برنامه ریزی منابع انسانی (همراه با قالب‌ها و ابزارهای مورد نیاز)

مهسا صادق‌پور

شکی وجود ندارد که در واقع کارکنان یک سازمان، یعنی گروه خوبی از کارکنان ماهر که وظایفشان را به‌درستی انجام می‌دهند، کلید استمرار عملکرد خوب آن سازمان هستند. دستیابی به این کارکنان فقط از طریق برنامه ریزی مناسب برای منابع انسانی ممکن است. ما در این مطلب تمام مراحل برنامه ریزی نیروی انسانی را تشریح خواهیم کرد و به دلایل اهمیت برنامه ریزی منابع انسانی می‌پردازیم؛ همچنین شما می‌توانید با استفاده از قالب‌های ارائه‌شده در این مطلب، فرایند برنامه ریزی خود را تسهیل کنید.

ATS ابزاری حرفه‌ای برای تسهیل فرایند جذب و استخدام
برای آشنایی با ATS کاربوم روی دکمه زیر کلیک کنید: 

برنامه ریزی منابع انسانی چیست؟

برنامه ریزی منابع انسانی فرایندی است که طی آن، سازمان‌ها منابع انسانی موجود را ارزیابی، نیازمندی‌ها یا ضروریات آتی را پیش‌بینی، شکاف‌ها را شناسایی و برای رفع آن شکاف‌ها نقشه‌ای را طراحی می‌کنند.

در واقع، برنامه‌ریزی منابع انسانی، که به آن برنامه‌ریزی نیروی کار (Workforce Planning) و برنامه‌ریزی نیروی انسانی (Manpower Planning) نیز گفته می‌شود، به شما کمک می‌کند که مطمئن شوید تعداد مناسبی از کارکنان با مهارت‌های مرتبط در انواع مناسبی از عناوین شغلی و در زمان مناسبی مشغول به کار هستند. در ادامه مطلب به بررسی دلایل اهمیت برنامه ریزی منابع انسانی می‌پردازیم.

اهمیت برنامه ریزی منابع انسانی

برنامه‌ریزی منابع انسانی برای اطمینان از این‌که مهارت‌های ضروری در راستای دستیابی سازمان به اهداف استراتژیکش تأمین می‌شوند، نقش مهمی را ایفا می‌کند؛ به‌علاوه، برنامه‌ریزی منابع انسانی به دلایل مهم‌تری برای سازمان‌ها حیاتی است که در زیر به آن‌ها اشاره می‌کنیم.

دلایل اهمیت برنامه ریزی منابع انسانی به شرح زیر است:

  • کمک می‌کند که مطمئن شویم نیروی انسانی موجود به شکل بهینه به‌کار گرفته می‌شود؛
  • کمک می‌کند که مطمئن شویم به صورت دوره‌ای افراد مناسبی برای رفع تقاضای نیروی کار استخدام شده‌اند. بدین طریق، از روند دستیابی سازمان به اهداف و خواسته‌های استراتژیکش حمایت می‌کند؛
  • اطلاعات موردنیاز را برای انجام سایر عملکردهای مرتبط با بخش منابع انسانی، مانند استخدام، گزینش، ترفیع، آموزش و سیاست‌گذاری منابع انسانی، فراهم می‌کند؛
  • به سازگاری سازمان با تغییرات محیطی‌ای که از رقابت، تکنولوژی یا سیاست‌های دولتی شکل می‌گیرند و باعث می‌شوند که سازمان به کارکنان یا مهارت‌های جدید نیاز پیدا کند، کمک می‌کند؛
  • به پیش‌بینی حجم کار لازم برای پیاده‌سازی موفق برنامه‌های توسعه و متنوع سازی (Diversification) کمک می‌کند؛
  • به پیش‌بینی کمبود یا مازاد نیروی انسانی و انجام اقدامات لازم برای مدیریت شرایط نیز کمک می‌کند؛
  • به تدوین برنامه‌ی شغلی برای هریک از کارکنان و تعیین میزان آموزش و پیشرفت لازم برای آن‌ها کمک می‌کند.

مراحل برنامه ریزی نیروی انسانی

در فرایند برنامه ریزی نیروی انسانی ۴ مرحله‌ی کلی وجود دارد.

۱. شناسایی موجودی کنونی منابع انسانی

فرایند برنامه ریزی منابع انسانی با تحلیل خزانه‌ی نیروی کار (Labor Pool: منبعی از کارکنان آموزش‌دیده و ماهر که بیشترین اهمیت را برای استخدام دارند) فعلی آغاز می‌شود. با توجه به تعداد، مهارت‌ها، تجارب، صلاحیت‌ها، جایگاه‌ها، سطوح عملکرد، سن، مزایا، سطوح درآمد، زبان‌های مورداستفاده و مشاغل پیشین کارکنان، نقاط ضعف و قوت سازمان را شناسایی کنید.

برای اجرای این مرحله از مراحل برنامه ریزی نیروی انسانی چندین راه وجود دارد که عبارت‌اند از:

  • به بررسی‌های عملکردهای پیشین مراجعه کنید؛
  • داده‌ها را از سیستم اطلاعاتی بخش منابع انسانی جمع‌آوری کنید؛
  • با رؤسای بخش‌های مختلف گفت‌وگو کنید تا درباره‌ی کارکنان زیردستشان اطلاعات کسب کنید؛
  • با استفاده از پرسش‌نامه از کارکنان سؤال کنید؛
  • از کارکنان بخواهید که با استفاده از ماتریس SWOT خودارزیابی انجام دهند.

پس از گردآوری اطلاعات فراوان درباره‌ی کارکنان فعلی، آن‌ها را به گزارشی از فهرست مهارت‌ها انتقال دهید. در ادامه نمونه‌ای از قالب بصری برای فهرست کردن مهارت‌ها را خواهید.

مراحل برنامه ریزی نیروی انسانی - شناسایی موجودی کنونی منابع انسانی

۲. پیش‌بینی میزان تقاضای آتی بخش منابع انسانی

در این مرحله، ضروری است که ابتدا از اهداف آتی شرکت به‌خوبی آگاه باشید، زیرا این اهداف به طرز چشم‌گیری بر میزان تقاضای بخش منابع انسانی در آینده تأثیر می‌گذارند.

پیش از تعیین نیازهای آتی لازم است عواملی را نیز مانند نرخ ریزش کارکنان (Employee Turnover Rates)، ترندهای صنعت یا بازاریابی، پیشرفت‌هایی در تکنولوژی که به خودکار شدن فرایندها منجر شوند، بازنشستگی، ترفیع و اخراج، در نظر بگیرید.

۳. تحلیل شکاف میان میزان تقاضا و موجودی نیروی کار

اکنون که مشخص کرده‌اید که کدام مهارت‌ها در لیست شما وجود دارند و به کدام مهارت‌ها در آینده نیاز خواهید داشت، می‌توانید شکاف‌های موجود را به‌وضوح ببینید.

  • آیا کارکنان فعلی سازمان می‌توانند به برآورده کردن الزامات آتی کمک کنند؟
  • آیا نیاز خواهد بود که به منظور دستیابی به اهداف سازمان، برای کارکنان فعلی برنامه‌هایی آموزشی تدارک ببینید؟

اگر این کار کافی نباشد، لازم خواهد بود که کارکنانی جدیدی را با مجموعه‌ای از مهارت‌های مرتبط استخدام کنید تا نیاز به نیروی انسانی در آینده برطرف شود. در برنامه‌ریزی منابع انسانی، بسیار مهم است که توازن میان عرضه و تقاضا حفظ شود.

۴. تدوین و اجرای برنامه برای رفع شکاف‌ها

سپس نوبت به تدوین برنامه‌ی عملیاتی می‌رسد. اگر با کمبود نیرو مواجه باشید، می‌توانید در جهت استخدام کارکنان جدید، آموزش کارکنان موجود، برون‌سپاری یا انتقالات بین اداره‌ای تلاش کنید، اما اگر نیروی مازاد داشته‌باشید، باید به تعدیل نیرو، طرح‌های بازنشستگی داوطلبانه یا انتقالات بیندیشید.

پس از اتمام طراحی، برنامه باید با استراتژی کلی سازمان هم‌سو شود. نظارت بر برنامه و سنجش میزان تأثیرگذاری آن در طول زمان نیز بسیار اهمیت دارد.

ابزارهای برنامه ریزی منابع انسانی

شما در طی مراحل گوناگون فرایند برنامه ریزی نیروی انسانی می‌توانید از ابزارهای مختلفی استفاده کنید. این ابزارها می‌توانند در تحلیل ظرفیت کارکنان فعلی و تعیین نیازهای آتی به شما کمک کنند.

۱. تحلیل سوات (SWOT)

کلمه‌ی SWOT از کنار هم قرار گرفتن اولین حروف انگلیسی کلمات نقاط قوت (Strengths)، نقاط ضعف (Weaknesses)، فرصت‌ها (Opportunities) و تهدیدها (Threats) به دست آمده‌است. این تحلیل می‌تواند ابزاری برای خودارزیابی کارکنان یا ابزاری استراتژیک برای ارزیابی وضعیت فعلی سازمان باشد.

  • نقاط قوت و ضعف: عواملی درونی هستند. برای مثال، نقطه‌ی قوت سازمان شما می‌تواند حضور کارکنان بامهارت و نقطه‌ی ضعف آن می‌تواند تعداد ناکافی کارکنان ماهر باشد؛
  • فرصت‌ها و تهدیدها: عوامل بیرونی هستند. برای مثال، هنگام استخدام نیرو، آماده‌به‌کار بودن کارکنان ماهر در بازار می‌تواند فرصتی عالی برای شما باشد. از سوی دیگر، پیشنهاد درآمد بالاتر به کارکنان و استخدام آن‌ها توسط رقیبتان برای شما تهدید محسوب می‌شود.

تحلیل سوات یکی از مشهورترین ابزارهایی است که در روند تحلیل موقعیت (Situation Analysis) به کار می‌رود.

اهمیت برنامه ریزی منابع انسانی - تحلیل سوات (SWOT)

۲. چارت سازمانی

چارت سازمانی (Organizational Chart) نمود بصری سلسله‌مراتب یا ساختار یک سازمان است؛ هم‌چنین، این نمودار روابط زیردستی و بالادستی بین کارکنان و نقش‌ها و مسئولیت‌های آنان را مشخص می‌کند. در برنامه ریزی منابع انسانی از این ابزار به چندین منظور استفاده می‌شود که عبارت‌اند از:

برای ثبت اطلاعاتی درباره‌ی نقش‌ها، مسئولیت‌ها، مهارت‌ها و تجارب کارمندان فعلی می‌توانید اطلاعات بیش‌تری را مانند ویژگی‌های تحصیلی و داده‌های جمعیت‌شناختی آنان نیز اضافه کنید. این کار در شناسایی سریع پرسنل مناسب برای یک جایگاه شغلی به شما کمک می‌کند؛

برای طراحی نقشه‌ی نیازهای تأمین نیروی انسانی (Staffing Needs). شما می‌توانید وجود نیروی مازاد و کمبود نیرو را نیز در چارت سازمانی شرکتتان مشخص کنید.

فرایند برنامه ریزی نیروی انسانی - چارت سازمانی

۳. ماتریس واگذاری مسئولیت

ماتریس واگذاری مسئولیت (RACI Matrix) نموداری است که مدیران پروژه‌ها برای اختصاص دادن نقش‌ها و مسئولیت‌ها به فعالیت‌های پروژه، از آن استفاده می‌کنند. این نمودار نشان می‌دهد که در طی یک پروژه، چه کسانی باید مسئول، پاسخ‌گو یا مطلع شوند یا با آن‌ها مشورت شود.

برنامه ریزی منابع انسانی - ماتریس واگذاری مسئولیت

۴. ماتریس پتانسیل- عملکرد

جدول ۹ قسمتی (The 9 box grid)، که به آن ماتریس پتانسیل- عملکرد (Performance-Potential Matrix) نیز گفته می‌شود، به طور گسترده در پیشرفت کارکنان و برنامه‌ریزی جانشینی (Succession Planning) استفاده می‌شود. این ابزار به شما کمک می‌کند که کارکنان فعلی را بر مبنای عملکرد فعلی و پتانسیل عملکردی آتی آن‌ها ارزیابی کنید.

رتبه‌بندی کارکنان به کمک جدول ۹ قسمتی، در شناسایی کارکنان قدرت‌مند و کارکنانی که کم‌تر از سایرین موفق بوده‌اند به شما کمک می‌کند.

برنامه ریزی منابع انسانی - ماتریس پتانسیل- عملکرد

۵. برنامه‌‌ریزی سناریو‌یی

سناریوهای بسیاری مانند پیشرفت‌های تکنولوژی، بلایای طبیعی یا تغییرات سیاسی و اقتصادی وجود دارند که می‌توانند مسیر آتی سازمانتان را به‌شدت تغییر دهند و به طور معمول شما این اتفاقات را پیش‌بینی و برای آن‌ها برنامه‌ریزی نمی‌کنید.

می‌توانید با دخیل کردن برنامه‌ریزی سناریویی (Scenario Planning) در روند برنامه ریزی استراتژیک سناریوهای گوناگونی را شناسایی کنید، نحوه‌ی تأثیرگذاری آن‌ها بر سازمان را بررسی کنید و اقدامات پیش‌گیرانه را انجام دهید.

شما می‌توانید با بررسی سناریوهای مرتبط با نیاز متغیر سازمان به نیروی کار در آینده، برنامه‌ریزی سناریویی را با برنامه ریزی منابع انسانی ادغام کنید.

برنامه ریزی منابع انسانی - برنامه‌‌ریزی سناریو‌یی

۶. چارت جانشینی

چارت جانشینی (Replacement Chart) نموداری است که به چارت سازمانی شباهت دارد. از این نمودار برای شناسایی گزینه‌های احتمالی مناسبی استفاده می‌شود که می‌توانند در جایگاه کارمندی که بازنشسته یا منتقل می‌شود، قرار گیرند. هم‌زمان با طراحی نمودارهای جانشینی احتمالی، نمودارهای جانشینی فردی نیز می‌توانند برای هریک از عناوین شغلی مهم در شرکت‌ها ترسیم شوند.

برنامه ریزی منابع انسانی - چارت جانشینی

جمع‌بندی برنامه ریزی منابع انسانی

ما در این مطلب تمام آن‌چه را که باید درباره‌ی برنامه ریزی منابع انسانی بدانید (به‌خصوص اگر تازه‌کار باشید)، پوشش داده‌ایم و معتقدیم که قالب‌های ارائه‌شده به شما کمک می‌کنند تا پروژه‌هایتان را پرقدرت آغاز کنید.

آیا در زمینه‌ی برنامه ریزی منابع انسانی تخصص دارید؟ اگر درباره‌ی استفاده از ابزارها و روندهای مورداعتماد خود توصیه‌ای دارید، لطفا در بخش دیدگاه‌ها با ما در میان بگذارید.

برای آشنایی با ATS کاربوم روی دکمه زیر کلیک کنید: 

منبع: creately.com

۴.۷ ( ۳ امتیاز )
٪۰

شما این جلسه از دوره منابع انسانی را مطالعه کرده‌اید.

برای ثبت این جلسه و مطالعه کامل دوره، وارد شوید.

مدیریت افراد؛ مؤلفه‌های کلیدی و مهارت‌های ضروری مدیریت منابع انسانی

جلسه قبلی آموزشی

اهداف منابع انسانی ؛ ۱۵ هدف مدیریت منابع انسانی برای سال جدید

جلسه بعدی آموزشی

دوره منابع انسانی

۴۱ جلسه آموزشی

دیدگاه

۰  دیدگاه‌