مدیریت زمان چطور فشار کاری ما را بالا می‌برد؟
منبع عمده‌ی استرس برای بسیاری از افراد این احساس است که هرگز وقت کافی ندارند و برای مقابله با چنین حسی به مدیریت زمان روی می‌آورند. آن‌ها سعی می‌کنند مثلا جلسات یک‌ساعته را به‌سرعت و در نیم ساعت تحت فشار به اتمام برسانند و می‌کوشند این کار را با بالا بردن کارایی خود یا گنجاندن کارهای کوچک‌تر در تقویم زمانی انجام دهند تا به این ترتیب زمان غیرمفید اختصاص‌یافته به کار موردنظر را به حداقل برسانند.
با وجود این، اغلب به طور متناقضی مدیریت زمان به جای کاهش استرس، برعکس عمل می‌کند و استرس فرد را افزایش می‌دهد. به عبارت دیگر، فرد با افزایش کارایی زمان بیش‌تری برای انجام کارهای دیگر به دست می‌آورد و به این ترتیب فشار بیش‌تری را متحمل می‌شود. هنگام احساس خستگی با توجه به دلایل اصلی این خستگی یا پذیرش حجم کار زیاد، اتخاذ تصمیمات بیشتر و کاهش عوامل حواس پرتی در محیط کار تلاش می‌کنیم کارایی خود را افزایش دهیم. در این مطلب توضیح می‌دهیم از چه تکنیک‌هایی استفاده کنید تا استرس و فشار ناشی از حجم کاری بالا، منجر به فرسودگی شما نشود.
با وجود صرفه‌جویی در وقت و سودآوری‌های مربوط به خودسنجی کارمندان، داده‌های شرکت نرم‌افزاری سازمانی اطلسین (Atlassian) نشان می‌دهند که میانگین ساعات کاری روزانه کارمندان در سراسر جهان، برعکس آنچه انتظار داریم، ۳۰ دقیقه‌ی کامل افزایش یافته‌است؛ زیرا بیشتر کارکنان با مدیریت زمان می‌کوشند از وقت خود به طور مؤثرتری استفاده می‌کنند. با گسترش این موضوع در محیط کار، ۳۰ دقیقه کار بیشتر به کاهش اوقات فراغت فرد هنگام عصر منجر می‌شود.
مدیریت زمان کمک می‌کند با افزایش کارایی بتوانیم همه‌ی کارهای ضروری خود را در طول روز به‌راحتی انجام دهیم؛ با وجود این، مدیریت زمان هم‌چون حفر گودالی در ساحل است و هرچه چاله‌ی بزرگ‌تری داشته‌باشید، آب بیش‌تری برای پر کردن آن هجوم می‌آورد. به عبارت دیگر، در دنیایی از تقاضاهای بالقوه‌ی نامحدود، آزاد کردن یک ساعت در تقویم کاری‌تان مانند سیگنالی است که اعلام می‌کند ظرفیت بر عهده گرفتن پروژه‌های دیگر یا کارهای اضافی‌تر را دارید.
البته آنچه مطرح شد به معنای بی‌ارزش بودن مدیریت زمان نیست. بهره وری مهم است؛ با این حال، در دنیایی که فرسودگی کارکنان شایع است، به جای سازگاری راحت با کارها، به راهکارهایی برای کاهش آن‌ها نیاز داریم. برای فرار از تله‌ی مدیریت زمان می‌توانید ۳ کار زیر را انجام دهید:
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
۱. کاهش حجم کارها
کارهایی که باید انجام دهید نوعی توافق‌نامه هستند. برای مثال، وقتی می‌گویید «من بودجه‌ی جلسه‌ی هفته‌ی آینده را به‌روزرسانی می‌کنم»، «من در راه خانه چیزی برای شام تهیه می‌کنم» یا «امشب فایل پاورپوینت را برایتان ارسال می‌کنم»، همه‌ی این‌ها نوعی توافق بین شما و مخاطبتان هستند و به محض توافق کردن، فشاری را برای تحویل کار به شما اِعمال می‌کنند.
در این میان اگر مجبور شوید توافق را بشکنید یا دوباره درمورد آن مذاکره کنید، باید فشار اضافی‌تری ناشی از گفت‌وگویی چالش‌برانگیز و هم‌چنین ناراحتی ناشی از ناامید کردن کسی را نیز تحمل کنید؛ بنابراین، برای کاهش فشار ناشی از میزان کار زیاد، زمان تحویل را بیشتر در نظر بگیرید.
نحوه‌ی افزایش زمان تحویل کارها به این بستگی دارد که مجموعه‌کارهایی که به شما محول شده یا خودتان می‌خواهید آن‌ها را انجام دهید، در حال افزایش باشد. به بیان دیگر، برای افزایش زمانِ کارهایی که به شما محول می‌شوند، به جای در نظر گرفتن زمان تعیین‌شده برای انجام کارها، اولویت انجامشان را در نظر بگیرید.
برای مثال، در شرایطی که مافوقتان می‌خواهد کاری را انجام دهید، ممکن است خیلی سریع بگویید «زمان انجام آن را ندارم»، در حالی که می‌توانید از او بپرسید که «با وجود انجام کارهای x ،y و z، می‌خواهید این کار را چطور اولویت‌بندی کنم؟» با طرح چنین سؤالی ۲ امتیاز کسب می‌کنید، اول این‌که مسئولیت اولویت‌بندی را بر عهده‌ی مافوقتان می‌گذارید و دوم این فرایند را از انتخابی صفر و یک به بحثی مشارکتی برای انتخاب مهم‌ترین کارها تغییر می‌دهید.
در رابطه با کارهایی که خودتان بر عهده می‌گیرید، ابتدا تقویم کاری‌تان را مسدود کنید. در واقع، ما عادت داریم خود را در کار غرق کنیم، زیرا بیش از حد به ظرفیت کاری خود خوش‌بین هستیم! به طور معمول، همه‌ی ما وقتی به تقویم کاری‌مان نگاه می‌کنیم و در آن وقت خالی می‌بینیم، با خود می‌گوییم که می‌توانم این کار را در روز جمعه انجام دهم و وقتی روز جمعه می‌رسد، دوباره به دنبال فرصت دیگری برای انجام کار مذکور می‌گردیم.
مشکل اصلی این است که تقویم کاری فرد معمولا زمان کارهایی را اعلام می‌کند که در هماهنگی با افراد دیگر هستند. مانند جلسات، تماس‌های تلفنی و گفت‌وگوهای کافه‌ای؛ در مقابل، کارهایی که افراد باید انجام دهند، کارهای موازی لیست‌شده‌ای هستند که به صورت توافقی با دیگران تنظیم شده‌اند؛ یعنی وظایفی که خود فرد به تنهایی انجام می‌دهد.
در چنین شرایطی، راه‌حل این است که تقویم کاری و لیست کارهای خود را برای هریک از کارهایی که باید انجام دهید، ادغام کنید؛ به این ترتیب، تقویم خود را با زمان واقعی موردنیاز برای انجام کارهایتان پر می‌کنید؛ در این صورت، دید کاملی از تعهدتان به دست می‌آورید و پیش از موافقت درمورد مسئولیت‌های بیشتر، ظرفیت واقعی خود را مشاهده می‌کنید.
۲. جایگزین کردن تصمیمات با قوانین
فرض کنید سال گذشته سالی پر از تصمیمات کوچک و بزرگ برایتان بوده‌است. از جمله این تصمیمات می‌توان به مواردی چون «آیا فرزندم را به مدرسه بفرستم؟»، «آیا می‌توانم به والدینم سر بزنم؟»، «آیا بازگشت به دفتر کارم امنیت لازم را دارد؟» اشاره کرد. مواجهه‌ی مداوم با چنین تصمیماتی، با وجود اطلاعات ناقص که پیامدهای مهمی دارند، می‌تواند به چیزی منتهی شود که دانشمندان آن را سربار شناختی (Cognitive Overload) می‌نامند که در آن، فشارناشی از کار ذهنی که فرد متحمل می‌شود،خارج از حد توانایی‌های ذهنی اوست. سربار شناختی احتمال خطای فرد را افزایش می‌دهد و به میزان چشم‌گیری در تشدید احساس خستگی او مؤثر است.
از طریق جایگزینی تصمیمات با قوانین مطلق می‌توانید سربار شناختی خود را کاهش دهید. برای مثال، علم مدیریت کاهش وزن به ما می‌گوید که گفتن جمله‌ی «من بعد از ۷ عصر چیزی نمی‌خورم» بسیار مؤثرتر از جمله‌ی «من میان‌وعده‌ی خود را از ۷ بعدازظهر به بعد کم‌تر می‌کنم» است، چراکه مورد دوم تصمیمات نامحدود بعدی را به همراه دارد که برخی از آن‌ها عبارت‌اند از: آیا می‌توانم کاسه‌ای ماست بخورم؟ یک تکه میوه چطور؟
با وجود این، قانون مطلق «غذا نخوردن پس از ۷ عصر» یک بار و برای همیشه شرایط را تعیین می‌کند و به مطرح کردن تصمیمات دیگری منتهی نمی‌شود.
تیم فریس (Tim Ferriss)، نویسنده‌ی موفق، این امر را «اتخاذ تصمیمی که ۱۰۰ تصمیم دیگر را حذف می‌کند» نامیده است. از نظر فریس، این امر مانند تنظیم قانون «نخواندن هیچ کتاب تازه‌منتشرشده‌ای در سال ۲۰۲۰» بود. پس از سال‌ها مجذوب نویسندگان مشتاق شدن و خواندن نشریات جدید آن‌ها، مرور یا تهیه‌ی ده‌ها کتاب جدید یا تازه‌انتشاریافته در هفته، چنین قانون مطلقی او را از صدها تصمیم گیری برای تهیه‌ی کتاب و خواندن آن‌ها رها کرد.
تصمیم قطعی استیو جابز (Steve Jobs) نیز در این زمینه معروف شده‌است. او هر روز لباسی تکراری را می‌پوشید تا برای تصمیم‌گیری درمورد انتخاب لباس هر روز صبح خسته نشود. این کار به جلوگیری از خستگی تصمیم گیری کمک می‌کند.
جان مکی (Jon Mackey)، مدیرعامل شرکت کانادایی اجرایی هدریک و استراگل (Heidrick & Struggles) نیز قانون ملاقات نکردن با دیگران در روزهای جمعه را تنظیم کرد. در واقع، او پس از ناتوانی در محافظت از وقت آزاد خود برای انجام ندادن کارهای خسته‌کننده از طریق اتخاذ تصمیمات فردی، که در آن‌ها برخی جلسات را قبول یا رد می‌کرد، تصمیم گرفت که یک روز در هفته را برای استراحت و بازیابی تمرکزش در نظر بگیرد.
۳. ساختاردهی در جهت به‌حداقل‌رساندن حواس‌پرتی‌ها
حواس‌پرتی ما را از انجام وظایف و اتخاذ تصمیمات مهم زندگی‌مان دور می‌کند. به طور خاص، عوامل حواس‌پرتی روی شکل‌گیری احساس خستگی تأثیر می‌گذارند؛ زیرا باعث می‌شوند که پیشرفت خود را در مقابل فشارهای مختلف اطرافمان احساس نکنیم. در چنین شرایطی اگر بخواهید از اراده‌ی خود استفاده کنید تا عوامل حواس‌پرتی (مانند رسانه‌های اجتماعی) را کنار بگذارید، چندان موفق نخواهید بود.
این افکار بی وقفه روی استفاده از آنچه شان پارکر (Sean Parker)، از اولین مدیران ارشد فیسبوک، «آسیب‌پذیری در روان‌شناسی انسان» می‌نامد، متمرکز شده‌اند تا بخشی از توجه‌تان را به خود جلب کنند. در مواجهه با عوامل حواس‌پرتی، ایجاد ساختاری مناسب همواره بهتر از قدرتِ اراده عمل می‌کند.
بسیاری از رهبران برای کاهش حواس‌پرتی کارکنان دوره‌هایی را در طول روز در نظر می‌گیرند که در آن‌ها وای‌فای لپ‌تاپ‌ها خاموش شده‌است و همه با تمرکز بیش‌تری کارهایشان را انجام می‌دهند. برخی دیگر از رهبران، جلسات سریع سی‌دقیقه‌ای تشکیل می‌دهند که در طی آن‌ها اعضای تیم می‌توانند هرگونه سؤال خود را مطرح کنند و جهت‌گیری مناسبی را برای انجام کارها در شرکت به دست آورند. این امر به طور چشم‌گیری تعداد افرادی را که در طول روز به زمان‌های پنج‌دقیقه‌ای برای مطرح کردن مشکلات خود نیاز پیدا می‌کنند، کاهش می‌دهد.
کتی انگلبرت (Cathy Engelbert)، مدیرعامل سابق دیلویت (Deloitte)، برنامه‌ی جلسات پشت سر هم را حذف کرد. در مقابل، به دستیار خود اجازه می‌داد که ۱۰ دقیقه زمان به فکر کردن درباره‌ی مسائل مربوط به جلسه‌ی جاری اختصاص دهد. این وقفه‌ی کوتاه برای بازیابی افکار باعث شد که او در پایان جلسات با فکر کردن به اتفاقات جلسه‌ی آینده یا جلسات گذشته، در جلسه‌ی جاری حواس‌پرتی نداشته‌باشد.
در همه‌ی این موارد، راه‌حل این نیست که با افزایش کارایی خود کارهای بیش‌تری را انجام دهید، تصمیمات بیش‌تری را اتخاذ کنید و عوامل حواس‌پرتی را کاهش دهید؛ بلکه راه‌حل بهتر این است که ساده‌سازی کنید. به عبارت دیگر، تعداد وظایفی را که به عهده می‌گیرید کاهش دهید، تصمیمات را با قوانین جایگزین کنید و برای از بین بردن عوامل حواس‌پرتی ساختار درستی را تنظیم کنید.
جمع‌بندی
مدیریت زمان به روش‌های رایج معمولا برای مواجهه با فشارهای کاری زیاد و کاهش استرس بی تأثیر است. در واقع، تمرکز این روش‌ها روی انجام کار با میزان کارایی بیشتر، فرد را وادار می‌کند که کارهای بیش‌تری را قبول کند. رویکرد بهتر در زمینه‌ی مدیریت زمان این است که در وهله‌ی اول تعداد وظایفی را که به عهده می‌گیریم کاهش دهیم، اصول مشخصی را برای تصمیم‌گیری درمورد مجموعه‌کارهایی که می‌خواهیم به‌عهده بگیریم تنظیم کنیم و ساختاری را برای روزهایی ایجاد کنیم که هیچ جلسه‌ای برگزار نمی‌کنیم.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
منبع: hbr.org
دیدگاه