تجزیه و تحلیل شغل چیست؟ (مراحل، هدف اصلی و دیگر نکات مهم آن)
- تعریف تجزیه و تحلیل شغل
- دلایل اهمیت تجزیه و تحلیل شغل
- ۶ روش رایج تجزیه و تحلیل شغل
- مراحل تجزیه و تحلیل شغل
- تجزیه و تحلیل شغل با روش Onet
- پرسش و پاسخ‌های متداول در تجزیه و تحلیل شغل
تعیین پایه و اساس نیازمندی‌های شغلی در کسب‌وکارتان، به شما کمک می‌کند که بهترین و متناسب‌ترین افراد را برای موقعیت شغلی مد نظرتان استخدام کنید، مبلغ حقوق بسیار متناسب‌تری نسبت به رقبای خود تعیین نمایید، معیارهای مناسبی برای ارزیابی عملکرد نیروها داشته باشید و البته نحوه و میزان پیشرفت کسب‌وکار خود را نیز بررسی کرده تا از پیشرفت کاری خود اطمینان حاصل کنید. به مجموع تمام این موارد تجزیه و تحلیل شغل گفته میشود. در این مطلب، مراحل و هدف اصلی تجزیه و تحلیل شغل را با هم بررسی می‌کنیم و چند روش اصلی برای انجام این کار را نیز شرح می‌دهیم.
تعریف تجزیه و تحلیل شغل
تجزیه و تحلیل شغل، به مجموعه کارهایی گفته میشود که در زمینه جمعآوری و ارزیابی دادههای مختلف راجع به یک شغل مشخص انجام میشود و معمولا مواردی هم‌چون مسئولیت‌های آن شغل، وظایف روزانه، مهارت‌های سخت و نرم مطلوب برای آن شغل، شایستگی‌های مد نظر، تحصیلات مورد نیاز، خروجی‌های مورد انتظار، تعاملات خارجی و داخلی مطلوب برای آن جایگاه شغلی، عملکرد استاندارد، شرایط شغلی، توانایی‌های جسمی مورد نیاز و در نهایت ماهیت آن شغل را تعیین می‌کند.
دادههای جمعآوری شده در فرایند تجزیه و تحلیل، در بخش‌های مختلفی مورد استفاده قرار می‌گیرد، اما می‌توان احراز شغلی را یکی از مهم‌ترین موارد مورد استفاده از این داده‌ها نامید. انجام تجزیه و تحلیل شغلی، یک دید کلی راجع به مهم‌ترین نیازمندی‌های آن جایگاه شغلی در اختیار شما می‌گذارد و به شما کمک می‌کند که بهترین و متناسب‌ترین فرد را برای جایگاه شغلی مد نظر خود استخدام کرده و البته نیروهای فعلی خود را برای دست‌یابی به موفقیت، راهنمایی کنید.
برای مثال، ممکن است شما بدون انجام فرایند تجزیه و تحلیل شغل، یک نیروی جدید را برای یک جایگاه شغلی خاص در مجموعه استخدام کنید و تنها پس از استخدام فرد متوجه شوید که فرد استخدام شده، برخی از مهم‌ترین و ضروری‌ترین مهارت‌های مورد نیاز برای اجرای آن شغل را ندارد.
علاوه بر این مورد، عدم انجام تجزیه و تحلیل شغل ممکن است منجر به استخدام دائم افراد نامناسب، افزایش نرخ ریزش کارکنان و عدم مشارکت و تعامل مناسب نیروهای فعلی با یکدیگر شود و یا اینکه بدون داشتن اطلاعات کافی، افرادی را در یک گروه قرار دهید که هیچ تناسبی با یکدیگر و یا جایگاه شغلی خود نداشته و در نتیجه این افراد نتوانند در کنار هم فعالیت کنند.
افزون بر این موارد ذکر شده، اگر تجزیه و تحلیل درست و دقیقی از جایگاه‌های شغلی مجموعه خود داشته باشید؛ نیروهای استخدام شده درک دقیقی از انتظارات و مسئولیت جایگاه شغلی خود خواهند داشت، آموزش بسیار بهتری کسب خواهند کرد و در نهایت پاداش و مزایای متناسبی را نیز دریافت می‌کنند و همه این موارد در افزایش احتمال موفقیت کسب‌وکار شما تاثیر مستقیمی دارند.
دلایل اهمیت تجزیه و تحلیل شغل
نکته مهمی که باید بدانید این است که تجزیه و تحلیل شغل علاوه بر اهمیت بسیار بالایی که در ابتدای پروسه استخدام و یافتن فرد مناسب دارد، در ادامه مسیر شغلی و ارزیابی دوره‌ای جایگاه‌های شغلی موجود در مجموعه‌تان نیز بسیار مهم است. با تجزیه و تحلیل دوره‌ای جایگاه‌های شغلی سازمان خود، فرصت‌های مناسبی برای گسترش دانش و تجربه افراد ایجاد کرده و البته از پیشرفت فردی و گروهی مجموعه، اطمینان حاصل می‌کنید.
تجزیه و تحلیل شغل، ابزاری است که به شما در اتخاذ تصمیم‌های درست کمک کرده و می‌توان گفت که تعیین ماهیت دقیق یک جایگاه شغلی در مجموعه، هدف اصلی تجزیه و تحلیل شغل است. کسب‌وکارهای مختلف معمولا از نتایج تجزیه و تحلیل شغل در موارد زیر استفاده می‌کنند:
- نوشتن احراز شغل؛
- نوشتن اطلاعیه‌ها و بیانیه‌های شغلی؛
- استخدام نیروهای جدید؛
- طرح‌ریزی یک برنامه توسعه و افزایش نیروهای کار در مجموعه و سازمان؛
- مدیریت و ارزیابی گزارش‌های عملکرد نیروهای کار؛
- طرح‌ریزی پاداش‌های متناسب با جایگاه‌های شغلی؛
- تعیین مسیر و برنامه ریزی برای حرفه‌های مختلف؛
- رتبه‌بندی مشاغل؛
- برنامه‌ریزی برای کسب موفقیت و رسیدن به اهداف مختلف مجموعه.
در صورتی که در طی فرایند تجزیه و تحلیل شغل، دادههای متناسبی را جمعآوری کنید، امکان تعیین مشخصه‌های مهم برای شغل‌ها را نیز به‌دست می‌آورید. برخی از مشخصه‌های مهم شغلی شامل این موارد است:
- عنوان شغل؛
- سطح شغل (دستیار، مشاور، متخصص، ارشد و...)؛
- خلاصه شغلی از جایگاه مد نظر؛
- وظایف اختصاصی آن شغل؛
- موانع احتمالی محیط کار و یا آن موقعیت شغلی خاص؛
- تجهیزات و ابزار ضروری برای انجام وظایف آن پست؛
- تناسب آن جایگاه شغلی با بودجه سازمان و کسب‌وکار.
۶ روش رایج تجزیه و تحلیل شغل
روش‌های مختلفی برای تجزیه و تحلیل شغل وجود دارد. انتخاب یک روش مناسب به موارد گوناگونی هم‌چون اهداف شغلی مجموعه‌تان، حوزه کسب‌وکار شما و البته موقعیت شغلی مد نظرتان، بستگی دارد. در ادامه، ۶ روش رایج تجزیه و تحلیل شغلی را به‌اختصار شرح خواهیم داد.
۱. نظارت مستقیم
در روش نظارت مستقیم، باید افراد شاغل در آن موقعیت شغلی را به‌صورت مستقیم و در حین اجرای وظایف روزانه‌شان، نظارت کرده و عملکرد آن‌ها را بررسی کنید. برای انجام این کار، از انجام کارهای روزمره افراد، تجهیزات و ابزار مورد استفاده آن‌ها، مهارت‌های مورد نیاز و تمام موارد دیگر مرتبط به آن شغل، به‌دقت یادداشت برداری کنید.
روش نظارت مستقیم معمولا به یک تحلیل‌گر آشنا به آن شغل نیاز دارد. تحلیل‌گر ابتدا بداند که چه مواردی را تحت نظر بگیرد و در ادامه چگونه آن نیازمندی‌ها را به‌بهترین شکل ممکن شرح دهد. معمولا مدیر همان بخش یا سرپرست ارشد آن جایگاه شغلی، بهترین انتخاب‌های ممکن برای استفاده از روش نظارت مستقیم هستند و می‌توانند بهترین تجزیه و تحلیل شغلی را بر اساس این روش انجام دهند.
۲. تحلیل روش انجام کار
استفاده از روش «تحلیل روش انجام کار» برای کارهای روتین و تکرارشونده هم‌چون خط تولید یک سازمان، بهترین عملکرد و تناسب را دارد. در این روش تجزیه و تحلیل شغل، باید زمان و تعداد بخش‌های انجام یک کار دقیقا بررسی شده و تعیین شود که برای تکمیل یک بخش چه میزان زمان و توانایی لازم است و البته در هر شیفت کاری، چه مقدار کار انجام خواهد شد.
اغلب سازمان‌ها از این روش برای تعیین تعداد نیروهای کار در هر شیفت برای رسیدن به اهداف تعیین‌شده و میزان محصولات تولیدی مد نظر خود، بهره می‌برند.
۳. تکنیک رویدادهای شاخص
روش تجزیه و تحلیل شغل بر اساس تکنیک رویدادهای شاخص، به بررسی تفاوت و تمایز آن رویدادهایی می‌پردازد که بر اساس آن مشخصه‌ها، تفاوت عملکرد خوب و بد تعیین میشود. در این روش، تحلیل‌گر با نیروهای شاغل در مجموعه مصاحبه کرده و در رابطه با مهم‌ترین رویدادهای رخ داده در زمان شغل‌شان، گفت‌وگو می‌کند. از این طریق، تحلیل‌گر می‌تواند اطلاعات مختلف را جمعآوری کرده و در نهایت با استفاده از همان داده‌ها، مهارت‌های مورد نیاز برای کسب بهترین نتیجه و رسیدن به هدف را تعیین کند.
۴. مصاحبه
در روش مصاحبه برای تجزیه و تحلیل شغل، باید با نیروهای شاغل در مجموعه و سرپرست آن‌ها مصاحبه کرده و جزئیات مهم و حیاتی مرتبط به آن شغل را از این طریق دریابید. معمولا مصاحبه‌کننده‌ها سوالات مختلفی می‌پرسند و به این شکل وظایف موجود در شغل و مهارت‌های لازم برای انجام آن وظایف را تعیین می‌کنند. سوالات مختلفی در این روش تجزیه و تحلیل شغلی پرسیده میشود که غالبا شامل موارد زیر است:
- شغل خود را به زبان ساده و با توجه به وظایف روزمره خود شرح دهید.
- هدف اصلی و نهایی شغل شما چیست؟
- شرایط کاری خود را شرح دهید؟
- از نگاه شما، چه میزان تحصیلات و توان‌مندی‌هایی برای موفقیت در این شغل لازم است؟
- به‌صورت روزانه، از چه تجهیزات، ابزار و ماشین‌آلاتی برای انجام وظایف روزمره خود استفاده می‌کنید؟
- سطح مسئولیت و تعهدات شما در این شغل چقدر است؟
- به‌صورت میانگین، چه میزان زمانی را برای تکمیل وظایف مختلف این جایگاه شغلی سپری می‌کنید؟
۵. پرسشنامه
در روش پرسشنامه برای تحلیل و تجزیه شغل، نیروی شاغل در مجموعه باید به لیستی از سوالات مرتبط به شغل خود، پاسخ دهد. غالبا این سوالات بسیار دقیق و جزئی هستند تا بیشترین میزان اطلاعات و داده‌ها را در رابطه با آن شغل خاص به‌دست بیاید. انواع پرسش‌نامه‌ها وجود دارند و به شما کمک می‌کنند که جایگاه شغلی مد نظر خود را تجزیه و تحلیل کنید. رایج‌ترین پرسش‌نامه‌های موجود برای این روش، شامل موارد زیر است:
- پرسشنامه تجزیه و تحلیل جایگاه شغلی یا PAQ: این پرسشنامه در سال ۱۹۷۲ در دانشگاه پردو (Purdue) تالیف شد. معمولا از PAQ برای تعیین وظایف و مسئولیت‌های موجود در یک جایگاه شغلی خاص استفاده میشود. این نوع پرسشنامه معمولا شامل سوالات مختلفی در رابطه با فرایندهای ذهنی، خروجی کار، تعاملات لازم با سایر همکاران، محتوای شغل، نوع شخصیت مورد نیاز برای موفقیت در آن شغل و انواع شاخص‌های دیگر است؛
- تحلیل عملکردی شغل یا FJA: پرسشنامه FJA توسط نیروهای شاغل وزارت کار ایالات متحده برای تحلیل کیفی انواع شغل‌ها به‌وجود آمده است. در این پرسشنامه وظایف مختلف یک نیروی کار از طریق ساده‌سازی وظایف مختلف و جداسازی هر وظیفه اصلی به اجزای کوچک‌تر، دستورالعمل‌های کاری، برنامه‌ریزی، تعاملات مختلف، محاسبات و زبان، تعیین میشود؛
- سیستم تحلیل شغلی چند منظوره یا MOSAIC: روش MOSAIC یک ابزار و روش تجزیه و تحلیل شغل مبتنی بر نظرسنجی است که اطلاعات مختلفی را از نیروهای کار جمعآوری کرده و از این طریق نیازمندی‌های اصلی شغل هم‌چون دانش مورد نیاز، مهارت‌ها، توانایی‌ها و سایر موارد مشابه را تعیین می‌کند؛
- پرسشنامه معیارهای رایج یا CMQ: پرسشنامه CMQ دارای ۶۲ سوال است که ۵ بخش اصلی را در بر می‌گیرد: پیشینه شغلی، تعاملات با سایرین، فعالیت‌های فیزیکی و مکانیکی، مهارت‌های تصمیم‌گیری و موقعیت شغلی.
۶. تحقیقات داخلی و خارجی
یکی از روش‌های رایج برای تجزیه و تحلیل شغل، تحقیقات داخلی و خارجی است. برای جمعآوری دادههای لازم در رابطه با یک جایگاه شغلی خاص، از انواع منابع داخلی و خارجی بهره ببرید. ابتدا از منابع داخلی کار خود را آغاز کنید، برای مثال جایگاه‌های شغلی موجود، برنامه‌های توسعه عملکرد و تجهیزات و ابزار مورد استفاده برای آموزش به نیروهای جدید را بررسی کنید.
علاوه بر این موارد، می‌توانید انواع جست‌وجوهای خارجی را نیز آغاز کرده و انواع آگهی‌های استخدامی برای آن شغل خاص را به‌صورت آنلاین بررسی کنید. در این حالت باید نیازمندی‌های سایر سازمان‌ها برای همان شغل خاص را بررسی کرده و ببینید سایر رقبا چه مهارت‌ها و توان‌مندی‌هایی را برای آن شغل خاص مد نظر قرار می‌دهند.
این ۶ روش، رایج‌ترین روش‌های تجزیه و تحلیل شغل است که می‌توانید از آن‌ها استفاده کرده و با توجه به حوزه کاری و البته امکانات خود، یکی از آن‌ها را برگزینید. در بخش بعدی این نوشتار، به نحوه انجام تجزیه و تحلیل شغلی می‌پردازیم.
مراحل تجزیه و تحلیل شغل
حال که با مفهوم و هدف اصلی تجزیه و تحلیل شغل آشنا شدید، در ادامه قصد داریم به مراحل اجرای آن نیز بپردازیم. تجزیه و تحلیل شغلی باید با استفاده از مراحل و گام‌های مشخصی صورت بگیرد. برای اجرای دقیق و موفق یک تجزیه و تحلیل شغلی، این مراحل را به‌ترتیب دنبال کنید:
۱. تعیین هدف اصلی از تجزیه و تحلیل شغل
تجزیه و تحلیل شغل را با تعیین هدف آغاز کنید. برای مثال ممکن است که هدف شما تعیین پاداش‌های متناسب با شغل، نوشتن یا به‌روزرسانی احراز شغلی آن جایگاه مشخص و یا استخدام متقاضیان متناسب برای آن پست شغلی خاص باشد. در هر صورت، در ابتدا و پیش از هر چیزی، هدف اصلی خود را از تجزیه و تحلیل شغل مشخص کنید.
۲. تعیین شغل‌های مورد نظر برای تجزیه و تحلیل
در گام بعدی از مراحل تجزیه و تحلیل شغل باید تعیین کنید که قصد دارید یک بخش کامل را تجزیه و تحلیل کنید یا قصد تجزیه و تحلیل چند شغل یا تنها یک پست شغلی خاص را دارید. تعیین تعداد شغل‌های مورد تجزیه و تحلیل، به شما کمک می‌کند که بهترین و متناسب‌ترین روش را برای تجزیه و تحلیل آن‌ها برگزینید.
۳. انتخاب روش مناسب برای تجزیه و تحلیل
در این مرحله باید تعیین کنید که کدام روش تجزیه و تحلیل، بیشترین و بهترین دادههای ممکن برای رسیدن به اهداف‌تان را در اختیار شما قرار می‌دهد.
برای مثال، روش مصاحبه برای یک جایگاه شغلی کاملا جدید در مجموعه، چندان مناسب نیست و در این حالت، بهتر است از انواع تحقیقات و منابع خارجی بهره ببرید. اگر بخواهید یک احراز شغلی برای یک پست خاص بنویسید، نظارت مستقیم روش مناسبی برای انجام این کار خواهد بود و هزینه فرایند تجزیه و تحلیل را نیز برای شما کاهش می‌دهد. برای طبقه‌بندی یک جایگاه شغلی خاص، از انواع پرسش‌نامه‌ها استفاده کنید و با استفاده از آن‌ها، مشخصه‌های مختلف شغل را رتبه‌بندی و تعیین کنید.
۴. ایجاد یک جدول زمانی
ایجاد جدول زمانی، یکی دیگر از مراحل تجزیه و تحلیل شغل است. یک جدول زمانی ایجاد کرده و از این طریق، مهم‌ترین اطلاعات مرتبط به تجزیه و تحلیل شغل هم‌چون آغاز تجزیه و تحلیل، بازنگری داده‌ها و پیاده‌سازی هر نوع تغییر را به اطلاع همه افراد حاضر در مجموعه برسانید.
۵. آماده‌سازی ابزار و تجهیزات لازم
در این مرحله، تمام مواردی را آماده کنید که برای انجام یک تجزیه و تحلیل شغلی به آن نیاز دارید. مواردی هم‌چون آماده‌سازی یک اتاق برای برگزاری جلسه‌ها، خرید یک پرسشنامه و یا تعیین سوالات مختلف برای یک مصاحبه و سایر موارد مشابه، مهم‌ترین وظایفی است که باید در این مرحله انجام شود.
۶. تکمیل تجزیه و تحلیل
تجزیه و تحلیل شغلی را با استفاده از آموزش‌های موجود برای انجام این کار در همان روش منتخب خود، اجرا کنید. اگر این امکان وجود دارد، دادههای ورودی خود را از طریق کارمندان فعلی مجموعه، سرپرست‌های ارشد و مدیران اصلی سازمان، به‌دست آورده و با کمک آن‌ها به دید عمیق‌تر و دقیق‌تری از نیازمندی‌های آن جایگاه شغلی دست پیدا کنید.
۷. بازنگری نتایج تجزیه و تحلیل
نتایج تجزیه و تحلیل را بررسی کنید و ببینید که در این جایگاه شغلی چه الزاماتی وجود دارد، برای انجام دقیق وظایف این شغل چه مهارت‌ها و توان‌مندی‌هایی مورد نیاز بوده و تمام نیازمندی‌های دیگر برای رسیدن به اهداف شغلی همان پست را بررسی کنید.
۸. استفاده از داده‌ها
استفاده از داده‌ها، آخرین مرحله از مراحل تجزیه و تحلیل شغل است. در نهایت، از داده‌ها و اطلاعات به‌دست آمده برای به‌روزرسانی احراز شغلی، تعیین پاداش‌های متناسب، برنامه‌ریزی‌های توسعه کارمندان و یا سایر اهداف خود، بهره ببرید.
مراحل تجزیه و تحلیل شغل در هر روش تجزیه و تحلیلی، کاربرد دارند و تنها کافی است آن‌ها را با توجه به روش منتخب خود دنبال کنید. در برخی مواقع، انجام تجزیه و تحلیل و یا استخدام افراد متخصص برای تجزیه و تحلیل شغل، به دلیل نبود بودجه کافی یا سایر دلایل دیگر، غیر قابل انجام است. در این صورت، می‌توان از انواع نرم‌افزارهای این حوزه بهره برد و مراحل تجزیه و تحلیل شغل را با کمک ابزارهای موجود انجام داد. در ادامه یکی از مشهورترین ابزار تجزیه و تحلیل شغلی را با هم بررسی خواهیم کرد.
تجزیه و تحلیل شغل با روش Onet
وزارت کار ایالات متحده، Onet را به‌عنوان یک سرویس رایگان و آنلاین برای جامعه ایجاد کرده است که افراد با کمک آن بتوانند اطلاعات لازم در رابطه با جایگاه‌های رایج شغلی را کسب کنند. Onet اطلاعات و تحلیل‌های کاملی در رابطه با بیش از ۱۰۰۰ جایگاه شغلی مختلف را در اختیار عموم قرار می‌دهد. هرچند اطلاعات موجود، همانند نتایج اختصاصی یک مجموعه تجزیه و تحلیل شغل دقیق و کامل نیست، اما برای اغلب مجموعه‌های کوچک و متوسط، نقطه شروع بسیار خوبی خواهد بود.
با استفاده از این ابزار، می‌توان شغل‌های متفاوت را بررسی کرد، نیازمندی‌های مطلوب برای یک موقعیت شغلی را تعیین نمود و در نهایت متناسب‌ترین افراد برای برعهده گرفتن آن شغل را مشخص کرد. پس از تعیین تمام این موارد، مدیر مجموعه با توجه به مشخصه‌های KSAO یعنی دانش، مهارت‌ها و توانایی‌های مورد نیاز (Knowledge, skills, abilities and other characteristics) برای آن جایگاه شغلی، فرد یا افراد مناسب را تعیین و استخدام خواهد کرد.
نحوه استفاده از Onet
اگر قصد استفاده از Onet را دارید، باید موارد مختلفی را در نظر بگیرید. برای شرح بهتر عملکرد این سایت، نیروهای مناسب برای شغل کترینگ و گارسون را جست‌وجو خواهیم کرد. برای انجام این کار، ابتدا دسته‌بندی متناسب را باید بیابیم.
برای این مثال، بخش «خدمات غذای غیر رستورانی» را انتخاب خواهیم کرد. هر چند این بخش به‌صورت اختصاصی مناسب انواع شغل‌های کترینگ نیست، اما احتمالا نزدیک‌ترین مورد به نیازمندی‌های این شغل است که به ارائه غذا در محیط‌های غیر رستورانی تعلق دارد. در این بخش، لیست کاملی از انواع وظایف، مشخصه‌های KSAO یا همان دانش، مهارت، توان‌مندی‌ها و سایر نیازمندی‌های شغلی و چندین اطلاعات مرتبط با این نوع شغل‌ها وجود دارد. برخی از گزینه‌های مرتبط به افراد متناسب برای این جایگاه شغلی، شامل این موارد است:
- مهارت توزیع غذا در ظرف‌های مناسب؛
- دانش ارائه خدمات به مشتریان؛
- داشتن مهارت‌های شنیداری؛
- توانایی فهم سخنان گفته‌شده؛
- علاقه‌مندی به کار با سایر مردم و داشتن تعامل با آن‌ها.
یک مدیر مجموعه، می‌تواند به این سایت مراجعه کرده و تمام وظایف و KSAO مرتبط با جایگاه شغلی مد نظر خود را برگزیند. با انجام این کار، می‌توان احراز شغلی متناسب با نیازمندی‌های مجموعه را تالیف کرده و آن را با توجه به موارد مطلوب، توسعه داد و در نهایت فرد یا افرادی که بیشترین تناسب را با این مشخصات دارند، استخدام نمود.
استخدام افراد بر اساس نیازمندی‌ها و موارد تعیین‌شده در مقابل استخدام افراد تنها بر اساس حدس و گمان، نتیجه بسیار بهتری در پی خواهد داشت و این موضوع در موفقیت و یا شکست انواع مجموعه‌های کوچک و بزرگ، نقش اصلی و حیاتی ایفا می‌کند.
تجزیه و تحلیل شغل یک ابزار بسیار ارزش‌مند است که اغلب مدیران منابع انسانی، نه تنها برای استخدام افراد بلکه برای انواع فرایندهای دیگر نیز از نتایج آن استفاده می‌کنند. اگر امکان انجام تجزیه و تحلیل به‌صورت اختصاصی را دارید، بهتر است این کار انجام شده و دقیق‌ترین داده‌ها ممکن را کسب کنید. البته همیشه این موضوع به این شکل ایدئال وجود ندارد و در موارد مختلفی که هزینه انجام این کار بسیار زیاد است و یا زمان کافی برای اختصاص دادن به فرایند تجزیه و تحلیل شغلی وجود ندارد؛ معمولا مدیران از انواع ابزارهای موجود در این حوزه هم‌چون Onet استفاده می‌کنند که یک ابزار قوی و ارزش‌مند برای تجزیه و تحلیل انواع شغل‌ها است.
پرسش و پاسخ‌های متداول در تجزیه و تحلیل شغل
حال که می‌دانیم هدف اصلی از تجزیه و تحلیل شغل چیست و چه جزییاتی دارد، قصد داریم در ادامه‌ی این نوشتار، تجزیه و تحلیل شغلی را به‌صورت کامل بررسی کردیم و در خاتمه آن، رایج‌ترین سوالات مرتبط با تجزیه و تحلیل شغل و البته پاسخ‌های آن‌ها را با هم مرور خواهیم کرد.
۱. تجزیه و تحلیل شغلی، چگونه عملکرد نیروهای شاغل در مجموعه را افزایش می‌دهد؟
تجزیه و تحلیل شغل، مهم‌ترین و بهترین روش برای افزایش عملکرد نیروهای شاغل در مجموعه است. با استفاده از نتایج تجزیه و تحلیل شغلی، می‌توان نقاط قوت نیروها را مشخص کرده و نقاط ضعف‌شان را نیز برای افزایش توان‌مندی آن‌ها در آن بخش‌های خاص، تعیین کرد. مدیران ارشد و سرپرست‌های شاغل در سازمان، می‌توانند با کمک این داده‌ها یک برنامه‌ریزی دقیق داشته باشند و از آن طریق، عملکرد نیروهایی را که در رسیدن به اهداف مجموعه با سختی مواجه شده‌اند، بهبود بخشیده و کارایی آن نیروها را افزایش دهند.
۲. تجزیه و تحلیل شغل برعهده چه کسی است؟
تجزیه و تحلیل مشاغل توسط افراد مختلفی انجام میشود. اگر مدیران ارشد مجموعه و سازمان تصمیم بگیرند که تجزیه و تحلیل شغل به‌صورت داخلی انجام شود، معمولا از کمک بخش منابع انسانی سازمان بهره می‌برند. برخی از سازمان‌ها که ترجیح می‌دهند تجزیه و تحلیل شغل را با استفاده از نظارت مستقیم انجام دهند، معمولا از نیروهای سرپرست و ارشد همان بخش‌ها کمک می‌گیرند.
برخی سازمان‌های دیگر نیز که می‌خواهند مجموعه مشخصی از انواع شغل‌ها را در مدت زمان کوتاهی تجزیه و تحلیل کنند، از خدمات مجموعه‌های متخصص در تجزیه و تحلیل شغل استفاده می‌کنند.
۳. چه زمانی باید از روش تجزیه و تحلیل شغل استفاده کنیم؟
هیچ زمان مشخصی را نمی‌توان به‌عنوان زمان مناسب برای اجرای فرایند تجزیه و تحلیل مشاغل معرفی کرد و هر مجموعه با توجه به نیازمندی‌های خود، این فرایند را در زمان خاصی اجرا می‌کند.
برخی از سازمان‌ها، یک بار در طی هر سال فرایند تجزیه و تحلیل را برای تعیین تغییرات مورد نیاز جایگاه‌های شغلی موجود، احراز شغل‌ها، تعیین پاداش‌های متناسب و هر نوع مشخصه دیگر شغلی اجرا می‌کنند. برخی دیگر از سازمان‌ها ممکن است از تجزیه و تحلیل شغلی به‌عنوان بخشی از فرایند بررسی عملکرد افراد و جایگاه‌های شغلی مختلف استفاده کنند و برخی سازمان‌های دیگر نیز برای ایجاد پست‌های جدید شغلی و یا استخدام افراد مختلف، از فرایند تجزیه و تحلیل شغل، بهره ببرند.
۴. تفاوت ارزیابی شغل و تجزیه و تحلیل شغل چیست؟
فرایند ارزیابی یا ارزشیابی شغل و فرایند تجزیه و تحلیل شغل، هر دو مهم‌ترین وظایف بخش منابع انسانی هر مجموعه و یا سازمان هستند که در عین شباهت، تفاوت‌های بسیار واضحی با یکدیگر دارند. فرایند تجزیه و تحلیل شغل شامل جمعآوری داده‌ها و جزئیات مختلف برای یک جایگاه شغلی خاص است که به شما کمک می‌کند یک احراز شغلی دقیق نوشته، افراد مناسب را برای پست‌های مشخص استخدام کرده و تیم‌های موجود در مجموعه را برای رسیدن به اهداف تعیین‌شده، آموزش دهید.
از سوی دیگر، با ارزیابی شغلی شما می‌توانید یک جایگاه شغلی را با جایگاه دیگر مقایسه کرده و ارزش، اهمیت و فواید آن جایگاه شغلی را در مجموعه و سازمان تعیین کنید. در واقع، در ارزیابی شغلی این سوال مهم را پاسخ می‌دهیم که کدام شغل‌ها بیشترین اهمیت را نسبت به سایر جایگاه‌های شغلی دارند. معمولا از ارزیابی شغل برای تعیین میزان حقوق مناسب و البته از بین بردن نابرابری‌های شغلی استفاده میشود.
سخن آخر
تجزیه و تحلیل مشاغل یکی از مهم‌ترین فرایندهای انجام‌شده درون سازمان و مجموعه‌ها است که در بخش‌های مختلفی کاربرد دارد. یافتن بهترین و متناسب‌ترین فرد برای استخدام در موقعیت شغلی خاص، هدف اصلی تجزیه و تحلیل شغل است. تعیین نیازمندی‌های شغلی، بررسی پاداش و حقوق متناسب هر جایگاه، توسعه تعداد نیروهای مجموعه و چندین فرایند بسیار مهم دیگر، با استفاده از نتایج تجزیه و تحلیل شغل قابل انجام است.
تجزیه و تحلیل مشاغل می‌تواند هزینه‌های استخدام افراد نامناسب را کاهش داده، فرایندهای مختلف شغلی را تسهیل کرده و البته مسیر رسیدن به اهداف مجموعه را مشخص کند. برای انجام این کار، روشها و متدهای گوناگونی وجود دارد که باید با توجه به نیازهای مجموعه و البته حوزه کاری خود، یکی از آن‌ها را برگزینید.
برای آشنایی با ATS کاربوم روی دکمه زیر کلیک کنید:
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
منبع:
paulspector.com
indeed.com
شما این جلسه از دوره منابع انسانی را مطالعه کرده‌اید.
برای ثبت این جلسه و مطالعه کامل دوره، وارد شوید.
دیدگاه