سازمان چیست؟ ویژگیها، سیستمها، اهداف و انواع سازمان
سازمان جاییست که انسانها در کنار هم و برای دستیابی به هدفی مشترک کار میکنند. در سازمانها، افراد از توانایی و تخصص خود استفاده میکنند و مهارتهای خود را تقویت میکنند. در این مطلب برایتان توضیح میدهیم تعریف سازمان چیست و جزییات، ویژگیها و انواع سازمان را بررسی میکنیم. همچنین پاسخ میدهیم اولویتها و اهداف یک سازمان دقیقاً چیست.
تعریف سازمان
ابتدا بگذارید برایتان توضیح دهیم مفهوم سازمان چیست. مدیریت در چارچوب یک سازمان صورت میگیرد. این سازمان میتواند یک شرکت خصوصی، یک ادارهی دولتی یا یک سازمان غیردولتی باشد. برخی از سازمانها در طول زمان ایجاد شده و باقی میمانند، در حالی که برخی دیگر به منظور انجام برخی وظایف خاص راهاندازی، و پس از انجام آن کارها منحل میشوند.
برای تعریف سازمان، افراد مختلف بر جنبههای مختلفی تأکید دارند. با این حال اکثر تعاریف همنظرند که سازمانها عبارتند از:
گروههایی از افراد که باهم فعالیتهایی را انجام میدهند تا به اهداف یا مقاصد مشترکی دست یابند.
فعالیت این گروهها، اشکال مختلفی از خودیاری و کنش جمعی را شامل میشود، با این حال محدود به این موارد نیست. بلکه بر دستیابی به چیزهایی تاکید دارد که یک فرد به تنهایی نمیتواند به آنها دست یابد. اگر این مؤثرترین راه دستیابی به هدف تعیینشده باشد، این گروه از افراد میتوانند به صورت سلسلهمراتبی سازماندهی شوند.
علاوه بر این هیچ اجباری وجود ندارد که همهی اعضای گروه در تعیین اهداف مشترک، حق تصمیمگیری یکسانی داشتهباشند؛ بلکه برخی کارکنان در نتیجهی اشتغال در سازمان موظف به دستیابی به این اهداف هستند.
البته در عمل همهی افراد سازمان همیشه درباره اهدافی که باید دنبال شوند اتفاق نظر ندارند. علاوه بر این برخی ممکن است بیشتر به دنبال اهداف خود باشند تا اهداف سازمان. بنابراین جای تعجب نیست که سازمانها پیچیدهتر از چیزی باشند که در تعریف بیان میشود.
جنبههای مختلف از یک سازمان چیست؟
در این بخش بررسی میکنیم که جزییات یک مدل ساده از یک سازمان چیست. نویسندگان مدیریتی در گذر زمان بر جنبههای مختلفی از سازمانها تمرکز کردهاند؛ از جمله:
- ساختار سازمانی و نحوهی سازماندهی کار؛
- افراد، نیازهایشان و روابطی که در سازمان با دیگران دارند؛
- روشهای تعامل سازمانها با محیطهای خارجی؛
- فرهنگ سازمانی یا ارزشها و باورهای مطرح شده در یک سازمان.
اکنون به طور مختصر در مورد هر یک از جنبههای سازمانهایی که در شکل بالا مشخص شدهاند بحث خواهیم کرد:
افراد
در ادامه میگوییم برخی از سوالات مربوط به افراد درون یک سازمان چیست. این سؤالات عبارتند از:
- انگیزه افراد برای کار چیست؟
- تعهد به کار چگونه ایجاد میشود؟
- چه چیزی یک رهبر خوب را میسازد؟ آیا میتوان رهبری را آموزش داد یا رهبران خوب همینطور متولد میشوند؟
- افراد درون گروهی در محل کار چگونه با یکدیگر تعامل دارند؟ چه عواملی باعث تشکیل یک تیم قدرتمند میشود؟
- کدامیک از سبک های مدیریت برای سازمان مناسبتر است؟
ساختار سازمانی
اکنون در توضیح کوتاهی میگوییم ساختار سازمانی چیست. ساختار سازمانی اساسا به نحوهی تقسیم کار بین افراد مختلف و سطوح متفاوت سازمان و مکانیسمهایی مربوط میشود که اجازه میدهد وظایف افراد و گروهها هماهنگ شود، به عنوان مثال با دادن اختیار به یک فرد برای نظارت بر کار دیگران.
فرهنگ سازمانی
کول (Cole) فرهنگ سازمان را به عنوان «الگوی غالب باورها و ارزشهای مشترک آن سازمان» تعریف کرد. این ارزشها ممکن است به نحوهی برخورد سازمان با مشتریان یا مراجعانش، نحوهی تعامل کارکنان با یکدیگر و ماهیت روابط بین مدیران و کارکنان مربوط باشد. فرهنگ یک سازمان میتواند در مواردی مانند نحوهی لباس پوشیدن کارکنان، ساعات کاری و نگرش به ترک خدمت، اینکه چه کسی در وقت قهوه یا ناهار با چه کسی صحبت میکند (البته اگر این اوقات پشت میز صرف نمیشود)، اینکه چه نوعی از کارکنان و چرا ارتقاء پیدا میکنند، منعکس شود.
سبک های رهبری در یک سازمان سهم عمدهای در فرهنگ آن دارد. در اغلب مواقع ارزشهای اصلی بنیانگذار یک سازمان در فرهنگ آن سازمان گنجانده میشود و سپس توسط رهبریهای متوالی منتقل میشود. فرهنگ سازمانی به هر سازمانی «احساس» متمایز خود را میدهد که در درجهی اول توسط کارکنان و همچنین مشتریان تجربه میشود. این حس میتواند دلیل اصلی این باشد که چرا بسیاری از کارکنان میخواهند به کار در یک سازمان ادامه دهند یا اینکه چرا بسیاری تمایل دارند آن را ترک کنند.
یک سازمان چه سیستمها و رویههایی دارد؟
با مطالعهی این بخش متوجه میشوید سیستمها و رویههای یک سازمان چیست. سازمانها دارای تعدادی سیستم فرعی و مجموعهای از رویههای مرتبطند که از طریق آنها عمل میکنند. سیستمها بسته به نوع سازمان انواع مختلفی دارند. در ادامه نام سیستمهایی را که در انواع سازمان مردمنهاد یا NGO در حال فعالیتند، ذکرکردهایم.
سیستمهای سازمانی
مانند سایر سازمانها، سازمانهای مردمنهاد نیز از تعدادی سیستم تشکیل شدهاند. در ادامه میگوییم نام سیستمهای تشکیلدهندهی سازمان چیست. حداقل ده سیستم را میتوان نام برد:
۱. سیستم کلیدی (Key System): این نوع، یک سیستم مداخله یا عملیات است. یعنی روشی که یک سازمان غیردولتی آنچه را که در نظر دارد به طور پیشرفته انجام دهد. از جمله تشخیص جنسیت، انتخابهای تکنولوژی، روشهای مشارکتی و... ؛
۲. سیستم اداری (Administrative System): یعنی کاغذبازیها و تشریفات اداری که از سیستم مداخله حمایت میکند؛
۳. سیستم مالی (Financial System): از جمله بودجهبندی؛
۴. سیستم برنامهریزی یادگیری (Learning Planning System): یعنی سیستمی که برای نظارت، گزارش، ارزیابی و یادگیری از مداخلات استفاده میکند؛
۵. سیستم اطلاعات و ارتباطات (Information Communication System): که تضمین میکند همهی کارکنان و سایر سازمانها اطلاعات موردنیاز خود را برای عملکرد صحیح دارند؛
۶. سیستم تامین مالی یا تامین امنیت منابع (Fund-raising or Resource securing System): یعنی نحوهی تامین منابع و مذاکره درمورد شرایط یا انتظارات مرتبط با این منابع؛
۷. سیستم تصمیمگیری (Decision Making System): یعنی مشارکت ساختاریافتهی افراد تعیینشده در تصمیم گیری؛
۸. سیستم پرسنلی (Personnel System): شامل جذب نیرو، استخدام، معارفه، انگیزش، توسعهی مهارتها، دانش، نگرشها و ارزشهای لازم است؛
۹. سیستم سنجش یا پایش محیطی (Environmental Sensing or Scanning System): یعنی مکانیزمهایی که تضمین میکنند سازمان با محیط خود هماهنگ میماند، در جایی که باید و فرصتش را دارد واکنش نشان میدهد، محیط را اصلاح میکند یا تغییر میدهد؛
۱۰. سیستم پاسخگویی (Accountability System): یعنی روشی که کارکنان در قبال کارهایی که انجام میدهند و آنچه سازمان با منابع خود به دست میآورد، پاسخگو میشوند.
پس از بررسی انواع سیستمهای سازمانی، نوبت آن است که توضیح دهیم منظور از محیط خارجی سازمان چیست.
محیط خارجی
محیط خارجی اصطلاحی است که قبلا با آن برخورد کردهایم و به محیط فیزیکی، اجتماعی، سیاسی، فرهنگی، اقتصادی و نهادی اشاره دارد که سازمانها در آن فعالیت میکنند.
مفاهیم سازمان چیست؟
دو مفهوم در سازمان وجود دارد:
۱. مفهوم ایستا
حال توضیح میدهیم مفهوم ایستا در سازمان چیست. در مفهوم ایستا، اصطلاح سازمان به عنوان یک ساختار، یک موجودیت یا شبکهای از رابطهی مشخص استفاده میشود. در این معنا، سازمان مجموعهای از افراد است که در یک رابطهی رسمی برای دستیابی به اهداف مشترک با یکدیگر پیوند خوردهاند و بیشتر بر موقعیت تأکید دارد و نه بر افراد.
۲. مفهوم پویا
در مفهوم پویا، اصطلاح سازمان به عنوان فرایندی از یک فعالیت در حال انجام استفاده میشود. سازمان در این معنا فرایندی است که کارها، افراد و سیستمها در آن سازماندهی میشوند و مربوط به فرایند تعیین فعالیتهای لازم برای دستیابی به یک هدف و سازماندهی آنها در گروههای مناسب برای اختصاص به افراد مناسب است.
این تعریف سازمان را نه به عنوان یک سیستم بسته، بلکه به عنوان یک سیستم سازگار و باز در نظر میگیرد. مفهوم پویا بر خود افراد تاکید دارد و سازمان را فرایندی مستمر میداند. در ادامه میفهمید ویژگیهای یک سازمان چیست.
ویژگیهای سازمان چیست؟
صاحب نظران مختلف دیدگاههای متفاوتی درخصوص سازمان دارند. نکتهای که در همهی دیدگاهها اشتراک دارد این است که سازمان عبارت است از ایجاد روابط، مسئولیتها و اختیار بین افراد، به گونهای که در دستیابی به اهداف سازمانی کمک کند.
۱. تقسیم کار
سازمان با کل وظایف و کارهای یک بیزینس سروکار دارد. کل کارهای شرکت به فعالیتها و عملکردها تقسیم میشود. فعالیتهای مختلف به افراد مختلفی واگذار میشوند تا به نحو احسن انجام شوند و همهی اینها نیازمند تقسیم کار است. درست است که یک فرد هم میتواند وظایف زیادی را بر عهده بگیرد، اما داشتن تخصص برای بهبود کارایی انجام کارها ضرورت دارد. سازمان به کمک تقسیم کار، فعالیتهای مختلف را به افراد مرتبط واگذار میکند.
۲. هماهنگی
در راستای بررسی ویژگیهای سازمان باید بدانید که اهمیت داشتن هماهنگی در سازمان چیست. هماهنگی فعالیتهای مختلف به اندازهی تقسیم آنها ضروری است. هماهنگسازی کارها به یکپارچهسازی و توازن فعالیتهای مختلف کمک میکند. داشتن هماهنگی، مانع تکرار و تاخیر میشود زیرا عملکردهای مختلف در یک سازمان به یکدیگر بستگی دارند و بر هم تأثیر میگذارند و اگر بهدرستی هماهنگ نشوند عملکرد همهی بخشها تحت تأثیر نامطلوب قرار خواهد گرفت.
۳. اهداف مشترک
تمام ساختار سازمانی وسیلهای برای دستیابی به اهداف سازمانی است و به وقوع پیوستن اهداف بخشها، به دستیابی به اهداف اصلی تجاری میانجامند. ساختار سازمانی باید حول محور اهداف مشترک و روشنی فعالیت کند تا بتوان به آنها دست یافت. در ادامه بررسی میکنیم که دیگر ویژگیهای یک سازمان چیست.
۴. روابط مشارکتی
سازمان باعث ایجاد روابط مشارکتی و همیارانه بین اعضای مختلف گروه میشود. یک سازمان نمیتواند توسط تنها یک نفر تشکیل شود و حداقل به دو یا چند نفر نیاز دارد. سازمان سیستمی است که به ایجاد رابطهی معنادار بین افراد کمک میکند. رابطهی بین اعضای بخشهای مختلف باید هم بهطور عمودی و هم افقی باشد. این ساختار باید طوری طراحی شود که افراد را تشویق کند تا بخشی از کار خود را به کمک همدیگر انجام دهند. در ادامه توضیح میدهیم آخرین ویژگی یک سازمان چیست.
۵. تعریف شفاف روابط مسئولیت و اقتدار
سازمان متشکل از موقعیتهای مختلفی است که در یک سلسلهمراتب معین با اختیارات و مسئولیتهای مشخص سازمان یافتهاند. در این ساختار همواره یک مقام اقتدار مرکزی وجود دارد که زنجیرهای از روابط اقتدار را در سراسر سازمان گسترش میدهد. درواقع سلسله مراتب موقعیتها الگوی روابط و تعاملات را مشخص میکنند.
انواع سازمان چیست؟
اکنون زمان آن است که بدانیم انواع سازمان چیست. ابتدا فرض کنید در شرکتی کارمند هستید. شما بر اساس وظایف خود با مجموعهی خاصی از افراد تعامل خواهید داشت. علاوه بر این با صرف زمان در این شرکت احتمالا از روابط کاری خود دوستانی پیدا کنید. این مهم است که بدانیم چگونه هر دو نوع از این روابط باعث ایجاد انواع سازمان میشوند.
همانطور که تاکنون حدس زدهاید، دو نوع سازمان وجود دارد. در ادامه توضیح میدهیم جزییات این دو سازمان چیست.
سازمان رسمی چیست؟
در هر سازمانی قوانین و رویههای خاصی وجود دارد که روابط کاری بین کارکنان را برقرار میکند. این رویهها عملکرد شرکت را تسهیل میکنند و علاوه بر این، جریانی سیستماتیک از تعاملات بین کارکنان تعریف میکنند. همهی اینها از طریق یک سازمان رسمی انجام میگیرند.
لازم به ذکر است که مقام مدیریت، مسئول طراحی یک سازمان رسمی به نحوی است که مرز روشنی از اختیارات و مسئولیتها را مشخص و همراه با هماهنگی سیستماتیک بین فعالیتهای مختلف، دستیابی به اهداف سازمانی را نیز تضمین کند.
مدیریت، یک سازمان رسمی را میسازد؛ به این صورت که با تعریف ماهیت روابط متقابل در بین موقعیتهای شغلی متنوع، باعث عملکرد هرچه روانتر شرکت میشود و نیز تضمین میکند که اهداف سازمانی تحقق مییابند. علاوه بر این موارد، یک سازمان رسمی هماهنگی، پیوند و ادغام بخشهای مختلف یک مجموعه را تسهیل میکند و در نهایت بدون تاکید زیاد بر روابط بین فردی، بیشتر بر کارهایی تاکید دارد که باید انجام شوند. در ادامه لازم است که بدانید مزایای این نوع از انواع سازمان چیست.
مزایا
- سازمان رسمی، روابط بین کارکنان را به روشنی مشخص میکند. از این رو طبقهبندی مسئولیتها آسانتر میشود؛
- زنجیرهای مشخص از دستورات و وحدت دستورها را حفظ میکند؛
- از جایی که وظایف هر یک از اعضا بهوضوح تعریف شدهاست، هیچ ابهام یا سردرگمی در نقشهای فردی بهوجود نمیآید. علاوه بر این، دوبارهکاری نمیشود و این از اتلاف جلوگیری میکند؛
- در سازمانهای رسمی، تعریف روشنی از قوانین و رویهها وجود دارد. این بدان معناست که رفتارها و روابط بین اعضا قابل پیشبینی است. در نتیجه، بیثباتی و هرجومرج در سازمان از بین میرود؛
- این موارد در نهایت منجر به دستیابی به اهداف و مقاصد سازمانی میشوند. زیرا فرهنگ و روابط کاری منظم و برنامهریزیشدهای وجود دارد.
معایب
پس از بررسی مزایا، قصد داریم توضیح دهیم معایب سازمان رسمی چیست.
- سرعت تصمیمگیری در سازمان رسمی پایینتر است. زیرا هر نیاز سازمانی قبل از رسیدگی باید از زنجیرهای از دستورات عبور کند؛
- سازمانهای رسمی ماهیت بسیار سفت و سختی دارند. این بدان معنی است که نظم و انضباط کاملی بر رویهها حاکم است. از این رو میتواند منجر به شناخت کم استعدادها شود؛
- سازمان رسمی ماهیت اجتماعی انسانها را در نظر نمیگیرد؛ زیرا فقط درمورد ساختار و کار صحبت میکند. جالب است که ما نمیتوانیم این بخش جداییناپذیر از طبیعت خود را حذف کنیم یا نادیده بگیریم. از این رو این مدل عملکرد سازمان را به طور کامل نشان نمیدهد.
سازمان غیررسمی چیست؟
اگر به طور منظم با افراد خاصی ارتباط برقرار کنیم، با آنها غیررسمیتر خواهیم بود. این رابطه غیررسمی به این دلیل به وجود میآید که ما با آنها روابط بینفردی برقرار میکنیم که صرفا بر اساس اهداف کاری نیست. این روابط ممکن است به دلیل علایق مشترک ایجاد شوند. مثل زمانی که متوجه میشوید همکارتان همان تیم فوتبالی را دوست دارد که شما هم طرفدارش هستید.
بگذارید دقیقتر توضیح دهیم سازمان غیررسمی چیست. در واقع، سازمان غیررسمی از سازمان رسمی به وجود میآید. به این دلیل که وقتی مردم به طور مکرر با یکدیگر در تماس باشند، نمیتوانیم آنها را وادار به تعامل در یک قالب سفت و سخت و کاملا رسمی کنیم. آنها با علایق مشترک با یکدیگر پیوند میخورند و گروههایی را بر اساس روابط دوستانه و اجتماعی تشکیل میدهند.
بگذارید برایتان بیشتر توضیح دهیم تفاوت انواع سازمان چیست. بر خلاف سازمان رسمی، سازمان غیررسمی سیال است و هیچ قانون مدون یا از پیشتعریفشدهای برای آن وجود ندارد. سازمان رسمی اساسا شبکهای پیچیده از روابط اجتماعی بین اعضایی است که خودبهخود بهوجود میآید. بر خلاف سازمان رسمی، نمیتوان این نوع از انواع سازمان را تحت فشار یا کنترل مدیریت قرار داد.
همچنین در سازمان غیررسمی، معیارهای رفتار از هنجارهای گروهی ناشی میشود و نه قواعد و هنجارهای از پیشتعریفشده. از جایی که هیچ ساختار یا الگوی ارتباطی تعریفشدهای وجود ندارد، تعاملات میتوانند کاملا تصادفی باشند. همچنین تعاملات مستقلی در سازمانهای غیررسمی ظاهر میشوند. در ادامه بررسی میکنیم مزایای سازمان غیررسمی چیست.
مزایا
- در این نوع سازمان، ارتباطات نیازی به پیروی از زنجیرهی تعریفشدهای ندارند و میتوانند از طریق مسیرهای مختلفی جریان یابند. این بدان معناست که ارتباطات در یک سازمان غیررسمی نسبت به سازمان رسمی بسیار سریعتر است؛
- نیاز به اجتماعی شدن در اعماق وجود ما ریشه دارد. سازمان غیررسمی باعث میشود جامعهپذیری در سازمان وجود داشتهباشد و در نتیجه، اعضا احساس تعلق و رضایت شغلی کنند؛
- در سازمانهای رسمی، دریافت بازخوردها و واکنشهای واقعی آسان نیست. از این رو در سازمانهای غیررسمی، محدودیتهای مختلف سازمان رسمی رفع میشود.
معایب
حال بیان میکنیم معایب یک سازمان غیررسمی چیست.
- سازمان غیررسمی، تصادفی و برنامهریزینشده است. ما نمیتوانیم سازمانهای غیررسمی را مدیریت و کنترل کنیم. در نتیجه ممکن است منجر شاهد هرجومرج در شرکت باشیم؛
- درک این نکته مهم است که بدون حمایت سازمان غیررسمی امکان ایجاد تغییرات و رشد وجود ندارد. این میتواند هم به رشد یک شرکت منتهی شود و هم به افول آن؛
- سازمان غیررسمی با استانداردها و رفتارهای گروهی مطابقت دارد. اگر چنین رفتارهایی برخلاف منافع سازمانی باشد، در نهایت میتواند منجر به اختلال در سازمان شود.
هدف و اولویتهای سازمان چیست؟
پس از شرح کامل اینکه مفهوم سازمان چیست و بررسی جزییات، ویژگیها و انواع سازمان، به این موضوع میپردازیم که اهداف و اولویتهای یک سازمان چیست.
ماموریت
همهی افراد یک سازمان باید در مسیر یک هدف مشترک کار کنند. این هدف مشترک اغلب به عنوان مأموریت آن سازمان شناخته میشود. این مأموریت میتواند تلویحا و یا به صراحت به اعضای سازمان ابلاغ شود. اما هنگامی که به صراحت بیان میشود اغلب به شکل بیانیهی مأموریت است که اغلب طی فرایندی به نام برنامه ریزی استراتژیک مورد بررسی قرار میگیرد.
چشمانداز
در ادامه توضیح میدهیم چشم انداز سازمان چیست. چشم انداز سازمان تصویری از موفقیت در آینده است، که هم در خدمت افرادی است که سازمان به آنها خدمت میکند و هم در خدمت خود سازمان. مشخص ساختن چشمانداز در بیانیهای مانند بیانیهی ماموریت سازمان در طول برنامهریزی استراتژیک میتواند بسیار الهامبخش و انگیزشی باشد.
ارزشها
ارزشهای سازمان اولویتهای کلی در ماهیت نحوهی تلاش سازمان در مسیر ماموریت خود هستند. شاید بخواهید بیشتر بدانید ارزشهای یک سازمان چیست. باید بگوییم که ارزشها میتوانند در چگونگی همکاری افراد مشغول به کار در سازمان منعکس شود. این ارزشها ممکن است ارزشهای واقعی یا توافقشده باشند. ارزشها میتوانند به نحوهی همکاری ایدئال و مورد دلخواه اعضای آن با یکدیگر نیز مربوط شوند.
اولویتهای استراتژیک
به طور کلی الویتهای استراتژیک جزو مهمترین موضوعات و فعالیتهایی هستند که اعضا هنگام کار برای ماموریت باید در نظر بگیرند. مشابه ماموریتها، چشمانداز و ارزشها، این الویتها هم میتوانند در میان اعضا ضمنی یا صریح باشند. اولویتها ممکن است با وظایف هر شخص مرتبط باشند، که چه کسی به کدام یک و در چه زمانی رسیدگی میکند. در طول فرایند برنامهریزی استراتژیک، اولویتها اغلب تحت عنوان اهداف استراتژیک شناخته میشوند.
رهبری، مدیریت یا بهبود یک سازمان میتواند چالش بزرگی به نظر برسد. اما خوشبختانه برخی ویژگیهای مشترک در همهی انواع سازمانها وجود دارد که به کمک آنها میتوان کار ارتقای سازمان را سادهتر کرد، زیرا همهی آنها نوعی سیستم هستند.
خلاصه
سازمان شامل تقسیم کار بین کارکنان و همسویی وظایف در جهت رسیدن به اهداف اصلی شرکت است. در این مطلب توضیح دادیم که تعریف سازمان چیست و جزییات، مفاهیم و انواع سازمان را بررسی کردیم. همچنین شرح دادیم که اهداف و اولویتهای یک سازمان چیست. اگر سؤالی دربارهی ساز مان و انواع آن دارید، با ما در میان بگذارید.
دیدگاه