۶ گام کلیدی برای مدیریت تغییر سازمانی
امروزه با توجه به ارتباط با شرکت‌های تجاری داخلی و خارجی، اقتصاد جهانی و بومی، پیشرفت فرایندها و سامانه‌ها، سازمان‌ها حالتی پویا دارند. پویابودن یک سازمان به معنی آن است که فرایندهای محیط کار، سامانه‌ها و برنامه‌ها، به‌صورت مداوم دچار تغییر و تکامل می‌شوند تا سازمان بتواند در محیط کار خود، با دیگر سازمان‌ها رقابت کند و مدیریت تغییر سازمانی درستی داشته باشند.
تغییرات و مدیریت تغییر سازمانی، کارمندان سازمان، یعنی مهم‌ترین دارایی‌های هر سازمان را تحت تأثیر قرار می‌دهند. به‌طور کلی ازدست‌دادن یک کارمند هزینه‌های زیادی دارد چرا که فعالیتی مثل استخدام کارمند جدید برای شرکت هزینه‌بر است.
همچنین باید به مدت زمانی که صرف میشود تا یک کارمند جدید با سازوکار شرکت آشنا شود و به بازدهی کامل برسد، توجه کرد. هر بار که یک کارمند از سازمان شما جدا میشود بخشی از دانش سازمان را با خود می‌برد.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
تغییرات سازمانی مؤثر چه تغییراتی هستند؟
یک برنامه مدیریت تغییر سازمانی باعث میشود سازمان به‌آرامی و با ملایمت تغییر کند و همچنین برنامه‌ای برای هدایت و تطبیق کارکنان با شرایط جدید دارد؛ اما مشکل این است که حدود ۷۰ درصد برنامه‌های تغییرات به خاطر عدم استقبال کارمندان و بهره‌وری کم مدیران با شکست روبرو می‌شوند.
استفاده از خدمات یک مشاور برای برنامه ریزی این تغییرات تنها می‌تواند ۳۰ درصد اطمینان از موفقیت تغییرات را تضمین کند. در این مطلب، شش گام کلیدی جهت ایجاد تغییرات سازمانی موفق بیان‌شده‌اند. آنها را با یکدیگر مرور می‌کنیم.
۱. تغییرات را به‌وضوح مشخص کنید و آنها را با اهداف تجاری خود وفق دهید
احتمالا بسیاری از سازمان‌ها، مرحله اول مدیریت تغییر سازمانی که بسیار حیاتی است را نادیده بگیرند. اینکه یک تغییر لازم را صرفا بیان کنیم با اینکه یک انتقاد از سازمان را طوری هدایت کنیم که به تغییری بدل شود که سازمان را از نظر برنامه، موفقیت اقتصادی و اصول در مسیر صحیح قرار دهد دو مسئله کاملا مجزا هستند.
گام اول به شما کمک می‌کند که ارزش کار خود را برای ایجاد تغییر متوجه شوید و از میزان تلاش و هزینه ایجاد این تغییرات آگاه شوید.
سؤالات کلیدی در این گام از مدیریت تغییر سازمانی:
- چه چیزی را باید تغییر دهیم؟
- چرا باید تغییر ایجاد کنیم؟
۲. تأثیرات این تغییرات را مشخص کنید
زمانی که دقیقا می‌دانید برای چه هدفی و چرا به دنبال تغییر هستید، باید به تمامی ابعاد این تغییر فکر کنید و بدانید که در سطوح مختلف سازمان چه تأثیری می‌گذارد.
بررسی کنید که این تغییر بر هر واحد از سازمان چه تأثیری دارد و این تأثیر چگونه سایر واحدها را نیز درگیر می‌کند. این اطلاعات در کنار هم، نقشه راه شما را برای آموزش و حمایت از تغییرات احتمالی موردنظر ترسیم میکنند.
سؤالات کلیدی در این گام مدیریت تغییر سازمانی:
- نتیجه این تغییرات چیست؟
- چه کسانی بیشترین تأثیر را از این تغییر می‌بینند؟
- تغییرات چگونه مورد قبول واقع می‌شوند؟
۳. برنامه ارتباطی را توسعه دهید
با اینکه تمام کارمندان باید در مسیر ایجاد تغییر همکاری کنند، دو گام اول کارمندانی که به‌طور قطعی باید در خصوص تغییرات با آنها هم‌فکری کنید را مشخص کرده‌اند.
برای گام سوم، ابتدا بهترین و مؤثرترین روش ارتباطی را برای برنامه‌ریزی مدیریت تغییر سازمانی، بین افراد گروه خود مشخص کنید. این برنامه ارتباطی باید شامل جدول زمانی‌ای باشد که مشخص کند در هر مرحله چه اطلاعاتی از تغییر را به کارمندان منتقل کنید. همچنین شامل برنامه‌ای برای انتقال نکات کلیدی، واسطه‌ها و کانال‌های ارتباطی باشد.
سؤالات کلیدی در این گام مدیریت تغییر سازمانی:
- تغییرات چگونه بین افراد به اشتراک گذاشته شوند؟
- بازخوردها چگونه مدیریت شوند؟
۴. آموزش‌های مناسب را آماده‌سازی کنید
زمانی که اجرای تغییرات قطعی شد، مهم است که کارکنان شما بدانند آموزش‌های مناسب و ساختاربندی مناسب را دریافت میکنند. کارمندان باید مطمئن باشند که دانش لازم برای عملکرد مؤثر در سازمان پس از تغییرات را دارند. آموزش‌ها می‌توانند به‌صورت جزئی در حین کار باشند و به با صورت جلسات و کلاس‌های رودررو انجام شوند.
سؤالات کلیدی در این گام مدیریت تغییر سازمانی:
- چه رفتار و مهارت‌هایی برای رسیدن به هدف تجاری سازمان الزامی هستند؟
- کدام روش‌های آموزش در جهت پیش‌بُرد این مهارت‌ها مؤثرتر هستند؟
۵. ساختاری جهت حمایت پیاده‌سازی کنید
داشتن یک ساختار برای حمایت از کارمندان در زمان ایجاد تغییرات ضروری است و به کارمندان کمک می‌کند از نظر احساس و عمل، خود را با شرایط تطبیق دهند و به‌طور مؤثر مهارت‌های لازم برای رسیدن به اهداف سازمان را فرا گیرند.
برخی تغییرات منجر به دوباره‌ساختن ساختار سازمان می‌شوند و شما باید حمایت لازم مثل مشاوره و راهنمایی به کارمندان برای اینکه در شرایط جدید حاضر شوند را به آنها بدهید. داشتن نظارت سازنده بر کار کارکنان پس از انجام تغییرات و استفاده از سیاست پاسخ به سؤالات کارمندان با روی گشاده در این گام بسیار مهم هستند.
سؤالات کلیدی در این بخش مدیریت تغییر سازمانی:
- در کجا حمایت از کارمندان بیشترین اهمیت را دارد؟
- کدام روش حمایت بیشترین تأثیر را دارد؟
۶. فرایند تغییر را اندازه‌گیری کنید
در طول زمان مدیریت تغییرات، باید ساختاری برای اندازه‌گیری میزان تأثیر تغییر بر فعالیت‌های اقتصادی سازمان طراحی کرد. با چنین ساختاری می‌توان از وجود موقعیت‌های تجدیدقوا برای افزایش سود سازمان در حین تغییرات استفاده کرد.
همچنین در طول دوره تغییرات باید مدیریت تغییرات را ارزیابی کرد تا از مؤثربودن روش مدیریتی خود اطمینان حاصل کنید و تمام نکاتی که از این ارزیابی‌ها استخراج میشود را در پرونده تغییرات نگهداری کنید.
سؤالات کلیدی این گام مدیریت تغییر سازمانی:
- آیا تغییرات در رسیدن به اهداف تجاری مؤثر بودند؟
- آیا فرایند مدیریت تغییرات با موفقیت اجرا شد؟
- چه کارهایی را می‌شد به‌صورت دیگری انجام داد؟
سخن آخر
در دنیای امروز که همه‌چیز با سرعت سرسام‌آوری دست‌خوش تغییر می‌شوند، سازمان‌ها و کسب‌و‌کارهایی که نتوانند خود را با تغییرات وفق بدهند و از آن در جهت بهبود فضای کسب‌و‌کارشان استفاده کنند، محکوم به شکست هستند.
با شناخت دقیق و برنامه‌ریزی مناسب، می‌توانید به‌عنوان یک مدیر موفق، ۶ قدمی که گفته شد را طی کنید و در نهایت به بهترین بازدهی تغییرات سازمانی برسید.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
منبع: pulselearning.com
دیدگاه