رفتار سازمانی؛ ۴ گام عملیاتی برای بهبود آن (راهنمای جامع)

• رفتار سازمانی: تعریف و مفاهیم کلیدی آن
• جزئیات دقیق‌تر رفتار سازمانی
• دلایل اهمیت رفتار سازمانی
• نحوه ارزیابی میزان تاثیر رفتار سازمانی بر کسب‌وکار
• چگونگی بهبود رفتار سازمانی: فرایند گام به گام
• تغییر رفتار سازمانی: نکات و ترفندهای مرتبط به آن
• ۵ برنامه آماده اجرا برای بهبود رفتار سازمانی
• مدیریت رفتار سازمانی
• چگونگی عملکرد مدیریت رفتار سازمانی
• نمونه‌ای از عملکردهای مدیریت رفتار سازمانی
• گام‌هایی در مشاوره مدیریت رفتار سازمانی

رفتار سازمانی یکی از مهم‌ترین مفاهیمی است که متخصصان شاغل در یک سازمان، باید آن را به‌خوبی درک کرده و بر آن تسلط داشته باشند. در این نوشتار قصد داریم ابتدا مفهوم رفتار سازمانی را به‌صورت کامل و دقیق شرح داده و تمام جزئیات آن را با یکدیگر بررسی کنیم و سپس در بخش دوم نوشتار، به بررسی مدیریت رفتار سازمانی و جزئیات مرتبط با آن بپردازیم. پیشنهاد می‌کنیم تا انتهای این نوشتار ما را همراهی کرده و رفتار سازمانی و نحوه مدیریت آن را به‌خوبی فرا بگیرید.

رفتار سازمانی: تعریف و مفاهیم کلیدی آن

رفتار سازمانی یک مفهوم بسیار مهم برای تمام سازمان‌ها و مجموعه‌هایی است که قصد دارند بخش نیروی انسانی سازمان خود را تقویت کرده و به‌خوبی بشناسند. زمانی که راجع به رفتار سازمانی صحبت می‌کنیم، گفت‌وگوی ما ناگزیر شامل چندین مفهوم و اصطلاح دیگر است که باید در همین ابتدا و پیش از هرچیزی، به یک درک واحد از آن‌ها دست پیدا کنیم:

• رفتار سازمانی: این اصطلاح به نحوه رفتار افراد شاغل در یک مجموعه اشاره دارد؛
• فرهنگ سازمانی: این عبارت به مجموعه اعتقادات، فرضیات و ارزش‌های موجود در یک مجموعه و میان افراد شاغل در آن مجموعه، گفته می‌شود؛
• عملکرد سازمانی: عملکرد و میزان تاثیرگذاری سازمان، نشان‌دهنده میزان تاثیرگذاری و موفقیت یک مجموعه، در راه رسیدن به اهداف تعیین‌شده سازمان است. میزان عملکرد سازمان، می‌تواند تحت تاثیر چندین عامل دیگر هم‌چون رفتار سازمانی، فرهنگ سازمانی و تجربه نیروهای کار قرار داشته باشد؛
• تغییرات سازمانی: به فرایند تغییرات عمدی سازمان هم‌چون تغییرات سازمانی یا مدل ساختاری، تغییرات سازمانی گفته می‌شود؛
• مدیریت تغییرات: اصول تعیین شده برای اجرا و مدیریت تغییر در سازمان، مدیریت تغییرات نامیده می‌شود که شامل موارد مختلفی هم‌چون کاهش میزان ریسک، افزایش سود پروژه‌ها و سایر موارد مشابه است؛
• تجربه نیروهای کاری: تجربه نیروهای کار همانند تجربه مشتریان، شامل تمام افرادی می‌شود که در طی فرایند جذب و اشتغال فرد، با آن نیروی کار تعامل دارند. این مفهوم می‌تواند بر رفتار سازمانی تاثیر گذاشته و در نتیجه حتی بر میزان سود نهایی سازمان نیز تاثیر داشته باشد.

تمام این مفاهیم، می‌توانند با ایجاد یک مبنای درست و قابل فهم، درک بهتری از عملکرد مردم در یک سازمان را فراهم آورند. با این وجود، هدف اصلی ما از این نوشتار، بررسی «رفتار سازمانی» است، بنابراین باید به بررسی جزئیات دقیق‌تر این عبارت بپردازیم.

جزئیات دقیق‌تر رفتار سازمانی

به‌صورت اختصاصی، این اصل بر موارد زیر تمرکز دارد:

• نحوه تعامل افراد در همه سطوح سازمان به‌صورت فردی، گروهی و نحوه رفتار خود سازمان به‌صورت مستقل؛
• چگونگی بهینه‌سازی این تعاملات در راستای افزایش بهره وری کسب‌وکار؛
• سایر عوامل هم‌چون رضایت نیروهای کار، عملکرد شغلی و مهارت‌های مدیریتی و رهبری که در بهبود عملکرد کسب‌وکار تاثیر دارند.

چند المان مشخص وجود دارند که در میزان بهبود رفتار سازمانی، نقش مهمی ایفا می‌کنند و شامل موارد زیر است:

• عوامل اجتماعی؛
• محیط کاری؛
• مهارت‌های شغلی؛
• ابزارها و تکنولوژی‌های در دسترس.

بی‌شک میزان تاثیر این عوامل در رفتار سازمانی یکسان نیست و هر کدام میزان تاثیر مشخصی دارد. یک تحقیق مشهور در این رابطه وجود دارد که توسط التون مایو (Elton Mayo) انجام شده است. در این تحقیق گفته شده که میزان تاثیر المان‌های اطراف فرد شاغل هم‌چون پیش‌فرض‌های ذهنی، رفتار سرپرست‌ها و تعاملات مختلف میان همکاران، در دراز مدت نقش بسیار پررنگ‌تری نسبت به تاثیر محیط کار ایفا می‌کند و میزان بهره‌وری فرد، علاوه بر محیط کار، تحت تاثیر سایر عوامل دیگر نیز خواهد بود.

این تحقیق، به‌عنوان پایه و اساس رفتار سازمانی شناخته شده و امروزه بر درک و بهبود جنبه‌های دیگر کسب‌وکار تمرکز دارد. برخی از مهم‌ترین جنبه‌های دیگر کسب‌وکار، شامل موارد زیر است:

• مدیریت و رهبری؛
• قوانین و سیاست‌های محیط کار؛
• شخصیت و رفتار هر کدام از افراد شاغل در مجموعه؛
• فرهنگ سازمانی.

در بخش‌های بعدی، روش‌های مختلفی برای تحلیل و بهبود هر کدام از این حوزه‌ها ارائه می‌دهیم و در رابطه با هر کدام، کمی بیشتر خواهیم گفت. اما پیش از انجام این کار، اجازه دهید که با پاسخ‌دادن به چند سوال مهم، به درک بسیار بهتری از رفتار سازمانی دست پیدا کنیم.

در این بخش، برخی از مهم‌ترین سوالات حوزه رفتار سازمانی را با هم بررسی کنیم که متخصصان این حوزه معمولا با آن‌ها روبه‌رو می‌شوند.

آگهی استخدام

جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.

دلایل اهمیت رفتار سازمانی 

همان‌گونه که پیش‌تر گفته شد، بهبود رفتار سازمانی، می‌تواند تاثیر مثبتی بر همه بخش‌های سازمان بگذارد و حوزه‌های مختلف را بهبود ببخشد. برای مثال، بهبود رفتار سازمانی می‌تواند به این نتایج مثبت منجر شود:

• افزایش مشارکت و رضایت نیروهای کار؛
• بهره‌وری نیروهای کاری در سطوح بسیار بالاتر؛
• فرایند کاری مستقیم و صریح‌تر؛
• محیط کاری بسیار بهتر؛
• سازگاری بیشتر میان فرهنگ سازمانی و نیروهای شاغل در سازمان؛
• رسیدن به اهداف سازمانی به‌شکل سریع‌تر و موثرتر.

به همین خاطر و با توجه به تاثیر رفتار سازمانی در این حوزه‌ها، رفتار سازمانی اهمیت بسیار زیادی برای مدیران سازمان، استراتژی‌های انتخابی برای مجموعه و در نهایت نیروهای شاغل در سازمان دارد.

به‌صورت عادی، بخش منابع انسانی وظیفه مدیریت رفتار سازمانی را برعهده دارد. با این وجود و همان‌گونه که اشاره کردیم، «بهبود رفتار سازمانی» موضوعی است که به‌صورت کلی‌تر در سازمان تاثیرگذار بوده و برای افزایش تاثیر و بهره‌وری سازمان، بر آن تاکید می‌شود. با توجه به ابعاد یک سازمان، رفتار سازمانی ممکن است در حوزه کاری بخش‌های مختلفی هم‌چون موارد زیر قرار داشته باشد:

• منابع انسانی؛
• مدیریت تجربه کاری نیروهای شاغل؛
• مدیران بخش Digital Adoption؛
• مدیران آموزش؛
• تمام مدیرانی که چند وظیفه هم‌زمان در سازمان داشته و مدیریت بخش‌های مختلفی از دوره حیات شغلی کارمندان را برعهده دارند.

نحوه ارزیابی میزان تاثیر رفتار سازمانی بر کسب‌وکار

همانند سایر ارزیابی‌های موجود برای کسب‌وکارها، در این بخش نیز باید از معیارهای پوچ اجتناب کرده و بر این موضوع تمرکز کنیم که یک بخش مشخص در کسب‌وکار، چگونه بر سایر اهداف سازمانی تاثیر می‌گذارد. برخی از مهم‌ترین حوزه‌های تحت تاثیر رفتار سازمانی، شامل موارد زیر است:

• نحوه عملکرد و میزان بهره‌وری سازمان؛
• میزان اثربخشی و کارایی فرایندهای مختلف موجود در کسب‌وکار؛
• میزان توانایی سازمان برای دستیابی به اهداف مهم تعیین‌شده.

با توجه به این اهداف صریح، می‌توان معیارهای مشخصی را طراحی و توسعه داد که رابطه میان رفتار سازمانی و میزان نتایج کسب‌شده را به‌خوبی نشان دهند. برای مثال معیارهای مد نظر، می‌توانند بر اهداف مختلف تعین‌شده تمرکز داشته باشند.

در بخش بعدی، رویکرد گام به گام برای تحلیل و بهبود رفتار سازمانی را با هم بررسی خواهیم کرد.

چگونگی بهبود رفتار سازمانی: فرایند گام به گام

اگر مدیران و کارآفرین‌ها احساس کنند که می‌توانند میزان دست‌آوردهای کسب‌وکار خود را با کمک بهبود رفتار سازمانی، افزایش دهند، فرایند گام به گام بهبود رفتار سازمانی را دنبال خواهند کرد. در این بخش به معرفی و بررسی مراحل و گام‌های مختلف فرایند بهبود رفتار سازمانی خواهیم پرداخت که می‌توانید با کمک آن، رفتار سازمانی مجموعه و سازمان خود را تغییر دهید.

۱. اجرای یک ارزیابی کلی

گام اول این فرایند این است که رفتار سازمانی را بررسی کرده و تعیین کنید که رفتار سازمانی موجود، چه تاثیری بر کارایی سازمان و کسب‌وکار شما دارد. برای انجام این کار، باید بر بخش‌های زیر تمرکز کنید:

حالات روحی و احساسات نیروهای سازمان: احساسات و حالات روحی افراد شاغل در سازمان، تاثیر مهمی در رفتار و عمکلرد آن‌ها خواهد گذاشت. کارمندانی که از کار خود رضایت نداشته و یا تجهیزات دیجیتالی ناکارآمدی دارند، نسبت به سایر افراد راضی از شغل و شرایط خود، عملکرد بسیار کمتری خواهند داشت؛

میزان بهره‌وری و کارایی نیروهای سازمان: در زمان ارزیابی عملکرد سازمان، میزان بهره‌وری و کارایی نیروها یکی از فاکتورهای مهم به شمار می‌آید، زیرا زمانی که در حال ارزیابی سطوح مختلف کارایی هستیم، باید به‌صورت دقیق بدانیم که چه عواملی در این سطح از کارایی دخیل است. به همین خاطر نظرسنجی‌های طراحی شده برای این بخش، باید شامل سوالات هدف‌مندی باشند که بتوانند این عوامل پنهان را آشکار کنند؛

سیستم‌های موجود و میزان مسئولیت‌پذیری هر کدام: در حال حاضر میزان مسئولیت پذیری در سازمان، چگونه مدیریت می‌شود؟ سیستم‌های پاسخ‌گو و مسئولیت‌پذیر، رفتار نیروهای سازمان را رهگیری کرده و تضمین می‌کنند که هر فرد شاغل در سازمان، مسئولیت تمام رفتارها و وظایف خود را بر عهده می‌گیرد. بهترین روش انجام این کار، از طریق برقراری تعامل اثرگذار، اجرای مستمر قوانین تعیین شده و البته تضمین اعطای پاداش‌ها و یا اجرای جریمه‌ها به‌صورت عام است؛

فرهنگ: رفتار سازمانی و فرهنگ، همیشه در کنار یکدیگر قرار دارند. برای مثال، یک فرهنگ مبتنی بر دانش دیجیتالی، ارائه آموزش‌های دائم و سازگار با تغییر، در دنیای دیجیتالی دائما در حال پیشرفت فعلی، سازگاری بسیار بیشتر و بهتری خواهد داشت؛

تجربه نیروهای شاغل در سازمان: تجربه افراد شاغل در سازمان، شامل همه بخش‌های تعامل فرد با سازمان است و این تجربه نیروی کار، از تعاملات پیش از استخدام تا زمان خروج نیرو از سازمان را تحت پوشش قرار می‌دهد. فرایند تجربه نیروهای شاغل در سازمان، توسط سازمان‌های بزرگ و معتبری هم‌چون گالوپ (Gallup)، نقشه‌برداری و ارزیابی شده است. این سازمان‌ها مدعی هستند که بهینه‌سازی تجربه نیروهای شاغل در سازمان، می‌تواند عملکرد کلی و نهایی سازمان را نیز بهبود دهد؛

محیط کار دیجیتال: بخش دیجیتالی محیط کار و تجربه کاری دیجیتالی نیروهای شاغل در سازمان، یکی دیگر از بخش‌های مهمی است که باید در این فرایند و البته در عصر دیجیتالی فعلی، مد نظر قرار دهید. برای مثال ابزارها، برنامه‌های آموزشی و جریان کاری موثر در حوزه دیجیتالی، همه می‌توانند بر رفتار سازمانی نیروهای کار تاثیر گذاشته و البته تاثیر مستقیمی نیز خواهند گذاشت.

از آن‌جا که حوزه‌های مهمی هم‌چون کارایی سازمان، میزان اثربخشی و در نهایت عملکرد آن، برای اغلب مدیران اهمیت بسیار بالایی دارد؛ باید در زمان ارزیابی اولیه تمام این بخش‌ها را نیز به‌دقت بررسی و ارزیابی کنید.

۲. تحلیل و بررسی استراتژی

به‌محض اینکه ارزیابی‌های اولیه به پایان رسید، زمان تحلیل نتایج فرا می‌رسد. همراه با تمام موارد مهم، متخصصان این حوزه باید موارد زیر را نیز مد نظر قرار دهند:

• میزان اثرگذاری رفتار سازمانی بر کارایی سازمان؛
• چگونگی تاثیر تجربه نیروهای شاغل در سازمان بر رفتار سازمانی؛
• برنامه‌های مدیریت تجربه کارمندان فعلی سازمان، برنامه توسعه سازمانی، برنامه مدیریت تغییرات و سایر موارد مشابه.

این بررسی‌های بیشتر، راه را برای اجرای استراتژی‌هایی هموار می‌کند که به هدف بهینه‌سازی حوزه‌‌های مختلف طرح‌ریزی شده است. برخی از مهم‌ترین حوزه‌های مختلف در این بخش، شامل موارد زیر است:

تجربه نیروهای سازمان: همان‌گونه که پیش‌تر گفته شد، تجربه نیروهای سازمان شامل تمام تعاملاتی است که فرد در فرایند استخدام و زمان اشتغال، با آن مواجه می‌شود. هر سطح از این فرایند را می‌توان بخش‌بندی و سپس به‌صورت مجزا تحلیل کرد تا بتوان آن را به‌صورت خاص بهبود بخشید. بهبود فرایند استخدام افراد در مجموعه، باعث افزایش تعامل، ماندگاری فرد در سازمان، بهره‌وری و سایر موارد مهم دیگر خواهد شد؛

آموزش: این موضوع یعنی آموزش به نیروهای سازمان، در بخش‌های مختلف و مخصوصا در بخش دیجیتالی، اهمیت بسیار زیادی دارد. آموزش باکیفیت‌تر باعث تسریع زمان سازگاری فرد با سیستم، کاهش خستگی نیرو در زمان کار با نرم‌افزارها و در نهایت افزایش کلی بهره‌وری خواهد شد؛

فرهنگ: فرهنگ سازمانی تنها در زمانی باید تغییر پیدا کند که فرهنگ فعلی موجود در مجموعه، بر عملکرد سازمان تاثیر منفی داشته باشد. اگر ارزیابی‌های اولیه نشان داد که فرهنگ تاثیر منفی بر عملکرد سازمان دارد، چند رویکرد کلی برای رفع این حالت وجود خواهد داشت. برای مثال بهبود کارکرد مدیریت استعداد و فرایند استخدام، می‌تواند این تضمین را ایجاد کند که تنها افرادی استخدام خواهند شد که بیشترین تطابق و سازگاری با فرهنگ سازمانی مد نظر را دارند؛

محیط کاری دیجیتال: بهبود محیط کاری دیجیتال، یکی دیگر از روش‌هایی است که برای بهبود رفتار سازمانی می‌توان آن را در نظر گرفت. برای مثال، برگزیدن بهترین استراتژی برای سازگاری با تغییرات دیجیتال، باعث ساده‌سازی فرایند آموزش دیجیتالی، کاهش سطوح خستگی ناشی از انجام این کار و در نهایت باعث افزایش بهره‌وری نیروهای سازمان خواهد شد.

در عین حال و در همین موقعیت، باید مجموعه‌ای از معیارها برای ارزیابی و اندازه‌گیری میزان پیشرفت و حرکت به سمت اهداف مد نظر، طراحی و توسعه داده شوند.

۳. طراحی یک نقشه راه برای تغییرات

پس از تعیین استراتژی و هدف، کسب‌وکارها می‌توانند یک گام به جلوتر حرکت کرده و برای تغییرات مد نظر خود، یک نقشه راه طراحی کرده و آن را توسعه دهند. این نقشه و برنامه، باید شامل بخش‌های زیر باشد:

خط زمانی: هر بخش از پروژه باید یک چارچوب زمانی مشخص، همراه با موعد تحویل نهایی داشته باشد؛

سطوح مختلف همراه با تشریح کامل و تعیین هدف: یک برنامه و نقشه راه، زمانی مفید و ارزش‌مند است که بتوان از آن به‌عنوان یک مرجع معتبر اسناد و مدارک برای تمام افراد مشارکت‌کننده، استفاده کرد. به همین خاطر هر بخش و هر سطح از این نقشه، باید شامل شرح دقیق و کاملی از تمام موارد مورد بحث در آن بخش، هدف هر فاز و در نهایت اهداف قابل اندازه‌گیری باشد؛

مسئولیت‌های تخصیص داده شده: علاوه بر موارد پیشین، در نقشه و برنامه طراحی شده، باید به‌صورت واضح مشخص شود که مسئولیت هر بخش بر عهده چه کسانی است. به هر حال ایجاد یک تغییر سازمانی، به تلاش همه‌جانبه افراد مختلفی بستگی دارد و کسب موفقیت و رسیدن به اهداف تعیین شده، در گرو هماهنگی تلاش افراد مختلف خواهد بود.

با این وجود و علی‌رغم تمام این موارد، رسیدن به هدف و کسب موفقیت، قابل تضمین نیست. تنها می‌توان گفت هر قدر که رویکرد مدیریتی بهتر باشد، نتایج کسب‌شده از این برنامه نیز بهتر خواهند بود.

۴. پیاده‌سازی و بهینه‌سازی

روش‌های بسیار زیادی برای پیاده‌سازی تغییرات سازمانی وجود دارد و نوع پیاده‌سازی با توجه به عوامل مختلفی هم‌چون تغییرات مد نظر، نوع سازمان و البته شرایط اختصاصی هر سازمان، متفاوت خواهد بود. ۲ رویکرد کلی در این رابطه وجود دارد:

• تغییرات کلی و یکپارچه: یکی از رویکردهای رایج این است که پروژه‌ی تغییرات را به‌صورت هم‌زمان و در تمام بخش‌های سازمان به یک باره اجرا کنید؛
• فرایند تدریجی: رویکرد دیگر این است که پیاده‌سازی تغییرات هر بخش را به‌صورت مجزا انجام دهید.

هر کدام از این رویکردها، مزایا و معایب خاص خود را دارند. برای مثال پیاده‌سازی یک‌باره تغییرات، سرعت بالایی دارد، اما به آماده‌سازی‌های بسیار بیشتری نیاز داشته و معمولا ریسک بالاتری را نیز به دنبال خواهد داشت.

رویکرد پیاده‌سازی مجزا و مرحله‌ای، برای تکمیل به زمان بسیار بیشتری نیاز دارد، اما این امکان را در اختیار مدیران و سرپرستان قرار می‌دهد که خود را با هر تغییر کوچک، تطبیق داده و سپس به بخش بعدی بروند.

روش پیاده‌سازی تغییرات تدریجی، گام‌هایی مشابه مراحل زیر را در پی خواهد داشت:

۱. اجرای یک تست اولیه: تست اولیه معمولا نسخه بسیار کوچک‌تری از برنامه نهایی است و تنها برای یک گروه کوچک از نیروهای سازمان اجرا و پیاده‌سازی می‌شود. برای مثال اگر پروژه تغییرات سازمانی در رابطه با پیاده‌سازی یک برنامه دیجیتالی و ایجاد تطابق و سازگاری نیروهای مجموعه با آن نرم‌افزار است، ابتدا این برنامه دیجیتالی تنها در یک بخش کوچک سازمان و برای گروه مشخصی از نیروها، اجرا خواهد شد؛

۲. آموزش: تست اولیه معمولا نتایج ارزش‌مندی را فراهم می‌کند که می‌توان از آن‌ها برای تصمیم‌های آتی بهره برد. برای مثال می‌توان از نتایج اولیه و بازخورد نیروهای سازمان، برای تعیین میزان سازگاری راه‌حل انتخاب‌شده و یا نیاز به ایجاد تغییرات لازم پیش از پیاده‌سازی نهایی، استفاده کرد؛

۳. اجرای تغییرات در سازمان: به‌محض اجرای تست اولیه و کسب نتایج کافی، می‌توان تغییرات مد نظر را در تمام سازمان پیاده‌سازی کرد. این پیاده‌سازی را می‌توان در همه بخش‌های سازمان به‌صورت یک‌باره اجرا نمود و یا اینکه در بخش‌ها و سطوح مختلف، به‌صورت گام‌ به گام اجرا شود؛

۴. تحلیل و بهینه‌سازی: حتی پس از پیاده‌سازی تغییرات و تکمیل این فرایند، هم‌چنان امکان بهبود و بهینه‌سازی رفتار سازمانی وجود دارد. به هرحال، برنامه تغییرات سازمانی به‌عنوان یک طرح دائمی، طراحی و اجرا می‌شود و به همین خاطر می‌توان آن را همیشه بهبود بخشیده و بهینه‌سازی کرد. برای مثال، پروژه تغییرات نباید همانند نصب یک نرم‌افزار ساده و شکل «پیاده‌سازی و سپس فراموش‌کردن» را داشته باشد، بلکه برای کسب بهترین نتایج ممکن، باید برنامه تغییرات به‌صورت مستمر ارزیابی و بهینه‌سازی شود.

چندین رویکرد مختلف وجود دارد که یک کسب‌وکار می‌تواند به هدف بهبود رفتار سازمانی، از آن استفاده کند. با دنبال‌کردن گام‌هایی که در این‌جا نیز به آن‌ها اشاره شده است؛ یک سازمان می‌تواند بر مهم‌ترین مسائل موجود هم‌چون بهینه‌سازی رفتار سازمانی تمرکز کند که در نتیجه آن بهینه‌سازی، نتایج قابل ارزیابی برای عملکرد سازمانی ایجاد خواهد شد.

تغییر رفتار سازمانی: نکات و ترفندهای مرتبط به آن

در این بخش، به بررسی نکات، استراتژی‌ها و بهترین روش‌هایی خواهیم پرداخت که می‌توانند به بهبود رفتار و عملکرد سازمانی منجر شوند. احتمالا مهم‌ترین نکته این بخش این است که باید بر هدف نهایی متمرکز مانده و جدیت خود را در این مسیر از دست ندهید.

تمرکز بر کارایی

تنها به هدف ایجاد تغییر، فرهنگ سازمانی را تغییر ندهید، در عوض هدف اصلی این کار یعنی افزایش کارایی سازمان را در نظر گرفته و تغییرات سازمانی را به این هدف دنبال کنید.

فرهنگ سازمانی، نقش بسیار مهمی در نحوه عملکرد نیروهای سازمان ایفا می‌کند. با این وجود، نباید فرهنگ را تنها به دلیل ایجاد یک تغییر و تحول سالانه و فصلی، تغییر دهید؛ بلکه هدف اصلی تغییرات سازمانی باید اهداف بسیار مهم‌تری، هم‌چون موارد زیر باشند:

• بهینه‌سازی عملکرد و کارایی؛
• بهینه‌سازی معیارهای کلیدی نیروهای سازمان هم‌چون مدت زمان حضور و فعالیت فرد در سازمان؛
• کمک به واحدهای مختلف کسب‌وکار برای رسیدن به اهداف مجزای خود.

امروزه، فرهنگ سازمانی یکی از مهم‌ترین موضوعات روز دنیای کسب‌وکارها است و متخصصان زیادی تلاش می‌کنند که فرهنگ سازمانی کسب‌وکار خود را تغییر داده و مدرنیزه کنند. با این وجود، همان‌گونه که متخصص مدیریت و رهبری ادگار شِین (Edgar Schein) پیش از این گفته است، «تغییر فرهنگ سازمانی از جنبه‌های مختلفی هم‌چون بار روانی و میزان هزینه‌های مالی، بسیار سنگین و دشوار خواهد بود».

پیاده‌سازی رویکرد ساختاریافته برای تغییرات سازمانی

هر پروژه بهبود رفتار سازمانی، بخشی از فرایند تغییرات سازمانی خواهد بود. ممکن است تغییرات کوچک، بزرگ و یا متوسط باشند؛ با این وجود و صرف نظر از ابعاد تغییر، باید یک رویکرد ساختاریافته برای مدیریت تغییرات مد نظر، طراحی و پیاده‌سازی کنید.

مدیریت تغییر، نرخ موفقیت و میزان تاثیرگذاری تغییرات را از طریق تمرکز بر هر فرد شاغل در سازمان، افزایش داده و بدین شکل بهبود می‌بخشد. برای مثال، یک رویکرد رایج مدیریت تغییر سازمانی، شامل این موارد است:

• ایجاد یک آگاهی جمعی نسبت به نیاز به تغییر؛
• ایجاد انگیزه و افزایش مشارکت نیروهای سازمان؛
• فراهم‌کردن دانش، مهارت‌ها و توانایی‌های مورد نیاز برای تغییر؛
• اصلاح و بازنگری تغییر به‌هدف تضمین ابقای تغییر در سازمان به‌صورت دائمی.

افرادی که مدیریت تغییرات را برعهده دارند، باید موانع موجود در مسیر تغییر هم‌چون امتناع نیروهای سازمان از پذیرش تغییر را نیز شناسایی کرده و تلاش کنند که آن را پشت سر بگذارند. یک برنامه موفق و تاثیرگذار در زمینه مدیریت تغییر، می‌تواند نتایج هر گونه پروژه تغییر را به‌شکل چشم‌گیری افزایش داده و آن را بهبود دهد.

در بخش‌های پیشین به برخی از مزایای پیاده‌سازی مدیریت تغییر اشاره کردیم که شامل این موارد بود:

• افزایش تاثیر و میزان عملکرد پروژه؛
• افزایش سود؛
• مشارکت بسیار بیشتر از سوی نیروهای سازمان و سهام‌داران؛
• خط زمانی کوتاه‌تر سازمان؛
• بهبود مدیریت ریسک.

در نظر گرفتن ورودی‌های کارمندان

اطلاعات، داده‌ها و ورودی کارمندان می‌تواند اطلاعات ارزش‌مندی در رابطه با رفتار سازمانی در اختیار شما قرار دهد و در واقع این داده‌های اولیه، می‌توانند پایه و اساس برنامه بهینه‌سازی رفتار سازمانی را شکل دهند. اغلب رویکردهای طراحی تغییر سازمانی بسیار محبوب و رایج فعلی هم‌چون طراحی‌های مبتنی بر کاربر، چنین ورودی‌هایی را به‌عنوان هسته مرکزی و اصلی روش خود، در نظر می‌گیرند. کسب‌وکارهایی که برنامه تغییر را از این زاویه دید پیاده‌سازی می‌کنند، چنین رویکردی را خواهند داشت:

• به‌صورت مستمر داده‌های مختلفی هم‌چون اطلاعات مرتبط به کارایی و بازخوردها را از کارمندان خود اخذ کرده و گردآوری خواهند کرد؛
• داده‌های کسب‌شده را به‌هدف درک دقیق‌تر و کامل‌تر، افزایش فرصت‌ها، شناخت نقاط ضعف و قوت، تحلیل می‌کنند؛
• بر اساس همان داده‌ها، روش‌ها و راه‌حل‌های مرتبط طراحی می‌کنند.

اثرگذارترین برنامه‌های مبتنی بر نیروهای سازمان، داده‌های برگرفته شده از بازخوردهای نیروهای سازمان را همانند سایر داده‌های مهم هم‌چون تحلیل‌های سازمانی و داده‌های دیگر، در نظر گرفته و این داده‌ها را در پروسه خود به‌عنوان یکی از بخش‌های بسیار مهم، استفاده می‌کنند.

استخدام حسابدار

جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.

مدیریت تجربه نیروهای شاغل در سازمان

بر اساس تحقیقات و مطالعات گالوپ، دوره حیات حضور افراد شاغل در سازمان را می‌توان به ۷ بخش تقسیم کرد:

1. جذب؛
2. استخدام؛
3. پذیرش در سازمان یا آنبردینگ (Onboarding)؛
4. مشارکت؛
5. اجرا؛
6. توسعه؛
7. جدا شدن.

بیشترین زمان حضور نیروهای سازمان صرف ۳ مرحله میانی یعنی مشارکت، اجرا و توسعه می‌شود. به همین خاطر، اغلب متخصصان فعال در حوزه تجربه نیروها، به‌صورت خاص بر بهینه‌سازی میزان مشارکت، نحوه عملکرد و در نهایت توانایی افراد تمرکز می‌کنند.

با این وجود، تمام بخش‌های دوره حیات حضور فرد در سازمان اهمیت دارد و هر کدام از این بخش‌ها باید به‌صورت مجزا برنامه ریزی و مدیریت شود. برای مثال، به این مورد توجه کنید:

بخش‌های جذب و استخدام، دو بخش بسیار مهم و ضروری در فرایند مدیریت استعدادها هستند که می‌توانند تمام فرهنگ سازمانی و رفتار سازمانی را تحت تاثیر قرار دهند.

بخش پذیرش در سازمان، جو اصلی و کلی دوره حضور فرد در سازمان را تعیین می‌کند و بر دید فرد نسبت به کسب‌وکار و سازمان، میزان زمان فعالیت در سازمان و سایر موارد مهم دیگر را تحت تاثیر قرار می‌دهد. بخش نهایی این دوره حیات یعنی جداشدن فرد از سازمان نیز می‌تواند داده‌های مهمی در رابطه با نوع تجربه افراد در سازمان و البته دلیل اصلی خروج آن‌ها از مجموعه را در اختیار مدیران قرار دهد. همانند سایر بخش‌های مهم سازمان هم‌چون تجربه مشتریان، تجربه محصول و سایر فرایندهای مبتنی بر نظرات افراد، می‌توان برای بهبود تجربه نیروهای سازمان نیز برنامه‌ریزی‌های مختلفی را طراحی و پیاده‌سازی کرد.

در نهایت باید بگوییم که هر قدر تجربه افراد شاغل در سازمان بهتر و غنی‌تر باشد، تاثیر بسیار بهتری نیز بر رفتار سازمانی خواهد گذاشت.

بهبود تعاملات درون‌سازمانی

یکی دیگر از بخش‌های تاثیرگذار در رفتار سازمانی، تعاملات درون‌سازمانی افراد با یکدیگر است. در یک کسب‌وکار و یا مجموعه، تعاملات درون‌سازمانی شامل این موارد خواهد بود:

• تعامل همکاران با یکدیگر؛
• نحوه تعامل سرپرست‌ها با نیروهای خود؛
• تعامل غیر رسمی و اجتماعی میان نیروهای سازمان با یکدیگر.

به‌صورت ذاتی، تعامل موثر بسیار جذاب خواهد بود و می‌تواند رفتار سازمانی را نیز بهبود بخشد. با این وجود، یک سازمان نمی‌تواند تعامل غیر رسمی نیروها با یکدیگر را کنترل کند و از سوی دیگر، همین تعامل غیر رسمی تاثیر مستقیمی بر مکانیزم تعاملات رسمی درون سازمانی خواهد گذاشت. این تعاملات رسمی شامل موارد زیر است:

• مکاتبات درون‌سازمانی هم‌چون یادداشت‌ها، ایمیل‌ها و نامه‌های ارسالی؛
• مدارک و اسناد مهم هم‌چون گزارش فرایندها، پروتکل‌ها، نیازمندی‌های رفتاری و آموزش‌های اولیه مرتبط به محصولات؛
• انواع جلسه‌های آنلاین، تلفنی و یا حضوری.

به همین خاطر هر سازمان باید تمام تلاش خود را به کار گرفته تا مکانیزم تعاملات رسمی را به‌بهترین شکل ممکن بهبود دهد. انجام این کار می‌تواند بخش‌های مختلف سازمان هم‌چون حس کارمندان به سازمان و به یکدیگر، کارایی و رفتار آن‌ها را نیز تحت تاثیر قرار دهد.

عدم تغییر افراد، بلکه تغییر سازمان

سیستم‌های مسئولیت‌پذیری، قوانین، دستورالعمل‌ها و پروتکل‌های مختلف، همه روش‌های بسیار موثری برای مدیریت رفتار نیروهای سازمان است. با این وجود فراموش نکنید که کنترل بیش از حد نیروها، موجب خستگی، اضطراب و در نهایت مقاومت از سوی نیروهای سازمان خواهد شد.

در صورت انجام این کار، تمام فاکتورهای مهم هم‌چون میزان مشارکت، میزان رضایت، مدت زمان حضور هر نیرو در سازمان و سایر فاکتورهای مهم مشابه، به‌شدت کاهش خواهند یافت. در نتیجه تمام این اتفاقات، رفتار سازمانی و میزان کارایی و عملکرد نیز به شکل قابل توجهی تحت تاثیر منفی این موارد قرار خواهند گرفت.

بنابراین در عوض مدیریت جزیی بخش‌های مختلف هم‌چون محیط کار، فرهنگ و کارمندان، تلاش کنید که با بهبود شرایط سازمان و سیستم‌های آن، باعث بهبود شرایط کلی مجموعه شوید. این بهینه‌سازی‌های از بالا به پایین در سازمان، باید بر بخش‌های مختلفی هم‌چون موارد زیر، تمرکز کند:

• مدیریت؛
• رهبری؛
• محیط کار دیجیتالی؛
• تجربه کاری افراد در سازمان؛
• تعاملات درون‌سازمانی؛
• برنامه‌های توسعه تخصص و آموزش؛
• برنامه‌های بهبود شرایط سازمان.

به عبارت دیگر، در عوض پرسیدن این سوال که کارمندان چه کاری را می‌توانند برای سازمان ما انجام دهند، این سوال را از خود بپرسید که سازمان می‌تواند چه کارهایی را برای کارمندان انجام دهد؟

۵ برنامه آماده اجرا برای بهبود رفتار سازمانی

در بخش‌های پیشین، یک فرایند گام به گام برای بهبود رفتار سازمانی را با هم مرور کردیم. با اینکه ارزیابی‌های مختلف می‌توانند داده‌ها و راه‌حل‌های منحصر به‌فردی را برای بهبود رفتار سازمانی در اختیار ما قرار دهند، این راه‌حل‌های کسب شده همیشه چندان بدیهی و واضح نیستند.

در این بخش، ۵ برنامه آماده اجرا برای بهبود رفتار سازمانی و البته از آن مهم‌تر برای بهبود عملکرد و کارایی سازمان را با هم بررسی کرده و نکات مهم آن را شرح خواهیم داد.

۱. بازطراحی سیستم مسئولیت‌پذیری و پاسخ‌گویی

سیستم‌های مسئولیت‌پذیری و پاسخ‌گویی (systems of accountability) در مدیریت و تنظیم رفتار کارمندان، نقشی مهم و زیربنایی دارد. برای این که یک سیستم تاثیر کافی را داشته باشد، باید شامل چند بخش مهم و مشخص باشد:

انتظارات: اولین و مهم‌ترین مسئله این است که کارمندان به‌صورت دقیق و واضح بدانند که در سازمان چه انتظاراتی نسبت به آن‌ها وجود دارد. اگر آن‌ها مسئولیت انجام یک وظیفه یا به سرانجام رساندن یک پروژه را برعهده دارند، باید دقیقا بدانند نسبت به انجام این وظیفه چه انتظاراتی وجود دارد و بتوانند عواقب عدم انجام آن را به‌دقت درک و محاسبه کنند؛

پایداری: پایداری و استمرار چندین وجه مختلف داشته و به معنای استمرار در اجرای قوانین، استمرار در برقراری تعاملات و استمرار در اعطای پاداش‌ها و یا اجرای جرایم است. عدم پایداری در رفتار مدیران سازمان، میزان اعتماد نیروها به مدیران را کاهش خواهد داد و در نتیجه آن، نیروهای مجموعه اعتماد خود را به سازمان نیز از دست می‌دهند؛

بازخوردها: ارائه بازخورد نسبت به عملکردهای مختلف، به نیروهای سازمان کمک می‌کند که نحوه ارزیابی عملکرد خود را به‌شکل واضح درک کنند. علاوه بر این، ارائه بازخورد به نیروها یادآوری می‌کند که وظایف و عملکرد آن‌ها در سازمان اهمیت دارد و عدم انجام وظایف مختلف، عواقب مشخصی نیز در پی خواهد داشت. البته بهترین یادآور برای این موضوع این است که عواقب و پاداش‌های مرتبط را به‌صورت واقعی و مستمر در طی دوره فعالیت خود ببینند؛

عواقب: هر عملی باید یک عکس‌العمل مناسب داشته باشد، زیرا اگر عواقب عملکرد نامناسب به‌صورت واقعی تحقق پیدا نکند؛ افراد شاغل در سازمان عواقب کارهای خود را به‌درستی درک نکرده و به همین خاطر ممکن است که رفتار سازمانی از مسیر مد نظر منحرف شود. هرچند باید اشاره کنیم که عکس‌العمل همیشه منفی نبوده و گاهی در قالب پاداش و گاهی در قالب جریمه خواهد بود، و اجرای هر ۲ حالت برای افزایش مسئولیت‌پذیری سیستم و ماندگاری تاثیرات آن، الزامی است.

یک ارزیابی کلی راجع به سیستم فعلی مسئولیت‌پذیری سازمان، باید نقاط ضعف و قوت آن را آشکار کند. اگر هر گونه خطا و اشکالی وجود داشته باشد، مفاهیم ذکر شده در این بخش را باید به ترتیب و به‌صورت مرحله‌ای پیاده‌سازی کنید تا بهینه‌سازی‌های لازم انجام شود و سیستم به نتیجه دل‌خواه دست پیدا کند.

۲. پیاده‌سازی برنامه ۳ جانبه برای بهبود تعاملات سازمان

بهبود تعاملات درون‌سازمانی، یکی دیگر از روش‌های موجود برای بهینه‌سازی و بهبود رفتار سازمانی است. بی‌شک یکی از بزرگ‌ترین مشکلات محیط‌های کاری، عدم وجود تعاملات لازم و مناسب است. بهبود تعاملات میان افراد شاغل در سازمان، باعث ایجاد این موارد خواهد شد:

• ایجاد یک محیط کاری بهتر و روان‌تر؛
• بهبود کار تیمی و روابط دوستانه در سازمان؛
• افزایش کارایی محیط سازمان؛
• ایجاد روابط مستحکم میان مدیران و نیروهای سازمان.

تمام این حالت‌ها و چندین مورد دیگر، همه از افزایش تعامل در سازمان نشأت می‌گیرند. با اینکه نمی‌توان تمام رفتار سازمانی را تنها با افزایش تعامل نیروهای مجموعه تغییر داد، اما در صورتی که تعامل درون‌سازمانی ضعیف باشد، رفتار سازمانی نیز تحت تاثیر این جو منفی قرار خواهد گرفت.

ارزیابی ۳ جانبه با داشتن یک برنامه کلی، باعث بهبود ۳ حوزه اصلی در سازمان خواهد شد که شامل این بخش‌ها است:

۱. تعامل رو به پایین: این نوع تعامل یعنی تعامل رو به پایین، به نحوه برقراری ارتباط مدیران با نیروهای پایین‌تر از آن‌ها اشاره دارد. این مکانیزم ارتباطی شامل موارد مختلفی هم‌چون اجرای بازبینی، اعطای دستورات، فراهم‌کردن بازخوردها، برقراری گفت‌وگو و انواع موارد دیگر است. در این بخش باید پروتکل‌ها و فرایندهای تعاملاتی فعلی را بررسی کرده، با اجرای یک نظرسنجی از افراد شاغل در مجموعه، نقاط ضعف را شناسایی کنید و برای رفع آن‌ها راه‌حل‌ها مختلفی در نظر بگیرید؛

۲. تعامل رو به بالا: این نوع تعامل، به نحوه اطلاع‌رسانی از پایین‌ترین بخش‌های مجموعه به سمت جایگاه‌هایی مدیریتی و ارشد، اشاره می‌کند. این نوع تعامل شامل بازخورد نیروهای کار، پیشنهادات، گزارش‌ها، پروپوزال‌ها،گفت‌وگوها و سایر موارد مشابه است. مکانیزم و فرایند فعلی را ارزیابی کرده و سپس حوزه‌هایی را بیابید که امکان توسعه و رشد دارند. سپس با نظرسنجی از مدیران و نیروهای سازمان، بهترین روش را توسعه دهید؛

۳. تعاملات خطی: این نوع تعاملات، میان همکاران و سایر نیروهای هم‌رده رخ می‌دهد. برای بهبود این نوع تعاملات، سازمان‌ها باید فرایند تعامل‌های فعلی، پروتکل‌ها، نیازمندی‌ها و دستورالعمل‌های مختلف را ارزیابی و بررسی کنند.

علاوه بر این موارد، سازمان‌ها می‌توانند نحوه تعاملات غیر رسمی میان افراد شاغل در سازمان را از طریق برگزاری رویدادهای اجتماعی، محافل سازمانی و یا سایر فعالیت‌های غیر رسمی، بهبود ببخشند.

ناگفته پیدا است که هیچ کدام از این رویکردها یک روش سریع، جادویی و شگفت‌انگیز برای تغییر کلی و سراسری رفتار سازمانی نیست. با این وجود، افزایش و بهبود رفتار سازمانی در بازه‌های زمانی طولانی، تاثیر مثبتی بر رفتار سازمانی نیروهای شاغل در مجموعه خواهد گذاشت.

۳. استفاده از پلتفرم‌های دیجیتالی برای تسهیل مراحل کلیدی چرخه حیات حضور فرد در سازمان

DAP یا پلتفرم‌های دیجیتالی انطباق (Digital Adoption Platform) ، ابزارهای دیجیتالی آموزشی هستند که می‌توانند تجربه‌های نیروها از حضور در سازمان را به‌طرز چشم‌گیری تحت تاثیر قرار دهند. برای مثال نرم‌افزار واک‌می (WalkMe) دارای قابلیت‌های زیر است:

• تسریع فرایند پذیرش نیروی کار در سازمان؛
• همراهی گام به گام در این فرایند؛
• تحلیل‌های نرم‌افزاری؛
• اتوماسیون فعالیت‌های مختلف.

علاوه بر این موارد، تمام نرم‌افزارهای DAP، تاثیر بسیار واضح و عمیقی بر سطوح بهره‌وری و کاری سازمان‌ها ایجاد می‌کنند.

۴. اجرای مدیریت تغییرات و فریم‌ورک آن برای افزایش و بهینه‌سازی محیط کار

مدیریت تغییرات، شامل اصولی است که ارزش و قوانین مشخصی را به محیط کاری می‌افزاید. مزایای مدیریت تغییرات در حوزه رفتار سازمانی، شامل موارد زیر است:

• افزایش میزان همکاری و پشتیبانی از سوی نیروهای مجموعه، در واقع دستیابی به همان هدف اصلی و مرکزی تمام رویکردهای مدیریت تغییرات؛
• افزایش میزان انگیزه و مشارکت افراد با توجه به اینکه مدیران فرایند تغییر، تلاش می‌کنند که پروژه تغییر سازمان را با توجه به نیازمندی‌های افراد شاغل در سازمان برنامه‌ریزی کنند؛
• درک بسیار بهتر راجع به نیازهای سازمانی پروژه تغییرات مخصوصا در زمان ترکیب آن با پروژه‌های بهینه‌سازی رفتار سازمانی؛
• تعهد و سازگاری بسیار بیشتر در محیط کاری.

تمام این مزایا با توجه به رفتارهای سازمانی مد نظر، بسیار مهم هستند. به هر حال، در صورتی که نیروهای انسانی سازمان حمایت‌گر، با مشارکت بالا و قدرت سازگاری و انعطاف بیشتر باشند، میزان کارایی و عملکرد سازمان نیز بسیار بیشتر خواهد بود.

از آن‌جا که در حال حاضر اغلب سازمان‌ها به ایجاد تغییرات ساختاری تمایل دارند، عاقلانه‌ترین رویکرد این است که مدیران ارشد، بخش مدیریت تغییر را با مدل معمول کسب‌وکار سازمان ترکیب کرده و هر ۲ را در یک برنامه یکپارچه دنبال کنند.

این یکپارچه‌سازی با توجه به در نظر گرفتن مزایای مدیریت تغییر در نحوه رفتار و تاثیر آن در رفتار سازمانی، بسیار بهتر و البته منطقی‌تر به نظر می‌رسد.

۵. ایجاد فرهنگ مبتنی بر آموزش و سازگار با تغییرات

همان‌گونه که پیش‌تر اشاره کردیم، تغییرات کامل فرهنگی در سازمان، دشوار و البته پر هزینه خواهند بود. با این وجود، ایجاد تغییرات مشخص در سیستم‌ها و مکانیزم‌های رفتاری، در طولانی‌مدت به صفات فرهنگی مد نظر منجر خواهد شد. برخی از این صفات مد نظر، شامل موارد زیر است:

• ذهنیت علاقه‌مند به یادگیری: فرهنگی که بر مبنای تمایل به آموزش ساخته شود، در دوره تغییرات سریع دیجیتالی، سازگاری و پایداری بسیار بیشتری خواهد داشت. افراد شاغل در چنین محیطی، آمادگی و توانایی یادگیری مهارت‌های جدید، ایده‌های نو و پروسه‌های نوین کسب‌وکار را خواهند داشت؛
• پذیرای تغییرات: همانند مورد قبل، فرهنگی که پذیرای تغییرات مختلف باشد، به‌راحتی می‌تواند با تغییرات روبه‌رو شده و با انعطاف بالا حاضر به پشتیبانی از تغییرات سازمانی خواهد بود؛
• مشتری محور بودن: امروزه رویکرد مشتری محور، هسته مرکزی بسیاری از مدل‌های کسب‌وکار است. زمانی که فرهنگ مشتری محور در سازمان وجود داشته باشد، رفتار افراد با چنین تفکری انطباق یافته و از این سیستم پشتیبانی خواهند کرد؛
• سازگاری با دنیای دیجیتال: عصر دیجیتال به‌تازگی آغاز شده است و سازمان‌ها باید فرهنگ سازمانی خود را برای انطباق و سازگاری با این تغییر انقلابی، طراحی و برنامه‌ریزی کنند. هر قدر که سازمان‌ها مدل کسب‌وکار خود را بر پایه و مبنای تکنولوژی‌های دیجیتال بنا کنند، احتمال موفقیت‌شان در سال‌ها و دهه‌های آینده افزایش خواهد یافت.

طبیعی است که این رویکرد می‌تواند خسته‌کننده و مستعد شکست باشد. با این وجود، در صورت فراهم‌کردن مکانیزم مناسب، می‌توان تغییرات مختلف و ساختاری را بدون تحمیل بار زیاد بر دوش نیروی انسانی سازمان، پیاده‌سازی کرد. به همین خاطر و با توجه به این دلیل مهم، تغییر فرهنگ سازمانی تنها باید در صورت لزوم و ضرورت، انجام شود.

در ادامه، نمونه‌ای از انجام این کار را با هم ببینیم.

نمونه برنامه تغییرات

پلتفرم‌های DAP که در بخش‌های پیش به آن اشاره شد، می‌توانند به سازمان‌ها کمک کرده و یک ذهنیت مبتنی بر تکنولوژی‌های دیجیتال و علاقه‌مند به یادگیری را در فرهنگ سازمانی مجموعه‌ها ایجاد کنند. پیاده‌سازی یک فرایند کسب‌وکار چابک، این امکان را در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهد که یک فرهنگ مشتری محور و سازگار با تغییر را پیاده‌سازی کنند.

ایجاد برنامه‌های جذب و مدیریت افراد متخصص و بااستعداد که متقاضیان برتر را هدف قرار می‌دهد، می‌تواند در ایجاد و توسعه فرهنگ سازمانی مد نظر مجموعه، تاثیرگذار باشد. چنین گام‌هایی می‌توانند به سازمان‌ها کمک کرده که صفات کلیدی مفیدی را توسعه دهند که در اقتصاد متغیر دیجیتالی فعلی، اهمیت و تاثیر بسیار زیادی خواهد داشت.

علاوه بر این با در پیش گرفتن رویکرد صحیح، چنین مکانیزم‌هایی را می‌توان به‌تدریج در تمام سازمان پیاده‌سازی کرد و از روبه‌رو‌شدن با موانع مختلفی هم‌چون مقاومت بسیار زیاد نیروهای سازمان یا تحمیل بار و مسئولیت بیش از حد بر دوش کسب‌وکار، جلوگیری کرد.

مدیریت رفتار سازمانی

سازمان‌ها همیشه بر افزایش بهره‌وری و افزایش سود، تمرکز دارند. برای مثال، یکی از مهم‌ترین ترندهای جدید سازمان‌ها، افزایش میزان مشارکت نیروهای سازمان از طریق اجرای اصول انعطاف‌پذیر در محیط کار است. چنین استراتژی‌هایی می‌توانند باعث افزایش انگیزه نیروهای کاری شوند و بر میزان بهره‌وری و سودآوری آن‌ها نیز تاثیر بگذارند.

گزینه دیگر برای انجام این کار، مدیریت رفتار سازمانی است که از رویکردهای علمی و مبتنی بر دانش برای رسیدن به اهداف سازمانی و مدیریت آن استفاده می‌شود. در این بخش از نوشتار قرار است نحوه مدیریت رفتار سازمانی را بررسی کرده و نکات آن را به‌دقت ارزیابی کنیم. همراه ما باشید و از مهم‌ترین روش‌های مدیریت رفتار سازمانی، اطلاعات کافی کسب نمایید.

مدیریت رفتار سازمانی در حوزه Applied Behavior Analysis یا همان ABA، ریشه دارد که با توسعه تکنیک‌های خاص، رفتارهای اجتماعی مشخصی را به‌صورت اختصاصی در دامنه وسیعی از رفتارها و مشکلات رفتاری، ایجاد می‌کند. ABA یکی از 3 اصل تحلیل رفتاری و یا علوم رفتاری است که شامل موارد زیر می‌شود:

• اجرای بخشی از اصول تحلیل کاربردی رفتار یا همان ABA؛
• تحلیل تجربی رفتار با تمرکز بر پایه اصول رفتاری؛
• شاخه‌ای از تحلیل رفتاری که بر مفهوم و زیربنای فلسفه علوم رفتاری تمرکز دارد (رفتارگرایی).

همانند ABA یا همان تحلیل کاربردی رفتار، مدیریت رفتار سازمانی یا OBM، تقریبا به‌صورت اختصاصی بر استراتژی‌هایی تمرکز کرده است که می‌توانند برای تغییر رفتار سازمانی استفاده شوند. برای مثال، در عوض تمرکز بر صفات شخصی که معمولا در افراد توانا قابل پیش‌بینی است، ABA و OBM بر تحقیق در رابطه با روش‌هایی برای افزایش بازدهی و عملکرد، تمرکز دارند.

گسترش و رشد OBM باعث ایجاد ۳ تخصص اصلی در حوزه رفتار سازمانی شده که شامل موارد زیر است:

مدیریت عملکرد: که اصول اولیه رفتاری برای مدیریت عملکرد نیروهای سازمان را ارائه می‌دهد. پیش از این، مدیریت عملکرد مترادف OBM در نظر گرفته می‌شد، اما امروزه به‌عنوان یک بخش جدا در نظر گرفته شده که با حوزه‌های تخصصی در سایر سطوح سازمانی تفاوت دارد؛

تحلیل سیستم‌ها: که به تحلیل‌ها و اصلاحات فرایندهای سازمانی برای افزایش سود و بهره‌وری سازمان‌ها اشاره دارد. تمرکز این بخش بر چگونگی فعالیت و انجام وظایف افراد مستقل و گروه‌هایی مختلف به نحوی است که در نهایت به ایجاد یک محصول جدید و یا خدمات تازه منجر می‌شود و برای تمام سازمان اهمیت بسیار زیادی دارد؛

امنیت مبتنی بر رفتار: که یک تخصص رو به رشد است و به‌صورت اختصاصی، به تحلیل و اصلاح محیط کار به هدف کاهش آسیب‌ها و افزایش رفتارهای امن می‌پردازد. برخلاف سایر رویکردهای ایمنی محیط کار که قوانین و اصول خاصی را برای افزایش ایمنی الزامی می‌دانند، امنیت مبتنی بر رفتار، بر تغییر رفتار نیروهای کار برای کاهش آسیب‌ها و ایجاد رفتارهای امن‌تر به‌صورت معمول و رایج، تمرکز دارد.

چگونگی عملکرد مدیریت رفتار سازمانی

مدیریت رفتار سازمانی یا همان OBM، آن دسته از رویدادهای کاری را جداسازی، تحلیل و تغییر می‌دهد که به‌صورت مستقیم بر عملکرد افراد تاثیر می‌گذارند. برخی از عملکردها و یا مداخله‌ها، این امکان را در اختیار مدیران فعال در این حوزه قرار می‌دهد که رفتارهای مشخصی را به‌صورت موثر در محیط کار تغییر داده و آن‌ها را اصلاح کنند.

نمونه‌ای از عملکردهای مدیریت رفتار سازمانی

به‌صورت کلی، برای انجام این کار و تغییر رفتار سازمانی، ۲ رویکرد اصلی وجود دارد: مداخله مبتنی بر سابقه و مداخله مبتنی بر پیامد.

مداخله مبتنی بر سابقه شامل شفاف‌سازی وظایف، اصلاح تجهیزات، تنظیم اهداف، ترویج و در نهایت آموزش خواهد بود که در ادامه هر کدام را به‌اختصار شرح خواهیم داد:

• شفاف‌سازی وظایف: شامل تشریح دقیق وظایف هر فرد در محیط کاری است؛
• اصلاح تجهیزات: شامل جایگزینی تجهیزات مورد استفاده برای اجرای وظایف مختلف خواهد بود؛
• تنظیم اهداف: شامل فعالیت‌هایی است که از طریق آن اهداف رفتاری مختلف و سپس دسترسی به پاداش‌ها تعیین می‌شود؛
• ترویج: شامل فعالیت‌هایی است که از طریق آن اجرا یا ادامه انجام یک فعالیت خاص، رواج پیدا کند؛
• آموزش: شامل تمام فعالیت‌هایی است که از طریق آن‌ها اطلاعات، مهارت‌ها و یا توانایی‌های ناکافی نیروهای کار شناسایی و سپس اصلاح می‌شوند.

مداخلات مبتنی بر پیامد، شامل بازخوردها و مشوق‌های مالی و غیر مالی است که در ادامه هر کدام را به‌اختصار شرح خواهیم داد:

بازخوردها شامل کسب اطلاعات مختلف راجع به عمکلرد پیشین هر نیروی کار است که بر اساس ساختار (شفاهی، کتبی یا تصویری) و یا جایگاه شغلی فرد (مدیریت، سرپرستی، محقق-مشاور و یا همکار عادی) می‌تواند تنوع بسیار زیادی داشته باشد. این روش در وقاع یکی از رایج‌ترین و مهم‌ترین نوع مداخله مورد استفاده در مدیریت رفتار سازمانی است؛

مشوق‌های مالی و غیر مالی شامل مزایا و سایر موارد محسوسی است که مشروط بر عملکرد نیروهای کار، اعطا می‌شوند. در محیط‌های عملی یا تحقیقاتی، معمولا این ۲ با یکدیگر ترکیب می‌شوند.

گام‌هایی در مشاوره مدیریت رفتار سازمانی

در این بخش، مراحل مختلفی در زمان مشاوره مدیریت رفتار سازمانی را با هم بررسی کنیم که صرف نظر از نوع مشکل، تنظیمات و مداخله‌های لازم، تنها بر اساس خدمات روان‌شناختی باید به‌صورت مرتب انجام شوند:

۱. تعیین نتایج کلیدی: در حالت کلی، معمولا محققان و یا متخصصان این حوزه با مدیران ارشد و یا مدیران اجرایی برای شناسایی اهداف مد نظر فعالیت می‌کنند؛

۲. یافتن جزئیات دقیق: متخصصان با مدیران ارشد و مدیران اجرایی برای شناسایی رفتارهای مهم و نتایج سریع مورد نیاز برای رسیدن به نتایح مورد نظر، همکاری می‌کنند. این رفتارها و نتایج مد نظر، معمولا با عنوان «جزئیات دقیق» یا «اهداف» شناخته می‌شوند؛

۳. توسعه یک سیستم ارزیابی: متخصص‌ها به افراد هدف‌گذاری شده کمک می‌کنند که برای ارزیابی نتایج و جزئیات دقیق، یک روش قابل اتکا و دقیق توسعه دهند. این ارزیابی‌ها، اطلاعات کاملی از سطوح فعلی رفتار و نتایج مد نظر فراهم کرده و علاوه بر آن، یک سطح پایه نیز تعیین خواهند کرد که برای ارزیابی‌ها و مقایسه نتایج کسب‌شده و میزان تاثیرات روش‌های برگزیده شده، می‌توان از آن‌ها بهره برد؛

۴. شناسایی مشکل موجود: متخصصان فعال در این حوزه، به مدیران آموزش می‌دهند که برای شناسایی مشکلات و دلایل ناکارآمدی عملکرد در محیط کار، سوالات مختلفی پرسیده و بر نحوه اجرای وظایف در مجموعه، نظارت کامل داشته باشند. پرسیدن سوالات مختلف و جمع‌آوری داده‌ها معمولا شامل ۴ حوزه گسترده هم‌چون سوابق، دانش و مهارت‌ها، تجهیزات و فرایندها و در نهایت پیامدها خواهد بود؛

۵. توسعه و پیاده‌سازی یک راه‌حل: پس از کسب نتایج ارزیابی‌های اولیه، متخصصان فعال در این حوزه همراه با مدیران سازمان برای توسعه و پیاده‌سازی راه‌حل‌های برگزیده متناسب با مشکلات شناسایی‌شده، همکاری خواهند کرد؛

۶. ارزیابی تاثیرات ایجاد شده: معمولا نتایج ایجاد شده در ۳ مرحله مختلف یعنی قبل، بعد و در زمان پیاده‌سازی راه‌حل‌های تعیین‌شده، ارزیابی خواهند شد. حداقل 3 نوع نتیجه در این بخش ایجاد می‌شود که برای متخصصان مدیریت رفتار سازمانی اهمیت خواهند داشت و شامل مواردی هم‌چون رفتار تغییر دهنده نتایج، روش‌ها و راه‌حل‌ها پذیرفته‌شده و نتایج مقرون به‌صرفه خواهند بود.

رفتارهای تغییردهنده نتایج این موضوع مهم را نشان می‌دهد که روش انتخابی کدام رفتارهای مد نظر را تغییر داده و آیا نتایج مد نظر را کسب کرده است یا خیر. راه‌حل‌های پذیرفته‌شده، در مدیریت رفتارهای سازمانی اهمیت بسیار زیادی دارد، زیرا نشان‌دهنده پذیرش یا عدم پذیرش راه‌حل انتخابی توسط مدیران و نیروهای مجموعه است. معیار آخر یعنی نتایج مقرون به‌صرفه، امکان محاسبه میزان بازگشت سرمایه را در اختیار متخصصان این حوزه قرار می‌دهد.

سخن آخر

مدیران ارشد، مدیران اجرایی و سایر مدیران کسب‌وکارها می‌توانند با متخصصان علوم رفتاری برای بهبود رفتارهای سازمانی و در نتیجه افزایش سود کسب‌وکار و درآمد کلی مجموعه، همکاری کنند. استفاده از این روش یکی از مهم‌ترین استراتژی‌ها و ابزارهایی است که برای دستیابی به اهداف سازمانی، در اختیار مجموعه‌ها قرار گرفته است.

رزومه ساز

با ساختن یک رزومه حرفه‌ای، برای استخدام در بهترین فرصت‌های شغلی اقدام کنید.

منبع: 
online.aurora.edu
change.walkme.com