باید‌ها و نباید‌های ویدیو کنفرانس که باید در جلسات کاری رعایت کنید
متخصصان مدرن ترجیح می‌دهند که انعطاف‌پذیری بیشتری در شغلشان داشته باشند؛ برای مثال، بتوانند ساعات کاری‌شان را تغییر دهند یا گاهی مواقع دورکاری انجام دهند. افزایش افرادی که به‌صورت دورکار مشغول کار هستند، نحوه تجارت و کار را تغییر داده است و ویدیو کنفرانس جزء مهمی از این تغییرات است.
ویدیو کنفرانس به مردم سراسر جهان کمک می‌کند تا به‌صورت مجازی ارتباط برقرار کنند. استفاده از آن مزایای زیادی دارد، اما چند نکته مهم برای استفاده بهتر از این ابزار وجود دارد. این لیست شما را به یک متخصص در استفاده از آداب‌و‌رسوم معاشرت، ایجاد یک تصویر اولیه عالی و جلوگیری از آشفتگی احتمالی تبدیل می‌کند. پیش از ورود به جلسه بعدی، تمام باید‌ها و نباید‌های ویدئوکنفرانس را مطالعه کنید.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
باید‌های جلسات ویدیو کنفرانس
۱. پوشش مناسب
یکی از مزایای جالب کارکردن در منزل، خوابیدن روی مبل با پیژامه و کارکردن با لپ‌تاپ است. وقتی نوبت به ویدیو کنفرانس‌ها می‌رسد، باید مانند جلسه حضوری لباس بپوشید. اگر در جلسات با مشتریان جدید کت و شلوار و کراوات می‌پوشیده‌اید، در ویدیو کنفرانس هم همان گونه حاظر شوید تا تأثیر اولیه خوبی داشته باشید. حتی اگر در محیطی غیر‌رسمی کار می‌کنید، لباس‌های تمیز، بدون چین‌وچروک و مناسب محیط کار بپوشید. از رنگ‌های پاستلی و روشن غافل نشوید. طرح‌های شلوغ می‌تواند باعث حواس‌پرتی شود؛ رنگ مشکی یا سفید، نور زیادی را جذب یا ساطع می‌کند و ویژگی فوکوس اتوماتیک (AUTO FOCUS) دوربین شما را مختل می‌کند؛ در این کار مضایقه نکنید. دوربین تمام جزئیات را مانند نا‌مرتب‌بودن مو‌ها، خط چشم‌های کج‌و‌معوج و غیره را به‌طور واضح نشان می‌دهد. بعضی از اپلیکیشن‌های ویدیو کنفرانس، فیلتر‌هایی برای بهتر نشان‌دادن ظاهر افراد، به‌ویژه اگر تخصصی در آرایش‌کردن نداشته باشند، ارائه می‌دهد.
۲. بررسی صدا و تصویر
بهترین روش برای جلوگیری از اختلالات احتمالی صدا، تصویر و نرم‌افزار، بررسی کل سیستم قبل از زمان جلسات است. آیا صدا واضح است؟ آیا نرم‌افزار به‌روز‌رسانی شده است؟ آیا دوربین به‌درستی کار می‌کند؟
پردازش و اضافه‌بار پهنای باند، می‌تواند مشکلاتی از قبیل بافرینگ (buffering) مضاعف، تأخیر، هنگ‌کردن و حتی خرابی را به وجود آورد. برنامه‌های دیگر را قبل از تماس ببندید و از اعضای خانواده بخواهید که از پخش بازی‌های آنلاین و انتقال فایل‌هایی با سایز بزرگ خودداری کنند. اگر در هتلی هستید و ویدیو کنفرانس را آنجا انجام می‌دهید، اینترنت کُند و نامطلوب آنجا را فراموش کنید و از اینترنت سیمی استفاده کنید. اگر لپ‌تاپتان درگاه اینترنت ندارد، از یک آداپتور USB استفاده کنید.
برنامه‌های ویدیو کنفرانس عملکرد مشابهی دارند، اما گزینه‌ها و تنظیمات در هرکدام متفاوت است. پیش از اینکه در حین جلسه، مشکلی پیش بیاید و مجبور شوید به راهنما مراجعه کنید، حتما سیستم آن را بیاموزید. بسیاری از اپلیکیشن‌ها ویژگی آزمایش را ارائه می‌دهند که به شما این امکان را می‌دهد تا صدا و تصویر را به‌صورت آزمایشی بررسی کنید. اگر این ویژگی در اپلیکیشن شما وجود نداشت، با یکی از همکارانتان کنفرانس تمرینی کوتاهی را برگزار کنید.
۳. حضور در مکانی راحت و مناسب
آمادگی حضور در یک مکان ثابت را برای ساعات طولانی داشته باشید؛ چه کنفرانس کوتاه باشد، چه طولانی. کمی قبل از کنفرانس چیزی بخورید، صندلی راحتی را انتخاب کنید و دمای اتاق را روی دمای مناسبی تنظیم کنید.
مطمئن شوید که تمام موارد موردنیاز، مانند یادداشت‌ها و مواردی که به‌عنوان منبع از آنها استفاده می‌کنید، در دسترس باشند. یک لیوان آب در نزدیکی خود قرار دهید تا اگر گلویتان به‌دلیل صحبت‌کردن زیاد خشک شد، بتوانید کمی آب بنوشید. تمامی موارد احتمالی را در نظر بگیرید؛ اگر کمی کسالت دارید، حتما دستمال کاغذی و شربت سرفه را در دسترس خود قرار دهید. می‌توانید آنها را در کشوی میز کنارتان قرار دهید تا در تصویر مشخص نباشد.
۴. کنترل سروصدا
در اتاق کارتان را ببندید یا به ساکت‌ترین مکان خانه بروید. از اعضای خانواده بخواهید تا سکوت را رعایت کنند و در طی جلسه شما، صدای تلویزیون را زیاد نکنند. آهنگ زنگ موبایل‌ها را قطع کنید و اعلانات مرورگر و اپلیکیشن‌ها را نیز خاموش کنید.
هدست و میکروفون مناسب، مهم‌ترین ابزار کار در خانه است و در مواقعی که صداها اجتناب‌ناپدیرند، مانند صدای دستگاه چمن‌زنی همسایه که مزاحم شما است، کمکتان می‌کند. حتی میکروفون و هدست‌های ارزان قیمت نیز، حواس‌پرتی ناشی از صدا‌های محیط، اکو و غیره را کاهش می‌دهد.
زمانی که صحبت نمی‌کنید، به‌ویژه در کنفرانس‌هایی که افراد زیادی حضور دارند، صدای میکرفونتان را قطع کنید. اگر قرار است از جایتان بلند شوید و کاری را انجام دهید، حتما میکروفون را قطع کنید. میکروفون کوچکترین صدا را منتقل می‌کند. نیازی نیست همکارانتان بحث شما با همسرتان ، صدای ریختن غذای گربه در ظرف و رفتن شما به سرویس بهداشتی را بشنوند.
۵. منظم‌بودن
همان طور که تهیه و اولویت‌بندی لیست کارها به شما کمک می‌کند تا در شغلتان بهره‌وری بیشتری داشته باشید، تهیه دستور کار نیز کنفرانس‌های ویدیویی شما را مؤثرتر می‌کند. چه سخنران کنفرانس باشید چه یک شرکت‌کننده، آماده‌کردن نکات و سؤالات پیش از جلسه، به هدایت گفت‌و‌گو کمک خواهد کرد.
اگر باید مدارکی را با شرکت‌کنندگان به اشتراک بگذارید، حتما پیش از جلسه آن را ارسال کنید تا تأخیری ایجاد نشود. برای همه آسان‌تر است که پیش از جلسه مطالب لازم را مطالعه کنند و سؤالات و دغدغه‌هایشان را یادداشت کنند.
اگر نحوه برگزاری جلسه و ترتیب امور را برنامه‌ریزی کنید، بهره‌وری بیشتری خواهید داشت. پیش از جلسه، مشخص کنید که اگر شرکت‌کننده‌ای بخواهد حرف بزند یا سؤال کند، باید چگونه اعلام کند؛ برای مثال، دستش را بالا ببرد و تا زمانی که اسمش را خواندند صبر کند یا در گفت‌و‌گوی آنلاین سؤال کند. فراموش نکنید که اپلیکیشن جایگزین دیگری نیز برای ویدیو کنفرانس معرفی کنید تا در صورت بروز هر‌گونه مشکل فنی، به آن مراجعه کنید و جلسه را ادامه دهید.
نباید‌های جلسات ویدیو کنفرانس
۱. نداشتن تمرکز
شاید هنگام ورود به کنفرانس، صفحات گفت‌و‌گوی غیرکاری در صفحه، نمایش داده شوند. تلاش کنید تا موضوع موردبحث را ادامه دهید و توجه همه را به موضوع کاری جلب کنید.
اگر در کنفرانس نه‌چندان مفیدی شرکت کرده‌اید، از انجام‌دادن هم‌زمان چندین کار خودداری کنید. این کار، از اصلی‌ترین قوانین ویدیو کنفرانس است، زیرا تمام شرکت‌کنندگان می‌توانند ببینند که در حال بررسی ایمیل‌ها و پیام‌های موبایلتان هستید یا کار دیگری انجام می‌دهید.
یکی از ویژگی‌های مهم فریلنسر های (freelancer) موفق، ارتباطات مؤثر با مشتریان و همکاران است. اگر نسبت به ایده‌ها و نگرانی‌های آنها بی‌توجه باشید، به آنها بی‌احترامی کرده‌اید و روابط تجاری‌تان را نابود می‌کنید.
۲. پشت‌زمینه نامرتب
اگر برنامه‌های بازسازی منزل را در تلویزیون دیده باشید، می‌دانید که به‌هم‌ریختگی منزل در زندگی روزمره می‌تواند بسیار بد به نظر برسد. وجود گیاه نیمه خشک، مقداری لباس کثیف و سطل آشغال پر در پشت سر شما داخل اتاق، باعث می‌شود که نتوانید توجه مشتری را به صحبت‌های خود و جزئیات جلب کنید.
تمامی قسمت‌هایی را که در زاویه دوربین هستند، مرتب و منظم کنید؛ میز و وسایلتان را نیز مرتب کنید. قاب‌عکس و نقاشی‌هایی را که نامناسب‌اند یا باعث حواس‌پرتی می‌شوند، از روی دیوار بردارید. بعضی از اپلیکیشن‌های ویدیو کنفرانس، ویژگی محوکردن محیط یا ایجاد پشت‌زمینه مجازی را ارائه می‌دهند. اگر زمان کافی برای نظافت ندارید، از این ویژگی استفاده کنید.
۳. نادیده‌گرفتن امنیت
ویدیو کنفرانس نیز حریم خصوصی و خطرات امنیتی اطلاعات خود را دارد. زمان کافی برای استفاده از گزینه‌های امنیت اپلیکیشن کنفرانستان در نظر بگیرید تا بتوانید از اطلاعاتتان و کسانی که با آنها در ارتباط هستید، محافظت کنید.
۴. اشتراک‌گذاری بیش‌ازحد
داستان‌های شخصی را در قرار‌های کاری بیان نکنید و همچنین مراقب اشتراک‌گذاری‌های بیش‌ازحد و غیرعمد، هنگام اشتراک تصویر در ویدیو کنفرانس باشید. پیش از آغاز جلسه، مرورگر و دسکتاپ را به‌دقت بررسی کنید؛ زبانهها و نشانک‌ها را حذف کنید و اگر تصویر پس‌زمینه حرفه‌ای نیست یا اطلاعات شخصی شما را فاش می‌کند، حتما آن را تغییر دهید.
از اشتراک زنده سایت‌ها خودداری کنید، زیرا ممکن است بازدیدکنندگان از طریق تبلیغات هدفمند به جست‌و‌جو‌های پیشین و خرید‌های آنلاین شما پی ببرند. تصویر ویرایش‌شده و مطمئنی از سایت را استفاده کنید؛ بدین‌گونه از مشکلات کُندی سرعت اینترنت نیز جلوگیری کرده‌اید.
۵. بی‌توجهی به زاویه مناسب
فیلم‌سازان حرفه‌ای، میزان تأثیر موقعیت دوربین و نور را بر ظاهر افراد می‌دانند. برای ویدیو کنفرانس، باید نوری طبیعی در مقابلتان داشته باشید و دوربین جلوی چشمانتان قرار بگیرد. حتما به یاد داشته باشید که نور مانیتور خود را کم کنید تا باعث براق شدن شدید صورتتان نشود.
از رایج‌ترین اشتباهات می‌توان به این مورد اشاره کرد: نشستن در موقعیتی که پنجره پشت شما قرار دارد و نور شدید شما را مانند شبحی سیاه در تصویر نشان می‌دهد. اگر نمی‌توانید محل نشستنتان را تغییر دهید، به نصب یک پرده فکر کنید تا فضای اتاق را تاریک‌تر و پس‌زمینه بهتری را ایجاد کند.
اشتباه دیگر در ویدیو کنفرانس، نگاه‌کردن به پایین لپ‌تاپ یا موبایل است. دستگاه را در سطح بالاتری قرار دهید یا از سه‌پایه مخصوص تبلت و لپ‌تاپ استفاده کنید تا در نزدیکی دوربین قرار گیرد.
با ساختن یک رزومه حرفه‌ای، برای استخدام در بهترین فرصت‌های شغلی اقدام کنید.
امیدواریم که این مقاله به شما کمک کند، تا برای ویدیو کنفرانس بعدی آمادگی بیشتری داشته باشید. چه تجربه‌ای از ویدیو کنفرانس دارید؟ آیا مطلب دیگری برای اشتراک دارید؟ نظرات و پیشنهادات خود را از طریق کامنت با ما در میان بگذارید.
منبع: careeraddict.com
شما این جلسه از دورکاری را مطالعه کرده‌اید.
برای ثبت این جلسه و مطالعه کامل دوره، وارد شوید.
دیدگاه