افزایش بهره‌ وری در دورکاری با چند دستورالعمل مؤثر

زمانی که سعی می‌کنید بین زندگی شخصی و حرفه‌ای خود تعادل برقرار کنید، همیشه ممکن است چندین اتفاق کوچک غیرمنتظره‌ای بیفتد و بهره‌ وری کاری شما را مختل کند. البته بیشتر مشکلاتی که کارمندان در زمان دورکاری با آنها مواجه هستند مانند وقفه در کار، پرت‌شدن حواس در اثر مزاحمت دیگران و غیره، با تنظیم چند دستورالعمل برای خود، خانواده و همکارانتان قابل‌پیشگیری هستند. در این مطلب با ارائه راهکارهای افزایش بهره وری در حین دورکاری، برقراری تعادل کار و زندگی و بررسی عوامل حواس پرتی در دورکاری سعی می‌کنیم تمامی جوانبی که برای افزایش بهره وری در دورکاری باید به آن‌ها توجه کنید را مورد بررسی قرار بدهیم.

۷ راهکار بر ای افزایش بهره وری در دورکاری

با اینکه دستورالعمل‌های دورکاری برای خانواده‌های مختلف متفاوت است، اما برای افزایش بهره وری در دورکاری این ۷ راهکار به شما کمک می‌کند فعالیت اثربخشی داشته باشید.

مشاهده اگهی‌های استخدام دورکاری در وبسایت کاربوم

۱. ساعات کاری خود را تنظیم کرده و به آن پایبند باشید

وقتی در یک دفتر خارج از خانه کار می‌کنید، رفتن به خانه نشانه پایان روز کاری است، اما اگر در خانه کار می‌کنید، ممکن است کارتان تا شب یا آخر هفته‌ها طول بکشد. همکارانتان ممکن است تصور کنند چون در خانه کار می‌کنید همیشه در دسترس هستید. یا برعکس، امکان دارد مزاحمت‌ها باعث شود زمان کاریتان به هدر برود. یک راه‌حل خوب افزایش بهره وری این است که ساعت کاری خود را از قبل تنظیم کنید. 

این کار بسته به نیاز شما، ممکن است به سادگی یک برنامه‌ریزی ذهنی در ابتدای هر روز کاری یا به پیچیدگی تنظیم یک برنامه ماهانه باشد. نکته اصلی این است که واقع‌بین باشید.

نکته: اگر کارمند مخابرات هستید، ممکن است کارفرمایتان ساعت کاری شما را تعیین کند، اما اگر یک پیمانکار مستقل یا دارای مشاغل خانگی یا آزاد هستید، شاید مایل باشید ساعت کاری منعطف داشته باشد. مطمئن شوید که تمام افراد خانه در جریان ساعت کار موردنظر شما هستند. اگر کودکان برنامه‌ریزی شما را متوجه نشوند، جایگاه خودشان را در برنامه شما درک نمی‌کنند.

برای اینکه مطمئن شوید طبق برنامه کار می‌کنید، از یک جدول زمان‌بندی مکتوب یا یک تایمر برای دورکاری خود استفاده کنید. تصور شما از اینکه چند ساعت کار می‌کنید، ممکن است دقیق نباشد.

بیشتر بدانید:‌ افزایش کیفیت دورکاری

۲. اهدافتان را تعیین کرده و به آنها دست یابید 

به‌منظور افزایش بهره وری در دورکاری، تنظیم یک برنامه زمانی کافی نیست. شما باید مشخص کنید که در پایان آن زمان‌بندی، می‌خواهید به چه اهدافی برسید. شاید تعیین هدف، به‌صورت کوتاه‌مدت، میان‌مدت یا بلندمدت، بخشی از توافق شما با مدیرتان برای دورکاری باشد. به هر حال اگر اینطور نیست، بهتر است این کار را برای خودتان انجام دهید و مطمئن شوید که بر اساس توانایی‌ها و ارزش‌های شماست.

نکته مهم: وقتی می‌خواهید اهدافتان را تعیین کنید، با اهداف بلندمدت شروع کنید و معکوس عمل کنید. دوست دارید دریک سال آینده، کسب و کار خانگی شما چگونه باشد؟ دوست دارید در ۶ ماه آینده، چه پروژه‌های کاری‌ای را تمام کنید؟ سپس مراحلی را که باید طی کنید تا به این اهداف برسید تعیین کنید و آنها در برنامه روزانه یا هفتگی خود بگنجانید. پیشرفت خود را نیز به‌صورت دوره‌ای ارزیابی کنید.

۳. وقفه‌های ایجاد‌شده از طرف اعضای خانواده را به حداقل برسانید

هنگام دورکاری مواردی که می‌توانند در فعالیت شما وقفه ایجاد کنند، باید برای همه ازجمله بزرگ‌سالان مشخص باشد. کودکان تمایل دارند که این قوانین را فراموش کنند، در حالی که بزرگ‌ترها فکر می‌کنند که قوانین شامل آنها نمی‌شود. اگر فرزندانتان خردسال هستند، لازم است قوانین شما آزادانه‌تر از حالتی باشد که فرزندانتان به‌اندازه کافی بزرگ شده‌اند تا نیازهای خود را برآورده کنند. گرچه، حتی در این حالت هم ممکن است تمایلی نداشته باشند کارهایشان را خودشان انجام دهند. برای جواب‌دادن به درخواست‌های آنها، برنامه‌ریزی خود را بهم نزنید؛ درنهایت آنها یاد می‌گیرند که کمتر از شما سوال یا درخواست کنند. 

بیشتر بدانید:‌ جلوگیری از فرسودگی شغلی

نکته: یك راه برای به حداقل رساندن وقفه‌های ایجادشده توسط كودكان، این است كه تا حد ممكن، روز آنها را برنامه‌ریزی كنید. میان‌وعده‌ها، لباس و غیره را از قبل تهیه کنید. کارهایی را برای بچه‌ها برنامه‌ریزی کنید تا در زمان کار شما انجام دهند. در طول روز، زمان‌های کوتاهی را به استراحت اختصاص دهید. اگر بچه‌ها بدانند که شما بعضی مواقع از دفتر خود بیرون می‌آیید، برای گفتن حرف‌هایشان به شما راحت‌تر صبر می‌کنند. اگر کودکتان پرستار دارد، با شنیدن گریه او، از دفتر خود خارج نشوید و مسئولیت را به پرستار بسپارید. مطمئن باشید که او می‌تواند از عهده آن برآید. اگر همسرتان مسئول مراقبت از بچه‌هاست، ممکن است احساس کند که می‌تواند در این صورت، کار شما را مختل کند، اما اینکه چه کسی مراقب بچه‌هاست، اهمیتی ندارد و بهتر است از قبل، درباره مواردی که مجاز به ایجاد وقفه در کار شما هستند، صحبت و تصمیم‌گیری کنید.

۴. برای افزایش بهره وری در دورکاری، مزاحمت‌ها را کاهش دهید

تنها راه حواس‌پرتی که کارمندان هنگام دورکاری با آن روبه‌رو هستند، وقفه‌هایی که دیگران ایجاد می‌کنند نیست. ایمیل، رسانه‌های اجتماعی، کارهای خانه، تلویزیون و غیره، مواردی هستند که می‌توانند حواس همه ما را پرت کنند. برای جلوگیری از حواس‌پرتی هنگام کار در خانه، به نظم و انضباط نیاز دارید و نکته اصلی در ایجاد آن، شناسایی نقاط ضعفتان است. همان طور که قبلا گفتیم، ثبت اطلاعات مربوط به ساعت‌ها و فعالیت‌های شما، می‌تواند در نشان‌دادن نقاط انحراف از برنامه، مفید باشد. هنگامی که متوجه شدید چه چیزی شما را از برنامه‌تان دور می‌کند، قوانین، ساعت‌ها، روال‌ها و اهداف خود را تعیین کنید.

۵. محیط کار پربار ایجاد کنید

ایجاد محیط پربار با فضای کاری فیزیکی شما آغاز می‌شود و یکی از عوامل مهم در جهت افزایش بهره‌ وری در دورکاری است، اما کار فراتر از آن هم می‌‌رود. یک دفتر کار جداگانه با در مجزا ایدئال است، اما همه ما به آن دسترسی نداریم. هر جا که کار می‌کنید (گوشه‌ای از اتاق ناهارخوری یا اتاق خواب)، باید فقط به آن اختصاص یابد. اگر هر روز فضای کاری خود را عوض کنید، بازده و کارایی شما کم می‌شود. این مکان باید کمترین احتمال مزاحمت توسط دیگران را داشته باشد.

اگر یک دفتر کار اختصاصی دارید، اجازه‌دادن به کودکان برای حضور در دفتر کار در ساعات کاری، یکی از اساسی‌ترین تصمیماتی است که باید بگیرید. اگر جلسات مکرر تلفنی یا ویدیویی دارید، احتمالا لازم است تنها باشید. اگر شما به کودکان اجازه می‌دهید که در دفترتان باشند، پس به احتمال زیاد، به قوانین نیاز دارید؛ این قوانین به‌اندازه کافی می‌توانند ساده باشند تا حتی کودکان نوپا نیز بتوانند آنها را رعایت کنند (قبل از ورود در بزنید؛ هرگز هنگام استفاده از تلفن، وارد نشوید؛ همیشه با صدای آرام صحبت کنید.)

همچنین، بخشی از ایجاد یک محیط پربار، نحوه حاضر شدن خودتان برای کار است. حتی اگر جلسات ویدیویی ندارید، برای افزایش بهره‌ وری در دورکاری قبل از شروع کار، مرتب باشید و لباس بپوشید. کارکردن با لباس راحتی، ممکن است عالی به نظر برسد، اما شما را برای کارآمد بودن، در چارچوب ذهنی مناسب قرار نمی‌دهد.

۶. چند کار هم‌زمان را به‌درستی انجام بدهید

همه ما در برخی مواقع، چندین وظیفه هم‌زمان داریم، اما وقتی در خانه (مخصوصا با کودکان) کار می‌کنید، انجام بیش از حد این کار، بسیار وسوسه‌انگیز است. این می‌تواند شما را با مجموعه‌ای از کارها و پروژه‌های نیمه‌تمام و کودکانی که احساس می‌کنند هرگز توجه کامل شما را به خود جلب نمی‌کنند، رها کند. راه‌حل این است که چند وظیفه را به‌طور مؤثر و محدود انجام دهید. اشکالی ندارد وقتی که در یک کنفرانس صوتی هستید، لباس‌شویی را ببندید یا در حالی که بعد از یک کلاس فوق‌برنامه منتظر کودکتان هستید، ایمیل خود را چک کنید. با این حال، هنگام تعامل با فرزندتان، یا باید کاملا حضور داشته باشید یا صبر کنید تا زمانی که بتوانید کاملا به او توجه کنید.

بیشتر بخوانید:‌ مدیریت زمان در دورکاری

۷. در دسترس باشید

یکی دیگر از عوامل افزایش بهره وری در دورکاری در دسترس بودن است. هنگام دورکاری، کارفرمایان، مشتری‌ها یا مراجعین شما باید مطمئن شوند که شما مطابق با انتظارشان کار می‌کنید. برای ایجاد این اعتماد، باید در دسترس باشید. این به معنی نوشتن ایمیل‌های کارآمد و سریع پاسخ‌دادن به دیگران است؛ یعنی برداشتن تلفن و تماس در صورت لزوم. حتی ممکن است به معنای ورود گاه‌به‌گاه افراد به دفترتان نیز باشد

۱۱ نکته کلیدی برای برقراری تعادل کار و زندگی در دورکاری

در حال حاضر روند دورکاری در شرکت‌ها نسبت به گذشته بیشتر شده است. آنها به‌خاطر حفظ ایمنی و سلامت، از کارمندان خود می‌خواهند که بسیاری از کارها را از راه دور انجام دهند. دورکاری مزایای زیادی دارد؛ مانند انعطاف‌پذیری، افزایش بهره‌وری، دررفت‌وآمدنبودن و گذراندن زمان بیشتر با خانواده موجب برقراری هرچه بهتر تعادل کار و زندگی در دورکاری می‌شود.

ایجاد تعادل بین کار و زندگی برای رشد و محافظت از سلامت کارکنان، به‌خصوص در زمان نامشخصی مانند دوران کووید ۱۹، لازم و ضروری است. زمانی که کارمندان تعادل مناسبی بین کار و زندگی خود داشته باشند، انگیزه بیشتری نیز برای خوب انجام‌دادن کارها خواهند داشت. در اینجا ما به  ۱۱ نکته مهم برای ایجاد تعادل بین کار و زندگی در زمان دورکاری می‌پردازیم.

۱. برنامه کاری ساختاریافته‌ای تنظیم کنید

در دورکاری، برای به‌حداکثررساندن بهره‌وری و استفاده هرچه بهتر از زمان، لازم است که برنامه زمانی منسجمی برای خود داشته باشید تا راهنمای شما در طول روز باشد. با توجه به اینکه کارکردن در خانه، در مقایسه با کار در شرکت، می‌تواند راحت‌تر و ساده‌تر باشد، ایجاد یک ساختار کاری، حواس ‌پرتی شما را در دورکاری کاهش می‌دهد و تمرکز شما را در انجام کارها حفظ می‌کند.

۲. برای بهره‌وری بیشتر، یک لیست کاری روزانه داشته باشید

علاوه بر ایجاد یک ساختار خاص برای بهره‌وری بیشتر در روز، بهتر است برای اطمینان از انجام درست وظایف، یک لیست کاری داشته باشید. انجام‌دادن کلیه وظایف و پروژه‌های خارج ‌ازلیست، می‌تواند برای شما رضایت‌بخش باشد؛ به‌ویژه زمانی که سطح بهره‌وری و پیشرفت خود را آزمایش می‌کنید.

۳. روز خوب خود را پایه‌ریزی کنید

شروع خوب روز کاری نقش مهمی در تعادل کار و زندگی در دورکاری دارد. بلافاصله بعد از بیرون‌آمدن از رختخواب، کار خود را شروع نکنید. قبل از رفتن به‌سمت لپ‌تاپ، شرایط را برای داشتن یک روز خوب مهیا کنید؛ دوش بگیرید، وعده‌های غذایی خود را آماده کنید و یوگا و مدیتیشن کنید؛ این کارها شخصی است و کاملا به علاقه شما بستگی دارد، اما لازم است قبل از شروع روز کاری خود، کارهایی را انجام دهید که به موفقیت شما در طول روز کمک می‌کنند.

۴. مرزها را تعیین کنید

ارتباط شما با همسر، فرزندان و افراد مهم زندگی چگونه است؟ زمانتان را با استفاده از مرزهای مشخص، مدیریت کنید؛ نیازها، محدودیت‌های زمانی و برنامه کاری خود را به‌طور واضح و پیش از ارتباط، مشخص کنید. ارتباطات مهم‌اند، اما برنامه کاری و تعهدات خود را نیز باید در نظر داشته باشید. محدودیت‌های زمانی مختلف و نیازهای شخصی خود را به دیگران اطلاع دهید.

۵. برای داشتن حداکثر کارایی، حرفه ‌ای عمل کنید

فضای کاری مناسبی برای خود ایجاد کنید تا بتوانید راحت و بدون حواس‌پرتی، وظایف خود را انجام دهید. اگرچه کارکردن در خانه، غیررسمی و راحت‌تر از کارکردن در دفتر است، حرفه‌ای‌بودن شما همیشه مهم است. فضای کاری خود را با درنظرگرفتن مسائل بالقوه، به‌خصوص هنگام کنفرانس‌های ویدئویی، ایجاد و چالش‌ها را محدود کنید.

۶.  فضای کاری داشته باشید

در خانه یک فضای کاری اختصاصی ایجاد کنید تا برای داشتن روال ثابت و مشخصی هنگام کار، کمکتان کند. برای کارکردن در خانه نیز، مکان خاصی مانند محل کارتان در شرکت، در نظر بگیرید.

۷. استراحت‌های کوتاه در کار داشته باشید

در فواصل ۱۰ تا ۱۵ دقیقه‌ای، به چشم‌های خود استراحت دهید. برای اینکه در روز کاری خود دچار مشکلی نشوید، در زمان‌های مشخصی، از صندلی خود بلند شوید، تمرینات کششی انجام دهید و در خانه کمی تحرک داشته باشید. مدام خیره‌نشدن به رایانه و استراحت‌دادن به چشم‌ها، کمکتان می‌کند تا بهره‌وری خود را در طولانی‌مدت حفظ کنید.

۸. تمرینات خود‌مراقبتی داشته باشید

خودمراقبتی می‌تواند به تعادل کار و زندگی در دورکاری کمک قابل‌توجهی نماید. دورکاری دقیقا همان چیزی است که شما از آن می‌سازید و این مزیت کارکردن در خانه است. در طول روز، با استفاده از خلاقیت، می‌توانید تمرینات خودمراقبتی مختلفی را انجام دهید؛ به‌عنوان مثال: تمرینات کششی ساده‌، یوگا، خوردن غذای سالم، تماس با دوستان نزدیک و تنفس هدایت‌شده.

۹. سازمان‌یافته عمل کنید

از ابزارهایی مانند تقویم گوگل و غیره، برای هماهنگی کارها و تقویت جریان کار استفاده کنید. وقتی در خانه کار می‌کنید، ارتباطات از بین نمی‌روند؛ تیم‌ها معمولا با کنفرانس تلفنی، دور هم جمع شده و ضرب‌الاجل‌های کاری را بررسی می‌کنند؛ با این حال، شما می‌توانید از زمان های خالی خود استفاده کنید و کارها را به‌طور کارآمد و اثربخش مدیریت کنید.

۱۰. آهسته و پیوسته حرکت کنید

برای انجام وظایفی که فردا به‌راحتی به پایان می‌رسند، عجله نکنید. از کارهایتان دست بکشید و پروژه‌های جاری و لیست کارهای خود را برای روز بعد، زمان‌بندی کنید.

۱۱. پایان روز مشخصی داشته باشید

در پایان روز کاری برای بودن با خانواده و عزیزانتان، یک یا دو فعالیت سرگرم‌کننده در نظر بگیرید. شما یک روز کاری را با موفقیت پشت سر گذاشته‌اید؛ روز کاری شما به پایان رسیده و شما احساس موفقیت و توانمندی دارید؛ چه راهی بهتر از جشن‌گرفتن با عزیزان یا خانواده خود سراغ دارید؟ به فعالیت مناسبی فکر کنید که می‌توانید با آن، پایان روز کاری را با عزیزانتان جشن بگیرید.

عوامل حواس ‌پرتی در دورکاری و راه‌های مقابله با آنها

همه ما باید سعی کنیم هنگام کار دچار حواس ‌پرتی نشویم؛ در این زمینه بعضی از ما نسبت به بعضی دیگر، توانمندتر هستیم. با وجود اینکه محیط ادارات شلوغ است و حواس هرکسی به‌راحتی پرت می‌شود، حواس ‌پرتی در دورکاری بیشتر اتفاق می افتد؛ البته این به توانایی حفظ تمرکز در فرد، خیلی بستگی دارد نه لزوما شرایط کار. در این صورت، اگر می‌خواهید در خانه کار کنید، مواظب باشید گرفتار عوامل مختلف حواس ‌پرتی در دورکاری نشوید؛ چرا که حواس ‌پرتی می‌تواند بهره‌وری شما را پایین بیاورد و حتی فرایند کاری شما را مختل کند. اگر در پاسخ‌گویی و انجام وظایف دست‌تنها باشید، این مشکل سریع‌تر رخ می‌دهد.

حالا چگونه با حواس ‌پرتی در دورکاری مقابله کنیم؟ این واقعا بستگی به تمرکز خود شما دارد، اما در اینجا چند نکته درمورد چگونگی حفظ تمرکز و جلوگیری از حواس پرتی در دورکاری ذکر می‌شود. شاید به نظر درست نباشد، اما شرط می‌بندم می‌توانید بگویید اولین فرد یا چیزی که می‌تواند حواس شما را پرت کند و باید کنترل شود، کدام است.

۱. دوستان و خانواده

قطعا دور از ادب است که خانواده و دوستان خود را عامل حواس ‌پرتی در دورکاری بدانیم، اما اگر آنها متوجه کار کردن شما در خانه نشوند، پس باعث حواس ‌پرتی شما هستند. البته منظور فقط فرزندان نیستند؛ همسر، دوست و همسایگان، همگی می‌توانند در ساعات کاری شما درخواستی داشته باشند كه قطعا اگر در دفتر کارتان فعالیت داشتید، این کار را نمی‌کردند. باید به‌اندازه کافی برای مراقبت از کودکان وقت بگذارید و قوانینی برای کار در خانه تنظیم کنید.

۲. کارهای خانه

کارهای خانه یکی از مشکلات منحصربه‌فرد و از عوامل حواس پرتی در دورکاری است. در محیط اداری، قطعا قرار نیست بین جلسات خود، لباس‌شویی را روشن کنید. هرچند که بسیاری از کارمندان اداری می‌توانند تماس شخصی برقرار کنند، در اینترنت به‌دنبال اطلاعات گشت‌و‌گذار کنند یا بخشی از وظایف محوله خود را در ساعات اداری دنبال کنند، پس به همین ترتیب، احتمالا مشکلی نیست که در ساعات کاری، کمی به کارهای خانه بپردازید، اما نباید کنترل آن را از دست بدهید. بسته به شغلتان، ممکن است بتوانید در زمان استراحت و قهوه خوردن، ظروف صبحانه را بشویید، اما نباید به کار دیگری مشغول شوید.
بهترین راه برای کنترل آن، داشتن برنامه است. برنامه‌ ریزی و اجرای کارهای منزل برای کل خانواده، ازجمله مسائل مربوط به بچه‌ها، به این معنی است که کارهای خانه وظیفه کسی که دورکاری می‌کند، نیست.

۳. ایمیل و پیام‌ رسان فوری

همه حواس‌ پرتی‌ها ماهیت شخصی ندارند. بعضی اوقات، حواس ‌پرتی می‌تواند بخشی از کارکردهای اساسی شغل ما باشد. به‌عنوان مثال، گرچه انواع ارتباطات حین دورکاری ضروری محسوب می‌شود، اما می‌توانند زمان زیادی را تلف کند و یکی از عوامل حواس پرتی در دورکاری محسوب شود. از این گذشته، نگارش ایمیل معمولا بیشتر از توضیح حضوری برای فرد موردنظر، زمان می‌برد.
یادگیری نحوه نگارش ایمیل مؤثر، می‌تواند مفید باشد زیرا اگر در نامه‌نگاری خود شفاف عمل کنید، از سؤالات متعدد و ایمیل‌های رفت‌وبرگشتی رها می‌شوید. با وجود این، گاهی اوقات فقط باید این ابزارها را کنار بگذاریم تا بتوانیم روی وظیفه خاصی متمرکز شویم. در صورت نیاز به استراحت، ایمیل یا برنامه پیام‌رسان خود را ببندید یا شاید بهتر باشد طبق برنامه زمان‌بندی آنها را چک کنید؛ مانند چک‌کردن ایمیل صبحگاهی، بعد از ناهار یا پایان روز کاری.

۴. تلفن و پیامک

تلفن نیز مثل ایمیل، برای ارتباط از راه دور ضروری است اما یکی از عوامل حواس پرتی در دورکاری به حساب می آید. با این حال، وقتی تلفن شما زنگ می‌خورد، بیشتر از آنچه به نظر می‌رسد در کار وقفه می‌افتد. تلفن‌های شخصی و کاری می‌توانند وظیفه خاص آن لحظه را به تعویق بیندازد. بهتر است از سیستم شماره‌انداز تلفن استفاده کنید یا در هنگام کار، آنها را به صندوق پیام صوتی هدایت کنید. بهتر است در ساعات کاری، تماس‌های شما محدود باشد.

۵. فضای اجتماعی و گشت‌وگذار در اینترنت

اگرچه این موارد در فضای اداری می‌تواند حواس کارمندان را پرت کند، عدم نظارت حین دورکاری یا برای پیمانکاران مستقل، آن را تشدید می‌کند. اگر فضای اجتماعی برای شما مشکل‌آفرین است، باید در ساعات کاری، کاملا از آنها دوری کرده و سیستم خود را خاموش کنید. اگر حواس ‌پرتی شما جزئی است، تنها استفاده از آن را به ساعات خاصی موکول کنید. همچنین شاید بهتر باشد این برنامه‌ها به‌طور مداوم روی کامپیوتر شما باز نباشند.

منبع: seek.com.au و thebalancecareers.com و  glassdoor.com