جهت‌گیری شغلی؛ فرایندی برای آشنایی بیشتر کارکنان با سازمان
داشتن جهت‌گیری شغلی (Job Orientation) قوی به آشنایی بیشتر کارکنان با شرکت کمک می‌کند. این موضوع می‌تواند سطح بهره وری، میزان ماندگاری و همکاری میان اعضای تیم را افزایش دهد. به عنوان مدیر مهم است که یک فرایند جهت‌گیری شغلی را برای استخدام‌های جدیدتان اِعمال کنید تا به کارکنان کمک کند که اعتماد به نفس و آمادگی بیش‌تری برای انجام وظایفشان داشتهباشند.
در این مطلب، درباره‌ی مفهوم و فواید جهت‌گیری شغلی، نحوه‌ی آماده‌سازی و مواردی که باید در آن گنجانده شوند، توضیحاتی را ارائه داده‌ایم.
جهت‌گیری شغلی چیست؟
جهت‌گیری شغلی در روزهای ابتدایی استخدام کارکنان جدید رخ می‌دهد و شامل نشان دادن فضای کار به آنها، معرفی اعضای تیم و تکمیل تشریفات اداری استخدام است. کارکنان معمولا بخشی از جهت‌گیری شغلی خود را برای مرور اطلاعاتی مانند عرف پوشش، مزایا و حقوق صرف می‌کنند.
عضو استخدام‌شده‌ی جدید نیز فرایند جهت‌گیری شغلی خود را در قسمتی که در آن مشغول به کار است، سپری می‌کند. شما می‌توانید این زمان را برای توضیح دادن کارهای روزانه، آشنایی با نرم‌افزارها، تجهیزات مورداستفاده و هم‌چنین آشنایی با سایر اعضای تیم، که با یک‌دیگر همکاری خواهند داشت، صرف کنید؛ هم‌چنین، می‌توانید با استقبال از کارکنان جدید برای شروع کار، جهت‌گیری شغلی را به فرایندی آسان و هیجان‌انگیز تبدیل کنید.
مزایای اجرای فرایند جهت‌گیری شغلی
فرصت دادن به کارکنان برای سازگاری با نقش و فضای شرکت از طریق فرایند جهت‌گیری شغلی می‌تواند میزان راحتی آنها را افزایش دهد و آنها را برای ارائه‌ی کار باکیفیت ترغیب کند.
مزایای رایج اجرای فرایند جهت‌گیری شغلی شامل موارد زیر هستند:
- درک صحیحی از استانداردهای شرکت و مسئولیت‌های افراد ایجاد می‌کند: کارکنان با دریافت اطلاعات دقیق درمورد سیاست‌ها، استانداردها و مسئولیت‌هایشان در طی فرایند جهت‌گیری، می‌توانند به‌خوبی از قوانین سازمان پیروی کنند یا وظایف خود را با دقت بیش‌تری انجام دهند؛
- سطح کارایی و بهره‌وری را بهبود می‌بخشد: فراهم کردن فرایند جهت‌گیری شغلی دقیق برای کارکنان می‌تواند میزان اطمینان آنها را نسبت به مهارت‌ها و توانایی‌هایشان افزایش دهد و به نتایجی باکیفیت و مطابق با اهداف سازمان منجر شود؛ هم‌چنین، به آنها کمک می‌کند تا آرامش و اعتماد به نفس بیش‌تری داشتهباشند که در نهایت، اشتباهات شغلی آنها کم‌تر و سطح بهره‌وری بالاتر خواهدبود؛
- فضای مشارکتی را تقویت می‌کند: هنگامی که فرایند جهت‌گیری را اجرا می‌کنید و از کارکنان جدیدی که به تیم اضافه شده‌اند استقبال می‌کنید، آنها احساس صمیمیت بیش‌تری خواهند داشت و به همکاری با اعضای تیم و سرپرستان تشویق می‌شوند.
مواردی که باید در فرایند جهت‌گیری شغلی بگنجانید
به منظور جهت‌گیری شغلی آگاهانه برای کارکنان جدید، موارد موردنیاز را جمع‌آوری کنید.
عناصر گنجانده‌شده در فرایند جهت‌گیری شغلی شما شامل موارد زیر هستند:
- پیشینه‌ی شرکت، شامل چشم انداز و بیانیه‌ی مأموریت، اهداف و تاریخچه‌ی آن؛
- بررسی اجمالی استانداردها، فرایندها و سیاست‌های شرکت؛
- جزئیات پرداخت‌ها و مزایا؛
- بحث و گفت‌وگو درباره‌ی انتظارات و مسئولیت های سمت شغلی؛
- گشت‌وگذار در دفتر و محل کار کارمند؛
- آشنایی با همکاران و بخش‌ها.
چگونه برای جهت‌گیری شغلی آماده شویم؟
به منظور سازمان‌دهی و افزایش بهره‌وری فرایند جهت‌گیری شغلی برای شرکت و نیروهای استخدام‌شده‌ی جدید، سعی کنید، از ابتدا تا انتها، برنامه‌ی روشنی برای جهت‌گیری داشته‌باشید.
هنگام آماده‌سازی برای جهت گیری شغلی کارکنان جدید، این مراحل را دنبال کنید:
۱. دستورِکاری را تنظیم کنید که روند جهت‌گیری را مستند کند
برای اینکه خود و کارکنانتان را برای رویدادهای پیش رو آماده کنید، لازم است دستورِکار مفصلی را تنظیم کنید. این دستورِکار می‌تواند برای شما، نیروهای جدید و سایر کارکنان شرکت‌کننده در این فرایند به عنوان راهنما عمل کند تا اطمینان حاصل شود که افراد در آینده کارآمد و پربازده خواهند بود.
مشخص کنید که کارمند در طول جهت‌گیری خود باید با چه کسانی دیدار کند؛ این می‌تواند شامل کارکنان بخش فناوری اطلاعات برای تنظیم آدرس ایمیل استخدام جدید یا کارکنان بخش بازاریابی برای بحث درمورد تصویر و صدای نام تجاری باشد. تاریخ و ساعتی را تعیین کنید تا در دوره‌ی جهت‌گیری با نیروهای استخدام‌شده‌ی جدید ملاقات کنند و این را به دستورِکار اضافه کنید.
۲. پیش از جهت‌گیری، با کارمند تماس بگیرید
اگر افراد استخدام‌شده‌ی جدید پیش از شروع کار بدانند که چه انتظاراتی از آنها دارید، آمادگی و راحتی بیش‌تری خواهند داشت. طی روزهای آینده دستورِکار را برای آنها ارسال کنید و بگویید در صورت داشتن هرگونه سؤال با شما تماس بگیرند. مواردی را که باید در روز اول با خود به‌‌همراه داشتهباشند، به آنها اطلاع دهید؛ به عنوان مثال، اگر ناهار آماده نشده‌است، از آنها بخواهید که غذا تهیه کنند.
آنها ممکن است از عرف پوشش شرکت بی اطلاع باشند؛ بنابراین، این موضوع را نیز با آنها در میان بگذارید. سعی کنید بیش‌ترین میزان آمادگی را داشتهباشند.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
۳. تمام مدارک را از قبل جمع‌آوری کنید
شما باید لیستی از تمام مدارک لازم برای کارمند جدید که باید پر کند یا بررسی کند تهیه کنید؛ به این ترتیب، می‌توانید در زمان حضور نیروهای جدید از آن استفاده کنید. در روز اول، کارمند می‌تواند بدون اینکه منتظر شما بماند تا مدارک را آماده کنید، هر فرم یا سندی را به‌راحتی بخواند، تکمیل کند و ارسال کند. اسناد و مدارک لازم برای کارکنان جدید را از چند روز قبل آماده کنید تا هنگام شروع کار، به‌راحتی در اختیارشان بگذارید.
حتی می‌توانید وظایف ساده‌ای را برای کارمند در نظر بگیرید که در طول دوره‌ی جهت‌گیری به آنها مشغول باشد. این به شما کمک می‌کند تا در هنگام رسیدن نیروهای استخدام‌شده‌ی جدید، آمادگی بیش‌تری داشته‌باشید و درواقع به آنها می‌گویید که تاریخ شروع به‌کارشان را پیش‌بینی کرده‌بودید. اگر کارکنان در روزهای اول خود وظایفی را برای انجام دادن داشتهباشند، می‌توانند بهره‌وری و کارایی بیش‌تری را احساس کنند.
۴. یک محیط کار خوشایند فراهم کنید
یک روش عالی برای اینکه کارکنان جدید در روز اول خود احساس ناراحتی نکنند، تشویق همکاران برای استقبال از آن‌هاست. ۱ یا ۲ روز قبل، پیامی را به همه‌ی کارکنان ارسال کنید و از آنها بخواهید که به ملاقات و استقبال از کارکنان جدید بیایند؛ هم‌چنین، می‌توانید کارتی را حاوی امضاها و یادداشت‌های خوشامدگویی همکاران تهیه کنید و به نیروهای جدید هدیه دهید.
اعضای تیم را در بخش استخدام تشویق کنید تا شخصا از نیروی جدید استقبال کنند و خودشان را معرفی کنند؛ زیرا آنها هر روز به طور معمول با یک‌دیگر تعامل خواهند داشت. این امر صمیمیت کارکنان را افزایش می‌دهد و فضای همکاری تیمی بیش‌تری را فراهم می‌کند.
۵. برنامه‌های آموزشی را در زمینه‌ی نقش خاص آنها برنامه‌ریزی کنید
پس از تکمیل اسناد استخدام جدید توسط کارمند، برنامه‌ای را با هدف آموزش آنها درمورد نقششان تنظیم کنید؛ هم‌چنین، باید برای تعیین اهداف، چشم‌انداز و مأموریت شرکت و چگونگی انطباق نقش آنها با این اهداف، زمانی را تعیین کنید. این کار کمک می‌کند تا کارمند نسبت به مجموعه‌مهارت‌های خود اطمینان بیش‌تری داشته‌باشد و برای ارائه‌ی کار باکیفیت، که به نفع شرکت است، انگیزه داشته‌باشد.
هم‌چنین، باید برای نیروهای جدید وقت بگذارید تا با نقششان بیشتر آشنا شوند. اگر کارمند از هرگونه نرم‌افزار یا ابزاری در کار استفاده می‌کند، جلسات آموزشی لازم را ارائه دهید.
۶. برای صرف ناهار برنامه‌ریزی کنید
برای بیرون بردن کارکنان به منظور صرف ناهار برنامه ریزی کنید. از کارکنانی دعوت کنید که روزانه در پروژه‌های مختلف با شما همکاری می‌کنند. این برنامه را به اعضای تیم اطلاع دهید تا آنها بتوانند برنامه‌ی کاری خود را تنظیم کنند. این کار روشی عالی برای شما و سایر اعضای تیم است تا با نیروهای جدید آشنا شوند و به آنها کمک کنند تا بهٰ‌راحتی سؤالاتشان را مطرح کنند.
۷. از کارمند بازخورد بخواهید
بخش آخر جهت‌گیری شغلی شما باید شامل درخواست بازخورد از کارمند درمورد روند جهت‌گیری او باشد. در آخرین روز جهت‌گیری، حداقل ۳۰ دقیقه را به آنها اختصاص دهید تا بپرسید که درمورد روند کار چه چیزی را دوست دارند، چه چیزی را بهبود می‌بخشند و درمورد این موقعیت چه احساسی دارند؛ هم‌چنین، اگر سؤالی درمورد شرکت دارند، با شما مطرح کنند. از این بازخوردها استفاده کنید تا برای جهت‌گیری بعدی آماده شوید.
نکاتی برای آماده‌سازی جهت‌گیری شغلی
برای آماده‌سازی جهت‌گیری شغلی موفق و سازنده از این نکات استفاده کنید:
یک مربی تعیین کنید تا کارمند را با محیط آشنا کند
برای اینکه نیروی جدید احساس راحتی بیش‌تری در این نقش و شرکت داشته‌باشد، از یکی از کارکنان خود بخواهید که ۳۰ دقیقه تا ۱ ساعت از زمانش را به نیروی جدید اختصاص دهد و به سؤالات او پاسخ دهد. این روشی عالی برای آشنایی سایرین با نیروی جدید است و برای آن شخص نیز فرصتی برای پیدا کردن اولین دوست در محل کار محسوب می‌شود؛ هم‌چنین، اگر نیروی جدید مدتی را با کارکنان هم‌رده‌‌ی خود سپری کند، ترس و وحشت کم‌تری را در شروع کار احساس خواهد کرد.
دستورالعمل‌هایی را برای نحوه‌ی تکمیل فرم‌ها ارائه دهید
پر کردن فرم‌ها در روز اول باعث بروز استرس و نگرانی در نیروهای جدید می‌شود. برای کاهش این استرس، دستورالعمل‌های روشنی را درباره‌ی نحوه‌ی تکمیل این فرم‌ها ارائه دهید؛ هم‌چنین، می‌توانید نمونه‌هایی از فرم‌های تکمیل‌شده را در اختیارشان بگذارید تا به‌راحتی به آنها مراجعه کنند. در نظر داشته‌باشید که فرم‌های کارکنان جدید را، پیش از شروع کار، برای آنها بفرستید یا به آنها بگویید که می‌توانند فرم‌ها را در منزل پر کنند. این امر باعث می‌شود که روند جهت‌گیری نیروهای جدید بیشتر متمرکز بر فعالیت باشد.
مشغول بازی‌ها یا فعالیت‌های تیم‌سازی باشید
برای تطبیق بهتر کارکنان با نقششان در شرکت، معرفی آنها به کارکنان و آموزش آنها در زمینه‌ی اطلاعات شرکت، روش‌های سرگرم‌کننده‌ای را پیدا کنید. می‌توانید مسابقه‌ا‌ی تعاملی را درمورد سیاست‌ها یا استانداردهای شرکت برای کمک به آنها در یادآوری بهتر این قوانین و مقررات اجرا کنید. یکی‌دو روز اول نیز می‌تواند شامل تمرینات تیم‌سازی برای کمک به سایر کارکنان در پیوند با نیروهای جدید باشد. این کار می‌تواند احساس آرامش و راحتی کارکنان را فراهم کند.
به‌کمک تست‌های خودشناسی، توانایی‌ها و استعدادهایتان را بشناسید.
دیدگاه