شرح شغل (Job Description) چیست و چگونه نوشته می‌شود؟
برای جذب شایسته‌ترین متقاضیان برای یک موقعیت شغلی، نوشتن شرح شغل قانع‌کننده امری ضروری است. به طوری که نوشتن شرح شغلی خوب می‌تواند جایگاه شغلی موردنظرتان را در میان هزاران هزار موقعیت شغلی دیگر برجسته کند. شرح شغل (Job Description) از زیرمجموعه‌های تجزیه و تحلیل شغل است؛ جایی است که سازمان و شغل پیشنهادی‌تان را براي کارمندان آینده تبلیغ می‌کنید.
در این مطلب تعریف، کاربرد و نحوه‌ی نوشتن شرح شغل و شرح وظایف را که بخشی از شرح شغل محسوب می‌شود، به طور کامل بررسی می‌کنیم. برای آگاهی از راهکارهای طراحی شرح شغل جذاب این مطلب را تا انتها مطالعه کنید.
شرح شغل چیست؟
اکنون پاسخ می‌دهیم شرح شغل چیست و نحوه‌ی نوشتن شرح شغل را بررسی می‌کنیم.
شرح شغل مسئولیت‌ها، فعالیت‌ها، صلاحیت‌ها و مهارت‌هایی را که برای یک شغل الزامی هستند، به طورخلاصه‌ای بیان می‌کند. در واقع، این نوشته، نوع کاری را که باید انجام شود، توصیف می‌کند.
کلید اصلی نوشتن Job Description مؤثر این است که بین ارائه‌ی جزئیات کافی برای درک درست جایگاه شغلی در سازمان با مختصر بودن شرح شغل، تعادل خوبی را برقرار کنید. در شرح شغل باید جزئیات مهمی مانند رسالت، فرهنگ سازمان و هرگونه مزایایی که به کارمندانش ارائه می‌کند ذکر شوند. حتی ممکن است بازه‌ی درآمد و افراد بالادست موقعیت شغلی مورد نظر نیز در آن مشخص شوند.
Job Description کارآمد جزئیات کافی را در اختیار متقاضیان قرار می‌دهد تا بتوانند تشخیص دهند که برای کار در موقعیت پیشنهادی به میزان کافی شایستگی دارند یا خیر. در یکی از نظرسنجی‌های سایت ایندید (Indeed)، ۵۲ درصد کارجویان اعلام کردند که کیفیت شرح شغل در تصمیم‌شان برای ارسال درخواست برای آن شغل، تأثیر زیادی داشته‌است.
حال که دانستید شرح شغل چیست، وقت آن است که با نحوه‌ی نوشتن بخش‌های مختلف آن، مانند بخش شرح وظایف و مسئولیت‌ها آشنا شوید.
شرح شغل از چه بخش‌هایی تشکیل شده‌است؟
۱. عنوان شغل
برای مشاغل عناوین اختصاصی انتخاب کنید
عناوین شغلی اختصاصی از عناوین کلی مؤثرتر هستند. بنابراین با استفاده از عباراتی کلیدی که شغل را به‌طور مشخص‌تری توصیف می‌کنند، دقیق‌تر عمل کنید. در واقع، یکی از نظرسنجی‌های سایت ایندید در سال ۲۰۲۰ مشخص کرده‌است که ۳۶ درصد از کارجویانی که از سایت‌های کاریابی استفاده می‌کنند، برای جست‌وجوی شغل مورد نظرشان، عنوان آن را در سایت‌ها وارد می‌کنند.
از ادبیات خاصی که ممکن است کارجو را سردرگم کند، استفاده نکنید
برای اشاره به سطح تجربه، به جای استفاده از اصطلاحات و عباراتی که افراد به احتمال کم‌تری آن‌ها را جست‌وجو می‌کنند، عبارت استانداردی مانند مدیر ارشد را به کار ببرید. ادبیات شرح شغل باید تا حد ممکن عمومی باشد. بهتر است به سراغ نسخه‌ی نهایی شرح شغلی‌ای که نوشته‌اید بروید و تمام کلماتی را که احتمال دارد برای گروه خاصی از مخاطبان مناسب نباشند، تغییر دهید.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
۲. خلاصه‌ی شغل
متن را با خلاصه‌ای قوی و جذاب شروع کنید
خلاصه‌ی نوشته‌شده در این بخش از Job Description باید از سازمان و انتظاراتی که درباره‌ی جایگاه شغلی مورد نظر وجود دارند، تصویری کلی را ارائه کند.
با ذکر جزئیات درباره‌ی آنچه شرکت‌تان را منحصربه‌فرد می‌کند، خوانندگان را مجذوب کنید
شرح شغل، سازمان و برند کارفرمایی شما را معرفی می‌کند. با اشاره به جزئیاتی درباره‌ی فرهنگ سازمان‌تان به طور کلی مشخص کنید که چرا متقاضی باید شما را انتخاب کند. در یکی دیگر از نظرسنجی‌های سایت ایندید مشخص شده که برای ۷۲ درصد از کارجویان، خواندن جزئیات درباره‌ی فرهنگ سازمانی در شرح شغل اهمیت زیاد یا بسیار زیادی دارد.
موقعیت مکانی دقیق شغل را ذکر کنید
محل دقیق پست كاری را در شرح شغل ذکر کنید تا آگهی شغلی‌تان بهینه شود و در بخش‌های بالاتر لیست نتایج جست‌وجوی مشاغل قرار گیرد.
۳. شرح وظایف و مسئولیت‌ها، یکی از بخش‌های شرح شغل
مسئولیت‌های اصلی جایگاه شغلی را برجسته کنید
مطمئن شوید که لیست مسئولیت‌ها دارای جزئیات، اما مختصر و مفید است. همچنین هنگام نوشتن شرح وظایف باید بر وظایفی که احتمال دارد به شرکت شما مختص باشند، تأکید کنید. برای مثال، اگر بخواهید فردی را برای جایگاه شغلی مدیریت رویداد انتخاب کنید و در موقعیت مورد نظر، داشتن تخصص در زمینه‌ی رسانه‌های اجتماعی برای تبلیغ رویدادها ضروری باشد، در شرح شغل به این نکته اشاره کنید تا متقاضیان بتوانند تشخیص دهند که واجد شرایط هستند یا خیر.
فعالیت‌های روزمره‌ی مرتبط با جایگاه شغلی را برجسته کنید
این کار به متقاضیان کمک می‌کند که با محیط کار و فعالیت‌هایی که به طور روزمره در معرض‌شان قرار خواهند گرفت، آشنا شوند. همچنین، دسترسی به این سطح از جزئیات در تشخیص مناسب بودن یا نبودن شغل و سازمان برای متقاضی، به او کمک می‌کند که در این صورت شما نیز می‌توانید بهترین متقاضیان را برای مشاغل‌تان جذب کنید.
جایگاه سازمانی شغل مورد نظر را به طور دقیق مشخص کنید
کارکنان بالادست را معرفی و نحوه‌ی عملکرد فرد را در سازمان مشخص کنید تا متقاضی بتواند از شغل پیشنهادی تصویری کلی را به دست آورد و شیوه‌ی اثرگذاری آن شغل را بر سیستم کلی کسب‌وکار درک کند.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
۴. صلاحیت‌ها و مهارت‌ها
مهارت‌های نرم و سخت ضروری را لیست کنید
بدیهی است که شرح شغل باید میزان تحصیلات، سوابق کاری، مدارک و مهارت‌های فنی الزامی برای شغل را مشخص کند. بهتر است مهارت های نرم موردنیاز مانند توانایی برقراری ارتباط و حل مسئله و همچنین صفات شخصیتی‌ای را که برای کارمندی ایدئال در ذهن دارید، ذکر کنید.
لیست خود را مختصر و مفید بنویسید
شاید فهرست کردن تمام مواردی که برای کارمندی ایدئال تجسم می‌کنید، وسوسه‌برانگیز باشد، اما به یاد داشته‌باشید که وجود تعداد زیادی از ویژگی‌ها و مهارت‌های الزامی می‌تواند متقاضیان مستعد را دلسرد کند.
در نظرسنجی‌ای که در سال ۲۰۱۸ و در سایت ایندید انجام گرفت، ۶۳ درصد از متقاضیان اعلام کردند که اگر احساس کنند با ابزارهای گفته‌شده در شرح شغل آشنا نیستند یا مهارت‌های ضروری را ندارند، برای شغل مذکور درخواست ارسال نمی‌کنند. ۳۷ درصد باقی‌مانده نیز بیان کرده‌اند که به دلیل نداشتن سابقه‌ی کاری به میزان گفته‌شده در شرح شغل، درخواست‌شان را ارسال نمی‌کنند.
به همین دلیل، برای ترغیب متقاضیانِ متنوع به ارسال درخواست شغلی، تفکیک مهارت‌های الزامی از مهارت‌های ترجیحی اهمیت بالایی دارد. ۷۱ درصد از کارفرمایانی که در نظرسنجی شرکت کرده‌اند، اعلام کرده‌اند که پیش از این نیز این کار را انجام می‌دادند.
۵. درآمد و مزایا، بخش دیگر از شرح شغل
بازه‌ی درآمد را مشخص کنید
کارجویانی که صلاحیت‌های بالایی دارند، به دنبال فرصت‌های شغلی‌ای هستند که به نیازهای مادی آنان به‌خوبی پاسخ دهد. با این حال، بنابر نظرسنجی ایندید در سال ۲۰۱۹، نزدیک به ۷۰ درصد کارجویان، اطلاعات مرتبط با میزان درآمد را در شرح‌شغل‌ها هرگز ندیده یا فقط در موارد اندکی با آن‌ها مواجه شده‌اند. با اضافه کردن بخش درآمد به شرح شغل از سایر کارفرمایان متمایز شوید و توجه بهترین گزینه‌ها را به خود جلب کنید.
مزایا و محاسن مهم را ذکر کنید
این شغل برای متقاضی چه سودی به همراه دارد؟ اغلب کارجویان موافق هستند که در تصمیم به پذیرش یا رد پیشنهادهای شغلی، محاسن و مزایای سازمان‌ها به‌طور چشم‌گیری تأثیر‌گذار هستند. با به اشتراک گذاشتن جوایز و مزایای جذابی که به کارمندان خود ارائه می‌کنید، افراد بیش‌تری را به ارسال درخواست تشویق کنید. برخی از این مزایا عبارت‌اند از:
- مرخصی با حقوق به میزان نامحدود؛
- ساعت کاری شناور؛
- پوشش هزینه‌های پزشکی؛
- میان‌وعده‌های غذایی؛
- پرداخت هزینه‌ی تحصیل؛
- اجازه‌ی ورود حیوانات خانگی.
نمونه شرح شغل
در زیر چند نمونه متن آگهی استخدام که شامل شرح شغل هستند را ارائه می‌کنیم:
شرح شغل حسابداری
شرح شغل مدیر منابع انسانی
شرح شغل کارشناس فروش
شرح شغل کارشناس تولید محتوا
شرح شغل کارشناس دیجیتال مارکتینگ
خلاصه
شرح شغل به کمک تحلیل و بررسی شغل تهیه می‌شود، همچنین شامل اطلاعاتی در مورد نوع کار، میزان درآمد، شرح وظایف و مسئولیت‌ها و سایر اطلاعات مربوط به شغل است. شرح وظایف مجموعه‌ای از وظایف و مسئولیت هایی‌ست که هر فرد در جایگاه شغلی خود موظف به انجام آن‌ها‌ست.
در این مطلب به طور کامل توضیح دادیم شرح شغل یا Job Description چیست و همچنین نحوه‌ی نوشتن بخش‌های مختلف شرح شغل مانند شرح وظایف را بررسی کردیم. امیدواریم که با استفاده از نکات و راهکارهای گفته‌شده، برای موقعیت‌های شغلی آینده Job Description مؤثر و جذابی را بنویسید. اگر سؤالی درباره‌ی چگونگی نوشتن شرح شغل و یا شرح وظایف دارید، با ما در میان بگذارید.
با ساختن یک رزومه حرفه‌ای، برای استخدام در بهترین فرصت‌های شغلی اقدام کنید.
منبع: indeed.com
دیدگاه