گزارش کار؛ آموزش نوشتن نحوه گزارش کار در ۳ مرحله
- بخش اول نحوه نوشتن گزارش کار : برنامه‌ریزی
- بخش دوم نحوه نوشتن گزارش کار : نوشتن پیش‌نویس گزارش
- بخش سوم نحوه نوشتن گزارش کار : مؤثر‌سازی بیشتر گزارش
شاید نوشتن گزارش کار آسان نباشد، اما می‌توانید بسیار آسان‌تر از آنچه فکر می‌کنید نحوه نوشتن گزارش کار را بیاموزید. گزارش‌های کاری معمولا برای توضیح پیشرفت پروژه، ارائه نتیجه‌گیری و پیشنهادهایی درباره مسائل محل کار استفاده می‌شوند. ابتدا باید با درنظرگرفتن هدف، مخاطب، تحقیق و پیام خود شروع کنید، سپس با استفاده از یک قالب معمول برای گزارش‌های تجاری، گزارش را تهیه کنید؛ سرانجام باید گزارش را اصلاح کنید تا مؤثر واقع شود. در این مطلب با چگونگی نوشتن گزارش کار آشنا می‌شوید.
بخش اول نحوه نوشتن گزارش کار : برنامه‌ریزی
۱. هدف و موضوع گزارش نویسی را مشخص کنید
اکنون به طریقه نوشتن گزارش کار می‌پردازیم و آن را مرحله به مرحله برایتان توضیح می‌دهیم. اولین و مهم‌ترین مرحله از نوشتن گزارش کار، این است که باید هدف و موضوع گزارش را به‌خوبی مشخص کنید. ممکن است در برخی موارد از شما بخواهند تا گزارشی تهیه کنید. احتمالا هدف یا موضوع موردنظر در این درخواست ذکر خواهد شد. اگر درباره هدف یا موضوع مطمئن نیستید، در نظر داشته باشید که پیامی را برای مخاطبان خود ارسال می‌کنید؛ همچنین می‌توانید برای دانستن توضیحات بیشتر با رئیس یا سرپرست خود صحبت کنید.
به‌عنوان مثال، شاید هدفتان از نوشتن گزارش کار، تجزیه‌و‌تحلیل یک مسئله تجاری یا توضیح نتایج پروژه‌ای باشد که در آن کار کرده‌اید، یا بخواهید یک دید کلی از پیشرفت کار را به سرپرست خود ارائه دهید.
۲. لحن و بیانی را متناسب با مخاطب خود انتخاب کنید
برای نوشتن گزارش کار، باید از مهارت نوشتن خود استفاده کنید و بیانی متناسب با مخاطبان خود داشته باشید. آنچه مخاطبتان از قبل می‌داند و همچنین اصطلاحاتی که متوجه می‌شود را در نظر بگیرید. هنگام نوشتن گزارش کار، اغلب می‌توانید از زبان و اصطلاحات حرفه‌ای‌تری استفاده کنید.
- چه کسی گزارش شما را می‌خواند؟ هرکسی را که به‌طور منطقی ممکن است از گزارشتان استفاده کند، در نظر بگیرید.
- اگر برای انواع گوناگونی از خوانندگان مطلب می‌نویسید، تمام اطلاعات و جزئیات لازم را در گزارش کار ذکر کنید. برای هر بخش، از عناوینی استفاده کنید تا خوانندگان آگاه بتوانند از اطلاعات اضافی صرف‌نظر کنند. می‌توانید برای هریک از مخاطبان بخش‌هایی را در نظر بگیرید تا به‌آسانی پاسخ پرسش‌های خود را در آن پیدا کنند.
۳. تمامی تحقیقات و منابع علمی خود را ذکر کنید
مرحله سوم نوشتن گزارش کار، ذکر منابع و ارجاعات است. مطالبی را که برای رسیدن به نتیجه‌گیری یا ارائه پیشنهادهای جدید به کار برده‌اید، ذکر کنید. هنگام تهیه گزارش خود از این مطالب، به‌عنوان منبع، استفاده خواهید کرد و شاید لازم باشد که آنها را به پیوست‌های گزارش نیز اضافه کنید. در اینجا انواع مطالبی که می‌توانید در تهیه گزارش کار از آنها استفاده کنید، آورده شده است:
- اسناد مالی؛
- نمودار؛
- جدول‌ها؛
- اطلاعات آماری؛
- نظرسنجی‌ها؛
- پرسش‌نامه؛
- مصاحبه با کارشناسان، همکاران، مشتریان و غیره.
۴. اگر گزارش پیشرفت پروژه را تهیه می‌کنید، پیشرفت پروژه را بازبینی کنید
یک گزارش پیشرفت خوب باید کارهایی که انجام داده‌اید، کارهایی که قرار است در آینده انجام دهید و اینکه آیا پروژه در مسیر درست است یا خیر را بررسی کند. آن را به‌عنوان پاسخی برای سؤالات احتمالی درباره پروژه در نظر بگیرید. مواردی که باید در گزارش کار بگنجانید شامل این موارد هستند:
- آیا محدوده پروژه تغییر کرده است؟
- پس از آخرین گزارش پیشرفت، چه کارهای دیگری را انجام داده‌اید؟
- پس از این باید چه وظایفی را انجام دهید؟
- آیا پروژه را به‌موقع تحویل خواهید داد؟ اگر نه، چرا؟
- با چه موانعی روبه‌رو شده‌اید و چگونه می‌توانید بر آنها غلبه کنید؟
- آیا در این ماه درسی آموخته یا تجربه جدیدی را کسب کرده‌اید؟
۵. اطلاعاتی را که باید در گزارش کار ذکر کنید، مشخص کنید
ایده‌های خود را به‌صورت خلاصه یادداشت برداری کنید تا راهنمای شما باشد. همان طور که طرح کلی را طراحی می‌کنید، عناوینی را برای گزارش کار خود تهیه کنید تا در سازماندهی مطالب موردنیاز کمکتان کند. نیازی نیست که این مطالب بسیار آراسته و مشروح باشد، زیرا فقط خودتان از آنها استفاده می‌کنید.
- گزارش کار را با توضیح‌دادن نتایج، نتیجه‌گیری و پیشنهادهای خود شروع کنید، سپس در صورت وجود، نحوه رسیدن به این اطلاعات و استدلال را توضیح دهید.
- اگر می‌خواهید به نتیجه‌گیری یا پیشنهاد بحث‌برانگیزی بپردازید، ابتدا روند و استدلال خود را توضیح دهید تا مخاطبان دلیل رسیدن به این ایده را درک کنند.
به‌کمک تست‌های خودشناسی، توانایی‌ها و استعدادهایتان را بشناسید.
بخش دوم نحوه نوشتن گزارش کار : نوشتن پیش‌نویس گزارش
۱. از صفحه عناوین استفاده کنید
صفحه عنوان شما باید نام گزارش را ذکر کند، سپس تاریخ ارائه گزارش کار را در یک خط جداگانه بنویسید. در خط سوم نام تمام نویسندگان را بنویسید، سپس نام سازمانتان را در سطر چهارم بنویسید.
- در بعضی موارد، نامه‌ای حاوی اطلاعاتی درباره علت نوشتن گزارش کار، اطلاعات ذکرشده در گزارش و اقدامات پیشنهادی در مراحل بعدی به گزارش پیوست می‌شود. این مورد بیشتر در گزارش‌هایی دیده می‌شود که تهیه آنها مدت زیادی طول کشیده است یا خواننده باید پیش از نگاه‌کردن به گزارش، جزئیاتی را بداند.
- در گزارش پیشرفت، نام، نام پروژه، تاریخ و مدت‌زمان گزارش را در صفحه عنوان ذکر کنید. هر مورد را در یک خط جداگانه بنویسید. می‌توانید هر خط را با «نام»، «نام پروژه»، «تاریخ» و «دوره گزارش» آغاز کنید یا می‌توانید فقط اطلاعات را بنویسید.
- از رئیستان بپرسید که آیا پیشنهاد خاصی برای قالب‌بندی گزارش وجود دارد یا خیر. آنها بهترین منبع برای تهیه گزارش کار هستند.
۲. خلاصه‌ای شامل جزئیات و اطلاعات اصلی ارائه دهید
نتیجه‌گیری، توجیه‌ها و پیشنهاد خود را نیز در گزارش کار ذکر کنید. بدین وسیله افراد می‌توانند بدون خواندن کل مقاله، نکات اصلی گزارش شما را متوجه شوند. نیازی نیست که توضیحات دقیقی را بنویسید، اما خواننده باید بداند که گزارش درباره چیست. این خلاصه باید ۱ تا ۱.۵ صفحه باشد.
- نیازی نیست که کل گزارش کار را جمع‌بندی کنید، فقط روی ایده‌های مهم موجود در گزارش، پیشنهادهای اصلی یا نتیجه‌گیری‌ای که ارائه می‌دهید، تمرکز کنید.
- اگر گزارش پیشرفت تهیه می‌کنید، می‌توانید از این بخش صرف‌نظر کنید.
۳. مواردی که در گزارش کار ذکرشده را در جدول بنویسید
عنوان هر بخش در فهرست مطالب و شماره صفحه آغاز هر بخش را لیست کنید؛ این به خوانندگان شما اجازه می‌دهد تا به‌راحتی گزارش کار را جست‌وجو کنند و اطلاعات موردنیاز را پیدا کنند.
- برای هر بخش از عنوانی استفاده کنید تا خواننده بتواند گزارش را به‌آسانی بخواند.
- اگر گزارش پیشرفت تهیه می‌کنید، به درج فهرست مطالب نیازی ندارید، مگر اینکه رئیستان این‌گونه تشخیص دهد. برای هریک از بخش‌ها عنوان و سرفصلی را در نظر بگیرید تا جست‌وجوی گزارش آسان‌تر باشد.
۴. مقدمه‌ای بنویسید تا مروری بر گزارش کار داشته باشید
هدف از نوشتن این بخش، بیان علت نوشتن این گزارش به خواننده است. خلاصه گزارش را جمع‌بندی کنید و هدف خود را توضیح دهید. پرسش‌ها و پاسخ‌های آنها را نمایش دهید. مانند یک نقشه، دامنه گزارش را بیان کنید.
- مقدمه‌ی گزارش کار نباید طولانی باشد. مطالب را بهشکل مستقیم و خاص بیان کنید تا خواننده موضوع و هدف را به‌آسانی متوجه شود.
- ۲ تا ۴ پاراگراف را به مقدمه اختصاص بدهید.
- در گزارش پیشرفت، مقدمه باید ۱ تا ۲ پاراگراف باشد. باید خلاصه‌ای از پروژه، آنچه انجام خواهید داد، کارهایی که انجام داده‌اید و اقدامات بعدی را ذکر کنید.
۵. نتایج و جمع‌بندی گزارش کار را توضیح دهید
تحقیقات و ارزیابی‌های مرتبط با این پروژه را مرور کنید، سپس یافته‌های خود و نحوه ارتباط آنها با موضوع گزارش کار را توضیح دهید و تفسیر کنید.
- در اکثر موارد، این بخش شامل یک پاراگراف مقدمه و لیستی از نتیجه‌گیری‌های شماست.
- نتیجه‌گیری شاید بدین صورت باشد: «۱. جمعیت ما رو به پیر شدن است که به بروز خطرات سلامتی در مشتریانمان منجر می‌شود».
- اگر گزارش پیشرفت تهیه می‌کنید، هیچ نتیجه‌ای برای ارائه‌کردن نخواهید داشت. بعد از مقدمه، دستاوردها یا کارهای انجام‌شده را بنویسید. می‌توانید یک پاراگراف کوتاه ۲ تا ۴ جمله‌ای را در این بخش ارائه دهید؛ با این حال، یک لیست کوتاه نیز کافی است. می‌توانید بدین صورت بنویسید: «۲۰۰ واحد پولی بابت غرفه نمایشگاه پرداخت شد»، «عقد قرارداد برای مدیریت برنامه‌ریزی غرفه نمایشگاه» و «نظرسنجی از ۱۵۰۰ نفر از ساکنان برای جمع‌آوری کمک‌های مردمی».
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
۶. پیشنهادهای خود را برای پیشرفت پروژه ارائه دهید
در این قسمت از گزارش کار باید پیشنهادهای خود را ارائه دهید. پیشنهادهای شما باید توضیح دهد که در آینده چه اتفاقی خواهد افتاد. توضیح دهید که پیشنهادهای شما چه مشکلاتی را حل می‌کند و ارتباطشان را با نتیجه‌گیری توضیح دهید. پس از نوشتن توضیحات، پیشنهادهای خود را در یک لیست شماره‌گذاری‌شده ارائه دهید. هر شماره را با یک فعل یا مصدر شروع کنید. آنها را از مهم‌ترین تا کم‌اهمیت‌ترین ذکر کنید.
- به‌عنوان مثال، می‌توانید بنویسید: «۱. آموزش CPR به همه کارکنان».
- اگر گزارش پیشرفت تهیه می‌کنید، کارهای بعدی یا اهدافی را که قصد دارید آینده انجام دهید بنویسید؛ به‌عنوان مثال، می‌توانید بنویسید: «پیدا‌کردن فروشنده برای نمایشگاه»، «تصویب طرح‌های جشنواره» و «سفارش پوسترهای تبلیغاتی».
۷. روند کاری خود را مورد بحث قرار دهید و علت نتیجه‌گیری را توضیح دهید
در این بخش از گزارش کار، نحوه برخوردتان را با موضوع و مسئله توضیح دهید. یافته‌های خود را مرور کنید و سپس توضیح دهید که چگونه پیشنهادهای شما مثمرثمر واقع خواهد شد. بخش‌های مختلفی را با عناوین گوناگون طراحی کنید تا خواننده بداند که چه چیزی در آن بخش ارائه شده است.
- این بخش طولانی‌تر است و درباره تحقیقات و ارزیابی‌های شماست.
- این بخش باید طولانی‌ترین قسمت گزارش کار باشد.
- اگر گزارش پیشرفت تهیه می‌کنید، می‌توانید از نوشتن این بخش صرف‌نظر کنید؛ به‌جای آن، درمورد موانعی که هنگام کار با آن روبه‌رو شده‌اید و چگونگی غلبه بر آنها توضیح دهید. می‌توانید بنویسید: «بسیاری از ساکنان نظرسنجی را نفرستادند، زیرا باید هزینه پستی را پرداخت می‌کردند. ما هزینه پست را پرداخت می‌کنیم یا نظرسنجی دیجیتالی را ارائه می‌دهیم.»
۸. منابعی را که در گزارش‌نویسی از آنها استفاده کرده‌اید، ذکر کنید
منابع می‌تواند شامل مقالات روزنامه‌ای، مقالات خبری، مصاحبه، نظرسنجی، پرسش‌نامه، یافته‌های آماری و سایر اطلاعات مرتبط باشد. منابع را در انتهای گزارش کار ذکر کنید؛ صفحه‌ای را با عنوان «منابع» طراحی کنید.
- در‌صورت تهیه گزارش پیشرفت، می‌توانید از نوشتن این بخش صرف‌نظر کنید.
۹. نظرسنجی، پرسش‌نامه یا ایمیل را بهشکل پیوست ارائه کنید
تمامی گزارش کارها به پیوست نیاز ندارند. اگر می‌خواهید منابع یا اطلاعات اضافی در اختیار خواننده خود قرار دهید تا بتوانند گزارش را به‌خوبی متوجه شوند، می‌توانید آنها را به‌صورت «پیوست» ارائه دهید. هر پیوست را با یک «حرف الفبا» مشخص کنید.
- به‌عنوان مثال، شاید «ضمیمه A»، «ضمیمه B» و «ضمیمه C» داشته باشید.
- اگر گزارش پیشرفت تهیه می‌کنید، نیازی نیست که این بخش را بنویسید.
۱۰. یک جمع‌بندی یا نتیجه‌گیری کلی و کوتاه درباره یافته‌ها یا پیشرفت کار بنویسید
شاید نوشتن نتیجه‌گیری در گزارش کار ضروری نباشد، اما می‌تواند خلاصه‌ای از تلاش‌های شما را نشان دهد. نتیجه‌گیری را در ۳ تا ۴ خط بنویسید؛ اطلاعاتی را که در گزارشتان ارائه داده‌اید، به‌صورت خلاصه بیان کنید.
می‌توانید بنویسید: «پروژه برنامه‌ریزی نمایشگاه در موعد مقرر به پایان می‌رسد. ۹۰٪ از فعالیت‌های برنامه‌ریزی‌شده را به پایان رسانده‌ایم و اکنون توجه خود را به خرید لوازم موردنظر معطوف کرده‌ایم. هیچ مانعی وجود ندارد، اما به مشکلات احتمالی نیز رسیدگی خواهیم کرد.»
بخش سوم نحوه نوشتن گزارش کار : مؤثر‌سازی بیشتر گزارش
۱. از عناوین واضح استفاده کنید تا خواننده مطلب موردنظر خود را به‌راحتی پیدا کند
عناوین صحیح و واضحی را انتخاب کنید. خواننده باید بداند که گزارش کار چه مطالبی را در بر می‌گیرد. با این‌کار می‌توانید مخاطبان گزارش را بیشتر تحت تأثیر قرار دهید.
- عناوین می‌تواند شامل موارد زیر باشد: مقدمه، کارهای انجام‌شده، اهداف ۳ ماه بعدی، موانع، راه‌حل‌ها و نتیجه‌گیری.
- عناوین را متناسب با گزارشتان انتخاب کنید.
- احتمالا مخاطبان شما در گزارش پیشرفت، سرپرست، گروه یا مشتریانتان خواهند بود.
۲. لحنی ساده و مستقیمی را برای ارائه ایده‌هایتان استفاده کنید
در این بخش از نوشتن گزارش کار باید لحن ساده‌ای را انتخاب کنید. گزارش به نوشتن کلمات پیچیده و جملات خلاقانه نیازی ندارد. فقط باید نظرات خود را بیان کنید و به گوش خواننده برسانید. ایده‌هایتان را با ساده‌ترین کلمات ممکن بازگو کنید. به اصل مطلب بپردازید.
به‌جای اینکه بنویسید «افزایش پنجاه‌درصدی درآمد در سه‌ماهه چهارم سال را تجربه کرده‌ایم»، بهتر است بنویسید «درآمد شرکت در سه‌ماهه چهارم ۵۰٪ افزایش یافته است».
۳. مختصر بنویسید تا گزارش کوتاه و مختصری داشته باشید
نوشتن جزئیات کم‌اهمیت در گزارش کار وقت شما و خوانندگان را هدر می‌دهد. بهتر است مطالب اصلی را ذکر کنید.
- به خاطر داشته باشید که شاید برخی از گزارش‌ها طولانی باشد، زیرا اطلاعات فراوانی را پوشش می‌دهد؛ با این حال، باید مختصر و کوتاه بنویسید.
- بنویسید «پس از انجام تبلیغات سرد توسط کارکنان، فروش محصولات در طی ۳ ماه گذشته افزایش یافته است.» ننویسید «فروشندگان بااستعداد و متعهد ما با مراجعه به مشتریان بالقوه خود، فروش را آغاز کردند و طی ۳ ماه گذشته، شاهد افزایش تصاعدی درآمد بودیم.»
۴. ایده‌هایتان را با زبانی عینی و غیر‌احساسی بیان کنید
در نوشتن گزارش کار، به حقایق پایبند باشید و به خواننده اجازه دهید تا بر اساس دید عینی خود نتیجه‌گیری کند. شاید برای نحوه پیشبرد یک موضوع پیشنهادهایی ارائه دهید، اما سعی نکنید که احساسات خواننده را ترغیب کنید. به خواننده اجازه دهید که بر اساس دید عینی از واقعیت‌ها، ایده‌ها و تصمیماتش را بیان کند.
به‌جای نوشتن «کارمندان کم‌انرژی روحیه چندانی ندارند و باعث می‌شوند که دفتر کار بسیار بی‌روح باشد»، بنویسید «اعضای گروه، که میزان بهره‌وری‌شان کمتر از سایرین است، ازکارافتاده به حساب می‌آیند».
۵. از استفاده از اصطلاحات عامیانه و کلمه «من» در گزارش کار خودداری کنید
اگر برای پروژه‌ای که به‌تنهایی روی آن کار می‌کنید، گزارش تهیه می‌کنید می‌توانید از کلمه «من» استفاده کنید؛ در غیر این صورت، از کلمه «من» یا اصطلاحات عامیانه، در گزارشتان استفاده نکنید. هنگامی که جمله‌ای را درباره خواننده خود می‌گویید، می‌توانید از «شما» استفاده کنید.
۶. گزارش را کامل بخوانید تا مطمئن شوید که خطایی در آن رخ نداده است
مشکلات دستور زبان و غلط‌های املایی، گزارش کار شما را زیر سؤال می‌برند. گزارش را دوباره بخوانید تا مطمئن شوید که غلط املایی یا کلمات اشتباهی در آن نیست. بهتر است گزارش را حداقل ۲ بار ویرایش کنید.
- در صورت امکان، از شخص دیگری بخواهید گزارش را ویرایش کند، زیرا تشخیص همه اشتباهات دشوار است.
- اگر زمان اجازه می‌دهد، حداقل ۲۴ ساعت قبل از ویرایش، گزارش کار را کنار بگذارید.
نکاتی درمورد چگونگی نوشتن گزارش کار
- پس از اینکه با طریقه نوشتن گزارش کار آشنا شدید و اولین گزارش کار خود را تهیه کردید، می‌توانید از آن به‌عنوان الگویی برای نوشتن گزارش کارهای بعدی استفاده کنید.
- شاید محل کار شما قالبی برای گزارش داشته باشد. با سرپرست خود صحبت کنید و دریابید که آیا می‌توانید از قالب خاصی برای گزارشتان استفاده کنید یا خیر.
- می‌توانید گزارش کار را بر پایه گزارش‌های قبلی قالب‌بندی کنید. پرونده‌های موجود را بررسی کنید یا از همکار و سرپرست خود بخواهید تا رونوشتی از گزارش‌های پیشین را به شما بدهد تا با نحوه نوشتن گزارش کار در سازمانتان آشنا شوید.
با ساختن یک رزومه حرفه‌ای، برای استخدام در بهترین فرصت‌های شغلی اقدام کنید.
منبع: wikihow.com
دیدگاه