روش GTD یا به انجام رساندن کارها: سیستمی برای دستیابی به حداکثر بهره‌وری

• GTD چیست؟
• چرا به روش GTD احتیاج دارید؟
• GTD در ۵ گام
• آنچه برای موفقیت در روش GTD لازم است
• لازم نیست که سیستم بهره‌وری پیچیده باشد.

در این مطلب درباره روش Getting Things Done) GTD) یا به‌انجام رساندن کارها صحبت می‌کنیم و پاسخ می‌دهیم چگونه می‌توانید آن را در زندگی خود اجرا کنید و بدانید چه تأثیری بر نظم، بهره‌وری و اضطراب دارد. امروز باید چه کاری انجام دهید؟ این پرسش ساده‌ای است که می‌تواند شما را مضطرب کند و عرق سرد به تنتان بنشاند. در لیست کارهای روزانه شما وظایف و برنامه ریزی برای آینده وجود دارد. اندکی بعد جلسه‌ای با مدیرعامل خود دارید که باید برای آن آماده شوید؛ با عرض پوزش، ایمیلی برایتان ارسال‌ شده و شخصی مشکلی را گزارش کرده است. درباره چه چیزی صحبت می‌کردیم؟

روزهای ما مملو از آشفتگی، شلوغی و رقابت است. جای تعجب نیست که برای انجام کارها تلاش می‌کنیم، اما لازم نیست به این شیوه عمل کنیم. باید یک سیستم بهره‌وری مانند تکنیک GTD داشته باشید تا در شناسایی و اولویت‌بندی کارهایی که باید انجام دهید به شما کمک کند و بتوانید روی مهم‌ترین مورد تمرکز کنید، یعنی «انجام کارها». آیا سیستم بهره‌وری بهتری نسبت به روش GTD، که دیوید آلن آن را نام‌گذاری کرده است، پیدا می‌کنید؟

آگهی استخدام

جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.

تعریف روش GTD و تاریخچه‌ی آن

هدف روش GTD این است که به شما اطمینان کامل بدهد که برای پروژه‌های خود، از «راه‌اندازی یک کسب‌وکار میلیون‌دلاری» گرفته تا «آماده‌سازی قرارداد برای جلسه هفته آینده»، تمام ‌کارها را انجام داده‌اید و ایده‌های جدیدی برای ارائه دارید.

آلن تکنیک GTD را این‌گونه توصیف می‌کند:

انجام روش GTD احساس خستگی را کاهش می‌دهد، اعتماد ‌به نفس را افزایش می‌دهد و سیل انرژی خلاق را جاری می‌کند. این ساختار بدون محدودیت، مدیریت جزئیات با بیشترین انعطاف‌پذیری را فراهم می‌کند.

برای رسیدن به این هدف، روش GTD آلن یک روش اساسی را دنبال می‌کند:

• هرآنچه را که توجه شما را به خود جلب می‌کند، دنبال کنید؛
• گام‌های بعدی و انجام‌شدنی را تعیین کنید؛
• موارد را در دسته‌ها و زمینه‌های مختلف سازمان‌دهی کنید؛
• یادآوری‌های منظمی را تنظیم کنید تا شما را در مسیر اصلی نگه دارد؛
• به‌طور منظم، همه‌چیز را بررسی کنید تا سیستم دچار فروپاشی نشود.

روش GTD در عمل فقط به شما کمک می‌کند تا از عوامل حواس‌پرتی ذهنی خود و حواس‌پرتی‌های محیط کار اجتناب کنید. گلوریا مارک (Gloria Mark)، استاد دانشگاه ایروین کالیفرنیا (UC Irvine)، می‌گوید:

«به همان اندازه که عوامل بیرونی باعث حواس‌پرتی ما می‌شود، خودمان نیز حواس خود را پرت می‌کنیم.»

با به‌کارگیری تکنیک GTD به‌جای اینکه در زمان نامناسب یادآوری‌های ناراحت‌کننده‌ای به ذهنتان خطور کند، (چرا هنگام صرف شام با خانواده خود به فکر ارسال ایمیل پیگیری به بخش بازاریابی هستید؟) می‌توانید مطمئن باشید که همه کارهایی که باید انجام دهید در وضعیت خوبی قرار دارد و کارهای مهم را اولویت قرار می‌دهید تا بدانید که در مرحله بعدی باید چه کاری را انجام دهید.

هیچ نرم‌افزار یا ترفندی وجود ندارد که شما را قادر سازد که وقت‌شناس شوید یا قوانین را رعایت کنید؛ البته اجرای این سیستم آسان نیست؛ انجام کارها به داشتن سرمایه‌ای چشمگیر متکی است و باید به انجام وظایف، مدیریت و حل چالش‌های احتمالی متعهد باشید.

گرچه بسیاری از افراد گفته‌اند که روش GTD بسیار پیچیده و سخت است، ما نشان خواهیم داد که تکنیک GTD آن‌قدر هم بد نیست و سرمایه اندکی که برای آن پرداخت می‌کنید، چندین برابر به شما بازمی‌گردد.

چرا به روش GTD احتیاج دارید؟

چرا باید به فکر استفاده از سیستمی مانند روش GTD باشید؟ به‌جز مزایای واضحی - مانند سازمان‌دهی بهینه - اطلاعات و مزایای بسیار جذاب دیگری نیز درباره تکنیک GTD وجود دارد.

اول، بیایید درباره مورد کوچکی، به‌نام حافظه کاری، صحبت کنیم.

مشکل این است که حافظه کاری ما قادر نیست همه این اطلاعات را نگهداری کند. حتی بدتر از آن، نمی‌تواند از چیزهایی که ناگهان به ذهن خطور می‌کند نیز اجتناب کند؛ چیزهایی مانند به یادآوردن اینکه باید پس از خروج از محل کارتان شیر بخرید یا اینکه سه‌شنبه آینده ساعت ۴:۴۵ بعدازظهر باید کودکتان را از کلاس کاراته تحویل بگیرید. جورج میلر (George Miller) روان‌شناس آمریکایی، دریافته است که به‌طور متوسط بیشتر افراد می‌توانند به‌صورت هم‌زمان فقط ۷ مورد از اطلاعات را در حافظه کاری خود نگه‌ دارند. خب در ادامه باید بررسی کنیم که روش GTD و حافظه کاری چه ارتباطی با یکدیگر دارند؟

مشکل بزرگ‌تر این است که اضطراب می‌تواند حافظه کاری ما را ضعیف‌تر کند؛بنابراین، هرچه بیشتر برای به‌خاطر‌سپردن تمام مواردی که باید به‌خاطر بسپارید مضطرب باشید، کمتر آنها را به‌ یاد می‌آورید. حال تکنیک GTD چه کمکی به ما می‌کند؟

روش GTD به حافظه کاری شما کمی استراحت می‌دهد. به‌جای اینکه فضای ذهنی ارزشمندتان با خاطرات، ایده‌های نامشخص، موارد مبهم و جمله «من باید کاری انجام دهم، اما نمی‌دانم چه کاری» پر شود، با استفاده از روش GTD می‌توانید اطمینان داشته باشید که همه‌چیز در جایی است که باید باشد و همچنین یادآوری‌هایی برای ادامه مسیر خود دارید. همان ‌طور که عنوان مطلب نوید می‌دهد، تکنیک GTD روشی برای ایجاد بهره‌وری بدون استرس در زندگی شماست.

روش GTD در ۵ گام

روش GTD در عمل چگونه است؟ همانند روندهای کاری دیگر، GTD مجموعه‌ای از مراحل و گزاره‌های «اگر، آنگاه» است که به شما کمک می‌کند تا روز خود را برنامه ریزی کنید و منظم و مثمرثمر باشید. این بدان معنا نیست که یک راهنمای گام‌به‌گام است، بلکه این تغییری در طرز تفکر و برخورد با مسئولیت‌هاست.

یکی از نکات جالب درباره روش GTD این است که می‌تواند بسیار آسان یا پیچیده باشد، هرکدام که شما بخواهید. برای پیگیری وظایفتان در تکنیک GTDمی‌توانید از قلم و کاغذ یا ابزار قدرتمندتر مدیریت پروژه، مانند پلانیو (Planio)، استفاده کنید. این سیستم ابزاری همه‌کاره است، اما برای اینکه به‌خوبی نتیجه دهد، باید این چند کار را انجام دهید:

• یک تقویم یا جایی را برای نوشتن یادآوری‌ها و مهلت‌های مقرر داشته باشید؛
• برنامه‌تان را زمان‌بندی کنید و مجدد کارها را اولویت‌بندی کنید.

بله، همین؛ ساده است. نه؟

حال بیایید اصول تنظیم سیستم روش GTD را بررسی کنیم:

مرحله اول تکنیک GTD: دو‌دستی بچسب

در نخستین گام روش GTD باید مواردی را که توجه شما را به خود جلب می‌کند، دودستی بچسبید؛ مواردی مانند وظایف اساسی، ایمیل‌هایی که باید پاسخ دهید، کارهای خانه، یادآوری برای گفت‌وگو با کسی، ایده‌هایی برای رمان، نام حیوان خانگی و غیره. آنها را در لیستی بنویسید.

کوچک، بزرگ، شخصی، حرفه‌ای و غیره، روش GTD به این چیزها اهمیت نمی‌دهد! تنها چیزی که در تکنیک GTD مهم است این است که شما می‌توانید این موارد را به‎سرعت و به‌راحتی به لیست خود اضافه کنید، بدون اصطکاک، بدون گردش کار پیچیده؛ یک دکمه یا یادداشت‌کردن آن روی کاغذ تمام چیزی است که باید اتفاق بیفتد.

به‌عنوان‌ مثال، فرض کنید که تصمیم گرفته‌اید از یک ابزار مدیریت پروژه، مانند پلانیو، برای بررسی کارهایی که باید انجام دهید استفاده کنید. با فشاردادن دکمه +، در گوشه سمت چپ بالای صفحه، می‌توانید پروژه یا ایده جدیدی را اضافه کنید.

در روش GTD کارها می‌تواند شامل جزئیات، توضیحات اولیه، اولویت‌بندی، زمینه، دسته‌ها و پرونده‌های مختلف باشد و اینها در تکنیک GTD همه به تصمیم شما بستگی دارد.

هنگامی که برای نخستین بار از روش GTD استفاده می‌کنید، می‌خواهید یکی‌دو ساعت وقت بگذارید تا هرآنچه را که فکر می‌کنید یا می‌خواهید انجام دهید، یادداشت کنید. اینها حلقه‌های باز مغز شماست که هنگامی ‌که می‌خواهید تمرکز کنید حواستان را پرت می‌کند.

در اینجا ۲ ایده از تکنیک GTD مطرح می‌کنیم که به شما کمک می‌کند تا بتوانید وظایفتان را به ‌بهترین شکل ممکن مدیریت کنید:

• در هر بخشی از زندگی خود یک «تخلیه مغزی» انجام دهید، یعنی بخشی از زندگی خود را انتخاب کنید و شروع به نوشتن کنید؛ هرآنچه را می‌خواهید، نیاز دارید یا می‌خواهید انجام دهید بنویسید؛ مثلا، دوست دارم با اهداف سطح بالاتر و برنامه‌های آینده شغلی و شخصی‌ام شروع کنم و سپس به وظایفی که باید انجام دهم بپردازم؛
• در تکنیک GTD باید با تیم، دوستان و کارشناسان صحبت کنید تا خلأها را پر کنید؛ به‌احتمال ‌زیاد، نمی‌توانید هر کاری را که می‌خواهید انجام دهید، به خاطر بسپارید؛ بنابراین، بهتر است با افرادی که به آنها اعتماد دارید، صحبت کنید؛ اهداف و نیازهایتان را با آنها در میان بگذارید. درباره اهداف بزرگ صحبت کنید و از ایشان بخواهید تا در رسیدن به هدف کمکتان کنند یا ایده‌های جذابی را انتخاب کنید.

آنچه در این مرحله از روش GTD مهم است این است که همه‌چیز را یادداشت کنید. عقب‌نشینی نکنید و چیزی را سانسور نکنید. هرآنچه را که باید، به این لیست اضافه کنید. می‌توانید در مرحله بعدی آن را اصلاح کنید.

مرحله دوم روش GTD: روشنگری

اگر چند ساعتی را صرف نوشتن کرده‌اید، به‌احتمال ‌زیاد اکنون به لیستی خیره شده‌اید که انجام‌دادن کارهای آن یک عمر به طول می‌انجامد. خب، با توجه به تکنیک GTD باید چه کار کنیم؟ باید مشخص کنیم که بی‌شک لازم است چه ‌کارهایی را انجام دهیم.

در روش GTD اولویت‌بندی لیست شما روندی همیشگی است. برای سهولت کار بیایید آن را به چند قانون طلایی تقسیم کنیم:

قانون شماره ۱ در روش GTD: کارهای لیست خود را یک‌به‌یک و به‌ترتیب نمایش آنها انجام دهید؛

این خیلی راحت است. نادیده‌گرفتن یا تسلیم‌شدنی در کار نیست؛ فقط وقت بگذارید و لیست خود را مرور کنید.

قانون شماره ۲ روش GTD: برای هر مورد بپرسید که آیا این کار عملی است؟ اگر پاسخ منفی است، چند انتخاب دارید:

• الف: اگر دیگر به آن نیازی ندارید، آن را دور بیندازید؛
• ب: اگر به‌واقع فکر می‌کنید که در آینده به آن نیاز خواهید داشت، آن را به‌عنوان مرجع نگه دارید. به‌عنوان‌ مثال، من پوشه‌ای «برای خواندن» در دسکتاپ خود دارم که در آن اسناد یا اطلاعاتی را ذخیره می‌کنم که می‌خواهم دوباره به سراغشان بروم.
• ج: در تکنیک GTD باید اگر موضوعی وجود دارد که از آن مطمئن نیستید، آن را نگه دارید و تأمل کنید؛ بگذارید بماند تا بعدا آن را دوباره مرور کنید.

قانون شماره ۳ روش GTD: در موارد انجام‌شدنی مرحله بعد را مشخص کنید و آنها را به «لیست اقدام» خود اضافه کنید.

در تکنیک GTD دانستن اینکه باید کاری را انجام دهید کافی نیست، باید به‌طور دقیق بدانید که در مرحله بعدی چه اقدامی باید انجام شود تا شما را به هدف نزدیک‌تر کند.

آلن درمورد این قانون روش GTD می‌گوید: «واضح است که این اقدامات باید از نظر جسمی و دیداری باشد.» بنابراین، به‌جای «بررسی سریع‌السیر»، ایمیلی به تمام کارمندان ارسال کنید و تاریخ، دستور ‌کار و موارد اقدام برای جلسه بررسی را در آن ذکر کنید. تمامی این موارد به «لیست اقدام» شما منتقل می‌شود.

با این «پیش‌پردازش» مطمئن می‌شوید که لیست شما پر از وظایف و ایده‌هایی است که می‌توانید هم‌اکنون روی آنها کار کنید؛ بنابراین، وقتی زمان کارکردن فرامی‌رسد، تأکید بر عمل است و تأمل جایز نیست.

قانون شماره ۳.۵ روش GTD: هم‌اکنون کارهایی را که ۲‌ دقیقه یا کمتر طول می‌کشد، انجام دهید.

فشار ذهنی کارهای ساده‌ای مانند ارسال ایمیل یادآوری به کسی درباره فروش فردا، اغلب بیشتر از انجام آن کار است؛ بنابراین، در تکنیک GTD باید یک دقیقه وقت بگذارید و لیست عملکرد خود را مرور کنید؛ هر کاری را که فقط چند دقیقه طول می‌کشد، بدون فوت ‌وقت انجام دهید.

قانون شماره ۴ روش GTD: در مواقع ضروری وظایفی را به دیگران محول کنید.

هدف روش GTD این است که مطمئن شوید که کارها به‌درستی انجام می‌شود، اما این احتمال وجود دارد که لیست اقدام شما مملو از وظایفی باشد که لزوما نباید انجامشان دهید. در صورت نیاز می‌توانید آنها را به افراد دیگری واگذار کنید و سپس به یک «لیست انتظار» منتقل کنید؛ در تکنیک GTD باید حتما یادداشت کنید که این کار در چه‌ زمانی و به چه‌ کسی واگذار شده است و آخرین مهلت آن را نیز ذکر کنید؛

همچنین این لیست جایی است که می‌توانید در آن مواردی را یادداشت کنید، از جمله کارهایی که متوقف شده ‌است، ایمیل‌هایی که باید پاسخ دهید و هر کار دیگری که می‌توانید به شخص دیگری اعتماد کنید تا برایتان انجام دهد.

قانون شماره ۵ روش GTD: موارد اقدامی را در پروژه‌ها گروه‌بندی کنید.

تقسیم کارهای بزرگ به مراحل عملی و کوچک‌تر، اغلب می‌تواند دیدن تصویر بزرگ‌تر را دشوار کند، اما روش GTD فقط برای لیست کارها نیست. برای بررسی پروژه‌های بزرگتر، که شاید تعداد بسیاری وظیفه کوچک و اجرایی داشته باشد، می‌توانید آنها را به لیست پروژه‌های خود اضافه کنید. این بخش مکان ویژه‌ای است برای بررسی پروژه‌هایی که روی آنها کار می‌کنید، کارهای مورد‌نیاز و پیشرفتی که داشته‌اید. در تکنیک GTD برای اینکه مطمئن شوید که از هر پروژه حداقل یک کار در لیست اقدام وجود دارد، می‌توانید این لیست را به‌طور مرتب مرور کنید.

حال بیایید به مثال روش GTD پلانیو برگردیم. یکی از ویژگی‌های بسیار جذاب پلانیو توانایی اختصاص وظایف جداگانه به پروژه‌های خاص یا وظیفه اصلی است؛ به ‌این ‌ترتیب، تمام وظایف شما به‌گونه‌ای منطقی به هم مرتبط می‌شود.

مرحله سوم روش GTD: سازمان‌دهی کنید

به‌احتمال ‌زیاد، به این فکر می‌کنید که کاری که تاکنون انجام داده‌اید، سازمان‌دهی است، اما در این مرحله از روش GTD متوقف نخواهیم شد.

بعد از آن بیایید لیست اقدامات را اصلاح کنیم، البته پیش ‌از انجام این کار، بهتر است به‌سرعت همه لیست‌هایی را که باید تنظیم کنیم، برای بار دیگر مرور کنیم:

•  لیست اقدامات: هر کاری که می‌خواهیم یا باید انجام دهیم. وظایف به‌عنوان اقداماتی واضح و مشخص نوشته شده است؛
•  لیست انتظار: هرچیزی که از آن تفویض اختیار شده‌ایم، منتظر آمدن شخص دیگری هستیم، روند کار مسدود شده است یا منتظر پاسخ، اطلاعات یا تصمیم گیری مدیران هستیم؛
•  لیست پروژه‌ها: یادآور پروژه‌های بزرگ‌تر است که به مراحل و پیشرفت کوچک‌تر تقسیم می‌شود.

حالا بیایید مورد دیگری را نیز به روش GTD اضافه کنیم:

لیست روزی/ شاید: اینجا جایی است که در آن ایده‌های بزرگ یا کارهایی را می‌نویسید که می‌خواهید در بعضی مواقع انجام دهید، اما نمی‌خواهید لیست‌های فعلی خود را با آنها شلوغ کنید. این لیست را نیز در روش GTD هر هفته بررسی می‌کنیم تا مطمئن شویم که اولویت‌بندی تغییری نکرده است.

سرانجام در تکنیک GTD می‌خواهیم هر وظیفه و مهلت مقرر آن را در تقویم خود قرار دهیم. موارد خاص و وظایف مهلتی دارند که باید آنها را در آن ضرب‌الاجل به پایان برسانیم. برای این موارد آنها را به تقویم خود منتقل کنید و یادآوری‌ها را تنظیم کنید یا در ابزار مدیریت پروژه خود مهلتی را تعیین کنید. در پلانیو می‌توانید برای هر کار یا هر پروژه‌ای بازه‌زمانی یا مهلتی را تعیین کنید و سپس اگر به نمای تقویم بروید، می‌توانید آنها را مشاهده کنید.

این نکته خوبی برای صحبت‌کردن درباره اهمیت یادآوری‌هاست. هدف بزرگ روش GTD فقط جمع‌آوری وظایف و تعیین مراحل بعدی نیست، بلکه کاهش فشار برای به‌خاطر‌سپردن آنها نیز هست. اضافه‌کردن مهلت مقرر و یادآوری‌ها به لیست اقدام و سایر وظایف در تکنیک GTD این اطمینان را می‌دهد که ذهن ناخودآگاهتان درباره وظایف زیاده‌روی نمی‌کند و دچار وسواس نمی‌شود.

سرانجام، دو جنبه دیگر در تنظیم وظایف شما با روش GTD نیز وجود دارد که باید درباره آنها نیز صحبت کنیم:

۱. اول اینکه نمی‌توانیم بدون اینکه کارها را اولویت‌بندی کنیم، آنها را سازمان‌دهی کنیم. هر کاری باید برای نشان‌دادن میزان اهمیتش راهی داشته باشد.

برای یادگیری چگونگی اولویت‌بندی کارها در مدیریت وظایف از چند راهنما استفاده می‌کنیم، اما چند روش ساده نیز وجود دارد:

•  تعیین مقیاس اهمیت برای اولویت‌بندی، مانند: بحرانی، زیاد، متوسط، کم؛
•  استفاده از سیستم شماره‌گذاری برای نشان‌دادن میزان اهمیت، مانند: A1 ،A2 ،A3 ،B1 ،B2 ،B3 و غیره.
•  اولویت را با توجه به فوریت و اهمیت آن، با استفاده از ماتریس آیزنهاور (Eisenhower Matrix) نشان دهید.

۲. در مرحله دوم روش GTD پیشنهاد می‌کند از چیزی به نام Contexts استفاده کنید که به زبان ساده، برچسب یا یادداشتی درباره کار است و به شما این امکان را می‌دهد که به‌سرعت ببینید که کار چگونه، کی، کجا و با چه‌ کسانی انجام می‌شود. شاید نسخه ساده و پایه آن این‌گونه باشد: خانه، محل کار، مأموریت، تماس، جلسات و غیره.

Contexts در تکنیک GTD به شما می‌گوید که کار در چه وضعیتی قرار دارد و به شما این ایده را می‌دهد که در طول‌ روز باید با چه مشکلاتی دست‌و‌پنجه نرم کنید.

Contexts نباید فقط بر ‌اساس موقعیت مکانی باشد؛ می‌توانید افراد، رویدادها، حالات، تعهد زمانی و غیره را نیز اضافه کنید. هر‌آنچه به شما کمک می‌کند تا به‌سرعت وظایف مناسب را تعیین کنید بنویسید.

مرحله چهارم روش GTD: کمی تأمل کنید

در گام چهارم روش GTD زمان خوبی است که فکر کنید به اینکه کجا هستید. طی چند ساعت، از یک سری ایده، وظایف، یادآوری‌های ناخوشایند، اهداف و پروژه‌هایی که در ذهنتان شناور بودند گذر کرده‌اید و به لیست‌های سازمان‌یافته و اولویت‌بندی‌شده‌ای رسیده‌اید که گام‌های بعدی را نیز شامل می‌شود و شما را به‌سمت اهدافتان هدایت می‌کند.

نه‌تنها این، بلکه به کمک تکنیک GTD کارهای کوچک بسیاری را نیز انجام داده‌اید، کارهای غیرمهم را حذف کرده‌اید و در صورت امکان، کارهایی را به دیگران محول کرده‌اید. لیست کارهای «روزی» را به‌طور موقت کنار بگذارید. کارهای مهم را همراه با مهلت مقرر در تقویم خود یادداشت کنید.

به‌طور خلاصه، از غرق‌شدن نجات یافتید. کار‌های بسیاری انجام ‌شده است. تنها راهی که باعث می‌شود سیستمی مانند روش GTD به کار خود ادامه دهد این است که با آن هم‌گام باشید. در اینجا باید بررسی هفتگی را شروع کنید.

دیوید آلن مرور هفتگی را عامل مهمی برای موفقیت می‌داند. فکر می‌کنم برای اینکه سیستمی مانند روش GTD نتیجه بدهد، باید آن را بخشی از زندگی‌ خود بدانید؛ به همین دلیل، دوره‌های کوتاه تأمل، مرور و ارزیابی مجدد و منظم بسیار مهم‌ است.

یک قانون خوبدر تکنیک GTD این است که باید هفته‌ای ۳۰ دقیقه وقت بگذارید و لیست فعلی خود را مرور کنید. آن را پاک‌سازی کنید و وظایف، ایده‌ها و پروژه‌های جدید را به آن اضافه کنید.

در اینجا خلاصه‌ای از نحوه برگذاری جلسه هفتگی برنامه‌ریزی روش GTD آورده شده است:

1. با لیست پروژه‌های خود شروع کنید: آیا «اقدامات بعدی» ذکرشده در لیستتان، همان چیزی است که واقعا می‌خواهید یا باید انجام دهید؟ اگر چنین است، تکنیک GTD می‌گوید آن را به لیست «اقدام» خود منتقل کنید؛ در‌ غیر ‌این ‌صورت، آن را به لیست «روزی» خود منتقل کنید؛
2. به لیست «روزی» خود نگاه کنید: خب روش روش GTD می‌گوید آیا اولویت‌های شما درباره پروژه‌های این لیست تغییر کرده است؟ اگر چنین است، آن را به لیست «پروژه‌ها»ی خود منتقل کنید و مطمئن شوید که مرحله بعدی را تعیین کرده‌اید؛
3. واژگان کلیدی را مرور کنید: این گزینه مجموعه‌ای از واژگان کلیدی است که باعث می‌شود مغز شما شروع کند به فکر‌کردن درباره چیزهایی که شاید فراموش کرده باشید که آنها را به سیستم خود اضافه کنید. درمورد شغلتان این لیست می‌تواند شامل مواردی به این شکل باشد: رئیس، مدیر، افرادی که باید با آنها دیدار کنم، جلسات هفته آینده، پروژه‌هایی با مهلت مقرر و غیره.

با توجه به تکنیک GTD باید سعی کنید زمانی را مانند پنج‌شنبه بعدازظهر، که ذهنتان خستگی هفته گذشته را درکرده است، یا جمعه، که به فکر آینده هستید، به این کار اختصاص دهید. هدف در اینجا باز هم حرکت روبه‌جلو و روان سیستم است. برای بررسی‌های خود محدودیت زمانی تعیین کنید و به آن متعهد باشید؛

همچنین فراموش نکنید که در روش GTD بررسی‌هایتان نباید فقط به‌صورت هفتگی انجام شود. اگر به سیستم اعتماد ندارید و احساس سردرگمی و حواس‌پرتی می‌کنید، هر روز صبح ۵ دقیقه وقت بگذارید و لیست کارهای روزانه خود را بنویسید. آن را با لیست‌های دیگر خود مقایسه کنید تا مطمئن شوید که چیزی را فراموش نکرده‌اید.

مرحله پنجم روش GTD: اقدام کنید

اکنون آماده انجام کارها هستید!

در روش GTD به لیست‌های خود نگاه کنید و کار عملی بعدی را که متناسب با زمینه‌ای که در آن قرار دارید است، انتخاب کنید و روی آن کار کنید. وقتی کارتان تمام شد، از اقدامات واضح و اجرایی لیست سازمان‌یافته و اولویت‌بندی‌شده‌ای را در اختیار دارید که می‌توانید از انجام آنها سربلند بیرون بیایید.

با تکنیک GTD دیگر سردرگمی معنا ندارد. دیگر درباره آنچه باید انجام شود و آنچه از اهمیت بیشتری برخوردار است سردرگم نیستید. اکنون یک ماشین بهره‌وری روغن‌کاری‌شده هستید!

آنچه برای موفقیت در روش GTD لازم است

Getting Things Done نخستین بار در سال ۲۰۰۱ عرضه شد. این بدان معناست که دیوید آلن در آن زمان بدون تلفن‌های هوشمند، اسلک (slack) و حواس‌پرتی‌های دیجیتال، بدون ‌وقفه می‌نوشت. در حالی که تکنیک GTD هنوز مانند همیشه اجرایی است، دنیایی که در آن زندگی می‌کنیم به‌طرز چشمگیری تغییر کرده است.

برای کسب اطمینان از اینکه می‌توانید روش GTD را با موفقیت اجرا کنید، کارهای زیر را انجام دهید: 

1. در انتخاب سردرگم نشوید: می‌توانید نرم‌‌افزارهای متنوعی به‌عنوان ابزاری برای روش GTD پیدا کنید؛ اما واقعیت این است که ابزار مناسب تکنیک GTD چیزی است که برای شما مفید باشد. خودکار و مداد را امتحان کنید یا اگر می‌خواهید گزینه‌های بیشتری در اختیار داشته و برای تنظیم وظایف روش‌های بهتری داشته باشید، از یکی از ابزارهای مدیریت پروژه، مانند پلانیو، استفاده کنید؛
2. سیستمی را برای ایمیل در نظر بگیرید: ایمیل‌ها می‌تواند بار سنگین وظایف را از دوش ما بردارد. این روزها داشتن روشی برای وارد‌کردن ایمیل به سیستم روش GTD امری ضروری محسوب می‌شود. این گزینه شاید به‌معنای بررسی ایمیل‌های دریافتی در روز قبل از جلسه بررسی هفتگی باشد، یا می‌توانید ساعاتی را در هفته به این کار اختصاص دهید و صندوق ورودی خود را به صفر برسانید (خالی کنید)؛
3. با گام‌های کوچک شروع کنید: با توجه به اینکه همه‌چیز برای جلب‌توجه شما رقابت می‌کند، حتی شاید شروع به کار با چیزی مانند روش GTD نیز نشدنی باشد. در این حالت، به‌سادگی یک سری وظایف را به عهده بگیرید و ایده‌هایی را که برای بخشی از زندگی‌ خود دارید، اجرا، روشن‌سازی و سازمان‌دهی کنید؛
4. بدون هیچ‌گونه حواس‌پرتی‌ای به‌سراغ بررسی هفتگی بروید: اگر مرورهای هفتگی شما خیلی طولانی شود، در اجرای تکنیک GTD شکست خواهید خورد. برای اینکه مطمئن شوید که به‌سرعت از پس آن برمی‌آیید، باید بدون حواس‌پرتی کارتان را انجام دهید. تلفنتان را در اتاق دیگری قرار دهید، کامپیوترتان را روی حالت مزاحم نشوید (Do-Not-Disturb) قرار دهید و از نوعی بازدارنده استفاده کنید تا شما را از حواس‌پرتی‌هایی مانند شبکه‌های اجتماعی یا یوتیوب (YouTube) بازدارد؛
5. برای کمک به ایجاد عادت روش GTD به خودتان پاداش دهید: روش GTD به‌سادگی یک سری عادت‌هایی است که با گذشت زمان ایجاد می‌شود و، مانند هر عادت دیگری، فقط وقتی به آن عادت می‌کنید که نتیجه ایدئال را دریافت کنید و حس کنید که پاداش گرفته‌اید. در حالی که این سیستم از نظر فنی مانند یک پاداش است، در مراحل اولیه می‌توانید آن را در کنار چیز دیگری، که از آن لذت می‌برید مانند یک فنجان قهوه، قرار دهید تا بتوانید به آن متعهد بمانید.

لازم نیست که سیستم بهره‌وری پیچیده باشد

انواع مختلفی از سیستم وجود دارد که مردم، به‌منظور افزایش بهره‌وری، از آنها استفاده می‌کنند؛ اما نکته جالب درباره روش GTD ساده‌بودن آن است؛ دودستی چسبیدن، روشن‌گری، سازمان‌دهی، تأمل و اقدام‌کردن؛ فقط همین.

به‌جای اینکه مجموعه‌ای از قوانین سخت یا ترفندهای پیچیده را به کار ببرید، از تکنیک GTD استفاده کنید، زیرا روش GTD برای سازگاری با زندگی شما طراحی ‌شده است. این روش متفاوتی برای فکرکردن درباره بهره‌وری است که بر ایجاد فضای فکری، تمرکز و کار روی آنچه برای شما مهم است، بدون هرگونه اضطرابی، تمرکز می‌کند.

استخدام مهندس برق

جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.

منبع: plan.io