آیا کارکنان واقعا می توانند بدون ترس از مجازات سخن بگویند؟

اگر کارمندان در مورد مسایل سازمان سخن بگویند، سازمان ها سود می برند. بنابراین جای تعجب نیست که بسیاری از رهبران اذعان می دارند که خواهان تشویق کارکنان خود برای صحبت کردن آزادانه در مورد امور سازمان هستند؛ چه بوسیله پیشنهاد ایده های جدید خلاقانه، شناسایی نقاط بهبود فرآیند، یا حتی صحبت در مورد رفتارهای غیر اخلاقی در سازمان. اما مطالعات متعدد نشان داده است که اغلب، تلاش رهبران برای تشویق کارکنان برای صحبت کردن اثربخش نبوده است.

برای مثال در تحقیقی که بوسیله « اتان بوریس» انجام شده است، مشخص شده که رهبران معمولا در مقابل کارکنانی که آنها را به چالش کشیده اند و با آنها مخالفت کرده اند، واکنش منفی نشان داده اند، حتی زمانیکه کارمندان بطور سازنده ای برخورد کرده اند. کارکنانی که سعی می کنند در برابر تغییرات معینی مقاومت کنند یا در تعاملات غیر خصمانه و سازنده شرکت می کنند، به احتمال زیادی توسط سرپرستان خود بعنوان افرادی با عملکرد ضعیف شناسایی می شوند. در تحقیقاتی که انجام شده است ، یافته هایی بدست آمده است که نشان می دهد مقابله به مثل سرپرست یا مدیر می تواند بیش از اینها باشد. در مطالعات اخیر ، این پرسش مورد بررسی قرار گرفته است که آیا کارکنانی که سرپرستان خود را بصورت سازنده ای به چالش کشیده و سخن خود را بیان می کنند، با سوء برخورد رهبری مواجه می شوند؟

برای انجام این تحقیق، اطلاعات از کارکنان طیف گسترده ای از صنایع مختلف در بلژیک جمع آوری شده است. ایمیل دعوت به همکاری برای کارکنان این سازمانها که درخواست مشارکت بصورت مصاحبه آنلاین را ارائه کرده بودند، ارسال شد. از این کارکنان خواسته شد که یک همکار آشنا به کار خود را نیز برای مشارکت دعوت کنند. این تحقیق با ۱۳۸ کارمند - همکار ( در کل ۲۷۶ نفر) به پایان رسید. کارکنان به سوالاتی درخصوص چگونگی سوء برخورد مدیرانشان پاسخ دادند، در عین حال همکارانشان به سوالات مربوط به میزان مقاومت سازنده ای که کارمند مربوطه نسبت به مدیرش داشته است، پاسخ دادند. بررسی ها ( تفاوت ها در آموزش و نوع صنعت تحت کنترل بود) نشان داد که هر چقدر کارکنان بوسیله همکارانشان تصور می شد که مقاومت سازنده نسبت به سرپرستان خود دارند، به همان میزان احتمال اینکه کارکنان، رفتارسرپرستان خود را توهین آمیز ارزیابی کنند، وجود داشت. مثال هایی از رفتارهای توهین آمیز عبارت بودند از : مسخره کردن کارکنان توسط مدیران، بی احترامی مدیران، تجاوز به حریم خصوصی کارکنان، یا سکوت در برابر آنها.

این تحقیق به مدیرانی که می خواهند از این مشکلات جلوگیری کرده و فرهنگ گفتگو را گسترش دهند، راهکارهایی را پیشنهاد می دهد. یکی از مهمترین آنها اینست که از تعارض و مخالفت سازنده استقبال کنید. بجای اینکه منتظر کارکنان باشید تا سخن بگویند، خودتان بحث را شروع کنید. بحث و گفتگوی ساختار یافته می تواند موجب گشایش دیدگاه های مختلف و متعدد شود‌.

راهکار دیگر اینست که احساسات خود را کنترل کنید. هر زمان احساس کردید که توسط گفته های کارمندتان رنجیده می شوید، قبل از اینکه واکنش نشان دهید به این فکر کنید که آیا می خواهید تعارض احتمالی بیشتر شود؟ از اینکه نقطه نظرات خود را مستقیما بیان کنید واهمه ای نداشته باشید، اما اجازه ندهید احساسات منفی از درون شما سرریز شوند.

در نهایت، از تفاوت های فرهنگی آگاهی داشته باشید. در بعضی فرهنگ ها سخن گفتن مستقیم، عادی و هنجار است؛ در برخی دیگر افراد سخن نمی گویند اما مساله همچنان وجود دارد؛ در برخی فرهنگ ها بعنوان مثال، زیردستان ممکن است رهبران خود را آشکارا به چالش نکشند ، اما هنوز با آنها مخالفت داشته باشند؛ در بعضی دیگر از فرهنگ ها نیز نقد صریح و بی پرده ممکن است شروع یک بحث خوب و اثربخش باشد.

به کارکنانی هم که تلاش می کنند در سازمان سخن خود رابیان کنند پیشنهاد می شود که شروع به اعتمادسازی کنند. ساده ترین راه برای انجام این کار چیست؟ کارخود را بدرستی انجام دهید. نشانه اصلی برای مدیران جهت اعتماد به کارکنان خود اینست که کارکنان نشان دهند در کاری که انجام می دهند شایسته هستند. البته تفاوت های فرهنگی در ایجاد اعتماد نیز وجود دارد. در بسیاری از کشورهای غربی این عقیده وجود دارد که ابتدا اعتماد باید توسط رهبر داده شود تا مشاهده گردد که چگونه کارکنان بخوبی کار خود را انجام می دهند‌.در حالیکه در بسیاری از کشورهای آسیایی مرسوم است که رهبر انتظار دارد زیردستانش به او نشان دهند که سزاوار اعتماد وی هستند.

همچنین مهم است که در اسرع وقت سخن خود را بیان کنید. اگر شما بازخورد خود را تا آنجا که ممکن است سریع ارائه ندهید ، ممکن است موجب ایجاد تعارض و سرخوردگی شود که در نهایت ممکن است منتج به پاسخ و واکنش نامناسب شود.

در نهایت، کارکنان نیز می بایست احساسات خود را کنترل کنند. سعی کنید بوسیله کنترل و اتخاذ رویکرد مشارکت، بعنوان یک حرفه ای و متخصص ظاهر شوید. نشان دهید که شما پیچیدگی های کار رهبر خود را درک می کنید و برای ایجاد ارزش مشترک سخن خود را بیان می کنید.ایجاد فرهنگ گفتگو بطور کلی خوب است، با این حال رهبران ارشد می بایست بدون آموزش مدیران میانی خود در خصوص نحوه پاسخگویی، نسبت به تشویق کارکنان خود برای بیان سخنانشان محتاط باشند. سازمان های خردمند ، مدیران و کارکنان خود را برای برقراری ارتباط صریح بدون هیچ عکس العمل ناکارآمدی، تشویق می کنند.

منبع: HBR.org