۴ اشتباه رایج که ارائه‌ی شما به مدیران ارشد را به افتضاح می‌کشد

دیویا (Divya)، مدیری که یک تیم مهندسی بزرگ را هدایت می‌کند، به همراه مدیر‌عامل و مدیران ارشد شرکتش، که عضو ۵۰ شرکت برتر مجله فورچن (Fortune) است، به یک گردهمایی ۲روزه دعوت شدند. او و ۳۰ نفر از همکاران توانمندش از همراهی با هیئت‌رئیسه بسیار هیجان‌زده بودند. (فورچن مجله تجاری معتبر آمریکایی است که هر سال، ۵۰۰ شرکت‌ بزرگ جهان را و ۵۰ شرکتی که بیشترین پتانسیل رشد را دارند، معرفی می‌کند.)

هدف از گردهمایی این بود که مدیران آینده در معرض چالش‌های گسترده‌تری قرار بگیرند، شبکه ارتباطی خود را از دپارتمان‌هایی که در آن‌ها کار می‌کنند، فراتر ببرند و البته به آن‌ها فرصتی داده شود تا با مدیران ارشد ارتباط برقرار کنند.

جلسه با تقسیم شرکت‌کنندگان به تیم‌های کوچک برای مقابله با چالش‌های استراتژیک در سراسر شرکت آغاز شد. این یک فرصت استثنایی برای ارائه مستقیم در حضور مدیرعامل بود؛ بنابراین، دیویا و هم‌تیمی‌هایش سرسختانه تلاش کردند تا درمورد موضوع تعیین‌شده خود تحقیق کنند، چالش خاصی را طرح‌ریزی کنند و ایده‌ها و راه‌حل‌های مختلف را به بحث بگذارند. آن‌ها به‌جای اینکه بعد از شام برای تفریح بیرون بروند، تا آخر شب روی ارائه خود کار کردند. دیویا به‌عنوان سخن‌گوی گروه خود انتخاب شد و آن‌ها صبح روز بعد سخنرانی خود را ارائه کردند.

ایده تیم با استقبال گرمی روبه‌رو نشد و در بهترین حالت می‌توان گفت مورد یک تشویق مؤدبانه قرار گرفت. طبیعتا، آن‌ها از واکنش نه‌چندان گرم مخاطبان ناامید شدند. دیویا و تیم او همگی افراد باهوشی هستند، کارهای بزرگی را در مشاغل فعلی خود انجام می‌دهند و حرفه‌های امیدوار‌کننده‌ای را در پیش رو دارند؛ پس چه اشتباهی رخ داده است؟

با توجه به تجربه من از تماشای صدها سخنرانی توسط مدیران توانمند، می‌توانم به شما بگویم که دیویا و همکارانش تنها کسانی نیستند که سخنرانی‌های مهم را خراب می‌کنند. هنگام ارائه ایده‌ها به مدیرعامل، حتی مدیران ماهر و باتجربه‌ای که به‌طور منظم با مدیران ارشد ارتباط برقرار نمی‌کنند نیز چند اشتباه مشترک را تکرار می‌کنند که می‌توان به‌راحتی از آن‌ها جلوگیری کرد.

آگهی استخدام

جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.

اشتباه شماره ۱: بیان‌کردن ایده، بدون مطرح‌کردن مشکل

معمولا، افراد باهوش و موفق ایده‌هایی عالی دارند. طبیعی است که از ایده‌هایتان هیجان‌زده شوید و برای به‌اشتراک‌گذاشتن آن‌ها با مدیران، مشتاق باشید؛ اما خود را جای مدیرعاملتان بگذارید؛ او همواره در حال دریافت ایده‌های هوشمندانه است. برای اینکه ایده شما برجسته شود و برای مدیر‌عامل مفید باشد، باید مشکلی را حل کند.

ارائه را با مشکلی شروع کنید که شناسایی کرده‌اید و وقت خود را برای ایجاد زمینه، برجسته‌کردن نقاط مشکل‌ساز و ایجاد احساس فوریت در رفع چالش صرف کنید. اغلب بسیاری از ارائه‌دهندگان مستقیم به سراغ راه‌حل می‌روند و از ساختن یک موقعیت مناسب برای اقدامات فوری غافل می‌شوند. این مشکل است که مدیران می‌خواهند ابتدا درمورد آن بشنوند، نه ایده‌. یک‌چهارم اول وقتتان را به مطرح‌کردن مشکل و یک‌چهارم بعدی را به ایده اختصاص دهید. هرچه مشکل فوری‌تر به نظر برسد، مخاطبان شما نیز با علاقه بیشتری به‌دنبال راه‌حل خواهند بود.

متأسفانه، ارائه دیویا با یک ایده شروع شد. او متوجه نشد که با طرح یک راه‌حل، بدون بیان مشکل بنیادی آن، به‌طور کامل راه را برای انتقاد باز گذاشته است. در دنیایی که مدیران اجرایی با مسئولیت‌ها و بحران‌های بسیاری روبه‌رو هستند، که باید آن‌ها را مدیریت کنند، سعی می‌کنند تا بر اساس اولویت‌بندی تصمیم بگیرند که برای حل کدام‌یک از آن‌ها اقدام کنند. اگر حس کنند که ایده شما با مشکلی که تاکنون حل نشده است یا مشکلی که بدون توجه آن‌ها دردسرساز می‌شود، ارتباط مستقیمی دارد، برای در اولویت قراردادن ایده شما انگیزه بیشتری پیدا می‌کنند.

اشتباه شماره ۲: ایده‌ای بدون شفاف‌سازی بازگشت سرمایه

هنگامی که در ارائه خود مشکلی را مطرح کردید، قدم بعدی این است که ثابت کنید که ایده شما نه‌تنها آن را حل می‌کند، بلکه این کار را از راه‌هایی انجام می‌دهد که باعث رونق تجاری می‌شود. ابتدا نشان دهید که چگونه ابتکارعمل شما در مدت‌زمان کوتاهی تأمین مالی می‌شود. در مرحله بعدی نشان دهید که چگونه این طرح باعث رشد درآمد می‌شود تا هم منبع موردنیاز را برای گسترش خود طرح فراهم کند و هم به تأمین اعتبار بخش‌های دیگر سازمان کمک کند. مطمئن شوید که برآوردی را از بودجه‌ای که غالبا نادیده گرفته ‌شده است، برای زیرساخت و راه‌اندازی در آن گنجانده‌اید.

تیم دیویا با یک ایده شروع کردند و بحث را با توضیح نحوه اجرای آن ادامه دادند. آن‌ها از محاسن فنی این ایده هیجان‌زده بودند، اما اشاره نکردند که چگونه این راه‌حل می‌تواند در بازار یا رقابت برای شرکت مفید باشد؛ علاوه بر این، این ایده به سرمایه‌گذاری سنگین در ابزارهایی که آن زمان وجود نداشتند، نیاز داشت.

اشتباه شماره ۳: یک سخنرانی بدون تعامل

مانند همه ارائه‌های خوب، باید مخاطبان خود را بشناسید و با آن‌ها ارتباط برقرار کنید، اما هنگام صحبت با مدیران ارشد، ارائه‌دهندگان اغلب موارد بدیهی را بیش از حد توضیح می‌دهند و برای تعامل وقت کافی نمی‌گذارند.

دیویا ۴ دقیقه از مهلت ۲۰ ‌دقیقه‌ای خود را به بررسی روند تحقیق و آنچه گروه آموخته ‌بود پرداخت. از آنجا که هیچ‌یک از اینها حاوی اطلاعات جدیدی برای مدیران نبود، او توجه آن‌ها را از دست داد. کل ارائه ۱۷ دقیقه به طول انجامید و فقط چند دقیقه کوتاه ارزشمند برای سؤالات و پیگیری‌ها باقی ماند.

نیمه دوم وقت خود را برای سؤالات نگه دارید. اگرچه به نظر می‌رسد که بخش بزرگی از زمانتان باشد، اگر به‌خوبی استفاده ‌شود، می‌تواند با‌ارزش‌ترین قسمت ارائه شما باشد. سؤالات سریع و واضح نشانه علاقه‌مندی مدیران به ایده شماست. آن‌ها در حال پردازش گفته‌های شما هستند، زوایا و فرضیات مختلفی را بررسی می‌کنند و به‌طور کلی می‌خواهند بیشتر بدانند. یک تصور غلط رایج این است که اگر سؤالی وجود نداشته باشد، همه‌چیز خوب پیش رفته است، اما معمولا عکس این قضیه صادق است؛ هرچه سؤالات بیشتری دریافت کنید، ارائه بهتر بوده است.

اشتباه شماره ۴: داده‌هایی بدون توجه به جزئیات

حتی اگر زمان کافی برای تعامل اختصاص دهید، اگر پاسخ صحیحی برای سؤال یک مدیر نداشته باشید، ممکن است با مشکل روبه‌رو شوید. در صورت مطرح‌شدن سؤال، ممکن است ارائه‌دهندگان درمورد جزئیات، بی‌دقت یا بی‌تسلط باشند، به‌ویژه وقتی صحبت از اعداد باشد.

در طول پرسش و پاسخ، هم‌تیمی دیویا، ادعایی را درمورد تعداد مشتریان فعلی، که از محصول خاصی استفاده می‌کنند، مطرح کرد. او به‌دلیل یک خطای محاسباتی، تعداد واقعی را ۱۲٪ کمتر اعلام کرد.

به‌محض ارائه شماره نادرست، دیگر مدیران به نوشتن بقیه اطلاعات شما تمایلی ندارند. از اطلاعات خود مطمئن باشید، منبع اطلاعات آماده‌ای داشته باشید و در صورت بروز خطا، آماده پیگیری سریع و تصحیح آن باشید. اگر جواب را نمی‌دانید، وقت را تلف نکنید. نگران نباشید، این را بپذیرید و به آن‌ها بگویید که آن را بررسی و پیگیری می‌کنید.

اگر در موقعیتی هستید که بتوانید برای بزرگ‌ترین مدیران سازمان خود سخنرانی کنید، یعنی آن‌ها از قبل شما را هوشمند و توانمند به حساب آورده‌اند. نیازی نیست که با بیان مستقیم ایده خود و به‌اشتراک‌گذاشتن جزئیات بی‌پایان، آن را ثابت کنید؛ در عوض، به مخاطب خود آنچه را به‌واقع می‌خواهد، ارائه دهید؛ یعنی یک نمای کلی از مشکل و راهکاری که برای حل آن دارید تا به شرکت کمک کند. به‌اندازه کافی به مخاطبان وقت بدهید تا با شما تعامل کنند؛ در این صورت، ثابت خواهید کرد که همان قدر که فکر می‌کردند، باهوش و توانمند هستید.

استخدام مهندس برق

جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.

منبع: hbr.org