گزارش چیست و انواع آن کدامند؟ (راهنمای جامع گزارش نویسی)
- گزارش چیست؟
- انواع گزارش
- ساختار انواع گزارش
- آموزش اصول گزارش نویسی
- عناصر گزارش چیست؟
- مراحل گزارش نویسی
- توصیه‌هایی برای تهیه گزارش موفق
در این مطلب توضیح می‌دهیم گزارش چیست و به آموزش اصول و مراحل گزارش نویسی می‌پردازیم، پس تا انتها با ما همراه باشید. برای گرفتن تصمیمات مهم و کلان تجاری در هر سازمانی، به طور مداوم انواع گزارش دهی درباره‌ی روند پیشرفت کار و وضعیت فعالیت‌های مختلف تهیه می‌شوند.
در اغلب مواقع، مدیران، منشی‌ها، حسابدارها و مسئولان ارشد گزارش‌ها را ارائه می‌کنند. معمولا از متخصصان حوزه‌های مختلف درخواست می‌شود تا درباره‌ی مسائل مهمی مانند کاهش میزان فروش، تشخیص صحت فرضیات قبلی، سازماندهی مجدد اداره، احتمال تغییرات در میزان سود یا میزان مطلوبیت افتتاح شعبه‌ای جدید گزارشی بنویسند. در ادامه متوجه می‌شوید گزارش دهی چیست، چه ساختار و انواعی دارد و همچنین ویژگی‌های یک گزارش موفق را بررسی می‌کنیم.
گزارش چیست؟
به ارائه‌ی منطقی حقایق و اطلاعات، گزارش گفته می‌شود.
توضیحات ارائه‌شده در آن اطلاعاتی را در اختیار مدیران قرار می‌دهند که آن‌ها بتوانند اقدامات لازم را عملیاتی و بهترین تصمیمات را اتخاذ کنند. به‌عبارت دیگر، گزارش، ارائه‌ی منظم حقایق اثبات‌شده درباره‌ی موضوع یا رویدادی ویژه است و خلاصه‌ی یافته‌ها و پیشنهادهای مربوط به مشکل یا موضوع خاصی را مطرح می‌کند.
مسئولیت گزارش دهی ممکن است برعهده‌ی فرد یا گروهی سازمانی مانند کمیته‌ی اصلی، کمیته‌ی فرعی یا کمیسیون تحقیقات باشد. مسئولان این امر در فواصل منظم و به‌طور مداوم یا در موقعیت‌هایی خاص، پس از تحقیقات ویژه‌ای که بنابر دستورالعمل مقامات ارشد انجام داده‌اند، گزارش دهی می‌کنند.
گزارش به‌معنای شرح و تفسیر قضیه، یا شرح و تفصیل خبر یا کاری که انجام یافته است.
فرهنگ عمید
انواع گزارش
حال که توضیح دادیم گزارش چیست و چه تعریفی دارد، وقت آن است شما را با انواع گزارش دهی آشنا کنیم. گزارش‌ها ممکن است ادواری، اتفاقی، رسمی یا غیررسمی باشند.
۱. گزارش‌های ادواری
در ادامه متوجه می‌شوید گزارش ادواری چیست. گزارش‌های ادواری به طور متناوب و با پر کردن فرم‌های معینی ثبت می‌شوند تا درباره‌ی روند پیشرفت یا وضعیت کار اطلاعاتی را منتقل کنند. این گزارش‌ها در فواصل منظم یا کمی پس از اتمام هر وظیفه ارائه می‌شوند. در زیر به برخی از انواع گزارش ادواری اشاره می‌کنیم:
گزارش پیشرفت
به روند پیشرفت پروژه یا وظیفه‌ای که در حال انجام است، می‌پردازد. مثلا درباره ساخت‌وساز ساختمان‌ها یا تولید محصولات، اطلاعات می‌دهد.
بازرسی
این نوع از انواع گزارش بلافاصله پس از انجام بازرسی تهیه می‌شود و برای تشخیص هرگونه بی‌نظمی یا تغییرات در عملیات استاندارد و روزمره‌ی محیط کار الزامی است. برای مثال، گزارش حساب‌رسی داخلی که مأمور بازرسی آن را ارائه می‌کند.
ارزیابی عملکرد
به اندازه‌گیری و ثبت عملکرد کارمندان اختصاص دارد. سرپرست‌ها باید به طور سالانه برای هریک از کارمندان زیردست خود، گزارش ارزیابی‌ای را ارائه کنند تا عملکرد فردی هر کارمند سنجیده شود. همچنین، کارمندان نیز از این طریق درباره‌ی عملکردشان بازخورد دریافت می‌کنند.
گزارش‌های دوره‌ای
گزارش دوره‌ای یکی دیگر از انواع گزارش ادواری است. به گزارشی که مدیران بخش‌ها برای محاسبه‌ی عملکرد مفید هر بخش، در فواصل منظمی درباره‌ی نحوه‌ی کار هر بخش یا دپارتمان تهیه می‌کنند، گزارش دوره‌ای گفته می‌شود.
۲. گزارش‌های اتفاقی
گزارش‌های اتفاقی یا خاص هنگام بروز وضعیت یا مسئله‌ای خاص ارائه می‌شوند. در چنین شرایطی، فرد یا گروهی از افراد را که درباره‌ی آن زمینه‌ی ویژه دانش و اطلاعات دارند، برای تحقیق و مطالعه درباره‌ی مسئله، جمع‌آوری اطلاعات مرتبط و کمک به مدیریت برای تصمیم‌گیری درست فرامی‌خوانند. در ادامه‌ی مطلب به انواع گزارش اتفاقی اشاره می‌کنیم:
گزارش اولیه‌ی حوادث
ارائه‌ی گزارش اولیه‌ی حوادث (First Information Report: F.I.R) در هنگام بروز حوادث ناگهانی مانند آتش‌سوزی، فروریختن ساختمان یا سرقت الزامی است. فردی که مسئولیت محل حادثه را برعهده دارد آن را تهیه و برای آگاهی به مقامات ارشد ارائه می‌کند. برای مثال، مدیر شعبه گزارش آتش‌سوزی در شعبه را به دفتر منطقه یا دفتر اصلی ارسال می‌کند تا اقدامات فوری انجام گیرند. گزارش باید تمام اطلاعاتی را که بلافاصله پس از بروز حادثه به دست آمده‌اند، مانند علت وقوع حادثه، میزان تخریب و زمان وقوع حادثه منتقل کند.
تحقیقی
این گزارش پس از انجام تحقیقاتی عمیق درباره‌ی موقعیتی خاص تهیه می‌شود. تحقیق و بررسی زمانی انجام می‌گیرد که مشکلی وجود داشته‌باشد و تیم مدیریت بخواهد ریشه‌های بروز آن مشکل و همچنین راه‌حل‌های آن را شناسایی کند. گزارش‌های اُفت میزان فروش، کاهش سپرده‌های بانکی، شکایات فراوان مشتریان یا ضرردهی یکی از شعب نمونه‌هایی از گزارش‌های تحقیقی هستند.
گزارش‌های امکان‌سنجی یا نظرسنجی
این نوع گزارش هنگامی تهیه می‌شود که شرکتی قصد داشته‌باشد محصول جدیدی را به بازار وارد کند، خدمات نوینی را معرفی کند یا باعث هرگونه تغییری شود که ممکن است بر مشتریان شرکت تأثیر گذارد.
گزارش‌های پروژه
گزارش پروژه یکی دیگر از انواع گزارش اتفاقی است. گزارش پروژه پس از اتمام نظرسنجی اولیه در پروژه‌ی تحقیقاتی نوشته می‌شود. این گزارش با اشاره به میزان گردش مالی و نتایج موردانتظار، پروپوزال را مانند پروژه‌ای که قرار است در آینده تکمیل شود، توصیف می‌کند. همچنین از آن برای برنامه‌ریزی و همچنین متقاعدسازی دیگران، به‌خصوص مَراجع تصمیم‌گیرنده و تأمین‌کننده‌ی سرمایه مانند ادارات دولتی و بانک‌ها استفاده می‌شود.
۳. گزارش‌های رسمی
در ادامه توضیح می‌دهیم گزارش رسمی چیست. گزارش رسمی در قالب فرمی ازپیش‌تعیین‌شده یا استاندارد تهیه و از طریق کانال‌های مناسب بر مبنای روندی معین ارائه می‌شود. اغلب گزارش‌هایی که مقامات یا کمیته‌هایی از گروه‌های سازمان‌یافته مانند شرکت‌ها، جوامع همکاری‌کننده یا گروه‌های بومی ارائه می‌کنند، گزارش‌های رسمی هستند که ممکن است قانونی یا فاقد الزام قانونی باشند. در ادامه به انواع گزارش رسمی می‌پردازیم:
گزارش‌های قانونی
گزارش قانونی گزارشی است که منشی یا سرپرست یا ممیز حساب‌داری بر اساس الزام قانون خاصی آن را می‌نویسد. گزارش‌های ممیزی، سرپرست و کمیته‌ی تحقیقات نمونه‌هایی از گزارش‌های قانونی هستند.
گزارش‌های فاقد الزامات قانونی
گزارش‌های فاقد الزام قانونی به دسته‌ای از گزارش‌ها گفته می‌شود که به علت وجود قانون خاصی نوشته نمی‌شوند، اما باید برای کمک به مدیران ارشد در کنترل و سازماندهی بهینه‌ی کسب‌وکار تهیه شوند.
۴. غیررسمی
گزارش‌های غیررسمی از هیچ روند یا فرم ازپیش‌تعیین‌شده‌ای پیروی نمی‌کنند. قالب این گزارش‌ها اغلب به شکل ارتباطات بین‌فردی، و حتی ممکن است در قالب نامه تنظیم شوند.
ساختار انواع گزارش
در این قسمت توضیح می‌دهیم ساختار گزارش چیست و چه چیزی را مشخص می‌کند. این ساختار است که شیوه مرتب شدن و نمایش اطلاعات را مشخص می‌کند. هدف اصلی انواع گزارش دهی این است که در شناسایی حقایق مرتبط با موضوع مورد مطالعه، نتیجه‌گیری شخصی و انجام اقدامات لازم بر اساس نتایج و پیشنهادات به دریافت‌کننده کمک کنند. گزارش برای رسیدن به این هدف، نه‌تنها باید شفاف، مختصر و منطقی باشد، بلکه باید بر مبنای قالب و نظم متداولی نیز نوشته‌شود.
با این حال، تعیین مجموعه‌ای از قواعد مشخص برای نحوه‌ی آماده کردن آن دشوار است. ماهیت، طول و سبک گزارش‌ها، به جز گزارش‌های قانونی، باید بر اساس شرایط هر موقعیتی تغییر کنند. در زیر به برخی از تنظیم‌های عمومی برای محتوای گزارش‌ها اشاره می‌کنیم.
۱. عنوان
گزارش همواره باید عنوانی داشته‌باشد که موضوع، طول مدت و مکان بررسی موردنظر را مشخص می‌کند. در گزارش‌های طولانی صفحه‌ای کامل را به توضیح عنوان اختصاص می‌دهند که در آن عنوان گزارش، نام فردی که آن را درخواست کرده‌است، نام فرد یا افرادی که آن را تهیه کرده‌اند و ماه و سال ارائه‌ی گزارش ذکر می‌شوند. در گزارش‌های کوتاه عنوان در ابتدای صفحه‌ی اول و قبل از متن قرار می‌گیرد.
۲. جدول محتوا
جدول محتوا لیستی از موضوعات یا بخش‌های مختلف گزارش است که در کنار هریک از موضوع‌ها شماره‌ی سریال، عنوان و شماره‌ی صفحه‌ی آن نیز ذکر می‌شوند.
۳. بدنه‌ی گزارش
اکنون توضیح می‌دهیم بدنه‌ی گزارش چیست و از چه بخش‌هایی تشکیل شده است. بدنه‌ی گزارش بخش اصلی آن است و از بخش‌ها، تیترها و عناوین فرعی تشکیل می‌شود. بدنه یا متن اصلی آن به بخش‌های زیر تقسیم می‌شود:
مقدمه: در بخش مقدمه توضیحات کلی درباره‌ی هدف گزارش و موضوع بررسی ذکر می‌شوند. نویسنده در این بخش با توجه به اهداف کلی و شرایط مرتبط، مسئله را تحلیل می‌کند؛
یافته‌ها: در این بخش نویسنده با ارجاع به تحقیق انجام‌شده، کشفیات و داده‌های جمع‌آوری‌شده را در کنار نتایج تحقیق ارائه می‌کند. ممکن است در داده‌های جمع‌آوری شده جداول آماری و انواع نمودار در سایر گزارش‌های منتشرشده نیز وجود داشته‌باشند و برای فهم بهتر خواننده به طور منظم و با عناوین اصلی و فرعی مختلفی در آن ذکر شوند؛
نتیجه‌گیری یا پیشنهادها: در این قسمت نویسنده به برخی از نتایج قطعی که پس از در نظر گرفتن تمام جوانب مسئله و بر مبنای حقایق و داده‌های ارائه‌شده به دست آمده‌اند، اشاره می‌کند. سپس توصیه‌ها یا پیشنهادهای مستدلی را نیز در انتهای گزارشش می‌آورد؛
ضمیمه: اطلاعات تکمیلی که در آخر گزارش‌ها ذکر می‌شوند، در این بخش قرار می‌گیرند. نسخه‌ای از پرسش‌نامه‌ای که در تحقیق از آن استفاده کرده‌اند، نقشه‌های ساختمانی یا سایر مواردی که در متن گزارش به آن‌ها اشاره شده، نمونه‌هایی از اطلاعات درج‌شده در این قسمت هستند؛
منابع و ارجاعات: در گزارش‌های طولانی، گزارش‌گر باید پیش از آماده کردن آن تحقیق گسترده‌ای را انجام دهد. او در چنین مواقعی، بلافاصله پس از بخش ضمیمه باید لیست منابع و مرجع‌ها را بنویسد تا منابعی که از آن‌ها مطالب گزارش را تهیه کرده، مشخص شوند؛
فهرست: فهرست محتواهای گزارش را در بر دارد و به طور معمول پس از بخش منابع قرار می‌گیرد. به طور کلی این بخش در گزارش‌های طولانی به‌چشم می‌خورد؛
خلاصه: در این بخش چکیده‌ای از یافته‌ها و پیشنهادها ذکر می‌شوند و اغلب برای کمک به درک آسان‌تر فرد یا مقام ارشدی که گزارش برای او تهیه شده‌است، اضافه می‌شود؛
امضا: در تمام گزارش‌ها باید تاریخ و امضا درج شوند. هنگامی که یکی از کمیته‌های اصلی یا فرعی گزارش را تهیه می‌کنند، مسئول کمیته باید آن را امضا کند و در صورتی که فرد مشخصی آن را بنویسد، امضای همان گزارش‌گر ضروری است.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
آموزش اصول گزارش نویسی
در ادامه توضیح می‌دهیم ویژگی یک گزارش خوب چیست و اصول گزارش نویسی را مرور می‌کنیم. روزانه انواع بسیار زیادی گزارش تهیه می‌شود. برخی از گزارش‌ها مانند گزارش‌های امکان‌سنجی و گزارش‌های تحقیقی روند پیشرفت فعالیت‌ها را مستند سازی می‌کنند، گروهی به اهداف نظارتی اختصاص دارند و دسته‌ای دیگر گزارش‌هایی برای ارزیابی هستند؛ ولی بدیهی است که پشت تمام گزارش‌ها هدف و مقصود خاصی وجود دارد. این هدف خاص فقط زمانی محقق می‌شود که اصول گزارش نویسی رعایت شود و گزارش‌ها ویژگی‌های زیر را داشته‌باشند:
دقت: هدف آن باید به‌طور واضح توصیف شود. دقت بالا در گزارش، یک‌پارچگی آن را تضمین می‌کند و در این صورت به مدرکی ارزشمند و قابل‌استفاده تبدیل می‌شود؛
صحت اطلاعات: یکی از اصول گزارش نویسی که باید حتما رعایت شود، صحت اطلاعات موجود است. اطلاعات گزارش باید بر اساس واقعیت‌ها ارائه شوند. با توجه به اینکه تصمیم‌گیری‌ها بر مبنای اطلاعات گزارش‌شده انجام می‌شوند، هرگونه اطلاعات یا آمار نادرست به تصمیم گیری غلط منجر می‌شود و از این رو، ممکن است در روند تحقق اهداف سازمانی خلل ایجاد شود؛
مرتبط بودن: حقایقی که به آن‌ها اشاره می‌شود، باید مرتبط باشند. اطلاعات نامرتبط گزارش را مبهم می‌کند و به احتمال زیاد بر تصمیم‌گیری نیز تأثیر منفی می‌گذارد؛
خواننده‌محوری: خواننده‌محوری یکی دیگر از اصول گزارش نویسی است. در سازمان‌ها، ذی‌نفعان مختلفی گزارش‌ها را بررسی می‌کنند. گزارش‌های خوب همواره خواننده را در محور قرار می‌دهند. نویسنده هنگام نوشتن آن باید دانش و سطح درک خواننده را در نظر بگیرد. اگر گزارش خواننده‌محور باشد، خواندن، به حافظه سپردن و اقدام بر اساس آن، آسان‌تر می‌شود؛
سادگی: برای خوانش آسان و درک کامل خواننده، گزارش باید به زبانی ساده و بدون استفاده از کلمات پیچیده یا اصطلاحات فنی نوشته‌شود. پیام اصلی گزارشِ خوب، بدون نیاز به تفسیر درک می‌شود؛
اختصار: کوتاه و مختصر بودن یکی دیگر از اصول گزارش نویسی است. گزارش‌ها باید خلاصه و کوتاه باشند. گزارش‌های طویل اشتیاق خواننده را کاهش می‌دهند، به عبارتی گزارشی خوب است که بیش‌ترین اطلاعات ممکن را در کم‌ترین کلمات منتقل کند؛
کاربرد صحیح دستور زبان: رعایت و کاربرد درست دستور زبان یکی دیگر از اصول گزارش نویسی است. یک گزارش دهی خوب نباید اشتباهات دستوری داشته باشد. هرگونه خطا در ساختار جمله می‌تواند باعث شود که خواننده معنای متفاوتی را برداشت کند و برخی اوقات این مسئله، باعث ابهام در گزارش‌ها می‌شود؛
نبود سوگیری: پیشنهاداتی که در انتها ارائه می‌شوند باید واقع‌گرایانه و بدون غرض خاصی باشند و نباید از احساسات گزارش‌گر تأثیر بپذیرند. این پیشنهادها باید به شکل نتایجی منطقی برای تحقیقات و تحلیل‌ها ارائه شوند؛
شفافیت: شفافیت به ترتیب درست ارائه‌ی اطلاعات بستگی دارد. گزارش خوب باید به‌طور کامل واضح و شفاف باشد. نویسنده باید هدف آن را مشخص، منابع مورداستفاده را معلوم، نتایج را بیان و در نهایت، پیشنهادات ضروری را ارائه کند. وضوح اطلاعات، کیفیت را بهبود می‌بخشد؛
جذابیت: گزارش دهی خوب به ارائه‌ای جذاب نیازمند است. ساختار، محتوا، زبان، نگارش و سبک ارائه‌ی گزارش باید طراحی مناسبی داشته‌باشند تا در ذهن مخاطب تأثیر خوبی بر جای بگذارد.
عناصر گزارش چیست؟
پیش از اینکه به آموزش مراحل گزارش نویسی و روش تهیه گزارش موفق بپردازیم، قصد داریم عناصر تشکیل دهنده‌ی انواع گزارش را بررسی کنیم. گزارش سندی است که نتایج تحقیق، نوآوری یا پروژه‌ای را ارائه می‌کند. همچنین، می‌تواند تحلیل عمیق مسئله‌ای خاص یا مجموعه‌ای از داده‌ها نیز باشد.
اکنون پاسخ می‌دهیم هدف از گزارش دهی چیست. هدف گزارش، مطلع کردن، آموزش دادن و ارائه‌ی گزینه‌ها و پیشنهاداتی برای اقدامات آتی است. گزارش‌ها عنصر جدایی‌ناپذیر ده‌ها صنعت مختلف مانند صنایع علوم، سلامت، دادگستری، تجارت و دانشگاه‌ها هستند. به طور معمول گزارش‌ها از چند عنصر مختلف تشکیل می‌شوند که عبارت‌اند از:
- خلاصه‌ای از اتفاقات یا فعالیت‌ها با جزئیات کامل؛
- تجزیه‌وتحلیل اثرات واقعه؛
- ارزیابی اطلاعات و داده‌ها؛
- پیش‌بینی‌هایی درباره‌ی اتفاقاتی که ممکن است در اثر بروز اتفاق موردنظر رخ دهند؛
- پیشنهادات برای اقدامات بعدی؛
- نتیجه‌گیری.
نوشتن گزارش در بسیاری از حرفه‌ها از مسئولیت‌های اولیه محسوب می‌شود. پزشکان باید برای ارائه‌ی تحلیل‌شان درباره‌ی بیمار‌ها و یا شرایط خاص گزارش‌های پزشکی بنویسند، افسران پلیس نیز گزارش‌هایی را می‌نویسند که در آن‌ها جزئیات بازجویی‌ها و مبارزات خلاصه می‌شوند و مدیران پروژه‌ها به طور مداوم گزارشی تهیه می‌کنند تا سرپرست‌شان را از روند پیشرفت پروژه‌ای خاص آگاه کنند. تمام این گزارش‌ها باید به‌خوبی نوشته‌شوند و ثمربخش و بدون اشتباه باشند. حال که به طور کامل اصول و عناصر گزارش نویسی را توضیح دادیم، وقت آن است که مراحل گزارش نویسی را نیز بررسی کنیم.
مراحل گزارش نویسی
اگر اصول و مراحل گزارش نویسی موفق را بدانید، به سرمایه‌ای باارزش در محل کار فعلی یا گزینه‌ای جذاب برای کارفرمایان جدید تبدیل می‌شوید. در ادامه توضیح می‌دهیم شیوه‌ی صحیح نوشتن گزارش چیست و به آموزش مراحل گزارش نویسی می‌پردازیم. مراحل گزارش نویسی عبارت‌اند از:
۱. تعیین مفاد گزارش
تعیین مفاد اولین قدم در گزارش نویسی است. در بسیاری از گزارش‌های رسمی بخشی به توضیح مفاد آن اختصاص می‌یابد که در آن نویسنده به سؤالات زیر پاسخ می‌دهد:
- گزارش درباره‌ی چیست؟
- چرا نوشتن آن ضروری است؟
- چه زمانی تهیه شده‌است؟
- هدف آن چیست؟
اشاره به این مفاد هم به نویسنده و هم به خواننده کمک می‌کند تا اهمیت گزارش را درک کنند و متوجه شوند که چه هدف یا اهدافی را دنبال می‌کند. این توضیحات به‌طور معمول در پاراگراف اول قید می‌شوند تا مخاطب بدون اینکه مجبور شود تمام مطلب را بخواند، از ابتدا فحوای آن را تشخیص دهد. تعیین مفاد ملموس در ابتدای کار در تعیین طرح کلی و پیش‌برد گفتمان به شکلی مناسب در طی فرایند نوشتن، به نویسنده کمک می‌کند.
۲. انجام تحقیقات
اغلب گزارش‌ها نویسنده را مجبور می‌کنند انبوهی از اطلاعاتی را که با موضوع موردنظر ارتباط مستقیمی دارند، جمع کند. البته ممکن است این اطلاعات از قبل فراهم شده باشد مثل پزشکانی که نسخه‌ای از اطلاعات پزشکی بیماران را در اختیار دارند. به هر حال، اگر تجزیه‌وتحلیل مسئله‌ای خاص یا تحقیق درباره‌ی یک رویداد در میان باشد، نویسنده به احتمال زیاد باید زمانی را به درخواست، یافتن و مرتب کردن داده‌ها اختصاص دهد.
تفسیر داده‌ها و شکل‌دهی به آنان به شیوه‌ای که مخاطبان بتوانند آن‌ها را درک کنند، بخش مهمی از نوشتن گزارش است. برای تسهیل فهم اطلاعات خام شاید لازم باشد که نویسنده جداول، خطوط زمانی یا نمودارهایی را ترسیم کند. همچنین ضروری است که برای ارائه‌ی آن به شکل حرفه‌ای، در ارجاع‌دهی به منابع با دقت بالایی عمل کند و به یاد داشته‌باشد که داده‌ها را چگونه و از کجا به دست آورده‌است.
۳. تعیین طرح کلی
تعیین طرح کلی سومین مرحله از مراحل گزارش دهی است. نویسنده معمولا در این مرحله تمام بخش‌های مختلف گزارش را به شکل لیستی شماره‌دار می‌نویسد. طرح کلی می‌تواند با نمونه‌ی زیر مشابه باشد:
- صفحه‌ی عنوان؛
- جدول محتوا؛
- مقدمه؛
- مفاد؛
- خلاصه‌ی عملکرد؛
- نتایج؛
- تحلیل‌ها؛
- نتیجه‌گیری؛
- منابع و ارجاعات.
ترتیب این بخش‌ها و تصمیم‌گیری درباره‌ی نوشتن هریک از آن‌ها به نوع گزارش، طول آن و میزان رسمی بودن آن بستگی دارد. مهم‌ترین مورد در هنگام تعیین طرح کلی، این است که تمام بخش‌های ضروری، نوشته و هرگونه اطلاعات اضافی که به طور مستقیم به تحقق هدف آن کمک نمی‌کند، حذف شود.
۴. نوشتن پیش‌نویس اولیه
نوشتن پیش‌نویس اولیه یکی از مهم‌ترین مراحل گزارش نویسی موفق است. هدف از نوشتن پیش‌نویس، دست‌یابی به نوشته‌ای بی‌نقص نیست، بلکه هدف این است که تمام عناصر اصلی اطلاعات از ذهن نویسنده روی کاغذ منتقل شوند. نکته مهم اینکه برای اضافه کردن مطالب و ویرایش آن‌ها فرصت کافی وجود دارد. بنابراین هدف اولیه باید روی مرتب کردن داده‌ها و تحلیل‌ها در نسخه‌ی خامی متمرکز باشد که در ادامه به محصول نهایی تبدیل خواهد شد.
نویسنده به احتمال قوی در حین نوشتن پیش‌نویس اولیه، با شکاف‌هایی در داده‌ها یا نکات مبهمی در تحلیل‌هایش مواجه می‌شود. برای پیشگیری از توقف در یک مرحله، بهتر است به این موارد توجه شود، اما برای رفع تمامی آن‌ها در حین نوشتن تلاشی صورت نگیرد. درواقع گزارش نویسان به جای این کار، ابتدا پیش‌نویس را تکمیل و سپس در زمان ویرایش متن، مشکلات احتمالی را بررسی و برطرف می‌کنند.
۵. تحلیل داده‌ها و ثبت نتایج
تمرکز تمامی گزارش‌ها به بخش نتایج یا تفسیر داده‌ها معطوف است. برای مثال، در بخش نتایج، حسابدارها ممکن است توضیح دلیل ریزش ارزش سهام شرکت در طی ۳ ماه گذشته قید شود، یا در نتایج گزارش یک دانشمند محیطی ممکن است خلاصه‌ای از آزمایش انجام‌شده بر روی پلاستیک‌های زیست تخریب‌پذیر و تأثیر نتایج آن بر روش‌های مدیریت پسماند به چشم بخورد.
بخش نتایج همیشه باید در ارتباط با موضوع یا مسئله‌ای باشد که برای حل آن تلاش صورت گرفته است. یعنی اطلاعات ارزش‌مندی را ارائه کند، حتی اگر نتایج به‌دست‌آمده ایدئال نباشند. اگر نتیجه‌ی نهایی این باشد که داده‌ها کافی نبوده‌اند یا روش تحقیق اشتباه بوده است، نویسنده باید به شیوه‌ای صحیح و حرفه‌ای این موضوع را توضیح دهد.
۶. پیشنهاد اقدامات ضروری
آخرین بخش متن گزارش، پیشنهادات را در بر می‌گیرد. نویسنده پس از آزمایش داده‌ها و تحلیل نتایج، قابلیت لازم را برای ایده‌پردازی درباره‌ی اقداماتی که باید در پاسخ به نتایج به‌دست‌آمده انجام بگیرند، کسب می‌کند. برای مثال، مدیر پروژه ممکن است پس از بررسی ساعات اضافه‌کاری اعضای تیم پیشنهاد کند که کارمند جدیدی به گروه اضافه شود. یا مثلا یک جراح ممکن است پس از مشاهده‌ی افزایش میزان عفونت‌های قابل‌پیشگیری در شش ماه گذشته، توصیه کند که بیمارستان روش‌های جدیدی را برای استریل کردن اتاق جراحی به کار گیرد. اگر نویسنده داده‌ها را به‌خوبی ارائه کند و مهارت و تخصص خود را به نمایش بگذارد، مخاطبان به احتمال بیشتری به قضاوت وی اعتماد می‌کنند.
۷. ویرایش و انتشار
مواردی مانند کاربرد نادرست دستور زبان، غلط‌های املایی و اشتباهات سهوی باید ویرایش شوند. همچنین گزارش‌گر باید داده‌ها را مجدد بررسی کند، مطمئن شود که ارجاعات به منابع را درست انجام داده‌است و کل متن را دوباره بخواند تا از انسجام روایت آن اطمینان حاصل کند. اگر قرار باشد طیف گسترده‌ای از مخاطبان آن را بخوانند، بهتر است نویسنده از فرد دیگری نیز بخواهد که آن را بازخوانی کند یا درباره‌ی میزان خوانایی محتوایش نظر بدهد.
گزارش بسته به موضوع آن، می‌تواند در قالب‌های مختلفی منتشر شود. افراد مختلف ممکن است آن را به سرپرست ایمیل کنند، در جلسه‌ی کارکنان به شکل شفاهی ارائه دهند یا در مجله‌ای حرفه‌ای چاپ و منتشر کنند. هدف نویسنده، فارغ از اینکه گزارش در کجا و چگونه خوانده می‌شود، همواره باید این باشد که سندی مختصر، آموزنده و مؤثر را تدوین کند که در خدمت افزایش بهره وری در محیط کار است.
توصیه‌هایی برای تهیه گزارش موفق
حال که توضیح دادیم گزارش چیست و به آموزش مراحل گزارش نویسی پرداختیم، در ادامه قصد داریم به برخی از پیشنهاداتی که می‌توانند شما را در تهیه انواع گزارش راهنمایی کنند، اشاره می‌کنیم:
- مخاطب‌تان را بشناسید: قبل از آغاز نوشتن گزارش، مطمئن شوید که می‌دانید آن را برای چه کسی می‌نویسید، چرا وی به این اطلاعات نیاز دارد و در نظر دارید که پس از خواندن آن چه اقداماتی انجام گیرند. شناخت مخاطب به شما در انتخاب سبک و انتقال اطلاعات به بهینه‌ترین وجه ممکن کمک می‌کند؛
- با دقت بازخوانی کنید: هیچ چیز مانند اشتباهات سهوی کیفیت گزارش دهی را از بین نمی‌برد. برای اصلاح این‌گونه خطاها، قبل از ارسال یا ارائه‌ی آن را به‌دقت بازخوانی کنید؛
- انتقادپذیر باشید: بسته به عنوان شغلی‌تان، ممکن است درباره‌ی گزارش‌ها انتقادات یا بازخوردهایی را دریافت کنید. سعی کنید روحیه‌ی انتقادپذیری‌تان را حفظ کنید. در نتیجه‌ی تمایل به دریافت بازخورد و استفاده از توصیه‌های مسئول ارشد، مهارت نوشتاری‌تان نیز بهبود می‌یابد؛
- از زمان به‌درستی استفاده کنید: گزارش دهی باکیفیت ممکن است از چند ساعت تا چند هفته زمان ببرد. قبل از آغاز نوشتن گزارش، زمان را بودجه‌بندی کنید و برای نوشتن به صورت مداوم، برنامه بریزید. شاید لازم باشد که اهداف ساعتی یا روزانه‌ای را نیز در نظر بگیرید تا روند پیشرفت‌تان مطابق با برنامه پیش برود.
خلاصه
گزارش دهی بخش مهمی از شرح شغل‌های مختلف است. توانایی نوشتن گزارش‌های مؤثر مهارتی کاربردی است که می‌تواند شما را در هر محیط کاری‌ای به عضوی ارزشمند تبدیل کند. برای یادگیری اصول گزارش دهی موفق، لازم است بدانید که هر کدام از انواع گزارش چه مواردی را در بر دارند و چگونه باید نوشتن آن‌ها را آغاز کرد. در این مطلب، توضیح دادیم که گزارش چیست و آموزش مراحل گزارش نویسی را به صورت مرحله به مرحله قرار دادیم. اگر سؤال و یا انتقادی درمورد این مطلب دارید با ما در میان بگذارید.
با ساختن یک رزومه حرفه‌ای، برای استخدام در بهترین فرصت‌های شغلی اقدام کنید.
منبع:
brainkart.com
indeed.com
دیدگاه