۵ راهکار برای شکستن محدودیت‌ها در مدیریت تغییر
۴۹ درصد کسب‌وکارها مطمئن نیستند مدیریت تغییر را باید از کجا شروع کنند. اگر کسب‌وکار شما نیز در حال حاضر در این مرحله قرار دارد، حتما این مطلب را بخوانید. چرا که پنج روش برای شکستن محدودیت‌های مدیریت تغییر را از زبان بنیان‌گذار شرکت (Applied Bussiness)، مارتین کریز، برای شما توضیح می‌دهیم.
مدیران ارشد در اکثر شرکت‌ها، به طور سنتی برای خود و مشاغل خود یک هدف داشته‌اند: ثبات. در بیشتر صنایع و اکثر شرکت‌ها، از بزرگترین شرکت‌های چندملیتی گرفته تا شرکت‌های کوچک مستقل، افزایش رقابت جهانی باعث شده ذهنیت جمعی جدیدی در بسیاری از مدیران درباره آنچه قبلا از آن اجتناب می‌کردند، یعنی تغییر، ایجاد شود. این مسئله بسیاری از شرکت‌ها را با یک چالش جدید و ناشناخته مواجه می‌کند.
شرکت (Applied Business) اخیرا طی یک نظرسنجی از ۲۵۰ شرکت کوچک و متوسط پرسیده‌است که آیا هزینه‌های نرم‌افزاری که درون سازمان خود از آن استفاده می‌کنند اقتصادی است یا خیر. نتایج این نظرسنجی نشان داد که ۴۹٪ مشاغل تمایل به تغییر دارند اما مطمئن نیستند که مدیریت تغییر را از کجا شروع کنند.
در ادامه پنج روش برای شکستن محدودیت‌های مدیریت تغییر را بررسی می‌کنیم. با استفاده از این دستورالعمل‌ها به‌عنوان یک چهارچوب، کسب‌وکارها می‌توانند بفهمند که باید چه انتظاری داشته باشند، چگونه می‌توانند تغییرات شرکت خود را مدیریت کنند و چگونه باید کل سازمان را در این روند درگیر کنند.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
۱. از محل درست شروع کنید
همان‌طور که پیش از این گفتیم، بیش از ۴۰٪ کسب‌وکارها نمی‌دانند باید مدیریت تغییر را از کجا شروع کنند. شروع از نقطه صحیح، می‌تواند تفاوت بین یک تغییر خوب در کسب‌وکار و یک فاجعه بزرگ باشد. با وجود این که مقاومت، یک واکنش طبیعی از سوی انسان‌ها در زمان تغییر است، مدیریت تغییر مناسب و به‌جا می‌تواند این مقاومت را تا حد زیادی کاهش دهد.
مدیریت تغییر، مؤثرترین استراتژی برای درگیرکردن کارمندان در چرخه تغییر در کسب‌وکار است. جذب و بازی‌کردن با احساس مثبت ناشی از تغییر می‌تواند به‌کل، از بروز مقاومت جلوگیری کند.
هر یک از این پیشنهادها، که همگی بخشی از یک رویکرد مدیریتی ساختاریافته هستند، به طور مستقیم برخی از نقاط درد اصلی از دید کارمندان را برطرف می‌کنند؛ این مزیت اصلی استفاده از استراتژی مدیریت تغییر است.
در ادامه چند گام ساختاریافته در فعالیت‌های مدیریت تغییر که می‌تواند به شما کمک کند را نام برده‌ایم:
- یک رویکرد ساختاریافته را از ابتدای پروژه ارائه دهید؛
- نیاز به تغییر و مزایای آن را با کارمند در میان بگذارید و به آن‌ها توضیح دهید این تغییر چه سودی برای‌شان دارد؛
- کارکنان ارشد و سرپرستان را توانمند کنید تا در دفاع از تغییر فعالیت کنند.
۲. از قبل برای مقاومت برنامه‌ریزی کنید
بزرگترین مانع برای تغییر در کسب‌وکارهایی که سیستم خود را به‌روز نمی‌کنند، مقاومت کارکنان است. متاسفانه، مقاومت در برابر تغییر بخشی طبیعی و موردانتظار در هرگونه تغییر سازمانی است. گاهی اوقات حتی بهترین راه‌حل برای یک مشکل پروژه، ممکن است با بی‌اعتمادی یا واکنش‌های منفی روبه‌رو شود.
احساس آسایش در وضعیت موجود، قدرت زیادی دارد، و ترس از حرکت به سوی آینده نامعلوم باعث ایجاد اضطراب و استرس در افراد می‌شود، حتی اگر وضعیت فعلی برای اکثریت غیرقابل‌تحمل باشد. تیم‌های اجرای تغییر باید نگرانی‌های کارمندان را بپذیرند و سعی کنند واکنش‌های منفی را کاهش دهند.
در اینجا برخی از منابع احتمالی مقاومت در برابر تغییر ذکر شده است:
- کارمندانی که سرمایه‌گذاری بالایی روی سیستم فعلی داشته‌اند؛
- کسانی که در سیستم فعلی موفق‌اند یا پاداش گرفته‌اند؛
- رهبرانی که از گزینه‌های دیگر حمایت می‌کردند؛ مثلا از روش B حمایت کرده بودند اما در نهایت روش A انتخاب شده است؛
- کارکنانی که روش فعلی کار -که قرار است تغییر کند- را ایجاد کرده بودند؛
- کارکنانی که فکر می‌کند در نتیجه این تغییر باید فشار کاری بیشتری را متحمل شوند.
برا مدیریت تغییر درست و مناسب، قبل از اجرای پروژه تغییرات، زمانی را صرف بررسی منابع احتمالی مقاومت کنید. تشخیص این‌كه اعتراضات از كجا ناشی می‌شوند و دلایل این مقاومت چیست، به تیم تغییر این اجازه را می‌دهد كه با توجه به این اطلاعات، پیش از آن که مقاومت روی زمان‌بندی پروژه اثر منفی بگذارد، در برابر مقاومت‌ها اقدام کند.
۳. علل اصلی مقاومت در برابر تغییر را شناسایی کنید
۸۱ درصد مشاغلي كه از سيستم CRM (مدیریت ارتباط با مشتری) استفاده نمي‌كنند، در نظرسنجی‌ها بیان کرده‌اند كه نمي دانند تغییر را از كجا شروع كنند و این چالش اصلی آن‌ها در مديريت تغيير است.
اگر نحوه مدیریت مقاومت و اعتراض به تغییر، فقط روی علائم متمرکز شود، نتیجه‌ای به دنبال نخواهد داشت. علائم مقاومت اغلب آشکار است.
به‌عنوان مثال می‌توان به شکایت‌کردن، عدم حضور در جلسات، عدم ارائه اطلاعات یا منابع در صورت درخواست، یا عدم پذیرش تغییر و فعالیت طبق روند سابق اشاره کرد. با وجود این که این نشانه‌ها بیشترین میزان سروصدا و جلب‌توجه را دارند و به‌راحتی شناخته می‌شوند، اما تمرکز روی آن‌ها نتایج دل‌خواه را برای شما فراهم نمی‌کند.
مؤثرترین راه برای حل این مسئله را می‌توان کاوش بیشتر در آنچه در نهایت باعث عدم پذیرش تغییر می‌شود، دانست. مدیریت مقاومت، مستلزم این است که تیم اجرای تغییر در شرکت شما، علت اصلی مشکل را شناسایی کند و زمانی را به درک دلیل مقاومت گروه‌های مختلف کارکنان اختصاص دهد، نه این‌که فقط نحوه بروز مقاومت را آشکار کند.
دلایل اصلی مقاومت کارکنان در برابر تغییر می‌تواند عدم آگاهی، ترس ازدست‌دادن شغل، عملکردهای پیشین سازمان در مواجهه با تغییر، تکیه شدید بر موقعیت شغلی فعلی و عدم حمایت مدیران باشد.
با آگاهی و شناخت دلایل اصلی، تیم‌های مدیریتی می‌توانند نمونه‌ای از یک مطالعه موردی را درباره نیاز به تغییر تهیه کنند و سپس در اختیار کارمندانی که با احتمال بیشتری ممکن است تأثیر بگیرند، قرار دهند. این اقدام ساده می‌تواند بسیاری از نگرانی‌های کارمندان را قبل از بروز واکنش منفی، از بین ببرد یا کاهش دهد.
معمولا بهترین راه برای شناسایی علت اصلی مقاومت، مکالمه شخصی بین کارمندان و سرپرست آن‌ها است.
۴. یک برنامه رسمی برای مقابله با مقاومت ایجاد کنید
مدیریت‌کردن ناسازگاری‌ها در برابر تغییر، نباید یک روند واکنشی برای مدیران باشد. مراحل فعالانه‌ای وجود دارد که می‌تواند برای رفع و کاهش مقاومت استفاده شود. موارد زیر را به‌عنوان پایه‌ای برای برنامه ریزی تغییرات خود امتحان کنید:
مرحله اول: آمادگی برای تغییر
در خلال تدوین استراتژی، نقاط درد احتمالی را پیش‌بینی کرده و برای مدیریت آن‌ها، تاکتیک‌هایی را بر اساس ارزیابی بخش‌های مختلف شرکت، کارمندان و آموزش‌های لازم، در نظر بگیرید.
مرحله دوم: مدیریت تغییر
برنامه مدیریت اعتراضات احتمالی، یکی از چندین برنامه پیشنهادی مدیریت تغییر است که می‌توانید در این مرحله از آن استفاده کنید. داشتن یک برنامه ارتباطی، نقشه راه حمایت مالی، یک برنامه مربی‌گری تربیتی و یک برنامه آموزشی، همه بر هدایت‌کردن افراد از طریق فرآیندهای شخصی خودشان و رفع موانع احتمالی در انجام موفق تغییرات متمرکز است.
مرحله سوم: تقویت مزایای تغییر
در این مرحله نهایی، باید بازخورد کارمندان را جمع‌آوری کنید تا اطمینان حاصل شود که همه افراد روند کار و فرآیندهای جدیدی را که در طی تغییرات تعیین شده است، پذیرفته‌اند.
ارزیابی این بازخورد به شما این امکان را می‌دهد که خلأهای موجود در دانش و اطلاعات کارمندان را شناسایی کرده و آموزش و کمک بیشتری برای آن‌ها ارائه کنید.
بررسی رسمی مشکلاتی که حول تغییرات ایجاد شده، اطمینان حاصل می‌کند که کارکنان چرخه عمر پروژه تغییر را درک کرده و با آن کنار آمده‌اند. در نهایت، این کار منجر به حرکتی نرم‌تر به سوی تغییر برای شرکت، کارمندان و مشتریان می‌شود.
۵. به مناسب‌ترین مدیران قدرت بیشتری بدهید
بهترین موقعیت‌ها برای مدیریت مقاومت و مدیریت تغییر در شرکت، رهبران ارشد، مدیران و سرپرستان هستند. تیم مدیریت تغییر، بخش منابع انسانی و پیمانکاران خارج از شرکت یا هر شخص ثالثی، هیچ‌کدام بهترین مقر اقتدار برای مقابله با مقاومت کارکنان نیستند.
آخرین دستورات نهایی در مورد همه تغییرات و به طبع آن مقاومت در برابر تغییرات، از طرف تیم‌های مدیریتی خواهد بود؛ بنابراین برای مدیریت مقاومت، موقعیتی در جایگاه رهبری کسب‌وکار لازم است.
رهبران ارشد می‌توانند با مطرح‌کردن یک بحث قانع‌کننده درباره نیاز به تغییر و نشان‌دادن تعهد خود، بهترین حالت را ارائه دهند. کارمندان، زمانی که در حال سنجیدن این که آیا یک تغییر مهم است یا نه باشند، به خوبی مشاهده می‌کنند و گوش می‌دهند.
نکته نهایی
مدیران و سرپرستان میان‌رده، گروه کلیدی دیگری در مدیریت مقاومت احتمالی هستند. آن‌ها خط مقدم کارمندانی هستند که در نهایت باید تغییرات ایجادشده را اتخاذ کنند. اگر این رهبران نسبت به هرگونه تغییر خنثی باشند، یا علاقه و اشتیاق کافی از خود نشان ندهند، این احتمال وجود دارد که تیم‌های زیردست آن‌ها نیز نگرشی مشابه نسبت به تغییر پیدا کنند. همچنین اگر حمایت‌گر باشند نیز رفتارشان توسط کارمندان منعکس خواهد شد.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
منبع: growthbusiness.co.uk
دیدگاه