۱۰ نکتهی کاربردی برای بهبود فرایند استخدام
زمانی که یک موقعیت شغلی در سازمان و مجموعه شما ایجاد می‌شود، معمولا در طی چند روز فرد مناسب برای آن موقعیت شغلی را می‌یابید؟ اغلب سازمان‌ها بودجه و زمان زیادی را در اختیار ندارند و نمی‌توانند برای استخدام هر فرد و برای هر موقعیت شغلی، منابع زیادی صرف کنند. به همین خاطر بهبود فرایند استخدام و کاهش بازه زمانی یافتن افراد متخصص برای موقعیت‌های شغلی سازمان، بسیار ضروری و حیاتی به نظر می‌رسد.
در این نوشتار ۱۰ روش موثر برای بهبود فرایند استخدام نیروهای جدید در سازمان را با استفاده از منابع موجود به‌عنوان مهم‌ترین اهرم و البته استفاده بهینه از ابزار موجود در مجموعه، بررسی می‌کنیم.
۱. استفاده از نرم‌افزار ATS
مهم‌ترین المان یک استراتژی بهینه استخدام، استفاده از یک نرم افزار جذب و استخدام (ATS) است. نرم‌افزار ATS به مدیران استخدام کمک می‌کند که رزومه‌های ارسالی را در تمام فرایند استخدام و تعاملات اتوماتیک رهگیری کنند و بدین شکل هیچ‌کدام از متقاضیان برتر در این فرایند حذف نشوند.
شاید یکی از مهم‌ترین قابلیت‌های نرم‌افزار ATS این باشد که به شما کمک می‌کند محل اصلی جذب نیروهای احتمالی سازمان خود را بشناسید و به شما اعلام می‌کند که متقاضیان برتر از طریق کدام یک از کانال‌های ارتباطی هم‌چون صفحه فرصت شغلی سایت سازمان، شبکه‌های اجتماعی مجموعه و یا سایر محیط‌های دیگر، به سازمان شما راه پیدا کرده‌اند. این اطلاعات به مدیران کسب‌وکارها کمک می‌کند که منابع مناسب و کانال‌ها ارتباطی مفید را بشناسند و به همین خاطر بقیه بودجه و منابع خود را در محیط‌های کارآمد هزینه کرده و برخی محیط‌های بیهوده را از پروسه یافتن افراد متخصص حذف کنند.
اگر در حال حاضر در سازمان خود از یک نرم‌افزار ATS استفاده نمی‌کنید، توصیه می‌کنیم که هر نوع فعالیت فعلی را رها کرده و در اسرع وقت یک نرم‌افزار ATS را نصب و در مجموعه، پیاده‌سازی کنید.
۲. درج تنها نکات مهم و ضروری در احراز شغلی
تحقیقات نشان داده اغلب زنان تنها برای آگهی‌هایی رزومه می‌فرستند که مهارت‌های‌شان به‌صورت ۱۰۰ درصد با احراز شغلی درج شده در آگهی استخدامی، تطابق داشته باشد؛ در صورتی که مردان در صورت وجود حدودا ۶۰ درصد مطابقت، رزومه‌های خود را ارسال می‌کنند. درج برخی جزئیات کم‌اهمیت هم‌چون داشتن مدارک و گواهی‌نامه‌های مختلف برای مسئولیت‌های ثانویه آن موقعیت شغلی، باعث می‌شود که دایره انتخاب شما به‌طرز چشم‌گیری کاهش پیدا کند.
در نتیجه احتمالا جست‌وجوی شما برای یافتن یک فرد متناسب، زمان بیشتری به خود اختصاص می‌دهد و به این شکل، زمان و بودجه بیشتری نیز هدر خواهد رفت. علاوه بر این، با تنگ‌تر کردن دایره انتخاب، نمی‌توانید یک تیم با مهارت‌های متنوع و فراگیر گرد هم آورید و در نهایت، این تیم‌ها نمی‌توانند نمایانگر شخصیت و نیازهای واقعی سازمان و یا مشتریان شما باشند. بنابراین احراز شغل را به‌صورت اصولی و مختصر بنویسید تا متقاضیان متنوع و شایسته‌ای را به سازمان و مجموعه خود جذب کنید.
۳. در اولویت‌گذاشتن تعامل بین سازمان و متقاضیان
معطل‌کردن متقاضیان شایسته در پروسه استخدام، باعث می‌شود که این افراد از ادامه همکاری با سازمان شما دل‌سرد شوند و ترجیح دهند که با سایر سازمان‌ها و یا رقبای شما، همکاری کنند. در فرایند استخدام، تعامل و ارتباط خود را با متقاضیان حفظ کنید؛ حتی اگر انجام این کار تنها به ارسال پیام‌هایی با مضمون «سلام! هم‌چنان خبر تازه‌ای وجود ندارد!» محدود شود.
انجام این کار به این دلیل ضرورت دارد که متقاضیان برتر معمولا چندین تقاضای همکاری را به‌صورت هم‌زمان برای چندین سازمان ارسال می‌کنند، و اگر پیام جدیدی به آنها ارسال نشود و یا اینکه ندانند چه مدت زمان بیشتری باید در انتظار خبری از سوی سازمان شما سپری کنند، احتمالا منتظر نمانده و کار خود را با سایر سازمان‌های رقیب آغاز خواهند کرد.
به همین خاطر سعی کنید همیشه در اولویت ذهن و البته اولویت صندوق ورودی ایمیل متقاضیان قرار بگیرید و از این طریق، گزینه‌های فعلی خود را حفظ کرده و به شروع و راه‌اندازی مجدد پروسه استخدام نیازی نداشته باشید.
۴. اتکا بر کارمندان فعلی سازمان
برای یافتن افراد مناسب و استخدام آنها برای موقعیت‌های خالی شغلی در مجموعه، از نیروهای فعلی مجموعه و سازمان خود کمک بگیرید و به این شکل، هزینه‌های فرایند استخدام را کاهش دهید. برای انجام این کار، می‌توانید از تاکتیک‌های زیر برای افزایش تعامل نیروهای خود در فرایند استخدام استفاده نمایید.
استخدام‌های داخلی
پیش از آن‌که به دنبال استخدام نیروهای جدید باشید و یک آگهی استخدامی منتشر کنید، نیروهای فعلی خود را بررسی و ارزیابی کرده و افرادی را بیابید که با ترفیع دادن به آنها، بتوانید موقعیت‌های شغلی موجود را پر کنید. یک استخدام داخلی و درون سازمانی منافع زیادی برای شما در پی دارد، این افراد معمولا تمام نیروهای تیم، اهداف کسب‌وکار و البته فرهنگ سازمانی را بهخوبی می‌شناسند و همین موضوع باعث می‌شود هزینه استخدام و زمان شروع به کار آنها نسبت به یک فرد جدید، به‌شدت کاهش پیدا کند.
علاوه بر این، ارائه پیشنهاد و فرصت ارتقا به نیروهای فعلی تیم، پیش از استخدام نیروهای جدید، به نیروهای سازمان‌تان نشان می‌دهد که شما برای آنها ارزش زیادی قائل هستید و از پیشرفت کاری‌شان پشتیبانی و حمایت می‌کنید. این رفتار، میزان تعامل و مشارکت نیروهای مجموعه را به‌شدت افزایش داده و البته نرخ ریزش کارکنان سازمان را نیز به‌شدت کاهش می‌دهد.
ایجاد یک برنامه معرفی
یک برنامه ارجاع و معرفی پیاده‌سازی کنید که با استفاده از آن، معرفی و ارجاع کاندیداهای احتمالی در مجموعه را تشویق نمایید. پاداش‌های مالی در این بخش بسیار رایج هستند، اما احتمالا افراد تیم شما از دریافت پاداشی هم‌چون پرداخت هزینه تعطیلات آخر هفته همراه با همسر، انگیزه بسیار بیشتری کسب کنند.
برای این کار، یک برنامه مشخص طراحی کنید که زمان و مکان هر پاداش به‌صورت یکسان در آن توزیع شده باشد. چند ماه انتظار پس از استخدام افراد و سپس اعطای پاداش به فرد معرف، یک استاندارد مناسب است و بدین شکل تضمین می‌کنید که پاداش‌ها پس از معرفی‌های کارآمد و استخدام‌های واقعی، اعطا خواهند شد.
اتکا بر نیروهای مجموعه به‌عنوان نیروهای بخش استخدامی
افراد خوب، با افراد خوب و قابل اعتمادی نیز معاشرت می‌کنند. یک تیم داخلی استخدامی ایجاد کنید و از دایره معاشرت نیروهای مجموعه خود در شبکه‌های اجتماعی، به‌عنوان نیروهای بخش استخدامی سازمان بهره ببرید. تصاویر مناسب و مشارکت برانگیزی در اختیار نیروهای سازمان قرار دهید؛ هرچند نیازی نیست که این تصاویر بسیار حرفه‌ای و خاص باشند و از آنها بخواهید که این عکس‌ها را در شبکه‌های اجتماعی خود منتشر کنند.
انجام این کار، شانس شما را برای دریافت تقاضای همکاری از سوی افراد متخصص و متقاضیان منحصر به‌فرد، افزایش می‌دهد و به شما کمک می‌کند که افراد مستعد و متبحری را در کنار خود گرد هم آورید.
۵. ملاقات با افراد برتر در محل حضور و فعالیت آنها
تعیین مکان حضور متقاضیان برتر، یکی از بخش‌های ضروری و مهم است. اگر به دنبال افرادی هستید که به‌تازگی کار خود را آغاز کرده باشند، باید آنها را در شبکه‌های اجتماعی مرتبط به استخدام نیروهای متخصص مانند لینکدین بیابید. در عوض، نیروهای متخصص و باتجربه چند سال فعالیت، اغلب در محیط‌های کلاسیک و سنتی هم‌چون پلتفرم‌ها و سایت‌های کاریابی حضور دارند. در هر صورت، اگر کانال ارتباطی صحیح با نیروی مد نظر خود را به‌درستی انتخاب نکنید، در حال هدر دادن زمان و بودجه خود خواهید بود و کار شما هم‌چون آب در هاون کوبیدن خواهد بود.
یکی از روش‌های مناسب که باعث تسهیل فرایند استخدام می‌شود این است که راه‌های ارتباطی مناسب و اختصاصی برای هر گروه را بشناسید و بدانید که معمولا افراد متخصص حوزه شما، در کدام محیط‌ها حضور دارند. به همین خاطر باید بگوییم که کلید اصلی موفقیت در این بخش این است که پیش از انتخاب و یا اجرای استراتژی استخدامی سازمان خود، محیط‌هایی را که برترین متخصصان این حوزه در آن‌جا فعالیت می‌کنند شناسایی کنید.
نکته مهم دیگر، تعیین ابزار و تجهیزات مورد نیاز در پروسه استخدام است. شما باید تنها بر ابزارهای جذب و استخدام مناسب و کارآمد تمرکز کرده و از محک‌زدن همه ابزار و روش‌های موجود پرهیز کنید؛ زیرا در صورت استفاده از تمام ابزار ممکن، برای هر استخدام حجم بسیار بزرگی از انواع کارهای اضافه و بیهوده ایجاد خواهید کرد.
۶. ساده‌سازی فرایند مصاحبه سازمان خود
معمولا کارمندان بخش منابع انسانی تمام تجهیزات و دانش مورد نیاز برای مصاحبه با کاندیداهای هر موقعیت شغلی را در اختیار دارند، اما آیا این امکانات و دانش لازم برای مدیران استخدام نیز به همین شکل وجود دارد یا آنها اطلاعات و تجهیزات کمتری دارند؟
به احتمال بسیار زیاد، شما انتظار دارید افرادی که قرار است به‌صورت نزدیک و مستقیم با متقاضیان جدید در ارتباط باشند، حداقل یک یا دو مصاحبه تخصصی با این نیروهای جدید احتمالی نیز برگزار کنند. این افراد باید تمام نکات حقوقی، قانونی و اخلاقی مصاحبه‌‌کردن را بهخوبی شناخته و از آنها پیروی نمایند و علاوه بر این، راه‌های دقیق ارزیابی صلاحیت و شایستگی افراد را نیز بهخوبی بشناسند.
به همین خاطر شما باید یک برنامه و استاندارد دقیق برای ارزیابی نیروهای جدید طراحی کنید و برای استخدام نیرو در هر جایگاه شغلی سازمان، از آن استفاده نمایید. پیش از آغاز جست‌وجو برای نیروهای جدید، با مدیران استخدام گفت‌وگو کرده و از آنها بخواهید شخصیت فردی مورد نظر برای آن جایگاه شغلی را تعیین نمایند و البته وظایف و مسئولیت‌های فرد شاغل در آن موقعیت را نیز مشخص کنند. سپس بر اساس همان ویژگی‌ها و قابلیت‌های مد نظر، سوالاتی را طراحی کنید که پاسخ متقاضیان به آن سوال‌ها، وجود یا عدم وجود این قابلیت‌ها و ویژگی‌های مد نظر را تعیین کند.
برای مثال اگر به یک نیروی فروش در سازمان نیاز دارید و شخصیت این فرد باید کاملا مصر و با پشتکار باشد، از متقاضی استخدام برای این موقعیت در مجموعه، بپرسید که برای دست‌یابی به اهداف خود چقدر تلاش کرده و چقدر می‌جنگد. استفاده از این رویکرد برای هر نوع موقعیت شغلی، این تضمین را ایجاد می‌کند که سوالات درست و متناسبی را در طی فرایند استخدام از متقاضیان می‌پرسید.
این روش همراه با آموزش و تمرین مستمر افراد مصاحبه‌کننده، می‌تواند زمان مورد نیاز برای یافتن فرد و استخدام او را کاهش داده، میزان کاهش بهره وری کارمندان به دلیل طولانی‌شدن پروسه استخدام را به کمترین حد ممکن برساند و در نهایت باعث می‌شود که متقاضیان مناسب و برتر برای هر موقعیت شغلی را سریع‌تر و به‌راحتی بیابید.
۷. ایجاد مسیر استعدادیابی اختصاصی خود
یکی از روش‌های کاهش زمان استخدام این است که پیش از ایجاد یک موقعیت خالی شغلی در سازمان، افراد متناسب برای آن جایگاه شغلی را در نظر گرفته و فعالیت آنها را پیگیری کنید. ایجاد مسیر استعدادیابی اختصاصی خود، مخصوصا برای آن دسته از موقعیت‌های شغلی که نرخ ترک سازمان در آنها بیش از سایر جایگاه‌ها است، باعث می‌شود که خیلی زود بهترین و متناسب‌ترین افراد را شناسایی کنید.
برای این کار می‌توانید به یک گروه و مجموعه آنلاین متخصصین همان حوزه بپیوندید و از این طریق با کاندیداهای متناسب برای جایگاه‌های شغلی مد نظر خود، ارتباط برقرار کنید. حضور کارجویان تابع و آرام در پروسه بهبود فرایند استخدام و مخصوصا در شرایط کاندید محور فعلی، ضروری است. معمولا مسیر یک متقاضی به سمت یک جایگاه شغلی، از آغاز تا مرحله استخدام به ۶ مرحله مجزا تقسیم می‌شود که پر کردن فرم تقاضای همکاری و ارسال آن به سازمان مد نظر، معمولا تا مرحله چهارم این فرایند رخ نخواهد داد.
علاوه بر این، امروزه و در عصر دیجیتالی فعلی، متقاضیان پیش از شروع کار و ارسال رزومه به سازمان، چندین بخش مختلف را بررسی خواهند کرد. مواردی هم‌چون وب‌سایت رسمی، صفحه شغل‌های مجموعه، پروفایل شبکه‌های اجتماعی سازمان و انواع دیدگاه‌های ناشناس موجود در هر کدام از این بخش‌ها، مهم‌ترین محیط‌هایی هستند که کارجویان در فرایند استخدام و آغاز به کار، به بررسی آنها خواهند پرداخت.
باید دوباره خاطر نشان کنیم که این حوزه، در واقع بازار و محل انتخاب متقاضیان است. به همین خاطر آنها می‌توانند حساسیت به خرج دهند و با دقت کامل یک مجموعه و سازمان را برگزینند. بنابراین مدیران استخدام و کارمندان بخش منابع انسانی باید چه برداشتی از این توضیحات داشته باشند؟ اینکه در فرایند جذب و استخدام نیروهای جدید، صبر پیشه کرده و برای یافتن افراد ایدئال، پروسه جست‌وجو را خیلی زودتر از زمان نیازشان، آغاز کنند.
۸. معرفی فرهنگ سازمانی خود
فرهنگ سازمانی شما، شخصیت مجموعه و سازمان‌تان را نشان می‌دهد و همین موضوع، یک بخش کلیدی در پروسه استخدامی شما خواهد بود.
۴۶ درصد از کارجویان اعلام کرده‌اند که فرهنگ سازمانی نقش مهمی در فرایند انتخاب سازمان مورد نظرشان برای ارسال تقاضای همکاری ایفا می‌کند. باید بدانید که افراد اهمیت بسیار زیادی برای محل کار خود و نحوه انجام کارها در آن مجموعه قائل هستند و با تاکید بر فرهنگ سازمانی‌تان، به کارجویان نشان می‌دهید که شما در حال ساخت یک کسب‌وکار و البته یک اجتماع خاص بوده و می‌توانید انتظارات شغلی و اجتماعی آنها را برآورده کنید.
لحظات خاص و مهم کاری کارمندان خود را در وب‌سایت مجموعه به‌اشتراک بگذارید و بیانیه‌های اصلی و ارزش‌های مجموعه را دائما در صفحه «درباره ما» وب‌سایت خود، به‌روزرسانی کنید. اشتراک‌گذاری این جزئیات در رابطه با فرهنگ سازمانی و لحظه‌های خاص، به متقاضیان احتمالی کمک می‌کند که درک بهتری از حضور در مجموعه شما داشته باشند و همین موضوع، می‌تواند فرایند پذیرش شغل پیشنهادی را برای آنها بسیار راحت‌تر کند.
علاوه بر این، توصیفات کارمندان از محیط کار و سازمان‌تان را دائما منتشر کنید. با این کار به‌صورت هم‌زمان، فرهنگ سازمانی خود را ترویج داده و البته موقعیت‌های شغلی خالی مجموعه را معرفی خواهید کرد. برای مثال اگر به دنبال یافتن فرد مناسب برای موقعیت متصدی حساب‌ها (Account Executive) هستید، از یکی از متصدیان حساب رده بالا در سازمان خود بخواهید که موارد مورد علاقه خود در سازمان را شرح دهد و بگوید که سازمان چگونه توان‌مندسازی او، باعث شده که این فرد در جایگاه شغلی خود موفق باشد.
یک تصویر مناسب از این فرد فراهم کنید، البته نیازی نیست که این عکس حتما به‌صورت حرفه‌ای تصویربرداری شده باشد. تنها یک عکس واضح همراه با نورپردازی‌های مناسب کافی است. سپس این عکس را همراه با اظهارات این فرد، در شبکه‌های اجتماعی رسمی سازمان منتشر کرده و از مدیران استخدام سازمان و البته سایر نیروهای شاغل در مجموعه بخواهید که در صورت امکان، این پست را بازنشر کنند. همین اقدامات باعث می‌شود که سایر افراد جامعه برای همکاری با مجموعه شما انگیزه و رغبت بسیار بیشتری داشته باشند.
۹. افزایش بهره‌وری استراتژی برند کارفرمایی سازمان
برند کارفرمایی شما، همان دید و نگرش اجتماعی است که سایر افراد جامعه نسبت به شما به‌عنوان یک کارفرما و به سازمان‌تان دارند. با اینکه شما نمی‌توانید نگرش و طرز تفکر مردم را کنترل کنید، اما می‌توانید بر تفکر و نوع نگرش آنها، تاثیر مثبت بگذارید. اولین گام این است که یک پیشنهاد کاری ارزش‌مند را طراحی و تعیین کنید. همین گام ساده به شما کمک می‌کند که موقعیت‌های کاری موجود در سازمان را به‌شکل بسیار موثری به جامعه و متقاضیان برتر این حوزه معرفی نمایید.
پس از آن باید نگاه فعلی به سازمان را به‌روزرسانی کرده و با استفاده از جدیدترین موارد موجود، برند کارفرمایی جدید و تازه خود را به جامعه ارائه دهید. این برند، اولین موردی است که کارجویان در زمان بررسی سازمان شما با آن مواجه می‌شوند. بنابراین پیش از هر اقدامی، از وجود تمایز واقعی میان خود و سایر رقبا و البته وجود برندی که شخصیت واقعی سازمان‌تان را عرضه می‌کند، اطمینان حاصل کنید.
داشتن یک برند معتبر و مثبت از دید افراد جامعه باعث می‌شود که متقاضیان مد نظر شما به‌راحتی تحت تاثیر قرار بگیرند و البته به شما کمک می‌کند که تعداد بیشتری از متخصصان برتر به سازمان‌تان جذب شوند.
۱۰. حضور در رویدادهای تخصصی حوزه کاری خود و برگزاری آنها
فعالیت‌های خود برای یافتن استعدادهای برتر را در محیط‌هایی ادامه دهید که اغلب متخصصان آن حوزه در آن‌جا حضور داشته باشند. حضور در رویدادهای حوزه تخصصی کاری خود، نه تنها به شما کمک می‌کند که برخی از بهترین کارمندان احتمالی سازمان‌تان را در آن‌جا بیابید، بلکه این فرصت را در اختیارتان می‌گذارد که با سایر افراد هم‌فکر خود آشنا شده و احتمال ایجاد همکاری و شراکت‌های طولانی‌مدت را نیز برای شما مهیا می‌کند.
علاوه بر این، ملاقات حضوری با کاندیداهای برتر، تاثیر و اهمیت بسیار بیشتری نسبت به بررسی رزومه‌ها خواهد داشت. رویدادهای حضوری در انواع حوزه‌های تخصصی، این امکان را در اختیار شما می‌گذارند که حدودا از بخش اول فرایند استخدام یعنی جست‌وجو و تلاش برای شناخت اولیه نسبت به شخصیت افراد، ارزش‌های فردی و اهداف نهایی شغلی آنها، گذر کرده و با گفت‌وگوی حضوری و رو در رو، بخش اصلی این اطلاعات را به‌صورت واقعی کسب کنید.
سخن آخر
بهبود فرایند استخدام سازمان‌تان، یک وظیفه اجرایی بسیار مهم بوده و از همه مهم‌تر اینکه انجام این کار غیر ممکن نیست. نکته کلیدی این فرایند این است که از منابع و ابزارهای موجود بیشترین استفاده را ببرید و برای تصمیم‌گیری‌های مهم و اصلی، به داده‌های واقعی موجود تکیه کنید.
برای آشنایی با ATS کاربوم روی دکمه زیر کلیک کنید:
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
منبع: builtin.com
دیدگاه