چگونه مصاحبه کنیم؟ (راهنمای جامع مصاحبه با کارجو)

سمیه عطایی

مصاحبه‌ بخش مهمی از فرایند استخدام است. مدیران استخدامی و مصاحبه‌کنندگان باید تلاش کنند که به‌خوبی از فرایند استخدام و مؤلفه‌های مصاحبه‌ی مؤثر آگاه شوند. مطرح کردن سؤالات درست در طول مصاحبه‌ی استخدامی، می‌تواند شانس استخدام فرد مناسب را افزایش و اتلاف زمان و منابع مالی را کاهش دهد.

در این مطلب، توضیح می‌دهیم که چرا مصاحبه‌ها مهم هستند و برای انجام مصاحبه‌ای عالی چه اقداماتی نیاز است. در پایان چند نکته برای این‌که تبدیل به مصاحبه‌کننده‌ی بهتری شوید نیز بیان می‌کنیم.

ATS ابزاری حرفه‌ای برای تسهیل فرایند جذب و استخدام
برای آشنایی با ATS کاربوم روی دکمه زیر کلیک کنید: 

چرا مصاحبه‌ها مهم هستند؟

چرا مصاحبه‌ها مهم هستند؟

مصاحبه‌ی استخدامی مهم است، زیرا می‌تواند هم به مدیر استخدام و شرکت و هم به متقاضیانی که مصاحبه می‌شوند، سود برساند.

از طریق مصاحبه کردن با متقاضیان می‌توانید مطمئن شوید که شایسته‌ترین فرد را برای جایگاه شغلی مدنظر انتخاب می‌کنید. ممکن است بدون طی کردن فرایند مصاحبه‌ی مؤثر، سرانجام فردی را استخدام کنید که گزینه‌ی مناسبی برای شرکت، جایگاه شغلی یا هر دوی این‌ها نباشد.

مزایای دیگر مصاحبه‌ی شغلی عبارت‌اند از:

  • به طرفین اجازه می‌دهد که یکدیگر را بهتر بشناسند و مناسب بودن شغل برای متقاضی را مشخص می‌کند؛
  • به مدیر استخدام اجازه می‌دهد که از مصاحبه‌شونده موارد مهمی را درباره‌ی صلاحیت‌ها، مهارت‌ها و سطح تجربیاتش سؤال کند؛
  • به مصاحبه‌کننده فرصت می‌دهد تا سؤالات عمیق‌تری را مطرح کند که داوطلب در درخواست‌نامه‌ به آن‌ها پاسخ نداده‌است؛
  • از اتلاف وقت و سرمایه‌ی شرکت برای داوطلبی که مناسب جایگاه شغلیِ مدنظر نیست، جلوگیری می‌کند.

بیش‌تر موقعیت‌های شغلی، حداقل شامل یک مصاحبه می‌شوند، اما استخدام نهایی در برخی از شرکت‌ها نیازمند عبور از چندین مصاحبه است. فرقی نمی‌کند که موقعیت شغلی چه باشد، تقریبا تمام سازمان‌ها می‌توانند مصاحبه‌هایی را انجام دهند و از آن‌ها برای پر کردن جایگاه شغلی خالی استفاده کنند.

مصاحبه با کارجو چه مراحلی دارد؟

می‌توانید گام‌های زیر را برای انجام مصاحبه‌ی مؤثر و موفق دنبال کنید:

۱. قبل از شروع مصاحبه، درباره‌ی متقاضی تحقیق کنید

قبل از این‌که متقاضی به شرکت شما وارد شود، باید تا جایی که می‌توانید درباره‌ی او اطلاعات کسب کنید. تحقیق کردن درباره‌ی متقاضی شما را از قبل به اطلاعاتی ارزش‌مند مجهز می‌کند و همچنین به شما اجازه می‌دهد که در مصاحبه بیش‌تر زمان داشته‌باشید، زیرا دیگر نیازی نیست که وقت خود را برای طرح سؤالات ابتدایی سپری کنید.

شما می‌توانید به بررسی رزومه کاری، کاورلتر (Cover Letter)، سی‌وی (CV)، پروفایل‌های شبکه‌های اجتماعی و پورتفولیوهای (Portfolio) آنلاین آن‌ها بپردازید. همچنین همه‌ی نمونه‌کارهایی را که متقاضی ارائه داده‌است، مرور کنید. به‌خصوص اگر می‌خواهید طراح یا نویسنده استخدام کنید

۲. برای هر مصاحبه حداقل ۳۰ دقیقه زمان بگذارید

شما باید به هر مصاحبه‌ای حداقل ۳۰ دقیقه وقت اختصاص دهید. از این طریق مطمئن می‌شوید که بدون این‌که عجله‌ای در کار باشد، برای شناخت متقاضی به اندازه‌ی کافی زمان دارید. در صورت امکان، برنامه‌ای را درست برای بعد از مصاحبه هماهنگ نکنید. برخی از داوطلبان سؤالات بیش‌تری نسبت به سایرین دارند و خوشحال می‌شوند که زمان بیش‌تری داشته‌باشند. عجله داشتن برای اتمام مصاحبه برای مصاحبه‌شوندگان خوشایند نیست.

۳. تمام اطلاعات مربوط به متقاضی را در دسترس قرار دهید

در طول مصاحبه، باید اطلاعاتی را که متقاضی فراهم کرده‌است، در دسترس قرار دهید تا در صورت نیاز به آن‌ها رجوع کنید. برای مثال، بهتر است رزومه و اطلاعات مربوط دیگر را پرینت بگیرید و در دست داشته‌باشید تا زمانتان را برای پیدا کردن آن‌ها از بین فایل‌ها و ایمیل‌هایتان هدر ندهید. 

۴. بدانید که از کارمند آینده‌ی خود چه می‌خواهید

بدانید که از کارمند آینده‌ی خود چه می‌خواهید

قبل از این‌که بتوانید گزینه‌ی خوبی را برای پر کردن موقعیت شغلی مدنظرتان پیدا کنید، ابتدا باید زمانی را برای مشخص کردن انتظارات خود از داوطلب سپری کنید. 

شما باید وظایف شغل مربوط را بشناسید، بدانید که داشتن کدام مهارت‌ها برای آن موقعیت شغلی مهم‌تر است و با افرادی که آن موقعیت شغلی یا موارد مشابه آن را دارند، مشورت کنید و نظرشان را جویا شوید؛ همچنین، می‌توانید صلاحیت‌ها، مهارت‌ها و دانشی را که فرد قبلی در آن موقعیت شغلی داشته‌است، بررسی کنید و در نهایت بتوانید انتظارات خود را به‌خوبی برای کارجو توضیح دهید.

اگر بینش بیش‌تری درباره‌ی گزینه‌ی ایدئالی که به دنبالش هستید داشته‌باشید، بیش‌تر احتمال دارد که فرد مورد‌نظرتان را در طول فرایند مصاحبه پیدا کنید.

۵. از ساختار مصاحبه‌ی منسجم و پیوسته پیروی کنید

مصاحبه‌های ساختار‌نیافته، که شبیه گفت‌و‌گوهای آزاد و بدون برنامه به نظر می‌رسند، می‌توانند به‌راحتی شخصی شوند و به حاشیه بروند. مصاحبه‌های ساختار‌نیافته باعث می‌شوند که متقاضی احساس راحتی بیش‌تری کند، اما به بهترین تصمیم استخدامی منجر نمی‌شوند.

اضافه کردن ساختار به مصاحبه، آن را مؤثرتر می‌کند. حتی اگر وقت کافی ندارید که ساختار مصاحبه را کاملا مشخص کنید، سعی کنید تا جایی که می‌توانید مصاحبه‌ی ساختاریافته‌ای را شبیه‌سازی کنید. استفاده از ساختار مصاحبه‌ی منسجم می‌تواند به شما کمک کند تا مصاحبه را به‌آرامی جلو ببرید، زیرا فرمتی قابل‌پیش‌بینی در اختیار شما می‌گذارد که می‌توانید در هر مصاحبه از آن استفاده کنید.

نمونه‌ای از ساختار مصاحبه عبارت‌ است از:

  1. مرحله‌ی معرفی؛
  2. سؤالات مصاحبه‌ی استاندارد؛
  3. سؤالات مصاحبه‌ی رفتاری؛
  4. سؤالات نهایی؛
  5. فرصت طرح سؤال برای متقاضی؛ 
  6. جمع‌بندی مصاحبه.

فرمت مصاحبه‌ای را انتخاب کنید که مناسبتان است و همچنین مشخص کنید که در هر مرحله از مصاحبه باید چه کاری انجام شود.

۶. سؤالات مناسبی را مطرح کنید

سؤالات متداول مصاحبه مانند بزرگ‌ترین نقطه‌ضعف شما چیست، بیش‌ از‌ حد استفاده می‌شوند و چالش‌های معمایی نیز مؤثر نیستند. از سؤالاتی که با شغل مدنظر مرتبط هستند، لیست کوتاهی تهیه کنید. سؤالات رفتاری و موقعیتی به شما کمک می‌کنند تا مهارت های نرم متقاضی (مهارت حل مسئله و تفکر انتقادی) را ارزیابی کنید. بکوشید از همه‌ی متقاضیان موارد یکسانی را سؤال کنید و از مطرح کردن سؤالات غیرقانونی بپرهیزید. از کارت‌های نمره‌دهی برای مدیریت راحت‌تر سؤالات استفاده کنید و یادداشت بردارید.

انواع مختلفی از سؤالات مصاحبه وجود دارند که می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید؛ با وجود این، موارد مشخصی که می‌پرسید، باید بر اساس شغل و اطلاعاتی باشند که می‌خواهید درباره‌ی متقاضی بدانید. 

در ادامه، تعدادی از رایج‌ترین سؤالات مصاحبه را آورده‌ایم:

  • سؤالات موقعیتی/فرضی؛
  • سؤالات عمومی؛
  • سؤالات مبتنی بر اطلاعات (نکته‌ای)؛
  • سؤالات رفتاری؛
  • سؤالات عقیده‌ای (نظرخواهی)؛
  • سؤالات چالش ذهنی؛
  • سؤالات سنجش شایستگی؛
  • سؤالات سنجش مهارت.

به‌علاوه، آگاهی از سؤالاتی که نباید در مصاحبه بیان کنید نیز مهم است. در ادامه، سؤالاتی را آورده‌ایم که باید از طرح آن‌ها در مصاحبه خودداری کنید:

  • سن، مذهب، نژاد یا وضعیت تأهل فرد؛
  • سؤالات مربوط به بارداری و احتمال بارداری از زنان؛
  • هویت جنسی؛
  • معلولیت‌ها؛
  • سابقه‌ی حقوق.

۷. درباره‌ی نیازمندی‌های شغل و آن‌چه به دنبالش هستید، واضح و شفاف باشید

درباره‌ی نیازمندی‌های شغل، واضح و شفاف باشید

یکی دیگر از جنبه‌های مهم مصاحبه‌ی موفق، شفاف بودن درمورد انتظاراتتان از متقاضی و مواردی است که شغل موردنظر مستلزم داشتن آن‌هاست. حتی اگر در آگهی استخدام به صورت مشخص شرح داده شده‌باشند، ضروری است که این اطلاعات را با داوطلب مرور کنید و مطمئن شوید که کاملا از انتظارات شما آگاه شود.

از این طریق، متقاضی می‌تواند مطمئن شود که شغل مربوط برای او مناسب است و در این راستا ثابت کند که مهارت‌ها و تجربه‌ی لازم را برای تصدی آن جایگاه شغلی دارد.

۸. مشخص کنید که می‌خواهید متقاضیان را چگونه رتبه‌بندی کنید

ایجاد و استفاده از سیستم نمره‌گذاری برای داوطلبانی که با آن‌ها مصاحبه کرده‌اید، آخرین قدم مهم در اجرای مصاحبه‌ای مؤثر است. بهتر است در طول مصاحبه یادداشت بردارید و بر اساس سیستم نمره‌گذاری مشخص به هر فرد نمره دهید.

از تکنیک‌های مؤثر یادداشت برداری، مثل روش کرنل (Cornell)، استفاده کنید. به جای این‌که روی قضاوت‌های خود متمرکز شوید، حتما روی پاسخ‌های متقاضی تمرکز کنید؛ برای مثال، به جای این ‌که بنویسید‌ «او بی‌تجربه است»، بنویسید «او گفت که تا‌ به‌ حال با مشتریان سخت‌گیر سر‌و‌کار نداشته‌است». 

 شاید بخواهید برای هر مهارتی از سیستم نمره‌گذاری خاصی استفاده کنید یا به هر فردی نمره‌ای کلی بدهید. مهم این است که برای همه‌ی متقاضیان از یک سیستم نمره‌گذاری ثابت استفاده کنید. مقیاس «ضعیف» تا «عالی» یا «پایین» تا «بالا» برای مصاحبه مناسب است. برای کاهش اثر هاله‌ای، به جای این‌که بعد از مصاحبه بلافاصله به هر متقاضی نمره دهید، بعد از این‌که تمام مصاحبه‌ها را انجام دادید، از یادداشت‌های خود برای نمره‌دهی پاسخ‌های تمام داوطلبان استفاده کنید. ابتدا به پاسخ‌های تمام متقاضیان به یک سؤال نمره دهید و سپس به سراغ سؤال بعدی بروید.

چند توصیه برای این‌که مصاحبه‌کننده‌ی بهتری باشید

۱. نشان دهید که اهمیت می‌دهید

اهمیت دادن به متقاضیان تجربه‌ی خوبی را برای آن‌ها رقم می‌زند و برند استخدامی شما را تقویت می‌کند. با این کار، حتی اگر متقاضی پیشنهاد شغلی را دریافت نکند، درباره‌ی شرکتی که با او به‌خوبی رفتار کرده‌است، حس خوبی خواهد داشت. وقتی با متقاضیان مصاحبه می‌کنید:

  • با نکته‌ی مثبتی شروع کنید: به‌موقع با متقاضیان دیدار و با گرمی از آن‌ها استقبال کنید، لبخند بزنید، به آن‌ها نوشیدنی تعارف کنید و ارتباط چشمی خود را تا جای ممکن با آن‌ها حفظ کنید؛
  • آن‌ها را کم‌کم به فرایند مصاحبه وارد کنید: خود و همکاران مصاحبه‌کننده‌‌تان را معرفی کنید، نقشتان را توضیح دهید و بگویید که چرا قصد دارید فرد جدیدی را استخدام کنید. این کار فرایند مصاحبه را برای متقاضی خوشایند‌تر و راحت‌تر می‌کند؛ سپس از متقاضی بخواهید که خودش را معرفی کند یا در صورت امکان نمونه‌کارهایش (portfolio) را برای شما توضیح دهد؛
  • روی گفت‌و گو تمرکز کنید: پرت شدن حواستان به تماس‌های تلفنی یا افکارتان درباره‌ی قرارهای آینده می‌تواند به ارتباط شما با مصاحبه‌شونده صدمه بزند؛ در عوض، روی صحبت‌های متقاضی تمرکز کنید؛
  • به سؤالات آن‌ها پاسخ دهید: متقاضیان می‌خواهند درباره‌ی شرکت شما و جایگاه شغلی مربوط بیش‌تر بدانند. به آن‌ها فرصت بدهید تا سؤالاتشان را مطرح کنند و سعی کنید به آن سؤالات صادقانه و سر‌راست پاسخ بدهید. پاسخ دادن به سؤالات فرصتی برای معرفی و تبلیغ شرکتتان نیز محسوب می‌شود؛
  • وقت بگذارید: در صورت امکان، برنامه‌ای را درست برای بعد از مصاحبه هماهنگ نکنید. برخی از داوطلبان سؤالات بیش‌تری نسبت به سایرین دارند و خوشحال می‌شوند که زمان بیش‌تری داشته‌باشند. عجله داشتن برای اتمام مصاحبه برای مصاحبه‌شوندگان خوشایند نیست.

۲. قضاوت خود را بهبود دهید

قضاوت خود را بهبود دهید

سوگیری‌های ناخودآگاه می‌توانند قضاوت ما را تحت تأثیر قرار دهند و ما را به سمت تصمیمات نادرست بکشانند. مبارزه با این سوگیری‌ها کلید موفقیت مصاحبه‌کنندگان است. برای دست یافتن به آن می‌توانید از روش‌های زیر استفاده کنید:

  • آزمون تداعی ضمنی (Implicit Association Test (IAT.)) را امتحان کنید: اولین قدم برای مبارزه کردن با سوگیری‌ها آگاه شدن از آن‌هاست. آزمون تداعی ضمنی هاروارد (Harvard) می‌تواند به شما کمک کند تا از سوگیری‌های خود آگاه شوید؛
  • از نحوه‌ی کار سوگیری‌های شناختی آگاه شوید: شناخت انواع مختلف سوگیری می‌تواند به شما کمک کند تا آن‌ها را در محل کار بهتر تشخیص دهید؛
  • درباره‌ی تعصبات و پیش‌داوری‌های خاص خود فکر کنید: ممکن است نگرانی‌های شخصی، اولویت‌ها و تجارب‌ ما قضاوتمان را مختل کنند؛ برای مثال، اگر مصاحبه‌کننده‌ای معتقد باشد که کارکنانی که شایستگی‌هایی بیش‌تر از نیاز جایگاه شغلی موردنظر دارند، سرانجام از شغل خود خسته می‌شوند، ممکن است از استخدام آن‌ها خودداری کند. با این کار ممکن است افراد با‌استعدادی را که شاید می‌توانستند اعضای تیم مفیدی باشند، از دست بدهند؛
  • عجله نکنید: با تمایل به تصمیم گیری سریع درباره‌ی متقاضی، قبل از اتمام مصاحبه، مقابله کنید. بهترین راه این است که بعد از ملاقات با تمام متقاضیان و مرور یادداشت‌هایتان تصمیم بگیرید؛
  • به نشانه‌های زبان بدن اعتماد نکنید: زبان بدن علم دقیقی نیست. ممکن است برخی از نشانه‌های غیرکلامی معانی متفاوتی داشته‌باشند و در تمام فرهنگ‌ها یکسان نباشند؛
  • از فرد دیگری بخواهید که به شما کمک کند: در صورت امکان، از یکی از اعضای تیمتان بخواهید که هنگام مصاحبه با متقاضیان به شما ملحق شود. دیدگاه‌های منحصر‌به‌فرد آن‌ها در کنار دیدگاه شما می‌تواند به گرفتن تصمیمی آگاهانه و بی‌طرفانه کمک کند.

۳. از اشتباهات خود درس بگیرید

مصاحبه‌کننده‌ی خوب به اشتباهات و شکست‌های خود به چشم فرصتی برای پیشرفت نگاه می‌کند.

در ادامه تعدادی از کارهایی را ذکر کرده‌ایم که برای یادگیری مؤثر از تجارب مصاحبه‌ی خود می‌توانید آن‌ها را انجام دهید:

  • یادداشت‌های خود را نگه دارید: ثبت و فایل‌بندی یادداشت‌هایتان به شما، به عنوان مصاحبه‌کننده، کمک می‌کند، زیرا می‌توانید هروقت که خواستید به آن‌ها مراجعه کنید؛ هم‌چنین، شرکت شما می‌تواند در صورت مواجهه با شکایت قانونی، از آن‌ها در دادگاه استفاده کند؛
  • بر نتایج نظارت کنید: از اعضای تیم خود بپرسید که چه کسی مسئول پیگیری شاخص‌های استخدام است تا از تجربه‌ی متقاضیان و کیفیت شاخص‌های استخدام آگاه شوید؛ هم‌چنین، می‌توانید نظرات آنلاین را درباره‌ی استخدام در شرکتتان مطالعه کنید، بازخوردهای سازنده را بپذیرید و برای بهبود نقاط ضعف تلاش کنید؛
  • از دیگران مشورت بگیرید: به دنبال منابع آنلاین بگردید (ویدئوها و آموزش‌های آنلاین) و در صورت امکان از افراد با تجربه‌تر در حوزه‌ی استخدام و مصاحبه در شرکتتان کمک بگیرید. اگر اغلب مسئولیت مصاحبه کردن با شماست، می‌توانید از کلاس‌ها و کارگاه‌های آموزشی مصاحبه کردن استفاده کنید؛
  • به دنبال منابع آنلاین بگردید: ویدئوها و آموزش‌های آنلاین ببینید و در صورت امکان از افراد با تجربه‌تر در حوزه‌ی استخدام و مصاحبه در شرکتتان کمک بگیرید. اگر اغلب مسئولیت مصاحبه کردن با شماست، می‌توانید از کلاس‌ها و کارگاه‌های آموزشی مصاحبه کردن استفاده کنید.

برای آشنایی با ATS کاربوم روی دکمه زیر کلیک کنید: 

منبع:‌
resources.workable.com
indeed.com

۵.۰ ( ۳ امتیاز )
٪۰

شما این جلسه از دوره منابع انسانی را مطالعه کرده‌اید.

برای ثبت این جلسه و مطالعه کامل دوره، وارد شوید.

شکار استعداد (Headhunting) چیست و به چه کسی هدهانتر می‌گویند؟

جلسه قبلی آموزشی

استعدادیابی چیست و چگونه به جذب نیرو‌های ماهر کمک می‌کند؟

جلسه بعدی آموزشی

دوره منابع انسانی

۴۱ جلسه آموزشی

دیدگاه

۰  دیدگاه‌