چگونه در ارزیابی عملکرد کارکنان خود موفق عمل کنید؟

امیرحسین رفیعیان

احتمالا در تجارب پیشین خود با این واقعیت مواجه شده‌اید که انتقاد از کارکنان درمورد کارهایی که در طول یک سال کاری انجام داده یا از آنها غافل بوده‌اند، کار خوشایندی نیست. این کار باعث می‌شود که فردی که ارزیابی می‌کند نیز به‌اندازه کسی که مورد ارزیابی می‌گیرد، احساس بدی پیدا کند؛ اما راهکارهای جدیدی برای ارزیابی عملکرد کارکنان وجود دارد که از ایجاد حس ناخوشایند میان افراد جلوگیری می‌کند.

این موضوع واقعیت دارد که ارزیابی عملکرد کارکنان باید به‌شکل رسمی انجام شود؛ با ‌این ‌حال، در زمان مکالمه درمورد اهداف شرکت و وضعیت کاری، ایجاد فضایی آرام ضروری خواهد بود. چنین اقدامی باعث می‌شود که همه افراد از نتیجه کار احساس خوبی داشته باشند و در عین‌ حال تمام اهداف ارزیابی عملکرد، محقق شوند.

به‌طور قطع، نیاز نخواهد بود که افراد احساس ناخوشایندی داشته باشند یا این جلسات با واکنش‌های احساسی افراد تمام شود. اگر برای اولین بار است که به ارزیابی عملکرد کارکنان می‌پردازید یا به‌طور کامل، با راه‌ورسم انجام ارزیابی عملکردهای بی‌دردسر آشنایی ندارید، بهتر است نکات ارائه‌شده در این مقاله درمورد ارزیابی عملکرد کارکنان را در نظر بگیرید.

پیش از ارزیابی عملکرد کارکنان

۱. از شروع سال، اهداف مشخصی را برای افراد تعیین کنید

در شروع سال، باید جلسات جداگانه‌ای با کارکنانتان برگزار کنید تا با هدفگذاری شخصی آنها آشنا شوید؛ همچنین برای هر فردی اهداف شغلی جداگانه‌ای را تعیین کنید.

برای مثال، اگر در بخش فروش فعالیت می‌کنید، باید اهداف شفافی را برای کارکنان خود تعیین کنید تا کارکنان جهتی که به‌سمت آن حرکت می‌کنید را درک کنند. این موضوع به تعیین لحن نهایی ارزیابی عملکرد کارکنان کمک می‌کند و ستون اولیه ارزیابی عملکرد را ایجاد می‌کند. می‌توانید بر اساس این مطالبی که با فرد توافق کرده‌اید، در طول سال به ارزیابی عملکرد آنها بپردازید.

۲. ارزیابی عملکرد کارکنان و ارائه‌ بازخورد را در طول سال پیگیری کنید

زمانی که کارمندی وارد اتاق ارزیابی عملکرد می‌شود، انتظار مواجهه با رخدادها‌ی ناگهانی را ندارد؛ به همین ‌دلیل، ارائه بازخور درمورد عملکرد افراد در طول سال اهمیت زیادی دارد.

برای مثال، مدیران نباید ۳ ماه بعد از یک رخداد نابه‌هنجار با فرد خاطی درباره برخوردش با همکاران صحبت کنند. این موضوع باعث می‌شود که افراد تصور اشتباهی از سبک مدیریتی شما پیدا کنند و مهارت‌های مدیریتی شما را زیر‌ سؤال ببرند؛ زیرا بیان‌نکردن به‌موقع مسائل، سوءتفاهم‌هایی را به ‌همراه دارد.

بنابراین، اگر پیش از ارزیابی عملکرد کارکنان با مسئله‌ای مواجه شدید، بهتر است همان‌ موقع موضوع را با کارکنانتان در میان بگذارید و یک استراتژی برای غلبه بر مشکل ایجاد‌شده تعیین کنید؛ بدین ‌ترتیب، می‌توانید در جلسات بعدی به صحبت درمورد پیشرفت افراد در حوزه‌هایی بپردازید که برای بهبود آنها تلاش می‌کنند یا در جلسات سالیانه، دلایل عدم پیشرفت را از افراد جویا شوید.

۳. در ارزیابی عملکرد کارکنان ساختار شفافی داشته باشید

 در ارزیابی عملکرد کارکنان ساختار شفافی داشته باشید

زمانی که صحبت از ارزیابی عملکرد کارکنان در محیط کاری می‌شود، باید ساختار شفافی وجود داشته باشد تا همه مدیران و کارکنان واحد‌های مختلف از این ساختارها پیروی کنند.

تمام مدیران باید نمونه یکسانی از فرم ارزیابی عملکرد در اختیار داشته باشند و این فرم‌ها باید حداقل چند هفته قبل از جلسات برنامه ریزی شده، در اختیار کارکنان قرار داده شود تا آنها نیز ضرب‌الاجل یکسانی برای تمام‌کردن فعالیت‌های خود داشته باشند.

دعوت‌نامه‌های افراد نیز باید برای تمام کارکنان ارسال شود و نباید تغییر یا تأخیری در روند ملاقات‌ها ایجاد شود؛ مگر اینکه وضعیت شرکت به‌صورتی باشد که به اقدامات فوری و اورژانسی نیاز شود؛ بدین ‌ترتیب، همه افراد رخداد‌های پیش ‌روی خود را متوجه می‌شوند و از پروتکل‌های یکسانی پیروی می‌کنند.

۴. برای جلسات ارزیابی عملکرد کارکنان، آماده شوید

هیچ‌چیزی بدتر از این نیست که مدیر بدون آمادگی قبلی وارد جلسات ارزیابی عملکرد کارکنان شود. از مدیر انتظار می‌رود که جلسات ارزیابی عملکرد را هدایت کند و باید شکل منسجمی از توضیحات و نکات در چنین جلساتی مطرح شوند.

برای اینکه آمادگی کامل را برای حضور در چنین جلساتی داشته باشید، باید به تهیه دستور جلسه بر اساس یادداشت‌هایی که در طول سال نوشته‌اید، بپردازید؛ همچنین باید به بررسی فرم خود ارزیابی همکارتان بپردازید و بخش‌هایی از آن را در ارزیابی نهایی خود در نظر بگیرید.

در حین جلسه ارزیابی عملکرد کارکنان

۵. با بیان نکات مثبت جلسه ارزیابی عملکرد کارکنان را آغاز کنید

شروع‌ با لحن مثبت، یکی از راهکارهایی است که در بیشتر منابع علمی به آن اشاره شده است. هیچ فردی دوست ندارد که انتقادات پشت‌سرهم دیگران را بشنود و برای مدت ۳۰ دقیقه چیزی از احساسات منفی درون خود بروز ندهد. چنین برخوردی با کارکنان موجب می‌شود که آنها نتوانند نکاتی مهمی را که مدیران با آنها در میان می‌گذارند، بشنوند.

در عوض، پیشنهاد می‌شود که مدیران کار را با یک سؤال ساده، مانند‌ «امسال چه وضعیتی داشته‌اید؟» یا بیان فهرستی از موفقیت‌های آن کارمند آغاز کنند. چنانچه مدیر به عملکرد او هرگونه انتقادی دارد، بهتر است بیان آن را به بخش‌های بعدی گفت‌وگوی خود موکول کند.

۶. جلسات ارزیابی عملکرد کارکنان را به مکالمه‌ای دوطرفه تبدیل کنید

اغلب موفق‌ترین جلسات ارزیابی عملکرد کارکنان، گفت‌وگوهای باز و دوجانبه‌ای هستند. باید به‌طور پیوسته مواردی را بپرسید و جملاتی را بیان کنید که کارمند را به صحبت‌کردن وادار کنند. می‌توانید از این روش برای درک فرایند فکری فرد استفاده کنید و با دغدغه‌های وی آشنا شوید.

۷. رویکردی مبتنی بر تقابل نداشته باشید

در ارزیابی عملکرد کارکنان رویکردی مبتنی بر تقابل نداشته باشید

در ارزیابی عملکرد کارکنان چنانچه نکته‌ای‌ منفی وجود دارد که می‌خواهید درباره‌اش صحبت کنید، بکوشید که این کار را به‌شکل سازنده‌ای انجام دهید؛ برای این کار می‌توانید نگرانی‌های خود را پیرامون موضوعی مطرح کنید و سپس راه‌هایی را برای بهبود وضعیت به فرد پیشنهاد کنید؛ به‌عبارت ‌دیگر، کارکنان خود را متهم نکنید؛ در عوض، از آنها بخواهید که نظر و احساس خود درمورد موقعیت مشخصی بیان کنند.

۸. درمورد توازن کار و زندگی فرد با وی صحبت کنید

ایجاد توازن میان کار و زندگی اهمیت بسیاری دارد؛ زیرا این موضوع در بلندمدت باعث می‌شود که افراد نسبت به محیط کاری خود احساس منفی پیدا نکنند. جلسات ارزیابی عملکرد کارکنان، فرصت مناسبی را برای صحبت با کارکنان درباره این مسائل فراهم می‌کند.

این جلسات زمان مناسبی برای صحبت درمورد میزان شادی و پیشرفت آینده افراد محسوب می‌شود؛ بدین‌ ترتیب، مدیران می‌توانند به‌منظور توسعه‌ هر کارمندی نقشه‌ای را برای او ترسیم کنند. حتی اگر این پیشرفت در آینده نزدیکی رخ ندهد، داشتن دیدی از هدف نهایی، نکته مثبتی برای آینده کارکنان خواهد بود.

۹. در ارزیابی عملکرد کارکنان فقط قول‌هایی را بدهید که می‌توانید آنها را برآورده کنید

موقعیت‌های فراوانی پیش می‌آید که مدیران وعده‌های اضافی به کارکنان می‌دهند که عملی نمی‌شوند؛ این وعده‌ها ممکن است افزایش حقوق، تغییر در عنوان شغلی یا منافع سازمانی بهتر را شامل شود؛ به‌طور معمول، چنین‌ قول‌هایی عاقبت خوبی به همراه ندارند.

این وعده‌ها در جلسات ارزیابی عملکرد کارکنان باعث می‌شود که کارکنان انگیزه خود را از دست بدهند و در موقعیت‌های دیگری به‌دنبال فرصت‌های بهتری باشند. نکته اصلی این مسئله این است که مدیران نباید قول‌های بدون پشتوانه‌ای را بدهند. مدیران بهتر است زمانی خبر‌هایی از این دست را به کارکنانشان بدهند که به‌طور رسمی از جانب مدیر بالاسری آنها تأیید شده است.

۱۰. نظر کارکنان را درمورد نحوه فعالیت خودتان جویا شوید

از آن‌ جایی که جلسات ارزیابی عملکرد کارکنان باید جلسات دوطرفه‌ای باشد، شما باید از کارمندانتان بخواهید که بازخور‌های خود را درمورد نحوه مدیریت شما بیان کنند؛ در این حالت، کارمندان ممکن است نکات درستی را به شما گوشزد کنند که از دیدتان پنهان مانده‌ است.

می‌توانید در این جلسات از کارکنان بپرسید که «چه اقداماتی از جانب شما به بهبود عملکردشان کمک کرده است؟» یا «دوست دارند در ادامه چه کارهایی را برای بهبود عملکرد آنها انجام دهید». از لحاظ‌کردن تغییرات لازم، مطمئن شوید تا به کارکنانتان نشان دهید که نظر آنها برای شما اهمیت دارد.

۱۱. در ارزیابی عملکرد کارکنان گفت‌وگو را با نکته مثبتی به پایان ببرید

مطمئن شوید که کارکنانتان اتاق را با انگیزه و بهره وری بالا ترک می‌کنند. باید ارزیابی کلی خود را خلاصه‌سازی کنید و به نکاتی بپردازید که می‌خواهید در سال آینده بهبود پیدا کنند؛ به‌ویژه باید کاری کنید که کارکنان نیز احساس کنند که زمانی که به راهنمایی‌تان نیاز دارند، فرصت گفت‌وگو با شما را خواهند داشت.

بعد از جلسه ارزیابی عملکرد کارکنان

۱۲. اجازه دهید که به بررسی یادداشت‌های شما بپردازند

بهتر است بعد از ارزیابی عملکرد کارکنان، نسخه‌ای از فرم ارزیابی عملکرد را در اختیار کارمندان قرار دهید تا آنها نیز فرم را مطالعه کنند و اگر با موضوعات مطرح‌شده در آن موافق هستند، آن را امضا کنند. بهتر است افراد را تشویق کنید که رونوشتی را از این برگه تهیه کنند تا بتوانند در طول سال و موقعیت‌های لازم، دوباره به موضوعات مطرح‌شده در آن مراجعه کنند.

۱۳. نسخه‌ای از ارزیابی عملکرد را در اختیار واحد منابع انسانی قرار دهید

زمانی که کارمند فرم را امضا کرد، باید این نسخه را در اختیار واحد منابع انسانی قرار دهید تا آن را در بخش سوابق کارکنان بایگانی کنند. این امر به واحد منابع انسانی کمک می‌کند تا به تحلیل چنین داده‌هایی بپردازد و الگو‌های تکرارشونده را شناسایی کند.

این موضوع به شناسایی حوزه‌هایی کمک می‌کند که به بهبود نیاز دارند؛ این بهبود‌ها می‌تواند از طریق آموزش‌های اضافی یا روش‌های مدیریتی دیگری ایجاد شوند.

۱۴. به پیگیری اقداماتی بپردازید که درمورد آنها صحبت کرده‌اید

اگر در طول جلسه برنامه‌ای عملی برای فرد تعیین کرده‌اید، باید سر قول خود بمانید و به‌صورت هفتگی یا ماهانه پیشرفت وی را دنبال کنید تا از آن مطمئن شوید.

فرقی نمی‌کند که بار چه فعالیت‌هایی را بر دوش می‌کشید، باید پس از ارزیابی عملکرد کارکنان، نقاطی از تقویم خود را به پیشرفت کارکنانتان اختصاص دهید تا از همراهی خود با این برنامه مطمئن شوید. این اقدام به کارکنان نشان می‌دهد که پیشرفتشان برای شما اهمیت بسیاری دارد (موضوعی که برای موفقیت لازم است) و آنها را به بهبود عملکردشان ترغیب می‌کند.

جمع‌بندی

در نهایت، شما می‌خواهید کارکنان با احساس خشنودی از عملکرد و شغل خود محیط کاری را ترک کنند. اگر بتوانید این کارها را در برنامه ارزیابی عملکرد خود بگنجانید، در مسیر درستی قرار می‌گیرید و می‌توانید ضمن ارائه نقد‌های سازنده به افراد، فرصتی را نیز برای پیشرفت آنها فراهم کنید.

آیا پیش از این در جلسات ارزیابی عملکرد کارکنان به مشکل بر خورده‌اید؟ اگر چنین بوده است، در ادامه بحث به ما بپیوندید و مشکلات خود را در بخش نظرات مطرح کنید.

منبع: careeraddict.com

۵.۰ ( ۲ امتیاز )

بخش کارفرما

آگهی استخدام خود را ثبت کنید و منتظر بهترین‌ها باشید

مطالب مرتبط

۴.۸

چرا بسیاری از شرکت های بزرگ در حال متوقف ساختن رویکرد رتبه بندی از سیستم ارزیابی عملکرد کارکنان هستند؟

  درباره نویسندگان: آقای دیوید راک (David Rock) با ابداع واژه نورولیدرشیپ (Nueroleadership) ریاست این موسسه را نیز بر عهده دارد که با استفاده از ...

  ۳,۱۱۱  |    ۴ دقیقه 

۴.۵

۶ گام ضروری برای مدیریت عملکرد ضعیف کارکنان

همه کارکنان پیش از استخدام در یک شرکت، یک دوره‌‌ آزمایشی را پشت سر می‌گذارند که مدیران از طریق آن عملکرد ضعیف کارکنان را ارزیابی ...

  ۶۹۲  |    ۷ دقیقه 

۴.۰

ارزیابی عملکرد چیست و رعایت چه نکاتی آن را بهبود می‌بخشد؟

ارزیابی عملکرد چیست؟ روش های ارزیابی عملکرد چیست؟ نکاتی برای کمک به شما در آمادگی برای ارزیابی عملکرد آماده‌شدن برای ارزیابی عملکرد به بررسی دقیق‌تر ...

  ۱,۳۶۰  |    ۵ دقیقه 

۴.۶

چگونه می توانید شهرت و اعتبار خود را در محیط کار احیا کنید؟

درباره نویسنده: کارولین اوهارا (Carolyn Ohara)  از نویسندگان و ویرایش کنندگا مجله مروری دانشکده هاروارد (HBR) است که در برخی از رسانه های معتبر آمریکا ...

  ۳,۳۳۸  |    ۴ دقیقه 

دیدگاه

۰  دیدگاه‌