۱۰ نکته برای برقراری ارتباط مؤثر با کارکنان دورکار

کارکردن با کارمندان دورکار برای هر مدیری چالش‌برانگیز است. آیا ارتباط مؤثری با کارمندان دورکار خود دارید؟ چگونه از پس چالش‌های ارتباطی، مانند کارهای گروهی یا هماهنگی پروژه برمی‌آیید؟

ارتباط موثر، برای موفقیت تجارت شما ضروری است و نداشتن آن، علت پدیدارشدن بسیاری از مشکلات خواهد بود.

اما نگران نباشید؛ راه‌های فراوانی برای حل مشکلات دورکاری، چه تصمیم به دورکاری داشته باشید و چه بخواهید روابطتان را با کارمندان دورکار بهبود بخشید، وجود دارد. در ادامه به این راه‌کارها می‌پردازیم.

آگهی استخدام

جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.

۱. یک راهنمای ارتباطی طراحی کنید

اگر می‌خواهید کارها در دورکاری بسیار عالی انجام شود و هیچ سردرگمی‌ای وجود نداشته باشد، باید یک راهنمای ارتباطی طراحی کنید؛ این راهنما باید تمام کانال‌های ارتباطی که گروه شما از آن استفاده می‌کند و همچنین هدف آن کانال را در برداشته باشد.

برای نمونه، کارمندان از تماس تصویری برای گفت‌وگوهای طولانی و از پیام‌رسان فوری برای پرسش و موضوعات ساده استفاده می‌کنند؛ ایمیل برای توضیح جزئیات، راهنمایی و گفت‌وگو درباره موضوعات رسمی بسیار مناسب است؛ تماس تلفنی برای شرایط اضطراری و گفتن ایده‌های جدید مناسب است.

هوشمندانه است که برای هر روشی از یک ابزار مشخص استفاده کنید تا اعلانات فراوان شما را کلافه و سردرگم نکند. برای پیام از یک اپلیکیشن استفاده کنید و اپلیکیشن دیگری را به تماس تلفنی اختصاص دهید؛ برای هر روشی اپلیکیشنی را انتخاب کنید. «تنظیم قوانین و راهنما» گام اول برای برقراری ارتباطات با کارمندانی است که دورکاری می‌کنند و کار را بسیار آسان می‌کند.

۲. به‌طور واضح و روشن ارتباط برقرار کنید

یکی از چالش‌های بنیادین دورکاری ، نداشتن دیدارهای حضوری با کارمندان است. همه مدیران ترجیح می‌دهند که خودشان با کارمندان سروکار داشته باشند؛ به‌ویژه اگر بخواهند درباره تصمیمات و استراتژی‌های کاری گفت‌وگو کنند؛ زیرا بدین ‌ترتیب از سوءتفاهم‌ها و سردرگمی‌ها جلوگیری می‌کنند؛ ولی در فضای کاری مجازی باید راه دیگری را پیدا کنید. در بیشتر موارد با کارمندان دورکار از راه ایمیل و پیام در ارتباط هستید؛ بنابراین، باید ارتباط روشن و مختصری داشته باشید. هنگام نوشتن پیام از جملات ساده و کوتاه استفاده کنید؛ جملات بلند و واژه‌های پیچیده را فراموش کنید.

اگر باید مطلبی را بیشتر توضیح دهید، از تماس تصویری و تلفنی استفاده کنید؛ بدین ‌ترتیب، از توضیحات دورودراز و گیج‌کننده و مکاتبات جلوگیری می‌کنید. گفت‌وگوهای نوشتاری، می‌توانند به سوءتعبیر منجر شوند، زیرا حالات چهره و زبان بدن در آنها نمایان نیست؛ حتما پیش از ارسال پیام، آن را دوباره بخوانید و مراقب لحنتان باشید.

۳. هدف‌گذاری کنید

داشتن کارمندانی که دورکاری می‌کنند می‌تواند در سپردن وظایف، مدیریت پروژه‌ها و پیگیری کارها سختی‌هایی را به وجود بیاورد. نداشتن راهنمایی‌های لازم و تخصیص وظایف، موجب سردرگمی کارمندان خواهد شد. کارمندان باید جهت‌گیری و درک روشنی از اهداف و وظایف خود داشته باشند تا کارها با هماهنگی کامل انجام شود.

از ابزارهای مدیریت پروژه، مانند ترلو (Trello)، ویک‌دان (Weekdone) یا بیس‌کمپ (Basecamp)، برای هدفگذاری و تخصیص وظایف استفاده کنید؛ این ابزارها به شما این امکان را می‌دهند که کارهای متفاوتی را به اشخاص خاصی محول کنید، ضرب‌الاجلی را تعیین کنید، پیشرفت هر پروژه را بررسی کنید و همچنین وضعیت پروژه و زمان به‌پایان‌رسیدن آن را کنترل کنید؛ از گوگل کلندر (Google Calendar) برای نشانه‌گذاری تاریخ‌های مهم و رویدادها استفاده کنید. یادآورهایی را تنظیم کنید تا به کارمندان اطلاع دهد که وظیفه‌ای به آنها محول شده است.

با به‌کارگیری این ابزارهای مدیریت می‌توانید وظایف هرکس را به‌خوبی مشخص کنید و محیط سازنده‌ای را خلق کنید.

۴. مدیریت ذره‌بینی را فراموش کنید

هنگامی‌ که با کارمندانتان در یک جا نیستید، دانستن اینکه به وظایفشان عمل می‌کنند یا خیر، دشوار است. وجود بی‌اعتمادی می‌تواند شما را در دام مدیریت ذره بینی گرفتار کند؛ اما شما که نمی‌خواهید در مدیریت گروهتان اشتباهی مرتکب شوید!

از تماس‌گرفتن یا پیام‌دادن بیش‌ازحد پرهیز کنید، زیرا حواس کارمندان را پرت می‌کند و روحیه‌شان را تضعیف می‌کند؛ با این کار به آنها القا می‌کنید که سعی دارید آنها را کنترل کنید. به آنها اجازه دهید تا وظایفشان را مدیریت کنند. به کارمندانتان اعتماد کنید و مطمئن باشید که کارشان را به‌خوبی انجام می‌دهند.

فقط در صورت لزوم، با کارکنانتان تماس بگیرید. اگر فقط می‌خواهید اطلاعات تازه‌ای را درباره پروژه کسب کنید، بهتر است تماس نگیرید؛ هرگونه وقفه را به حداقل برسانید.

۵. در دسترس باشید

کارمندان دورکار نمی‌توانند به دفتر کار شما مراجعه کنند، پس از ابزارهای پیام‌رسان فوری استفاده کنید و به آنها پیام دهید. همان ‌گونه که در دفتر کار، قانون «درب باز» را اجرا می‌کنید، همیشه آنلاین باشید تا در صورت لزوم، بتوانند با شما گفت‌وگو کنند. اگر کارمندتان برای توضیحات بیشتر درباره پروژه، درخواست تماس تصویری داشت، حتما در دسترس باشید و بهتر است او را چشم‌به‌راه نگذارید.

رزومه ساز

با ساختن یک رزومه حرفه‌ای، برای استخدام در بهترین فرصت‌های شغلی اقدام کنید.

۶. جلسات پیاپی داشته باشید

هنگام به‌کارگیری ابزارهای مدیریتی، مدیران باید کارمندان خود را در جریان مسائل تازه قرار دهند و نشست‌های منظمی را برگزار کنند. گرد‌هم‌آوردن کارمندان دورکار می‌تواند بسیار چالش‌برانگیز باشد؛ به‌ویژه اگر در مناطقی کار کنند که از نظر زمانی متفاوت‌اند. ابزارهایی مانند اوری تایم زون (Every Time Zone) یا ورد تایم بادی (World Time Buddy)، به شما کمک می‌کند تا زمان مناسبی را تعیین کنید.

می‌توانید جلسات تصویری هفتگی داشته باشید تا کارمندان در جریان مسائل تازه قرار بگیرند. بهتر است جلسات را ضبط کنید و در اختیار افراد غائب، کسانی که به‌علت اختلاف ‌زمانی حضور نیافته‌اند، قرار دهید. از ابزارهای ویدئو‌کنفرانس، مانند اسکایپ (Skype)، زوم (Zoom) و گوگل هنگ اوت (Google Hangouts)، استفاده کنید؛ همه اعضای گروه را گرد هم بیاورید، مانند نشست‌هایی که در شرکت برگزار می‌کردید.

جلسات تصویری برای گردهمایی کارمندان و اعتماد سازی مؤثر است. ای جی پرون وایلدز (AJ Paron - Wildes)، مدیر طراحی و معماری ملی شرکت آلستیل (Allsteel)، در گفت‌وگو با مجله فوربز (Forbes) گفته است: «۸۹٪ گروه‌های مجازی، که در ابتدا دیدار زنده نداشته‌اند، با شکست روبه‌رو شده‌اند. جلسات زنده کمک می‌کند تا روابط به‌خوبی شروع شوند و با گذشت زمان رشد کنند.»

۷. کارمندان را به ارائه بازخورد و همکاری بیشتر تشویق کنید

ایجاد روحیه کار تیمی با کارمندان دورکار، کمی سخت است، زیرا کارمندان، کیلومترها دور هستند؛ ولی راه‌هایی برای تقویت روحیه همکاری و افزایش بازخوردها در گروه مجازی وجود دارد؛ چت‌های گروهی در اسکایپ یا اسلک (slack)، این امکان را به شما می‌دهند که درباره پروژه‌های مشترک گفت‌وگو کنید؛ تماس تصویری برای گفت‌وگوهای تک‌به‌تک درباره عملیات تجاری نیز مناسب است.

مدیران باید روی یک ذخیره‌ساز ابری، مانند دراپ باکس (Dropbox) یا گوگل درایو (Google Drive)، سرمایه‌گذاری کنند؛ این سایت‌ها کاربران را قادر می‌سازد که تعداد فراوانی پرونده را به‌صورت آنلاین به اشتراک بگذارند و ذخیره کنند؛ علاوه بر این، سیستم‌های عامل‌، مانند گوگل درایو یا وان درایو (OneDrive)، به کارمندان اجازه می‌دهد تا به‌طور مشترک روی پروژه‌ها کار کنند. کاربران می‌توانند ورودی‌های جدیدی را، خواه یک پست وبلاگی در نرم‌افزار ورد (word) باشد و خواه یک گزارش ماهانه در اکسل (excel)، ایجاد کنند، آن را ویرایش کنند و نظرات خود را ثبت کنند؛ بدین گونه همکاری آسان‌تر خواهد بود؛ بازاستریم (BuzzStream) برای هماهنگی کمپین‌های ایمیل یا میرو (Miro)، که برای ایده‌پردازی عالی است، از جمله نمونه‌های دیگر هستند.

۸. دیدارهای حضوری داشته باشید

دورکاری نباید به‌طور کامل در تنهایی سپری شود. مدیران می‌توانند دیدارهایی را ترتیب دهند تا کارمندانی که در یک منطقه زندگی می‌کنند، با یکدیگر دیدار کنند؛ می‌توانید هرازگاهی به‌صورت تک‌به‌تک دیدار داشته باشید یا کارگاه‌ها و کنفرانس‌هایی را برگزار کنید تا اعضای گروه در کنار هم باشند؛ همچنین می‌توانید برای کارمندانتان مسافرت یا پیک‌نیکی را برنامه ریزی کنید تا یکدیگر را بهتر بشناسند.

این نشست‌ها ارتباطات میان کارمندان دورکار را بهبود می‌بخشد و فرصتی را برای ایجاد روابط، حل مشکلات و اختلافات و استراتژی‌سازی برایشان فراهم می‌کند. برنامه‌ریزی برای دیدارهای سالانه نیز راه خوبی برای خلق فرهنگ سازمانی است و به کارمندان نشان می‌دهد که به آنها اهمیت می‌دهید.

۹. روابط انسانی برقرار کنید

به‌عنوان مدیر گروه، باید برای بهره وری بیشتر و جذاب‌بودن دورکاری برای کارمندانتان راهی پیدا کنید. کارمندانتان از لذت‌های کنار هم کار‌کردن، مانند جوک‌گفتن، درددل‌کردن بی‌بهره‌اند. اجازه دهید که کارمندانتان با هم ارتباطی ورای همکار، برقرار کنند تا به‌اصطلاح، یخشان آب شود و ارتباط خوبی با یکدیگر برقرار کنند.

در اسلک و اسکایپ، کانالی را درست کنید تا اعضا بتوانند درباره موضوعات دوستانه‌ای، مانند برنامه‌های تلویزیونی، آهنگ و تفریحات آخر هفته، گفت‌وگو کنند؛ این گفت‌وگوهای گروهی، حس کنارهم‌بودن را به کارمندان دورکار شما القا می‌کنند و آنها نیز می‌توانند مطالب خنده‌دار و علاقه‌مندی‌هایشان را به اشتراک بگذارند.

نکته دیگر به‌کار‌بردن ایموجی (Emoji) و گیف (Gif) در پیام‌هایتان است. کوتی شالو (Kuty Shalev)، بنیان‌گذار کلورتک (Clevertech)، گفته است: «استفاده از ایموجی در واکنش به پست و کامنت دیگران، تأثیر بسزایی در بهبود روابط، افزایش شفافیت و شخصی‌سازی روابط اعضای گروه دارد.»

۱۰. به کارمندانتان پاداش دهید

کارمندان دور کار شاید در دید شما نباشند، ولی این بدان معنا نیست که برای شما کاری انجام نمی‌دهند. همان‌ گونه که با کارمندان داخل شرکت رفتار می‌کنید، باید کوشش‌های کارمندان دورکار را ببینید و برای دستاوردهایشان پاداشی را در نظر بگیرید.

اما چگونه می‌توان از کسی که کیلومترها با ما فاصله دارد، سپاسگزاری و قدردانی کرد؟ می‌توانید یک اینفوگرافی (infographic) ساده طراحی کنید، یا نوشته‌ای را به‌عنوان «کارمند برتر ماه» آماده کنید و آن را با کارمندان به اشتراک بگذارید؛ این راه بسیار ساده‌ای برای گفتن «خدا قوت» است. اگر می‌خواهید در این زمینه گام بلندتری بردارید، پاداش نقدی یا هزینه سفر به آنها هدیه دهید. اگر کارمند دورکار در شهر شما زندگی می‌کند، او را به‌ صرف ناهار دعوت کنید.

داشتن ارتباطات موفق با کارمندان دورکار، نیازمند تلاش است. با به‌کارگیری نکات گفته‌شده می‌توانید کارمندان شاد، باانگیزه و سازنده‌ای داشته باشید.

شما چگونه ارتباطتان را با کارمند دورکار بهبود بخشیده‌اید؟ تجربه خود را با ما در میان بگذارید.

استخدام تهران

جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.

منبع: careeraddict.com