۶ روش برای نتیجه‌گیری بهتر از جلسات کاری
برگزاری جلسات راهی عالی برای بهبود خلاقیت، تصمیم‌گیری‌های مهم و بهره‌مندی از تخصص و مهارت‌های طیف وسیعی از افراد است. این‌که بتوان انرژی هم‌زمان چندین کارمند را در جهت رسیدن به اهداف تعیین‌شده‌ی آن‌ها هدایت کرد، مهم است. وقتی افراد دور هم جمع می‌شوند و از ایده‌های خود می‌گویند، ممکن است به‌راحتی هدف آن جلسه را فراموش کنند. در این مطلب، نکاتی را ارائه خواهیم داد تا مطمئن شوید که جلسات شما به طور کارآمد و بهتری برگزار می‌شوند و زودتر به سمت اهداف شرکت حرکت می‌کنید.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
چرا جلسات مهم هستند؟
راه‌های بسیاری برای ارتباط گرفتن با همکاران وجود دارند، اما برخی اوقات ملاقات حضوری بهترین روش برای استفاده از مهارت‌های یکدیگر است. برگزاری جلسه روشی مهم برای ایجاد خلاقیت است. این کار حتی در حل مشکلاتی که به رویکردی همه‌جانبه و جامع نیاز دارند، کارساز است و به همه در مسیر رسیدن به اهداف مشترکشان کمک می‌کند.
صحبت کردن با افرادی که مهارت‌ها و رویکردهای مختلفی دارند، بخشی مهم و حیاتی از فرایند تصمیم گیری است. شنیدن نظرات افراد از بخش‌های مختلف می‌تواند گستره‌ی یک پروژه را کاملا تغییر دهد و به شناسایی و حل مسائل در هنگام بروز آن‌ها کمک کند.
برخی از شرکت‌ها در حین اجرای پروژه‌ها جلساتی را با حضور مشتری و تأمین‌کنندگان برگزار می‌کنند؛ بنابراین، چنین اقداماتی که به شما کمک می‌کنند که بدانید آیا برنامه‌هایتان به طور کارآمد اجرا می‌شوند یا خیر، نقشی کلیدی در رسیدن به هدف دارند.
نکاتی برای برگزاری مؤثر جلسات
در این‌جا نکاتی وجود دارند که در برگزار کردن موفق و پربار جلسات به شما کمک می‌کنند:
- برنامه و ساختاری منظم ایجاد کنید؛
- زمان پایان جلسات را تعیین و اجرا کنید؛
- آمادگی داشته‌باشید؛
- در برگزاری جلسات از ابزارهای مختلف استفاده کنید؛
- فرصت صحبت کردن را در اختیار همه قرار دهید؛
- زمان اجرای برنامه‌های خود را روشن و مشخص کنید.
۱. برنامه و ساختاری منظم ایجاد کنید
اگر دستورجلسه‌ی مشخصی داشته‌باشید، شرکت‌کنندگان در آن جلسه با تمرکز بیش‌تری برنامه‌های مدوّن و پیش‌بینی‌شده را دنبال می‌کنند. اگر مسئول برنامه‌ریزی و تهیه‌ی دستورجلسه هستید، با توجه به شکل و قالب جلسه می‌توانید از حاضران جلسه پرسش کنید یا به آن‌ها اجازه دهید که خودشان جلسه را اداره کنند. اگر به افراد بگویید که چشم انداز شما چیست و به چه چیزی می‌خواهید برسید، در نتیجه آن‌ها با آمادگی بیش‌تری در جلسه حاضر خواهند شد.
آوردن نکات کلیدی و سرفصل‌های مهم به شما کمک می‌کند تا با تمرکز بیش‌تری به هدف اصلی فکر کنید. هنگام ذکر موضوعات موردبحث، ممکن است با مواردی روبه‌رو شوید که با پیش‌زمینه‌ی افراد حاضر هم‌خوانی داشته‌باشند.
اگر این نکات را هم‌زمان با دستورجلسه و حداقل یک روز زودتر برای افراد ارسال کنید، به آن‌ها فرصت خواهید داد تا بخش‌های مربوط را بهتر مطالعه کنند؛ هم‌چنین برای راهنمایی بیشتر افراد می‌توانید از دستورجلسه جزئیاتی را تهیه کنید و تعیین کنید که چه کسانی به‌طور مشخص در هر بخش می‌توانند کمک کنند.
اگر به جلسه‌ای دعوت شدید و هیچ دستورجلسه‌ای در آن‌جا توزیع نشده‌بود، از سرپرست آن‌جا بخواهید که دستورجلسه‌ای را تنظیم کند یا اهداف و جدول‌زمانی مشخص و مربوط به جلسه را برای شما توضیح دهد. در جلسات معمول و برنامه‌ریزی‌شده، داشتن یک قالب مشخص روش خوبی برای ایجاد ساختار منظم و برنامه‌ریزی است و می‌توانید به جای نوشتن هریک در هر جلسه، فقط جاهای خالی را پُر کنید؛ این کار در صرفه‌جویی زمان و وقت شما مؤثر خواهد بود.
۲. زمان پایان جلسات را تعیین و اجرا کنید
وقتی زمان شروع جلسه را تعیین کردید، زمان پایان آن را نیز مشخص و اضافه کنید. با تعیین محدودیت زمانی، توجه حضار بر موضوع بحث جلسه متمرکز می‌شود و جلسه طبق برنامه پیش می‌رود. اگر از همان ابتدا جلسات خود را به حدود ۱ ساعت محدود کنید، شرکت‌کنندگان می‌دانند که بهره‌وری و فعالیت آن‌ها با استراحت و پاداش همراه خواهد بود.
در جلسات بزرگ‌تر و رسمی، که نیاز است بسیاری از افراد نظرات خود را اعلام کنند، می‌توان یک نفر را مسئول پیگیری و تنظیم زمان جلسه کرد تا در صورت طولانی شدن جلسه، این موضوع را به سایرین اطلاع دهد.
۳. آمادگی داشته‌باشید
آمادگی، کلید موفقیت و کارایی در امر مدیریت جلسات است. اگر به تحقیق، گزارش‌نویسی یا گرفتن بازخورد خاصی درباره‌ی یک موضوع مشخص نیاز است که باید توسط حضار در جلسه انجام شود، پس به آن‌ها اطلاع دهید و مطمئن شوید که زمان کافی برای جمع‌آوری اطلاعات مورد‌نیاز را در اختیار آن‌ها قرار می‌دهید.
سرپرست و اعضای جلسه باید آمادگی داشته‌باشند تا ایده‌های خود را به اشتراک بگذارند و در ادامه به سؤالات سایر حضار پاسخ دهند؛ به عنوان مثال، اگر ایده‌ی خود را برای یک محصول جدید ارائه می‌دهید، پس باید بتوانید به سؤالات موردانتظار درباره‌ی هزینه‌ها، حاشیه‌ی سود، تولید و پایگاه مشتریان پاسخ دهید.
باید پیش‌بینی کنید که چگونه بحث مطرح می‌شود. کمی تحقیق کنید تا مطمئن شوید که باید چگونه بحث خود را درمورد موضوع جلسه پیش ببرید تا از وقت همه به طور بهینه استفاده شود.
۴. در برگزاری جلسات از ابزارهای متنوع استفاده کنید
ابزارهای مختلفی برای اثرگذاری بیشتر جلسات شما در دسترس است. برخی از آن‌ها استراتژی‌های ارتباطی هستند که با وجود آن‌ها، همه می‌توانند فرصت صحبت کردن داشته‌باشند.
اگر بحث جلسه‌ی شما شامل موضوعات حساس است، بنابراین درمورد ضبط کردن جلسه و اشتراک‌گذاری اطلاعات، باید دستورالعمل‌هایی را تهیه و تنظیم کنید تا همه از پروتکل‌های اجرایی آسوده‌خاطر باشند.
برای برخی از مسائل، که ممکن است در جلسات با آن‌ها روبه‌رو شوید، راه‌حل‌های فناورانه‌ای نیز وجود دارند. نرم‌افزار تعاملی روشی عالی است تا با ترغیب همه به فعالیت گروهی، بتوانند روی گزارش‌ها و ارائه‌های خود کار کنند؛ هم‌چنین، این ابزار برای کسانی مناسب است که بتوانند راه‌حل‌هایی را که برای تهیه‌ی گزارش‌های خود ارائه داده‌اند، قبل از اجرا و عملیاتی شدنشان بازبینی و اصلاح کنند.
اگر به دنبال موفقیت و کارایی بیشتر جلسات هستید، چندین نرم‌افزار و برنامه‌ی راه‌حل وجود دارند که برای مسائل و چالش‌های موجود و پیش روی افراد مناسب است و می‌توان از آن‌ها استفاده کرد.
برای مشاغلی که در آن‌ها جلسات به صورت مکرر برگزار می‌شوند و در واقع بخشی اساسی از فعالیت‌های پروژه و بخش عملیاتی آن‌ها هستند، برخی ابزارهای برگزاری جلسه وجود دارند که از فناوری بالایی در آن‌ها استفاده شده‌است و می‌توانند به تقویم و برنامه‌ی فعالیت روزمره‌ی کارکنان و شرکت‌کنندگان متصل شوند و در صورت نیاز به آن‌ها هشدار دهند که لازم است در جایی دیگر حضور داشته‌باشند.
در این صورت، حتی با تغییر نور آن می‌توانند از پیشرفت جلسه و این‌که چه موقع باید به اتمام برسد، مطلع شوند. این سطح از فناوری و اتوماسیون ممکن است در بیشتر جلسات فراهم نباشد، اما به طور قطع یافتن راهی برای سامان دادن به یادداشت‌ها، پیگیری اقدامات انجام‌شده و اشتراک‌گذاری تحقیقات مربوط می‌تواند کل فرایند را پویا و بسیار کارآمد کند.
۵. فرصت صحبت کردن را در اختیار همه قرار دهید
خواه شما مدیریت جلسه را بر عهده داشته و خواه فقط یک شرکت‌کننده باشید، همه‌ی حاضران جلسه مایل‌اند که فرصت صحبت داشته‌باشند. افراد حاضر در جلسه باید در جایگاهی باشند که بتوانند برای زیر سؤال بردن یک ایده، ارائه‌ی پیشنهاد یا موافقت با یک اجماع‌نظر مشارکت کنند. بسیار مهم است که محیطی را فراهم کنید که همه‌ی افراد در ابزار افکار و نظراتشان راحت باشند.
این‌که یکی از شرکت‌کنندگان به پروژه‌ی خاصی به طور ویژه علاقه‌مند باشد یا به نحوه‌ی انجام کارها و اقدامات اعتراض کند، موضوع مهمی است؛ با این حال، قبل از این‌که بخواهید قاطعانه نظرات افراد را رد کنید و به صحبت‌های دیگر گوش کنید، اجازه دهید آن‌ها به‌راحتی صحبت کنند.
روش‌های مثبت بسیاری وجود دارند که به مشکل قطع کردن صحبت دیگران پرداخته‌‌اند. این روش‌ها معمولا به تمرکز روی صحبت‌ها و نظرات دیگران و تشویق آن‌ها به اشتراک‌گذاری نظرشان بیشتر توجه دارد.
۶. زمان اجرای برنامه‌های خود را روشن و مشخص کنید
افراد باید با دید و ذهنی باز و شفاف از جلسه خارج شوند، به نحوی که مراحل بعدی کار و اقدامات اساسی لازم و پیش روی پروژه‌ی خود را راحت درک کنند تا بتوانند مفیدتر روی آن کار کنند. این حس شور و اشتیاق را از طریق به اشتراک گذاشتن دقایق، یادداشت‌ها و نکات کلیدی و اصلی با افراد ایجاد کنید تا در اسرع وقت و پس از جلسه، بازه‌های زمانی مشخص و تعیین‌شده را دریافت کنند و از آن به‌خوبی بهره ببرند.
جلسه‌ی بعدی باید فرصتی باشد تا افراد پیشرفت کاری خود را به اشتراک بگذارند؛ بنابراین، مطمئن شوید که درمورد آنچه وظیفه‌ی آن‌ها بوده و هم‌چنین زمانی که به انجام آن کار اختصاص داده شده‌است، واقع‌بین خواهید بود. برای برنامه ریزی فعالیت‌ها و وظایف تعیین‌شده و پیگیری نکات کلیدی و مهم می‌توانید از تقویم‌ها و نرم‌افزار مدیریت کار استفاده کنید.
برگزاری جلسه باید به گونه‌ای باشد که اعضا برای مرحله‌ی بعدی پروژه آماده شوند؛ بنابراین، با استفاده از این نکات در کنار ابزارهایی که برای پیش‌بُرد هر جلسه به کار می‌برید، بیش‌ترین بهره را از این جلسات ببرید.
گزینه‌های دیگر را برای برگزاری جلسات بررسی کنید
اگرچه برگزاری جلسات می‌تواند تأثیر مثبتی روی پروژه‌ها داشته‌باشد، ممکن است روش‌های بهتر و کارآمدتری برای دست‌یابی به اهداف شما وجود داشته‌باشند. فناوری تعاملی از ابزارهای مفیدی است که برای دریافت نقطه‌نظرات سهام‌داران استفاده می‌شود، به گونه‌ای که متناسب با برنامه‌های آن‌ها باشد و نیازی به حضور فیزیکی نداشته‌باشد.
در صورتی که به تخصص افرادی نیاز دارید که در یک مکان مستقر نیستند، این گزینه می‌تواند اهمیت ویژه‌ای داشته‌باشد. اگر جمع کردن افراد و همکاران برای شما ضروری است، پس این را در نظر داشته‌باشید که گاهی در بین تاریخ جلسات حضوری، با استفاده از ابزارهای تعاملی و نرم‌افزارهای مرتبط جلساتی را به منظور بهره‌وری بیشتر برگزار کنید.
این ایده می‌تواند استراتژی مفیدی برای پروژه‌هایی باشد که در جلسات منظم، بارها و بارها درباره‌ی مسائل و مشکلات مشابهی بحث می‌شود. اگر شما با مسائلی خاصی مواجه هستید که فقط با برگزاری یک جلسه حل‌شدنی است، شاید بهتر باشد بررسی کنید که آیا یک فرایند یا شیوه جدید می‌تواند موجب رفع مسئله، رضایت همگان و کاهش نیاز به این شیوه از گردهمایی باشد یا خیر؛ از این طریق این امکان فراهم خواهد شد که از زمان جلسات به صورت مثمرثمرتری استفاده کنید.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
منبع: indeed.com
دیدگاه