مدیریت تغییر چیست؟ هرآنچه باید راجع به آن بدانید

هنگامی که سازمان شما پروژه یا ابتکارعمل‌هایی را برای بهبود عملکرد، استفاده از فرصت‌ها یا پرداختن به مشکلی جدی به کار می‌گیرد، اغلب به مدیریت تغییر نیاز دارد. تغییر در فرآیندها، نقش‌های شغلی، ساختار سازمانی، کاربران و نوع فناوری. با این حال، در واقع این کارکنان سازمان هستند که در نهایت باید نحوه انجام کار خود را تغییر دهند. درجه تغییرپذیری افراد تاثیر چشم‌گیری در ابتکار عمل دارد. اگر این افراد در تغییرات شخصی خود ناموفق باشند، روش‌های جدید کاری را نپذیرند و یاد نگیرند، ابتکار عمل با شکست روبرو خواهد شد. اگر کارکنان تغییرات مورد نیاز را بپذیرند و با آن تطبیق یابند، نتایج موردانتظار بدست خواهد آمد. به همین علت جنبه نرم تغییرات در یک سازمان که شامل کارکنان است، دشوارترین جنبه آن به حساب می‌آید.

مدیریت تغییر چیست؟

مدیریت تغییر، بعد انسانی تغییر را مخاطب قرار می‌دهد. ایجاد یک سازمان جدید، طراحی فرآیندهای جدید کاری و پیاده‌سازی فناوری‌های جدید مواردی هستند که اگر افراد را با آن‌ها همراه نکنید، هرگز پتانسیل کامل آن‌ها را مشاهده نخواهید کرد. مدیریت تغییر شامل فرآیندها، ابزار و تکنیک‌هایی است که برای مدیریت جنبه فردی تغییرات و دستیابی به نتایج مطلوب مورداستفاده قرار می‌گیرد.

از آن‌جایی که تغییرات و اشخاص هر دو منحصربه‌فرد هستند، تحقیقات نشان داده است که برای تاثیرگذاری بر افراد، جهت تحولات شخصی، اقداماتی خاص وجود دارد. به‌طور کلی، مدیریت تغییر بر چگونگی کمک به کارمندان در جهت پذیرش، تطبیق و بهره‌مندی از تغییر در کار روزمره، متمرکز است. این امر هم یک فرآیند است و هم نوعی شایستگی.

سه سطح مدیریت تغییر

سه سطح مدیریت تغییر

مدیریت تغییر فردی

در حالی که مقاومت در برابر تغییر، واکنشی روانی و فیزیولوژیکی است، ما در واقع موجوداتی کاملا منعطف هستیم. اگر هنگام تغییر حمایت شویم، می‌توانیم کاملا سازگار و موفق شویم.

مدیریت تغییر فردی مستلزم درک چگونگی تجربه تغییرات توسط افراد و نیازمندی آن‌ها برای تغییر موفقیت‌آمیز است. همچنین این امر مستلزم دانستن این است که چه چیزی به افراد کمک می‌کند تا تحولات فردی موفقی را تجربه کنند. مثلا چه پیامی از چه شخصی و در چه زمانی می‌تواند موجب تحول رفتار و مهارت افراد شود.

مدیریت تغییرات سازمانی

از آن‌جا که تغییر در سطح فردی رخ می‌دهد، اغلب برای یک تیم پروژه، امکان مدیریت تغییرات فردبه‌فرد وجود ندارد. مدیریت تغییرات سازمانی، مراحل و اقداماتی را که باید در سطح پروژه انجام دهیم تا صدها یا هزاران نفر که تحت تاثیر پروژه قرار دارند، حمایت شوند، در اختیار ما قرار می‌دهد.

مدیریت تغییرات سازمانی، شناسایی افراد و گروه‌هایی که نیاز به تغییر دارند و چگونگی تغییرکردن آن‌ها را، دربرمی‌گیرد. سپس با ایجاد برنامه‌ سفارشی از دریافت موفقیت‌آمیز تمام مواردی که برای تغییر نیاز است مانند آگاهی، رهبری، منتورینگ و تعلیم توسط کارکنان، اطمینان حاصل می‌کند.

مدیریت تغییرات شرکتی

مدیریت تغییرات شرکتی یک صلاحیت اصلی سازمانی است که تمایز رقابتی و توانایی سازگاری مؤثر با دنیای همیشه در حال تغییر را فراهم می‌کند. صلاحیت مدیریت تغییر شرکتی به این معنی است که مدیریت تغییر مؤثر در نقش‌ها، ساختارها، فرآیندها، پروژه‌ها و رهبری سازمان شما نهادینه شده است. نتیجه نهایی صلاحیت مدیریت تغییر شرکتی این است که افراد با سرعت بیشتر و به‌طور مؤثرتری از تغییرات استقبال می‌کنند و سازمان‌ها قادر به پاسخگویی سریع به تغییرات بازار هستند.

فرایند مدیریت تغییر

از منظر فرآیندی، مدیریت تغییر مجموعه مراحلی است که عضو تیم در یک پروژه یا یک برنامه ابتکار دنبال می‌کند که شامل سه مرحله آمادگی برای تغییر، مدیریت تغییر و تقویت تغییر است.

چرا مدیریت تغییر دشوار است؟

چرا مدیریت تغییر دشوار است

برای تغییر نگرش و رفتار، زمان زیادی لازم است. پیاده سازی اپلیکیشن‌ها، حتی موارد بزرگ، برای برنامه ریزی و مدیریت آسان‌تر است. مدیران پروژه از زمان آزمایش ماژول یا نصب یک سرور اطلاع دارند. سنجش پیشرفت زمانی مدیریت تغییر سازمانی دشوار است. درست زمانی که به نظر می‌رسد فردی کلیدی از این تغییر حمایت می‌کند، فرد دیگری اعتراض می‌کند و به رفتارهای قدیمی خود برمی‌گردد. مدیران، غالبا تصور می‌کنند همه افرادی که تحت تاثیر قرار گرفته‌اند، به‌طور خودکار روش‌های جدید کار را می‌پذیرند اما اکثر مردم در برابر تغییر مقاومت می‌کنند یا غیرقابل‌پیش‌بینی هستند. این امر چندین مشکل را برای تیم مدیریت تغییر سازمانی ایجاد می‌کند.

مدیریت تغییرات، قطعی نیست. بر خلاف برنامه‌های کامپیوتری، انسان می‌تواند غیرمنطقی و غیرقابل‌پیش‌بینی باشد. اقدامات مدیریت تغییر که برای یک گروه مؤثر است، ممکن است برای گروهی دیگر مؤثر نباشد.

مدیریت تغییر مانند ورزش تماسی است. تیم مدیریت نیاز به تعامل با اشخاصی دارد که نیازمند تغییر هستند. ایمیل‌ها، فیلم‌ها و سایر ارتباطات جمعی می‌توانند یک پیام را تقویت کنند اما باعث نمی‌شوند که افراد احساس کنند سازمان به مشکلات آن‌ها اهمیت می‌دهد. تغییر، فردی است؛ گاهی اوقات افرادی که دچار تغییر شغل شده‌اند به فرد دیگری نیاز دارند تا قبل از پذیرش واقعیت، به ناامیدی آن‌ها گوش فرادهد.

کارمندان سطح میانی و خط مقدم باید درگیر شوند. این افراد می‌توانند یک برنامه مهم را بسازند یا از بین ببرند. از آن‌جا که جزئیات عملیاتی فرآیندهای جاری را درک می‌کنند، می‌توانند مشکلات و واکنش‌های احتمالی مشتری را پیش‌بینی کنند. اشخاصی که نسبت به اختلالی که تغییر عمده ایجاد می‌کند، حساس نیستند، غالبا معتقدند که مشارکت افراد کمتر در ابتدای فرآیند، کارایی بیشتری دارد. این در حالی است که مشارکت افراد بیشتر، سبب تولید کار اضافی برای تیم مدیریت می‌گردد اما باعث ایجاد تعهد نیز می‌شود.

تفاوت‌های فرهنگی، مدیریت‌ تغییرات را با مشکل مواجه می‌کند. هنجارهای فرهنگی در سراسر جهان متفاوت است. تیم مدیریت تغییر باید از آداب و رسوم محلی حتی با وجود سیستم جهانی برای استانداردسازی عملیات سازمان، آگاه باشد. نادیده‌گرفتن هنجارهای فرهنگی می‌تواند موجب کینه شدید شود. بهترین تیم‌های مدیریت تغییر سازمانی، حتی در مواردی که افراد مستقر در دفتر مرکزی، درخواست اجرای استاندارد پروژه و برنامه استاندارد مدیریت تغییر را دارند، نسبت به هنجارهای فرهنگی محلی بسیار حساس هستند.

مدیریت تغییر ممکن است یک فکر ثانویه باشد. با تلاش‌های عمده در زمینه فناوری اطلاعات، تیم پروژه اغلب، توسط تغییرات فرآیند کسب‌وکار، رابطه با سیستم‌های دیگر، پاکسازی داده‌ها و... تحلیل می‌رود. اگر تلاش تیم مدیریت تغییر همزمان با سایر برنامه‌ها آغاز نشود، ممکن است هنگامی شروع شود که تیم در حال تحمل مقاومت کاربران نهایی است. حتی شرکت‌هایی که ادعا می‌کنند تیم مدیریت تغییر بسیار مهم است، در صورت افزایش هزینه‌ها، بودجه این برنامه را حذف می‌کنند.

مدیریت تغییر را می‌توان خیلی زود آغاز کرد. تلاش‌های مدیریت تغییر سازمانی باید به‌طور فشرده با سایر برنامه‌های تغییر، پیوند بخورد. این امر به ویژه درباره برنامه‌های مهم فناوری اطلاعات، هنگامی که تلاش‌های مدیریت‌ تغییر قبل از نهایی‌شدن جزئیات سیستم جدید آغاز می‌شود، بسیار مشکل است. در نبود اطلاعات ملموس درباره سیستم جدید، تیم مدیریت تغییر یا مبهم به نظر می‌رسد یا به توصیف کارهایی که سیستم جدید می‌تواند انجام دهد، می‌پردازد. هنگامی که سیستم جدید نتواند به سرعت تحقق یابد یا عملکرد کمتری از آن‌چه که پیش‌بینی شده بود به نماش بگذارد، طرفداران تغییر، اغلب ناامید می‌شوند.

مزایای مدیریت تغییر

مدیریت تغییر، ریسک ردشدن سیستم جدید یا تغییری دیگر توسط سازمان را کاهش می‌دهد. به خودی خود مدیریت تغییر سازمانی هزینه‌ها را کاهش یا فروش را افزایش نمی‌دهد؛ در عوض کار تیمی مورد نیاز شرکت برای پذیرش تغییر و کارایی بیشتر را افزایش می‌دهد. همچنین مجموعه روبه‌رشدی از داده‌ها نشان می‌دهد که مدیریت تغییر اثربخش، بر احتمال رسیدن به هدف های پروژه نیز مؤثر است.

چگونگی پیاده‌سازی اثربخش مدیریت تغییر

مدیریت مؤثر تغییر، نیاز به دو دیدگاه دارد: دیدگاه فردی و دیدگاه سازمانی.

دیدگاه فردی به معنای درک چگونه تجربه‌کردن تغییر است. مدل مدیریت تغییر ADKAR بیان می‌کند که یک تغییر موفقیت‌آمیز هنگامی صورت می‌گیرد که فرد، دارای آگاهی از نیاز به تغییر، علاقه برای مشارکت و حمایت از تغییر، دانش درباره چگونه تغییرکردن، توانایی اجرای مهارت و رفتارهای مورد نیاز و روحیه تقویت برای حفظ تغییر باشد.

اگر فردی دچار مشکل شود و نتواند به‌طور متوالی از طریق این مدل پیشرفت کند، تغییر به همان میزان موفق نخواهد بود. هدف از هدایت جنبه فردی تغییرات، اطمینان از آگاهی، تمایل، دانش، توانایی و تقویت افراد است.

دیدگاه سازمانی مدیریت تغییرات، فرآیند و فعالیت‌هایی است که تیم‌های پروژه برای حمایت از تغییر فردی موفقیت‌آمیز، استفاده می‌کنند. اگر مدل ADKAR آنچه را که یک فرد برای ایجاد موفقیت‌آمیز تغییر نیاز دارد، توصیف می‌کند، مدیریت تغییرات سازمانی، مجموعه اقدامات برای کمک به ایجاد آگاهی، تمایل، دانش، توانایی و تقویت در سازمان است.

چه اقداماتی لازم است تا مدیریت تغییر موفق عمل کند؟

چه اقداماتی لازم است تا مدیریت تغییر موفق عمل کند

برنامه‌های مدیریت تغییرات سازمانی برای موفق‌بودن به موارد زیر نیاز دارند:

  • اسپانسر اجرایی مناسب: اسپانسر مدیریت تغییرات، مسئول تدوین تغییر و دستیابی به منابع مدیریتی است. از سوی دیگر اسپانسر باید اثرات تغییر بر کارکنان را درک کند. این افراد صادقانه ارتباط برقرار می‌کنند و بادقت به حرف‌های دیگران گوش می‌دهند و با افرادی که از شیوه کار جدید ناراضی هستند، همدلی می‌کنند.
  • تمایل فرهنگی برای سازگاری و تغییر: تمام سازمان‌ها در برابر تغییر مقاومت می‌کنند اما آن‌هایی که شعار «تا زمانی که خراب نشده، تعمیر نکن» را دنبال می‌کنند، نیاز به یک فراخوانی بزرگ برای تغییر رفتار دارند.
  • تمایل فردی به تغییر: افراد باید مایل به بررسی اطلاعات جدید و تطابق با رفتار و رویکردهای جدید باشند. از آن‌جا که اکثر مردم وضع موجود را ترجیح می‌دهند، تغییر، کار دشواری است.
  • پاداش و عواقب: تغییرات عمده باید به کمک پاداش و عواقب تقویت شوند. برنامه‌های عملکرد فردی با نتایج مشخص و قابل‌اندازه‌گیری نیاز به تقویت دارند. افرادی که اهداف خود را برآورده می‌کنند باید پاداش دریافت کنند و افرادی که این اهداف را برآورده نمی‌کنند باید با عواقب آن روبرو شوند.

چگونه می‌توانید تغییر موفقیت‌آمیز را عملی نمایید؟

برای تبدیل‌شدن به یک رهبر مؤثر تغییرات چه کاری می‌توانید انجام دهید؟ با اعمال مدیریت تغییر بر روی پروژه‌های خود و ایجاد صلاحیت‌های مدیریت تغییرات در سازمان خود، شروع کنید. این اولین گام برای کسب اطمینان از دستیابی پروژه به نتایج مطلوب آن است.

جنبه فردی تغییر، جنبه‌ای نرم نیست بلکه سخت‌ترین جنبه تغییرات است. سرمایه‌گذاری بر روی زمان و انرژی برای مدیریت جنبه فردی تغییرات در سازمان، در نهایت از هزینه‌های متعدد و مدیریت ضعیف جلوگیری می‌کند.

منبع: 
cio.com
prosci.com
prosci.com

۵.۰ ( ۱ امتیاز )

بخش کارفرما

آگهی استخدام خود را ثبت کنید و منتظر بهترین‌ها باشید

مطالب مرتبط

۴.۵

CRM چیست؟ هرآنچه باید راجع به سیستم مدیریت ارتباط با مشتری بدانید

مدیریت ارتباط با مشتری شامل تمام جنبه‌های مدیریت روابط تجاری با مشتریان است. به‌ طور سنتی، مدیریت ارتباط با مشتری فقط به‌ معنای حفظ یک ...

  ۳۸۷  |    ۹ دقیقه 

۴.۴

استخدام پیمانی چیست؟ هرآنچه باید درباره استخدام پیمانی بدانید

استخدام پیمانی یکی از رایج‌ترین شیوه‌های استخدامی در کشور است اما به همان اندازه، ابهامات زیادی دربارۀ آن وجود دارد. این روزها، کارفرمایان اغلب نیروهای ...

  ۱۳۶  |    ۷ دقیقه 

۴.۳

حقوق بازنشستگی تامین اجتماعی : هرآنچه باید درباره‌اش بدانید

حقوق بازنشستگی یکی از مهم‌ترین دلایلی است که باعث می‌شود ایرانیان به سمت کار دولتی کشیده ‌شوند. در واقع تمایل دارند در دوران پیری برای ...

  ۲۳۱  |    ۷ دقیقه 

۴.۵

مهارت مذاکره چیست؟ هر چیزی که باید درباره مذاکره و مهارت‌های آن بدانید

افراد بسیاری از مذاکره وحشت دارند، در حالی که نمی‌دانند به‌طور مرتب و حتی روزانه، در حال انجام آن هستند. بیشتر ما در طول زندگی ...

  ۱,۱۲۱  |    ۱۰ دقیقه 

دیدگاه

۰ دیدگاه