هرآنچه برای اعتماد سازی در سازمان به آن نیاز دارید
- اهمیت اعتماد
- اعتماد سازی در سازمان چگونه نشاط را به وجود می‌آورد؟
- راهکارهایی برای اعتماد سازی
- ۸ رفتاری که برای اعتماد سازی در سازمان نیاز دارید
- ۱۲ توصیه مهم برای برقراری ارتباط موثر و اعتمادساز با کارمندان
آیا تاکنون برایتان پیش آمده‌است که مدیریت تیمی را بر عهده بگیرید که افراد آن به یکدیگر اعتماد نداشته‌باشند و مجبور به اعتماد سازی شده‌باشید؟ در صورتی که این موضوع را تجربه کرده‌باشید، به‌خوبی می‌دانید که هدایت این تیم تا چه اندازه چالش‌برانگیز خواهد بود.
تیمی که در آن رنگ اعتماد وجود نداشته‌باشد، به معنای واقعی تیم نیست، بلکه صرفا گروهی از افراد را گرد هم می‌آورند که با هم کار مشترکی را انجام می‌دهند؛ در نتیجه، این گروه احتمالا پیشرفت چشم‌گیری نخواهند داشت، زیرا اطلاعات را با هم به اشتراک نمی‌گذارند، احتمالا در مسئولیت‌ها و حقوق یکدیگر با تضاد و تعارض روبه‌رو می‌شوند و در نتیجه، همکاری مؤثری نخواهند داشت. مهم نیست که افراد و گروه شما تا چه اندازه استعداد و مهارت دارند، زیرا اگر روابط بر مبنای اعتماد نباشد، تیم قادر نخواهد بود از پتانسیل بالقوه‌ی خود استفاده کند؛
بنابراین، در صورتی که میان اعضای تیم اعتماد وجود داشته‌باشد، توانایی افراد نیز بیشتر می‌شود، زیرا با یکدیگر انسجام و اتحاد بیشتری پیدا می‌کنند و در نتیجه، رسیدن به اهداف تیمی برای افراد در اولویت خواهد بود؛ بنابراین، سؤال مهم این است که «شما، به عنوان رهبر تیم، چگونه می‌توانید اعتماد سازی کنید؟». تلاش می‌کنیم که در این مطلب به این سؤال پاسخ دهیم.
با اعتماد بیش‌ازحد به دیگران ممکن است فریب بخورید، اما بی‌اعتمادی زندگی را برایتان سخت و دردناک می‌کند.
فرانک کرین (Frank Crane)، نویسنده و از وزرای سابق آمریکا
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
اهمیت اعتماد
تعاریف مختلفی برای اعتماد بیان شده‌است. می‌توان اعتماد را «اتکا به ویژگی، توانایی، نقاط قوت و درست‌کاری هر فرد» تعریف کرد. اگر این تعریف را در نظر بگیریم، اعتماد به معنای اتکا به فردی خواهد بود که کار را درست و به صورت مناسب انجام می‌دهد؛ یعنی شما توانایی و نقطه‌قوت کسی را باور دارید و می‌توانید تا حدودی در این موضوع ریسک کنید و مسئولیت‌هایی را به او بسپارید. بدون برقراری اعتماد، خلاقیت، بهره‌وری و تفکر بدیعِ افراد نیز کمتر می‌شود و افراد به جای تمرکز بر هدف تیمی، وقت خود را برای محافظت از حقوق و منافع خودشان صرف می‌کنند.
اعتماد سازی در سازمان چگونه نشاط را به وجود می‌آورد؟
تحقیقات نشان می‌دهد که هدفمند بودن مثل اعتماد، باعث تحریک تولید هورمون اکسی‌توسین (Oxytocin) می‌شود. اعتماد و هدف همدیگر را تقویت می‌کنند و با تقویت ترشح اکسی‌توسین، زمینه‌ساز شادی و نشاط می‌شوند. در نتیجه، نشاط در کار ناشی از معنادار بودن اعتماد و کار تیمی است. نشاط را می‌توان به‌عنوان «آماره کافی» در نظر گرفت که نشان می‌دهد تا چه اندازه ای فرهنگ سازمانی به طور مؤثر کارکنان را دلبسته می‌کند. برای سنجش این آماره، به سادگی این سؤال را از کارکنان بپرسیم که «در یک روز عادی کاری تا چه اندازه از شغل خود لذت می‌برید؟»
در بررسی دیگری، مشارکت کننده‌ها مقداری پول از طریق کامپیوتر برای افراد غریبه ارسال می‌کردند با آگاهی به اینکه مقدار پول سه برابر شده و احتمال این وجود داشت که دریافت‌کننده ها این مقدار اضافی را با آنها به اشتراک گذاشته یا نگذارند. مسأله اصلی در اینجا تضاد است: دریافت کننده‌ها می توانند تمام این پول را نقد کنند یا اینکه امانت‌دار بوده و مقدار اضافی را به فرستنده‌ها برگردانند.
به منظور اندازه‌گیری سطوح هورمون اکسی‌توسین در حین مبادله پول،پروتکلی طراحی شد تا از بازوهای این افراد خون را قبل و فورا بعد از تصمیم گیری نسبت به اعتماد به دیگران (اگر ارسال‌کننده بودند) و یا امانت‌دارها (دریافت‌کننده ها) گرفته شود. همچنین به مشارکت کنندگان در مورد مطالعه چیزی گفته نشد، حتی راهی وجود نداشت که آنها بتوانند به صورت آگاهانه میزان اکسی‌توسین تولیدشده را کنترل کنند. این نتیجه حاصل شد که هرقدر افراد پول بیشتری دریافت کنند (اعتماد بیشتر از سوی فرستنده‌ها)، ذهن آنها اکسی‌توسین بیشتری ترشح می کند و مقدار تولید اکسی‌توسین توسط دریافت‌کننده‌ها، پیش‌بینی‌کننده نحوه اعتماد بود (به این معنی که چطور احتمال به اشتراک گذاشتن مقدار پول دریافت شده) وجود داشت.
به دلیل اینکه ذهن هورمون‌های پیام را همیشه تولید می‌کند، ممکن بود که صرفا تغییرات تصادفی را در اکسی‌توسین مشاهده شود. به منظور اثبات اینکه دلیل این ترشح، اعتماد است، با اطمینان خاطر مقدار ترکیبی اکسی‌توسین در ذهن افراد (از طریق اسپری بینی) کنترل شد. با مقایسه افرادی که دوز (میزان) واقعی و به‌صورت شبه‌دارو دریافت کرده بودند، این نتیجه حاصل شد که افرادی که ۲۴ (IU) از ترکیب اکسی‌توسین گرفته بودند، بیش از دو برابر به افراد غریبه پول داده بودند.
با استفاده از تست های شخصیت شناسی مختلف، نتایج ما نشان داد که افرادی که اکسی‌توسین دریافت کرده بودند، دیدگاه شناختی آنها ثابت مانده بود. همچنین به این نتیجه رسیدیم که آنها بیش از حد در شرط‌بندی ریسک نکرده و در نتیجه افزایش اعتماد آنها به دلیل عدم‌بازداری عصبی نیست. اکسی‌توسین تنها به یک دلیل ایجاد می شود؛ این که ترس از اعتماد به فرد غریبه را کاهش می دهد.
با مقایسه کارکنان شرکت‌هایی که اعتماد کمتری جاری است، کارکنان شرکت‌های با اعتماد بالا ۷۴ درصد استرس کمتر، ۱۰۶ درصد انرژی بیشتر در کار، ۵۰ درصد بهره‌وری بیشتر، ۱۳ درصد روزهای بیماری کمتر، ۷۶ درصد دلبستگی شغلی بیشتر، ۲۹ درصد رضایت از زندگی بیشتر و ۴۰ درصد فرسودگی شغلی کمتری برخوردار بودند.
اعتماد در میان افراد و موقعیت های مختلف تغییر می کند. برای مثال، استرس بیشتر بازدارنده بالقوه اکسی‌توسین است. بسیاری از فراد به صورت شهودی آن را می دانند، وقتی که استرس خود را بروز می‌دهند، نمی‌توانند به صورت مؤثر با دیگران مراوده داشته باشند.
همچنین، اکسی‌توسین، همدلی افراد را افزایش می‌دهد که خصیصه خوبی برای یک مخلوق اجتماعی مانند انسان است که تلاش به همکاری با یکدیگر دارند.
راهکارهایی برای اعتماد سازی
در صورتی که رهبر تیمی باشید، چگونه فرهنگ اعتماد سازی را در تیمتان نهادینه می‌کنید؟ برای پاسخ به این سؤال می‌توانید راهکارهای بسیاری را در نظر بگیرید، از جمله:
۱. هدایت با الگوسازی
در صورتی که می‌خواهید بین اعضای تیم اعتماد ایجاد کنید، بهترین روش الگوسازی آن است؛ به این معنی که ابتدا به تیم و هم‌تیمی‌های خود اعتماد کنید. فراموش نکنید که اعضای تیمتان همیشه شما را الگو قرار می‌دهند؛ بنابراین، می‌توانید از این فرصت بهره‌مند شوید و در تیم اعتماد سازی کنید و نشان دهید که اعتماد تا چه اندازه برایتان مهم است.
۲. برقراری ارتباط آزاد در تیم
ارتباطات باز برای ایجاد اعتماد عنصری حیاتی محسوب می‌شوند. شما برای اینکه افراد را همراه کنید، باید صداقت را برجسته و اهداف و استراتژی‌های تیم را مشخص کنید. می‌توانید برای تعیین اهداف تیم، آنها را بر اساس ماتریس بررسی و سپس وظایف افراد را مشخص کنید. برای اینکه افراد را ترغیب کنید، حتما آنها را در جلسات مشارکت دهید و درمورد انتظارات و پیشنهادهایشان پرس‌وجو کنید؛
سپس برای اتحاد تیم می‌توانید وظایفی را مشخص کنید. در صورتی که این وظایف به‌دقت طرح‌ریزی شوند، افراد را برای برقراری ارتباطات باز ترغیب می‌کنند، به گونه‌ای که رابطه‌ی مؤثری را با یکدیگر برقرار می‌کنند. می‌توانید با استفاده از تست MBTI (مایرز-بریگز)، تا حدودی با شخصیت افراد آشنا شوید و بر اساس آن اهداف را مشخص کنید.
۳. شناخت ویژگی‌های اعضای گروه
یکی از راه‌های اعتماد سازی این است که افراد به شناخت بیشتر یکدیگر ترغیب شوند. برای این کار بکوشید تا با ایجاد برخی موقعیت‌ها زمینه‌ای را فراهم کنید که افراد بیشتر با تجربیات شخصی یکدیگر آشنا شوند و اشتراکاتی را میان خودشان پیدا کنند. می‌توانید درباره‌ی سرگرمی‌های آنها سؤال کنید، اما حریم خصوصی افراد را رعایت کنید. برای این کار ابتدا از خودتان، به عنوان رهبر تیم، شروع کنید تا افراد نیز تشویق شوند.
۴. ناسازگاری
زمانی که افراد به صورت مشترک با یکدیگر فعالیت می‌کنند، ممکن است اشتباهاتی نیز رخ دهد؛ در این صورت، شاید راحت‌ترین کار سرزنش آنها باشد، اما در صورتی که این فضا ایجاد شود، روحیه‌ی تیمی تضعیف می‌شود؛ البته این نکته به این معنا نیست که بازخورد دادن را کنار بگذارید، اما سرزنش بیش‌ازحد، اعتماد تیمی را از بین می‌برد.
۵. دور کردن گروه از کلیشه‌ها
برخی مواقع، درون تیم کلیشه‌هایی ایجاد می‌شوند و با وجود اجتناب‌ناپذیر بودنشان، می‌توانند اعتماد را کم‌رنگ کنند. شما می‌توانید بحثی را درباره‌ی میزان کلیشه‌ها و تأثیرشان روی افراد شروع کنید و با گفتن نکات منفی کلیشه‌ها افراد را نسبت به آنها آگاه کنید تا کمتر درگیرشان شوند.
۶. به بحث گذاشتن موارد مربوط به اعتماد
اگر تیمی را مدیریت می‌کنید که مسائلی در ارتباط با اعتماد در آن وجود دارند، سعی کنید ریشه‌های مربوط به آنها را بیابید تا بتوانید با برنامه‌ریزی راهکارهای آنها را شناسایی و حل کنید؛ به عنوان مثال، می‌توانید با طراحی پرسش‌نامه‌ی ساده‌ای نظرات افراد را جویا شوید. به آنها توضیح دهید که این کار را محرمانه انجام می‌دهید، سپس با جمع‌آوری کلی مطالب و نظرات در یک جلسه‌ی عمومی، به نکات مربوط اشاره کنید و نظرات کل افراد را برای بهبود روابط جویا شوید و درمورد مسائل صحبت کنید.
ممکن است اعتماد سازی درون تیم زمان‌بَر باشد. در نظر بگیرید که اختلاف نظرات طبیعی و اجتناب‌ناپذیر است و نه‌تنها مشکل زیادی ایجاد نمی‌کند، بلکه افراد را خلاق می‌کند؛ اما نکته‌ی مهم هدف جمعی و احترام به روابط افراد است که صرفا با اعتماد حاصل می‌شود.
۸ رفتاری که برای اعتماد سازی در سازمان نیاز دارید
بر اساس آزمایش و پیمایش‌های انجام شده، ۸ رفتار مدیریتی شناسایی شده است که اعتماد را تقویت می‌کند. این رفتارها قابل‌سنجش بوده و به‌منظور بهبود عملکرد افراد، قابل‌مدیریت هستند. در ادامه این رفتارها را معرفی می‌کنیم:
۱. قدردان تعالی باشید
علم عصب‌شناسی نشان می‌دهد که قدردانی بیشترین اثر را روی اعتماد دارد؛به‌ویژه وقتی که این قدردانی در زمان درستی باشد که به سرانجام برسد، از سوی همکاران هم‌رده شکل بگیرد و یا به طور محسوس، غیرقابل‌انتظار، شخصی و یا عمومی صورت بگیرد. قدردانی عمومی نه تنها قدرت جمعی را برای شادمانی ناشی از موفقیت به کار می‌گیرد، بلکه دیگران را نیز به سوی تعالی ترغیب می‌کند و به کسانی که بهترین عملکرد ممکن را دارند، فضایی برای به اشتراک گذاشتن بهترین اصول فراهم می‌کند تا دیگران از آنها یادگیری داشته باشند.
شرکت بری-ومیلر (Barry-Wehmiller) تأمین‌کننده خدمات فناوری و تولیدی، از آن دسته شرکت‌هایی است که اعتماد سازمانی بالایی در آن جاری بوده و در ۸۰ بخش تولید-اتوماسیون خود به‌طور مؤثر افراد با عملکرد بالا را شناسایی می‌کند. باب چاپمن (Bob Chapman) و تیمش برنامه‌ای را شروع کردند که در آن کارکنان به‌صورت سالانه می‌توانند بهترین همکار خود را در هر بخش، به‌عنوان نامزد دریافت جایزه معرفی کنند. نام برنده تا قبل از اعلام، مخفی مانده و فقط در روز برگزاری جشن معرفی می‌شود. خانواده و دوستان فرد انتخاب‌شده نیز به این جشن (بدون افشای نام برنده) دعوت شده و تمام کارکنان نیز در این مراسم حضور پیدا می‌کنند. مدیران و رهبران بخش‌های مختلف شرکت، این جشن را با خواندن اسامی نامزدها و سهم‌شان در ایجاد موفقیت شروع می‌کنند و با معرفی مزایا (جایزه) مورد علاقه‌اش آن را به پایان می‌رسانند؛ برای مثال کلید یک خودروی اسپورت به مدت یک هفته در اختیار برنده (به‌عنوان پاداش) قرار می‌گیرد. با وجود اینکه شناخت، سریع حاصل نمی‌شود ولی محسوس، غیر‌قابل‌پیش‌بینی و شخصی و عمومی است. بری ویلمر نیز با فراهم‌کردن شرایطی که کارکنان به انتخاب‌شدن برندگان کمک می‌کنند، نه تنها به افراد رده بالا، بلکه برای همه شرایط رسیدن به تعالی را ممکن می‌سازد. به نظر می‌رسد این عوامل برای خود شرکت نیز کارآمد بوده، چرا که این شرکت از واحد تولیدی کوچک در سال ۱۹۸۷ به شرکت بزرگی با درآمد سالانه ۲/۴ میلیارد دلاری تبدیل شده است.
۲. «استرس ناشی از چالش» ایجاد کنید
وقتی مدیری برای تیم یک وظیفه دشوار ولی دست‌یافتنی مشخص می‌کند، استرس ملایم ناشی از کار باعث آزاد‌شدن مواد شیمیایی عصبی مانند هورمون‌های اکسی‌توسین و آدرنوکورتوربیک می‌شود که تمرکز و روابط اجتماعی افراد را تقویت می‌کنند. زمانی که اعضای تیم به همکاری با یکدیگر برای رسیدن به هدفی نیاز دارند، فعالیت ذهنی، به‌صورت مؤثر رفتار آنها را جهت می‌دهد. اما زمانی این حالت کارساز است که چالش‌ها قابل‌دسترس بوده و نقطه پایان مشخصی داشته باشند، زیرا اهداف نامشخص و غیرممکن باعث می‌شوند افراد قبل از شروع کار، آنها را نیمه‌کاره رها کنند. رهبران غالبا باید پیشرفت کار را بررسی کرده و اهداف خیلی آسان و یا دور از دسترس را تنظیم کنند. نیاز به دستیابی به هدف توسط یافته‌های حاصل از تحقیق ترسا آمابایل (TeresaAmabile)، استاد دانشکده کسب و کار هاروارد با موضوع «قدرت پیشرفت» تقویت شد. وقتی که وی با بررسی کارهای روزمره ۱۲ هزار نفر در صنایع مختلف به این نتیجه رسید که ۷۶ درصد از آنها بهترین روزشان را زمانی دانسته‌اند که پیشرفتی نسبت به هدف گذاریشان داشته‌اند.
۳. کمک کنید تا افراد در نحوه انجام کار دیدگاه لازم را کسب کنند
زمانی که کارکنانتان آموزش کافی را دیدند، هر جا که لازم می‌بینید اجازه دهید آنها، افراد و پروژه‌های اجرایی را به روش خودشان مدیریت کنند. مورد اعتماد واقع شدن یکی از انگیزاننده‌های بزرگ است. یکی از پیمایش‌های لینکدین و سیتی‌گروپ (Citigroup) در سال ۲۰۱۴ نشان می‌دهد که تقریبا نیمی از کارکنان حاضرند ۲۰ درصد از ارتقا و مزایای خود را در مقابل داشتن کنترل بیشتر نسبت به نحوه انجام کار، کنار بگذارند.
استقلال همچنین باعث ترغیب نوآوری می‌شود، زیرا افراد مختلف دیدگاه‌های متفاوت دارند. رویه‌های نظارت و مدیریت ریسک به کاسته‌شدن انحرافات منفی افراد کمک می‌کنند. مرور مجدد چالش‌های مربوط به پروژه‌های پیشین به تیم‌ها این کمک را می‌کند تا دستاورد مثبت خود را به اشتراک بگذارند به‌طوری که دیگران بر اساس این تجربیات بتوانند موفقیت خود را بسازند. غالبا کارکنان جوان و کم‌تجربه می‌توانند نوآوران بزرگی باشند، زیرا (اوایل کارشان) کمتر دچار محدودیت و روزمرگی کارشان می‌شوند؛ مثال این موضوع پیشرفت‌هایی است که در تولید خودروهای بدون سرنشین به دست آمده است. دولت آمریکا به سه شرکت خودروساز بزرگ سرمایه عظیمی اختصاص داده بود، ولی با وجود گذشت ۵ سال نتوانستند خودرو بدون سرنشین نظامی تولید کنند. اما با تغییر رویه و جایزه بزرگ مالی که مرکز پروژه‌های تحقیقاتی پیشرفته نظامی آمریکا در نظر گرفت، کمتر از ده ساعت افراد را در منطقه بیابانی موهاوی- بیابانی در جنوب غربی آمریکا (Mojave Desert) برای برگزاری دوره‌ای، جمع کرد. پس از دو سال، گروه دانشجویان مهندسی دانشگاه استنفورد برنده این جایزه دو میلیون دلاری شدند.
۴. اجازه دهید شغلشان را خودشان بسازند
وقتی شرکت‌ها این اعتماد را به کارکنان داشته باشند که پروژه مورد نظر خود را انتخاب کنند، افراد، بخش اعظم انرژی خود را صرف کارهایی می‌کنند که به آن علاقه داشته و اهمیت می‌دهند. در نتیجه، سازمان‌هایی مانند مورنینگ استار (Morning Star) (بزرگترین تولید‌‌کننده محصولات مربوط به گوجه‌فرنگی در جهان) از داشتن کارکنانی با بهره‌وری بالا برخوردار است که دوست دارند هر سال قراردادشان را تمدید کنند. در این شرکت، افراد حتی عناوین شغلی نیز نداشته و با سازماندهی خودشان در گروه‌های کاری قرار می‌گیرند. شرکت تولید بازی‌های رایانه‌ای والو (Valve Software) برای کارکنان خود میزهای متحرک در نظر گرفته که افراد برای همکاری و عضویت در پروژه‌هایی که برایشان جالب به نظر می‌رسد، ترغیب شوند. اما با این وجود، افراد همچنان قابل‌اتکا بوده و زمانی که وارد گروه جدید می‌شوند، انتظارات به‌صورت شفاف برایشان مشخص شده و ارزیابی ۳۶۰ درجه نیز وقتی که پروژه‌ها به پایان می‌رسد انجام می‌شود، تا سهم افراد قابل‌سنجش باشد.
۵. اطلاعات را به صورت گسترده اشاعه دهید
فقط ۴۰ درصد کارکنان اعلام کردند که اطلاعات کاملی درباره اهداف، استراتژی‌ها و روش‌های مربوط به شرکتشان دریافت کرده‌اند. این عدم‌قطعیت در مورد جهت‌گیری شرکت منجر به استرس‌های مزمن شده و مانع ترشح اکسی‌توسین و شکل‌گیری کار تیمی می‌شود. علاج این کار، داشتن ذهنیت باز (openness) یا (رو راست بودن) است. سازمان‌هایی که برنامه خود را با کارکنان به اشتراک می‌گذارند، عدم‌قطعیت نسبت به پیشبرد برنامه را کاهش می‌دهند. کلید اصلی در این موضوع، داشتن ارتباطات است. مطالعه انجام شده بر روی ۲/۵ میلیون مدیر تیم (پروژه) در ۱۹۵ کشور (مطالعات گالوپ در سال 2015) نشان می‌دهد، هر زمان سرپرستان ارتباطات روزانه خود را با کارکنان حفظ کرده‌اند، دلبستگی نیروی کار نیز بهبود پیدا کرده است. شرکت بافر (Buffer)، بهینه‌ساز محتوای شبکه‌های اجتماعی، پای خود را فراتر از این موضوع گذاشته و فرمول درآمدی را نیز به‌صورت آنلاین در اختیار افراد می‌گذارد. اگر دوست دارید بدانید مدیر عامل این شرکت ژول گاسکویین (Joel Gascoigne) چه کاری انجام داده؟ کافی است سری به وب سایت این شرکت بزنید. این یعنی باز بودن!
۶. به‌طور عمدی و ارادی روابط اجتماعی ایجاد کنید
شبکه ذهن که باعث فعال شدن هورمون اکسی‌توسین می‌شود، از گذشته نیز وجود داشته ولی با تحول روبرو بوده است. به این معنی که اعتماد و اجتماعی‌شدن که توسط هورمون اکسی‌توسین فعال می‌شوند، به‌طور عمیق ریشه در ماهیت ما دارند. هنوز هم در محیط کار پیام‌هایی دریافت می‌کنیم که محتوای آنها این است که به‌جای برقراری رابطه دوستی در محیط کار، باید روی تمام‌کردن وظایف محوله خود تمرکز کنیم. آزمایش های تجربی در محیط کار نشان می‌دهند که زمانی که افراد به صورت ارادی رابطه اجتماعی در محیط کار برقرار می‌کنند، عملکردشان افزایش پیدا می‌کند. مطالعه گوگل در این رابطه به این نتیجه رسیده که مدیرانی که دغدغه موفقیت و نشاط اعضای تیم را دارند، در کمیت و کیفیت کارشان عملکرد بهتری نسبت به دیگران دارند.
حتی مهندسان هم به اجتماعی‌شدن نیاز دارند. مطالعه بر روی مهندسان دره سیلیکون نشان می‌دهد که افرادی که با دیگران ارتباط موثر داشته و به آنها در پروژه‌هایشان کمک کرده‌اند، نه تنها از سوی دیگران برایشان احترام و اعتماد به همراه داشته، بلکه خودشان نیز بهره وری بیشتری داشته‌اند. شما ارتباط‌های اجتماعی را می‌توانید با ترتیب‌دادن نهار پس از جشن‌های کاری و فعالیت مربوط به تیم سازی ایجاد کنید. ممکن است به نظر این حالت تفریح اجباری به نظر برسد، اما وقتی که افراد نسبت به هم دغدغه داشته باشند، عملکرد بهتری خواهند داشت، چون نمی‌خواهند که هم‌تیمی‌شان دچار افت شود. اضافه‌کردن چالش ملایم به ترکیب کار باعث بهبود سرعت شبکه سازی اجتماعی می‌شود.
۷. زمینه رشد تمام جوانب فرد را تسهیل کنید
محیط‌های کاری اعتمادساز به افراد کمک می‌کند تا به‌صورت حرفهای و فردی خودشان را توسعه دهند. مطالعات متعددی نشان می‌دهد که صرفا کسب مهارت‌های جدید کافی نیست، زیرا اگر به صورت انسانی رشد نکنید، عملکرد شما با مشکل مواجه خواهد شد. شرکت‌هایی که اعتماد سازی در سازمان خود را مهم می‌دانند، هنگام توسعه استعداد، خود را با ذهنیت رشد نیز تطبیق می‌دهند. برخی از آنها نیز به این نتیجه رسیده‌اند زمانی که مدیران اهداف روشنی را مشخص کنند، به کارکنان اجازه استقلال رسیدن به آنها را بدهند و بازخورد مستمر ارائه کنند، دیگر نیازی به بررسی پیشینه عملکرد سالیانه آنها نخواهد بود. در عوض، مدیران و زیردستان فرصت‌های زیادی را پیدا خواهند کرد تا را روی رشد فردی و حرفهای خود تمرکز کنند. این رویکرد توسط شرکت‌های چون اکسنچر (Accenture) و ادوبی (Adobe Systems) به کار گرفته شده است. مدیران می‌توانند برای مطمئن‌شدن از اهداف حرفهای سؤالاتی از قبیل، «آیا کمکی به شغل آینده‌ات می کنم؟» را بپرسند. سرمایه‌گذاری در تمام جوانب فرد تأثیر شگرفی روی دلبستگی شغلی و حفظ کارکنان دارد.
۸. کمک بخواهید!
رهبران در محیط‌های کاری با اعتماد بالا به جای اشاره صرف به انجام‌دادن لیست کارها، از همکاران خود کمک می‌خواهند. تحقیقات نشان می‌دهد این کار موجب تحریک تولید اکسی‌توسین در دیگران می‌شود و حس اعتماد و همکاری را افزایش می‌دهد. کمک‌خواستن نشانه یک مدیر مطمئن بوده که دیگران را در رسیدن به هدف درگیر می‌کند. جیم وایتهرست (Jim Whitehurst) مدیر ارشد اجرایی شرکت نرم‌افزاری رد هت (Red Hat) اذعان داشته:«به این نتیجه رسیده‌ام که باز بودن در رابطه با موضوعاتی که آگاهی نسبت به آن ندارم، اثر معکوسی از آنچه که انتظارش را داشتم گذاشته و به من در ایجاد اعتبار کمک کرده است.» کمک‌خواستن به دلیل اینکه واکنش طبیعی انسان را به همکاری با دیگران تحریک می‌کند، مؤثر واقع می‌شود.
۱۲ توصیه مهم برای برقراری ارتباط موثر و اعتمادساز با کارمندان
اگر کارمندی به مدیر خود اعتماد نکند، شرکت آسیب می‌بیند. اگر مدیری کارمندانش را دائم بترساند، ممکن است کارها سریع‌تر انجام شوند، اما کارمندان، دیگر برای حفظ شغل خود تلاشی نمی‌کنند. مدیران هوشمند می‌دانند که اگر کارمندان دغدغه‌ای به‌جز کارشان نداشته باشند، با خلاقیت و اشتیاق بیشتری کار می‌کنند و در این صورت، راه‌حل‌های بیشتری برای مشکلات و مسائل پیدا می‌شود.
همه این موارد گفته‌شده، نه‌تنها برای حفظ کارمندان شرکت، بلکه برای پیروزی در رقابت‌ها است؛ زیرا کارمندان خوب فقط اگر گزینه دیگری نداشته باشند، در محیط کار ناخوشایند کار می‌کنند.
برای داشتن محیط کار مناسب، باید بین مدیر و کارمندان اعتماد و روابط درست ایجاد شود؛ اما چگونه مدیران می‌توانند با کارمندان خود ارتباط مؤثری برقرار کنند؟
برای جواب این سؤال، توصیه‌های اعضای شورای مربیان فوربس (Forbes Coaches Council) را برایتان گرد آورده‌ایم.
۱. برای جلب اعتماد کارمندانتان تلاش کنید
کارهای زیادی هست که می‌توانید با انجام آنها، اعتماد کارمندانتان را جلب کنید. برای شروع، باید پذیرای تغییرات باشید و سعی کنید با کارمندانتان صادق باشید. ارتباط‌برقرار‌کردن و صحبت‌کردن با آنها، داشتن سیاست «درهای باز»، پیگیری مسائلشان و آماده‌بودن برای کمک به آنها می‌تواند کارهای بسیار مؤثری باشد. گاهی اوقات، کوچک‌ترین توجهات و مهربانی‌ها، مثلا دعوت آنها برای صرف ناهار، می‌تواند تأثیر بسیار خوبی داشته باشد.
۲. اسم شما مهم‌تر از سمَتتان است
اگر می‌خواهید خود را معرفی کنید، ابتدا اسم خود را بگویید، بعد سمَتتان را. اینکه شما فردی هستید که به شخصیت دیگران احترام می‌گذارد، بسیار مهم‌تر است از اینکه شما تنها مدیر یک بخش هستید. به شخصی که در مقابل شما است توجه کنید، او را بشناسید و به‌دنبال توافق با او باشید.
۳. از کارمندانتان درمورد اولویت‌هایشان سؤال کنید
یکی از اعضای شورا می‌گوید: «در تمام سال‌هایی که رهبران تیم‌ها را منتورینگ می‌کردم، دریافتم که ساده‌ترین استراتژی برای ایجاد روابط مطمئن، از همه بیشتر نادیده گرفته شده است؛ این استراتژی، همان «سؤال‌کردن» است!».
از کارمندانتان بپرسید که به‌نظر آنها چه چیزی برای ساختن روابط مطمئن مؤثر است؟ چگونه ترجیح می‌دهند که به رسمیت شناخته شوند؟ چگونه دوست دارند دریافت کنند؟ چطور ترجیح می‌دهند ارتباط برقرار کنند؟ سؤال‌کردن و عمل به ترجیحات آنها، باعث برقراری اعتماد می‌شود.
۴. فعالانه گوش کنید
مدیران با پرسش‌های مؤثر و گوش دادن فعال به پاسخ‌های کارمندانشان، اعتماد را شکل می‌دهند. تکنیک «واکاوی دقیق» (drilling down) می‌تواند مکالمه‌ای سطحی را به گفت‌وگو‌ی معناداری تبدیل کند. با رفتارتان به افراد نشان دهید که از ایده‌ها حمایت می‌کنید و به نگرانی‌ها اهمیت می‌دهید.
۵. سوپرایزها را برای تولدها نگه‌دارید، نه مسائل جدی
کارمندان به‌طور معمول، از غافل‌گیرشدن درباره بررسی‌ها، اخبار و مسائل جدی استقبال نمی‌کنند. مدیران می‌توانند با برقراری ارتباط منظم، به‌روزرسانی‌های برنامه‌ریزی‌شده درمورد عملکرد و با شفاف‌سازی اطلاعات درباره سلامت سازمان، رابطه درستی با کارمندان برقرار کنند. اطمینان کارمند از رابطه‌اش با مدیر، می‌تواند انگیزه‌بخش باشد و در روابط سازمان اعتمادسازی کند.
۶. اعتماد خود را نشان دهید
ارنست همینگوی (Ernest Hemingway)، نویسنده معروف آمریکایی، می‌گوید: «بهترین راه برای فهمیدن اینکه آیا می‌توانید به کسی اعتماد کنید یا خیر، این است که ابتدا خودتان به او اعتماد کنید»؛ بنابراین اگر می‌خواهید کارمندانتان به شما اعتماد کنند، ابتدا باید خودتان به آنها اعتماد کنید. برای آنها وظیفه‌ای در نظر بگیرید و بگذارید به‌تنهایی آن را انجام دهند. این حرکت ساده بسیار باارزش است،آ زیرا اگر کارمندانتان باور داشته باشند که به آنها اعتماد دارید، وظایفشان را بهتر انجام می‌دهند.
۷. به یکدیگر احترام بگذارید
ساده‌ترین راه افزایش اعتماد، احترام‌گذاشتن است؛ یعنی اینکه دستاوردها را به رسمیت بشناسید و درمورد شکست‌ها، شفاف باشید. تمرین عاداتی مانند گوش‌دادن و هم‌زمان اهمیت‌دادن، برقراری ارتباط چشمی و پذیرش اشتباهات، باعث تقویت احترام بین شما و افراد می‌شود و در نهایت عملکرد گروه بهتر خواهد شد.
۸. به آنها نشان دهید که از شکست نمی‌ترسید
هر کارمندی، تهدیدی برای مدیر ناامن است. هرگونه اشتباه یا تلاشی در عملکرد باعث می‌شود که مدیر بد به نظر برسد؛ بنابراین هر کارمندی به‌عنوان یک تهدید تلقی می‌شود. این رفتار خودخواهانه است، به عملکرد تیم آسیب می‌زند و مکان ناامنی برای تیم ایجاد می‌کند. برقراری اعتماد، فقط در محیطی خالی‌ازترس اتفاق می‌افتد. هر مدیری باید بر احساس ناامنی خود غلبه کند تا بتواند به‌جای پرداختن به خود، بر ساختن تیم متمرکز شود.
۹. با صداقت رهبری کنید
با «عوض‌نکردن حرفهای خود» یا با «زیر قول خود نزدن»، به کارمندان نشان دهید که مدیر مطمئنی هستید. صداقتتان را به کارمندانتان ثابت کنید؛ تنها آنچه را که انجام می‌دهید، بگویید و حتما آنچه را که می‌گویید، انجام دهید. به آنها نشان دهید که در راستای ارزش‌های سازمان، پیش‌رو هستید. به افرادی که با صداقت عمل می‌کنند، پاداش دهید. به آنها اعتماد کنید و از آنها بخواهید که به شما اعتماد کنند. قابل‌اعتماد و شرافتمند باشید و همان‌طور که انتظار دارید با شما رفتار کنند، با آنها رفتار کنید.
۱۰. به کارمندانتان اجازه مدیریت برخی از وظایف را بدهید
با «مدیریت ذره‌بینی» نمی‌توانید به کارمندانتان آزادی عمل بدهید. فرصت مدیریت مستقلانه کارهایشان را به آنها بدهید و آنها را برای مدیریت فعالیت‌های خود آماده کنید؛ مثلا به آنها اجازه دهید تا جلسات بررسی عملکرد پایان ماه را هدایت کنند. می‌توانید از آنها بخواهید که خود را ارزیابی کنند و «شاخص کلیدی عملکرد» یا «KPI»های خود را اصلاح کنند. این کارها، مدیران درون سازمان شما را به‌صورت تدریجی آماده می‌کنند، احساس مسئولیت پذیری را ایجاد می‌کنند و باعث ایجاد رابطه‌ای اعتمادپذیر می‌شوند.
۱۱. در هر شرایطی از کارمندانتان حمایت کنید
زندگی شخصی اعضای تیمتان اهمیت دارد، زیرا اگر آنها در خانه اوقات بدی داشته باشند، عملکردشان سر کار ضعیف خواهد شد. مدیران موفق، به مسائل درونی کارمندانشان اهمیت داده، آنها را در اولویت قرار می‌دهند و در شرایط سخت زندگی از آنها حمایت می‌کنند. به همین ترتیب مدیران باید پیروزی‌ها و موفقیت‌ها را با کل تیم جشن بگیرند. مردم را در هر شرایطی حمایت کنید و رابطه اطمینان‌پذیر عمیقی را پرورش دهید.
۱۲. همیشه تمام جواب‌ها را نشان ندهید
به چه کسی اعتماد دارید؟ به‌طور معمول، این فرد شخصی است که به شما اجازه می‌دهد تا «خودتان باشید» و شما را تشویق می‌کند به‌طور مداوم رشد کنید، یاد بگیرید، اشتباه کنید و ارتقا پیدا کنید؛ بنابراین کنجکاو باشید و به‌جای تهیه همه پاسخ‌ها، حتی وقتی جواب را می‌دانید، سؤالات زیادی را مطرح کنید و بگذارید دیگران پاسخ آنها را پیدا کنند.
با ساختن یک رزومه حرفهای، برای استخدام در بهترین فرصت‌های شغلی اقدام کنید.
دیدگاه