مدیریت عملکرد چیست و چگونه آن را به‌کار بگیریم؟

• مدیریت عملکرد چیست؟
• چگونه یک سیستم مدیریت عملکرد بسازید؟
• مدیریت سیستم بازخورد عملکردی شما چگونه است؟

مدیریت عملکرد به مدیران و سرپرستان اجازه می‌دهد ارزیابی کنند که آیا کارکنان اهداف شغلی خود را برآورده می‌کنند یا خیر، همچنین به شناسایی میزان کارایی بیش ‌از حد انتظار، تلف‌شده و پایین‌تر از حد لازم کمک می‌کند؛علاوه بر این، مسئولان برنامه‌های مدیریت عملکرد می‌توانند از نتایج حاصل برای هماهنگی مهارت‌ها و شایستگی‌های کارکنان با اهداف سازمانی استفاده کنند. در این مطلب بررسی خواهیم کرد که تعریف مدیریت عملکرد چیست و چگونه می‌توانیم یک سیستم مدیریت عملکرد بسازیم.

مدیریت عملکرد چیست؟

با اینکه ارائه پیشنهادات برای پیشرفت شغلی کارکنان بسیار حیاتی است، ارائه بازخورد مثبت،‌ به‌طور یکسان، هم برای روحیه و هم برای یادگیری‌ آنان اهمیت دارد. حال که دریافتید تعریف مدیریت عملکرد چیست، در ادامه باید بدانید که چگونه یک سیستم مدیریت عملکرد بسازید.

چگونه یک سیستم مدیریت عملکرد بسازید؟

با اینکه بررسی عملکرد سالانه می‌تواند مفید واقع شود، نباید اولین باری باشد که کارکنانتان درمورد بازخورد مثبت یا انتقادی می‌شنوند؛ در عوض، ایجاد یک سیستم مدیریت عملکرد را در نظر داشته باشید که به‌عنوان چرخه‌ای عمل می‌کند که در آن خرده ‌بازخوردها و قدردانی خود را در طول سال ارائه می‌دهید. برای ایجاد این چرخه باید برنامه‌های درستی در پیش بگیرید، از جمله موارد زیر:

۱.‌ انتظارات خود را از هر مقام به‌طور دقیق تعریف کنید

در مدیریت عملکرد باید هریک از جایگاه‌های شغلی باید شرح وظایف خاص خود را داشته باشند که مسئولیت‌های مورد انتظار، از جمله سلسله‌ مراتب مدیریتی را مشخص کنند. در حالت ایده آل، هر شخصی نقش و مسئولیت‌های خود را همراه با مسئولیت‌های موقعیت بالاتر بعدی دریافت می‌کند تا بداند که برای ارتقا گرفتن، به انجام‌ چه کاری نیاز دارد. در مدیریت عملکرد معنای شکست، موفقیت و فراتر از انتظار را در هر جایگاه شغلی به‌طور شفاف تعریف کنید.

۲. مدیران را برای مدیریت عملکرد تعلیم دهید

اهمیت تعلیم دادن مدیران برای مدیریت عملکرد چیست؟ مدیران باید بتوانند سیستم مدیریت عملکرد را در تیم‌های جداگانه خود پیاده‌سازی کنند. این بدان معنی است که باید مسئول ارائه فیدبک مثبت و انتقادی مداوم باشند تا تیم‌هایشان بدانند که چگونه در نقش خود رشد کنند.

۳. منابع لازم را برای رشد فراهم نمایید

در مدیریت عملکرد شیوه آموزش و آشنایی استخدامی‌های جدید شما، باید آنها را برای موفقیت آماده کند و مهم‌تر از همه، محیط کار به‌جای اینکه علیه آنها باشد، باید به‌دست‌آوردن نتایج مطلوب را تسهیل کند؛ برای مثال، اگر بازخورد انتقادی به آنها داده شد، باید منابعی نیز در اختیارشان قرار بگیرد تا بتوانند در زمینه‌های لازم پیشرفت کنند.

یک سیستم مدیریت عملکرد مؤثر به شیوه زیر عمل می‌کند:

• وظایف و انتظارات شغلی را روشن می‌کند؛
• مدیریت عملکرد سطح بهره‌ وری فردی و گروهی را افزایش می‌دهد؛
• از طریق بازخورد و منتورینگ قوی، توانایی‌های کارکنان را در حد بالقوه خود تقویت می‌کند؛
• رفتار منطبق بر اهداف، ارزش‌ها و مأموریت‌های سازمانی دارد؛
• مدیریت عملکرد ارتباطات را در همه سطوح بهبود می‌بخشد؛
• مبنای محکمی را برای تصمیم گیری درمورد سرمایه انسانی عملیاتی فراهم می‌کند.

تا به اینجای مطلب دریافتید که تعریف مدیریت عملکرد چیست و همچنین متوجه شدید چگونه می‌توان یک سیستم مدیریت عملکرد ساخت. در ادامه نیز درمورد سیستم مدیریت عملکرد شما صحبت خواهیم کرد.

مدیریت سیستم بازخورد عملکردی شما چگونه است؟

پس از این که دریافتید تعریف مدیریت عملکرد چیست، باید با اولین قدم مدیریت عملکرد آشنا شوید. در حالی که اولین قدم در مدیریت عملکرد تنظیم یک چرخه مدیریت عملکردی خوب است، همچنان به نگهداری و نظارت مداوم نیاز دارد. در اینجا چند مرحله برای حفظ یک سیستم قوی ‌آورده شده است:

۱. مرحله برنامه ریزی در سیستم مدیریت عملکرد

ارزیابی درست عملکرد کارکنان در مدیریت عملکرد با توضیح «آنچه از آنها انتظار می‌رود» شروع می‌شود. در حین آموزش استخدامی‌های جدید، حتما مدتی را در نظر بگیرید تا جزئیات هر وظیفه شغلی را به آنها توضیح دهید؛ همچنین سطوح مختلف عملکرد هریک از کارمندان را در رابطه با وظیفه‌ای که می‌توانند به انجام برسانند، توضیح دهید. چنین راهنمایی دیدگاه واضح‌تری به او می‌دهد که چگونه بیش ‌از انتظار شما عمل کند.

به عنوان یک مثال برای مدیریت عملکرد، حسابدار جدیدی را استخدام کرده‌اید که یکی از مسئولیت‌های اصلی او ارسال فاکتورهای عقب‌افتاده برای مشتریان در اول هر ماه است. این وظیفه شغلی دارای ۳ سطح عملکردی است که او می‌تواند در هریک از آنها ظاهر شود:

ضعیف: اول هر ماه، فاکتورهای معوقه را برای مشتری ارسال نمی‌کند.

رضایت‌بخش: اول هر ماه، فاکتورهای معوقه را برای مشتری می‌فرستد و نرم‌افزار حسابداری را به‌روز می‌کند تا ارسال این اعلانات را ثبت کند.

متمایز: اول هر ماه، فاکتورهای معوقه را می‌فرستد، نرم‌افزار حسابداری را به‌روز می‌کند تا ارسال اعلانات را ثبت کند و از مشتریانی که فاکتورهایشان عقب مانده‌ است، لیست جدیدی تهیه می‌کند و آن را برای ناظر اداره حسابداری می‌فرستد.

با انتظارات مشخص، موفقیت در کارها برای کارکنان بسیار آسان‌تر می‌شود.

در ابتدا ممکن است به نظر برسد که مرحله برنامه ریزی در مدیریت عملکرد فقط زمانی اتفاق می‌افتد که کارمند جدیدی آموزش را پشت سر می‌گذارد، اما از آنجا که سیستم مدیریت عملکرد به‌معنای یک چرخه است، مرحله برنامه‌ریزی باید به‌طور منظم با هریک از کارمندان رخ دهد. در مرحله برنامه‌ریزی است که می‌توانید درباره نقاط قوت و ضعف کارمندی بحث کنید و مسئولیت‌های شغلی را بر اساس این نقاط قوت اضافه کنید. هر بار که مسئولیت شغلی‌ای را اضافه می‌کنید، مطمئن شوید که تصویر دقیقی را ارائه دهید درمورد اینکه چگونه آن کار خاص خارج از انتظار شما واقع می‌شود.

همچنین در مرحله برنامه‌ریزی است که به کارمندان توضیح خواهید داد که چگونه وظایف شغلی آنها در دستیابی به اهداف سازمانی کمک می‌کند. مرحله برنامه‌ریزی مدیریت عملکرد زمان خوبی برای نشان‌دادن قدردانی است. شما می‌توانید درباره پیشرفت‌هایی که در هریک از کارمندان مشاهده کرده‌اید و اینکه این پیشرفت‌ها چه منافعی برای کل شرکت داشته است، بحث کنید.

آگهی استخدام

جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.

۲. مرحله اجرا در مدیریت عملکرد

مدیریت عملکرد مؤثر چیزی بیش از ارزیابی موفقیت یک پروژه پس از اتمام آن است. این می‌تواند درمورد مشارکت فعالانه در کارها و پروژه‌های روزمره باشد تا کارمندان را از راه‌های مختلفی، که می‌توانند در نقش‌های خود کارآمدتر و سازنده‌تر شوند، راهنمایی کند. ممکن است میزان مشارکتتان، بسته به سبک های مدیریت شما، متفاوت باشد که کاملا پذیرفتنی است.

درگیر‌ کارهای روزمره تیم بودن به شما این امکان را می‌دهد تا بازخوردهای مثبتتان را درمورد فعالیت تیم به اشتراک بگذارید؛ به علاوه، زمان مناسبی را برای تشویق به موفقیت‌های بزرگ‌تر فراهم می‌کند. برخی دیگر از مزایای قدردانی از کارکنان در سیستم مدیریت عملکرد عبارت‌اند از:

• افزایش اعتماد به نفس؛
• تثبیت انتظارات؛
• اعتماد سازی؛
• برقراری روابط سالم.

۳. مرحله نظارت در مدیریت عملکرد

در بحث مدیریت عملکرد،سازمان‌ها اغلب در تصمیم‌گیری درمورد چگونگی نظارت و ارزیابی عملکرد کارکنان مشکل دارند. برخی از وظایف شغلی با توجه به شاخص‌های عینی عملکرد، مانند حجم فروش، سطح تولید محصول یا سودآوری سنجش‌پذیر است. توجه به این نکته مهم است که شاخص‌های عینی می‌تواند به برخی از مشکلات احتمالی منجر شود؛ اول اینکه احتمال دارد که همه کارمندان وظایف شغلی یکسانی نداشته باشند، در نتیجه شما نمی‌توانید آنها را با یکدیگر مقایسه کنید؛ همچنین ممکن است همه کارکنان برای انجام وظایف شغلی خود به منابع یکسانی دسترسی نداشته باشند.

برای مثال مدیریت عملکرد، در نظر بگیرید به ۲ کارمند «الف» و «ب» سهمیه تولیدی حداقل ۱۰۰ عدد در هفته داده شده است؛ کارمند «الف» در بخشی از کارخانه مشغول به کار است که تجهیزات تولیدی مدرن و پربازده‌تر دارد؛ در حالی که تجهیزات مورد استفاده کارمند «ب» قدیمی‌تر است و نمی‌تواند همان تعداد محصول را در زمان یکسانی تولید کند؛ پس اگر کارمند «الف» در پنجمین روز هفته می‌تواند به سهمیه حداقلی برسد و کارمند «ب» در آخر هفته، لزوما به این معنی نیست که کارمند «الف» نسبت به کارمند «ب» عملکرد بهتری دارد.

مشکلات کمیت منابع نیز مسئله دیگری در نظارت عملکرد بر اساس شاخص‌های عینی است. جمع‌آوری داده‌های معنادار به معیارهای جامعی نیاز دارد؛ به‌ویژه اینکه هرچه تعداد معیارهای بیشتری برای جمع آوری اطلاعات استفاده شود، می‌تواند به کمبود شدید منابع منجر شود.

دشواری‌های ناشی از استفاده از شاخص‌های عینی برای سنجش عملکرد باعث شده است که بسیاری از شرکت‌ها راه جایگزینی را انتخاب کنند. این راه شامل ارزیابی کارکنان بر اساس شایسته‌ترین دستاوردهای آنهاست و همچنین ارزیابی این دستاوردها را در بر می‌گیرد، بر این اساس که به‌طور کلی آنها تا چه اندازه‌ به شرکت سود رسانده‌اند. با استفاده از این نوع سنجش با محدودیت‌هایی که هنگام استفاده از شاخص‌های عینی برای ارزیابی عملکرد مواجه می‌شوید، روبه‌رو نخواهید شد. این روش ارزیابی زمینه‌های دیگر عملکردی، مانند رهبری تیم را که با شاخص‌های عینی اندازه‌گیری نمی‌شوند نیز در نظر می‌گیرد.

۴. مرحله پاداش در مدیریت عملکرد

اهمیت پاداش در مدیریت عملکرد چیست؟ برای این که مدیریت عملکرد بهتری داشته باشید، در حالی که دستاوردهای هریک از افراد را ارزیابی می‌کنید، می‌توانید به آنها جایزه‌ای را اختصاص دهید که نشان‌دهنده تقدیرتان باشد. در نظر داشته باشید که ایجاد سیستم پاداش مناسب، که شامل کل سازمان می‌شود، برای ترویج عدالت ضروری است.

می‌توانید این سیستم پاداش را بر اساس یک سیستم رتبه‌بندی عددی، که برای رتبه‌بندی کارمندان خود بر اساس شاخص‌های عینی یا دستاوردهای شایسته آنها استفاده می‌کنید، پیاده‌سازی کنید. به‌طور معمول، مقیاس درجه‌بندی ۷درجه‌ای برای جداسازی سطح عملکرد کارکنان مؤثر و کافی است، به این صورت که قرارگرفتن در مقیاس به‌عنوان درجه‌های ۱ و ۲، عملکرد کارمند را به‌صورت عملکرد پایین معرفی می‌کند؛ ۳، ۴ و ۵ نشان‌دهنده عملکرد متوسط است؛ ۶ و ۷ نیز معرف بهترین عملکردهاست. در حالت ایدئال، شما مقیاس رتبه‌بندی متفاوتی را برای ۴ سطح مختلف کارکنان، یعنی استخدامی‌های جدید (۶ ماه اول)، سطح مبتدی، مدیران درجه اول و مدیران درجه دوم خواهید داشت.

شما در مدیریت عملکرد کارمندان را بر اساس هریک از جایگاه‌های شغلی ارزیابی خواهید کرد. در ادامه یک سیستم رتبه‌بندی برای نمونه آورده شده‌ است:

۷. همواره مطابق با استانداردهای الگوی نمونه عمل می‌کند؛

۶. بیشتر اوقات، مطابق با استانداردهای الگوی نمونه عمل می‌کند؛

۵. در ۵۰٪ مواقع، مطابق با استانداردهای الگوی نمونه و در ۵۰٪ دیگر، در سطح مقبول عمل می‌کند؛

۴. همواره در سطح مقبول عمل می‌کند؛

۳. در ۵۰٪ مواقع، در سطح مقبول و در ۵۰٪ دیگر، در سطح پایین‌تر از انتظار عمل می‌کند؛

۲. بیشتر اوقات، در سطح پایین‌تر از انتظار عمل می‌کند؛

۱. همواره در سطح پایین‌تر از انتظار عمل می‌کند.

با استفاده از سیستم رتبه‌بندی بالا در مدیریت عملکرد، فرض کنید که کارمند «الف» مسئولیت ۵ وظیفه شغلی را بر عهده دارد و رتبه‌های زیر را دریافت می‌کند:

• مدیریت پروژه‌ها: ۶
• گزارش کار به ناظر: ۷
• بارگذاری داده‌ها در اکسل: ۶
• آماده‌سازی گزارش‌ها: ۵
• فرستادن یافته‌های گزارش به مشتریان: ۶

در سیستم مدیریت عملکرد برای تعیین نمره عملکرد کلی او، تعداد کل امتیازات را جمع و بر تعداد وظایف شغلی او تقسیم می‌کنیم که برابر با ۶ می‌شود و هنگام بررسی او را مطلع می‌کنیم که نمره ۶ را در عملکرد کلی کسب کرده‌ است.

۵. مرحله بازبینی در مدیریت عملکرد

مرحله «بازبینی» دوره مدیریت عملکرد شامل نشستن با کارمند و مرور چیزی است که در آخرین ارزیابی انجام شده است. می‌توانید کارمند را به‌‌دلیل نمره‌های عملکردی بالا تحسین کنید و درباره چگونگی بهبود نمرات پایینش به او بازخورد دلگرم‌کننده‌ای را ارائه دهید؛ در این حین می‌توانید با استفاده از سیستم رتبه‌بندی‌ای که ایجاد کرده‌اید، پاداش‌ها را نیز بین کارمندان تقسیم کنید.

یک سیستم مدیریت عملکرد که با دقت‌ طراحی ‌شده است، برای کمک به کارکنان شما در بهبود موقعیت‌هایشان ضروری است؛ همچنین این امکان را برای شما فراهم می‌کند تا شناسایی کنید که کجا پاداش و ترفیع دهید؛ علاوه بر این، سیستم مدیریت عملکردی، که به‌عنوان یک چرخه مداوم عمل می‌کند، سرپرستان و مدیران شما را در تمام مراحل عملیاتی طول سال به‌طور فعال درگیر می‌کند و این برای به‌حداقل‌‌رساندن اتلافات و بهبود کارایی عملیاتی حیاتی است.

در این مطلب برررسی کردیم که تعریف مدیریت عملکرد چیست و چگونه می‌توان یک سیستم مدیریت عملکرد راه‌اندازی کرد. اگر تجربه انجام سیستم مدیریت عملکرد را دارید نظرات و پیشنهادات خود را با ما به اشتراک بگذارید.

استخدام برنامه نویس اندروید

جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.

منبع: indeed.com