هرچیزی که باید درباره یادداشت برداری بدانید

یادداشت برداری مهارتی است که می‌توانید در طول زندگی حرفه‌ای خود آن را به کار ببرید و اصلاح کنید. یادداشت برداری خوب می‌تواند به شما کمک کند تا اطلاعات مهم را به خاطر بسپارید، اولویت‌ها را در اولویت قرار دهید و سوابقی را برای ایده‌های اصلی ایجاد کنید تا در صورت نیاز به عقب نگاه کنید. در این مطلب درمورد اهمیت مهارت یادداشت برداری، نحوه یادداشت برداری و مواقعی که نباید یادداشت برداری کنید، توضیح داده‌ایم.

آگهی استخدام

جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.

چرا یادداشت برداری مهم است؟

در ادامه چند مزیت یادداشت ‌برداری به‌صورت سازمان‌یافته آمده است:

• افکار خود را سازماندهی کنید. یادداشت برداری به شما امکان می‌دهد تا اطلاعات مربوط به کارهای مهم، پروژه‌ها و روابط را ویرایش، شرح، تفصیل و به‌روزرسانی کنید. یادداشت ‌برداری می‌تواند به شما در تنظیم افکارتان کمک کند.
• اطلاعات مهم را به خاطر بسپارید. نوشتن اطلاعات می‌تواند به شما کمک کند تا بعدا آنها را به خاطر بسپارید. هنگام یادداشت برداری در یک جلسه یا هنگام ارائه، اطلاعاتی که می‌خواهید به خاطر بسپارید، احتمالا در ذهن شما باقی خواهد ماند.
• اطلاعات قبلی را به یاد بیاورید. در صورت نیاز به مراجعه به نقاط داده خاص یا سایر اطلاعات نیز یادداشت‌ برداری می‌تواند مفید باشد. اگر در آماده‌سازی جلسه یا مصاحبه یادداشت‌ برداری کرده باشید، بسیار مفید است.
• ایده‌ها را آماده ‌کنید. نوشتن افکار و ایده‌های خود قبل از جلسه می‌تواند به شما کمک کند تا به افزایش اعتماد به نفس خود کمک کنید . حتی اگر به یادداشت‌های خود مراجعه نکنید، ساده است که آنها را یادداشت کنید، بنابراین می‌توانید آنها را بعدا ببینید و به خاطر بسپارید.
• تمرکزتان افزایش یابد. از آنجا که محیط کار به‌طور معمول بسیار شلوغ و کارها زیاد است، ممکن است در طول یک جلسه یا سخنرانی به فکر پروژه‌ها یا وظایف دیگری باشید. یادداشت‌ برداری می‌تواند به شما در حفظ تمرکز کمک کند.
• مدرک مشترکی از مکالمه ایجاد ‌کنید. اگر با فرد یا گروه دیگری ملاقات می‌کنید، یادداشت‌ برداری می‌تواند برای شما و اشخاص دیگر مفید باشد و همه بتوانید درمورد گفته‌ها به توافق برسید. به‌اشتراک‌گذاشتن این یادداشت‌ها با هرکسی که در آن حضور دارد، می‌تواند احتمال پیشرفت کاری در نتیجه مکالمه را بیشتر کند.

چه موقع باید یادداشت‌برداری کنید؟

اگرچه یادداشت ‌برداری در هر موقعیتی مناسب نیست، موقعیت‌های بسیاری وجود دارد که یادداشت‌ برداری در آنها مفید خواهد بود، از جمله:

• قبل از مصاحبه: یادداشت ‌برداری برای سوال های رایج مصاحبه و سؤالاتی که می‌خواهید با مصاحبه‌کننده خود مطرح کنید، می‌تواند مفید باشد، به‌ویژه برای مصاحبه های تلفنی .
• در حین مصاحبه: حتما اطلاعات کلیدی‌ای را که از مصاحبه‌کنندگان می‌گیرید، از جمله آنچه آنها در افراد متقاضی جست‌وجو می‌کنند، آنچه برای موفقیت در شرکت لازم است و سایر موارد را بنویسید. این جزئیات را در پیگیری‌های بعدی خود به یاد آورید و به‌وسیله یادداشتی، از مصاحبه‌کنندگان قدردانی کنید.
• در طول جلسات: موعد مقرر، مراحل بعدی، افرادی که باید با آنها تماس بگیرید، آمار و سایر اطلاعات مفیدی را که نیاز دارید، بنویسید. غالبا ارسال یک ایمیل پیگیری همراه با یادداشت‌ها و دستورالعمل‌های اصلی برای شرکت‌کنندگان پس از جلسات، مهارت‌های شنیداری و ارتباطی شما را به نمایش می‌گذارد.
• در طول کنفرانس‌ها یا سخنرانی‌ها: یادداشت ‌برداری هنگام سخنرانی‌ها و کنفرانس‌ها زمانی مفید است که بخواهید دوباره به افکار یا ایده‌هایی که برای شما تأثیرگذار بوده‌ است، مراجعه کنید.
• وقتی ایده‌هایی برای موضوعات، پروژه‌ها یا جلسات به ذهن خطور می‌کند: در طول روز، ایده‌هایی برای حل مسائل، مواردی که باید در جلسه بعدی ارائه کنید یا سایر افکار در ذهن شما نقش می‌بندد. آنها را بنویسید تا در صورت لزوم به خاطر بیاورید.
• در حین مکالمه: اگر با مشتری یا همکارتان تماس تلفنی دارید، یادداشت ‌برداری از اطلاعاتی که باعث موفقیت در برقراری ارتباط با آنها می‌شود، مفید خواهد بود؛ به‌عنوان مثال، می‌توانید برنامه‌های آخر هفته، سرگرمی‌ها، تولد، نام حیوانات خانگی یا فرزندان آنها یا سایر موارد مهم را که می‌خواهید به خاطر بسپارید، ثبت کنید.

چه موقع نباید یادداشت‌برداری کنید؟

اگر جلسه مهم یا حساسی دارید که در آن تعامل رودررو مهم است، باید از یادداشت‌ برداری خودداری کنید؛ به‌عنوان مثال، اگر در یک جلسه درمورد یک واقعه جدی که در این شرکت رخ داده است، دعوت شده‌اید، فقط به « گوش دادن موثر » بپردازید تا با یادداشت ‌برداری حواس طرف مقابل را پرت نکنید.

هنگام یادداشت ‌برداری حین مصاحبه نیز باید حساس باشید. گرچه نوشتن اطلاعات کلیدی برای دانش خود و ارجاع در یادداشت‌های تشکر از اهمیت برخوردار است؛ نشان‌دادن علاقه و توجه شما از طریق تماس چشمی و زبان ‌بدن از اهمیت بیشتری برخوردار است. تعادل بین «نوشتن یادداشت» و «گوش دادن فعال» هنگام مصاحبه را پیدا کنید.

علاوه بر این، در جلسات از فرهنگ استفاده از کامپیوتر در شرکت آگاه باشید. اگرچه در بعضی از شرکت‌ها مورد پذیرش و تشویق قرار گرفته است، ممکن است دیگران با باز‌بودن لپ‌تاپ شما در جلسات اخم کنند، زیرا این امر باعث حواس‌پرتی آنها می‌شود. در صورت قبول‌نکردن لپ‌تاپ، به‌جای آن یک دفترچه و قلم به همراه داشته باشید.

بهترین روش‌های یادداشت ‌برداری

یادداشت‌ برداری غالبا ذهنی است، زیرا افراد مختلف شیوه‌های مختلفی برای یادداشت‌ برداری دارند. برای اینکه بدانید چه چیزی برای شما مفید است، سعی کنید یادداشت ‌برداری را به مدت ۱ یا ۲ هفته با یک روش انجام دهید، سپس هفته بعد روش‌ها را تغییر دهید و ببینید چه چیزی بیشترین تأثیر را دارد. گزینه‌های مختلفی برای یادداشت‌ برداری وجود دارد که بسته به سناریو ممکن است از ۱، ۲ یا همه آنها استفاده کنید:

• استفاده از دفتر و قلم؛
• استفاده از سند کامپیوتری یا آنلاین؛
• استفاده از نرم‌افزار مناسب، تقویم‌ها یا سازمان‌دهنده‌ها؛
• به‌همراه‌داشتن دفترچه یادداشت کوچک یا کاغذهای یادداشت چسب‌دار.

تست شخصیت شناسی

به‌کمک تست‌های خودشناسی، توانایی‌ها و استعدادهایتان را بشناسید.

هنگام یادداشت ‌برداری، این مراحل را دنبال کنید تا افکار خود را منظم نگه دارید و با سهولت به اطلاعات موردنیاز خود مراجعه کنید:

• عنوان یا بخشی از صفحه خود را با تاریخ و موضوع جلسه، کنفرانس، مکالمه یا سخنرانی خود عنوان کنید؛
• زمینه یادداشت‌های خود را فراهم کنید تا هدف آنچه را نوشتید درک کنید؛
• برای سازماندهی صفحه خود برای ارجاع آسان، از لیست‌های علامت‌دار و سایر ابزارهای قالب‌بندی، مانند اعداد، اشکال و خط تیره‌ها، استفاده کنید؛
• به‌جای نوشتن جملاتی کامل، فقط اطلاعات موردنیاز خود را هنگام بازگشت به یادداشت‌های خود بنویسید. با این روش می‌توانید اطلاعات بیشتری را دریافت کنید؛
• اطلاعات مهم، مانند تاریخ‌های موعد، اطلاعات تماس یا دستورالعمل‌های مهم را هایلایت یا نشانه‌گذاری کنید. در صورت لزوم، تاریخ‌های کلیدی را با یادآوری و هشدار زنگ‌دار به تقویمتان اضافه کنید؛
• اگر یادداشت‌های جلسه خود را در یک ایمیل پیگیری برای شرکت‌کنندگان ارسال می‌کنید، حتما آنها را با اجراهای اصلی و مراحل بعدی خلاصه کنید؛
• اگر در حال ارائه سخنرانی یا آماده‌شدن برای مصاحبه هستید، بخش‌های اصلی را هایلایت کنید تا بتوانید به‌سرعت اطلاعات موردنیاز خود را مشاهده کنید.

منبع: indeed.com