هماهنگی چه نقشی در دستیابی به اهداف سازمانی دارد؟
مدیران باید بتوانند دستورالعمل و مقصد مشخصی را برای تلاش‌های گروهی و کارکرد اداره‌های مختلف تعریف کنند تا بتوانند به‌صورت مؤثر و کارآمدی، به اهداف سازمانی خود دست پیدا کنند. هماهنگی، فرایندی است که مدیران برای ترکیب‌کردن فعالیت‌های مختلف خود در پیش می‌گیرند.
هماهنگی، مرتب‌سازی و نظم‌بخشیدن به کارهای گروهی است که نظم و توازن را بین کارهای فردی حفظ می‌کند و تلاش همه افراد را برای به‌دست‌آوردن اهدف مشترک یک سازمان به کار می‌گیرد.
هماهنگی، همه کارکردهای مدیریتی را با هم ترکیب می‌کند. مدیران هر سطح موظف‌اند که به‌منظور عملکرد درست و بدون مشکل کل سازمان، برای حفظ هماهنگی تلاش کنند. این فرایند، از دانش و تجربه اشخاص برای به‌دست‌آوردن اهداف سازمانی استفاده می‌کند و در عین حال می‌کوشد تا درباره اهداف کارمندان نیز جانب انصاف را نگاه دارد و از اهمیت آن‌ها چشم‌پوشی نکند.
برای مثال، به‌طور کلی هدف هر کارمندی این است که بیشترین دستمزد را به دست آورد و هدف هر سازمانی افزایش تولید و ثروت است. مدیران، این دو هدف را با هم هماهنگ می‌کنند و کارمندان را برمی‌انگیزند تا با تولید بیشتر، به دستمزد بالاتری برسند و این هماهنگی موجب می‌شود تا در نهایت هر دو طرف به اهداف خود برسند.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
عناصر اصلی هماهنگی
عناصر اصلی هماهنگی عبارت‌اند از: یکپارچگی؛ تعادل؛ زمان‌بندی.
- یکپارچگی: هماهنگی، برای به‌دست‌آوردن اهداف مشترک سازمانی، تمایلات و تلاش‌های فردی را یکپارچه می‌کند؛
- تعادل: هماهنگی، حمایت دوجانبه‌ای را برای فعالیت‌های مختلف فراهم می‌کند تا اهداف بخش‌های متفاوت با هم هماهنگ باشند و در سمت‌و‌سویی یکسان قرار بگیرند؛
- زمان‌بندی: هماهنگی، زمان‌بندی و برنامه ریزی فعالیت‌های مختلف را با هم تطبیق می‌دهد تا بتوانند یکدیگر را حمایت کنند و نتیجه را به‌موقع تحویل دهند.
به‌عنوان مثال، یک مدیر فروش قصد دارد که ۱۰۰ واحد را در یک هفته بفروشد. او فقط در صورتی می‌تواند این کار را انجام دهد که مدیر تولید نیز موفق شده باشد که ۱۰۰ واحد را تولید کند؛ این مورد نیز به‌نوبه خود، به این بستگی دارد که مدیر بازرگانی بتواند مواد خام کافی را برای تولید این ۱۰۰ واحد، طی یک هفته فراهم کند.
با اینکه واحد فروش، تولید و بازرگانی، هرکدام به‌صورت مستقل کار می‌کنند، کارکرد مؤثر هرکدام به کار واحد دیگر بستگی دارد؛ درنتیجه، ضروری است که فعالیت‌های همه این واحدها در هر سازمانی، با هم هماهنگ باشند.
هماهنگی: جوهر مدیریت
هماهنگی در واقع، بخش جدایی از مدیریت نیست؛ بلکه جوهر مدیریت است. این فرایند، مانند یک ریسه چراغ است که هرکدام از چراغ‌ها نماد عملکردهای مدیریتی متفاوت هستند و سیمی که آن‌ها را به هم متصل می‌کند، نماد هماهنگی به حساب می‌آید.
هماهنگی باید از مرحله برنامه‌ریزی تا مرحله کنترل، به‌درستی انجام شود. نبود هماهنگی، ضعف رابطه قدرت-مسئولیت را در هر سازمانی به دنبال دارد.
فعالیت‌هایی که برای هماهنگی انجام می‌شوند، همه در جهت مدیریت بهتر عمل می‌کنند و باعث تأثیرگذاری بیشتر و هدفمندی می‌شوند. هماهنگی، کمک می‌کند تا برای رسیدن به هدف سازمانی، بین تلاش‌های فردی هماهنگی برقرار شود؛ همچنین در تمام فعالیت‌های یک سازمان، اعم از تولید، فروش و فعالیت‌های مالی، هماهنگی به وجود می‌آید.
هماهنگی، کارهای گروه‌های مختلف انسانی را به هم پیوند می‌دهد و صرفه‌جویی در زمان و هزینه را به دنبال دارد؛ همچنین بهره وری و اخلاقیات کارمندان را افزایش می‌دهد و رابطه مستقیمی بین مدیریت و کارمندان برقرار می‌کند.
در نتیجه، هماهنگی:
- به دستیابی به اهداف سازمانی، با کمترین میزان اختلاف، کمک می‌کند؛
- کیفیت، زمان‌بندی، میزان و جهت اصلی فعالیت‌های مورد‌انتظار را فراهم می‌کند؛
- بین بخش‌ها و افراد مختلف، توازن برقرار می‌کند.
خصوصیات هماهنگی
هماهنگی، خصوصیات زیر را در بر می‌گیرد:
۱. هماهنگی، تلاش‌های گروهی را به هم پیوند می‌دهد
هماهنگی، مسیر مشترکی برای تمامی تلاش‌ها درست می‌کند و هر کاری را طبق برنامه‌ریزی‌های قبلی پیش می‌برد. کارمندان هر شرکتی، زمینه‌ها و سبک‌های متفاوتی در کارکردن دارند و چنین مسیر مشترکی، نیاز هر سازمانی محسوب می‌شود.
۲. هماهنگی در انجام کارها، وحدت ایجاد می‌کند
هماهنگی، کارکرد همه بخش‌ها را با هم ترکیب می‌کند و حرکت همه فعالیت‌ها را به‌سمت دستیابی به یک هدف سازمانی، تضمین می‌کند.
برای مثال، واحد تولید، فروش و بازرگانی، در یک کسب‌وکار تولیدی، از یکدیگر مستقل هستند. واحد فروش باید اطلاعاتی را در زمینه تقاضای محصول در بازار، برای واحد تولید فراهم کند؛ همچنین برای واحد بازرگانی، درمورد خرید مواد خام لازم برای برآوردن نیاز بازار، باید اطلاعاتی را جمع‌آوری کند. اگر حتی یک نفر در این فرایند کار خود را درست انجام ندهد، همه واحدها تحت‌تأثیر این اشتباه قرار خواهند گرفت.
۳. هماهنگی، فرایند ادامه‌داری است
فرایند هماهنگی، هیچ‌گاه تمام نمی‌شود؛ با برنامه‌ریزی آغاز می‌شود و تا مرحله کنترل پیش می‌رود. به عبارتی، هماهنگی، فرایند مداومی است و برای بهره‌وری و کارایی سازمان ضرورت دارد.
۴. هماهنگی، عملکرد پیش‌رونده‌ای به شمار می‌آید
همه فعالیت‌های یک سازمان، با اینکه مستقل از یکدیگرند، به هم مرتبط هستند؛ بنابراین ضروری است که در تمام سطوح و در همه بخش‌ها، هماهنگی برقرار باشد.
برای مثال، لازم است که بین واحدهای بازرگانی، تولید و فروش، برای دستیابی به اهداف سازمانی هماهنگی باشد. فعالیت‌های واحد تولید، فقط در صورتی به‌خوبی انجام خواهند شد که واحد بازرگانی، مواد خام لازم را فراهم کرده باشد و واحد فروش نیز به‌نوبه خود، فقط در صورت تولید به‌موقع و مرتب کالاها، عملکرد خوبی از خود ارائه خواهد داد.
۵. برقراری هماهنگی، وظیفه همه مدیران است
هر مدیری موظف است که بین اعضای سازمان، هماهنگی برقرار کند؛ برای مثال، مدیران رده‌بالا فعالیت‌های زیردستان خود را هماهنگ می‌کنند تا تضمین کنند که در هر حالتی، استراتژی‌های سازمان به کار گرفته می‌شوند. مدیران اجرایی، فعالیت‌های کارگران را هماهنگ می‌کنند تا کارها و فعالیت‌ها طبق برنامه‌ریزی‌های قبلی پیش بروند.
۶. هماهنگی، عملکرد عمدی و برنامه‌ریزی‌شده‌‌ای محسوب می‌شود
هر مدیری باید بتواند تلاش‌های افراد مختلف را به‌سمت یک هدف مشترک سازمانی هدایت کند. هماهنگی، مسیر مشخص و مشترکی را به وجود می‌آورد که تمام زحمات کارمندانی را که مایل به کارکردن و همکاری با هم هستند، به یک سمت‌وسو هدایت کند.
از مباحث بالا می‌توانیم نتیجه بگیریم که هماهنگی، عملکردی جدا از مدیریت نیست، بلکه جوهر مدیریت است و لازمه همه سطوح، بخش‌ها و عملکردهای مدیریتی محسوب می‌شود.
اهمیت هماهنگی
اهمیت هماهنگی در موارد زیر است:
۱. اندازه سازمان
نیاز به هماهنگی، زمانی پدیدار می‌شود که اندازه سازمان نیز رشد کند؛ در اینجا رشد، به افزایش تعداد کارمندان اشاره دارد؛ کارمندانی با ارزش‌ها، تجربیات و اهداف متفاوتی که در سازمانی عضو می‌شوند تا بتوانند نیازهای آن را برآورده کنند. به‌منظور ایجاد توازن در این سازمان، مدیران باید با برقراری هماهنگی، اهداف شخصی را به اهداف سازمانی پیوند بزنند.
۲. تمایز عملکردی
سازمان‌ها به بخش‌ها، ادارات یا زیرمجموعه‌های مختلفی تقسیم شده‌اند. این بخش‌ها، سعی می‌کنند که به‌تنهایی و مستقل از یکدیگر فعالیت کنند. وظیفه هماهنگی، این است که این واحدهای مستقل را به‌عنوان عضوی از یک سازمان بزرگ‌تر حفظ کند و فعالیت‌هایشان را به‌سمت اهداف سازمانی ازپیش‌تعیین‌‌شده هدایت کند.
۳. تخصصی‌کردن
در هر سازمان مدرنی، تنوع و پیچیدگی تکنولوژی، همه‌چیز را تخصصی‌تر می‌کند. سازمان، متخصصانی را استخدام می‌کند که در انجام کارشان مهارت دارند، اما با مسئولان بخش‌های دیگر در این باره مشورت نمی‌کنند. این مسئله اغلب، اختلافاتی را بین متخصصان و مسئولان بخش‌ها به وجود می‌آورد؛ در نتیجه، برای حل‌کردن اختلافات و ازبین‌بردن تفاوت‌ها به‌منظور رسیدن به اهداف سازمانی، هماهنگی ضرورت دارد.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
دیدگاه