۱۰ اشتباه متداول در ارتباطات!

خطاهای متداولی که گاهی در ارتباط ما با دیگران رخ می دهد، می تواند باعث شرمندگی مان شود. به عنوان مثال ایمیلی را ارسال کرده اید، اما بعد از ارسال متوجه می شوید که در متن آن اشتباهی مرتکب شده اید. این نکته غیرحرفه ای بودن شما را نشان می دهد. حتی برخی از این قبیل اشتباهات عواقب بدتری دارند و اعتبار شما را نیز به خطر می اندازند. بر همین اساس این مقاله با مرور ده نوع خطای متدوال در ارتباطات و رفتار حرفه ای در این زمینه، نکات جالبی را برای اجتناب از آنها به شما ارائه می دهد.

خطای اول: عدم ویرایش وظایف

اشتباهات ناشی از لحن، املا و یا دستور زبان (برای رفع این گونه مشکلات به مقاله ابزار شماره 2: ویراستیار) از بی دقتی شما ناشی می شوند. ضروری است که قبل از هر نوع مکاتبه و یا ارتباط این موارد را به دقت بررسی کنید. که برای این کار می توانید از نرم افزارهای ویراستاری استفاده کنید. و همچنین کلماتی را که نسبت به دیکته آنها تردید دارید، از واژه نامه های معتبر، املای صحیح آنها را چک کنید. برخی مواقع اشتباهات املایی برای شما محسوس نیستند، برای جلوگیری از این مساله بهتر است قبل از نهایی کردن مدارک و اسناد، از همکار خود بخواهید آنها را به دقت چک کند. یا می توانید جملات را بلند بخوانید، این روش به شما کمک می کند تا خطاها را راحت تر پیدا کنید. سپس قبل از نهایی کردن مدارک زمانی را برای بررسی پایانی آنها اختصاص دهید.

خطای دوم: ارسال اخبار بد از طریق ایمیل

آیا خبرهای بدی مثل اخراج و توبیخ را با ایمیل و یا به شکل پیامک به دیگران اطلاع می دهید؟ با این کار افراد را ناراحت خواهید کرد. زیرا مکاتبات معمولا نمی توانند پیام های غیر کلامی مثل (زبان بدن) و احساسات را انتقال دهند. اگر مجبورید این خبرها را اطلاع دهید، این کار را شخصا و با دقت و لحن مناسبی انجام دهید. وقتی می خواهید پیام دشواری را اطلاع دهید، استفاده از برخی نشانه ها ممکن است باعث شوند که افراد نکات اصلی پیام شما را درست متوجه نشده و اطلاعات نادرستی را برداشت کنند. برای اجتناب از این موضوع پیام خود را واضح بنویسید و یا از افراد برای انتقال اخبار بد کمک بگیرید.

خطای سوم: اجتناب از صحبت های دشوار

برخی مواقع لازم است که بازخورد منفی بدهید. با این که ممکن است این صحبت ها را نادیده بگیرید، اما اجتناب از آنها باعث مشکلات بیشتری می شود. به ویژه این که ممکن است با این کار مسائل کوچک، بزرگتر و جدی تر شوند. آمادگی یکی از نکات کلیدی در مدیریت این نوع صحبت ها است. یاد بگیرید که بازخوردی روشن، منطقی و شدنی ارائه دهید.

خطای چهارم: قاطع نبودن

قاطعیت یعنی بیان خواسته های خود و در نظر گرفتن نیازهای دیگران! وقتی قاطع هستید، احتمال این که به روش مشخصی برسید بیشتر می شود و شما می توانید خواسته های خود را صریح بیان کنید.

خطای پنجم: واکنش بدون پاسخ

آیا تا کنون برایتان اتفاق افتاده که با عصبانیت بر سر همکار خود فریاد بزنید و بدون توجه دقیق به منظور او پاسخ تندی به ایمیل او بدهید؟ اگر چنین است شما به جای پاسخ مناسب، واکنش احساسی نسبت به این مساله داشته اید.

واکنش احساسی می تواند باعث خدشه دار شدن اعتبار شما شود. بروز واکنش احساسی شدید باعث ناراحتی دیگران می شود. عدم کنترل خود و استفاده نکردن از هوش هیجانی یا هوش احساسی در این مواقع، می تواند تاثیرات منفی در دیگران بگذارد.

خطای ششم: آمادگی کامل نداشتن

ارائه ها، گزارش ها و یا ایمیل هایی که بدون آمادگی قبلی بوده و باعث کلافه شدن مخاطب های شما می شود، به اعتبار شما صدمه می زند. در واقع دلیل اصلی موضوع مطرح شده این نکته است که باید از قبل برنامه ریزی و آمادگی برای آنها داشته باشید. ابتدا زمانی را برای برنامه ریزی ارتباطات خود در نظر بگیرید. پس اگر می خواهید مکالمه و یا ارائه موثری داشته باشید، تمرین کنید تا بتوانید روان و جذاب صحبت کنید (برای داشتن ارائه ای قوی می توانید به ویديوی چگونه ارائه فراموش نشدنی داشته باشیم مراجعه کنید).

خطای هفتم: استفاده از یک رویکرد در همه ارتباطات

اگر شما صرفا از یک دیدگاه در ارتباطات استفاده کنید، ممکن است شخصیت، خواسته ها و نیازهای مختلف افراد را نادیده بگیرید. در واقع، بایستی تا جایی که امکان دارد به روش های متفاوت، افراد را مخاطب قرار دهید. اگر برای ارائه آماده شده اید، بایستی سبک های یادگیری افراد را در نظر بگیرید و بر اساس آن مطالب را ارائه کنید. به این معنی که از روش های متفاوت یادگیری مثل خواندن و یا روش یادگیری فعال برای حصول اطمینان از یادگیری مخاطبان، استفاده کنید.

خطای هشتم: نداشتن ذهنیت باز هنگام ملاقات افراد جدید

محیط کار امروزه را ترکیبی متنوع از قومیت ها، سن، جنسیت و نقطه نظرات متفاوت افراد شکل می دهد. این تفاوت ها و نقطه نظرات مختلف بوده که باعث ارتقای سطح زندگی ما می شود. با این وجود کلیشه هایی نسبت به همکاران جدید و یا فرضیه ها ای که بر اساس اطلاعات ناقص شکل می گیرند، وجود دارد. به خصوص زمانی که از آنها شناخت کافی ندارید.

داشتن فرضیه های کلیشه ای در ارتباطات جدید، نشان دهنده ذهن بسته ما است، زیرا ما پیش زمینه منحصر، شخصیت و تجربه طرف مقابل را در نظر نمی گیریم. با گذشت زمان این موضوع به روابط میان ما و افراد ضربه می زند.

بنابراین، زمانی که با فرد جدیدی آشنا می شوید، به او گوش دهید و مهارت گوش دادن فعال را در خود تقویت کنید. به آنها فرصت دهید تا از نقطه نظرات خود بگویند و برای شنیدن آنها وقت بگذارید. یاد بگیرید که چگونه تفاوت های فرهنگی را مدیریت کنید. تا بتوانید نیازها و انتظارات آنها را درک کنید. اگر شما اغلب با فرد خارجی روبرو می شوید، در مورد هوش فرهنگی بیشتر یادگیری داشته باشید تا رفتار شما هنگام برخورد با فرهنگ های مختلف سازگاری بیشتری داشته باشد.

خطای نهم: تصور این که پیام شما کاملا فهمیده شده است

همیشه بررسی کنید که آیا افراد پیام شما را درست فهمیده اند یا خیر. برای مثال، زمانی که ایمیلی ارسال می کنید، می توانید باپرسیدن سوال هایی افراد را به پاسخ ترغیب کنید، یا اگر قسمتی را متوجه نشوند به آنها پاسخ دهید. اطمینان حاصل کنید اگر موضوعی را ارائه می دهید، زمانی را برای بحث و نقطه نظرات و یا سوالات اختصاص دهید.

برای صحت از فهم پیام ها می توانید از سوالاتی باز مانند چگونه، چرا و... استفاده کنید. این سوالات باعث می شوند که مخاطبان نظرات برگرفته از ارائه شما را توضیح دهند.

خطای دهم: نقض حریم خصوصی دیگران به طور تصادفی

آیا تاکنون برایتان اتفاق افتاده که ایمیلی غیرکاری و یا فایلی را به اشتباه برای کسی ارسال کنید؟ این نوع اشتباهات ممکن است مشکلات جدی را در مسائل کاری شما به وجود آورد و حریم خصوصی دیگران را نقض کند و در نهایت باعث شرمندگی شما شود. برای اجتناب از این مسائل، قبل از این که این نوع ایمیل ها را بنویسید، مخاطب خود را مشخص کنید و با دوبار کلیک کردن از صحت نام مخاطب مطمئن شوید. اگر برنامه ایمیل شما به صورت خودکار آدرس را نمایش می دهد، آن را غیر فعال کنید تا از بروز اشتباه جلوگیری شود.

شما می توانید این نوع ایمیل ها را در صفحه خالی و در پیش نویس ذخیره کنید. و آنها را برای استفاده دوباره کپی کنید. با این روش شما از اطلاعات قبلی و تصادفی در ایمیل جلوگیری می کنید. اگر شما ایمیل غیر کاری و یا محرمانه ارسال می کنید، از دقیق بودن نسخه و اطلاعات و تغییرات موجود اطمینان حاصل کنید.

جمع بندی:

• هر کسی ممکن است در ارتباطات دچار خطا شود. اما شما می توانید با اجتناب از برخی خطاها اعتبار خود را حفظ کنید. خطاهایی مانند ویرایش نکردن کارها و نقض اتفاقی حریم خصوصی با ارسال ایمیل ها و قاطع نبودن.
• کلید اصلی در ارتباطات فکر کردن نسبت به خواسته های دیگران است. زمانی را برای بررسی ایمیل، سند و ازقبل نهایی کردن ارائه خود اختصاص دهید.
• مهم تر از همه این که به یاد داشته باشید، ارتباط فرآیندی دو طرفه است. برای سوالات و گوش دادن به آنچه که مخاطب شما عنوان می کند، آماده باشید.
• با گذشت زمان به این نتیجه خواهید رسید که ارتباطات می تواند روابط میان شما را تقویت کند و رضایت شغلی شما را افزایش دهد.

منبع : Mind Tools