک اتاق یا دفترکار خصوصی و آرام در سازمان باشد. یک جعبه دستمال‌کاغذی آماده داشته باشید. هدف این است که در راحت‌ترین وضعیت ممکن خبر را اعلام کنید. آن فرد راحت باشد و هم‌چنین احترام و اعتبارش حفظ شود. امنیت هم یکی از عوامل مهم است. گاهی ممکن است کارمند مورد نظر دچار شوک و ناراحتی شود و از خود رفتارهایی از سر عصبانیت بروز دهد.

استایبل در مورد این قضیه توصیه می‌کند فرد مورد نظر باید مستقیما به در خروجی دسترسی داشته باشد تا اگر احساساتی شد و خواست محل را سریع ترک کند، مانعی نداشته باشد. کاری کنید که اگر خواست از اتاق بیرون برود، به‌راحتی این کار را انجام دهد.

با این‌که هیچ زمان مشخصی که بتوان گفت بهترین زمان برای اخراج کردن است، وجود ندارد. هرروزی که یک فرد بشنود از فردا دیگر کاری ندارد، روز افتضاحی است!  باز هم با این‌حال سعی کنید یک روز قبل از تعطیلات آخر هفته این خبر را به او بدهید؛ تا این فرصت را داشته باشد که در آخر هفته به این قضیه فکر کند و با آن کنار بیاید. اگر این کار را شنبه انجام دهید، همه تا آخر هفته درباره آن حرف خواهند زد.

مولینسکی عقیده دارد که اگر می‌خواهید یک بخش یا تیم را به‌طور کلی حذف کنید، بسته به شرایط ممکن است بهتر باشد این قضیه را هم‌زمان به کل اعضای تیم اعلام کنید. با این روش اندکی از ناراحتی هر فرد کاسته می‌شود؛ چرا که همه در حال تحمل یک درد مشترک هستند و این وضعیت فشار روانی هر فرد را کمی کم‌تر می‌کند.

تصمیم را تنها به خود فرد اطلاع دهید

یکی دیگر از وسوسه‌هایی که نباید تسلیم آن شوید، اعلام گروهی اخراج یا تعدیل کارمند است. اعلام گروهی کار را برایتان راحت‌تر می‌کند و مجبور نیستید با چندین نفر به‌صورت جداگانه صحبت کنید؛ اما مطمئن باشید این بدترین تصمیمی است که هر مدیری در این فرایند می‌تواند بگیرد. ممکن است بگویید به‌هرحال این یک حرف مشترک است، نه؟ پاسخ این است: بله و نه!

ممکن است محتوای پیام برای همه افرادی که اخراج می‌شوند یکی باشد، اما اثرگذاری آن در هر فردی ممکن است متفاوت باشد. فهمیدن این‌که اخراج شده‌اید، حتی اگر پیش از شنیدن خبر هم شَک کرده بودید، می‌تواند استرس‌زا و بسیار ناراحت‌کننده باشد. هر فردی به‌تنهایی حق دارد این خبر را در خلوت بشنود؛ و در فضایی خصوصی احساسات متفاوتش را تجربه کند، اما در گروه نمی‌تواند این اتفاق بیافتد.

جنبه هدایت و رهبری را هم در نظر بگیرید. اینجا شرکت شما است، پس وظیفه شما است که این خبر بد را انتقال دهید. مهم نیست که چقدر از ته دل صحبت کنید یا زبان بدن شما نشان دهد که واقعا اهمیت می‌دهید؛ در اعلام گروهی به‌نظر می‌رسد هیچ ارزشی برای این افراد قائل نیستید

شما این وظیفه را در قبال کارکنان خود دارید؛ که تنها و رودررو با آن‌ها صحبت کنید. اگر امکان حضور فیزیکی برایتان وجود ندارد، از طریق تماس ویدئویی یا تلفنی این کار را انجام دهید. نکته دیگری که به همین اندازه اهمیت دارد این است که شما به‌عنوان یک رهبر این وظیفه را در قبال خودتان هم دارید.

مسئولیت بپذیرید

ممکن است مسئول منابع انسانی تصمیم بگیرد که باید از چه بخش‌هایی تعدیل صورت بگیرد یا سرپرست هر بخش اعلام کند که حاضر به تعدیل‌کردن کدام کارمندش است. احتمالا این مؤثرترین و کارآمدترین روشی است که برای تعدیل‌کردن و اخراج کارمند وجود دارد و بهترین هم خواهد ماند. با این حال شما باید به‌عنوان صاحب کسب‌وکار، مسئولیت بپذیرید و نقش خود را ایفا کنید.

خوب است بدانیم که هنری وارد، مدیرعامل شرکت کارتا، چگونه ۱۶۱ نفر را در سال جاری از شرکت خود تعدیل کرد. وارد به کارمندان خود گفت: «مدیران هر بخش لیست افرادی را که قرار بود تعدیل شوند، برای تأیید به من ارسال کردند. بسیار مهم است همه شما بدانید که من کل فهرست‌ها و تمام افراد را کاملا بررسی کردم. اگر این تصمیم درباره شما گرفته شده است، بدانید که تصمیم نهایی را من گرفتم، نه مدیرتان. در مورد بسیاری از شما می‌توانم بگویم که رئیستان حتی برای نگه‌داشتن شما با من وارد مذاکره شد؛ بنابراین آن‌ها را مقصر ندانید. اگر امروز، روز آخر کاری شما است، فقط یک نفر باعث آن است و آن من هستم.»

اگر شما مسئول تعدیل‌کردن و اخراج کارمندی هستید، باید مسئولیت این را بپذیرید که به او بگویید. مخصوصا این نکته را بگویید که شما این تصمیم را گرفته‌اید. با این‌که اصلا راحت نیست، اما به یاد داشته باشید که تعدیل‌شدن یکی از لحظات بسیار حساس در زندگی یک کارمند است. آن‌ها می‌خواهند که خبر را از زبان خودتان بشنوند. در واقع آن‌ها ترجیح می‌دهند که خبر را از زبان خودتان بشنوند، چون این نشان می‌دهد که شما متوجه اهمیت این قضیه و تأثیری که روی زندگی حرفه‌ای و شخصی او دارد، هستید.

رک باشید

مولینسکی عقیده دارد چیزی که باید به کارمند مورد نظر هنگام اخراج بگویید، باید کاملا شفاف و رک باشد. سریع به نقطه مورد نظر برسید، صادق باشید، مقدمه‌چینی نکنید. استایبل توصیه می‌کند که مکالمه را این‌گونه شروع کنید: «امروز خبر بدی دارم»، چون این جمله فرد را از نظر احساسی آماده می‌کند. مثل این می‌ماند که به کسی در ابتدا بگویید می‌خواهم با مشت به‌صورت تو بکوبم. این فرق دارد با این‌که ناگهان بی‌مقدمه به‌صورت کسی بکوبید! سپس می‌توانید بگویید: «هدف جلسه امروز این است که به تو بگوییم دوران کاری تو در این شرکت به پایان رسیده است.»

سپس به او پوشه‌ اسناد مربوط به فرم‌ها و اطلاعات مربوط به اخراج را تحویل بدهید. اگر خدمات خاصی برای دوران پس از اخراج ارائه می‌کنید، آن را نیز بیان کنید. چیزی شبیه این: «به‌خاطر احترامی که برای تو قائل هستیم، در همکاری مشترک با یک شرکت کاریابی، به تو کمک خواهیم کرد که دوباره به‌زودی روی پای خود بایستی.»

حتما این نکته را برای آن فرد روشن کنید که فرایند اخراج کارمند مقطعی است و امکان بازگشت وجود دارد؛ یا این‌که دائمی است و باید به دنبال کار جدیدی بگردد. (قبل از این‌که چیزی بگویید خودتان از صحت و درستی حرف‌هایتان آگاهی داشته باشید، امید واهی یا قول‌های مبهم ندهید.)

سپس مدارک لازم را از طریق فرد مورد نظر از بخش منابع انسانی یا شرکتی که با آن همکاری دارید، در اختیار کارمند خود قرار دهید. نیازی نیست جلسه را خودتان ادامه دهید، چیزی را که لازم است بگویید و بعد می‌توانید اتاق را ترک کنید. از اینجا به بعد را می‌توانید به مسئول منابع انسانی یا فردی که از شرکت دیگر با شما همکاری دارد، بسپارید.

از بحث اصلی منحرف نشوید

کسی که با خبر اخراج شدنش مواجه می‌شود و سعی دارد آن را هضم کند، ممکن است واکنش احساسی از خود بروز دهد. ممکن است گریه کند، عصبانی شود یا سؤال‌های زیادی برای او پیش بیاید. مولینسکی توصیه می‌کند که شما به‌عنوان مدیری که این کار را انجام داده است، خشک و مکانیکی نباشید؛ مثلا نگویید: «این جلسه را تبدیل به مناظره، بحث یا جدل نکن.»

به او هشدار ندهید که رفتار مناسب‌تری از خود بروز دهد؛ یا به روی او نیاورید که بهتر است حرفه‌ای‌تری رفتار کند. به‌جای آن طبق نظر استایبل، می‌توانید بگویید: «اگر می‌خواهی درباره عادلانه‌بودن یا نبودن این تصمیم صحبت کنیم، می‌توانیم برای هفته بعد یک جلسه تنظیم کنیم و به آن بپردازیم. الان زمان مناسبی برای این کار نیست.»

مهربان و هم‌دل باشید

مولینسکی عقیده دارد که اگر وظیفه داشته باشید فردی را اخراج کنید که رابطه کاری خوبی با او دارید، به‌احتمال زیاد حس شفقت و همدردی به سراغ شما خواهد آمد. در این مواقع می‌توانید هم‌دلی خود را با پیشنهاد‌های حمایت‌گرایانه نشان دهید؛ مثلا می‌توانید به او قول بدهید یک توصیه‌نامه قوی برایش می‌نویسید یا اگر شرکتی را بشناسید که به مهارت و تخصص کاری او نیاز داشته باشند، آن فرد را به شرکت مورد نظر معرفی می‌کنید.

قطعا این کارها، کارهایی نیستند که بخواهید برای همه انجام دهید؛ اما اگر رابطه کاری خوبی با فرد داشته‌اید و به نظرتان این عملی طبیعی است، حتما انجامش دهید. از همه مهم‌تر این‌که هیچ‌وقت درباره این صحبت نکنید که چقدر گرفتن این تصمیم برایتان سخت بوده است. از نظر استایبل، صحبت درباره خودتان در این موقعیت، نامربوط است. کارمندی که اخراج می‌شود در حال تحمل بیشترین فشار است و احساس شما در این لحظه برای او اهمیتی ندارد.

اجازه دهید که کارمند کمی فکر کند و اگر سؤالی دارد از شما بپرسد. اگر خواست ابراز ناراحتی کند یا هوایی بخورد، اجازه دهید این کارها را آزادانه انجام دهد. نکته اصلی این است که به کارمند خود اجازه و فرصت صحبت و بیان احساساتش را بدهید، شاید بخواهد احساسات خود را بروز دهند و شاید هم نه. ممکن است نتوانید حسی را که دارند تغییر دهید، اما وظیفه دارید که به آن‌ها گوش دهید.

گام‌های بعدی را توضیح دهید

حتی اگر در عمل اخراج کارمند ی که انجام می‌دهید موقتی باشد، ممکن است مراحل کار و ایجاد این تغییر، جزئیات زیادی داشته باشد؛ مانند:

• بردن وسایل شخصی به خانه؛
• بازگرداندن وسایل شرکت (ابزار، لوازم الکترونیکی، کلیدها، کارت ورود و...)؛
• فهمیدن این‌که آیا بیمه بیکاری شامل آن‌ها می‌شود یا خیر و این‌که باید چه مراحلی را برای کسب آن طی کنند.

سعی کنید همیشه یک گام جلوتر باشید. بدانید که در مرحله بعد روند اخراج کارمند باید چه کاری انجام شود. اخراج شدن به‌خودی‌خود حس عدم اطمینان به همراه دارد، بنابراین هرکاری را که لازم است انجام دهید تا از استرس و نگرانی کارمند خود، بکاهید.

باز هم مسئولیت‌پذیر باشید

به‌احتمال زیاد بعد از گفتن خبر بد: «ناچاریم تو را اخراج کنیم»، یک نفس راحت می‌کشید و حس می‌کنید که کارِ سخت را انجام داده‌اید و حالا باید مراحل بعدی را انجام دهید؛ اما کارمند شما بعد از شنیدن این خبر نفس راحت نمی‌کشد؛ و نمی‌تواند به‌راحتی سراغ مراحل بعدی اخراج کارمند برود!

جلسه را با مسئولیت‌پذیری دوباره جمع‌بندی کنید. بگویید: «باز هم متأسفم، امیدوار بودم که شرایط جور دیگری بود، اما نشد». اگر صلاح دانستید می‌توانید این جمله را هم اضافه کنید: «این تصمیم نشان‌دهنده صلاحیت تو به‌عنوان یک کارمند نیست، ما فقط به‌اندازه تمام نفرات، کار نداریم».

به‌طور خلاصه این‌که به‌عنوان یک مدیر و یک انسان، مسئول باشید. مسئولیت تصمیمات مربوط به کسب‌وکار خود و تأثیری را که روی افراد می‌گذارد، بپذیرید. نه‌تنها این کار درست است، بلکه از نظر روان‌شناسی هم تأیید شده است: قانون «اوج نهایی» یک قانون شناختی است که می‌گوید مردم تمام حسی را که از یک تجربه می‌گیرند و به خاطر می‌آورند، از قسمت اوج یک تجربه کسب می‌کنند و آن معمولا پایان تجربه است. گفتن این‌که: «من باید تو را اخراج کنم» یک نقطه اوج است.

پایان کار مشخص است، آخرین لحظاتی که فرصت دارید تا نشان دهید واقعا به آن شخص اهمیت می‌دهید. حواستان به نقطه پایان باشد، اگر کسب‌وکارتان دوباره رونق گرفت، شاید به برگرداندن این افراد نیاز پیدا کنید. اگر اوج نهایی درستی داشته باشید، شاید هنگام بازگرداندن کارمندان، آن‌ها احترام بیشتری برای شما قائل نباشند اما قطعا احترام کم‌تری هم قائل نخواهند بود.

به فکر خودتان هم باشید

استایبل عقیده دارد که اخراج یا تعدیل‌کردن یک کارمند حتی برای مدیران باتجربه هم فرایند پرفشاری است. باید حواستان به حال خودتان هم باشد. وقتی خبر را دادید، راهی پیدا کنید که از نظر احساسی و فیزیکی تخلیه شوید تا فشار روی شما انباشته نشود. کمی پیاده‌روی کنید، به باشگاه بروید، کمی بخوابید. هرکاری که می‌کنید باید برای خودتان باشد.

سعی نکنید بلافاصله بعد از آن یک جلسه دیگر داشته باشید. به خودتان زمان بدهید تا آرام شوید. به همراه مدیر منابع انسانی که با شما در فرایند اخراج همکاری کرده است، کمی استراحت کنید تا از فشاری که تحمل می‌کنید، کاسته شود.

مولینسکی می‌گوید داشتن یک گفتگو پس از اخراج با مدیر منابع انسانی‌تان، می‌تواند کمک کند تا ارزیابی کنید که جلسه چطور پیش رفت و چه کارهایی را می‎‌توانستید متفاوت انجام دهید. تقریبا همیشه جای بهبود و پیشرفت هست. این عمل با این‌که لحظه‌ای احساسی است، در عین حال یکی از وظایف مدیریتی و یک مهارت هم است. قطعا می‌توانید در این کار بهتر شوید.

نکاتی که به تسهیل فرایند اخراج کارمندان کمک می‌کند

چالش‌های رایج نظیر پیشرفت فناوری، رکود اقتصادی، تغییر الگوی کسب‌وکار و فروش شرکت، هر شخصی را به فکر تعدیل نیرو و اخراج کارمند می‌اندازد. در صورت تغییر ساختار، کاهش هزینه یا ترکیب عناوین شغلی، چگونه این مرحله سخت را تا جای ممکن برای خود و کارمندان ساده خواهید کرد؟ در ادامه به ۶ راهکار منطقی اشاره می‌کنیم که فرایند انتقال به شرایط جدید را هم برای کارمندان برکنارشده و هم برای سازمان ساده‌تر می‌کند:

۱. نقشه راه برای اخراج کارمند را ترسیم کنید

حتی پس از آن‌که مشخص کردید چه عناوین شغلی باید حذف شوند، هنوز جزئیات زیادی وجود دارند که باید بررسی شوند. اگر می‌خواهید تغییر تا جای ممکن، نرم انجام شود، نقشه راه را ترسیم کنید. برای مثال، اخبار مربوط به اخراج کارمند را چگونه اعلام خواهید کرد؟ آیا برای دوره تحولات، به کارمندان برکنارشده احتیاج دارید؟ آیا مزایای پایان خدمت را پرداخت خواهید کرد؟ اگر جواب شما مثبت است، آیا کارمندانی که با ماندن در فرآیند انتقال موافقت می‌کنند، پاداش بیشتر دریافت خواهند کرد؟

قبل از اعلام خبر بد، از رسیدگی به همه جزئیات اطمینان حاصل کنید.

۲. جلسات برکناری را با دقت و مراقبت برگزار کنید

احترام متقابل در همه مراحل تعامل با کارمند، اصل بنیادین است. احترام متقابل باید در کل مراحل استخدام، آموزش، پذیرش، راهنمایی و مشاوره، رعایت شود. هنگام برکناری کارمندان نیز باید این اصل را رعایت کنید. گفت‌وگو درباره اخراج کارمند همیشه سخت است.

وقتی خبر ناگوار را اعلام می‌کنید، حتما بر بی‌گناهی کارمند تأکید کنید. برای مثال، می‌توان گفت؛ «به دلایل کاری – که تقصیر شما نیست – مجبور شده‌ایم تصمیم‌های سخت بگیریم که بر کار شما اثر منفی گذشته است. متأستفانه در نتیجه این تصمیم، تاریخ X آخرین روز کاری شما در این شرکت خواهد بود». اگر به کارمند بگویید که او خطایی مرتکب نشده است، مقداری از تلخی گفت‌وگو برطرف خواهد شد.

۳. کارمندانی را شناسایی کنید که برای دوره انتقالی به آن‌ها نیاز دارید

جلسات مختلف برکناری و اخراج کارمند با یکدیگر تفاوت دارند. برخی کارمندانِ مهم، دانش سازمانی ارزشمند در دست دارند و باید برای دوره تحول حفظ شوند.

برای مثال، فرض کنید ۵ توسعه‌دهنده نرم‌افزار دارید که هر کدام روی محصول نرم‌افزاری متفاوت کار می‌کنند. ۲ نفر از این افراد در روند تغییرات حذف می‌شوند و ۲ کارمند باقی‌مانده اکنون باید رشد کنند و مسئولیت‌های جدید و نا آشنا بر عهده بگیرند. می‌توانید از ۲ توسعه‌دهنده نرم‌افزار برکنارشده درخواست کنید تا برای تسهیل تغییر، مدت‌زمانی را صرف کمک و آموزش کارمندان باقی‌مانده کنند.

هنگام گفت‌وگو با دو کارمندی که برکنار می‌شوند، از این جمله استفاده کنید؛ «نیازهای خاصی در آینده نزدیک داریم. از شما درخواست می‌کنیم تا برای مدتی در شرکت باقی بمانید و به این فرآیند کمک کنید».

مزایای این کار در روند اخراج کارمند برای شرکت شما بدیهی است، اما برای اعضای برکنارشده نیز تسلی‌بخش خواهد بود؛ چراکه قبل از اتمام کار از برکناری باخبر شده‌اند. حتی ممکن است در طول فرآیند اشتراک‌گذاری اطلاعات، متوجه شوید که برخی کارمندانی که قصد دارید برکنار کنید، ارزشمندتر از آن هستند که کنار گذاشته شوند. چنین تصمیمی با نقشه راه اولیه شما هم‌خوانی ندارد اما شرکت را از ارتکاب یک خطای پرهزینه، بازمی‌دارد.

۴. تشویق‌هایی برای کارمندان برکنار‌شده تعیین کنید

اگر از کارمندان درخواست کرده‌اید که برای دوره انتقال در شرکت حضور داشته باشند، به آن‌ها کمک کنید تا اهمیت خود را در فرآیند درک کنند. همچنین به این فکر کنید که چگونه می‌توان انگیزه کافی به کارمندان داد؛ که در طول این دوره در شرکت حضور داشته باشند. رسم بر این است که در طول فرآیند اخراج کارمند ، مشوق‌هایی به کارمندان ارائه شود تا سر کار بمانند و عملکردی خوب از خود نشان دهند.

برای مثال، کارمندانی که پس از شنیدن خبر برکناری، بی‌درنگ شرکت را ترک می‌کنند، حقوق ۶ هفته کاری‌ را به‌عنوان مزایای پایان خدمت دریافت خواهند کرد؛ اما افرادی که برای یک ماه دیگر در شرکت حضور پیدا می‌کنند، حقوق ۱۲ هفته کاری را دریافت خواهند کرد.

می‌توانید به ارائه پاداش ابقا پس از اخراج کارمند نیز فکر کنید. پاداش را می‌توان یکجا در انتهای فرآیند یا به‌صورت ماهانه ارائه داد. درهرحال، پاداش ابقا، مشوق مالی مناسب برای کارمندان است تا برای مدت‌زمان مشخص در شرکت حضور پیدا کنند.

برخی کارمندان، از فرصت دریافت حقوق در حین جست‌وجو برای کار جدید استقبال می‌کنند؛ اما برخی دیگر، آماده خروج هستند. بهتر است حداقل یک روز به کارمندان زمان بدهید تا خبر را هضم کرده و پیشنهاد را با خانواده خود در میان بگذارند. همچنین باید خود را آماده رد پیشنهاد نیز بکنید.

۵. در برخورد با کارمندان انتقالی، انعطاف‌پذیر باشید

در تعامل با کارمندانی که توافق کرده‌اند برای دوره انتقال در شرکت حضور پیدا کنند، مقدار زیادی انعطاف‌پذیری از خود نشان دهید. برای مثال، به آن‌ها اجازه دهید تا زمانی را به حضور در جلسات مصاحبه‌ کاری اختصاص دهند. این افراد را به ۴۰ ساعت کار در هفته ملزم نکنید؛ چرا که بسیاری از آن‌ها قرارهای کاری و یا قرار مصاحبه خواهند داشت. حتی می‌توانید ساعت کاری را کاهش دهید، جدول زمانی انعطاف‌پذیر ارائه دهید یا فضای دوستانه‌تری به‌وجود آورید.

این‌که به کارمندان برکنارشده زمان می‌دهید تا در جلسات مصاحبه‌ کاری شرکت کنند، درحالی‌که هنوز در شرکت کار می‌کنند و حقوق می‌گیرند، جدایی مثبت را برای هر دو طرف رقم خواهد زد. کارمندان برکنارشده از ادامه کار و دریافت حقوق، راضی خواهند بود و شما نیز کار خود را پیش خواهید برد.

۶. هنگام اخراج کارمند او را برای کاریابی راهنمایی کنید

قدردانی از کارمندان هنگام اخراج آنها، نقش زیادی در نمایش حسن نیت حرفه‌ای دارد. در صورت امکان، خدمات راهنمایی برای کاریابی را در اختیار همه کارمندان برکنارشده قرار دهید.

کارمندانی که تحت تأثیر برکناری قرار گرفته‌اند باید از راهنماییِ طرف‌های ثالث برای کاریابی کمک بگیرند. در اموری مانند نوشتن رزومه، جست‌وجوی کار و گذار حرفه‌ای، مشاوره دریافت کنند. با این کار، اعلام می‌کنید که واقعا به آینده و رفاه کارمندان اهمیت می‌دهید.

همچنین می‌توانید پس از اخراج کارمند ، توصیه نامه برای آنها بنویسید. اگر برای کارمند وقت بگذارید و او را در پیدا‌کردن کار بعدی یاری کنید، تغییر را مثبت‌تر می‌سازید و باب مذاکره را برای فرصت‌های آینده، باز خواهید گذاشت.

هرگز نمی‌توان مطمئن بود؛ شاید روزی شما به یکی از کارمندان برکنارشده احتیاج پیدا کنید (یا برعکس)؛ بنابراین همواره روابط حسنه را با آن‌ها حفظ کنید.

باید و نبایدهایی که باید هنگام اخراج کارمند به خاطر داشته باشید

اگرچه اخراج ممکن است پایان یک رابطه تجاری باشد، ولی به یاد داشته باشید که ما در دنیای کوچکی زندگی می‌کنیم. نحوه برخورد شما با کارکنان هنگام بیرون رفتن آن‌ها از در می‌تواند روی اعتبار شما و شرکت شما برای مدت طولانی تأثیر بگذارد. در هنگام اخراج کارمند ان موارد زیر را در نظر بگیرید:

۱. باید با کارمندتان حضوری صحبت کنید

اگرچه ارسال پیام کوتاه، توییت و ایمیل، همه نقش مهمی در برقراری ارتباط دارند، اما همچنان برای مکالمه‌های کوتاه بهترین روش، روش حضوری است. اخراج کارمند تان نیز یکی از آن موارد است. باید به اطلاع کارمندی که قرار است اخراج شود برسانید که می‌خواهید با او گفتگویی داشته باشید. همچنین می‌توان این کار را از طریق یک نماینده انجام داد. می‌توانید از طریق تماس محل ملاقات را به وی اطلاع دهید، اما خبر اصلی را باید شخصی و بدون متن، توییت، چت و یا روش‌های دیگری از این قبیل بیان کنید.

۲. باید در هنگام صحبت اصل مطلب را بیان کنید

این یک روش خوب برای شروع مکالمه است. به‌عنوان مثال: فروش در شرکت کاهش یافته است. با کمال تاسف باید به شما بگویم که شرکت تصمیم گرفته است نقش شما را در این مقطع زمانی حذف کند. به یاد داشته باشید، اخراج کارمند مانند برداشتن چسب زخم است. اگرچه ممکن است در ابتدا وقتی آن‌ را سریع می‌کشید، درد داشته باشد اما اگر آن را آهسته آهسته بکشید بیشتر درد دارد.

۳. نباید در تصمیم‌گیری‌هایتان دیگران را سرزنش کنید

شاید شما مجبور شده باشید افرادی را در بخش خود برای اخراج انتخاب کنید؛ اما اغلب اوقات، فردی که قرار است خبر بد را بدهد، معمولا از بالا به پایین آن را انتقال می‌دهد. حتی اگر شما در نقش پیام‌رسان قرار گرفته‌اید، در مورد این‌که شما در این تصمیم دخیل نیستید، صحبت نکنید و از به کاربردن عباراتی مانند: «سرپرست، من را مجبور به...» یا «اگر به خودم بستگی داشت تو را نگه می‌داشتم اما...» خودداری کنید. رتبه شغلی خود را حفظ کنید و نقش قربانی را بازی نکنید.

۴. باید همدلی خود را نسبت به کارمند در حال اخراج نشان دهید

اگر در یک روز تعداد زیادی از کارمندان خود را اخراج کرده‌اید، احتمالا متوجه خواهید شد که افراد در برابر اخراج واکنش‌های مختلفی نشان می‌دهند. برخی بلافاصله قبول می‌کنند، برخی ممکن است گریه کنند و برخی ممکن است عصبانی شوند.

پس از اطلاع به آن‌ها، وظیفه شما نشان‌دادن همدلی است. اگر آن‌ها می‌خواهند شکوه و گلایه کنند، بگذارید انجام دهند. اگر می‌خواهند برای چند دقیقه طوفانی و آزرده خاطر شوند، بگذارید بشوند. (به شرطی که دستمال‌کاغذی جلو دستتان باشد). این قانون طلایی را به خاطر بسپارید با دیگران همان‌طور که دوست دارید با شما رفتار شود، رفتار کنید. چرا که روزی ممکن است این روند تغییر کند.

۵. باید در هنگام اخراج کارمندتان از بحث‌وجدل خودداری کنید

این تصمیم دردناک گرفته شده است. کارمند باید مکان مناسبی را برای تماس با منزل پیدا کند. شما باید نسبت به فرد متأثر، دلسوزی نشان دهید، اما باید تصمیم نهایی خود را صریح اعلام کنید. پس از کامل روشن‌شدن موضوع، می‌توانید با بحث در مورد موضوعاتی مانند پاداش پایان خدمت، مزایا و... جلو بروید. علاوه براین، اگر پاداش پایان خدمت و بیمه‌ی درمانی غیر قابل بحث است، این موضوع را واضح و روشن کنید.

۶. باید کارمندتان را راهنمایی کنید

نباید فقط خبر را بدهید و کارمند را از در بیرون کنید. به‌منظور کمک به کارمند برای پیدا کردن شغل، اطمینان حاصل کنید که کارمند، از تمام گزینه‌های شغلی موجود در شرکت‌، آگاهی دارد. همچنین مراجع شغلی دیگری نیز در صورت امکان به وی معرفی کنید. اگر با کارمند رابطه نزدیکی دارید به او پیشنهاد بدهید که از طرف او با سایر شرکت‌ها تماس تلفنی برقرار می‌کنید و هر چندوقت یک‌بار او را در جریان تماس‌ها بگذارید.

۷. نباید قولی بدهید که نمی‌توانید به آن عمل کنید

اگرچه می‌خواهید به همکاران خود کمک کنید ولی نباید آن‌ها را فریب بدهید. در صورتی که برنامه‌ای برای بازگرداندن کارمندتان ندارید، به آن‌ها قول برگشت ندهید. به آن‌ها قول ندهید که اگر شرایط بهتر شود، بعدا می‌توانند به شرکت بازگردند. اطمینان حاصل کنید قول کمکی که می‌دهید، در کار و تعهدات مهم شخصی شما مانند خانواده تداخل ایجاد نمی‌کند.

۸. نباید افراد را تحت فشار قرار دهید تا مواردی را که آماده امضا نیستند، امضا کنند

در پایان مکالمه، احتمالا توافق‌نامه اخراج از شرکت را به کارمند اخراج شده می‌دهید. شما نباید انتظار داشته باشید که کارمند فوری آن‌ را امضا کند تا روند اخراج با سرعت بیشتری انجام شود. فرد حق دارد در مورد این توافق‌نامه با خانواده، حسابداران و یا وکلا حرف بزند. قبل از درخواست فرم‌ها، یک بازه زمانی مناسب به آن‌ها بدهید تا توافق‌نامه را بررسی و با افراد مربوطه صحبت کنند.

۹. باید روند کار را دوستانه پایان دهید

ما این را می‌دانیم که به دلایل امنیتی، پس از تمام‌شدن کارها، افراد باید ساختمان را ترک کنند. شما باید راهی برای تسهیل این امر پیدا کنید در حالی که عزت و احترام کارمند نیز باید حفظ شود. اگر احساس می‌کنید که باید کارمندان را هنگام خروج همراهی کنید، یا خود شما یا شخصی عادی باید این کار را انجام دهد؛ نه ماموران حراست!

اگر حمل وسایل روی میز برای کارمند سخت است، ‌پیشنهاد حمل وسایل را بدهید. حتی بهتر است سعی کنید زمانی را برای اخراج کارمندان انتخاب کنید که افراد زیادی آنجا نباشند تا جلب توجه نکنید و به یاد داشته باشید یک تشکر و یک دست‌دادن محکم تأثیر زیادی بر کارمند اخراجی که در حال بیرون رفتن از ساختمان است دارد.

نکاتی که باید هنگام اخراج کارمندان دورکار رعایت کنید

زمانی که مدیران مشغول ارزیابی آسیب‌های همه‌گیری ویروس کرونا هستند، اخراج کارمندان برای مدتی به یک اتفاق طبیعی تبدیل می‌شود. بهترین روش این است که خبر بد اخراج کارمند را به‌صورت حضوری به او منتقل کنید؛ اما در شرایط فعلی، این گزینه انتخاب مناسبی نیست. بسیاری از افرادی که از کار کنار گذاشته می‌شوند به‌خاطر پاندمی کرونا مجبور هستند از خانه کار کنند.

این یعنی خبر اخراج کارمند را باید از راه دور به‌وسیله‌ی کنفرانس ویدیویی یا تماس تلفنی انجام داد. برای مدیران شرکت‌ها، ملاحظات انسانی و فنی رساندن خبر بد به‌صورت مجازی تا حدودی با زمانی که ملاقات با کارمندان حضوری باشد تفاوت خواهد داشت. در ادامه به چند نکته که مدیران در هنگام اخراج یا تعدیل نیرو از راه دور باید به آن‌ها توجه کنند اشاره خواهیم کرد.

۱. به همه کارمندان از قبل هشدار بدهید

معمولا خانه منطقه امن یک انسان محسوب می‌شود؛ بنابراین انتقال خبر اخراج کارمند و در نتیجه شوکه‌شدن او زمانی که در آشپزخانه حضور دارد یا وقتی فرزندان و همسرش در کنار او نشسته‌اند در مقایسه با زمانی که این خبر بد در محل کار به وی منتقل شود از نظر شخصی برای کارمند تهاجمی تلقی می‌شود.

تمام کارمندان به این که یک تعدیل نیرو در راه است پی نخواهند برد اما احتمالا انتظار نوعی خبر جدی را خواهند داشت. ریموند لی (Raymond Lee)، مدیرعامل شرکت کریر‌مایندز (CareerMinds) که در زمینه شغل‌یابی مجازی فعالیت دارد در این رابطه گفته است: «شما باید پیش‌زمینه‌هایی ایجاد کنید تا کارمندان با شنیدن خبر تعدیل نیرو و اخراج غافلگیر نشوند».

هرچند لی پیشنهاد می‌کند اگر کارمندی را به‌خاطر ضعف عملکرد برکنار می‌کنید، نیازی نیست از قبل درباره تغییرات به او هشدار بدهید. او می‌گوید:

«اگر مشکلی در انجام وظایف یک فرد وجود دارد باید تا قبل از کنار گذاشته‌شدن او مکالماتی صورت گرفته باشد. پس تنها لازم است این فرد را به یک قرار ملاقات نهایی دعوت کنید».

۲. از نظر فنی برای ملاقات مجازی آماده باشید

جدا از آنکه باید جملات مناسب را برای اخراج کارمندان تمرین کرده باشید، حتما باید طرز کار با برنامه‌ای که قرار است این حرف‌ها را از طریق آن به کارمندان منتقل کنید به‌طور کامل بلد باشید. این یعنی باید یک پیام کوتاه و واضح آماده کنید و در ابزار کنفرانس ویدیویی یا سیستم کنفرانس تلفنی خاصی که انتخاب کرده‌اید با مدیر بخش منابع انسانی شرکت به تمرین این پیام بپردازید.

بر اساس گفته‌های لی، از این موضوع اطمینان بیابید که نرم‌افزار موردنظر بهترین ویژگی‌های امنیتی را داشته باشد تا هیچ‌کس دیگری نتواند مزاحم شما در این ملاقات شود؛ یا حتی آن را هک کند. این بدان معناست که باید ID رمزگذاری شده ملاقات آنلاین را برای کارمند بفرستید و بازه زمانی کافی برای آن تعیین کنید تا اگر ملاقات کمی بیشتر طول کشید، هیچ فرد دیگری نتواند ناگهانی وارد گفتگو شود.

۳. در تعدیل نیروی گروهی برای افراد حریم خصوصی قائل شوید

همه افراد به برکنارشدن واکنشی متفاوت خواهند داشت. کارمندان نباید مجبور باشند تا واکنش خود به شنیدن خبر را در مکالمه تصویری نشان بدهند. برایان کراپ (Brian Kropp)، مدیر تحقیقات منابع انسانی شرکت گارتنر (Gartner) که یک مؤسسه فعال در زمینه مشاوره کسب‌وکار است اعتقاد دارد زمانی که قرار است عده زیادی از کارکنان را با کنفرانس ویدیویی برکنار کرد، دوربین همه کارمندان باید خاموش باشد تا فقط  آن‌ها بتوانند شما را ببینند. کراپ توضیح می‌دهد:

«تعدیل نیرو یک تجربه شدیدا احساسی است. برخی از افراد هیچ واکنشی نخواهند داشت. درحالی‌که برخی دیگر ممکن است احساسی شوند و گریه کنند. اینکه اجازه بدهید چنین اتفاقی جلوی دوربین و در برابر دیگران رخ بدهد یک نوع بی‌احترامی محسوب می‌شود».

۴. درباره نحوه قطع دسترسی کارمندان به شبکه شرکت بازنگری کنید

این دومین نکته مهم است که به فناوری مربوط می‌شود. زمانی که اخراج کارمند با ملاقات حضوری صورت می‌گیرد بخش IT شرکت اغلب قطع اتصال کامپیوتر کارمندان به شبکه شرکت را در زمان برگزاری ملاقات شما با کارمند موردنظر انجام خواهد داد. کراپ می‌گوید:

«اگر شما می‌خواهید فردی را به‌صورت آنلاین برکنار کنید، نمی‌توانید اتصال آن‌ها را در حین ملاقات قطع کنید».

بخش IT قادر نیست در میانه گفتگوی شما یا زمانی که کارمندان وایفای خود را خاموش کرده‌اند از راه دور لپ‌تاپ کارمند را از شبکه شرکت حذف کنند. پس قبل از ملاقات با بخش‌های IT و منابع انسانی هماهنگ باشید تا مقدمات لازم برای قطع دسترسی کارمندان به شبکه فراهم باشد و اقدامات لازم برای انجام این کار در اخراج از راه دور صورت بگیرد.

شما همچنین باید تصمیم بگیرید که اموال شرکت چگونه بازیابی شوند یا باید تشخیص بدهید که آیا اصلا به انجام چنین کاری نیاز است یا نه. کراپ می‌گوید:

«برخی از شرکت‌ها تجهیزات خاصی را برای کارمندان خود می‌فرستند. از آن‌ها می‌خواهند این تجهیزات ارتباطی مثل لپ‌تاپ یا موارد دیگر را به دفتر شرکت بازگردانند».

در جهت مقابل، اگر این تجهیزات قدیمی باشند و هزینه جمع‌آوری و نگهداری آن‌ها ارزشش را نداشته باشد، برخی از شرکت به کارمندان اجازه می‌دهند این تجهیزات را برای خودشان نگه دارند. به‌طور مشابه، کارمندان نیز می‌خواهند بدانند اموال شخصی خود در دفتر شرکت را چگونه باید پس بگیرند. کراپ اضافه کرد بیشتر شرکت‌ها به کارمندان برکنار شده می‌گویند یک معاون اداری وسایل آن‌ها را جمع خواهد کرد؛ و زمانی که دفتر شرکت مجدد باز شود، آن‌ها را به آدرس کارمند می‌فرستد.

۵. بیشتر از هر زمان دیگری صادق و دلسوز باشید

پاندمی مرگبار کرونا همراه با یک بحران مالی باعث شده است تا زندگی برای همه بسیار دشوارتر شود. حال زندگی افرادی که شما آن‌ها را برکنار می‌کنید از این هم سخت‌تر خواهد شد. راجع به وضعیت شرکت و دلایل تجاری تعدیل نیرو صادق باشید. همچنین فداکاری‌هایی را که مدیران ارشد و افراد دیگر انجام داده‌اند شفاف بیان کنید. کراپ درباره این موضوع می‌گوید:

«نحوه مدیریت اوضاع در پنج ماه پس از تعدیل نیروها، شهرت شرکت به‌عنوان یک کارفرما در پنج سال آینده را توصیف خواهد کرد».

۶. از یک مشاور شغلی یا راهنما کمک بگیرید

همچنین لی اعتقاد دارد حضور یک مشاور شغل‌یابی در کنار یک مشاور شغلی یا یک راهنما در زمانی که ملاقات پایان می‌رسد کاملا ضروری است. با اجازه کارمند، این مشاوران می‌توانند با فرد موردنظر تماس بگیرند. به کارمند فرصتی بدهند تا خودش را خالی کند؛ و سپس برای برداشتن گام‌های بعدی اقدام کنند.

لی می‌گوید این مشاورها برای کمک به افراد در عبور از سختی‌ها تربیت شده‌اند.

مثال‌هایی از رفتار‌های مختلف هنگام اخراج کارمندان

مهربانی خود را نشان دهید و کارها را تا جای ممکن با انعطاف و ملایمت پیش ببرید

بعد از این‌که وزارت دفاع آمریکا به شرکت پزشکی آیرو جت (شرکتی که حمل‌ونقل اورژانسی هوایی و هلیکوپترهای آمبولانس را فراهم می‌کرد) خبر داد که به علت مشکلات مالی نمی‌توانند قرارداد خود را تمدید کنند، مدیر آن شرکت به نام دنیل ویلسون، بسیار شوکه شد و نمی‌دانست که باید چه کاری را انجام دهد.

او گفت: «شرکت نوپای ما تازه ۲ سال پیش تأسیس شده است؛ و هیچ رزومه خاصی نداشتیم که به وزارتخانه‌ها یا سازمان‌های دیگر ارائه کنیم. کل حیات شرکت ما به همین قرارداد وابسته بود.»

پایان آن قرارداد به این معنا بود که دنیل باید ۲۶ نفر را تعدیل می‌کرد. او حس خیلی بدی داشت. او به تمام کارمندان خود نزدیک بود و آن‌ها را مثل خانواده خود می‌دانست. دنیل گفت: «آن‌ها مشاغل قراردادی و با امنیت شغلی بالای خود را ترک کرده بودند تا به من بپیوندند، چون به من و چیزی که داشتم می‌ساختم، ایمان داشتند.»

او قبل از این‌که به کارمندان خود خبر بدهد، آمار و ارقام مربوط به حقوق و مزایای هر فرد را جداگانه محاسبه کرد. زمان دقیق پرداخت‌های معوقه را در آن مشخص کرد. به همین ترتیب اطلاعاتی را نیز درباره بیمه بیکاری و این‌که برای دریافت آن چگونه باید اقدام کنند، جمع‌آوری کرد و در پرونده‌ای که قرار بود دریافت کنند، قرار داد. او هم‌چنین برای هر فرد به‌صورت جداگانه، توصیه‌نامه‌ای نوشت و امضا کرد تا در صورت تمایل فرد به استخدام در جای جدید، بتواند تأثیرگذار باشد. او داشت تلاش می‌کرد که کارها با ملایمت و راحتی هرچه تمام پیش بروند.

او تصمیم گرفت هم‌زمان این خبر را به همه بدهد. او تیم را دور هم در اتاق کنفرانس شرکت جمع کرد و سریع سر اصل مطلب رفت. صحبت خود را این‌گونه آغاز کرد: «من به این فکر کردم که خودم دوست داشتم این خبر را چگونه دریافت کنم.»

او قسمت‌های مهم نامه وزارتخانه را بلند خواند. این بخش‌ها شامل مشکلات مالی و قدردانی از خدمات حرفه‌ای شرکت پزشکی آیرو جت می‌شد. او ادامه داد: «من از آن‌ها تشکر کردم و احساساتی شدم. وقتی احساسات واقعی باشند، بروز آن‌ها هیچ اشکالی ندارد. من عقیده دارم که کارکنان یک شرکت، نمایندگان و سفیران آن هستند؛ حتی اگر شرکت را ترک کنند».

دنیل مدیر شرکت پزشکی آیرو جت ماند. امروز شرکت او ۱۵۰ کارمند دارد و رزومه شرکت قوی و پربار شده است.

قاطع باشید و اخبار را رک و راست اعلام کنید

در سال ۲۰۰۹، تد کارکوس مدیرعامل شرکت آزمایشگاهی پرو فیز (Pro Phase) شد. این شرکت داروی سرماخوردگی تولید می‌کرد. اوضاع چالش‌برانگیزی بود: فروش به‌شدت کاهش یافته بود، روحیه کارکنان ضعیف شده بود و عمده‌فروشان تهدید کرده بودند که خرید محصولات خود را به نصف کاهش خواهند داد.

تد فهمید که هزینه‌های سربار شرکت بسیار زیاد است. برای حل این مشکل، نیاز دارد تعداد زیادی از کارکنان را تعدیل کند. او می‌توانست به هر کدام از ۲۶ کارمند خود نگاه کند و نقاط قوت و ضعف آن‌ها را تشخیص دهد. او هم‌چنین می‌توانست بفهمد آیا هر کدام از آن‌ها برای نقشی که در شرکت دارند، مناسب هستند یا خیر. این تمرین به او کمک کرد بفهمد نیاز دارد با چه اشخاصی خداحافظی کند. یکی از آن‌ها مدیر مالی شرکت بود که ما در این مثال او را مایکل می‌نامیم.

تد می‌دانست که باید قاطعانه عمل کند. وقتی تصمیم بگیرید که باید اشخاصی را تعدیل کنید، دیگر زمانی برای تعلل ندارید. او جلسه‌ای با مایکل ترتیب داد و مدیر داخلی شرکت را هم به جلسه فراخواند. مکالمه کوتاه و مؤدبانه بود. تد مستقیم سر اصل مطلب رفت، خبر را داد و پوشه مربوط به تعدیل را هم به مایکل تحویل داد. مایکل در اینجا کاملا شوکه شده بود.

تد شخصا مایکل را دوست داشت. به همین دلیل به او پیشنهاد داد تا کمک کند مایکل شغل جدیدی پیدا کند. او هم‌چنین اجازه نداد بحث از مسیر اصلی خود منحرف شود و تمام توجهش به این بود که چه چیزی برای شرکت بهتر است. او در ابتدا باید سهامداران شرکت را راضی نگه می‌داشت. او این مسئولیت را در قبال آن‌ها و هم‌چنین هیئت‌مدیره داشت. او گفت که این مسئله باعث شده است تا تصمیمات مربوط به تعدیل را بگیرد.

در طی یک سال، فقط ۵ کارمند از تیم ابتدایی باقی مانده بودند. او تعداد زیادی را تعدیل کرد و تیم خود را با استخدام ۱۰ نیروی جدید ساخت. در نتیجه ۲ میلیون دلار از هزینه‌های سالانه شرکت کاسته شد.

امروز شرکت آزمایشگاهی پرو فیز در مواقع بسیار نادری ممکن است ضرر بدهد. تد عقیده دارد این را مدیون تعدیل‌ها است. او می‌گوید که به هر کدام از کارمندان خود اهمیت می‌دهد، حتی آن‌هایی که تعدیل می‌کند؛ و می‌خواهد به آن‌ها کمک کند تا کاری را پیدا کنند که برایشان مناسب‌تر است. هیچ‌کس نباید در سِمَتی کار کند که توانایی‌هایش با توانایی‌های مورد نیاز آن موقعیت شغلی، هم‌خوانی نداشته باشد.

منبع:
insperity.com
edition.cnn.com
redeapp.com
gusto.com
hbr.org