مهم‌ترین راه‌های بهبود عملکرد کارکنان

در بازار رقابتی امروز، شاهد تغییر و تحولات مختلفی در حوزه کسب و کار هستیم. این روزها استخدام نیروی متخصص تنها اقدام موفقیت آمیز برای رشد و بهبود کار نیست. در واقع عملکرد کارکنان یک مجموعه در توسعه، بهبود و رشد کسب و کار اهمیت دارد. زمانی که متخصصین در مجموعه به صورت هوشمندانه وظایف‌شان را انجام دهند، موفقیت سازمان به خوبی رقم می‌خورد. راز موفقیت یک مجموعه وابسته به عملکرد کارکنان آن است. به همین دلیل رهبران و مدیران هر مجموعه، باید به جای اتکا به روش‌های سختگیرانه استخدام، عملکرد حرفه‌ای در کارکنان‌شان را بهبود بخشند. این کار با تکنیک‌های مختلفی امکان‌پذیر است که در این مقاله از کاربوم به بررسی آن می‌پردازیم.

اگر برای شما هم جذاب است که راه های بهبود عملکرد کارکنان را بدانید، همراه ما باشید تا اطلاعاتی جامع و به‌روز ارائه کنیم.

 تعریف دقیق عملکرد کارکنان

ابتدایی‌ترین موضوع در هر مجموعه کوچک و بزرگ، تعریف وظایف و عملکرد دقیق کارکنار است. شما باید به صورت اصولی و سلسله مراتبی، وظایف را تعریف کرده و اهداف سازمان را براساس هر مجموعه و شخص تعیین کنید. با این کار امکان دستیابی به یک نتیجه مطلوب از عملکرد کلی متخصصین و کارمندان فراهم است. این جزییات تنها مربوط به خروجی عملکرد کارکنار نیست؛ بلکه براساس تعهدات، تشویق، کار تیمی و فعالیت‌های خلاقانه امتیاز بندی می‌شود. درواقع  تعهد سازمانی، مشارکت فعال در تیم‌ها و یادگیری مستمر برای رشد و ارتقا در کنار اقداماتی فراتر از وظایف، می‌تواند عملکرد کارکنان را امتیاز بندی کند. توجه به عملکرد چند بعدی کارکنان از جمله نکات مهم و کلیدی در مدیریت مدرن و امروزی است. کیفیت این عملکرد صرفا با شاخص‌های KPI تعیین نمی‌شود.

حتما بخوانید: راهنمای جامع آموزش کارکنان برای دست‌یابی به بهترین عملکرد

طراحی مجدد سیستم ارزیابی عملکرد

طبق تحقیقات انجام شده و منتشر شده در هاروارد بیزینس ریویو، درواقع ارزیابی‌های عددی به روش‌های قدیمی، نه ‌تنها مفید نیست، بلکه می‌توانند مانع رشد کارکنان شوند. زمانی که عملکرد کارکنان یک مجموعه به درستی ارزیابی نشوند، قطعا شاهد کاهش راندمان کاری آن‌ها خواهید بود. براساس همین تحقیقات باید حتما نسبت به ارائه بازخورد و گفتگوهای مثبت با کارکنار اقدام کنید. یادتان باشد که  مدل‌های سنتی باعث اضطراب و اجتناب از ارزیابی درست می‌شوند. طبق همین جزییات، ارزیابی عملکرد کارکنان باید توسعه‌محور باشد و بدون هرگونه تنبیه و ایجاد انگیزه منفی آن‌ها را به سمت و سوی هدف مشترک سوق دهد. همین واقعیت‌ها موجب شده است تا این روزها سیستم ارزیابی به شکل متفاوتی عمل کند. در این روند جلسات بازخورد ماهانه برگزار می‌شود تا کارمندان و مدیران به صورت دوطرفه تعامل داشته باشند. هرچه گفت و گو در یک مجموعه باکیفیت‌تر انجام شود، چالش‌ها کمتر خواهند شد.

مدیریت صحیح بر پایه اعتماد سازی

این روزها شاهد تغییر و تحول در نحوه مدیریت افراد در مجموعه‌های مدرن هستیم. زمانی که مدیریت بر پایه اعتماد سازی انجام شود، نتیجه آن بهبود عملکرد کارکنان است. مدیرانی که با ویژگی‌های مثبت در کنار کارکنان‌شان قرار می‌گیرند، نتایج شگفت انگیزی را رقم می‌زنند. مدیرانی که شنونده فعال هستند و بازخوردهای سازنده‌ای به کارکنان ارائه می‌دهند، نتایج بهتری را ایجاد می‌کنند. زمانی که مدیریت به این شکل انجام می‌شود، کارکنان قدرت تصمیم گیری بالاتری دارند و حتی در شرایط خاص و انجام اقدامات اشتباه، بدون ترس نسبت به اصلاح شرایط اقدام می‌کنند. درواقع شکست به عنوان یک فرصت عالی برای یادگیری مدنظر قرار می‌گیرد. بر همین اساس، سرمایه‌گذاری در آموزش مهارت‌های کوچینگ اصولی برای مدیران میانی و ارشد، کمک زیادی می‌کند تا عملکرد کارکنان بهبود یابد.

قدردانی و انگیزه سازی برای کارکنان

طبق مقالات منتشر شده در مجله وابسته به دنیای کسب و کار هاروارد، کسب موفقیت یک عامل مهم در پیشرفت کارکنان است. زمانی که در یک سازمان، موفقیت فردی و گروهی در بطن پیشرفت کارها و رسیدن به اهداف پیش‌بینی می‌شود؛ می‌توانید به راحتی شاهد بهبود شرایط و عملکرد کارکنان باشید. افزایش وفاداری و کاهش تمایل به ترک سازمان از مهم‌ترین دستاوردهای قدردانی و انگیزه سازی است. شما می‌توانید با تقویت حس مالکیت نسبت به وظایف و بهبود ارتباطات بین فردی در کارکنان، شاهد رشد شگفت انگیزی باشید. تعریف روش‌های مدیریتی مناسب برای قدردانی از عملکرد کارکنان و دیدن کوچک‌ترین تلاش آن‌ها کمک زیادی به ارتقاء عملکردشان می‌کند.

معجزه فناوری و تکنولوژی در عملکرد کارکنار

یک روش عالی برای بهبود عملکرد کارکنان، استفاده از تکنولوژی‌هایی است که امکان بهبود عملکرد، افزایش دقت و ارائه خدمات را فراهم می‌کنند، مهم‌ترین بخش کسب و کارها محسوب می‌شوند. طبق بررسی‌های انجام شده در تیم کاربوم می‌توان ادعا کرد که سوار شدن بر موج تکنولوژی در حوزه کسب و کار می‌تواند معجزه بیافریند. استفاده از ابزارهایی که می‌توانند وظیفه کارکنان را سبک کرده و زمان استراحت، آرامش و دقتشان را بیشتر کنند، بهترین گزینه برای این بخش ماجرا هستند. آموزش استفاده از هر تکنولوژی‌های نوین را می‌توان با استفاده از ویدئوهای آموزشی کوتاه در بطن کار ارائه کرد. استفاده از سیستم‌هایی مثل هوش مصنوعی و چت بات‌های پشتیبان کمک زیادی در راستای بهبود عملکرد کارکنان می‌کنند.

خلق مشارکت واقعی بین کارکنان و مدیران

زمانی که تلاش کنید تا کارکنان را بخش مهم و اصلی کار درنظر بگیرید، می‌توانید به راحتی کیفیت و تفاوت عملکردشان را مشاهده کنید. برگزاری جلسات طوفان فکری، شرکت دادن کارکنان در تصمیمات و نظرسنجی‌ها موجب می‌شود تا عملکردشان به مرور ارتقا پیدا کند. اصل مهمی که در مدیریت هوشمندانه وجود دارد، ایجاد نوآوری و خلاقیت در سطوح پایینی سازمان است. زمانی که کارکنان در بخش‌های جزیی شاهد بهبود شرایط، ارزش گذاری و مشارکت واقعی باشند و خودشان را در سود و زیان سهیم بدانند، نقطه امنی برای رشد ایجاد می‌شود. در این شرایط حتی مقاومت در مقابل تغییرات کاهش پیدا می‌کند.

برقراری تعادل بین کار و زندگی کارکنان

دیده نشدن فشار زندگی و مشکلات روحی کارکنان موجب می‌شود تا سیستمی با کارکنان فرسوده داشته باشید. زمانی که به دلایل اقتصادی، فرهنگی، خانوادگی و زناشویی فشاری خاص بر روی هریک از کارکنان وجود داشته باشد، عملکردشان کاهش پیدا می کند. درک متقابل در یک مجموعه کمک زیادی می‌کند تا کارکنانی طلایی ایجاد کنید. زمانی که این افراد دلجویی و درک مدیران و مجموعه را مشاهده می‌کنند، تلاش خودشان را برای ایجاد موفقیت در سازمان چند برابر خواهند کرد. تصور کنید قوانین پشتیبانی خوبی برای افرادی که سوگ را تجربه می‌کنند وجود داشته باشد. در این شرایط نیروی کار در جایگاه منشی به دلیل چنین تجربه‌ای با عملکرد ضعیفی پا به مجموعه می گذارد تا بنابر وظایف اقدامات لازم را انجام دهد. یک سیستم اصولی در چنین شرایطی پیش‌بینی‌های مناسبی دارد. مثلا ایجاد فضایی برای ریکاوری روانی، ایجاد فرصت برای یک سفر آرامش‌بخش یا جلسات تراپی رایگان همگی کمک می‌کنند تا نیروی انسانی از شرایط روحی نامناسب عبور کند. قطعا پس ازعبور از چنین شرایطی، فرد مجموعه را بخشی از خودش می‌داند و تلاش می کند تا در جهت رشد آن قدم بردارد. ایجاد تعادل شگفت انگیز بین کار و زندگی کارکنان یک تلاش موفقیت آمیز در بهبود عملکرد کارکنان آن است.

تقویت هوش هیجانی و سلامت روان کارکنان

یکی از راه‌هایی که برای ارتقاء عملکرد کارکنان‌تان می‌توانید از آن کمک بگیرید، تقویت هوش هیجانی و بهبود سلامت روان آن‌ها است. پذیرش این اصل مهم که عملکرد کارکنان تنها وابسته به مهارت آن‌ها نیست، کمک زیادی می‌کند تا آموزش‌هایی برای تقویت هوش مصنوعی درنظر بگیرید. زمانی که فرد از آرامش، حس امنیت و سلامت روان خوبی برخوردار شود، قطعا تمرکز بر روی تقویت هوش هیجانی می‌تواند یک ایده فوق‌العاده باشد.در این راستا می‌توانید برنامه‌ای هوشمندانه برای بهبود سلامت روان کارکنار درنظر داشته باشید. ایجاد محیطی امن برای بیان احساسات و عواطف، نگرانی ها و مشکلات کمک زیادی می‌کند تا بتوانید نسبت به تقویت هوش هیجانی و سلامت روانی کارمندان‌تان اقدام کنید. در بسیاری از مجموعه‌ها، امکان نوشتن نامه‌های ناشناس و انتقاد در فضایی امن فراهم می‌شود تا همه چیز برای بهبود شرایط فراهم گردد.

گزارش گیری را جدی بگیرید

هیچ چیزی به اندازه دریافت فیدبک از کارکنان امکان رشد و اصلاح وضعیت را فراهم نمی‌کند. در مجموعه‌هایی که تمام امکانات برای رشد و ارتقا فراهم است، عدم توجه به همین موضوع کوچک موجب فرسودگی روانی کارکنان می‌شود. گزارش گیری درست از نحوه عملکرد، مشکلات و نحوه اقدام در جهت پیشبرد اهداف، از جمله مهم‌ترین کارهایی است که امکان رشد در یک فضای امن را فراهم می‌کند. زمانی که در تمام سطوح، کارکنان امکان ارائه گزارش عملکرد داشته باشند، شرایط برای رشد بهتر خواهد بود.

آموزش حین کار را اولویت قرار دهید

یکی از راز و رمزهایی که می‌تواند کارکنان یک مجموعه را حرفه‌ای‌تر نشان دهد و عملکرد بهتری از آن‌ها ارائه کند، آموزش حین کار است. زمانی که در حین کار آموزش‌های مرتبط به کارکنان ارائه می‌شود، فرصت آزمون با خطاهای کمتر فراهم می‌گردد. به این ترتیب انرژی و هزینه‌ زیادی بابت این تغییرات پرداخت نخواهید کرد.

 مطلب پیشنهادی: ۶ گام ضروری برای مدیریت عملکرد ضعیف کارکنان

جذابیت بصری محیط کار

شاید جالب باشد که بدانید، زیبایی‌های بصری محیط کار در ایجاد انگیزه برای کارکنان بی تاثیر نیست. حضور در فضایی که دکوراسیون داخلی آن هوشمندانه انتخاب شده است کمک زیادی می‌کند تا مدیران و نیروهای متخصص بتوانند عملکرد بهتری از خودشان ارائه کنند. در این مدل فضاها معمولا المان‌های مختلف مثل میز و صندلی‌ها، لوازم کاربردی و تجهیزات طوری انتخاب می‌شوند که افراد حس بهترین از استفاده تجربه کنند.

مزایای بهبود عملکرد کارکنان چیست؟

بهبود عملکرد کارکنان مزایای گسترده‌ای برای سازمان و نیروهای کار دارد. به همین دلیل لازم است تا در خصوص آن اطلاعات بیشتری کسب کنید. از مهم‌ترین مزیت‌های این فرایند، افزایش بهره ‌وری سازمانی است. وقتی کارکنان یک مجموعه عملکرد بهتری داشته باشند و نسبت به انجام وظایفشان هوشمندانه‌تر اقدام کنند، قطعا شاهد استفاده بهتر از منابع هستیم. در این شرایط متخصصین و مدیران می‌توانند شاهد کاهش هزینه‌ها، دستیابی به اهداف و سود دهی مجموعه باشند. مزیت دیگر این موضوع، افزایش رضایتمندی مشتریان است. زمانی که نیروی کار شما مسئولانه مثل یک متخصص باتجربه وظایفش را انجام دهد، حسی از وفاداری به برند، رضایت و آرامش در مشتریان رقم می‌خورد. این موضوع حتی گاهی منجر به افزایش فروش و برندینگ قویتر می‌شود.

نکته مهم دیگر در این خصوص، کاهش میزان نارضایتی کارکنان و دفعالت استعفای آن ها است. نیروی انسانی در هر مجموعه یک سرمایه مهم محسوب می‌شود. کارمندانی که احساس می‌کنند در حال رشد هستند و برای مجموعه ارزشمند احساس می‌شوند، کمتر حس نارضایتی را تجربه می کنند. به این ترتیب هزینه‌‌های متعدد برای تربیت نیروی متخصص کاهش می‌یابد. افزایش توانایی حل مسئله در کارکنان و افزایش خلاقیت، از جمله نکات مثبتی است که با بهبود عملکردشان شاهد هستیم.

چه چیزی موجب تضعیف عملکرد کارکنان میشود؟

تا اینجا متوجه اهمیت استفاده از راه های بهبود عملکرد کارکنان شدید. اما به نظرتان چه چیزی موجب تضعیف عملکرد کارکنان می‌شود؟ چه عواملی می‌توانند روند کار یک نیروی انسانی قوی را به مرور دچار مشکل کنند؟ در اینجا عوامل متعددی را بررسی می‌کنیم.

1.    عدم وجود انگیزه: وقتی کارمندان احساس ارزشمندی نداشته باشند و انگیزه کافی برای کار و تلاش پیدا نکنند، به مرور دچار ضعف عملکرد خواهند شد. این اتفاق زمانی رخ می‌دهد که این افراد در برابر زحماتش پاداش مناسبی دریافت نمی‌کند و تلاش‌شان نادیده گرفته می‌شود. مثلا حقوق و مزایای ناکافی،  نبود فرصت پیشرفت و بی توجهی به نظرات و پیشنهادات آن‌ها زمینه را برای کاهش انگیزه فراهم می‌کند.

2.    مدیریت ضعیف: یک تله اصلی برای کاهش عملکرد کارکنان، مدیریت ضعیف آن‌ها است. مدیرانی که بیش از حد کنترل‌گر یا بی‌تفاوت هستند، زمینه نارضایتی را فراهم می‌کنند. ارائه  بازخوردهای منفی، تنبیه و عدم تشویق به موقع،  بی‌عدالتی در توزیع وظایف یا پاداش‌ها و  تصمیم‌گیری‌های غیرشفاف می‌تواند موجب تضعیف عملکرد کارکنان شود.

3.    عدم شفافیت: یکی از موارد مهم در کاهش عملکرد خوب کارکنان، شفاف نبودن در فضای سازمانی است. زمانی که عدم شفافیت در تعریف و تعیین وظایف وجود داشته باشد، قطعا شاهد نارضایتی کارکنان هستیم.

4.     فشار روانی و فرسودگی شغلی: زمانی که حجم کار زیاد باشد و توزیع وظایف به خوبی انجام نشده باشد، کارکنان دچار فشار روانی شدیدی می‌شوند. زمان طولانی کار بدون استراحت و عدم ایجاد فعالیت‌های تفریحی از جمله دلایل رایج فشار روحی روانی در کارکنان است.

5.    عدم آموزش و توسعه مهارت‌: عدم آموزش اصلی‌ترین دلیل فرسودگی و عدم تمایل به ارائه کار باکیفیت است. زمانی که کارکنان احساس کنند رشدی وجود ندارد و ارتقاء خاصی برای‌شان پیش بینی نشده، قطعا زمینه برای افت عملکرد فراهم می‌شود.

6.    عدم تناسب شغل با نیروهای متخصص: زمانی که نیروی کار متناسب با شغل و توانایی‌های فردی انتخاب نشده باشد، انگیزه افراد به سرعت دچار تغییر می‌شود.