۶ گام ضروری برای مدیریت عملکرد ضعیف کارکنان
همه کارکنان پیش از استخدام در یک شرکت، یک دوره آزمایشی را پشت سر می‌گذارند که مدیران از طریق آن عملکرد ضعیف کارکنان را ارزیابی می‌کنند و توانایی آنان برای استخدام‌شدن در شرکتشان را بررسی می‌کنند.
پس از گذراندن این آزمون اولیه، ممکن است در آینده و در برخی موارد، عملکرد کارکنان تضعیف شود؛ در این شرایط، وظیفه مدیر شرکت این است که کارکنانی را که عملکرد ضعیفی دارند، شناسایی کند و به‌طور مستقیم، به مسائل آنان رسیدگی کند.
به‌عنوان مدیر سازمان، اگر در شناسایی و مدیریت مسائل مشابه شرکتتان با مشکل روبه‌رو هستید، در این مطلب، چند نکته را برای تسهیل روند برطرف‌کردن مشکل این کارکنان ارائه می‌دهیم.
۱. عملکرد ضعیف کارکنان را درک کنید
پیش از اینکه رفتار مشکل‌دار برخی از کارکنان را مدیریت کنید یا بهبود دهید، بهتر است درک درستی از عملکرد ضعیف در محیط کار داشته باشید. به‌طور معمول، عملکرد ضعیف کارکنان را در ۳ سطح می‌توان طبقه‌بندی کرد.
اولین سطح از این نوع عملکرد، به «عملکردی پایین‌تر از حد انتظار» مربوط می‌شود که نسبت به سایر سطوح عملکردی، به‌روش ساده‌تری می‌توان آن را برطرف کرد. به‌طور معمول، این سطح با افت ناگهانی بهره وری کارکنان مشخص می‌شود که از جمله این موارد می‌توان به دیرکردن کارکنان، که به عادت روزانه آنان تبدیل شده است، یا ازدست‌دادن مداوم ضرب‌الاجل‌های تعیین‌شده اشاره کرد.
عملکرد پایین‌تر از حد انتظار معمولا اولین نشانه وجود مشکلاتی در رابطه با کارکنان در محیط کار است و باید به‌محض مشاهده، آن را برطرف کرد.
سطح دوم «سوءرفتار» نامیده می‌شود که شامل بروز رفتارهای غیرحرفه‌ای از جانب کارکنان در محیط کار است. در این سطح از ضعف عملکردی، کارکنان رفتارهای نامناسبی با سایر همکارانشان دارند و در روند کاری شرکت اختلال ایجاد می‌کنند.
به‌عنوان مثال، می‌توان به حضورنیافتن در جلسات تیمی بدون اعلام قبلی، بی‌ادبی نسبت به همکاران یا بدگویی در رابطه با مدیر شرکت اشاره کرد.
سطح سوم عملکرد ضعیف کارکنان، «سوءرفتارهای شدید» آنان را شامل می‌شود. کارکنان در این سطح عملکردی، شروع می‌کنند به نشان‌دادن علائمی از تمایل خود به خشونت‌های رفتاری؛ در چنین شرایطی، رفتارها و عملکرد کارکنان با کمک منابع انسانی و تیم حقوقی شرکت مدیریت می‌شوند.
جدیدترین فرصتهای شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
۲. بیشتر تحقیق کنید
رفتار انسان‌ها ۱ شبه تغییر نمی‌کند و این موضوع درمورد عملکرد کارکنان نیز صادق است؛ به‌عبارتی، صرف‌نظر از مشغله زیاد یا روزهای کاری پر استرس کارکنان، رفتارهای مثبت آنان نمی‌تواند به‌طور ناگهانی و هنگام شروع هفته کاری جدید تغییر کند؛ بنابراین، مهم است که علل این تغییرات را بدانید تا پیش از تبدیل‌شدن شرایط به مسائلی حاد و خطرناک، بتوانید آنها را برطرف کنید.
هنگام روبه‌رویی با یکی از کارکنان مشکل‌دار خود، اولین کاری که باید انجام دهید، ایجاد یک جدول زمانی و مطرح‌کردن سؤالات متعدد از او برای رسیدن به پاسخ‌های موردانتظارتان است؛ به‌عنوان مثال، می‌توانید سؤالاتی همچون سؤالات زیر را در رابطه با کارمند موردنظرتان پاسخ دهید:
- آیا به‌عنوان عضو جدید در شرکت استخدام شده است یا از کارکنان قدیمی سازمان به شمار می‌آید؟
- آیا فرد موردنظر در حوزه‌های دیگر نیز عملکرد ضعیفی از خود نشان داده است؟
- آیا این اولین بار است که نشانه‌هایی از رفتارهای مشکل‌آفرین را درمورد او می‌بینید؟
- بقیه اعضای تیم نسبت به این شخص چه احساسی دارند؟
- کارمند موردنظر چه تأثیری روی شرکت داشته است؟
با توسعه جدول زمانی، تشخیص زمان و چگونگی شروع رفتارهای نادرست کارمند موردنظرتان، برای شناسایی دلایل بروز عملکردهای ضعیف او شانس بیشتری خواهید داشت.
علاوه بر این، آگاهی از دلایل عملکرد ضعیف کارکنان اطلاعات مناسبی را در اختیارتان قرار می‌دهد تا ایده‌های بهتری را برای آگاهی از نحوه کنترل شرایط تیم و همچنین کسب‌وکارتان به دست آورید.
۳. راه‌حلی برای توافق با کارکنان پیدا کنید
پس از آگاهی از دلیل رفتارها و عملکرد ضعیف کارکنان، وقت آن است که بهترین راه‌حل را برای رفع این مشکلات ارائه دهید.
به‌عنوان مثال، طراح گرافیک جدیدی را در سازمان استخدام کرده‌اید و او فرد بااستعدادی است؛ اما به‌دلیل دوربودن محل زندگی‌اش از شرکت، نمی‌تواند رأس ساعت مشخصی در دفتر حضور پیدا کند؛ در چنین شرایطی می‌توانید با ارائه برنامه کاری انعطاف‌پذیری، به یک راه‌حل توافقی برای رفع مشکل وی برسید؛ البته این روش ممکن است غیرمتعارف به نظر برسد؛ اما یافتن راه‌حل‌هایی برای کمک به نیروهای استخدامی جدید جهت ایجاد تعادل در محیط کار، همواره آسان‌تر از جذب و همچنین آموزش استعدادهای جدید است.
با وجود این، گفت‌وگو با کارمندانی که به‌مدت طولانی در شرکت کار می‌کنند، می‌تواند پیچیده‌تر باشد؛ به‌عبارتی این گروه از کارکنان ممکن است در مقابل هرگونه برخورد احتمالی حساس‌تر از سایرین باشند و به‌نوعی خودشان را افراد محقی در شرکت بدانند؛ در چنین مواردی صحبت‌کردن با این گروه از کارکنان مهم‌تر از همیشه به نظر می‌رسد و در اسرع وقت، باید مشکلات مربوط به عملکرد آنان برطرف شود. در این راستا، بهتر است مکالمه خود را با یادداشت‌کردن سخنان موردنظرتان شروع کنید و مطمئن شوید که برای آنچه می‌خواهید بگویید، به‌اندازه کافی تمرین می‌کنید.
در حالت کلی، هم کارکنان تازه‌وارد و هم کارکنانی که سابقه‌ای طولانی در شرکت دارند، همگی باید از دلایل عملکرد ضعیف خود آگاهی داشته باشند و از این طریق، روش‌هایی را برای بهبود نقاط ضعفشان به‌منظور افزایش کارایی خود مشخص کنند.
۴. محدودیت‌های مناسبی را اعمال کنید
با توجه به آنچه درمورد سوم اشاره کردیم، می‌توان گفت که تلاش برای دستیابی به توافق مثبت با کارکنان همیشه بهترین راه‌حل نیست؛ به‌عبارت دیگر، هنگامی که کارمندی رفتار مشکل‌سازی دارد و عملکرد ضعیفی را مانند دیر‌رسیدن به جلسات یا از دست‌دادن ضرب‌الاجل‌ها، ارائه می‌دهد، نیاز است که در مقابل چنین عادات رفتاری نامناسبی پاسخ‌گو باشد.
در چنین شرایطی، اگر به‌سبب کم‌کاری، قصد اخراج کارمند موردنظر را ندارید، می‌توانید برای رفع مشکلاتش از طرح بهبود عملکرد (Performance Improvement Plan)، به‌اختصار PIP، استفاده کنید؛ این طرح مجموعه‌ای از اهداف را شامل می‌شود که فرد موردنظر باید بتواند آنها را در یک بازه زمانی خاص، به‌طور معمول بین ۱ تا ۳ ماه، به انجام برساند.
همان طور که از نام این طرح مشخص است، به‌عنوان ابزاری شناخته می‌شود که برای ارزیابی عملکرد کارکنان و توانایی آنان برای ماندن در سازمان استفاده می‌شود. مشابه آزمون ابتدایی برای سنجش عملکرد متقاضیان، این طرح نیز به‌عنوان آزمونی برای ارزیابی کارکنانی که عملکرد ضعیفی دارند، به کار گرفته می‌شود.
البته به خاطر داشته باشید که پیش از اجرای طرح، حتما کارکنان موردنظرتان را درمورد قصدتان از برگزاری آزمون و عواقب خطرناک احتمالی آن آگاه کنید. در این میان ممکن است برخی از کارکنان بر این عقیده باشند که برگزاری چنین آزمونی برای آنان به‌معنای اطمینان از اخراجشان است؛ با این حال، به آنان اطمینان دهید که چنین قصدی ندارید و برگزاری طرح بهبود عملکرد فقط برای حفظ کارمندان بالقوه توانمند شرکت انجام می‌شود.
۵. به‌طور منظم پیگیری کنید
مثل پیگیری پزشک از حال بیمارش، مهم است که وضعیت عملکرد کارمندتان را بررسی کنید. پس از اجرای طرح بهبود عملکرد، حتما عملکرد کارکنانتان را پیگیری و رفتار آنها را بررسی کنید؛ در ادامه اگر علائمی از پیشرفت در عملکردشان مشاهده کردید، حتما از آنها تعریف کنید و برای نشان‌دادن عملکردی هرچه‌بهتر تشویقشان کنید؛ در حقیقت، این امر نه‌تنها انگیزه کاری آنان را افزایش می‌دهد، بلکه کمک می‌کند تا با تمرکز بیشتری وظایفشان را انجام دهند.
در غیر این صورت، اگر کارمندان موردنظر عملکردی متناقض با دوره انضباطی برگزارشده نشان دهند، ادامه کار کاملا به خودتان بستگی دارد؛ در واقع، در این مرحله می‌توانید با حسن‌نیت فرصت دیگری را در اختیار کارمندتان قرار دهید یا اینکه مجازات سخت‌گیرانه‌تری را برای او در نظر بگیرید.
یک گام بالاتر از طرح بهبود عملکرد، تعلیق بدون حقوق است؛ اما این نوع محدودیت‌ها باید حداقل پس از ۳ اخطار کتبی به کارمند یا برگزاری چند جلسه انضباطی برای او اتخاذ شوند؛ همچنین در قراردادهای کاری آنها نیز باید به‌طور دقیق ذکر شود که در صورت لزوم، مدیریت شرکت حق اجرای چنین مجازاتی را دارد.
۶. سریع اقدام کنید
در رابطه با مدیریت عملکرد ضعیف کارکنان بهتر است که خیلی سریع اقدام کنید؛ به‌عبارتی، مدیران برای ارائه بازخورد به کارکنانی که عملکرد ضعیفی دارند، گاهی اوقات زمان بسیاری صبر می‌کنند؛ در این صورت، هنگام برخورد قانونی یا بدتر از آن، اخراج کارکنان موردنظر، احساس غافل‌گیری یا خیانت به آنها دست می‌دهد.
علاوه بر این، اگر به کارمندان فرصت بهبود یا دفاع از خودشان داده نشود، آنها می‌توانند به‌طور رسمی شکایتی را علیه شرکتتان مطرح کنند که این امر باعث ایجاد پیامدهای مخرب برای کسب‌وکارتان می‌شود.
همچنین می‌توانند یک سری اقدام قانونی را علیه شما انجام دهند، نظرات خودشان را درمورد شرکتتان در فضای مجازی منتشر کنند یا شایعه‌ای را درمورد مدیریت یا بددهنی شرکت نسبت به دوستان و همکاران سابق خودشان پخش کنند؛ بنابراین، برای جلوگیری از وقوع چنین شرایط ناخوشایندی، بهتر است همیشه در اسرع وقت با کارکنانتان درمورد عملکرد ضعیفشان صحبت کنید و آنان را از عواقب احتمالی شرایطشان آگاه کنید.
جمع‌بندی
به‌طور کلی، نمی‌توان گفت که تمام کارکنان مانند یکدیگر هستند؛ به‌عبارتی، برخی از آنها همان ابتدا علائمی از رفتارهای مشکل‌آفرین را بروز می‌دهند؛ در حالی که برخی دیگر ممکن است بعد از چندین ماه یا حتی چندین سال نشانه‌های مربوط به عملکرد ضعیف را داشته باشند؛ با وجود این، با مدیریت منظم عملکرد کاری کارکنان، همواره می‌توان نشانه‌های رفتاری مشکل‌ساز را بررسی کرد و به‌طور قطع، از بدترین حالت‌ها جلوگیری کرد.
آیا تابه‌حال عملکرد ضعیف کاری کارمندی را مدیریت کرده‌اید؟ نظرات، تجربیات و پیشنهادهای خود را با ما و سایر کاربران در میان بگذارید.
جدیدترین فرصتهای شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
منبع: careeraddict.com
دیدگاه