شرح وظایف چیست و چگونه در آگهی شغلی نوشته می‌شود؟
- شرح وظایف شغلی چیست؟
- نحوه‌ی نوشتن شرح وظایف شغلی در آگهی شغلی چگونه است؟
- نمونه‌هایی از وظایف و صلاحیت‌های شغلی
شرح وظایف، انتظارات و مسئولیت‌هایی هستند که کارفرمایان از افراد متقاضی انتظار دارند و آن را در آگهی استخدامی خود می‌نویسند. روشی که کارفرمایان شرح وظایف خود را تهیه می‌کنند تعیین‌کننده‌ی نوع متقاضیانی است که برای فرصت‌های شغلی باز درخواست می‌دهند. در این متن به این می‌پردازیم که شرح وظایف شغلی چیست و چگونه می‌توان لیستی از آن‌ها برای متقاضیان تهیه کرد تا برای موقعیت شغلی مورد نظر درخواست دهند. همچنین چند نمونه از مواردی که می‌توانید هنگام نوشتن لیست شرح وظایف اضافه کنید، ذکر کردیم.
شرح وظایف شغلی چیست؟
وظایف شغلی، مسئولیت‌هایی هستند که کارمند بر اساس نقشی که در محیط کار دارد انجام می‌دهد. سازمان‌ها به شرح وظایف در آگهی شغلی می‌پردازند تا بتوانند نوع مهارت‌ها و تجربه‌ای را که از متقاضیان انتظار می‌رود، به اشتراک بگذارند.
این فهرست به متقاضیان کمک می‌کند تا بفهمند هر وظیفه چگونه در موفقیت شرکت دخیل است. متقاضیان با وجود فهرستی از شرح وظایف می‌دانند که کدامیک از آن‌ها را باید به‌طور منظم انجام دهند و استانداردهای یک شرکت برای کارمندانش شامل چه مواردی است.
برای مثال، شرکتی که به دنبال جذب برای فرصت شغلی مدیر پروژه است ممکن است بیان کند که متقاضی موردنظر باید بتواند به تعیین هدف پروژه بپردازد. شاید شرکت، وظایف شغلی برای فرصت مربوطه را نیز در فهرست عنوان کند: وظایفی مثل پیگیری هزینه‌های پروژه، تهیه‌ی برنامه‌ی زمان‌بندی برای آن، بررسی پیشرفت و ارزیابی عملکرد پروژه.
نحوه‌ی نوشتن شرح وظایف شغلی در آگهی شغلی چگونه است؟
در ادامه مراحل تعریف شرح وظایف شغلی برای آگهی شغلی آمده‌است:
۱. تعریف عنوان شغلی، اولین مرحله از شرح وظایف
ممکن است شرکت‌ها چندین فرصت شغلی باز داشته‌باشند تا بتوانند حیطه‌ی عملکرد سازمان را به‌سرعت گسترش دهند. برای اینکه عنوانِ رسمیِ فرصتِ شغلی را به‌درستی ذکر کنید، با مدیر منابع انسانی مشورت کنید. اگر شرکت عنوانی را انتخاب کند که شرح وظایف شغل مربوطه را به‌خوبی منتقل کند، احتمال یافتن متقاضیان مناسب‌تر افزایش می‌یابد.
۲. مشخص کردن مسئولیت‌های مرتبط با فرصت شغلی
مسئولیت‌های مرتبط با موقعیت شغلی باز را جست‌وجو کنید. برای این کار می‌توانید از نمونه‌هایی الهام بگیرید که نشان می‌دهند شرکت‌ها چگونه وظایف روزانه‌ی کارمندان‌شان را فهرست می‌کنند. با مدیر استخدام مشورت کنید تا با دیدگاه او درخصوص وظایف مورد انتظار وی از کارمندانش آشنا شوید. شاید به شما پیش‌نویسی ارائه دهند که در وقت شما صرفه‌جویی و به شما کمک می‌کند تا نگارش کامل شرح وظایف را به اتمام برسانید.
۳. فهرست کردن وظایف به‌ترتیب اهمیت
پس از شناخت مسئولیت‌هایی که باید در شرح وظایف شغلی درج شوند، آن‌ها را به‌صورت لیست نقطه‌گلوله‌ای فهرست کنید. با فهرست کردن مهم‌ترین وظایف از بالا شروع کنید. سایر وظایف را به‌ترتیب اهمیت در ادامه شرح دهید. شما باید حداقل ۵ یا ۶ مورد را فهرست کنید؛ اما می‌توانید از موارد بیش‌تر برای مشخص کردن وظایف فرعی بهره بگیرید.
۴. شرح الزامات و صلاحیت‌ها
الزامات و صلاحیت‌های گوناگونی برای فرصت شغلی را مشخص کنید، ازجمله:
- تجربه‌ی کاری؛
- مهارت‌های فنی و نرم؛
- سطح تحصیلات؛
- مجوزها و گواهی‌نامه‌ها؛
- زبان‌هایی که به آن‌ها مسلط هستند و سطح تسلط بر هر کدام؛
- توانایی‌ها و آمادگی جسمانی (درصورت نیاز).
این الزامات به شرکت کمک می‌کند تا نوع کارمندانی را که می‌خواهد استخدام کند، دقیق‌تر مشخص کند. کارمندان می‌توانند معیارها را بررسی کنند تا ببینند آیا واجد شرایط برای مصاحبه هستند یا خیر.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
۵. با صدای بلند خواندن شرح وظایف برای تصحیح ایرادات احتالی
فهرست وظایف شغلی را تصحیح کنید تا عاری از خطا و دارای دستور زبانی مناسب باشند. فهرست کامل شرح شغل را دو بار با صدای بلند برای خود بخوانید تا از صحت وظایف ذکرشده اطمینان پیدا کنید. با یکی از کارمندان واحد منابع انسانی صحبت کنید و از او بخواهید پیش از نهایی شدن فهرست، آن را با صدای بلند بخواند تا مطمئن شوید هیچگونه خطایی وجود ندارد.
۶. ارسال به واحد منابع انسانی و مدیر استخدام برای تأیید
با مدیر استخدام و مدیر منابع انسانی صحبت کنید تا ببینید آیا می‌توانید پس از تکمیل فهرست وظایف، آن را برای همه‌ی کارکنان واحد منابع انسانی ایمیل کنید. آن‌ها شاید با هدف تمرینی از همه‌ی کارکنان واحد منابع انسانی بخواهند تا به مرور شرح وظایف بپردازند. شاید پیشنهاداتی ویرایشی در رابطه با روشن‌سازی فهرست دریافت کنید، که می‌توانید از این پیشنهادات در نگارش شرح وظایف شغلی در آینده بهره ببرید.
نمونه‌هایی از وظایف و صلاحیت‌های شغلی
در ادامه فهرست نمونه‌هایی از وظایف و صلاحیت‌های شغلی مرتبط با فرصت‌هایی خاص را آورده‌ایم که می‌توانید هنگام نوشتن شرح وظایف استفاده کنید:
نمونهی ۱: هماهنگ‌کننده‌ی واحد منابع انسانی
شرح وظایف یک هماهنگ‌کننده‌ی واحد منابع انسانی:
- پذیرش درخواست‌های داخلی منابع انسانی و پاسخ به پرسش‌های کارکنان؛
- تهیه و تنظیم رونوشت‌هایی از سوابق کارکنان؛
- کمک به کارمندان ارشد واحد منابع انسانی در تعیین متقاضیان واجد شرایط، صحبت با توصیه‌کنندگان متقاضیان و فرستادن نامه‌ی پذیرش (Offer Letter) برای فرصت شغلی مختلف؛
- بررسی عملکرد کارکنان با هماهنگی مدیریت ارشد؛
- آغاز برگزاری جلسات آموزشی برای همه‌ی کارکنان؛
- نظارت بر فعالیت‌های واحد منابع انسانی و تهیه‌ی گزارشی از بازخوردهای ویژه‌ی مدیران؛
- کمک به تهیه‌ی فهرست حقوق‌بگیران سازمان و به‌روز ماندن در استفاده از بهترین روش‌ها برای واحد منابع انسانی.
الزامات و صلاحیت‌های یک هماهنگ‌کننده‌ی واحد منابع انسانی:
- دارای مدرک کارشناسی در منابع انسانی یا رشته‌های مرتبط؛
- ۱ تا ۳ سال تجربه‌ی کاری حرفه‌ای در انجام وظایف واحد منابع انسانی؛
- تجربه‌ی کار با قوانین و مقررات وزارت کار؛
- توانایی کار گروهی و تعامل با افراد با تجربه و سوابق متفاوت؛
- دانش تخصصی در نگرش‌ها و رویه‌های مرتبط با منابع انسانی؛
- سابقه‌ی اثبات‌شده‌ی تحمل فشار کاری بالا؛
- توجه زیاد به جزئیات، مهارت‌های تحلیلی و حل مسئله؛
- تسلط به نرم‌افزارهای ایمیل، پردازش متن و ارتباطات تجاری.
نمونهی ۲: شرح وظایف مدیر بازاریابی
شرح وظایف یک مدیر بازاریابی:
- نظارت بر تمام وظایف انجام‌شده در واحد بازاریابی سازمان؛
- تهیه‌ی استراتژی بازاریابی و اطمینان از تطابق آن با اهداف شرکت؛
- هماهنگ‌سازی تلاش‌های واحد بازاریابی و فروش برای بهبود تبلیغ محصولات و خدمات؛
- بهبود ایجاد سرنخ (Lead Generation) برای جذب مشتریان جدید؛
- گزارش عملکرد کمپین‌های بازاریابی دیجیتال و تبلیغات غیرمجازی)؛
- همکاری با آژانس‌ها برای تقویت پیام‌رسانی برند (Brand Messaging) و با رهبری ارشد برای عرضه‌ی محصولات.
الزامات و صلاحیت‌های یک مدیر بازاریابی:
- دارای مدرک کارشناسی در بازاریابی یا رشته‌های مرتبط؛
- ۳ تا ۵ سال تجربه‌ی کاری حرفه‌ای در بازاریابی، روابط عمومی، تبلیغات یا فروش؛
- خلاقیت و توانایی مدیریت پروژه؛
- توانایی دفاع از برند (Brand Advocacy) برای شرکت‌ها؛
- درک تحولات بازار و تأثیر مالی بازاریابی؛
- توانایی تحلیل اطلاعات مرتبط با محصولات و خدمات و کار کردن در محیطی پرشتاب و پویا.
خلاصه
کارفرمایان، شرح وظایف (Job Responsibilities) را در آگهی استخدامی (Job Listing) فهرست می‌کنند تا متقاضیان آن جایگاه شغلی قبل از ارسال رزومه، آن را مطالعه کنند. متقاضیان این لیست را مرور می‌کنند تا بفهمند آیا مناسب فرصت شغلی اعلام‌شده هستند یا خیر. در این مطلب همراه با مثال توضیح دادیم شرح وظایف چیست و هنگام نوشتن آن باید به چه نکاتی توجه کنید. سؤالات و نظرات خود را با ما به اشتراک بگذارید.
با ساختن یک رزومه حرفه‌ای، برای استخدام در بهترین فرصت‌های شغلی اقدام کنید.
منبع: indeed.com
دیدگاه