انواع سیستم منابع انسانی و کارکرد آنها در کسب‌وکار
سیستم منابع انسانی یک جزء اصلی کسب‌وکار است. بدون وجود واحد منابع انسانی (HR) کارآمد، داده‌های کارمندان به درستی مدیریت نمی‌شوند و زمانی که این اتفاق بیفتد، چارچوب داخلی کل شرکت از هم می‌پاشد. بنابراین، تقریبا تمام کسب‌وکارها بر روی نرم‌افزار مدیریت سیستم منابع انسانی قوی و مؤثر سرمایه‌گذاری می‌کنند.
شرکت‌ها راه‌حل‌های دیجیتالی را ترجیح می‌دهند زیرا سازمان‌های مدرن داده‌های زیادی در اختیار دارند و این داده‌ها بیشتر از حدی است که بتوان به صورت دستی آنها را مرتب کرد. اما زمانی که فروشندگان نرم‌افزار نسخه‌های جدید و بازیابی‌شده را منتشر می‌کنند، درک تفاوت بین سیستم‌ها می‌تواند گیج‌کننده باشد. در این مطلب ما انواع اصلی سیستم های منابع انسانی را بیان می‌کنیم و همچنین به این می‌پردازیم که این سیستم‌ها چگونه به کسب‌وکار ما کمک می‌کنند.
انواع سیستم های منابع انسانی
سیستم اطلاعات منابع انسانی (HRIS)
به گفته Mike Maiorino، کارشناس منابع انسانی، سه نوع سیستم منابع انسانی برجسته وجود دارد که هر کدام ابزار و برنامه‌های مختلف مدیریت داده را که سیستم منابع انسانی استفاده می‌کند، در نظر می‌گیرد.
اولین مورد، سیستم اطلاعات منابع انسانی (Human Resource Information System) یا HRIS است. این سیستم برای مدیریت افراد، سیاست‌ها و رویه‌ها طراحی شده است.
این سیستم منابع انسانی به‌طور معمول شامل مواردی است که به آنها اشاره خواهیم کرد.
استخدام و پیگیری متقاضیان
اکثر سازمان‌ها موقعیت‌های شغلی خود را به‌طور آنلاین آگهی می‌کنند و برای هدف‌گرفتن استعدادهای بالقوه، از رسانه‌های دیجیتال و روش‌های خلاقانه استفاده می‌کنند.
HRIS به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد تا این برنامه‌های آنلاین را به‌راحتی بپذیرند و پردازش کنند و در نهایت برای بازنگری به بخش‌ها و مدیران مربوطه ارجاع دهند. همچنین منجر به صرفه‌جویی در زمان می‌شود زیرا داوطلبان نامناسب را راحت‌تر می‌توان فیلتر کرد.
ATS ابزاری حرفه‌ای برای تسهیل فرایند جذب و استخدام
برای آشنایی با ATS کاربوم روی دکمه زیر کلیک کنید:
آموزش و توسعه
در حالی که HIRS نمی‌تواند آموزش‌های واقعی را به کارمندان ارائه دهد، می‌تواند برای تعیین اهداف و پیگیری پیشرفت مؤثر، مورد استفاده قرار گیرد. بسیاری از کسب‌وکارها برای هدایت کارکنان به سمت آموزش‌های آنلاین و پورتال‌ها یا ارائه اطلاعات کلیدی درباره شرکت و سیاست‌های آن به کارمندان جدید، از این سیستم منابع انسانی استفاده می‌کنند.
داشتن یک طرح مشخص از اهداف آموزشی به کسب‌وکار این امکان را می‌دهد تا اطمینان داشته باشند که افرادشان در حال پیشرفت هستند و مسئولیت‌های فردی را در قبال توسعه برعهده می‌گیرند.
نام‌نویسی آزاد و مدیریت مزایا
برای یک مدیر، ارائه توضیحات جداگانه مزایا به کارکنان می‌تواند مانند کوبیدن سر به دیوار آجری باشد؛ از سوی دیگر، کارمندان احساس می‌کنند که برای انتخاب گزینه‌های مزایا تحت فشار قرار گرفته‌اند. راه‌حل ساده است؛ ارائه اطلاعات واضح و پرسش و پاسخ در HRIS و همچنین وجود صفحه نام‌نویسی با کاربرد آسان. این امر به مدیران اجازه می‌دهد تا بر روی پاسخگویی به سوالات تخصصی و پیچیده‌تر، درباره مزایا متمرکز شوند.
این سیستم منابع انسانی علاوه بر صرفه‌جویی در مصرف کاغذ و هزینه‌های ایمیل، منجر به کاهش اشتباهات می‌شود.
مدیریت پاداش
این مورد یکی از جنبه‌های کلیدی مدیریت کسب‌وکار است که از سیستم HRIS سود می‌برد. در اکثر کسب‌وکارها، به کارمندان حقوق متفاوتی پرداخت می‌شود تا تجربه یا عملکرد آنها را منعکس کند. بدون خطاکردن، حفظ این مسئله کار دشواری است. HRIS این امر را تعدیل و قابلیت تجزیه و تحلیل را فراهم می‌کند. همچنین به بازنگری و ارزیابی عملکرد برای تصمیم گیری درباره پرداخت پاداش، متصل می‌شود. کاربرد دیگر، پیوند با مدیریت مزایا، مجوزها و کدهای شغلی و تمام مواردی که ممکن است با افزایش حقوق کارمند تغییر کند، است.
علاوه بر این، شفاف‌سازی درباره حقوق و دستمزد مشاغل آسان می‌شود؛ موضوعی که در حال حاضر، شرکت‌ها از لحاظ اجتماعی و نگرانی‌های سیاسی تحت فشار هستند.
گزارش‌گیری سیستم منابع انسانی
گزارش‌گیری سیستم های منابع انسانی، به‌جای استفاده از سوابق فردی، به مدیران یا افراد ارشد اجازه می‌دهد تا تجزیه و تحلیل مختلف داده‌های کارکنان را به سرعت، وضوح و به شکلی کارآمد درک کنند. نیروی کار را می‌توان با هر تعداد معیار از جمله مکان، سن یا ارشدیت، طبقه‌بندی کرد. این جزئیات می‌توانند برای اهداف شفاف‌سازی، مفید باشند و همچنین به شرکت این امکان را می‌دهند تا درباره جبران خدمت کارکنان خود، درک بیشتری داشته باشد.
همچنین، مدیریت می‌تواند گزارش‌های حسابداری مربوط به حقوق و دستمزد، مرخصی استحقاقی، بیماری یا هر مورد دیگری را درخواست کند.
جریان کاری
در چارچوب HRIS، گردش کار به وظایفی مانند استخدام، ارتقا، اخراج و آموزش مربوط می‌شود. HRIS با اجرای «تاییدیه‌ها» در سیستم، این فرآیندها را تسریع و بهبود می‌بخشد. به‌عنوان مثال، اگر کارمندی در حال ارتقا باشد، تا زمانی که مدیر مربوطه در سیستم آن را تایید نکند، این روند جلو نمی‌رود. یعنی سیستم ارتقا تنها به این‌که افراد ایمیل را می‌بینند و به آنها پاسخ می‌دهند، متکی نیست.
لازم به ذکر است که این فرآیندها و ساختارها باید قبل از تحویل به سیستم HRIS ارزیابی و تنظیم شوند زیرا در غیر این‌صورت، کارایی ندارند؛ هرچند که اتوماسیون سیستم بتواند در زمان صرفه‌جویی کند.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
خودمدیریتی برای متقاضیان، کارمندان و مدیران
سیستم منابع انسانی خودمدیریتی، در درجه اول برای کارمندان مفید است و مدیریت کارهای اداری از قبیل ارسال درخواست مرخصی و به‌روزرسانی مشخصات فردی را بسیار ساده‌تر می‌کند. اگر از این ابزار به درستی استفاده شود، می‌تواند برای مدیران نیز مفید باشد.
درخواست‌های مرخصی می‌توانند بلافاصله با چرخش شغلی کارکنان مرتبط شوند که به مدیریت اجازه می‌دهد فورا آنها را تایید یا رد کنند. همچنین، آنها می‌توانند اطلاعیه های مهم را به کارمندان ارائه دهند و از دیده‌شدن این پیام‌ها مطلع شوند. این سیستم قابلیت دریافت بازخورد را نیز ساده می‌کند و برای شرکت‌هایی که به‌طور مداوم از یک سیستم بازخورد منظم تجلیل می‌کنند، مفید است. مدیران می‌توانند به‌جای تهیه گزارش کامل از هر کارمند، فاکتورهای خاص عملکردی را ارزیابی کنند.
علاوه بر این، متقاضیان می‌توانند تمام جزئیات و اطلاعات مربوطه خود را در یک مکان ثبت و در صورت لزوم ویرایش کنند. این امر همچنین به شرکت این امکان را می‌دهد تا متقاضی را از وضعیت درخواست خود آگاه و مزایایی برای هر دو طرف فراهم کند.
مدیریت سرمایه انسانی (HCM)
دومین طبقه‌بندی Maiorino، مدیریت سرمایه انسانی (Human Capital Management) یا HCM است. او بیان می‌کند که HCM دارای تمام قابلیت‌های HRIS است اما «با مزایای اضافی خدمات مدیریت استعداد و توانایی جهانی بیشتر».
معارفه سازمانی
وقتی کارمندان جدید وارد سازمان می‌شوند، با حجم عظیمی از فرم‌ها برای پرکردن، باورهایی برای توجه‌کردن و آموزش‌ها بمباران می‌شوند. با استفاده از قابلیت HCM شرکت‌ها می‌توانند فرآیند پردازش و آنبردینگ را به‌طور دیجیتال با ارسال مطالب آموزشی و یکپارچه برای کارمند جدید انجام دهند تا او در زمانی که خودش می‌خواهد آنها را بررسی کند و سوالات خود را بپرسد. این باعث صرفه‌جویی در زمان و تلاش هم برای آنها و هم برای شرکت می‌شود.
مدیریت عملکرد و هدف
بررسی عملکرد کارمندان، این روزها نیروی محرکه بسیاری از مشاغل است و HCM قالبی را ایجاد می‌کند که امکان بررسی دقیق همتایان، همکاران و مدیران در آن وجود دارد. این امر، تصویر بسیار واضح‌تری از عملکرد یک کارمند ارائه می‌کند و به مدیریت اجازه می‌دهد تا درباره پاداش تصمیمات بهتری بگیرد.
فرکانس بالای بازنگری نسبت به یک یا دو نشست سالانه که مفاهیم ضمنی منفی را در بر دارند، ارجح است. نقاط توسعه را می‌توان خیلی سریع برجسته کرد. در نتیجه، مدیریت می‌تواند به‌جای انتظار تا تاریخ ارزیابی بعدی، نیازهای آموزشی را شناسایی کند.
همچنین این سیستم مدیریت منابع انسانی، تدارکات مربوطه را بهبود می‌بخشد و به کارکنان اجازه می‌دهد تا به‌راحتی تاریخچه بازنگری‌های خود را جمع‌آوری و ذخیره کنند.
کنترل بودجه و موقعیت
مدیریت پرسنل، یکی دیگر از جنبه‌های سیستم مدیریت سرمایه انسانی است؛ خصوصا در سازمان‌هایی که تعداد کارکنان زیاد است. دانستن این‌که کجای شرکت باید موقعیت ایجاد شود، مدیریت و تخصیص بودجه برای فعال‌کردن این اقدام، امری است که توسط نرم‌افزار HCM انجام می‌شود.
اگر یک مدیر احساس کند که به بدنه دیگری برای تیم خود احتیاج دارد، می‌تواند از بررسی داده‌های سیستم استفاده، آن را با اطلاعات موجود ادغام و پرونده قابل قبولی را برای تامین بودجه به مدیران ارسال کند.
برنامه‌ریزی جانشینی
سیستم های منابع انسانی HCM و HRIS برای تشخیص این‌که کدام استعداد برای جانشینی کارمندان قبلی مفید است، عالی هستند. تصمیم‌گیرندگان می‌توانند بازنگری‌های عملکردی و همچنین سایر داده‌های موجود را برای شناسایی جانشینان مناسب، تجزیه و تحلیل نمایند.
این سیستم برای کارمندان نیز سودمند است. شرکت‌ها به‌جای تعیین مسیر شغلی برای کارمندان خود، تشخیص می‌دهند که کارمندان خواهان کنترل سرنوشت خود هستند؛ آنها اکنون می‌توانند اهداف و آرزوهای خود را به روشنی و رسمی به مدیریت ارائه کنند. اگر نقشی در دسترس باشد که کارمندی علاقه‌مند به کار در آن نقش باشد، این یک تصمیم راحت و یک برد دوطرفه خواهد بود.
سیستم منابع انسانی جهانی
مدیریت منابع انسانی، وقتی یک شرکت کوچک تا متوسط باشد، چندان بزرگ نیست. اما وقتی به یک غول جهانی تبدیل می‌شود، با داشتن دفاتر و سایت‌ها در مکان‌های بین‌المللی، تبدیل به یک موجودیت کاملا متفاوت می‌شوند.
در این زمان، راه‌حل‌های ابری وارد می‌شوند و به کسب‌وکارها اجازه می‌دهند تا بدون درنظرگرفتن حوزه‌های قضایی، تمام قابلیت‌های منابع انسانی (HR) خود را در یک سیستم ادغام کنند. بهترین فروشندگان، مقررات و موافقت‌نامه‌های کاری را در هر قلمرو در نظر می‌گیرند و این منجر به مطابقت با استانداردهای داخلی و کشوری می‌گردد.
سیستم مدیریت منابع انسانی (HRMS)
سومین قسمت از معمای منابع انسانی Maiorino سیستم مدیریت منابع انسانی (Human Resources Management System) است. وی ارزیابی می‌کند که این سیستم طیف گسترده‌ای از منابعی را که قبلا ذکر شد، دربرمی‌گیرد.
اما دو فاکتور اصلی شناسایی HRMS به شرح زیر است:
لیست پرداختی
حقوق و دستمزد، از بسیاری جهات مهم‌ترین قسمت کسب‌وکار به خصوص برای کارمندان است اما می‌تواند باعث دردسر صاحبان مشاغل شود. به‌خصوص اگر مالیات را اشتباه وارد کنند یا مبلغ اشتباهی را به یک سازمان دولتی اشتباه واریز کنند. بنابراین وجود یک سیستم نرم‌افزاری مستحکم و مؤثر برای بسیاری از کسب‌وکارها ارزشمند است.
در بیشتر موارد، مدیریت، حقوق و ساعت کاری کارمند را وارد می‌کند و بقیه محاسبات را نرم‌افزار انجام می‌دهد. قوانین مالیاتی به‌طور خودکار به‌روز می‌شوند و سیستم هنگام ارائه برخی فرم‌ها، مالک را مطلع می‌کند. این امر، آرامش زیادی را به‌ویژه برای مشاغل کوچک فراهم می‌کند.
مدیریت زمان و کار
بیشتر شرکت‌ها علاقه دارند که کار کارمندان را ردیابی کنند و تنها اطمینان به کارکردن آنها کافی نیست. درک این‌که منابع کجا متمرکز شده‌اند، می‌تواند به مدیریت این امکان را بدهد تا درباره استفاده بیش از حد از منابع یا برعکس، تصمیم‌گیری کند. همچنین بر اساس ساعاتی که یک کارمند بر روی پروژه کار انجام داده است، هزینه‌ها محاسبه می‌شوند.
سیستم منابع انسانی HRMS این فرآیند را ساده می‌کنند و به کارمندان اجازه می‌دهند که ساعات کاری خود را ثبت کنند. این امر داده‌های بسیار ارزشمندی را برای سازمان‌ها فراهم می‌کند که منجر به ارزیابی رفتار و عملکرد کارکنان می‌شود.
در نهایت این دسته‌بندی‌ها جامع نیستند و نسبتا قابل تفسیرند. آنها یک مرور کلی درباره سیستم های منابع انسانی و مزایایی که برای کسب‌وکارهای کوچک یا بزرگ فراهم می‌کنند، در اختیار قرار می‌دهند.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
منبع: careeraddict.com
شما این جلسه از دوره منابع انسانی را مطالعه کرده‌اید.
برای ثبت این جلسه و مطالعه کامل دوره، وارد شوید.
دیدگاه