برنامه بهبود مستمر چیست و چطور می‌توان آن را عملیاتی کرد؟

رهبران اغلب به‌دنبال راه‌هایی برای رشد شرکت هستند و وظیفه دارند که از پیشرفت در جهت اهداف جدید و موجود مطمئن شوند. این نوع تفکر را می‌توان به وسیله‌ی یک «برنامه بهبود مستمر در محل کار» ساخت که همواره کسب‌و‌کار را برای رسیدن به اهداف جدید به چالش می‌کشد.

ما در این مطلب برنامه بهبود مستمر را با تکنیک‌هایی درمورد چگونگی استفاده از آن در محل‌ کار تعریف خواهیم کرد، همچنین به نمونه‌های خوبی از برنامه‌های بهبود مستمر محل کار نگاه خواهیم کرد.

آگهی استخدام

جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.

برنامه بهبود مستمر چیست؟

چگونه می‌توان فرهنگ بهبود مستمر را در محل کار ایجاد کرد؟

برای انجام موفق برنامه بهبود مستمر در محل کارتان می‌توانید این ۵ مرحله را دنبال کنید:

۱. روش مناسب برای برنامه بهبود مستمر را انتخاب کنید

برنامه بهبود مستمر بسیاری وجود دارد که می‌توانید متناسب با نیازهای محل کار خود انتخاب کنید.

برخی از تکنیک‌های خاص بهبود عبارت‌اند از:

• برنامه - انجام - بررسی - اقدام (PDCA): اولین مرحله در فرایند جمع‌آوری اطلاعات و داده‌ها مرحله «برنامه» است. در مرحله «انجام» برنامه‌ خود را در مقیاس کوچک اجرا خواهید کرد. پس از یک دوره زمانی مشخص، نتایج روش خود را در مقیاس کوچک بررسی می‌کنید و تنظیمات لازم را انجام می‌دهید. برای مرحله «اقدام» راه‌حل یا روش خود را در مقیاس کامل اعمال خواهید کرد. می‌توانید چرخه دمینگ را هر چند بار که لازم شد، تکرار کنید.
• نقشه‌برداری جریان ارزش (Value stream mapping): این روش به تیم‌ها امکان ساخت فرایند و روش‌های بصری را می‌دهد. آن‌ها اطلاعاتی را درمورد وضعیت فعلی پروژه یا روند خود جمع‌آوری می‌کنند، سپس مراحل لازم را برای برداشتن یک هدف پیشنهادی ترسیم می‌کنند. «نقشه‌برداری جریان ارزش» روش نابی است، به این معنا که به تیم‌ها در شناسایی و حذف منابع و زمان تلف‌شده کمک می‌کند تا فرایند‌ها سریع‌تر و آسان‌تر شود.
• (S5 strategy) استراتژی S5: این مورد، که از ژاپنی ترجمه شده است، شامل «سازماندهی»، «نظم و ترتیب»، «پاکیزه‌سازی»، «استانداردسازی» و «نگهداری» است. در مرحله سازماندهی منابع غیرضروری را شناسایی و از روند کارتان حذف می‌کنید. پس از جمع‌آوری منابع لازم و ضروری، آن‌ها را سازماندهی می‌کنید تا در مکان‌‌های مناسب قرار گیرند. «پاکیزه‌سازی» به‌معنی تمیز و مرتب‌ کردن مداوم فضای کاری خود برای داشتن یک جریان کاری آرام است. وقتی که شما «استاندارد‌سازی» می‌کنید، فرایند‌های خاصی را برای سازماندهی محیط کارتان توسعه می‌دهید. مرحله‌ آخر، «نگهداری»، به‌ این ‌معناست که به کارکنانتان اجازه دهید که به‌روش خودشان خود‌مدیریتی کنند.

۲. رشد را کنترل کنید

دومین مرحله در برنامه بهبود مستمر کنترل کردن رشد است. شما باید با مدیریت عملکرد، به‌طور مرتب پیشرفت را کنترل کنید تا تأیید کنید که  تیم‌ها اهداف عملکردی را برآورده می‌کنند یا خیر. جلساتی را به‌طور منظم برگزار کنید تا مطمئن شوید که همه با اهداف احساس راحتی می‌کنند و منابع موردنیاز خود را در اختیار دارند. مطمئن شوید که برای هر هدف عملکردی، مهلت مشخصی قائل هستید تا اعضای تیم بتوانند جدول زمانی داشته باشند.

۳. اهداف قابل ‌کنترلی را تعیین کنید

تعیین اهداف کوچک و واقع‌گرایانه برای موفقیت هر تیمی ضروری است. مدیریت‌پذیری اهداف، کارکنان را برای دستیابی به آن‌ها تشویق و تحریک می‌کند؛برای مثال، افزایش ۵ ‌درصدی رضایت مشتریان در پایان ۳ماهه هدفی واقع‌بینانه برای تیم خدمات مشتری است. آن‌ها در پاسخ می‌توانند ارتباط با مشتری را بهبود دهند و از مشتریان بخواهند که پس از هر تعامل بازخورد ارائه دهند.

۴. از کارکنان بازخورد بخواهید

داشتن یک تیم متعهد بسیار مهم است و همه اعضای تیم باید نقش فعالی داشته باشند. درخواست مداوم از اعضای تیم برای اشتراک‌گذاری پیشرفت و پس‌رفتشان در تنظیم دستورالعمل‌ها و راهنمایی کارکنان به شما کمک می‌کند؛ همچنین ممکن‌ است کارکنان برای رسیدن به هدف ایده‌های جدیدی داشته باشند که برای شما آشکار نباشد.

۵. تیم را به طور مرتب به‌روز کنید

آخرین مرحله از برنامه بهبود مستمر به‌روز رسانی تیم است. تیم خود را با دادن گزارش زمانی در پروژه‌ها و اهداف تشویق کنید. تیم را هر هفته درمورد پیشرفت به‌روز کنید تا آن‌ها متوجه شوند که چگونه کارشان بر اهداف تأثیر می‌گذارد. این کار به کارکنان انگیزه می‌دهد تا روی وظایف خود متمرکز بمانند و به‌سرعت به مسائلی که به رفع آن‌ها نیاز دارند، رسیدگی کنند.

نمونه های برنامه بهبود مستمر

در اینجا ۲ نمونه از برنامه بهبود مستمر را می‌بینیم:

افزایش فروش

یک شرکت برای افزایش فروش هدف‌گذاری می‌کند؛ بنابراین، مدیر بخش فروش با تیم ملاقات می‌کند تا درباره یک جدول زمانی و چگونگی دستیابی به این هدف گفت‌و‌گو کنند. وقتی مدیر ۱ ماه بعد جلسه دیگری برگزار می‌کند، متوجه می‌شوند که نیمی از فروشی را که انتظار داشتند، دارند. مدیر درمورد روند کار درخواست بازخورد می‌کند تا دریابد که آیا می‌توانند فروش را بهبود بخشند. چندین کارمند اشاره می‌کنند که به‌‌نظر آن‌ها تکنیک‌های فعلی فروش مفید نیستند؛ بنابراین، تیم با همکاری یکدیگر روش جدیدی را امتحان می‌کند. مدیر قصد دارد تا ۲ ماه دیگر با تیم دیدار کند.

مدیر، فقط بعد از ۱ ماه، متوجه شد که تیم ۵۰٪ بیشتر از آنچه پیش‌بینی شده ‌بود، فروخته است.

بهبود محصولات

یک شرکت نرم‌افزاری محصول جدیدی را ارائه می‌دهد و باید یک تیم تضمین کیفیت، قبل از انتشار عمومی آن، تأیید کند که عملکردش خوب است. این تیم به‌طور مداوم از روش‌های مختلفی برای آزمایش عملکرد محصول استفاده می‌کند. هنگامی که آن‌ها با خطایی مواجه می‌شوند، تیم برای بحث درمورد علت خطا و تست روش‌های جدید جلسه‌ای تشکیل می‌دهد. آن‌ها فرایند تست‌کردن برنامه و آزمایش ایده‌های جدید را تکرار می‌کنند تا زمانی که برنامه عاری از خطا باشد.

استخدام مهندس عمران

جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.

منبع: indeed.com