دستور جلسه چیست و چگونه نوشته می‌شود؟ (همراه با مثال)
هنگام رهبری جلسات کاری ممکن است مسئولیت مدیریت بسیاری از افراد و کارها را شما بر عهده داشته‌باشید. در این شرایط، تنظیم دستور کار جلسه مؤثر می‌تواند کمک کند که در رابطه با بحث پیرامون همه‌ی مطالب لازم، پیش‌ب‍ُرد جلسه با تمرکز روی موضوع اصلی و اطمینان از استفاده‌ی مؤثر از زمان جلسه مطمئن باشید. در همین راستا، در این مطلب قصد داریم نحوه نوشتن دستور جلسه پربازده را توضیح دهیم که بر اساس نمونه دستور جلسه بتوانید جلسات کاری خود را به صورت کارآمدتری هدایت کنید.
دستور جلسه چیست؟
دستور جلسه لیستی از موضوعات یا فعالیت‌هایی را شامل می‌شود که باید در طول جلسه آن‌ها را پوشش دهید.
هدف اصلی از تهیه‌ی این دستور جلسه این است که شرکت‌کنندگان جلسات از آنچه در جلسه اتفاق می‌افتد، شخصی که وظیفه‌ی هدایت جلسه را بر عهده دارد و همچنین مدت‌زمان هریک از مراحل، برنامه‌ی مشخصی در اختیار داشته باشند. آگاهی از این اطلاعات با استفاده از دستور کار جلسه قبل از جلسه و همچنین در حین برگزاری آن، به افزایش بهره وری و کارآمدی جلسات منجر می‌شود.
نحوه نوشتن دستور جلسه
خواه جلسه‌ای کوتاه و یک‌ساعته داشته باشید، خواه جلسه‌ای که یک روز کامل به طول بینجامد، می‌توانید از مراحل زیر برای نحوه نوشتن دستور جلسه کمک بگیرید:
۱. اهداف جلسه را مشخص کنید؛
۲. از شرکت‌کنندگان درخواست کنید که به مباحث وارد شوند؛
۳. در دستور جلسه سؤالاتی را لیست کنید که می‌خواهید به پاسخ آن‌ها برسید؛
۴. هدف هر کاری را مشخص کنید؛
۵. میزان زمان صرف‌شده برای هر مبحث را تخمین بزنید؛
۶. در نحوه نوشتن دستور جلسه مشخص کنید که چه کسی هریک از مباحث را هدایت می‌کند؛
۷. هر جلسه را با مروری کلی به پایان برسانید.
۱. هدف جلسه را در دستور جلسه مشخص کنید
در نحوه نوشتن دستور جلسه بر پایه هدفی، می‌توانید مطمئن شوید که هدف جلسه نیز در با استفاده از دستور کار جلسه مشخص است و هر کاری که می‌خواهید در این جلسه پوشش دهید، به هدف موردنظرتان مرتبط است؛ بنابراین، اهدافی دست‌یافتنی تعیین کنید تا بدین طریق مطمئن شوید که جلسه را تا حد ممکن متمرکز پیش می‌برید؛ برای مثال، هدفی مانند تصویب بودجه‌ی تبلیغات ماهانه‌ی شرکت برای یک جلسه‌ی کاری بیش‌تر از هدفی هم‌چون بهبود هزینه‌های کلی دست‌یافتنی است.
۲. از شرکت‌کنندگان درخواست کنید که به بحث وارد شوند
دومین راه نحوه نوشتن دستور جلسه خوب درخواست از شرکت کنندگان برای ورود به بحث است. اگر در طول جلسه می‌خواهید مخاطبان خود را درگیر مباحث نگاه دارید، پیش از جلسه از آن‌ها نظر بخواهید تا مطمئن شوید که جلسه‌ی برگزارشده نیازهای آن‌ها را برآورده می‌کند؛ همچنین، می‌توانید از آن‌ها بخواهید که در رابطه با موضوعاتی که در جلسه مطرح می‌شوند یا سؤالاتی که دارند، پیشنهادهای خود را بیان کنند. هنگامی که از ایده‌های شرکت‌کنندگان فهرستی دریافت کردید، آن‌ها را بررسی کنید و سپس تصمیم گیری کنید که در نهایت کدام یک از آن ها در با استفاده از دستور کار جلسهن نوشته شوند و درباره‌ی کدام‌یک از آن‌ها در جلسه بحث و تبادل‌ِنظر داشته‌باشید.
۳. لیست سؤالات ضروری برای بحث در جلسه را در دستور جلسه تهیه کنید
تا به این‌جا هدف جلسه‌ی خود را دانستید و درمورد موضوعاتی که می‌خواهید پوشش دهید، ایده‌هایی دارید. اکنون، بهتر است سؤالاتی را در دستور جلسه لیست کنید که باید در طول جلسه به آن‌ها پاسخ دهید. برخی از دستور جلسه ها به‌سادگی با عنوانی در قالب عبارتی چندکلمه‌ای توصیف می‌شوند؛ برای مثال، می‌توان به عبارت «تجهیزات اجاره‌ای» اشاره کرد؛ با وجود این، می‌توان اهداف هریک از دستورکارها را با بیان نکات مربوط به مباحث، در قالب سؤالاتی مشخص شفاف‌سازی کرد؛ برای مثال، به جای عبارت «تجهیزات اجاره‌ای»، می‌توان جمله‌ی «تحت چه شرایطی باید به جای خرید تجهیزات موردنیاز، آن‌ها را اجاره کنیم؟» را به عنوان هدف جلسه در نظر گرفت. در واقع، این دستورالعمل‌ها می‌توانند به شما اطمینان بدهند که تمام مباحث ضروری را در جلسه مطرح و تمام اطلاعات موردنیاز را برای هریک از موضوعات دستور جلسه جمع‌آوری می‌کنید.
۴. در دستور کار جلسه هدف هر کاری را مشخص کنید
هر کاری که در طول جلسه انجام می‌دهید، باید دارای هدفی باشد. به طور معمول، ۳ هدف اصلی جلسات شامل اشتراک‌گذاری اطلاعات، تصمیم‌گیری در رابطه با موضوعی خاص یا دریافت نظرات و پیشنهادهای شرکت‌کنندگان است که باید در دستور جلسه نوشته شوند؛ بنابراین، همان طور که دستور جلسه خود را تهیه می‌کنید، هدف هریک از کارها را در این جلسه یادداشت کنید. این مرحله به شرکت‌کنندگان در جلسات کمک می‌کند تا بدانند که چه زمانی به ارائه‌ی نظرات و پیشنهادهایشان نیاز دارید و چه زمانی قرار است درمورد موضوعی تصمیم‌گیری کنید.
۵. زمان صرف‌شده برای هر مبحث را تخمین بزنید
در مرحله‌ی بعد نحوه نوشتن دستور جلسه، باید تخمین بزنید که چه مدت‌زمانی را برای هریک از کارها صرف خواهید کرد. این قسمت از دستورکار جلسه اختصاص زمان کافی برای پوشش همه‌ی مباحث برنامه‌ریزی‌شده برای جلسه را تضمین می‌کند؛ همچنین، به شرکت‌کنندگان کمک می‌کند تا نظرات و سؤالات خود را متناسب با بازه‌ی زمانی جلسه تنظیم کنند.
با اختصاص زمان بیش‌تر به مواردی که پیش‌بینی می‌کنید که بحث درموردشان طولانی‌تر شود، یا برنامه‌ریزی برای مطرح‌کردن موارد مهم‌تر در ابتدای جلسه، می‌توانید زمان‌بندی خود را برای نوشتن دستور جلسه بهینه کنید تا مطمئن شوید که به طور قطع موضوعات مهم و حیاتی پوشش داده می‌شوند؛ همچنین، اگر قرار است که افراد بسیاری در جلسه شرکت کنند، برای افزایش اثرگذاری مباحث می‌توانید زمان جلسه را برای برخی موضوعات محدود در نظر بگیرید یا در صورت لزوم، روند تصمیم‌گیری را خیلی سریع انجام دهید و جلسه را طبق برنامه‌ریزی پیش ببرید.
۶. در دستور جلسه مشخص کنید که هر مبحث را چه کسی هدایت می‌کند
برخی اوقات، ممکن است شخصی غیر از رهبر جلسه، بحث درمورد موضوعی را هدایت کند؛ بنابراین، اگر قصد دارید که در جلسه‌ی خود افراد دیگری را به موضوعات بحث‌ها وارد کنید و آن‌ها را واسطه قرار دهید، پیش از جلسه باید آن‌ها را شناسایی کنید و موضوعات موردنظرشان را برایشان مشخص کنید و آن‌ها را در دستور جلسه یادداشت کنید. اجرای این مرحله و یادداشت این موارد در دستور کار جلسه به روان‌بودن برگزاری جلسه کمک می‌کند و تضمین می‌کند که همه‌ی شرکت‌کنندگان آماده‌ی انجام مسئولیت‌های خود باشند.
۷. هر جلسه را با مرور کلی به پایان برسانید
اختصاص زمان به مرور کلی هر جلسه هنگام پایان‌دادن به آن می‌تواند به شرکت‌کنندگان کمک کند تا از تصمیماتی که گرفته‌شدند و همچنین اطلاعاتی که مورد بحث قرار گرفتند، درک بهتری داشته‌باشند؛ بنابراین، آن‌ها می‌توانند پس از اتمام جلسه، اقدامات لازم را انجام دهند؛ همچنین، در حین مرور جلسه، شرکت‌کنندگان و شما، به عنوان رهبر جلسه، باید درمورد آنچه در طول جلسه به‌خوبی انجام شده‌است و آنچه به بهبود نیاز دارد، صحبت کنید؛ علاوه بر این، با مرور چنددقیقه‌ای و بررسی آنچه در جلسه اتفاق افتاد، می‌توانید مطمئن شوید که جلسه‌ی بعدی را به‌مراتب مؤثرتر برگزار می‌کنید و دستور جلسه بهتری خواهد نوشت.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
الگوی دستور جلسه
در ادامه الگویی از دستور کار جلسه ارائه شده‌است که می‌توانید آن را متناسب با جلسه‌ی موردنظرتان تنظیم کنید:
دستور جلسه
تاریخ:
زمان:
محل برگزاری:
جزئیات دستور کار جلسه
اهداف:
۱. توضیحات دستور جلسه مورد اول
زمان:
هدف:
رهبر:
- ملاحظات
- ملاحظات
- ملاحظات
۲. توضیحات دستور جلسه مورد دوم
زمان:
هدف:
رهبر:
- ملاحظات
- ملاحظات
- ملاحظات
۳. توضیحات دستور جلسه مورد سوم
زمان:
هدف:
رهبر:
- ملاحظات
- سایر ملاحظات
- سایر ملاحظات
- ملاحظات
- ملاحظات
۴. توضیحات دستور جلسه مورد چهارم
زمان:
هدف:
رهبر:
- ملاحظات
- ملاحظات
- ملاحظات
۵. توضیحات دستور جلسه مورد پنجم
زمان:
هدف:
رهبر:
- ملاحظات
- سایر ملاحظات
- سایر ملاحظات
- ملاحظات
۶. مرور در پایان جلسه
زمان:
هدف:
رهبر:
- در این جلسه چه کارهایی را به‌خوبی انجام دادیم؟
- چه کاری را در جلسه بعدی باید متفاوت‌تر انجام دهیم؟
نمونه دستور جلسه
هنگام تهیه‌ی دستور کار جلسه خود می‌توانید از جدول زمان‌بندی جلسات، مشابه نمونه دستور جلسه زیر، استفاده کنید.
دستور جلسه
تاریخ: ۱۸ آذر ۹۹
زمان: ۱ بعدازظهر
مکان: اتاق کنفرانس الف
جزئیات دستور جلسه:
اهداف: مرور کمپین‌های بازاریابی سال گذشته، شناسایی رکودهای فصلی تقاضای محصول، انجام طوفان فکری برای افزایش تقاضا در این رکودها و اطمینان از آمادگی برای اجرای کمپین بازاریابی بعدی.
۱. کمپین‌های بازاریابی سال گذشته را مرور کنید.
زمان: ۱۵ دقیقه
هدف: اشتراک‌گذاری اطلاعات
رهبر: جمال کیایی
در دستور جلسه کمپین‌های بازاریابی سال گذشته را ارائه و بررسی کنید.
میزان و تعداد فروش را پس از هر کمپین مرور کنید.
مشخص کنید کدام کمپین‌ها بیش‌ترین تأثیر را داشته‌اند.
۲. چگونه می‌توانیم نوسانات تقاضا برای محصول خود را به بهترین وجه کنترل کنیم؟
زمان: ۳۰ دقیقه
هدف: تصمیم‌گیری
رهبر: برهان اکبری
تعداد فروش سه‌ماهه‌ی چهارم را مرور کنید.
ترندهای مربوط به تعداد فروش را شناسایی کنید.
ایده‌هایی درمورد چگونگی افزایش فروش در آن رکودها را به روش طوفان فکری ارائه دهید.
۳. آماده‌شدن برای کمپین بازاریابی بعدی
زمان: ۱۵ دقیقه
هدف: تصمیم‌گیری
رهبر: برهان اکبری
به منظور آماده‌شدن برای کمپین بازاریابی بعدی چه چیزهایی لازم است؟
مطالب پیوست‌شده‌ی کمپین بازاریابی را مرور کنید.
وظایف مربوط به هریک از اعضای تیم را مشخص کنید.
چگونه اثربخشی این کمپین را پی‌گیری خواهیم کرد؟
اهداف فروش این کمپین را مرور کنید.
۴. مرور جلسه در پایان آن
زمان: ۵ دقیقه
هدف: تصمیم‌گیری
رهبر: جمال کیایی
در این جلسه چه کارهایی را به‌خوبی انجام دادیم؟
چه کاری را در جلسه‌ی بعدی باید متفاوت‌تر انجام دهیم؟
در این مطلب متوجه شدید که هدف اصلی از تهیه‌ی دستور کار جلسه این است که شرکت‌کنندگان جلسات از آنچه در جلسه اتفاق می‌افتد و شخصی که وظیفه‌ی هدایت جلسه را بر عهده دارد برنامه‌ی مشخصی در اختیار داشته باشند. همچنین مثال‌هایی از نحوه نوشتن دستور جلسه را نیز بررسی کردیم تا بر اساس آن بتوانید جلسات کاری خود را به صورت کارآمدتری با استفاده از نمونه دستور جلسه هدایت کنید.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
منبع: indeed.com
دیدگاه