بازخورد چه اهمیتی دارد؟ نکات مهم دریافت و ارائه‌ی بازخورد
بازخورد یا فیدبک دقیقا چیست؟ ما به طور روزمره این اصطلاح را می‌شنویم، آیا واقعا می‌دانیم که بازخورد چیست و چرا تا این حد مهم است؟ یک بازخورد مؤثر فواید بسیاری دارد. فیدبک شامل اطلاعات ارزش‌مندیست که برای تصمیم‌گیری‌های مهم از آن استفاده می‌شود. در این مطلب به معنای بازخورد و اهمیت آن می‌پردازیم.
معنای بازخورد
اصطلاح «بازخورد» به معنای اطلاعات یا انتقاداتی از اعمال یا رفتار پیشین فرد است که از فردی به فردی یا گروهی دیگر منتقل می‌شود و دریافت‌کننده‌ی فیدبک می‌تواند از آن برای تطبیق و بهبود اعمال یا رفتار فعلی یا آینده خود بهره ببرد.
بازخورد زمانی اتفاق می‌افتد که محیط به عمل یا رفتاری واکنش نشان دهد. برای مثال «بازخورد مشتری» واکنش خریدار به محصول، خدمات یا سیاست‌های شرکت است، «بازخورد عملکرد کارمندان» واکنش کارمندان به بازخورد مدیرشان است و تبادل اطلاعات شامل هم عملکرد مورد انتظار و هم نمایش عملکرد پیشین است.
چرا کسی باید با بازخورد که ایده‌ی خوبی است مخالفت کند؟ همه از بازخورد سود می‌برند. هم با عقل سلیم و هم تحقیقات می‌توان به این نتیجه رسید که بازخورد و فرصت‌های استفاده از آن به بهبود و پیشرفت فرد، گروه، کسبوکار، شرکت یا سازمان دریافت‌کننده‌ی آن کمک می‌کند. هم‌چنین می‌توان اطلاعات همراه با بازخورد را برای انجام تصمیم‌گیری‌های آگاهانه‌تر مورد استفاده قرار داد و به ما کمک می‌کند تا با دیگران ارتباط برقرار کنیم و ارتباطات خود را حفظ کنیم.
۵ دلیل اهمیت بازخورد
یک بازخورد موثر، چه مثبت و چه منفی، فواید بسیاری دارد. بازخورد شامل اطلاعات ارزش‌مندیست که برای تصمیم‌گیری‌های مهم از آن استفاده می‌شود. شرکت‌هایی با بیش‌ترین بازدهی به طور مداوم به دنبال راه‌هایی برای افزایش بازدهی خود هستند و این دلیل برتر بودن آن‌ها میان سایر شرکت‌هاست. برای شرکت‌هایی با بیش‌ترین بازدهی «بهبود مستمر» فقط یک شعار نیست، تمرکز واقعی روی بازخورد‌ها از سراسر سازمان از جمله مشتریان، خریداران، کارمندان، تأمین‌کنندگان، فروشندگان و سهام‌داران است.
شرکت‌هایی با بیش‌ترین بازدهی نه تنها در پذیرش بازخورد‌ها به‌خوبی عمل می‌کنند، بلکه خودشان خواستار دریافت بازخورد هستند و می‌دانند که بازخورد‌ها زمانی مفید واقع می‌شوند که هم نقاط ضعف و هم نقاط قوت را بازگو کنند. بازخورد مؤثر مزایایی را برای ارائه‌دهنده، دریافت‌کننده و سازمان آن‌ها دارد. در ادامه ۵ دلیل را آورده‌ایم که اهمیت بازخورد‌ها را بازگو می‌کنند.
۱. همیشه بازخوردی هست
اگر از فردی در سازمان خود برسید که بازخورد چه زمانی رخ می‌دهد، به احتمال زیاد او به نظرسنجی‌های کارمندان، ارزیابی عملکرد یا ارزیابی آموزشی اشاره می‌کند. در حقیقت بازخورد‌ها همیشه در اطراف ما هستند. هر بار که با فرد، کارمند، مشتری یا فروشنده‌ای صحبت می‌کنیم، در حال ارسال بازخورد‌هایمان به او هستیم. در واقع برای ما غیر‌ممکن است که به هیچ‌کسی بازخورد ندهیم.
۲. بازخورد یعنی گوش دادن مؤثر
فرقی ندارد که بازخورد به صورت شفاهی انجام شود یا از طریق نظرسنجی، فردی که بازخورد را ارائه می‌کند باید بداند که درک و دریافت شده‌است و ارزش دارد. هنگامی برگزاری نظرسنجی‌ها برای پاسخ‌دهندگان توضیح دهید که چرا بازخوردشان برای شما اهمیت دارد و چگونه از آن استفاده خواهید کرد.
۳. بازخورد می‌تواند انگیزه‌بخش باشد
با درخواست بازخورد از کارمندان می‌توان برای آن‌ها انگیزه‌ای ایجاد کرد تا عملکرد بهتری داشته‌باشند. کارمندان دوست دارند احساس ارزش‌مندی کنند و از آن‌ها خواسته شود تا بازخورد‌هایی را ارائه کنند که می‌تواند بر تصمیم‌گیری‌های تجاری تأثیر‌گذار باشد. بفیدبک مشتریان، تأمین‌کنندگان، فروشندگان و سهام‌داران می‌تواند انگیزه‌ای برای برقراری روابط کاری بهتر باشد.
۴. بازخورد می‌تواند بازدهی را افزایش دهد
اغلب اوقات بازخورد با انتقاد اشتباه گرفته می‌شود. در واقع آنچه که به عنوان انتقاد منفی در نظر گرفته می‌شود، انتقاد سازنده است. انتقاد سازنده بهترین بازخوردی است که می‌تواند منجر به تصمیم‌گیری برای بهبود و افزایش بازدهی شود.
۵. بازخورد ابزاری برای یادگیری مداوم است
وقت خود را روی پرسیدن و یاد گرفتن این بگذارید که تجربه‌ی دیگران درباره‌ی کار با سازمان شما چگونه است. بازخورد مستمر در سراسر سازمان به منظور قرار گرفتن در راه رسیدن به اهداف، خلق استارتژی‌ها، توسعه‌ی محصولات و خدمات، بهبود روابط و مواردی از این قبیل مهم است. یادگیری مداوم کلید بهبود است.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
ارائه و دریافت بازخورد‌های مؤثر
ما همیشه در حال رد‌و‌بدل کردن بازخورد هستیم. چه مستقیما از طریق گفتاری یا نوشتاری و چه به صورت غیر‌مستقیم در حرکات و لحن صدا، بازخورد اطلاعاتی را در‌مورد رفتار‌ها منتقل می‌کند و کیفیت آن رفتار‌ها را ارزیابی می‌کند. قلمداد کردن بازخورد به عنوان خصومت شخصی بسیار آسان است، سعی کنید به بازخورد‌ها به چشم فرصتی برای یادگیری نگاه کنید.
بازخورد می‌تواند باعث تقویت نقاط قوت موجود شود، رفتار‌های هدفمند را در مسیرشان حفظ کند، تأثیرات رفتار‌های گوناگون را نمایان کند و توانایی شناسایی و اصلاح خطا‌ها را در دریافت‌کنندگان بازخورد افزایش دهد. از نکات زیر برای ارائه و دریافت بازخورد‌های مؤثر بهره ببرید.
دریافت بازخورد به شکلی مؤثر
- به فیدبک ارائه شده گوش دهید: به میان حرف فرد ارائه‌دهنده‌ی فیدبک نپرید. به حرفهای فرد گوش دهید، به چیزی که او واقعا می‌گوید گوش دهید نه به چیزی که تصور می‌کنید. اگر به جای گرفتن حالت تدافعی به خود و تمرکز بر روی پاسختان روی گوش دادن و درک حرفهای فرد مقابل تمرکز کنید، می‌توانید اطلاعات بیش‌تری را جذب کنید؛
- درباره‌ی پاسخ‌هایی که می‌دهید فکر کنید: اهمیت زبان بدن و لحن صدای شما از کلماتی که به‌کار می‌برید بیش‌تر است. مانع ایجاد نکنید. اگر حواستان پرت است و بی‌حوصله به نظر می‌رسید، پیامی منفی ارسال می‌کنید. از سوی دیگر نشان دادن توجه نمایان‌گر این است که برای حرفهای طرف مقابل ارزش قائلید و این باعث حس راحتی در هر دو طرف می‌شود؛
- پذیرا باشید: پذیرای ایده‌های جدید و نظرات متفاوت باشید. اغلب بیش‌تر از یک راه برای انجام کار‌ها وجود دارد و ممکن است دیگران نظرات کاملا متفاوتی درباره‌ی موضوعی خاص داشته‌باشند. هم‌چنین ممکن است چیز‌های ارزش‌مندی از دیگران بیاموزید؛
- پیام را درک کنید: به‌خصوص قبل از پاسخ دادن، مطمئن شوید که آنچه که به شما گفته شده را درک کرده‌اید. در صورت لزوم برای شفاف‌سازی سؤالاتی را بپرسید. به طور فعال گوش دهید و برای این‌که مطمئن شوید که بازخورد را به‌درستی تفسیر کرده‌اید، نکات کلیدی را با خود تکرار کنید. در محیطی گروهی قبل از پاسخ دادن از دیگران بخواهید تا بازخوردشان را ارائه دهند. در صورت امکان به طور صریح نوع بازخوردی که انتظارش را دارید بیان کنید تا غافل‌گیر نشوید؛
- تأمل کنید و تصمیم بگیرید تا چه کاری را انجام دهید: ارزش بازخورد و عواقب استفاده یا نا‌دیده گرفتن آن را ارزیابی کنید و سپس تصمیم بگیرید که حاضرید برای بازخورد چه کار‌هایی را انجام دهید. پاسخ شما انتخاب شماست. اگر با فیدبک موافق نیستید، از شخص دیگری نظر بخواهید؛
- پیگیری کنید: راه‌های بسیاری برای پیگیری بازخورد‌ها وجود دارد. گاهی اوقات پیگیری به معنای عمل کردن به پیشنهاداتی است که به شما داده شده‌است. در موارد دیگر ممکن است تصمیم بگیرید تا جلسه‌ای را برای صحبت برای فیدبک ترتیب دهید یا کار بازنگری شده‌ی خود را مجددا برای ارائه‌دهنده‌ی بازخورد ارسال کنید.
ارائه‌ی بازخورد‌های مؤثر
ایده‌های خود را اولویت‌بندی کنید. بازخوردتان را به مهم‌ترین مسائل محدود کنید. ارزش بالقوه‌ی بازخوردتان برای دریافت‌کننده‌ی آن و نحوه‌ی پاسخگویی توسط او را در نظر بگیرید. هم‌چنین ارائه‌ی بازخورد‌های بیش از حد در یک زمان می‌تواند برای دریافت‌کننده‌ی آن سخت باشد.
روی رفتار تمرکز کنید نه شخص مقابل
یکی از استراتژی‌ها این است که رفتار فرد را به صورت سؤال بیان کنید، سپس احساس خود را در مورد آن توصیف کنید و با آنچه که می‌خواهید به بازخوردتان پایان دهید. این استراتژی این امکان را به شما می‌دهد تا به‌جای تفاسیر فرضی، با بهره‌گیری از «من» و تمرکز بر روی رفتار‌ها، اتهام‌آمیز به نظر نرسید.
برای مثال به جای «مشخص است که به این دوره‌ی آموزشی اهمیت نمی‌دهی!» می‌توانید بگویید «یک هفته می‌شود که تو را در کلاس ندیده‌ام. نگران این هستم که اطلاعات مهمی را از دست داده‌باشی. آیا می‌توانیم برای صحبت درباره‌ی این موضوع ملاقاتی داشته‌باشیم؟»
توازن را در محتوا رعایت کنید
از «تکنیک ساندویچ» استفاده کنید. با ارائه‌ی نظرات در‌مورد نقاط قوت خاص شروع کنید. با این روش کار‌هایی که دریافت‌کننده‌ی بازخورد باید به انجامشان ادامه دهد را مشخص می‌کنید. سپس چیز‌هایی که می‌توانند بهبود یابند و راه‌های بهبودشان را بیان کنید و با یک نظر مثبت، فیدبک را به پایان برسانید. این مدل به افزایش اعتماد به نفس و نگه‌داشتن نقاط ضعف در معرض دید کمک می‌کند.
برای مثال به جای «صدایت به اندازه‌ی کافی بلند نبود، به هر حال ارائه خوب پیش رفت» می‌توانید بگویید «ارائه‌ی شما عالی بود. ارتباط چشمی خوبی برقرار کردید و به‌خوبی آماده بودید. شنیدن صدایتان از ته اتاق کمی سخت بود، با کمی تمرین می‌توانید بر این مشکل غلبه کنید. با همین روند به کارتان ادامه دهید!»
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
دقیق باشید
از نظرات کلی که برای دریافت‌کننده استفاده‌ی چندانی ندارد خودداری کنید. سعی کنید تا برای شرح بازخوردتان مثال‌هایی را به آن اضافه کنید. هم‌چنین ارائه‌ی گزینه‌های جایگزین به جای فقط توصیه کردن به دریافت‌کننده این امکان را به او می‌دهد تا تصمیم بگیرد تا با بازخوردتان چه کند.
واقع‌بین باشید
فیدبک باید روی چیز‌های تغییر‌پذیر متمرکز باشد. دریافت نظر درباره‌ی چیز‌هایی که کنترلی بر رویشان ندارید، بی‌فایده و خسته‌کننده است. هم‌چنین به یاد داشته‌باشید که کلمات «همیشه» و «هرگز» را به‌کار نبرید. رفتار افراد انقدر هم با بازخورد‌های شما سازگار نیست.
صاحب بازخوردتان باشید
هنگام ارائه‌ی نظرات ارزیابی به جای «آن‌ها» یا «یک» از ضمیر «من» استفاده کنید، که به این معناست که همگان با نظرتان موافقند. به یاد داشته‌باشید که بازخورد صرفا نظر شماست.
بازخوردتان را به‌موقع ارائه دهید
به دنبال زمان مناسبی برای ارائه‌ی بازخوردتان باشید. سرعت در ارائه‌ی فیدبک امری کلیدی است زیرا در صورت تأخیر بیش از حد، بازخورد تأثیرش را از دست می‌دهد. ارائه‌ی بازخورد با تأخیر می‌تواند باعث ایجاد رنجش و حس گناه در دریافت‌کننده‌ی آن شود، به‌خصوص اگر فرصت بهبود اوضاع از بین رفته باشد. هم‌چنین اگر بازخوردتان در درجه‌ی اول منفی است، برای آماده‌سازی چیزی که می‌خواهید بگویید یا بنویسید کمی زمان صرف کنید.
همواره پشتیبانی خود را ارائه دهید
بازخورد باید فرایندی مستمر باشد نه فقط رویدادی که یک بار اتفاق می‌افتد. پس از فیدبک تلاشی آگاهانه برای بگیری آن انجام دهید. به دریافت‌کنندگان اجازه دهید بدانند که در صورت داشتن سؤال در دسترس هستید. در صورت لزوم از آن‌ها فرصت دیگری را برای ارائه‌ی بازخورد‌های بیش‌تر بخواهید.
خلاصه
معمولا افراد فیدبک مثبت را دوست دارند اما بعضی افراد بازخورد منفی را ترجیح می‌دهند. دریافت و ارائه‌ی فیدبک مؤثر نیازمند مهارت و یادگیری نکاتی است که در این نوشتار به آن‌ها پرداختیم. در این مطلب توضیح دادیم بازخورد چیست و ۵ دلیل اهمیت بازخورد را مرور کردیم، اگر شما هم بازخورد و یا نظری دارید حتما با ما به اشتراک بگذارید.
با ساختن یک رزومه حرفهای، برای استخدام در بهترین فرصت‌های شغلی اقدام کنید.
دیدگاه