مدیران چگونه می‌توانند از تکنیک ساندویچ برای ارائه بازخورد استفاده کنند؟

تکنیک ساندویچ، روشی مؤثر برای مدیران است تا انتقاد سازنده را با رویکردی ملایم‌تر در محیط کار مطرح نمایند. مدیرانی که نگران پیامدهای انتقال پیام انتقادآمیز هستند، از این ابزار استفاده می‌کنند.

در این مطلب، تکنیک ساندویچ را به‌عنوان ابزاری مناسب برای انتقاد سازنده از کارمندان، معرفی می‌کنیم. همچنین، منابع مورد نیاز مدیران را برای استفاده از این ابزار، بررسی می‌کنیم.

تعریف تکنیک ساندویچ

به‌طور خلاصه، تکنیک ساندویچ را ابزاری مدیریتی برای ارائه بازخورد منفی به کارمندان با پایان خوش می‌دانند. مراحل اجرای این تکنیک، نسبتا ساده و به شرح زیر هستند:

1. ارائه نظر مثبت به کارمند؛
2. مطرح‌کردن انتقاد سازنده با لحن مثبت؛
3. ارائه نظر مثبت دیگر به کارمند.

تحقیقات نشان داده‌اند که اگر نسبت نظرات مثبت به نظرات منفی، حداقل ۵ به ۱ باشد، تلخی انتقاد سازنده از بین خواهد رفت. درواقع، برای هر نظر منفی که به شما ارائه می‌شود، باید ۵ نظر مثبت دریافت کنید تا آثار منفی نظر اصلی، تعدیل و سلامت فکری و احساسی شما، حفظ شود.

از نظر بتی لوچنر، مربی اجرایی و بنیان‌گذار شرکت مربی‌گری و آموزش کورنراستون، «نظراتی که به یکدیگر می‌دهیم، باید ۸۰٪ مثبت و فقط ۲۰٪ منفی باشند».

مزایای استفاده از تکنیک ساندویچ

بسیاری از مدیران از ارائه بازخورد سازنده به کارمندان، بیزار هستند. اما فرایند بازخورد، نقشی اساسی در کمک به کارمندان برای رسیدن به پیشرفت شغلی و رشد حرفه‌ای، ایفا می‌کند. همچنین، بازخورد، ماشین شرکت را روغن‌کاری و عملکرد نرم آن را تضمین می‌کند.

کارمندان باید مدیر را فردی قاطع بیابند که از رک‌گویی، ابایی ندارد. از طرف دیگر، فرایند ارائه بازخورد، باید برای هر دو طرف کارمند و مدیر، مثبت باشد تا نتیجه مطلوب به دست آید.

علت اصلی بی‌میلی مدیران نسبت به ارائه بازخورد، نگرانی بابت ناراحتی، خشم یا رفتار انتقام‌جویانه کارمندان است. اگر مدیران از تکنیک ساندویچ در فرایند ارائه بازخورد موثر استفاده کنند، مزایای آن را مشاهده کرده و بیش‌ازپیش به انتقاد سازنده از کارمندان خواهند پرداخت.

استفاده از تکنیک ساندویچ در محل کار، دو مزیت مهم برای مدیران دارد. این دو مزیت به شرح زیر هستند.

1. روش ساندویچ، تلخی انتقاد را در دو لایه شیرین تشویق و قدردانی، قبل و بعد از ارائه بازخورد سازنده، می‌پوشاند؛
2. شروع گفت‌وگو با قدردانی از زحمات کارمند، از شکل‌گیری جو پرتنش جلوگیری کرده و فضا را برای نقد عملکرد و زمینه پیشرفت کارمند، آماده می‌سازد.

چگونه از تکنیک ساندویچ استفاده کنیم؟

گفت‌وگو را با تقدیر از کارمند شروع کنید، نقد سازنده را به آن اضافه نمایید و سپس، بحث را با قدردانی بیشتر به پایان برسانید. مراحل استفاده از این تکنیک به شرح زیر هستند.

۱. سر بحث را با یک قرص نان، باز کنید

ابتدا یکی از مشاهدات خود را درباره اقدامی که نتیجه اثربخش داشته یا ویژگی شخصیتی که به سود شرکت بوده، بیان کنید. همواره زبان بدن و ارتباط کلامی خود را کنترل و لحن عاری از قضاوت را حفظ کنید. رفتار شما باید غیرتقابلی، گرم و دوستانه باشد تا گفت‌وگو با لحن مثبت، انجام بگیرد.

مثال: تأکید کنید که شاهد روحیه تیمی عالی از طرف کارمند مورد نظر بوده‌اید و از انگیزه‌دادن او به همکارانش در طول روز کاری، آگاه هستید.

۲. گوشت یا غذای اصلی را به ساندویچ اضافه کنید

کار اصلی در این مرحله شروع می‌شود. بعد از تحسین‌کردن باید سراغ اصل مطلب بروید. قبل از آغاز گفت‌وگو با کارمند، باید لیستی از همه رفتارهای منفی او، تهیه کنید. کلی‌گویی روش مناسبی برای ایجاد تغییر مؤثر در محل کار نیست.

نمونه‌هایی از رفتار نامناسب کارمند را با لحن سازنده و مثبت، ارائه دهید. البته نباید از این فرصت سوءاستفاده کرده و لیست بلندبالای اشتباهات و رفتارهای منفی را به ‌صورت کارمند بگوبید. گوشت تکنیک ساندویچ را به ۱ تا ۳ مشکل اصلی، محدود کنید تا تلخی آن، با قدردانی نهایی قابل‌پوشش باشد.

مثال: ۱ تا ۳ مشکل اصلی را مطرح کرده و آثار منفی آن‌ها را توضیح دهید. پس از تشریح مثال اول، توضیح دهید که چگونه افراط و رفتار متعصبانه، تأثیر منفی بر عملکرد سایر کارمندان می‌گذارد. تأکید کنید که انرژی مثبت، مفید است اما باید در تعامل با همکاران، تعادل ایجاد کرد تا دلخوری به‌وجود نیاید.

۳. گفت‌وگو را با یک قرص نان تمام کنید

گفت‌وگو را با ذکر یک نکته مثبت، به پایان برسانید. دید مثبت خود در مرحله ۱ را تکرار کنید و توضیح دهید که رفتار مناسب کارمند، تأثیری مثبت بر محل کار گذاشته است. از حفظ لحن و زبان بدن مثبت در کل بحث، اطمینان حاصل کنید.

مثال: دید مثبت قبلی خود را تکرار کرده و توضیح دهید که همکاران، دیدگاه مثبتی نسبت به رفتار مناسب او دارند. همچنین، منابع موجود را در اداره منابع انسانی در اختیار کارمند مورد نظر قرار دهید تا بتواند این مشکل را برطرف کرده و به رشد و پیشرفت حرفه‌ای خود، ادامه دهد.

منابع پیشنهادی برای مدیرانی که از تکنیک ساندویچ استفاده می‌کنند

وب‌سایت MindTools.com، منبعی عالی برای مدیرانی است که تلاش می‌کنند تا بازخورد مؤثر را به کارمندان خود ارائه دهند. در یکی از مقاله‌های این وب‌سایت با عنوان «ارائه بازخورد»، پیشنهادهای جالبی برای تأکید بر دید مثبت و حفظ عملکرد بالا و روحیه تیمی، ارائه شده‌اند.

اگر شما به‌عنوان یک مدیر، از تکنیک ساندویچ استفاده کنید، در ارائه بازخورد منفی به کارمندان، به موفقیت بیشتری دست خواهید یافت. همواره گفت‌وگو را با قدردانی از رفتار یا شخصیت مثبت کارمند، آغاز کنید. انتقاد سازنده را با لحن مثبت و رفتار دوستانه، ارائه دهید و گفت‌وگو را با ذکر یک نکته مثبت دیگر درباره کارمند یا تکرار قدردانی از او، به اتمام برسانید.

منبع: careeraddict.com