چرخه‌ی کامل استخدام در ۶ مرحله (ویژه‌ی کارشناسان منابع انسانی)
چرخه‌ی کامل استخدام می‌تواند به نفع داوطلب، استخدام‌کننده و سازمان باشد. در این مطلب نگاهی خواهیم داشت بر چرخه‌ی کامل استخدام، مزایا و معایب آن و ۶ مرحله از فرایند استخدامی.
چرخه‌ی کامل استخدام چیست؟
چرخه‌ی کامل استخدام، که به چرخه‌ی مراحل کار کامل استخدام نیز معروف است، اصطلاحی است برای توصیف فرایند استخدام همه‌جانبه به همراهِ یک استخدام‌کننده‌ی اصلی که در تمام گام‌های فرایند دخیل است.
یک فرایند کامل استخدام شامل ۶ مرحله‌ی اصلی است:
- آمادگی؛
- تأمین متقاضی؛
- سنجش؛
- گزینش؛
- استخدام؛
- آشناسازی (معارفه‌ی سازمانی).
استخدام‌کننده‌ی اصلی می‌تواند تمام مراحل چرخه‌ی استخدام را تکمیل کند، از جذب نیروی کار برای جایگاه شغلی خالی و تأمین داوطلب گرفته تا تحویل شغل و آشناسازی وی. (از این پس در این متن، به استخدام‌کننده‌ی اصلی چرخه‌ی کامل استخدام به‌اختصار «استخدام‌کننده‌ی چرخه» می‌گوییم.)
بسته به اندازه‌ی سازمان، ممکن است شخصی که مسئول چرخه‌ی مراحل کار کامل استخدام است، متفاوت باشد. این وظیفه در یک سازمان استارت‌آپی یا کوچک‌تر، اغلب به عهده‌ی کارشناس عمومی منابع انسانی است که به عنوان استخدام‌کننده‌ی چرخه نیز فعالیت می‌کند.
در سازمان‌های بزرگ‌تر نیز اغلب یک واحد منابع انسانی وجود دارد که هر عضو تیم در یک مرحله‌ی خاص از فرایند استخدام تخصص دارد. با وجود این، همیشه یک نفر هست که بر تمام فرایند نظارت دارد. همچنین، شرکت‌ها می‌توانند تصمیم بگیرند که تمام فرایند استخدام را برون‌سپاری کنند.
نکات مثبت و منفی چرخه‌ی کامل استخدام
بیایید به تعدادی از مزایایی که چرخه‌ی کامل استخدام به ارمغان می‌آورد، نگاهی بیندازیم.
نکات مثبت
قابلیت اعتماد: اگر تمام فرایند جذب و استخدام بر عهده‌ی یک شخص باشد، بنابراین روشن است که چه‌کسی مسئول و پاسخ‌گو است.
تجربه‌ی داوطلب: درمورد اهمیت یک تجربه‌ی عالی به داوطلب بسیار گفته شده‌است. واضح است که داشتن فقط یک راه ارتباطی در طول چرخه‌ی استخدام، در داشتن یک تجربه‌ی خوب برای داوطلب مفید است. داوطلبان به جای این‌که هم‌زمان با افراد مختلفی صحبت کنند، که معلوم نیست با چه کسی و چه زمانی ارتباط برقرار می‌کنند، دقیقا آگاه‌اند که چه کسی در هر مرحله از فرایند راهنمایشان خواهد بود. این مسئله به کاندیداها در شرایط استرس‌زا اطمینان خاطر می‌دهد.
مشارکت استخدام‌کننده طی تمام فرایند استخدام، فرصت ارزش‌مندی را برای برقراری ارتباطی هدف‌مندتر با متقاضی فراهم می‌کند. استخدام‌کنندگان قادر خواهند بود که راه ارتباطی‌ای را که بیش‌تر می‌پسندند، با داوطلبان در پیش گیرند. بدین ترتیب، تأثیر مثبتی روی تجربه‌ی داوطلبان خواهد داشت.
مدت‌زمان کم‌تر برای استخدام: مدت‌زمان استخدام (Time to hire)، تعداد روزهایی است که در آنها کاندیدایی برای یک شغل تقاضا می‌دهد و پذیرفته می‌شود. بدین ترتیب، معیار مدت‌زمان استخدام اطلاعاتی را درباره موارد زیر گردآوری می‌کند:
- بهره‌وری استخدام: به زبان ساده، مدت‌زمانی طولانی برای استخدام نشان‌دهنده یک فرایند کُند و بی‌بهره با محدودیت‌های غیرضروری است؛
- تجربه‌ی داوطلب: از نظر یک متقاضی، مدت‌زمان دوهفته‌ای برای استخدام خوشایندتر از ۳ ماه است؛ بنابراین، استخدامی سریع‌تر به تجربه‌ای بهتر برای داوطلب منجر می‌شود.
اگر مسئولیت تمام فرایند فقط بر عهده‌ی یک نفر باشد، شانس معطلی‌های بیهوده کم می‌شود. اگر من کسی هستم که تمام مراحل فرایند استخدام را مدیریت و کاندیداها را راهنمایی می‌کنم، بنابراین به سایر افراد به اندازه‌ی وقتی که افراد مختلفی مسئولیت مراحل مختلف را بر عهده دارند، وابسته نیستم. این امر فقط در صورتی کارایی خواهد داشت که مسئول مدیریت فرایند استخدام فرد خیلی منظم و قاطعی (در کنار صفاتی دیگر) باشد.
با داشتن یک استخدام‌کننده‌ی چرخه در نقش مسئول فرایند استخدام، برای طرفین دخیل در فرایند کاملا مشخص است که مسئولیت اصلی با چه کسی است. در صورت وجود هرگونه معطلی، مدیر استخدام یا داوطلبان می‌دانند که برای شنیدن توضیحات می‌توانند با چه کسی ارتباط برقرار کنند.
نکات منفی
هرچیزی جنبه‌ی مثبت و منفی دارد که چرخه‌ی کامل استخدام نیز از این مسئله مستثنی نیست. این روش استخدام مشکلاتی نیز دارد، که عبارت‌اند از:
مناسب‌نبودن برای تمام سازمان‌ها: وقتی فقط یک شخص در هر مرحله از فرایند استخدام دخیل است، فقط می‌تواند هم‌زمان به تعداد معینی از متقاضیان رسیدگی کند؛ اما وقتی تعداد بیش‌تر می‌شود، فواید یک تجربه‌ی مطلوب برای کاندیدا و زمان کاهش‌یافته جهت استخدام چندان به چشم نمی‌آید؛ دلیلش واضح است؛ استخدام‌کننده‌ی چرخه برای رسیدگی به همه‌ی داوطلبان به قدر کافی زمان ندارد. بدان معنا که استفاده از چرخه‌ی کامل استخدام، به طوری خاص، برای پُست‌های فوق‌تخصصی یا سازمان‌های کوچک مناسب است.
نیازمند مهارت‌های بسیار: دلیلی دارد که سازمان‌های بزرگ‌تر، معمولا افراد خاصی را به کار می‌گیرند که در قسمتی معین از فرایند استخدام تخصص دارند. آنها تیمی ویژه‌ی استخدام دارند که بسته به اندازه‌ی سازمان، شامل افرادی مانند استعدادیاب، دستیار استخدام، تعدادی استخدام‌کننده و یک مدیر هستند؛ زیرا هر مرحله از فرایند استخدام نیازمند سطح خاصی از مهارت و دانش است. برای مثال، تأمین کاندیداها موقعیت کاملا متفاوتی از مذاکره درمورد پیشنهادها یا آنبردینگ (Onboarding) نیروهای جدید است. تسلط یافتن بر تمام این مهارت‌ها برای هرکس می‌تواند چالش‌برانگیز باشد.
درست است که همراه شدن با آخرین فناوری‌ها و یادگیری شیوه‌ی استفاده از آنها می‌تواند بسیار زمان‌بَر باشد، برای هر مرحله از فرایند استخدام، انواع مختلفی از ابزارهای جذب و استخدام وجود دارند که می‌توانند استخدام‌کننده‌ی چرخه را پشتیبانی کنند.
صحبت از مهارت های نرم نیز در این‌جا شایسته است. داشتن ویژگی‌هایی مانند گوش دادن، برقراری ارتباط و خوب بودن در ارتباط گرفتن با کاندیدا و مدیر استخدام، برای استخدام‌کننده‌ی چرخه لازم و ضروری است. وی علاوه بر مهارت‌های فنی لازم برای کار با فناوری منابع انسانی و استخدام، باید بر مهارت‌های نرم ذکرشده مسلط باشد.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
فرایند چرخه‌ی کامل استخدام در ۶ گام
در این قسمت روی فرایند چرخه‌ی کامل استخدام متمرکز می‌شویم. هریک از ۶ قدم آن را به همراه نقش چرخه‌ی کامل استخدام در آنها توضیح می‌دهیم.
۱. آمادگی
این مرحله مربوط به کسب اطلاعات از مدیر استخدام است. استخدام‌کننده به محضِ تأیید درخواست شغل، با مدیر استخدام ارتباط برقرار خواهد کرد تا زمانی را از قبل برای جذب نیروی کار برای جایگاه شغلی خالی (vacancy intake) مشخص کند.
استخدام‌کننده و مدیر استخدام طی زمان جذب نیروی کار درمورد شرایط لازم برای پُست جدید صحبت می‌کنند. بحث آنها شامل مهارت‌های موردنیاز، نقش نیروی کار در تیم، شخصیت و توان‌مندی‌های داوطلبان شایسته است.
استخدام‌کننده از اطلاعات به‌دست‌آمده طی زمان جذب نیروی کار برای جایگاه شغلی خالی، برای نوشتن یک شرح شغل واضح و جامع (با هدف به‌کارگیریِ درون‌سازمانی) استفاده می‌کند؛ سپس بر اساس شرح شغل، فراخوان فرصت‌های شغلی را آماده می‌کند یا از یک نویسنده‌ی تبلیغاتی یا کپی‌رایتر جهت این کار بهره می‌برد. فراخوان فرصت‌های شغلی، یا آگهی استخدام، متنی برون‌سازمانی است که کاندیداها خواهند دید.
۲. تأمین متقاضی
همین که شرایط برای جست‌وجوی کاندیدا محیا شده‌باشد (به عبارتی، آگهی استخدام آماده باشد)، زمان شروع تأمین کاندیدا فرامی‌رسد. این‌جا همان جایی است که اگر مثلا استخدام‌کننده‌ی چرخه بر پُست‌های فوق‌تخصصی متمرکز باشد، کار آسان‌تر می‌شود.
این‌که شما فقط به دنبال داوطلبانِ یک رشته خاص باشید، به کاهش چشم‌گیر تعداد کانال‌های بالقوه‌ی تأمین کاندیدا منجر می‌شود که به وقتش به شما اجازه خواهد داد که بهتر به هر کانال رسیدگی کنید؛ همچنین، به شما کمک می‌کند که بدانید کدام کانال داوطلبان موفق‌تری را برای شما مهیا می‌کند؛
به‌علاوه، تمرکز بر پُست‌های تخصصی یک مخزن استعداد (Talent Pool: پایگاه داده‌ای که تمام مشخصات افراد علاقه‌مند به سازمان شما را نگه می‌دارد) به وجود می‌آورد و آن را حفظ می‌کند.
خزانه‌ی استعداد می‌تواند کانال تأمین کاندیدای خوب نیز باشد که سازمان شما را برای ترک مشاغل ناگهانی تضمین می‌کند؛ همین طور برای شما امکان دسترسی به متقاضیان منفعل را که ارتباط گرفتن با آنها سخت است، فراهم می‌آورد.
استخدام‌کننده در مرحله‌ی تأمین کاندیدا به شکل منظمی با مدیر استخدام در تماس خواهد بود تا او را از روند پیش‌برد کارها آگاه کند.
۳. سنجش
سنجش ابتدایی کاندیداها می‌تواند به صورت‌های مختلفی انجام شود، از جمله:
غربال رزومه
غربال رزومه رایج‌ترین شیوه است و به استخدام‌کننده کمک می‌کند که تشخیص دهد آیا داوطلبان با برخی از معیارهای شرح شغل مطابقت دارند یا خیر. ابزارهای فراوانی برای تسهیل این فرایند در دسترس‌اند که می‌توانند این کار را برای شما انجام دهند. مسئولان استخدام از ابزارهایی مانند نرم افزار جذب و استخدام (ATS) تا غربالگرهای رزومه (Resume Screeners) که از هوش مصنوعی برای پیش‌بینی کیفیت استخدامی بهره می‌برند، متغیرند.
سنجش تلفنی/ ربات سخن‌گو
پس از سنجش رزومه، نوبت به سنجش تلفنی می‌رسد. این نوع سنجش به برقراری تعادل در انتظارات بین کاندیدا و کارفرما کمک می‌کند. در این شرایط، استخدام‌کننده می‌تواند چک‌لیستی را مرور کند. سنجش می‌تواند شامل مواردی از این قبیل باشد: میزان حقوق درخواستی مرتبط با سطح مهارت، مزایای کارمندی، تعهد تمام‌وقت یا انعطاف‌پذیر، تاریخ شروع و سایر عواملی که می‌توانند کاندیدا را از قبول این شغل بازدارند. از آن‌جایی که این روش به‌نسبت استاندارد است، یک ربات مکالمه نیز می‌تواند این کار را به عهده بگیرد.
پیش‌گزینش
پیش‌گزینش (Pre-selection)، سنجش قدرت‌مندی است که به جلوگیری از ناهماهنگی‌های بالقوه کمک می‌کند. ابزارهای پیش‌گزینش ارزیابی‌هایی را فراهم می‌آورند که می‌توانند شامل آزمون‌های شناختی، شبیه‌سازی شغلی (job sample)، تست شخصیت شناسی و غیره باشند. این آزمون‌ها به پیش‌بینی کیفیت استخدامی جدید کمک می‌کنند.
ارزیابی‌های پیش از استخدام می‌توانند شامل پیش‌نمایش واقع‌بینانه‌ای از شغل نیز باشند. این پیش‌نمایش جنبه‌های مثبت، اما نه‌چندان زیبای شغل را به متقاضان نشان می‌دهد که باعث می‌شود تصویری حقیقی از شغل شکل بگیرد که به برقراری تعادل در انتظارات بین کاندیدا و کارفرما کمک می‌کند و استخدام‌های بهتری را رقم می‌زند.
اغلب، این آزمون‌های پیش‌گزینش برای پُست‌هایی با تعداد متقاضی بالا استفاده می‌شوند. با این حال، استخدام‌کننده‌ی چرخه می‌تواند از پیش‌نمایشی واقع‌بینانه استفاده کند. برای نمونه، او به منظور مدیریت انتظارات کاندیدا می‌تواند از فیلمی دقیق با عنوان «یک روز زندگی در سازمان» استفاده کند. هدف این مرحله از فرایند استخدام، کاهشِ تعداد داوطلبان به یک گروه مدیریت‌پذیر ۳ تا ۱۰ نفره است. با این داوطلبان می‌توان به صورت حضوری یا ویدئویی مصاحبه کرد.
به‌کمک تست‌های خودشناسی، توانایی‌ها و استعدادهایتان را بشناسید.
۴. گزینش
این قدم از فرایند گزینش درباره‌ی ارسال تکالیف کاری، آماده‌سازی مصاحبه، شرکت در فرایند مصاحبه و ارائه‌ی بازخورد به کاندیداها و همچنین درباره‌ی حفظ رابطه‌ای خوب با مدیر استخدام و دخیل نگه داشتن فعالانه‌ی وی است.
در این‌جا استخدام‌کننده‌ی چرخه نیاز دارد که چندین کار را به صورت هم‌زمان انجام دهد. قسمت اعظم این مرحله از فرایند چرخه‌ی کامل استخدام، درباره‌ی زمان‌بندی است. زمان برگزاری مصاحبه‌های داوطلبان باید از قبل برنامه‌ریزی و تأیید شود، تکالیف کاری باید ارسال و بازبینی شوند و بازخوردهای سازنده و مفید نیز باید ارائه شوند.
قسمت مهم این مرحله از فرایند، رابطه‌ی بین استخدام‌کننده و مدیر استخدام است. آنها باید به طور نزدیکی با هم در ارتباط باشند. استخدام‌کننده درمورد مواردی مانند فهرست کاندیداهای برگزیده، بازخورد مدیر استخدام به کاندیداها و بازگو کردن الزامات، پیوسته با مدیر استخدام در ارتباط است.
استفاده از راهنمای مصاحبه در این مرحله از فرایند استخدام می‌تواند بسیار مفید باشد. راهنمای مصاحبه فرایند سازمان‌یافته‌ای را به وجود می‌آورد وتضمین می‌کند که تمام متقاضیان در تمام موارد، از دعوت اولیه و دستورالعمل تمام کار گرفته تا ترتیب سؤالات و گزارش نتیجه‌ی مصاحبه، تجربه‌ی یکسانی دارند. راهنمای مصاحبه می‌تواند به کاهش خطر پیش‌داوری در فرایند مصاحبه نیز کمک کند.
وقتی نوبت به برنامه‌ریزی مصاحبه‌ها می‌رسد، وسیله‌ای مانند یک ربات مکالمه (Chatbot) نیز می‌تواند کمک‌کننده باشد. مزیت اصلی آن، این است که می‌تواند تا حدودی به سؤالات ساده‌ای که ممکن است داوطلبان درمورد مصاحبه مطرح کنند نیز رسیدگی کند.
۵. استخدام
به محض این‌که استخدام‌کننده و مدیر استخدام تعداد کاندیداها را در فهرست کاندیداهای برگزیده به ۱ تا ۳ نفر کاهش دادند، زمان تحقیقات محلی و در برخی موارد، بررسی سوابق گذشته‌ی مرتبط با کاندیدا فرامی‌رسد.
تحقیقات محلی راهی برای تأیید نگرش شما درمورد داوطلب و کسب اطلاعات بیش‌تر از دیدگاه‌های مختلف است. به‌خصوص، این امر جایی مفید واقع می‌شود که شما طی مصاحبه به یکی از مهارت‌ها و توانایی‌های داوطلب شک کنید. بررسی سوابق گذشته، بسته به نوع پُست شغلی و همچنین کشوری که شما در آن هستید صورت می‌گیرد؛ مثلا بیش‌تر برای پُست‌های دولتی استفاده می‌شود.
وقتی تمام این مراحل به اتمام رسید، نوبت تصمیم‌گیری است. اگرچه استخدام‌کننده‌ی چرخه به طور جدی در هر قدم از فرایند دخیل است، اما تصمیمات نهایی مربوط به استخدام را مدیر استخدام می‌گیرد.
بر اساس یک رویکرد داده‌محور (معیار ازپیش‌تعیین‌شده‌ای که طبق آن، هر کاندیدا طی فرایند گزینش رتبه‌بندی شده‌است)، این تصمیم بهتر گرفته می‌شود؛ سپس بهترین کاندیدا انتخاب و شغل تحویل داده خواهد شد.
۶. آشناسازی
کار استخدام‌کننده‌ی چرخه، با امضای قرارداد از سوی متقاضی تمام نمی‌شود. این همان جایی است که pre-boarding آغاز می‌شود که اشاره به مدت‌زمان بین امضای قرارداد و شروع به کار داوطلب دارد.
در این مدت، داشتن ارتباط مداوم با استخدامی‌های جدید مهم است تا بتوان آنها را برای شروع کار فعال و مشتاق نگه داشت. انجام ندادن آن‌چه گفته شد، منجر به این خواهد شد که کاندیداها حتی قبل از شروع کار، به شرکت دیگری بپیوندند.
کارهایی که می‌توان در مدت pre-boarding انجام داد، متفاوت‌اند؛ از ارسال کتاب‌چه‌ی راهنمای کارمندان و دعوت آنها به فعالیت‌های غیررسمیِ تیم گرفته تا دادن اطلاعات درباره‌ی اولین روز کاری‌شان و خوردن قهوه در جلسه‌ای مجازی.
در این‌جا نیز ابزارهای نرم‌افزاری می‌توانند به استخدام‌کننده کمک کنند که استخدامی‌های جدید را طی این فرایند راهنمایی کند و مطمئن شود که همگی تجربه‌ی یکسانی دارند.
پس از شروع اولین روز کاری کاندیدا، نوبت آن است که به منظور حمایت از وی، برنامه‌ی آشناسازی کارمند با سازمان را پیاده کنید. با این‌که اغلب اوقات این کار بر عهده‌ی منابع انسانی همراه با حضور پررنگ مدیر استخدام است، این نکته بسیار اهمیت دارد که استخدام‌کننده به طور مداوم با کارمند جدید در ارتباط باشد و او را بررسی کند.
در نهایت، آنها رابطه‌ای را با هم برقرار کرده‌اند، به این معنی که کارمند تازه‌استخدام‌شده برای در میان گذاشتن نگرانی‌های خود با استخدام‌کننده، حداقل طی هفته‌های اول، احساس راحتی می‌کند.
جمع‌بندی
چرخه‌ی کامل استخدام می‌تواند به ساخت روابط بهتر با مدیران استخدام و کاندیداها منجر شود و تجربه‌ی خوبی را برای تمام افراد دخیل در فرایند استخدام رقم بزند. با این حال، قبل از اجرای این نوع از استخدام، نیازهای سازمانتان را به‌دقت در نظر بگیرید، چراکه مناسب هر نوع سازمانی نیست. امیدواریم مطالعه‌ی این مطلب برای شما مفید بوده‌باشد. نظرات خود را با ما به‌اشتراک بگذارید.
برای آشنایی با ATS کاربوم روی دکمه زیر کلیک کنید:
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
منبع: aihr.com
شما این جلسه از دوره منابع انسانی را مطالعه کرده‌اید.
برای ثبت این جلسه و مطالعه کامل دوره، وارد شوید.
دیدگاه