آنبوردینگ (Onboarding) یا پذیرش سازمانی کارکنان جدید چیست؟
- آنبردینگ چیست؟
- مزایای آنبردینگ چیست؟
- چگونه می‌توانید فرایند آنبردینگ کارمندان را انجام دهید؟
- نکاتی که باید برای برای آنبردینگ کارمندان بدانید
کمک به آنبردینگ افراد تازه استخدام‌‌شده به شما فرصتی می‌دهد تا آن‌ها را به شرکت، فرهنگ و نقش جدیدشان معرفی کنید. دانستن این‌که چگونه می‌توان کارمندان را به طور مؤثر یک‌پارچه و همراه کرد، می‌تواند به آن‌ها کمک کند تا با محیط و موقعیت جدیدشان بیشتر احساس راحتی کنند؛ همچنین، می‌تواند باعث حفظ بیشتر کارمندان شود.
در این مطلب مفهوم پذیرش سازمانی را توضیح می‌دهیم، مراحل آن را بیان می‌کنیم و نکاتی را برای کمک به شما در زمینه‌ی پذیرش سازمانی ارائه می‌دهیم.
آنبردینگ چیست؟
پذیرش سازمانی یا آنبردینگ (Onboarding) به فرایند تأمین منابع مورد نیاز کارکنان برای انتقال به نقش جدیدشان در شرکت اشاره دارد. این فرایند اساسا به کارکنان جدید کمک می‌کند تا با شغل جدید خود بیشتر احساس راحتی کنند و در عین حال به کارفرمایان فرصت می‌دهد تا اولین تأثیر خوب را ایجاد کنند.
همچنین این کار آن‌ها را برای موفقیت در موقعیت جدید آماده می‌کند و احتمال کسب رضایت شغلی را افزایش می‌دهد. به طور معمول، یکی از اعضای گروه منابع انسانی فرایند پذیرش سازمانی را انجام می‌دهد.
مزایای آنبردینگ چیست؟
در ادامه به مزایای آنبوردینگ برای کارکنان جدید و سازمان می‌پردازیم:
افزایش بهره‌وری
معرفی نرم‌افزارها و سیستم‌های شرکت به استخدام‌شدگان جدید در هفته‌ی اول کمک می‌کند که آن‌ها به‌سرعت وظایفشان را شروع کنند. این امر نه‌تنها بهره وری را افزایش می‌دهد، بلکه منحنی یادگیری را نیز کوتاه می‌کند؛ زیرا کارکنان جدید کسی را دارند که در روز‌های اولیه‌ی حضورشان در شرکت، آن‌ها را در کار با سیستم‌های جدید راهنمایی می‌کند.
مطابقت با فرایندها و اهداف را تسهیل می‌کند
فرایند پذیرش سازمانی به شما امکان می‌دهد که با هر استخدام جدیدی روش‌ها، خط‌مشی‌ها و اهداف شرکت را مرور کنید. آگاهی دادن به کارمندان درمورد این سیاست‌ها به آن‌ها کمک می‌کند تا ضمن موفقیت در نقش‌های جدید، از فرایندها نیز پیروی کنند.
بهبود ارتباطات
وقتی استخدام‌شدگان جدیدی را به مدیر و تیم آن‌ها معرفی می‌کنید، از همان ابتدا به تسهیل ارتباط بین طرفین کمک می‌کنید. برقراری این ارتباط کار با یکدیگر را در آینده آسان‌تر می‌کند، بهره‌وری را افزایش می‌دهد و روحیه‌ی افراد شرکت را تقویت می‌کند.
رضایت شغلی و حفظ کارمندان
هنگامی که از کارمندان در طی مراحل پذیرش سازمانی استقبال می‌کنید، رضایت شغلی و احتمال ماندگاری آن‌ها را افزایش می‌دهید. وقتی آن‌ها از کار در شرکت شما لذت ببرند، به احتمال زیاد به جای این‌که به دنبال فرصت‌های شغلی در جای دیگر باشند، به کار در شرکت شما ادامه می‌دهند.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
چگونه می‌توانید فرایند آنبردینگ کارمندان را انجام دهید؟
از مراحل زیر به منظور پذیرش سازمانی مؤثر برای افراد جدید استفاده کنید:
۱. آنبردینگ را از قبل آغاز کنید
قبل از مراحل پذیرش سازمانی و شروع اولین روز کارمند جدید، برای او یک ایمیل مقدماتی ارسال کنید که حاوی اطلاعات زیر است:
- مدارک و فرم‌های جدید برای استخدام‌شدگان جدید؛
- تاریخ شروع، زمان و مکان کار کردن افراد؛
- نسخه‌ای از دفترچه راهنمای شرکت؛
- برنامه یا دستور کار برای هفته یا روز اول؛
- نام کاربری و گذرواژه حساب‌های مربوط به شرکت یا پورتال کارمندان؛
- لیستی از اسناد یا اطلاعاتی که باید در روز اول آن‌ها آورده شود؛
- جزئیات مربوط به پوشش متداول کارکنان در شرکت؛
- دستورالعمل‌های مربوط به نحوه‌ی ورود به شرکت و محل پارک خودرو.
اطلاعاتی که در ایمیل ارسال می‌کنید، تضمین می‌کنند که کارمندان در روز اول کارشان تمام اطلاعات ضروری را در اختیار دارند؛ همچنین، به آن‌ها این امکان را می‌دهد که به جای این‌که اولین روزشان را برای انجام کارهای ادارای هدر دهند، این امور را در خانه انجام دهند.
همراه با ارسال این ایمیل می‌توانید فضای کار یا میز کار آن‌ها را نیز آماده کنید. برای اطمینان از عملکرد کامپیوتر و ایمیل آن‌ها، با بخش فناوری اطلاعات شرکت خود همکاری کنید؛ علاوه بر این، بسته‌ی خوش‌آمدگویی را همراه با اطلاعات مورد نیاز دیگر، از جمله دفترچه راهنمای کارمند و شناسه کارمند، جمع‌آوری کنید؛ همچنین، می‌توانید ماگ یا دفترچه‌ای را با لوگوی شرکت به عنوان هدیه‌ی خوش‌آمدگویی به کارکنان تازه‌وارد بدهید.
۲. فضای کار را به آن‌ها نشان دهید
مطمئن شوید که همه‌ی افراد در روز اول کاری فرد تازه‌وارد به وی خوشامد می‌گویند؛ سپس همراه آن‌ها در ساختمان یا فضای کار گشتی بزنید تا با محیط آشنا شوند. نشان دادن دفتر کار برای آن‌ها در روز اول کاری باعث می‌شود که در آینده راحتتر از محیط کارشان استفاده کنند و در کل راحتتر باشند.
۳. آن‌ها را به باقی افراد معرفی کنید
همان طور که در دفتر گشت می‌زنید، به منظور آنبردینگ افراد جدید سعی کنید آن‌ها را با همکاران جدید و تیم آشنا کنید. این کار به آن‌ها کمک می‌کند تا با فرهنگ سازمانی هم‌سو شوند و در محل کار دوستان جدیدی پیدا کنند. علاوه بر این، باید از آن‌ها بخواهید که با کسی در بخش منابع انسانی دیدار کنند تا سیاست‌های شرکت را درمورد مواردی مانند زمان تعطیلات و ساعات کاری بررسی کنند.
۴. از کارمندان بخواهید که با اعضای تیم یا مدیر ناهار بخورند
برای آشنایی بیشتر، از کارمندان بخواهید که با مدیر یا اعضای تیمشان ناهار بخورند. این کار به آن‌ها فرصت می‌دهد تا از دفتر یا محیط کار بیرون بیایند، تیم را بشناسند و روابط کاری بهتری را برقرار کنند.
۵. از کارمندان بخواهید که با مدیرشان ارتباط برقرار کنند
پس از ناهار، مدیر با کارمندان ملاقات کند تا شرح وظایف و انتظارات کارکنان را بررسی کند و به آن‌ها در تعیین اهدافشان کمک کند. این امر به آن‌ها فرصت می‌دهد تا سؤالاتشان را نیز مطرح کنند.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
۶. افراد را با فضای کاری‌شان آشنا کنید
بعد از فعالیت‌های صبحگاهی و ناهار، به افراد فرصت دهید که فضای کاری خود را آماده کنند. از آن‌ها بخواهید تا با اطلاعات حساب شرکت خود وارد کامپیوتر شوند و به سیستم‌های نرم‌افزاری جدید عادت کنند.
۷. برای پیگیری برنامه‌ریزی کنید
از آن‌جا که هنگام استخدام افراد جدید ،اطلاعات جدید بسیاری به آن‌ها می‌دهید، مهم است که در پایان هفته‌ی اول دوباره با آن‌ها ارتباط برقرار کنید. از مدیرشان بخواهید که جلسه‌ی فردبه‌فرد را ترتیب دهد تا به آن‌ها فرصت دهد سؤالاتی را که احتمالا از زمان استخدام با آن‌ها روبه‌رو شده‌اند، مطرح کنند. این امر به مدیر آن‌ها این امکان را می‌دهد تا ببیند که چگونه حجم کار جدید خود را کنترل می‌کنند و تعیین کند چه امکاناتی را باید برای اطمینان از انتقال موفقیت‌آمیز افراد به نقش جدید فراهم کنند.
نکاتی که باید برای برای آنبردینگ کارمندان بدانید
برای سهولت در روند آنبردینگ کارمندان جدید می‌توانید از نکات زیر استفاده کنید:
برنامه داشته‌باشید و اهدافی را تعیین کنید
قبل از شروع فرایند آنبردینگ مطمئن شوید که برنامه‌ای را با اهداف مشخص برای کمک به خودتان در سنجش موفقیت در نظر گرفته‌اید. به عنوان مثال، می‌توانید برای کاهش نرخ خروج کارکنان شرکت خود هدفی را تعیین کنید. هنگامی که برای چگونگی رسیدگی به مراحل پذیرش سازمانی و مراحلی که می‌خواهید طی کنید برنامه‌ای را تنظیم می‌کنید، چک‌لیستی را تهیه کنید تا مطمئن شوید که به هریک از مراحل پای‌بند هستید. این طرح را با هر استخدام جدید دنبال کنید تا آنبردینگ موفقیت‌آمیز را برای همه تضمین کنید.
تجربه‌ی هر استخدام جدید را شخصی‌سازی کنید
اگرچه باید برای همه‌ی کارکنان فرایند پذیرش سازمانی یکسانی را انجام دهید، اما با برخی تغییرات جزئی می‌توانید به شخصی‌سازیِ این تجربه برای کارکنان جدیدکمک کنید.
اگر طراح گرافیکی را استخدام می‌کنید، کامپیوتری را با مانیتور بزرگ‌تر در اختیار وی قرار دهید تا بتواند روی طراحی کار کنند. اگر نویسنده‌ای را استخدام می‌کنید، به او قلم شخصی یا دفترچه‌ی یادداشت بدهید. این کار ضمن ابراز توجه نیازهای آن‌ها، می‌تواند حس خوش‌آمدگویی را نیز منتقل کند.
از تکنولوژی آنبردینگ استفاده کنید
شما می‌توانید از پورتال تحت وب برای مدیریت فرایند پذیرش سازمانی و سایر کارهای مربوط به منابع انسانی استفاده کنید. می‌توانید انواع مختلفی از نرم‌افزارهای ساخته‌شده را پیدا کنید تا نه‌تنها نیازهای شما، بلکه نیازهای استخدام‌شدگان جدید را نیز پیش‌بینی کند.
خلاصه
آنبردینگ فرایندی است که به کارمند جدید کمک می‌کد سریع‌تر با شغل جدیدش ارتباط برقرار کند. این کار رضایت شغلی کارکنان و بهره‌وری آنان را افزایش می‌دهد و باعث کاهش نرخ خروج نیز می‌شود. امیدواریم با استفاده از نکات گفته‌شده در این مطلب بتوانید در پذیرش سازمانی نیروهای جدید با موفقیت عمل کنید. نظرات خود را با ما به‌اشتراک بگذارید.
با ساختن یک رزومه حرفه‌ای، برای استخدام در بهترین فرصت‌های شغلی اقدام کنید.
منبع: indeed.com
شما این جلسه از دوره منابع انسانی را مطالعه کرده‌اید.
برای ثبت این جلسه و مطالعه کامل دوره، وارد شوید.
دیدگاه