بایدها و نبایدهای مصاحبه‌ی خروج با کارکنان

ملیحه عسگرزاده

دلایل بسیاری وجود دارند که باعث می‌شوند یک کارمند سازمانش را ترک کند، از اخراج کارمندان گرفته تا یافتن شغلی دیگر یا محیط کاری ناسالم. بسیاری از شرکت‌ها به دنبال این هستند که بدانند چرا فرد شغل دیگری را انتخاب کرده‌است. مصاحبه‌ی خروج می‌تواند این اطلاعات را در اختیار آن‌ها قرار دهد و هم‌چنین به نفع کارمند است و به او این فرصت را می‌دهد که صحبت کند.

در این مطلب درباره‌ی مصاحبه‌ی خروج و نحوه‌ی انجام آن توضیح می‌دهیم، برخی از سؤالات رایج در مصاحبه‌ی خروج را به اشتراک می‌گذاریم، بایدها و نبایدهای مصاحبه‌های خروج را بررسی می‌کنیم و به بررسی نحوه‌ی پردازش بازخورد کارمندان می‌پردازیم.

مصاحبه‌ی خروج چیست؟

مصاحبه‌ی خروج جلسه‌ای است که کارمندی که در حال ترک سازمان است و یکی از اعضای تیم منابع انسانی در آن شرکت می‌کنند و فرصتی را فراهم می‌کند تا اطلاعات بیش‌تری را درباره‌ی علل ترک سازمان از سوی کارمند کسب کنید.

این اطلاعات بازخوردهای مهمی را در اختیار شما قرار می‌دهند که می‌توانید برای بهبود محل کارتان و روند استخدام در آینده از آن‌ها استفاده کنید.

مراحل انجام مصاحبه‌ی خروج

مراحل انجام مصاحبه‌ی خروج

برای انجام مصاحبه‌ی خروج با کارمندی که در حال ترک سازمان شماست، باید مراحل زیر را دنبال کنید:

۱. مصاحبه‌کننده را انتخاب کنید

به طور معمول، یکی از اعضای تیم منابع انسانی این مصاحبه را انجام می‌دهد، زیرا آن‌ها می‌توانند فضای بی‌طرفانه‌ای را ایجاد کنند و در نتیجه، کارمند می‌تواند افکارش را به‌راحتی بیان کند. آن‌ها می‌توانند با توجه به بازخوردهایی که در طول مصاحبه دریافت کرده‌اند، اقدامات منحصربه‌فردی را نیز انجام دهند؛ شما هم‌چنین می‌توانید از یک شرکت دیگر کمک بگیرید تا این مصاحبه را انجام دهد؛ در این صورت، کارمند هیچ فشاری را احساس نخواهد کرد.

۲.  همه‌چیز را از قبل مهیا کنید

کارمندان متفاوت هستند؛ حتی اگر پیش‌ از این با شخص دیگری این مصاحبه را انجام داده‌اید، باید برای هر جلسه به‌خوبی آماده شوید. باید بدانید که می‌خواهید چه مواردی را بپرسید، با نقش و مسئولیت‌های آن کارمند آشنا، و برای جلسه آماده شوید. یک صندلی راحت برای او بیاورید و مطمئن شوید که هیچ‌چیز و هیچ‌کس مکالمه‌ی شما را قطع نخواهد کرد. مصاحبه‌ی خروج باید به‌ صورت خصوصی برگزار شود.

۳. از کارمند بخواهید تا فرم نظرسنجی را تکمیل کند

به یاد داشته‌باشید که قبل از جلسه‌ی مصاحبه از کارمند بخواهید تا فرم نظرسنجی را تکمیل کند. این نظرسنجی فرصتی را برای آن‌ها فراهم می‌کند تا از قبل درمورد پاسخ‌های خود بیندیشد. شاید کارمند در نظرسنجی کتبی شفاف‌تر و واضح‌تر رفتار کند. اگر بتوانید قبل از جلسه افکار او را بخوانید، می‌توانید سؤالاتی را طرح کنید که مکالمه را به سمت بهتری هدایت کنند.

۴. زمان مناسبی را برای مصاحبه در نظر بگیرید

زمان مناسبی را برای مصاحبه در نظر بگیرید

بیش‌تر کارمندان ۲ هفته قبل از ترک سازمان، به منابع انسانی و مدیران اطلاع می‌دهند؛ بنابراین، ۱ هفته فرصت دارید تا این جلسه را هماهنگ کنید. آنان در این مرحله هم‌‌چنان باید به مسئولیت‌های خود عمل کنند و افکار و ایده‌هایشان را به اشتراک بگذارند. با این‌ حال، برخی از سازمان‌ها تصمیم می‌گیرند که بعد از خروج کارمند از شرکت، مصاحبه‌ی خروج را انجام دهند، زیرا مکالمه صمیمانه‌تر پیش می‌رود و فضای بهتری برای پاسخ دادن به سؤالات فراهم می‌شود.

۵. با دقت به حرف‌های کارمند موردنظر گوش کنید

باید به طور فعال به صحبت‌های کارمند گوش دهید تا بتوانید به‌خوبی متوجه شوید که چه می‌گوید. موارد مهمی را از او بپرسید تا مانع فرضیه‌سازی شوند. وقتی به‌خوبی به او گوش دهید، کارمند حس می‌کند که آن‌چه می‌گوید برای شما و سازمان مهم است.

۶. از او بپرسید که آیا می‌توانید پاسخ‌هایش را با مدیریت در میان بگذارید یا خیر

مطمئن شوید که کارمند می‌داند مصاحبه‌ی خروج یک جلسه‌ی محرمانه است. می‌توانید از او بپرسید که آیا می‌توانید بازخوردها و صحبت‌های او را با مدیر سازمان به اشتراک بگذارید یا خیر. فراموش نکنید که باید به او این اطمینان را بدهید که آن‌چه او مایل نبوده به‌اشتراک بگذارد، هرگز فاش نخواهد شد.

سؤالات رایج در مصاحبه‌ی خروج

باید جلسه‌ی سازنده‌ای را برگزار کنید که به گفت‌وگویی آزاد و صادقانه منجر شود، کارمند احساس آزادی کند و افکارش را با شما در میان بگذارد.

سؤالات رایجی به شرح زیر وجود دارند:

  • چرا تصمیم گرفته‌اید سازمان را ترک کنید؟
  • نظر شما در‌مورد کار کردن در این‌جا چیست؟
  • شرکت چه‌ کاری را به‌درستی انجام می‌دهد؟
  • به نظر شما نقطه‌ضعف شرکت چیست؟
  • چگونه می‌توانیم به عنوان یک سازمان پیشرفت کنیم؟
  • نظر خاصی درمورد مدیرتان یا بخشی که در آن کار می‌کنید دارید؟
  • آیا کارمندانی هستند که همان احساس شما را داشته‌باشند؟
  • سایر کارمندان درمورد شغلشان یا شرکت چه احساسی دارند؟
  • چه چیزی را در این شرکت دوست داشته‌اید؟
  • آیا ایده‌ای دارید که می‌خواسته‌اید در طول مدتی که این‌جا بوده‌اید، آن را اجرا کنید؟
  • کدام ویژگی سرپرست مستقیمتان را دوست داشته‌اید؟
  • آیا برای فردی که در جایگاه شغلی شما استخدام می‌کنیم، توصیه‌ای دارید؟
  • کدام کارمند یا مدیر تأثیر مثبتی بر کار شما داشته‌است و چرا؟
  • آیا باید تغییراتی را در سازمان اِعمال کنیم؟

بایدها و نبایدهای مصاحبه‌ی خروج

بایدها و نبایدهای مصاحبه‌ی خروج

بایدها و نبایدهای مصاحبه‌ی خروج را مرور کنید تا بتوانید به بهترین شکل ممکن برای جلسه آماده شوید:

در طول مصاحبه‌ی خروج، موارد زیر را انجام دهید:

  • جلسه را حضوری برگزار کنید: بهتر است بشخصه با کارمند موردنظر ملاقات کنید تا اهمیت جلسه را درک کند، اما اگر کارمند راحت‌تر است که تلفنی صحبت کنید، می‌توانید این جلسه را به‌ صورت تلفنی برگزار کنید؛
  • علت برگزاری این جلسه را به کارمند اطلاع دهید: کارمند باید بداند که علت برگزاری این جلسه چیست تا بتواند به‌درستی به سؤالات شما پاسخ دهد. او باید بداند که پاسخ‌هایش بسیار اهمیت دارند؛
  • از کارمندان به طور یکسان سؤال کنید: یکی از دلایل طرح سؤالات مشابه شناسایی الگوهاست. برای مثال، اگر چندین کارمند بخش بازاریابی در کم‌تر از ۱ سال سازمان را ترک کرده‌اند، می‌توانید بررسی کنید که آیا روند خطایی وجود دارد که شرکت باید به آن رسیدگی کند یا خیر؛
  • به کارمند القا کنید که مجبور نیست به هرچیزی پاسخ دهد: مصاحبه‌ی خروج فرصتی است تا کارمند درمورد جزئیات مربوط به استخدام و اشتغالش در سازمان صحبت کند. او باید بداند که در صورت تمایل می‌توانند از پاسخ دادن اجتناب کند؛
  • درمورد آزارواذیت یا تبعیض باید از پروتکل‌ها پیروی کنید: حتی اگر کارمند در حال ترک سازمان باشد، باید شکایت او را در خصوص آزارواذیت یا تبعیض در محل کار بررسی کنید.

در طول مصاحبه‌ی خروج، باید از موارد زیر اجتناب کنید:

  • در‌مورد افراد خاص سؤال نکنید: نباید این تصور را ایجاد کنید که به دلیل خاصی در‌مورد کسی سؤال می‌کنید. سؤال کردن در‌مورد یک شخص خاص می‌تواند این تصور نادرست را در کارمند ایجاد کند که برای این‌که شخص خاصی اخراج شود، تلاش می‌کنید. می‌توانید یک سؤال کلی درباره‌ی مدیریت طرح کنید؛
  • به شایعات محل کار نپردازید: اگر کارمندی قصد داشت در‌مورد شایعات محل کار صحبت کند، درگیر نشوید. می‌توانید به او اجازه دهید که احساساتش را به اشتراک بگذارد، اما نباید نظر دهید و در غیبت کردن و شایعه سازی در محیط کار مشارکت کنید؛
  • نظرات شخصی خود را بیان نکنید: این فرصتی است که به کارمند داده می‌شود تا صحبت کند و نظراتش را با شما به اشتراک بگذارد. بسیار مهم است که به حرف‌های او گوش دهید، سؤال کنید تا مطمئن شوید که منظور او را متوجه شده‌اید، او را تشویق کنید و فضای امنی را برای او فراهم کنید تا با شما راحت باشد؛
  • نباید از او بخواهید که در تصمیمش تجدیدنظر کند: هنگامی‌ که کارمندی نامه‌ی استعفا را به مدیر مستقیمش تحویل می‌دهد، مدیر می‌تواند از وی بخواهد تا در تصمیمش تجدیدنظر کند، اما در طول مصاحبه‌ی خروج نباید از کارمند چنین درخواستی کنید. هدف از مصاحبه کسب اطلاعات بیش‌تر درمورد تجربه‌ی اشتغال او در سازمان است.

نحوه‌ی پردازش بازخورد کارمندان

نحوه‌ی پردازش بازخورد کارمندان

هر مصاحبه‌ی خروجی باید اطلاعات مفیدی را در‌مورد سازمان و تجربیات کارمندان در اختیار شما قرار دهد.

نحوه‌ی پردازش بازخورد کارمندان به شرح زیر است:

۱. اطلاعات را با افراد مناسب به اشتراک بگذارید

مهم نیست که جلسه‌ی مصاحبه‌ی خروج چه بازخوردی داشته‌است، باید جزئیات و اطلاعات را با افراد مناسبی در سازمان به اشتراک بگذارید. البته پیش از آن، باید از کارمند کسب اجازه کنید. بازخوردهای مثبت به شما این فرصت را می‌دهند که بدانید چه‌ کاری به‌درستی انجام‌شده است تا آن را برای همه‌ی کارمندان انجام دهند و میزان وفاداری و تعهد آنان به شرکت را افزایش دهند. بازخورد منفی را با مدیر یا سطوح بالاتر سازمان در میان بگذارید تا بتوانند این نقص‌ها را بهبود ببخشند و از افزایش میزان استعفای کارمندان جلوگیری کنند.

۲. یک صفحه‌ی گسترده (spreadsheet) ایجاد کنید

در طول مصاحبه‌ی خروج، یادداشت‌ برداری و آن‌ها را بایگانی کنید. این اسناد و مدارک می‌توانند به شما و دیگران کمک کنند. می‌توانید به آن‌ها مراجعه کنید و اطلاعات مهمی را از آن‌ها به دست آورید. یادداشت‌های خود را سازمان‌دهی و شباهت‌ها را پیدا کنید تا این روند آسان‌تر شود.

۳. به دنبال نظرات مشترک بین کارکنان باشید

با بررسی نظرات پرتکرار در بازخورد کارمندان، شاید بتوانید قبل از از دست دادن افراد مهم، به مسائل مهم رسیدگی کنید. به عنوان مثال، شاید چندین کارمند بگویند که کارشان آن چیزی نبود که انتظارش را داشتند. در این مورد باید شرح وظایف هر موقعیت شغلی را بررسی کنید و مطمئن شوید که با وظایف واقعی آن موقعیت مطابقت دارند. اگر کارمندان بگویند که انگیزه‌ی کافی برای کار کردن در سازمان نداشته‌اند، باید برنامه‌های جدیدی را اجرا کنید و فرصت‌های بیش‌تری را در اختیار آن‌ها قرار دهید.

منبع: indeed.com

۵.۰ ( ۱ امتیاز )
٪۰

شما این جلسه از دوره منابع انسانی را مطالعه کرده‌اید.

برای ثبت این جلسه و مطالعه کامل دوره، وارد شوید.

نرخ خروج کارکنان چیست و چگونه محاسبه می‌شود؟

جلسه قبلی آموزشی

۱۷ روش مؤثر که باید برای انتخاب کارکنان درنظر بگیرید

جلسه بعدی آموزشی

دوره منابع انسانی

۴۱ جلسه آموزشی

دیدگاه

۰  دیدگاه‌