چگونه ارائه فراموش نشدنی در ذهن مخاطب ایجاد کنیم

مقدمه: توانایی ارائه موثر بخشی مهمی از مهارت مورد نیاز برای آموزش، متقاعد ساختن، مذاکره و یا ارائه دیدگاه های ماست. با وجود اینکه برخی اوقات مطالب مهمی را برای گفتن و توضیح داریم، اما اثرگذاری مناسبی را روی مخاطب نمی گذاریم. در بخش مقاله دیجیتال مروری هاروارد و مرتبط با این موضوع، آقای آرت ماکمن (Art Markman)  از اساتید بازاریابی و روانشناسی دانشگاه تگزاس ات آئوستین (Texas at Austin) ایده هایی جالبی را برای جذب و به خاطر سپردن ارائه طرح کرده است:

بسیاری از مقاله هایی که در ارتباط با «ارائه جالب» و فن بیان نوشته شده اند، به ساختار و سبک آن تاکید می کنند. نکاتی مانند اینکه چطور نقش روایتگر یا داستان سرایی را برای علاقه مند کردن مخاطبان ایفا کنیم و یا جمع بندی مطالب ارائه شده چه اندازه ارزش دارند و یا بسیاری از جنبه های مربوط به عملکرد در ارائه، مثل نحوه ایستادن و یا روش هایی برای استفاده از دست و بازوها (زبان بدن) در هنگام ارائه توضیحات. با این وجود، اغلب در اصل کلی ارائه ها، هدف اصلی که به سخنرانان کمک می کند تا بتواند نگاه و جهت مخاطبان را تغییر دهد، نادیده گرفته می شود.  برای اینکار، همیشه تلاش این است تا روی حافظه مخاطب اثر بگذارید، در نتیجه نیاز دارید از نحوه به خاطر سپردن اطلاعاتشان آگاه باشید تا بتوانید اثربخشی ارائه خود را بالا ببرید. در بسیاری از سخنرانی ها، (معمولا) تلاش دارید تا حافظه بلند مدت مخاطبان تاثیر بگذارید. حافظه بلند مدت شامل جنبه هایی از ارائه تان است که افراد بتوانند دوباره ارائه تان را به خاطر بیاورند (یا حداقل وقتی بعدا با اطلاعاتی که ارائه دادید مواجه می شوند، آن را بشناسند).

چگونه سخن بگوییم تا مردم علاقه مند به شنیدن بشوند؟

آیا تا بحال حس کرده اید که هیچ کس حاضر نیست به حرف های شما فکر کند؟ در این سخنرانی مفید، متخصص صدا جولین ترژر چگونگی داشتن یک مکالمه قوی را بوسیله تمرینات ساده صوتی نشان می دهد. این سخنرانی می تواند دنیای صدای شما را زیباتر کند.

برخی اوقات شما می خواهید افراد را ترغیب کنید تا مهارت های خود را توسعه دهند. مهارت ها بخشی از حافظه رویه ای و عملی ما هستند (حافظه رویه ای بخشی از حافظه بلندمدت است که به کمک آن مهارت و عملکرد تان را بدون خودآگاهی انجام می دهید). حافظه رویه ای وقت گیر بوده و برای یادگیری به تکرار نیاز دارد. برای مثال، در مورد تمرینی که باید برای ساز موسیقی یا ورزش می خواهید به مخاطب انتقال دهید، فکر کنید. اگر بخواهید که مخاطبان مهارت جدیدی یاد بگیرند، باید تمرین هایی را ایجاد کنید که به آنها در تجربه مفاهیم انتقالی کمک کند. پس از آن، شما باید به مخاطب خود کمک کنید تا برای زمان بندی و فضایی که به آنها یادگیری واقعی را کمک می کند، برنامه ریزی کنند. معمولا شما قصد دارید تا روی حافظه دراز مدت مخاطب اثرگذاری داشته باشید. این دقیقا موضوعی است که بسیاری از ارائه ها با شکست مواجه می شوند. پیش فرض کلی این است که اگر شما در صحبت ها روشی مناسبی را برای بیان پیام که روشن، کاملا رسا و با اعتماد به نفس باشد، استفاده کنید افراد آنها را بهتر به خاطر می سپارند. در حقیقت، سال ها مطالعه روی حافظه سه عامل مهمی که شما می توانید از آنها برای به خاطر سپرده شدن ارائه استفاده کنید، را به شرح زیر شناسایی کرده :

1. ترتیب و توالی درستی را دنبال کنید. اول اینکه بدانید مفهوم "اثر موقعیت زنجیره ای" وجود دارد. موضوعاتی که به صورت متوالی و با ترتیب درست ارائه می شوند، بهتر به خاطر سپرده می شوند. اطلاعاتی که در انتهای صحبت ها ارائه می شود، بهتر به حافظه سپرده می شود ( بر خلاف این موضوع، موضوعاتی که در ابتدا گفته می شوند، کمتر در خاطر می مانند). میانه صحبت ها نیز به کمینه ترین صورت در ذهن می مانند. این موضوع بدین معناست که شما باید مهم ترین مطالبی که می خواهید به افراد ارائه دهید را به بهترین شکل بچینید. یکی از مزیت های مربوط به استراتژی پرکاربرد در این مورد این است که به افراد، منظور خودتان را چند بار بگویید و تکرار کنید و از آنها نیز توضیحات ارائه داده شده را بپرسید. این موضوع باعث می شود تا شما مرور کلی از نکات کلیدی ارائه را به دو وضعیتی که احتمال به خاطر سپردن مطالب توسط مخاطب بیشتر می شود، را داشته باشید. متاسفانه بسیاری از سخنرانان صحبت های خود را با یک داستانی که افراد را درگیر می سازد، شروع می کنند اما معمولا ارتباط کمتری با موضوع اصلی ارائه دارد. مخاطب ممکن است به راحتی همه داستان را به خاطر بیاورد، اما این به یادگیری آنچه که نیاز دارد کمکی نمی کند.

آگهی استخدام

جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.

2. ارتباط های موضوع را ترسیم کنید. ارتباط دادن عناصر و موضوع ها در ذهن اهمیت دارد. شما آنچه که از ذهن تان بیرون می کشید، بخشی از اطلاعات هستند. من در کتاب خود با عنوان تفکر هوشمندانه (Smart Thinking) آن را به کاسه بادام زمینی تشبیه کرده ام. اگر شما در هر لحظه بادام زمینی بردارید، به ازای هر بار برداشتن، یک دانه به دستتان می رسد. اما اگر ماده چسبناکی مثل کارامل به بادام زمینی ها اضافه کنید، در نتیجه تکه بزرگی از آنها را با یکبار تلاش، بر می دارید. ذهن نیز کارکرد مشابهی به این مثال دارد. ارتباط هایی که شما هنگام ارائه ایجاد می کنید، دقیقا مانند نقش کارامل عمل می کنند و مقدار اطلاعاتی که افراد از ارائه تان به خاطر می سپارند را افزایش می دهد.

رزومه ساز

با ساختن یک رزومه حرفه‌ای، برای استخدام در بهترین فرصت‌های شغلی اقدام کنید.

3. مخاطب را وارد عمل کنید. اینکه بخواهید اطلاعات وارد حافظه دراز مدت افراد شود، باید تلاش کنید. اگر آنها هر چه عمیق تر در مورد نکاتی که ارائه داده اید، فکر کنند، احتمال اینکه آن را بعدا به خاطر بیاورند بیشتر خواهد بود. برعکس، اگر شما همه جوانب موضوع را در ارائه بیان کنید، از میزان عملی که مخاطبتان برای درک ارائه نیاز دارند می کاهید، در نتیجه ممکن است این کار باعث کم ماندگار شدن ارائه در ذهن مخاطب شود. برای مثال این تناقض، سخنرانی تد (TED) را در نظر بگیرید. تجربه من نشان داد که همکارانم وقتی که سخنرانی را از تد دیده بودند، هیچ مطلبی از آن را در ذهن نداشتند، چون همه مطالب بسیار رسا ارائه شده بود. البته این به معنای پیچیده صحبت کردن شما و گیج کردن مخاطب نیست. ولی، شما باید فرصتی را برای مخاطب ایجاد کنید تا خودشان هم درباره موضوع فکر کنند. با اینکار شما به آنها امکان نظر و گزینه های دیگر را فراهم می کنید. از مخاطبان بخواهید سوال بپرسند و قبل از اینکه جواب بدهید با ایجاد شرایطی مثل شرط بندی بگذارید فکر کنند. در پایان صحبت نیز  نکات مهم را تکرار کرده ولی مخاطبان را ترغیب کنید تا خودشان نیز جمع بندی داشته باشند. وقتی افراد نکات کلیدی را به خودشان بگویند، یادگیری بیشتری از صرف شندیدن کسب می کنند. با طراحی ارائه هایتان به شکلی که بتوانید روی مخاطب اثر بگذارید، تجربه خوبی را ایجاد می کنید که باعث می شود بیشترین تاثیر را از ارائه کسب کنند. ارائه ها فرصت کوتاهی محسوب می شوند که بتوانید به ذهن مخاطب نفوذ کنید، پس زمان را از دست ندهید.

منبع: HBR.org