۷ راهکار برای تقویت هماهنگی در تیم‌های دورکار
کار تیمی که یکی از قدیمی‌ترین و شعارگونه‌ترین کلمات در کسب‌وکار است، نه‌تنها برای رشد افراد، بلکه برای رسیدن به هدف اصلی نیز بسیار مهم است. شما به‌عنوان مدیر، مهره مهمی در چرخه سازمانتان هستید. برای رسیدن به اهداف، لازم است که تیمی از افراد ماهر و باپشتکار داشته باشید که با هماهنگی در جهت رسیدن به یک هدف واحد کار کنند.
اگر مدیری مجبور باشد که اعضای تیمش را که از کشورهای مختلف هستند، هدایت و مدیریت کند، مشکلات بیشتری به وجود می‌آید. مدیریت تیم و ایجاد هماهنگی که اعضای آن در کشورهای دیگر هستند، برای هر مدیر توانایی حتی می‌تواند چالش‌برانگیز باشد.
رایج‌ترین مشکلات تیم‌های پراکنده از لحاظ جغرافیایی، اختلافات فرهنگی، انتقال‌‌پیدا‌نکردن درست دانش، انزوا و ارتباط برقرارنکردن مؤثر است؛ اگر این مشکلات به‌خوبی حل نشوند، ممکن است حتی تیم‌های تخصصی و مجرب نیز از هم جدا شوند.
برای اطمینان از اینکه تیم دورکارتان، مثل ماشینی که به‌خوبی روغن‌کاری شده است، با هماهنگی کار می‌کند و می‌تواند به تمام اهداف موردنظر برسد، به ابزار مناسب و رویکرد درست نیاز دارید. در این مطلب، درمورد چگونگی نگه‌داشتن تیم‌های پراکنده در کنار هم، راه‌هایی را ارائه خواهیم داد.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
۱. نقشهای از اهداف تیم تهیه کنید
اگر در تیم، هماهنگی نباشد، عملکرد آن پایین می‌آید. اگر اهداف تیم به‌خوبی مشخص نشوند و ارتباطات بین افراد به‌طور واضح برقرار نشوند، کار تیم به‌عنوان یک «واحد» دشوار می‌شود؛ بنابراین، برای مدیر یا سرپرستی که تیمی را در خارج از کشور اداره می‌کند، تهیه نقشه اهداف، ضروری است.
داشتن نقشه اهداف، نه‌تنها به بهبود عملکرد کمک می‌کند، بلکه برای تکمیل اهداف در جدول زمانی تعیین‌شده نیز بسیار مؤثر است. بهترین راه برای تعیین هدف تیم و افزایش بهره وری آن، تهیه «منشور تیم» است.
منشور تیم، همان نقشه مسیر کاری یا نقشه اهداف سازمان است؛ تهیه این منشور، شما را مطمئن می‌کند که همه کارمندانتان از همان ابتدا از اهداف آگاه‌اند و هماهنگی دارند. می‌توانید از منشور برای تعریف مأموریت تیمتان استفاده کنید، نقش‌ها و مسئولیت‌های افراد را به‌روشنی شرح دهید، منابع اصلی را مشخص کنید و درباره نحوه عملکرد تیم تصمیم بگیرید.
بیشتر منشورهای تیم، اهداف را با استفاده از چارچوب SMART تعیین می‌کنند؛ حروف اول این چارچوب برگرفته از اولین حرف از حروف این عبارات است: مخصوص (Specific)، قابل‌اندازه‌گیری (Measurable)، دست‌یافتنی (Attainable)، مرتبط (Relevant) و با زمان محدود (Time-bound).
منشور تیم، راه مؤثری برای قراردادن همه موارد مهم تیمی است؛ به‌عنوان مثال، چالش‌های کار در کشورهای مختلف ممکن است تیم شما را تحت‌تأثیر قرار دهد و اعضا تمرکزشان را از دست بدهند یا در نهایت در جهت اهدافی که موردنظر نیست، کار کنند؛ در این وضعیت، منشور تیمی می‌تواند به همه کمک کند تا در مسیر بهبود قرار بگیرند.
۲. نقشهای افراد را تعیین کنید
اگر وظیفه مدیریت تیم‌های پراکنده و دور از هم را دارید، باید نقشهای افراد را مطابق با مهارت‌هایشان تعیین کنید. این کار به عملکرد بهتر و هماهنگی تیم کمک می‌کند؛ همچنین تعیین مسئولیت‌ها مطابق با مجموعه مهارت‌های فرد، تضمین می‌کند که کار انجام‌شده کامل و بدون خطا خواهد بود.
۳. برنامه‌ریزی و ارتباط برقرار کنید
پشت هر پروژه موفقی، ارتباطی عالی و هماهنگی نهفته است. ارتباط برقرار‌کردن، به‌معنای برقراری تماس‌های تلفنی پشت سر هم یا گفت‌وگو در اسکایپ (skype) به‌صورت روزانه نیست. برقراری ارتباط در زمان مناسب مهم است. به‌اشتراک‌گذاشتن یادداشت‌ها و ارائه بازخورد موثر، روش مفیدی برای افزایش بازدهی تیم است.
مدیر خوب، به‌طور روشن، شفاف و همدلانه با اعضای تیمش ارتباط برقرار می‌کند؛ همچنین باید مهارت های ارتباطی خوبی داشته باشد تا تیم را باانگیزه و هماهنگ نگه‌دارد؛ مثلا پروژه مشترکی بین تیم‌های هندی و آلمانی، به‌دلیل تفاوت زبانی و اختلافات فرهنگی ممکن است با مشکلاتی روبه‌رو شود. داده‌ها و خروجی کار تیم آلمانی ممکن است برای تیم هندی بی‌اهمیت به نظر برسد و به اختلاف بین افراد منجر شود.
معرفی اعضای تیم از طریق اسکایپ، برگزاری جلسه توجیهی درمورد پروژه با یکدیگر، ایجاد تماس‌های منظم و فضای دوستانه بین اعضای تیم هر دو کشور، راه‌های خوبی برای اطمینان از پیشرفت پروژه و ایجاد هماهنگی است؛ همچنین این کارها به شما کمک می‌کنند تا اعضای تیمتان پیوندهای محکم‌تری داشته باشند.
۴. در ابزارهای مدیریت پروژه سرمایه‌گذاری کنید
استفاده از ابزارها و قالب‌های مدیریت پروژه، علاوه بر بهبود عملکرد تیم، بازدهی پروژه‌ها را نیز افزایش می‌دهد. استفاده از ابزارهای صحیح لازم برای هر پروژه‌ای، به افراد امکان کنترل چالش‌های پرخطر را می‌دهد.
سیستم ارتباط با مشتری (CRM) مناسب، سیستم مدیریت آموزشی (LMS) کاربردی یا سیستم کنفرانس معتبر، برخی از ملزومات اصلی برای عملکرد مؤثر تیم‌های خارج از کشور هستند. نیمبل (Nimble)، نمونه‌ای مناسب از ابزار CRM است که اطلاعات مربوط به مشتری‌ها را جمع‌آوری می‌کند و برای ارائه جزئیات واضح و دقیق بسیار مناسب است.
با ابزارهای مدیریت پروژه مطمئن می‌شوید که تیم عملکرد خوبی دارد؛ این ابزارها در تجزیه‌وتحلیل اطلاعات و هوش تجاری مفیدند. ابزارهایی مثل ورک مارشال (WorkMarshal)، ترلو (Trello)، ورایک (Wrike)، کلاریزن (Clarizen) و آسانا (Asana)، معروف‌ترین ابزارهای مدیریت پروژه هستند؛ این ابزارها افراد تیم را کنار هم جمع می‌کنند و از توزیع مناسب اطلاعات بین همه افراد مطمئن می‌شوند.
۵. اجازه دهید افراد احساس راحتی کنند
استفاده از ابزارهای ارتباطی مناسب برای برگزاری کنفرانس‌های از راه دور، روش خوبی برای برقراری ارتباط با اعضای تیم است. می‌توانید افرادی را برای برنامه‌ریزی استخدام کنید تا آنها در شناخت مسیر کاری آینده، به دیگران کمک کنند.
ایجاد خط ارتباطی بین اعضای تیم خارج از کشور نیز باعث فرهنگ‌سازی سازمانی مثبتی در تیم و ایجاد هماهنگی می‌شود. به‌منظور تقویت روحیه تیم، مهم است کارمندان بدانند که می‌توانند برای پشتیبانی یا حل مسئله به شما رجوع کنند.
مدیران باید از بازخوردها استقبال کنند و به اعضا اطمینان دهند که نگرانی‌هایشان جدی گرفته می‌شوند؛ این کار به برقراری اعتماد کمک و روحیه تیم را تقویت می‌کند.
تیم کلونی( Team Colony) ابزار مفیدی در این زمینه است و در انتهای روز برای همه کارمندان ایمیلی برای یادآوری ارسال می‌کند. از اعضای تیم انتظار می‌رود که ایمیل‌ها را پاسخ دهند و به‌روزرسانی کنند. کلیه موارد به‌طور خودکار به یک گزارش روزانه تبدیل و به مدیر تیم ایمیل می‌شوند.
در این ابزار ارتباطی، از کارمندان خواسته می‌شود از هشتگ‌هایی که در نهایت تبدیل به ایموجی می‌شوند، استفاده کنند و احساسشان را نسبت به وقایع نشان دهند. یکی از ویژگی‌های جالب این ابزار، این است که به مدیران امکان برنامه ریزی بر اساس افکار افراد را می‌دهد.
ابزار مؤثر دیگری که می‌تواند بازخورد صادقانه افراد را به‌طور ناشناس به مدیران ارائه دهد، 3sixty است. این ابزار به مدیران اجازه می‌دهد تا اهداف را به پروفایل اشخاص اضافه کنند و پیوسته از کارمندانشان بازخورد دریافت کنند.
۶. کار را سرگرم‌کننده کنید
خوشحالی و رضایت افراد تیم، نه‌تنها بازدهی را افزایش می‌دهد، بلکه محیط کار را به مکان شاد و بانشاطی تبدیل می‌کند. برای مدیرانی که تیم‌های خارج از کشور را اداره می‌کنند، مهم است که کار را سرگرم‌کننده‌تر کنند.
مطالعات نشان می‌دهند که نشاط در محیط کار، مهم‌ترین عامل افزایش بازدهی و هماهنگی است. یکی از راه‌های انجام این کار، تحسین و قدردانی از اعضای تیم است؛ این امر به‌سادگی می‌تواند با فراخوانی همه اعضا و تبریک‌گفتن به آنها برای تلاش‌هایشان انجام شود. قدردانی، همیشه باعث می‌شود افراد سخت‌تر کار کنند، زمان بیشتری به کارشان اختصاص دهند و بیشترین تلاش خود را انجام دهند.
بسته به بودجه، ممکن است مایل باشید تیمتان را سالی یک بار یا بیشتر برای صرف شام و فعالیت‌های تیم‌سازی دور هم جمع کنید. اگر بودجه محدود است، می‌توانید به‌صورت مجازی این کار را انجام دهید؛ یعنی یک صفحه اینترنتی با عکس‌های افراد درست کنید؛ این صفحه می‌تواند به‌عنوان یک انجمن برای پیشنهادات یا تبادل ایده‌ها استفاده شود.
همچنین می‌تواند مثل یک اتاق صمیمی مجازی برای افراد باشد تا اعضا از مناطق مختلف بتوانند حین استراحت، در مکالمات دوستانه نیز شرکت کنند.
۷. بازخورد و پاداش بدهید
برای رهبر هر تیم پراکنده‌ای از لحاظ جغرافیایی، حفظ روحیه تیم و هماهنگی اهمیت زیادی دارد و ارائه بازخورد و پاداش برای دستیابی به آن کمک می‌کند.
برای اشتراک‌گذاری بازخوردها با تیم، تماس‌های تلفنی معمولی یا تماس‌های ویدئویی را برنامه‌ریزی کنید. علاوه بر ارائه بازخورد برای تیم‌های خارج از کشور، مطمئن باشید که با انصاف و ثابت قدم هستید؛ همچنین، مطمئن شوید که به همان اندازه که بازخورد ارائه می‌دهید، پاداش نیز می‌دهید تا افراد احساس خستگی و انزوا نکنند.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
منبع: instarem.com
دیدگاه