راهنمای نوشتن اطلاعیه (به‌همراه نکته و مثال)
اطلاعیه ایجاد نوعی سند کتبی است که برای ابلاغ یا اعلان اخبار یا اتفاقات استفاده می‌شود. در حالی که یادداشت زمانی شکل اولیه ارتباطات نوشتاری داخلی در یک کسب‌وکار بود، اکنون معمولا به‌صورت ایمیل ارسال می‌شود.
در این مطلب، نکاتی را درمورد چگونگی نوشتن اطلاعیه در شرکت ذکر کرده‌ایم. می‌توانید از این نکات برای شفافیت، خلاصه و مؤثربودن اطلاعیه‌های خود استفاده کنید.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
اطلاعیه نویسی چیست؟
اطلاعیه پیام کوتاهی است که به‌طور معمول برای ابلاغ سیاست‌ها و شیوه‌های رسمی کسب‌وکار در یک شرکت استفاده می‌شود.
منظور از این نوع اطلاعیه‌ها معمولا ارتباط جمعی با همه اعضای سازمان است تا پیام شخصی.
چه زمانی باید اطلاعیه نوشت؟
در بیشتر موارد هدف از نوشتن اطلاعیه، «اطلاع‌رسانی» است؛ با این حال، اطلاعیه می‌تواند گاهی شامل دعوت به عمل یا عنصری متقاعدکننده نیز باشد.
چند نمونه از مواقعی که اطلاعیه مفید است، عبارت‌اند از:
- آگاه‌سازی کارمندان درمورد سیاست‌ها یا تغییرات در شرکت؛
- ارائه به‌روزرسانی درمورد پروژه‌ها یا اهداف کلیدی؛
- اعلام اخبار عمومی و همگانی، مانند ترفیع یک کارمند یا استخدام کارمند جدید؛
- یادآوری کارمندان برای انجام‌دادن وظایفشان؛
- درخواست‌کردن چیزی از همه کارمندان؛
- اعلام اطلاعاتی که کارمندان بیش از ۱ بار به آن مراجعه می‌کنند، مانند یک پیشنهاد دقیق یا توصیه.
نوشتن اطلاعیه همچنین روش کارآمدی برای برقراری ارتباط موثر به‌وسیله پیامی کوتاه اما مهم به مخاطبان گسترده در کسب‌وکار است.
موضوع اطلاعیه می‌تواند شامل تغییرات محصول، برنامه جلسات، تغییر روش، موارد اضافه‌شده به سیاست‌ها و خط مشی، خلاصه شرایط توافق‌نامه و یادآوری‌ها باشد؛ به‌علاوه هنگامی که می‌خواهید مخاطبتان اطلاعات موجود در پیام را به‌نوعی چاپ یا ذخیره کند، می‌توانید اطلاعیه‌ای را ارسال کنید.
انواع اطلاعیه نویسی
چند نوع اطلاعیه اصلی وجود دارد که می‌توانید با توجه به نیاز و محتوای پیام خود بنویسید. در ادامه برخی از رایج‌ترین انواع اطلاعیه نویسی‌ها آورده شده است:
- اطلاعیه گزارش: به‌طور معمول، برای ارائه به‌روزرسانی یا گزارش پیشرفت ارسال می‌شود.
- اطلاعیه درخواست: به‌عنوان درخواست به شخص یا تیم خاصی ارسال می‌شود. زبان این نوع اطلاعیه‌ها باید متقاعدکننده باشد.
- اطلاعیه تأیید: برای تأیید توافق صورت‌گرفته بین طرفین نوشته می‌شود.
- اطلاعیه پیشنهادی: به‌طور معمول، توسط مدیریت ارسال می‌شود و از کارمندان درمورد چگونگی حل مشکل خاصی اطلاعات دریافت می‌کند.
نحوه اطلاعیه نویسی
در حالی که هر اطلاعیه باید برای پاسخ‌گویی به نیازهای منحصربه‌فرد خود نوشته شود، چند مرحله وجود دارد که می‌توانید برای ایجاد سندی واضح و بسیار خوانا دنبال کنید. اطلاعیه نیز مانند بسیاری دیگر از اسناد تجاری حرفه‌ای شامل مقدمه، متن اصلی و نتیجه‌گیری خواهد بود.
- از بالای صفحه شروع کنید و چیزی را بنویسید که به‌وضوح نشان می‌دهد که ارتباطات یک اطلاعیه، گیرندگان درنظرگرفتهشده، فرستنده، تاریخ و موضوع کدام‌اند؛
- در نوشتن مقدمه از یک جمله خبری برای اعلام موضوع اصلی اطلاعیه استفاده می‌شود؛
- بدنه اصلی متن شامل یک پاراگراف و دارای نکاتی در بحث است که ایده‌های اصلی مرتبط با موضوع اطلاعیه را شرح می‌دهد یا لیست می‌کند. برای خوانایی اطلاعیه خود، موضوع را در پاراگراف‌های کوتاه بنویسید و اطلاعات را به بخش‌های کوچک‌تر و کنترل‌پذیر تقسیم کنید. از آنجا که به احتمال زیاد گیرندگان تمایل دارند که با یک نگاه اطلاعات را دریافت کنند، باید در صورت امکان، از میان‌تیتر‌ها و لیست‌های نشانه‌دار استفاده کنید؛
- اطلاعیه خود را با هرگونه اطلاعات باقی‌مانده در پایان بند اصلی به نتیجه برسانید. نتیجه‌گیری خلاصه‌ای از اطلاعیه است و باید اقدامات لازم را به‌وضوح به خواننده اطلاع دهد؛
- در صورت نیاز به تماس با شما، نام، آدرس ایمیل و شماره تلفن خود را بنویسید.
اگر گیرندگان موردنظر شما به مراجعه به سایر اطلاعات، مانند نمودار، تصویر یا طرحی نیاز دارند، می‌توانید آنها را به‌عنوان پیوست در انتهای اطلاعیه خود قرار دهید.
نکاتی برای اطلاعیه نویسی مؤثر
در ادامه نکاتی وجود دارد که باید برای اطلاعیه نویسی بهتر خود در نظر بگیرید:
همیشه هنگام نوشتن اطلاعیه، مخاطبان خود را در نظر بگیرید: اگرچه ممکن است از کلمات اختصاری در بخش بازاریابی استفاده شود، برای بخش فناوری اطلاعات ناشناخته است. اگر برای کل شرکت اطلاعیه می‌نویسید، از زبان واضح و روشنی که برای همه مفهوم است، استفاده کنید.
از زبان و لحن حرفه‌ای استفاده کنید: هنگام ارسال اطلاعیه در سطح وسیع، شما با تمام سازمان صحبت می‌کنید. از زبان رسمی تجاری با کلمات و مفاهیم آسان برای درک استفاده کنید.
موضوعی بنویسید که صریح و روشن باشد: به‌عنوان مثال، اگر به ارسال اطلاعیه مبنی بر تاریخ شروع تعطیلات نیاز دارید، نام و تاریخ تعطیلات را در عنوان خود وارد کنید. اطلاعیه خود را حداقل ۱ هفته قبل از رویداد یا موعد مقرر ارسال کنید تا افراد وقت داشته باشند برنامه‌های خود را متناسب با آن تنظیم کنند.
نمونه‌ای از اطلاعیه نویسی
در ادامه یک نمونه از اطلاعیه‌ای را برایتان آورده‌ایم که می‌توانید از آن به‌عنوان راهنمای اطلاعیه بعدی خود استفاده کنید:
تفاهم‌نامه
- به: نام گیرندگان درنظرگرفتهشده
- از: نام شما، عنوان
- تاریخ: روز، ماه، سال
- موضوع: موضوع اطلاعیه
اطلاعیه را با جمله‌ای شروع کنید که دلیل نوشتن شما را شرح دهد. این جمله باید بسیار کوتاه باشد. در مقدمه باید هدف اطلاعیه را به‌روشنی بیان کنید تا خواننده بلافاصله متوجه شود که اطلاعیه درمورد چه چیزی است. اگر این اطلاعیه برای پاسخ‌گویی یا پیگیری موضوع یا موقعیت خاصی است، آن را در بند اول بگنجانید.
- مورد اول از اطلاعات مهم؛
- مورد دوم از اطلاعات مهم؛
- مورد سوم از اطلاعات مهم.
از چند جمله کوتاه دیگر برای خاتمه‌دادن به اطلاعیه کمک بگیرید. مطمئن شوید که برای هر اقدامی که می‌خواهید افراد انجام دهند، به‌شکل مناسبی درخواست کرده‌اید.
- با تشکر؛
- نام و نام‌خانوادگی؛
- آدرس ایمیل؛
- شماره موبایل.
- پیوست: پیوست تصویر، نمودار یا طرحی است که ممکن است گیرندگان موردنظرتان به آنها نیاز داشته باشند.
اطلاعیه نویسی شکل مهمی از ارتباطات درون یک شرکت است. اکنون که تعریف اطلاعیه را متوجه شدید و نکات روشنی را درمورد چگونگی اطلاعیه نویسی در اختیار دارید، می‌توانید اطلاعیه‌هایی را بنویسید و به‌طور مؤثر آنچه را مردم باید بدانند، بنویسید.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
منبع: indeed.com
دیدگاه